Toiminnantarkastuksen perusteiden alkeet

Transkriptio

1 Toiminnantarkastuksen perusteiden alkeet HYYN PUHEENJOHTAJASEMINAARI JARI RINTA-AHO, SUOMEN FYSIIKANOPISKELIJAT RY MATIAS NURMI, HYYN JÄRJESTÖVALIOKUNTA

2 Sisältö 1. Toiminnantarkastaja: tehtävät ja vaatimukset 2. Kirjanpidon perusteet lyhyesti 3. Tyypillisiä virheitä

3 Toiminnantarkastaja: tehtävät ja vaatimukset

4 Milloin valittava tilintarkastaja Tilintarkastuslaki 4 :...tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta yhteisössä, jossa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä: 1. taseen loppusumma ylittää euroa; 2. liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää euroa; tai 3. palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä. Tilintarkastaja on henkilö, jolla on KHT:n tai HTM:n pätevyys (suom. alan ammattilainen). Tilintarkastaja on valittava myös, jos jälkeen hyväksytyissä säännöissä ei anneta mahdollisuutta valita toiminnantarkastajaa.

5 Toiminnantarkastajan pätevyysvaatimukset Yhdistyslaki 38 a: 1. Riittävä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus 2. Ei voi olla vajaavaltainen/alaikäinen/asetettu konkurssiin jne. 3. OLTAVA RIIPPUMATON!!!

6 Toiminnantarkastajan riippumattomuus Riippumattomuus saattaa vaarantua esimerkiksi jos: (Tilintarkastuslaki 24 ja 25, PRH) 1. toiminnantarkastajalla on muu kuin yhdistyksen päivittäiseen toimintaan liittyvä taloudelliseen toimintaan liittyvä suhde yhdistykseen; 2. tarkastettavana on toiminnantarkastajan oma toiminta; 3. toiminnantarkastaja toimii oikeudenkäynnissä yhdistyksen puolesta tai sitä vastaan; 4. toiminnantarkastajalla on läheinen suhde henkilöön, joka kuuluu yhdistyksen johtoon tai joka on osallistunut toimeksiannon kohteena olevaan asiaan yhdistyksen palveluksessa; 5. toiminnantarkastajaa painostetaan

7 Mitä tarkastetaan? Toiminnantarkastajan tehtävät Toiminnantarkastajan tehtävänä on ensisijaisesti arvioida: 1. yhdistyksen hallinnon järjestämistä, 2. kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, 3. johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta 4. jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista.

8 Olen tarkastanut Yhdistys X ry:n talouden ja hallinnon tilikaudelta nn.nn.nnnn - nn.nn.nnnn Mitä tarkoittaa talouden tarkastaminen? Toiminnantarkastus suoritetaan yhdistyksen toimintaan nähden riittävässä laajuudessa, ja se koskee lähtökohtaisesti kirjanpidon ja tilinpäätöksen osalta seuraavia seikkoja: 1. kirjanpidosta ilmenevät tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhdistykselle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kattavasti kirjanpitoon, 2. tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhdistyksen antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä ja 3. jaksotuksen ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät on jaksotettu ja kohdennettu olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä.

9 Olen tarkastanut Yhdistys X ry:n talouden ja hallinnon tilikaudelta nn.nn.nnnn - nn.nn.nnnn Mitä tarkoittaa hallinnon tarkastaminen? Tarkoituksena on selvittää, onko hallinto yleisesti ottaen asianmukaisesti järjestetty. Tarkastus koskee lähtökohtaisesti seuraavia seikkoja: 1. onko yhdistyksen hallinto, kuten toiminnan ohjaus ja seuranta, maksuvalmiuden seuranta, maksujen perintä, laskujen hyväksyminen ja maksatus, kirjanpito, varainhoito ja varojen panttaus, vakuutusten ja lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito, yhdistyksen informaatiojärjestelmät sekä jäsenluettelon pitäminen, järjestetty hyväksyttävällä tavalla, 2. ovatko yhdistyksen johdon palkkiot ja muut etuudet yhdistyksen kokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia sekä sopimukset ja yhdistyksen muut toimet lähipiirin kanssa tavanomaisin ehdoin tehtyjä sekä 3. kohdellaanko jäseniä yhdenvertaisesti yhdistyksen toiminnassa.

10 Verotus- ja muita hommeleita Kiellettyjä asioita: Virolainen viina. Alkoholin verovapaa maahantuominen on laillista ainoastaan jos KAIKKI viinakset menee yksityishenkilön omaan käyttöön tai lahjaksi. Lisätietoja esim. Tullista Jokainen arpa voittaa -viina-arpajaiset. Viinan myyminen. Ei ole varsinaisesti kiellettyä, mutta on luvanvaraista. Lisätietoja Aluehallintovirastosta Sallittuja asioita: Palkan maksaminen. Myös opiskelijajärjestöt saavat maksaa palkkoja. Tällöin pitää maksaa myös verot, eläkkeet jne. Lisätietoja tästä kannattaa kysyä Verovirastosta. Alkoholin ostaminen Suomesta tarjottavaksi. Kyllä, opiskelijajärjestönkin tapahtumissa on sallittua TARJOTA (= antaa ilman korvausta) alkoholia. Virolaisen viinan tarjoaminen on kuitenkin kiellettyä. Kokous- ym. tarjoilut, myös alkoholilliset, kunhan pysytään kohtuudessa.

