Salon fiksu Kuljetusjärjestelmä -hanke 1(9) Diaarinumero 342/00.01.05.02/2014 18.3.2016 LIITE 1: ONGELMAPAPERI Salon kuljetusjärjestelmän kehittämistarpeet Tämä dokumentti kaupungin kuljetusten keskeisistä ongelmista ja haasteista on yksi Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen (SaFiKu-hanke) tuloksista ja tarkoitettu vertailulistaksi myös muille kunnille. Kunnat voivat sen avulla arvioida, mitä Salossa havaittuja ongelmia esiintyy niiden omassa toiminnassa ja pohtia, löytyisikö jostain kokeiluista tai ehdotetuista toimenpiteestä niihin sopiva ratkaisu. Jokaisessa kunnassa organisointiprosessit ovat tietysti omanlaisensa, eikä lista missään nimessä ole tyhjentävä, mutta yhtymäkohtia varmasti löytyy. Tavoitteena on, että ongelmapaperin avulla kunnat, jotka tällä hetkellä kamppailevat samojen haasteiden kanssa, voivat lähteä suoraan pureutumaan ongelmien ratkaisuun ilman, että he käynnistävät Salon kaltaista laajaa selvitysprosessia. Seuraavassa esitetyt Salon kuljetusjärjestelmän kipupisteet perustuvat SaFiKuhankkeessa talven 2014 15 aikana tehtyyn kartoitukseen Salon kaupungin kustantamista kuljetuksista ja kartoituksen pohjalta järjestettyjen työpajojen tuloksiin. Listaa on täydennetty syksyisen liikenneseminaarin asiantuntijakommenttien ja liikkumisen kanssa tekemisissä olevien eri toimijoiden kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta. Ongelmat on seuraavassa jaettu kolmeen kokonaisuuteen. Ensin käsitellään hankkeessa keskeiseksi teemaksi noussutta kuljetustiedon haltuunottoa. Toiseksi tarkastellaan kuljetusten organisoinnin kehittämisen tarvetta. Hankkeen aikana kävi ilmeiseksi, että organisointiin panostamalla on hyvät mahdollisuudet saavuttaa niin rahallisia kuin työajallisia säästöjä. Kolmas kokonaisuus on kuljetusten hankintojen kehittäminen, sillä hankinnat on tärkeä työkalu, jolla kunnat voivat vaikuttaa kustannuskehitykseensä. Kutakin teemaa kuvataan lyhyesti ja kerrotaan, mitä toimenpiteitä asian suhteen on SaFiKu-hankkeen kuluessa tehty tai suunniteltu hankkeen päätyttyä tehtävän. Piloteissa tehtyihin toimenpiteisiin viitattiin vain lyhyesti. Niistä löytyy tarkemmat kuvaukset SaFiKu -hankkeen loppuraportin liitteestä kaksi. Neljänneksi ongelma-alueeksi olisi voitu nimetä kuljetusten toimintaympäristö: laajassa kunnassa hajallaan asuvat kuntalaiset, henkilöautoistuminen, poliittisten päätösten vaalikausittaiset vaihtelut jne. Kiistatonta lienee kuitenkin, että kuljetusympäristön haasteet ovat kaikkein vähinten sellaisia, joihin kunta organisaationa voi vaikuttaa. Lisäksi juuri nyt, 2010-luvun puolivälissä, kuljetusten toimintaympäristöön liittyy poikkeuksellisen paljon epävarmuustekijöitä, joten asiaa ei lähdetty arvuuttelemaan. Sen sijaan Salossa haluttiin keskittyä pohtimaan haluttua tavoitetilaa. Kuljetusjärjestelmän kokonaisvaltaisen ja pitkäjännitteisen kehittämisen taustalle tarvitaan visio. Visioon kiteytetään tavoiteltu tulevaisuus, ja sen avulla pidetään mielessä, mitä kohti ollaan menossa. Salossa SaFiKu-hanke oli tässä mielessä korvaamaton. Hankkeen kuluessa sekä selkiytyi visio Salon tulevasta kuljetusjärjestelmästä että lähdettiin liikkeelle määrätietoisesti kohti tavoitetta. 18.3.2016 Tanja Ahola, liikennepalveluasiantuntija Salon kaupunki, Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -hanke Salon kaupunki Tehdaskatu 2, 24100 SALO PL 77, 24101 SALO www.salo.fi kirjaamo@salo.fi Y-tunnus: 0139533-1
