TOIMINNANTARKASTUS ASUNTO- OSAKEYHTIÖSSÄ

Transkriptio

1 TOIMINNANTARKASTUS ASUNTO- OSAKEYHTIÖSSÄ Pekka Luoto toiminnanjohtaja, KTM Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistys

2 TOIMINNANTARKASTUS ASUNTO-OSAKEYHTIÖSSÄ Yleistä toiminnantarkastuksesta Asunto-osakeyhtiölaki muuttui alkaen. Laki toi tilintarkastuksen rinnalle toiminnantarkastuksen. Lain muutoksen jälkeen asunto-osakeyhtiön tilintarkastajina voivat toimia ainoastaan ns. ammattitilintarkastajat eli HTM- ja KTM tilintarkastajat. Maallikkotilintarkastajista luovuttiin ja heidän tilalleen tulivat toiminnantarkastajat. Laki ei edellytä toiminnantarkastajalle erityisiä kelpoisuusvaatimuksia, mutta hänellä tulee kuitenkin olla riittävä oikeudellisten ja taloudellisten asioiden tuntemus, jotta hän voi suorittaa tarkastuksen ja antaa toiminnantarkastuskertomuksen. Toiminnantarkastus tulee suorittaa siinä laajuudessa kuin on tarpeen varmistua siitä, että hallintoa on hoidettu lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti, tilinpäätös on johdettu kirjanpidosta, ja että toimintakertomus sisältää tarvittavat tiedot. Vaikka toiminnantarkastaja ja tilintarkastaja tarkastavat melko lailla samat asiat, eroavat olennaisesti toisistaan. Ero tulee selvästi esille seuraavassa: Toiminnantarkastaja lausuu: sisältävätkö toimintakertomus ja tilinpäätös olennaisilta osin niissä vaaditut tiedot kuten kulut, varat, velat ja vakuudet. Tilintarkastaja lausuu: antavatko tilinpäätös ja toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Samoin kuin tilintarkastuskertomus, toiminnantarkastuskertomus on tärkeä pohjatieto osakkaille, jotta he voivat päättää yhtiökokouksessa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja isännöitsijälle. Mitä laki ja sen perustelut sanoo toiminnantarkastajasta ja toiminnantarkastuksesta? Asunto-osakeyhtiölain mukaan toiminnantarkastaja antaa toiminnantarkastuskertomuksen, jossa on oltava lausunto siitä, sisältääkö: tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet; sekä toimintakertomus olennaisilta osin tiedot 10 luvun 5 7 :ssä tarkoitetuista seikoista 1. Toiminnantarkastajan on huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on: 1 Toimintakertomus, toimintakertomuksen tiedot rakenne- ja rahoitusjärjestelyistä, toimintakertomuksen tiedot omista osakkeista

3 syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan; tai rikkonut tätä lakia tai yhtiöjärjestystä. Toiminnantarkastuskertomus on luovutettava yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi Toiminnantarkastajan valinta ja toimikausi Yhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin Milloin toiminnantarkastaja on pakko valita? yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja osakkeenomistajat, joilla vähintään yksi kymmenesosa (1/10) kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa (1/3) kokouksessa edustetuista osakkeista sitä vaativat vaatimus tehdään varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä Milloin yhtiössä ei tarvitse olla tilintarkastajaa eikä toiminnantarkastajaa Pienissä (alle 30 huoneistoa) asunto-osakeyhtiöissä toiminnantarkastuksesta voidaan luopua, jos siitä on otettu yhtiöjärjestykseen määräys. Eduskunnan talousvaliokunnan esityksen mukaan ennen uuden lain voimaantuloa yhtiöjärjestykseen otettu voimaan tulleeseen tilintarkastuslainsäädäntöön perustuva määräys tilintarkastuksesta luopumisesta koskee myös toiminnantarkastusta. Tällaisessa tilanteessa yhtiökokouksella ei ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa tai toiminnantarkastajaa. Toiminnantarkastajan valinta, jos yhtiössä on jo tilintarkastaja Yhtiökokous voi päättää normaalilla enemmistöllä (yli 50 %), että yhtiöön valitaan tilintarkastajan lisäksi myös toiminnantarkastaja. Se voi olla perusteltua, koska toiminnantarkastajaksi yleensä valitaan talossa asuva osakkeenomistaja, joka on tilintarkastajaa paremmin selvillä yhtiön käytännön asioista. Milloin aluehallintovirasto (ent. lääninhallitus) voi määrätä yhtiölle toiminnantarkastajan Jos toiminnantarkastajaa ei ole valittu tämän lain tai yhtiöjärjestyksen mukaisesti, aluehallintovirasto määrää toiminnantarkastajan vastaavalla tavalla kuin tilintarkastajankin kohdalla. Toimikausi on myös vastaava kuin tilintarkastajalla. Toiminnantarkastajan sijainen Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, lisäksi on valittava ainakin yksi toiminnantarkastajan sijainen. Häneen sovelletaan, mitä toiminnantarkastajasta säädetään.