11 Toiminnantarkastajakin on vastuussa Yhdistyslaki 39 : Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa. Työntekijän asemassa olevan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään erikseen. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään tilintarkastuslain 10 luvun 3 :ssä. Käytännössä toiminnantarkastaja voi joutua korvaamaan vahinkoja, jos hän suosittaa vastuuvapauden myöntämistä, vaikka tietää, että aineisto ei ole kunnossa.

12 Toiminnantarkastuskertomus Yhdistyksen kokoukselle annettava paperi toiminnantarkastuksesta, jossa otetaan kantaa tili- ja vastuuvapauden myöntämiseen. Sisältö: 1. Mitä tilinpäätöstä kertomus koskee (yhdistyksen nimi ja tilikausi)? 2. Sisältääkö tilinpäätös olennaisia virheitä tai puutteita? 3. Onko tilikauden aikana tapahtunut jotain, josta pitäisi vaatia vahingonkorvauksia? 4. Esitätkö tili- ja vastuuvapauden myöntämistä? 1. Jos et, niin millaisia toimenpiteitä esität? (Tilinpäätöksen korjaamista, vahingonkorvauksia...)

13 Ainakin nämä kannattaa vaatia KIRJANPITO 1. Tase 2. Tuloslaskelma 3. Talousarvio 4. Pääkirja 5. Päiväkirja 6. Tositteet 7. Edellisen vuoden kirjanpito HALLINTOPAPERIT 1. Toimintakertomus 2. Toimintasuunnitelma 3. Pöytäkirjat 4. Yhdistyksen säännöt

14 Deadlineja 1. Tilinpäätös on vahvistettava yhdistyksen kokouksessa viimeistään 4kk tilikauden päättymisestä (Kirjanpitolaki 3 LUKU 6 ). Yleensä tämä aikaraja tulee vastaan vappuaattona. 2. Aineiston on oltava toiminnantarkastajalla hyvissä ajoin. Aikarajoista säädetään yleensä yhdistyksen säännöissä. Esim. Suomen fysiikanopiskelijat ry: "Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään neljää viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kahta viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle."

15 Kirjanpidon perusteita

16 Miltä näyttää tase, ja mitä siitä kannattaa katsoa Taseen kaava: Kirjanpitoasetus 7 Tarkasta ainakin nämä: 1. Täsmääkö tase? 2. Täsmääkö tiliotteet ja tase? 3. Täsmääkö tilikauden tulos? 4. Onko käteiskassa pakkasella?

17 Tuloslaskelma ja talousarvio Tuloslaskelman kaava: Kirjanpitoasetus 4 Tuotot ja kulut pitää olla eroteltuna AINA. Tarkasta ainakin nämä: 1. Onko tuloslaskelma ja talousarvio likimain yhteneviä? 2. Onko taseessa ja tuloslaskelmassa oleva tilikauden tulos sama?

18 Pääkirja, päiväkirja ja tositteet Poimintoja Kirjanpitolain 2 luvusta 1. Liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (=päiväkirja) sekä asiajärjestyksessä (=pääkirja). 2. Kirjauksen on perustuttava numeroituun ja päivättyyn tositteeseen joka todentaa liiketapahtuman 3. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Kaikkein tärkein asia (Kirjanpitolaki 2 luku 6 ) Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta 3 luvun 1 :ssä tarkoitettuun tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.

19 Tyypillisiä virheitä NÄMÄ LÖYTYVÄT MYÖS TULOSTETTUNA

20 Tyypillisimmät virheet ja tuntomerkit 1. Tase ei täsmää Joku liiketapahtuma on kirjattu siten, että debet ja kredit ovat erisuuria. 2. Tase ja tiliote ei täsmää Joku meno on kirjattu tuloksi tai kirjattu väärän kokoisena 3. Tilikausi on avattu väärin 4. Käteiskassa käy pakkasella Kirjaukset on tehty väärässä järjestyksessä tai jotain jännää on tapahtunut Tositteita puuttuu Jos yksikin iso menotosite tai paljon pieniä puuttuu, asiaa kannattaa selvittää tarkemmin Tositteeksi kelpuutetaan myös asianmukaisesti allekirjoitettu itse laadittu tosite.

21 Lyhyehkö tsekki-lista TALOUDESTA, MISSÄ JÄRJESTYKSESSÄ KANNATTAA TARKASTAA? 1. Tase Täsmääkö tase, tiliotteet ja tuloslaskelma? 2. Perustuuko avaava tase edellisen vuoden tilinpäätökseen? 3. Onko talousarvio ja tuloslaskelma likimain samanlaiset? 4. Käydään kaikki tositteet läpi ja verrataan niitä päivä- ja pääkirjoihin Onko kaikki kulut hyväksytty hallituksessa? HALLINNOSTA, MITÄ KANNATTAA KATSOA? 1. Onko kaikki pöytäkirjat mukana ja asianmukaisesti allekirjoitettuna? Jos yhdistyksellä ei ole tapana numeroida pöytäkirjoja, niin kannattaa suositella. 2. Onko toimintakertomus järkevä, sisältääkö yhdistyksen toiminnan olennaisilta osiltaan? 3. Onko kaikki kulut hyväksytty asianmukaisesti?

22 Hyödyllistä lukemista 1. Ohjeita toiminnantarkastukseen Lainsäädäntöä 1. Yhdistyslaki 2. Kirjanpitolaki, erityisesti luvut 2 ja 3 3. Kirjanpitoasetus 3. Mallidokumentti toiminnantarkastuskertomukseksi Google