2(9) 1. Kuljetustiedon hallinta Kuljetusten organisoinnin suurimpana ongelmana on kuljetustiedon hajanaisuus, päivittymättömyys ja tiedon pirstaloituminen kaupungin lukuisiin tietojärjestelmiin. Osa tiedosta ei edes ole sähköisessä muodossa, vaan ruutuvihoissa tai vain henkilöiden päässä. Kuljetusten tilaukseen, operointiin ja seurantaan liittyvien sähköisten järjestelmien kehittäminen onkin noussut välttämättömimmäksi lähiajan kehittämiskohteeksi entistä ennakoivamman hankintasuunnittelun, sisäisten prosessien kehittämisen ja sidosryhmäyhteistyön lisäämisen rinnalle. SaFiKu-hankkeessa lähdettiinkin liikennepalveluyksikön toimesta pohjustamaan kaikki kaupungin kuljetettavat/kuljetukset kokoavan perustieto- / ajohallintajärjestelmän ja sitä tukevan tietoalustan rakentamista. Järjestelmän halutaan vastaavan tulevaisuuden tarpeisiin ja mahdollistavan MaaS-ajattelun (Mobility as a Service) mukaisesti esimerkiksi matkaketjut ja uudet operaattoritoiminnat. Sähköisen järjestelmän toivotut ulottuvuudet jaettiin kolmeen: 1. kuljetuksissa tarvittavan tiedon kokoaminen määrämuotoisena ja ajantasaisena helposti saataville ja jaettavaksi 2. toteutuvien matkojen (reaaliaikainen) seuranta sekä laskutuksen automatisointi 3. sähköinen tilaus-, lippu- ja maksujärjestelmä, matkojen yhdistely ja matkaketjut Kaikki yllä olevat ulottuvuudet ja niihin liittyvät toiminnallisuudet lomittuvat keskenään rakentaen järjestelmän, jossa olennaista on varmistaa tiedon sujuva siirtyminen ja/tai luettavuus palikasta toiseen sekä palasten yhteensopivuus (kuva 1). Kuva 1: Hahmotelma kuljetusten sähköisen organisoinnin palikoista. Sähköisen organisoinnin palikat eivät muodosta suljettua järjestelmää vaan pinnan todellisuuden ja digitaalisuuden välillä.
3(9) 1.1 Kuljetustiedon kokoaminen määrämuotoisena 1.1.1 KEHITTÄMISTARPEET: Tiedon käyttötarpeen määrittely: Ennen kuin tietoa lähdetään kokoamaan, on oleellista päättää, mihin tietoja on jatkossa tarkoitus käyttää, missä muodossa tietoa kerätään, sisällytetäänkö niihin paikkatietoa ja halutaanko jotain osaa tiedosta jakaa esim. yrityksille sovellusten kehittelyn pohjaksi. Harkittava on myös mm. mahdollisen rakennettavan tietokannan muoto, tietojen ylläpito, saavutettavuus ja päivittyminen. Tiedon organisointitarpeen määritys: Markkinoilla on jo olemassa erilaisia järjestelmiä esim. kuljetusten reaaliaikaiseen seurantaan. Haastavaa on selvittää, miten ne soveltuisivat Salon kaupungin tarpeisiin. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus avoimiin rajapintoihin niin, että tarvittaessa siihen voidaan tuottaa tietoja muista järjestelmistä. Tiedon tulee myös olla jaettavissa ulos käyttökelpoisessa muodossa sovellutusten kehittäjille sekä kaupungin hankintoihin tarjouksia tekeville toimijoille. Niin ikään tärkeää on, että siihen voidaan liittää uusia toiminnallisuuksia kuljetusjärjestelmän kehittyessä (esim. tilaus- ja maksu). Tieto pirstaleista: Kuljetukset ovat kaupungin organisaatiossa lähes poikkeuksetta toisten palvelujen tukipalveluita. Tämän vuoksi niiden organisointi ei ole tähän asti ollut toiminnallinen prioriteetti. Tieto on jäänyt joskus osittain, ja joskus jopa kokonaan, kirjaamatta. Osittain tieto on edelleen ruutuvihoissa tai erilaisiin päätöksiin sisäänkirjoitettuna kaupungin erilaisissa sähköisissä järjestelmissä. Kaikkiin näihin kuljetustieto päivittyy ainoastaan takautuvasti ja manuaalisesti sekä usein epätäydellisesti. Tieto muodoltaan sekalaista: Lähteiden ja säilytystapojen moninaisuuden vuoksi kuljetustieto on myös muodoltaan sekalaista, eikä sisällä kaikkea matkojen organisoinnin kannalta oleellisia tietoja. Tietoturva: Kuljetustietoon, joka liittyy salassa pidettäviin päätöksiin, ei esimerkiksi liikennepalveluyksikön koordinaattoreilla ole pääsyä. Onkin mietittävä, miten näistä järjestelmistä kuljetuksiin liittyvä, oleellinen tieto saadaan kerättyä ja siirrettyä suunnittelijoiden käyttöön. Vaikka tiedosta voitaisiin tulevaisuudessa poistaa esimerkiksi päätöksiin liittyvä salainen terveystieto, on kuljetusten tietojärjestelmässä pystyttävä silti rajaamaan ja seuraamaan, kuka tietoa käsittelee. 