4 Toiminnantarkastajan kelpoisuus Toiminnantarkastajana toimii yleensä osakkeenomistaja, joka ei ole ollut mukana yhtiön hallinnossa, ja joka nauttii osakkeenomistajien luottamusta. Monilta osin toiminnantarkastajan kelpoisuusvaatimukset ovat samoja kuin tilintarkastajaa koskevat tilintarkastuslain yleiset kelpoisuusvaatimukset. Toiminnantarkastajalta ei kuitenkaan edellytetä vastaavaa taloudellisten tai oikeudellisten asioiden, laskentatoimen ja tilintarkastuksen tuntemusta kuin lakisääteisen tilintarkastuksen suorittavalta KHTtai HTM-tilintarkastajalta tai edes vanhan tilintarkastuslain tarkoittamaa tilintarkastuksen tai laskentatoimen osaamista. Kuitenkin häneltä edellytetään sellaista taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemusta ja kokemusta kuin yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Käytännössä toiminnantarkastajan tulisi osata tehdä asunto-osakeyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös sekä olla tarvittavissa määrin selvillä asunto-osakeyhtiöihin liittyvästä juridiikasta. Kuka ei voi toimia toiminnantarkastajana? oikeushenkilö (esim. yritys) alaikäinen konkurssissa oleva muu toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu henkilö. ne, jotka ovat osallistuneet tarkastuksen kohteena olevan asian käsittelyyn esimerkiksi hallituksen jäsenenä tai isännöitsijänä taikka jotka ovat läheisessä suhteessa tällaiseen henkilöön Toiminnantarkastajan riippumattomuus Lain perustelujen mukaan riippumattomuus saattaa vaarantua esimerkiksi seuraavilla perusteilla: toiminnantarkastaja omistaa yksin tai yhdessä lähipiirinsä kanssa enemmistön tarkastettavan yhtiön osakkeista; toiminnantarkastajalla on muu kuin yhtiön päivittäiseen toimintaan liittyvä liikesuhde yhtiöön. Tavanomainen liikesuhde voi olla esimerkiksi yhtiön tilojen vuokraus markkinaehdoin, riippumattomuuden vaarantava muu liikesuhde voi olla esimerkiksi yhtiön tai toiminnantarkastajan kannalta merkittävä rakennusurakkasopimus yhtiön kanssa; tarkastettavana on toiminnantarkastajan oma toiminta; toiminnantarkastaja toimii oikeudenkäynnissä yhtiön puolesta tai sitä vastaan; toiminnantarkastajalla on läheinen suhde henkilöön, joka kuuluu yhtiön johtoon tai joka on osallistunut toimeksiannon kohteena olevaan asiaan yhtiön palveluksessa; samassa kirjanpitotoimistossa työskentelevä on tehnyt kirjanpidon ja/tai tilinpäätöksen Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen tätä kokousta. Toiminnantarkastuksen sisältö Toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Toiminnantarkastuksen tavoitteena on entistä maallikkotilintarkastuskäytäntöä vastaava tarkastus, jossa tarkastetaan osakkeenomistajien kannalta riittävällä tavalla yhtiön taloudenpitoa ja hallintoa toiminnan asianmukaisuuden toteamiseksi.

5 Toiminnantarkastus eroaa varsinkin kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen osalta tilintarkastuksesta muun muassa sen vuoksi, että toiminnantarkastajalta ei edellytetä laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja, kokemusta ja tilintarkastustutkintoa eikä toiminnantarkastukseen sovelleta tilintarkastusta koskevia yksityiskohtaisia kansainvälisiä standardeja. Toiminnantarkastajalta edellytetään kuitenkin riittävää taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemusta. Käytännössä toiminnantarkastaja tarkastaa osapuilleen samat asiat kuin tilintarkastaja. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus kirjanpidosta ilmenevät tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhtiölle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kattavasti kirjanpitoon tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhtiön antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä jaksotuksen ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät, kuten vastikkeet, lämmitys, kiinteistövero, huoltotoimen ja isännöinnin kustannukset sekä suurempien rakennustöiden kulut, on jaksotettu ja kohdennettu olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä Hallinnon tarkastus Hallinnon tarkastus suoritetaan yhtiön toimintaan nähden riittävässä laajuudessa. Tarkoituksena on selvittää, onko hallinto yleisesti ottaen asianmukaisesti järjestetty. Tarkastus koskee lähtökohtaisesti seuraavia seikkoja: onko yhtiön hallinto, kuten kiinteistöhuollon ohjaus ja seuranta, kunnossapitotarpeen seuranta, maksuvalmiuden seuranta, vastikkeiden ja maksujen perintä, laskujen hyväksyminen ja maksatus, kirjanpito, varainhoito ja varojen panttaus, vakuutusten ja veroasioiden ja muiden lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito, yhtiön informaatiojärjestelmät sekä osakeluettelon pitäminen järjestetty hyväksyttävällä tavalla ovatko yhtiön johdon palkkiot ja muut etuudet yhtiökokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia sekä sopimukset ja yhtiön muut toimet lähipiirin kanssa tavanomaisin ehdoin tehtyjä, sekä noudatetaanko yhtiön toiminnassa yhdenvertaisuusperiaatetta esimerkiksi autopaikkoja ja yhtiön muiden tilojen käyttöoikeuksia jaettaessa sekä yhtiön kunnossapitotöissä. Toiminnantarkastuskertomus Toiminnantarkastajan on annettava kultakin tilikaudelta päivätty ja allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus. Toiminnantarkastuskertomuksessa on yksilöitävä sen kohteena oleva tilinpäätös. Mistä asioista toiminnantarkastajan on lausuttava? Toiminnantarkastuskertomuksessa on oltava lausunto siitä: Sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet; sekä Sisältääkö toimintakertomus olennaisilta osin tiedot 10 luvun 5 7 :ssä tarkoitetuista seikoista. Jos toiminnantarkastaja ei voi antaa lausuntoa, toiminnantarkastajan on ilmoitettava tästä toiminnantarkastuskertomuksessa. Toiminnantarkastuskertomuksessa voidaan antaa tarpeellisia lisätietoja.

6 Mistä asioista toiminnantarkastajan on huomautettava? Toiminnantarkastajan on huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on: syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan; tai rikkonut asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä. Toiminnantarkastuskertomus on luovutettava yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi. Toiminnantarkastajan tietojensaantioikeus Yhtiön hallituksen ja isännöitsijän on varattava toiminnantarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava sellaista selvitystä ja apua, jota toiminnantarkastaja pyytää. Salassapito- ja tietojenantovelvollisuus Toiminnantarkastajan tietojenanto- ja salassapitovelvollisuus vastaavat hallituksen jäsenten ja isännöitsijän vastaavia velvollisuuksia. Toiminnantarkastajan on annettava osakkeenomistajan pyynnöstä yhtiökokoukselle kaikki yhtiötä koskevat tiedot, jos siitä ei aiheudu yhtiölle olennaista haittaa. Yhtiökokouksen ulkopuolella toiminnantarkastajalla ei tätä oikeutta lähtökohtaisesti ole, kts. Ympäristövaliokunnan mietintö 10/2009, sivu 14. Toiminnantarkastaja saa muutoin ilmaista tehtäväänsä suorittaessaan tietoonsa saamansa seikan, 1. josta toiminnantarkastajan on ilmoitettava tai lausuttava lain nojalla; 2. jonka viranomainen, tuomioistuin tai muu henkilö on lain perusteella oikeutettu saamaan tietoonsa; 3. jonka ilmaisemiseen yhtiö on antanut suostumuksensa; 4. joka on tullut yleiseen tietoon; tai 5. jos siitä ei aiheudu yhtiölle haittaa. Yhtiön ja sen kumppanien välisiä liikesalaisuuksia, kuten urakkasopimuksiin tai tarjouksiin liittyvää tietoa ei saa kertoa eteenpäin. Kiellon piiriin kuuluvat myös yhtiön osakkaiden ja asukkaiden henkilötiedot siten kuin tietosuojalainsäädännössä säädetään. Toiminnantarkastajan läsnäolo-oikeus kokouksissa Yleistä läsnäolo-oikeutta hallituksen tai yhtiökokouksessa toiminnantarkastajalla ei ole. Hänellä on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa sellaisessa hallituksen kokouksessa ja yhtiökokouksessa, jossa käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita. Toisaalta laki velvoittaa toiminnantarkastajan olemaan kokouksessa läsnä, jos käsiteltävät asiat ovat sellaisia, että hänen läsnäolonsa on tarpeen. Toiminnantarkastuksen dokumentointi Vaikka laki ei edellytä toiminnantarkastuksen dokumentointia, kannattaa se tehdä samaan tapaan kuin tilintarkastuksessa. Dokumentointi parantaa tarkastuksen laatua ja se helpottaa seuraavan toiminnantarkastuksen tekoa.