1.1.2 TOIMENPITEET: Hankkeessa pidettyjen koulukuljetus- ja tietotekniikkatyöpajojen tuloksena selvisi, että kaupungin käytössä olevissa järjestelmissä on toiminnollisuuksia, joita ei ollut vielä hyödynnetty. Hankkeen yhtenä toimenpiteenä saatiinkin Wilma-järjestelmään liittyvä koulutus kuljetusvälilehden käyttöönotosta. Samalla Wilmaan rakennettiin lomake koulukuljetuksen hakemiseen, jolloin voitiin luopua erillisellä Diqium ohjelmalla tehdystä hakemuksesta. Päätettiin myös selvittää, onko toimivaa ottaa käyttöön määrämuotoinen lomake, johon koulukuljetusyrittäjät täydentävät kuljetettaviensa noutopaikat- ja ajat, ja josta tieto imuroidaan Wilman kuljetusvälilehdellä näytettäväksi. Vaikutti kuitenkin siltä, ettei Wilma ei ole riittävän ketterä alusta tiedotukseen kuljetusten nopeista, yksittäisistä viime hetkellä tulevista aikataulumuutoksista. Kuljetusvälilehden avulla on kuitenkin mahdollista yksinkertaistaa tiedonkulkua suurelle massalle esim. lukujärjestysten vaihtuessa. (Lisää kokeilusta löytyy SaFiKu-hankkeen loppuraportin liitteestä 2.) Hankkeessa käynnistettiin myös palveluliikenteen tilauspalvelukeskuskokeilu. Ennen tilaukset olivat kulkeneet kuljetusyrittäjien kautta, eikä kaupungille ollut kertynyt tietoa asiakkaista tai heidän kulkemisestaan. Tilauspalvelukeskuksen sähköisestä järjestelmästä saadaan ensimmäistä kertaa sekä tilastotietoa matkustusmääristä että matkustajien määränpäistä. Myös reiteistä muodostuu paikkatietoa, jota voidaan tulevaisuudessa hyödyntää palveluliikenteen reitistöä ja aikatauluja suunniteltaessa.
4(9) SaFiKu-hankkeessa tehdyssä kuljetuskartoituksessa selvitettiin yleisellä tasolla kuljetuksiin liittyvän tiedonkulun prosessit. Jatkona kartoitukselle hankkeessa teetettiin selvitystyö Ramboll Finland Oy:ltä. Selvityksessä tarkasteltiin Salon kaupungin käytössä olevien tietojärjestelmien hyödyntämismahdollisuuksia ja laadittiin aihio kuljetusten yhteisen tietojärjestelmän arkkitehtuurista. 1.2 Toteutuvien matkojen seuranta sekä laskutuksen automatisointi 1.2.1 KEHITTÄMISTARPEET: Matkojen seuranta: Suuresta osasta kaupungin kustantamia kuljetuksia ei toistaiseksi kerry reaaliaikaista seurantatietoa. Laskun tarkistuksen tukena toimivat liikennöitsijöiden lähettämät seurantaraportit tai kaupungilla etukäteen hyväksytetyt ajosuunnitelmat. Tällainen raportointikäytäntö vie runsaasti aikaa sekä palveluntuottajilta että laskujen asiatarkastajilta kaupungilla. Seurannan (ja raportoinnin) sujuvoittamiseksi sekä laskun tarkastuksen yksinkertaistamiseksi raportointi olisi välttämätöntä automatisoida. Erittäin hyödyllistä olisi, jos tietoa kerättäisiin reaaliaikaisesti ja kertynyt tieto toimisi automaattisesti laskutuksen perusteena. Käytännöllistä olisi myös, jos kaupungin kustantamien kuljetusten toteutumista voitaisiin seurata reaaliaikaisesti esimerkiksi selaimen kautta ja aineistosta olisi mahdollista tulostaa erilaisia seurantaan ja suunnitteluun tarvittavia yhteenvetoja ja raportteja. Kertyvä matkatieto olisi arvokasta myös suunnittelun tukena, matkojen yhdistelyssä ja reittien optimoinnissa. Kustannusten jyvitys: Nykyisen muotoisten seurantaraporttien tiedon pohjalta on työlästä jakaa todelliset kuljetuskustannukset esimerkiksi koulujen kesken. Mikäli sähköisesti kertyvään aineistoon koottaisiin kuljetusten kestot ja ajokilometrit matkakohtaisesti, matkustajatyypeittäin eroteltuina (vanhukset, vammaiset, koululaiset jne.), kustannusten jako kaupungin sisällä yksinkertaistuisi ja tulisi nykyistä paljon luotettavammaksi. 