7 Tilinpäätösmerkintä Laki ei edellytä, että toiminnan tarkastaja tekee vastaavanlaisen tilinpäätösmerkinnän kuin tilintarkastaja. Suositeltavaa kuitenkin on, että myös toiminnantarkastaja tekee tämän merkinnän. Silloin tilinpäätöksestä käy ilmi, että toiminnantarkastus on tehty ja kuka sen on tehnyt. Lain siirtymäsäännös Voimaanpanolaki 11 Tilitarkastus ja toiminnantarkastus Uuden lain toiminnantarkastusta koskevia säännöksiä sovelletaan sellaisen tilikauden tarkastukseen, joka alkaa uuden lain tultua voimaan. Jos asunto-osakeyhtiöllä ei ole lain perusteella velvollisuutta valita tilintarkastuslaissa tarkoitettua tilintarkastajaa, yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otettujen tilintarkastajaa ja tilintarkastusta koskevien määräysten perusteella yhtiön on valittava toiminnantarkastaja tai tilintarkastuslaissa tarkoitettu tilintarkastaja ja tilintarkastusta koskevien yhtiöjärjestyksen määräysten katsotaan koskevan tilintarkastusta ja toiminnantarkastusta. Vastaavasti toiminnantarkastajan voi valita toiseksi tarkastajaksi yhtiö, joka on velvollinen valitsemaan tilintarkastajan ja jonka yhtiöjärjestykseen on otettu ennen tämän lain voimaantuloa määräys useammasta tilintarkastajasta. Jos yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otetun määräyksen perusteella yhtiöllä ei ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa, yhtiö ei ole velvollinen valitsemaan toiminnantarkastajaa. Yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otetun tilinpäätöksen laatimisen ajankohtaa koskevan määräyksen sijasta sovelletaan kirjanpitolain säännöstä tilinpäätöksen Esimerkki 1 Pieni yhtiö, jonka rakennuksissa on alle 30 huoneistoa, ja jossa yhtiöjärjestyksen mukaan tulee valita kaksi tilintarkastajaa. uuden lain mukaan riittää, että yhtiöön valitaan kaksi toiminnantarkastajaa tai tilintarkastaja + toiminnantarkastaja Esimerkki 2 Yhtiö, jonka rakennuksissa on yli 30 huoneistoa, ja yhtiöjärjestyksessä on määräys valita kaksi tilintarkastajaa. uuden lain mukaan voidaan valita yksi tilintarkastaja sekä toiminnantarkastaja tai kaksi tilintarkastajaa Esimerkki 3 Alle 30 huoneiston yhtiö, joka on perustettu jälkeen. Yhtiöjärjestykseen ei ole otettu tilintarkastajasta mitään mainintaa. uuden lain säännösten mukaan on valittava joko toiminnantarkastaja + sijainen tai tilintarkastaja + varatilintarkastaja

8 TOIMINNANTARKASTUS PROSESSINA 1. TUTUSTUMINEN YHTIÖJÄRJESTYKSEEN Tutustu yhtiöjärjestykseen. millaisia vastikkeita peritään? onko kunnossapitovastuu laista poikkeavia säännöksiä, tai muita poikkeavuuksia? onko lunastuslauseketta? arvonlisäverollisuus? kokoukset, hallitus ym. 2. TASEKIRJA Sisältääkö tasekirja toimintakertomuksen liitteineen? vastaako toimintakertomus kirjanpitoa ja tehtyjä päätöksiä? tuloslaskelman taseen tilinpäätöksen liitetiedot luettelon kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tiedon niiden säilytystavoista vaadittavat allekirjoitukset Tasekirja on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava. Päätösvaltainen hallitus ja isännöitsijä allekirjoittavat toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. On myös mahdollista, että tilinpäätös ja toimintakertomus allekirjoitetaan liitetietojen jälkeen yhdessä. 3. HALLINNON TARKASTUS tutustuminen yhtiöön hallintomapin läpikäynti kuka on vastuullinen isännöitsijä, hallituksen koostumus? kuka hoitaa kirjanpidon?

9 yhtiökokoukset, pitoajat, kutsut, kutsuajat, käsiteltävät, päätettävät asiat, äänestykset onko vastikkeet määrätty oikein? ovatko yhtiökokouksen päätökset toteutettu? ovatko pöytäkirjat allekirjoitettu? miten kirjanpito ja varainhoito on järjestetty ja hoidettu? onko osakerekisteri kunnossa? kuka hoitaa vastikelaskutuksen, seurannan ja karhut, onko asiat hoidettu? kuka vastaa veroilmoitusten, ym. virallisten ilmoitusten teosta, onko ilmoitukset tehty? onko ostolaskut hyväksytty (myös isännöitsijän laskut), tositteiden merkinnät? valvonta onko toimittu lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti? Kiinteistön ja rakennuksen pito miten kiinteistön ja rakennusten pito on järjestetty ja hoidettu? tutustutaan sopimuksiin onko noudatettu tilaajavastuulakia? turvallisuusasiat, ovatko vakuutukset yms. kunnossa onko suuremmat remontit suunniteltu, kilpailutettu ja valvottu, onko pysytty talousarviossa, onko tehty asialliset sopimukset? onko remonttirekisteri olemassa ja onko se ajan tasalla? onko osakasremontit hoidettu lain määräämällä tavalla (ilmoitukset, valvonta ym.) osallistuuko yhtiö osakasremonttien kustannuksiin, onko osakkaita kohdeltu yhdenvertaisesti? Käydään läpi yhtiökokouspöytäkirjat onko kokoukset pidetty ajallaan? onko niissä käsitelty yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, onko päätökset tehty asianmukaisesti? (esimerkiksi onko tehty selvät päätökset vastikkeiden suuruudesta, onko pääomavastike, vesimaksu määrätty oikein jne.?)

10 onko käsiteltävät asiat esitetty kokouskutsussa, onko kokouksissa päätetty sellaisista asioista, joita ei ole esitetty kokouskutsuissa, äänestysten lainmukaisuus? ovatko päätökset lainmukaisia? ovatko päätökset tehty lain ja yhtiöjärjestyksen määräämin äänimäärin, äänileikkurin soveltaminen onko mahdolliset rahastointipäätökset tehty ja onko ne tehty oikein? ovatko päätökset kirjoitettu pöytäkirjaan selvästi ja ymmärrettävästi? onko pöytäkirjat allekirjoitettu ja hyväksytty? Käydään läpi hallituksen pöytäkirjat onko hallitus järjestäytynyt? ovatko kokoukset olleet päätösvaltaisia? onko hallitus toiminut valtuuksiensa puitteissa? ovatko esteelliset jäävänneet itsensä? onko pöytäkirjat allekirjoitettu ja numeroitu yhtiöjärjestyksen ja lain määräämällä tavalla? Onko noudatettu osakkeenomistajan yhdenvertaisuutta? autopaikkojen, saunavuorojen yms. jako onko osakasremonteissa yhtiö osallistunut tasapuolisesti kustannusten jakoon? varasto ym. tilojen vuokraus osakkaille Muita hallinnon tarkastuksia onko kirjanpidon ja varainhoidon valvonta järjestetty ja hoidettu, miten se hoidetaan? onko hallitus ja isännöitsijä vieneet yhtiökokouksen päätökset täytäntöön? onko osakeluettelo olemassa, pidetäänkö se ajan tasalla? onko lunastusasiat hoidettu lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti? onko yhtiön rakennuksista voimassa oleva energiatodistus? miten suuremmat remontit hoidetaan, onko suunniteltu, kilpailutettu ja valvottu? onko haettu vakuutuskorvaukset ja mahdolliset avustukset ja onko ne saatu? onko kaupparekisteri-ilmoitukset tehty?