1.2.2 TOIMENPITEET: Salon kaupungilla on SHL- ja VPL-matkoissa käytössä LIKUMA-kuljetusten hallintajärjestelmä ja matkakortit (Western Systems Oy). Tietotekniikka-työpajassa keskusteltiin, onko mahdollista laajentaa järjestelmän käyttöä esim. työ- ja päivätoiminnan ryhmäkuljetuksiin seuraavalla sopimuskaudella (1.1.2017=>). Elokuussa 2015 aloitettiin matkatilausten välityspalvelukokeilu. Kokeilussa kumppanina on turkulainen puhelinpalvelukeskus Avaca Oy. Keskuksen kautta organisoitiin palveluliikenteen tilausten kulkeminen, reittien suunnittelu ja seurantamateriaalin kokoaminen. Kokeilu perustui liikennöitsijöiden osalta vapaaehtoisuuteen eli heidän oli mahdollista maksutta ottaa käyttöön Avaca Oy:n käyttämä Ecofleet -sovellus. Sovellus on Android-pohjainen ja sen avulla liikennöitsijöiden ajot asiakkaiden noutoaikoineen tallentuvat reaaliaikaisesti Avaca Oy:n palvelimelle. Sieltä ajoja on mahdollista käydä seuraamassa ja järjestelmä tuottaa myös laskutusmateriaalia liikennöitsijöille. Niin ikään ajetut reitit on mahdollista ladata ulos paikkatietona esim. seuraavan palveluliikennekilpailutuksen suunnittelun tueksi. Kokeilussa myös mahdollistettiin erilaisten raporttien luominen palveluliikenteen tilauksista Avaca Oy:n omaan järjestelmään muodostuneesta tietokannasta. Nämä yhteenvedot toimivat osaltaan myös laskuntarkastuksen välineenä. Kokeilu jatkuu hankkeen päätyttyä. SaFiKu-hankkeen Kiho Student -projektissa lähdettiin kehittämään yhteistyössä J. Vainion Liikenne Oy:n ja Master Oy:n kanssa järjestelmää, joka ohjaa koulukuljetusten kuljettajia kunkin päivän ajoreiteistä ja joka tuottaa liikennöitsijän järjestelmään ajoista reaaliaikaista tietoa laskutuksen perustaksi. Lisäksi liikennepalveluyksiköllä on pääsy järjestelmään tarkastelemaan ajotietoja kaupungin liikennöitsijältä ostamien koulukuljetusreittien osalta. Kehitysprojektissa myös luotiin työkaluja ajotyyppien erittelyyn laskutuksessa, sekä tehtiin raporttien järjestelmästä eri muodoissa jatkoanalyysien mahdollistamiseksi. Näin haluttiin testata käytännössä, miten voitaisiin
5(9) välttää manuaalisen raportoinnin tarvetta kaupungin saadessa seurantatiedot suoraan liikennöitsijän järjestelmästä. Kohdassa 1.1.2 mainittu kuljetusten tietojärjestelmän selvitystyö 1.3 Matkojen sähköisen tilaus- ja lippujärjestelmän kehittäminen ja matkojen yhdistely 1.3.1 KEHITTÄMISTARPEET Matkojen sähköinen varaaminen: Jos halutaan avata kaupungin kustantamat kuljetukset, kuten koulukuljetukset, myös muiden kuntalaisten käyttöön, olisi tarpeellista, että asiakas saa vapaana olevista paikoista reaaliaikaista tietoa ja voi tilata sekä maksaa kaikki matkat kuljetusyrittäjästä riippumatta helpolla ja yksinkertaisella tavalla, mieluiten sähköisesti. Pendelöintimatkustuksen tukeminen: Salon kaupunki tukee siirtymäajanliikennöintisopimusten aikana kuntalaisten matkustamista mm. seutulippujen ja SaTuSa (Salo-Turku-Salo)- työmatkalippujen kautta. Päättäjät pitävät tärkeänä, että kuntalaisten pendelöintiä Helsinkiin ja Turkuun tuetaan myös jatkossa, joten on tärkeä valmistella, miten toimitaan vuoden 2019 jälkeen. Linja-automatkustusaineiston kokoaminen: Kaupungin koululaiset matkustavat sekä markkinaehtoisessa liikenteessä että kaupungin ostoliikenteessä Matkahuollon lipuilla. Matkahuollolta on kallista saada matkustajakohtaisia matkustusraportteja, mitkä olisivat kehittämistyön kannalta tärkeitä. Jos olisi oma kunnallinen lipputuote yhteistyössä paikallisten joukkoliikenneyrittäjien kanssa, voitaisiin saada samalla matkustustietoa koululaisten kulkemisesta. Itsemaksavien koulukyytiläisten laskutus: Koulukyydeissä maksullisen kyytioikeuden saaneiden oppilaiden matkojen laskutus on nyt manuaalista ja runsaasti työllistävää. Tässä olisi hyötyä mobiilista lipputuotteesta. SHL- ja VPL-matkojen keskitetty tilauspalvelu: Kaupungin SHL- ja VPL-asiakkailla on käytössä kaupungin oma LIKUMA-matkakortti (Western Systems Oy), jonka avulla omavastuun ylittävästä matkakustannuksesta kertyy automaattisesti laskutusperusteet taksiyrittäjille. Järjestelmästä on myös mahdollista tuottaa erilaisia yhteenvetoja ja raportteja matkustuksesta. Sen sijaan asiakas tekee varsinaiset matkatilaukset suoraan puhelimitse