11 onko osakkeenomistajan pyytämät asiat viety yhtiökokoukseen? onko tiedotus hoidettu asiallisesti? onko hallitus kutsunut koolle vähemmistön pyytämän yhtiökokouksen? onko johto ajanut omia asioita muiden osakkaiden kustannuksella? onko päätetty isännöitsijätodistuksen palkkion suuruudesta tai korotuksista? panttikirjojen säilytys onko hallitus ja isännöitsijä toimineet yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain määräämällä tavalla, ovatko he syyllistyneet yhtiötä kohtaan sellaiseen tekoon tai laiminlyöntiin, josta voi seurata vahingonkorvaus? Verotus onko verottajalle tehtävät ilmoitukset annettu (esimerkiksi lomake 102)? onko veroilmoitus tehty, jos sen antamisedellytykset ovat täyttyneet? onko maksettu aiheettomasti veroja, jotka olisi voitu välttää esimeriksi poistoilla, asuintalovaraukselle, rahastoinnilla tai tappiontasauslain tarkoittamilla toimenpiteillä? 1. KIRJANPIDON TARKASTAMINEN Tilinavaus ovatko avaussaldot oikeita? siirtosaamiset ja velat, mistä koostuvat? Käydään tositteet läpi onko olemassa tililuettelo, onko tositteet kirjattu oikeille tileille? kuuluvatko tositteet ko. yhtiölle, onko ne päivätty ja numeroitu? onko menotositteet hyväksytty, myös isännöinnin lisäveloitukset ovatko kiinteistönhoito-, isännöintipalvelumaksut sopimuksen ja hallituksen päätösten mukaisia? ovatko urakkasuoritukset olleet sopimuksen mukaisia? onko lainaosuuksia maksettu? löytyykö laskelmat ja onko ne laskettu oikein? onko lainaa vastaavasti lyhennetty?

12 onko hankesuoritukset laskettu oikein? 2. TILINPÄÄTÖKSEN TARKISTAMINEN Onko tuloslaskelma ja tase johdettu oikein kirjanpidosta? onko tuloslaskelmassa ne vastiketuotot, jotka on yhtiökokouksessa päätetty? (kun tiedetään vastikkeiden suuruudet, lasketaan vastiketuotot, joiden on täsmättävä tuloslaskelmaan) onko vuokra- ja muut tuotot peritty sopimuksen tai päätösten mukaisina (vesi-, autopaikka-, sauna, pesutupamaksut jne.) täsmäävätkö tilinpäätöksen vastike- ja muut saamiset asianomaiseen reskontraan? täsmäävätkö ostovelat ostoreskontraan? siirtyvien erien tarkistus (siirtosaamiset ja siirtovelat). ks. myös tase-erittely täsmäävätkö tilinpäätöksen saldot saldotodistusten tai tilikauden viimeisen päivän tiliotteeseen? täsmäävätkö lainat pankin lainasaldovahvistukseen? onko jaksotukset tehty (vastikkeet, energia, vesi, lainat, vakuutukset)? onko verotuksessa vahvistettuja tappiota? onko poistot tehty oikein, (verolainsäädännön mukaisia maksimipoistoja ei ole ylitetty?) aktivoinnit? tase-erittely? onko oma pääoma negatiivinen? onko veroja maksettu, vaikka ne olisi voitu välttää? Mahdollinen rahastointi onko yhtiökokouksessa päätetty rahastoinnista, ovatko päätökset oikein tehtyä (muoto ja aika)? onko mahdolliset rahastointikirjaukset oikein? (tuloslaskelma taseen oma pääoma) Mahdollinen asuintalovaraus onko tehty lain edellyttämällä tavalla (käyttökohde, määrä, päätökset, kirjaukset)? onko varaukset purettu ajallaan?