liikenneyrittäjältä, mistä on aiheutunut matkojen epätasaista jakautumista puitejärjestelyssä olevien yrittäjien kesken. Tilauskeskuksen kautta olisi mahdollista sekä tarjota asiakkaalle edullisin, vapaana oleva taksiyrittäjä, että mahdollisesti yhdistellä samasta suunnasta kulkevien matkoja. Muita yhdistettäviä matkoja olisivat esim. SoTe:n työ- ja päivätoiminnan kuljetukset. Kimppakyytien järjestely: Joukkoliikenneverkko ja vuorotarjonta on Salon hajaasutusalueella harvaa erityisesti iltaisin ja koulujen loma-aikoina. Salo on myös vahvasti henkilöauto-orientoitunutta aluetta. Osa arjen matkoista olisikin toteutettavissa asukkaiden yhteistyönä kimppakyyteinä esimerkiksi harrastus, työ- ja opiskelumatkojen osalta. Tähän on tarvetta tiedotusta ja ohjeistusta tähän käytettävissä olevista sähköisistä kanavista. 1.3.2 TOIMENPITEET Jotta kuljetuksia olisi mahdollista yhdistellä, pitää kaupungin olemassa olevista kuljetuksista oli kattava tieto helposti hyödynnettävässä muodossa. Salossa on visioitu kuljetusten perustietojärjestelmän rakentamisesta. Järjestelmän rakentamista pohjustamaan tilattiin SaFiKu-hankkeessa Ramboll Finland Oy:ltä järjestelmän suunnitelma. Suunnitelmaan pyydettiin arvioita Salossa käytössä olevien tietojärjestelmien käytettävyydestä, analyysiä käytössä olevien kuljetustietojen yhteensopivuudesta ja siirrettävyydestä järjestelmien välillä sekä ohjeistusta tietoturvan toteuttamisen vaatimuksista.
6(9) Avacan Oy:n kanssa aloitetussa välityspalvelukokeilussa yhtenä tavoitteena oli testata, miten toteuttaa kolmannen osapuolen kanssa matkatilausten reititystä. Kokeilun tavoitteena oli erityisesti käytännössä testata, mitä on huomioitava palvelua ulkoistettaessa ja näin kehittää mahdollisen tulevan hankinnan palvelukuvausta. Hankkeessa käytiin myös yrittäjävuoropuheluita järjestelmätuottajien kanssa - mm. IQPayments Oy:n kanssa mobiililipuista, Suomen Kuntalogistiikan kanssa APEajohallintajärjestelmästä ja Tziip Oy:n kanssa kimppakyytisovelluksesta. Niin ikään käytiin keskustelua alueen liikenteenharjoittajien kanssa, jotta kaupungin mahdollinen perustietojärjestelmä keskustelisi myös heillä käytössä olevien järjestelmien kanssa. Käytännössä yhteistä rajapintaa lähdettiin kehittämään J. Vainion Liikenne Oy:n kanssa KIHO Student -pilotissa, mutta teknisten paikkatieto-ongelmien vuoksi valmiita ratkaisuja ei hankkeen kuluessa saatu. Yrittäjävuoropuheluita voisi olla hyvä tulevaisuudessa käydä esimerkiksi matkatoimistojen kanssa selvittäen, onko heillä kiinnostusta ja teknisiä ym. mahdollisuuksia toimia esimerkiksi matkojen yhdistelyn operoijana. Koulukuljetusten tiedotusta kehitettäessä pidetään mielessä myös tiedotus kuntalaisille vapaista paikoista kaupungin kuljetuksissa. 2. Kuljetusten organisoinnin prosessit SaFiKu-hankkeessa tehtiin laaja kartoitus, miten kaupungin kustantamien kuljetusten organisointiprosessit käytännössä menevät. Kartoituksessa selvitettiin, ketkä kuljetuksia myöntävät, tilaavat, kustannuksia seuraavat jne. Kartoituksen perusteella kävi ilmi, että teoriassa prosessit ovat toimivia, mutta käytännössä tilanne on usein toisenlainen. Kuljetusoikeuksien myöntämiseen on pääsääntöisesti luotu selkeät kriteerit ja myöntäjien määrä on rajallinen. Sen sijaan varsinaisten kuljetusten tilaajia oli palvelualueesta riippuen lukuisia. Selkeä tiedon katkokohta havaittiin myös kuljetusten toteutumisen ja asiatarkastuksen välillä. Asiatarkastajat eivät olleet välttämättä lainkaan arjen kuljetusten kanssa tekemisissä. Kuljetukset ovat myös aina tukipalvelu, minkä vuoksi niitä organisoivat henkilöt pääsääntöisesti omien töidensä ohella ilman riittävää ohjeistusta esimerkiksi voimassa olevista sopimuksista. 2.1 KEHITTÄMISTARPEET Kuljetusten organisoinnin keskittäminen ja riittävät resurssit: Hankkeen kanssa yhtä aikaa aloitti toimintansa liikennepalveluyksikkö, jonka organisointivastuulle otettiin ensi vaiheessa palvelu-, osto- ja joukkoliikenne, koululaiskuljetukset sekä vanhusten ateriakuljetukset. Yksikön organisoimien kuljetusten osalta on selkeästi nähtävissä keskittämisen hyödyt. Yksikön vakiinnuttaessa paikkaansa lisääntyy myös paine muiden palvelualojen suunnasta heidän kuljetustensa organisoinnin siirtämiseksi yksikön vastuulle. Jotta tämä olisi mahdollista, on ratkaistava, miten yksikön henkilöresursseja voidaan lisätä. Kokonaiskuva ja kuljetusten omistajuus: Kaupungin kustantamat kuljetukset ovat lähes poikkeuksetta tukipalveluita. Usein niitä myös hoidetaan oman työn ohessa. Edelleen jatkuvasti tulee esiin erilaisia kuljetuksia, joiden organisointiprosesseja ei kukaan ole suunnitellut, joista yksikkökohtaiset kustannukset eivät vaikuta suurilta, mutta jotka koko kaupungin tasolla ovat merkittävä kustannuserä. Näiden järjestelyn haltuunotolla on mahdollista saada kustannussäästöjä ja henkilöresurssisäästöjä. Kuljetuksia ei kaupungin kuitenkaan ole mahdollista ulkoistaa liikennepalveluyksikölle ilman selkeää työnjakoa ja sopimista yhteistyöstä muiden palvelualueiden kanssa. Kuljetuskriteerit: Kuljetusten myöntämiseen ja järjestämiseen sovitut kriteerit ovat mietittyjä ja yleensä myös esim. lautakunnan hyväksymiä ja vahvistamia. Arjessa ne saattavat kuitenkin unohtua, joten niiden säännöllinen läpikäyminen ja tarvittaessa myös
7(9) päivittäminen on tarpeen. Erityisesti henkilökunnan vaihtumisen ja sijaisten osalta olisi hyödyllistä luoda toimintatapa, miten tieto kuljetusten tilaamisesta välittyy uusille toimijoille. SoTe-palveluissa on myös kuljetuksia, joiden myöntämiseen ei vielä ole luotu kriteerejä osittain niiden yksilöllisen luonteen vuoksi. Olisi hyödyllistä miettiä myös näille kuljetuksille yhteiset reunaehdot esim. kuljetusoikeuden keston rajaamisen suhteen. Ohjeistus: Kaupungin henkilökuljetukset on kilpailutettu useana eri hankintana. Kilpailutukset ja sopimukset on tehty liikennepalveluyksikön avustuksella ja mukana on ollut asiantuntijoita niiltä palvelualoilta, jonka tukitoimena kuljetus on. Jälkimmäiset ovat usein eri henkilöitä, kuin he jotka arjessa kuljetuksia tilaavat ja laskuja käsittelevät. Kentällä onkin epätietoisuutta, keneltä ja mihin hintaa kuljetuksia tulee tilata. Myös ongelmatilanteissa on epäselvyyttä, kuka lähtee asioita ratkomaan. 2.2 TOIMENPITEET SaFiKu-hankkeessa tehty kuljetuskartoitus toi näkyviin kuljetusten kokonaiskustannukset kaupungin tasolla. Samalla alkoi muodostua käsitys kaikesta, mitä kaupungin kustannuksella liikutetaan. Vaikka jokainen kuljetuspalvelu on omanlaisensa, on niissä myös yhtäläisyyksiä, minkä vuoksi on perusteltua niiden organisoinnin keskittäminen, kuten Salossa on aloitettu. Liikennepalveluyksikön perustamisesta alkaen yksikön palavereissa on säännöllisesti mukana SHL- ja VPL-kuljetuksien asiantuntijat. Heidän panoksensa ja näkökulmansa ovat olleet erityisen tärkeitä kuljetuksia kilpailutettaessa ja palveluliikennettä kehitettäessä. Hankkeen aikana järjestettiin kolme työpajaa, joista kahteen kutsuttiin kaupungin omaa henkilökuntaa yhteistyökumppaneiden lisäksi. Ensimmäisessä olivat mukana rehtorit ja työpajan tuloksena koulukuljetusten tiedottamisen ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan. Työpajan tuloksena saatiin myös koulukyytiautoihin merkinnät, joista kuljetettavien on helppo tietää, mihin autoon hyppäävät. Toisessa sisäisessä työpajassa oli mukana eri palvelualueiden esimiehiä ja siellä aloitettiin keskustelu työnjaosta heidän ja liikennepalveluiden välillä. Keskusteluja jatkettiin hankkeen kuluessa pienemmillä kokoonpanoilla sitä mukaa, kun tuli ratkaistavaksi työnjaollisia pulmia. Työpajojen pysyvänä tuloksena alkoivat myös säännölliset tapaamiset kehitysvammatyön kuljetuksista ja