13 Liitetiedot onko tase-erittely tehty? (verrataan taseen loppusaldoihin) täsmäävätkö liitetiedon tiedot tilinpäätöksen tietoihin eli onko sen luvut johdettu tilinpäätöksestä? ovatko vastuut ja rasitteet esitetty tilinpäätöksessä? (autopaikkojen rakentamisvastuu, alvvastuu jne.) panttikirjat, missä ne ovat? 3. TOIMINTAKERTOMUS Asunto-osakeyhtiöissä tulee yhtiön koosta riippumatta aina antaa toimintakertomus. Toimintakertomuksessa tulee olla vähintään lain määräävät asiat. Toimintakertomuksessa voi olla vapaaehtoisia tietoja: tontti, rakennukset, tilavuus, valmistusvuosi, huoneistot, kulutukset jne. Hallinto hallitus, isännöitsijä tilintarkastajat kokoukset kiinteistönhoito perityt vastikkeet jne. Pakolliset tiedot: Yhtiövastikkeen käyttö ja vastikerahoituslaskelma Laskelmat yhtiövastikkeen käytöstä (jos useampia vastikkeita) on tehty ja ne ovat oikeita, jos useampia vastikkeita (jälkilaskelmat) Hankerahoituslaskelma Hankerahoituslaskelmalla on selvitetty yhtiön teettämään rakentamis-, uudistus- tai kunnossapitohankkeeseen liittyvät menot ja niiden rahoitus. Hankerahoituslaskelma tulee täsmäyttää tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin.

14 Rasitteet ja kiinnitykset Voidaan esittää liitetiedoissa. Ks. liitetiedot Talousarvion toteutuminen Toimintakertomuksessa on ilmoitettu tiedot talousarvion toteutumisesta sekä on annettu riittävä selvitys (annettava kirjallisesti) olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden. Olennaisuutta arvioidaan sekä absoluuttisesti että suhteutettuna asunto-osakeyhtiön kokoon. Vaikka poikkeama olisi prosentuaalisesti suuri mutta euromääräisesti pieni, pienellekään yhtiölle ei yleensä synny erityistä selvitysvelvollisuutta. Suuriin korjaushankkeisiin liittyvät talousarviopoikkeamat ovat tyypillisesti sellaisia, joissa merkittävästi poikkeava kustannuskehitys laukaisee selvitysvelvollisuuden. Olennaiset poikkeamien syyt on mainittu toimintakertomuksessa erikseen. Tuleva kehitys Todennäköisestä tulevasta kehityksestä on annettu arvio. Tuleva korjaustarve (käytännössä nämä tiedot löytyvät kunnossapitotarvelvityksestä) Voiton käsittely Toimintakertomuksessa on ilmoitettu hallituksen esitys yhtiön taseen osoittamaa voittoa koskeviksi toimenpiteiksi

15 ASUNTO-OSAKEYHTIÖN TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUS 2 (puhdas kertomus) Asunto Oy Kotitalon osakkeenomistajille Olen tarkastanut Asunto Oy Kotitalon (Y-tunnus ) kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon tilikaudelta Tilinpäätös käsittää taseen, tuloslaskelman ja liitetiedot. Hallitus vastaa tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä, että se antaa oikeat ja riittävät tiedot Suomessa voimassa olevan tilinpäätöstä koskevien säännösten mukaisesti. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Tarkastuksessa kirjanpitoa sekä tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, sisältöä ja esittämistapaa olen tarkastanut riittävässä laajuudessa sen toteamiseksi, ettei tilinpäätös sisällä olennaisia virheitä tai puutteita. Lausuntonani esitän: 1. Tilinpäätös sisältää olennaisilta osilta yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet. 2. Toimintakertomus sisältää olennaisilta osin: 1. tiedot yhtiövastikkeen käytöstä 3 2. tiedot yhtiön omaisuuteen kohdistuvista pysyvistä rasitteista ja kiinnityksistä sekä siitä, missä panttikirjat ovat (vain, jos rasitteita) 3. tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen 4. tiedot talousarvion toteutumisesta sekä riittävä selvitys olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden 5. arvion todennäköisesti tulevasta kehityksestä 6. hallituksen esityksen yhtiön voittoa koskeviksi toimenpiteiksi. Toimintakertomus sisältää lisäksi olennaisilta osin muut asunto-osakeyhtiölain 10 luvun 5-7 :ssä mainitut seikat 4. Tilinpäätös voidaan vahvistaa ja vastuuvelvollisille myöntää vastuuvapaus 5. Oulussa 4. huhtikuuta 2013 Hannes Leppä toiminnantarkastaja 2 Kertomus voi myös olla kielteinen tai ehdollinen. 3 Vain, jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein, esimerkiksi on peritty hoito- ja pääomavastiketta 4 Toimintakertomus, toimintakertomuksen tiedot rakenne- ja rahoitusjärjestelyistä, toimintakertomuksen tiedot omista osakkeista 5 Annetaan vain pyydettäessä