saatiin uusia asiantuntija vanhuspalveluista liikennepalveluyksikön kuukausipalavereihin. Säännölliset tapaamiset ovat osoittautuneet tarpeellisiksi ja hedelmälliseksi toimintatavaksi. Yhteistyötä on tavoitteena lisätä myös yrittäjien suuntaan. Hankkeessa toteutettu Liikenneseminaari kokosi yhteen ennen näkemättömällä tavalla sekä päättäjiä, liikenneyrittäjiä, järjestelmätuottajia että virkamiehiä. Tilaisuuden tärkeyttä korosti muun muassa se, että liikenne- ja viestintäministeri Anne Berner saapui pitämään katsauksen hallituksen liikennepoliittisista tavoitteista. Seminaarissa kuultiin myös TEKES:n näkemys tulevaisuuden liikenteestä. Tziip oy:n edustaja kuvasi tavallisten kuntalaisten roolin kasvua liikennepalveluissa kimppakyytien kautta ja Linja-autoliiton sekä Taksiliiton johtohenkilöt kertoivat omat näkemyksensä tulevaisuuden liikenneratkaisuista. Tilaisuudessa ilmaistiin monella suulla yhteinen tahtotila kehittää Saloon uusi fiksu ja toimiva kuljetusjärjestelmä. Tulevaisuudessa tarkoituksena on jatkaa vastaavia monialaisia tapaamisia. Hankkeen aikana ja sen jälkeen on käyty runsasta ja rikasta vuoropuhelua lukuisten muiden kuntien kanssa sekä kahdenkeskisesti että erilaisten valtakunnallisten tapaamisten yhteydessä. Hankkeen tavoitteiden tukemiseksi kaupunginarkkitehti ja liikennepalveluyksikön edustajat ovat osallistuneet aktiivisesti viimeisen kahden vuoden aikana lukuisiin TEKES:n, VTT:n, Kuntaliiton ja Liikenneviraston sekä LVM:n seminaareihin ja työpajoihin, joissa on käsitelty MaaS-hankkeita, sähköisen liikenteen kehittämistä, itseohjautuvia ajoneuvoja, Liikennekaaren uudistamista, liikennedataa ja kuljetusten optimointiin liittyvien algoritmien kehittämistä. Hankkeen päättyessä Salon liikennepalveluyksikkö on merkittävästi paremmin verkostoitunut kuin toiminnan käynnistyessä kaksi vuotta sitten. Salon liikennepalveluyksikkö on myös pyrkinyt jakamaan hankkimaansa tietoa muille kunnille mm. Seutukaupunkiverkoston ja
8(9) valtakunnallisten yleiskaavoittajatapaamisten yhteydessä ja pitämällä esitelmiä aiheesta useissa koulutustilaisuuksissa ja seminaareissa. Esimerkiksi Salon kuljetuskartoitus herätti laajasti kiinnostusta, ja sitä kysyttiin ja jaettiin kartoitusten tueksi mm. Suupohjan kuntayhtymän jäsenkuntiin. Yhteistyötä viritellään erityisesti kuljetusten perustietojärjestelmän rakentamisen ja hankinnan tiimoilta muun muassa Hämeenlinnan ja Mäntsälän edustajien kanssa. 3. Kuljetusten hankinnat Kuljetushankintojen yhdenmukaistamiseen on panostettu kaupungin viimeksi toteutettujen kilpailutusten aikana huomattavasti. Tarjouspyynnöt ovat tämän seurauksena yhtenäisiä muotonsa ja esim. kalustovaatimustensa puolesta. Sen sijaan hankintoja valmisteltaessa haastavaksi on osoittautunut konkreettisten kuljetuskohteiden määrittely, toimivan hinnoittelumallin valinta ja tarjouspyyntöjen yksiselitteisyys. Kohteiden muodostamiseksi tarvitaan seurantatietoa aikaisemmasta kuljetustarpeesta. Kuljetusten organisoinnin sujuvuuden kannalta olisi tärkeää myös hankintojen joustavuus. Vaikka pitkät sopimuskaudet tuovat mukanaan jatkuvuutta, asettavat ne suuria paineita hankintojen määrittelyille. 3.1 KEHITTÄMISTARPEET Kokonaiskustannusseuranta: Kuljetuskustannukset hajautuvat usein eri kustannuspaikoille, ja jää kiinnittämättä huomiota niiden kokonaissummaan. Vaikka yksikkökohtaiset kustannukset voivat olla pieniä, kertyy niistä Salon kaupungin tasolla kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Ongelmana on myös se, että usein tällaisten kuljetusten kokonaisuus ei ole kenenkään vastuulla. Esimerkiksi terveydenhoidon kuljetuksista pääosa on kilpailutettu Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin toimesta. Kilpailutuksen ulkopuolelle jäävät kuitenkin kaupungin omien hoitoyksiköiden väliset kuljetukset, joita esim. terveyskeskuksesta hoivakoteihin kotiuttavat sairaanhoitajat tilaavat. Tarjonta: Liikennepalveluyksikössä on kokemus, että organisoinnin tukipalveluiden hankinnoissa törmätään toistuvasti vähäiseen tarjontaan. Mahdollisesti hankinnoissa yritetään ulkoistaa liikaa tilaajan tehtäviä. Osa palveluntarjoajista saattaa olla haluttomia ottamaan vastuulleen aiemmin tilaajalle kuuluneita tehtäviä, joista suoriutuminen koetaan ongelmalliseksi. Haastavaa on myös oikeiden tarjoajien tavoittaminen erityisesti, jos palvelutarve ei ole vielä jäsentynyt riittävästi tilaajalle. Hankintojen joustavuus: Sopimuskausien on oltava yrittäjien kannalta riittävän pitkiä mm. kalustohankintojen kuolettamiseksi. Tämä asettaa kuitenkin haasteita tarjouspyyntöjen laadintaan, sillä kuljetusten toimintaympäristö on suuressa murroksessa. Hankinnat myös rajaavat kuljetusten organisoinnin kehittämistä sopimuskauden aikana. Esimerkiksi sitä, voidaanko kuljetusyrittäjiä velvoittaa ottamaan ajoneuvoihinsa seurantalaitteita tai uuden perustietojärjestelmän vaatimia järjestelmäpalikoita. Hankintojen kohdekuvaukset ja suoritemäärät: Hankintojen onnistumisen edellytyksenä on ajantasainen ja todellinen tieto ko. kuljetuksen arjen organisoinnista, palveluun liittyvistä olennaisista muuttujista ja reunaehdoista. Tosin on huomattava, että kuljetusten osalta täydellistä tietoa tulevasta toteutumasta (suoritemäärästä) on mahdoton hankintavaiheessa ennustaa. Kaupungin kuljetusten arjen organisointi on pääasiassa ulkoistettu paikallisille yrittäjille. Näin ollen kaupungilla ei ole ollut tietoa kuljetusten käytännön toteutumisesta, esimerkiksi koulukuljetettavien päivittäisistä reiteistä tai palveluliikenteen asiakkaiden asiointikohteista. Yrittäjät hyväksyttävät reittisuunnitelmat kuljetuskoordinaattoreilla, mutta nämä suunnitelmat ovat paljastuneet suuntaa-antaviksi. Todellisuudessa reitit ovat eläneet jatkuvasti ja kuljetuksia on paikkailtu lisäautoilla, mistä tieto ei ole saavuttanut liikennepalveluyksikköä.
9(9) Hinnoittelumallin valinta: Viimeisimmällä kaupungin kuljetuksia koskevalla tarjouspyyntökierroksella hinnoittelumalliksi valittiin päivä-, tunti- ja kilometrihintojen kombinaatioita. Tätä oli toivottu suurempien liikenneyrittäjien toimesta, mutta tulleiden tarjousten perusteella vaikutti siltä, että hinnoittelumalli oli osalle yrittäjistä vaikea hyödyntää. Hintayhdistelmämalli on myös osoittautunut epäedulliseksi tapauksissa, joissa on tullut tarve hankkia kohteeseen lyhyeksi ajaksi lisäkalustoa. Yrittäjät valittavat, etteivät he saa taloudellisesti kannattavaa korvausta ja kaupungille lisäaika on suhteessa esim. taksitaksaan kallista. Niin ikään kaupungille tulevien hintayhdistelmä perusteisten laskujen oikeellisuutta on vaikea tarkistaa. Erityisen haastavaksi on osoittautunut kustannusten osittaminen eri kustannuspaikkojen välillä. Tarjouspyyntöjen yksiselitteisyys: tarjouspyyntöjen yhdenmukaisuuteen on kiinnitetty runsaasti huomioita, mutta edelleen vaikuttaa olevan sopimuskohtia, jotka hämmentävät tarjoajia tai jättävät tulkinnanvaraa. Hankintojen kilpailutus onkin oppimisprosessi, jossa tarjouspyyntö tarjouspyynnöltä sopimusehdot ja pykälät kristallisoituvat. Hankintojen koko: Arvoltaan pienikin hankinta voi olla tarjoajalta vaadittavan osaamisen kannalta liian laaja. Tyypillisesti hankinnoissa, joissa tietotekniikan osuus on tärkeä, yksittäisellä tarjoajalla saattaa olla riittävä osaaminen yhdeltä osa-alueelta, mutta kokonaisuus saattaa olla liian suuri. 3.2 TOIMENPITEET Kuljetushankinnat keskitettiin perustettuun liikennepalveluyksikköön, ja hankkeen aikana lähes kaikki kuljetukset kilpailutettiin. Projektissa lähdettiin myös kehittämään kuljetusten hankintaprosessia, minkä suorana seurauksena oli tarjouspyyntöjen yhteismitallisuus siltä osin kuin se eri kuljetusten osalta on mahdollista. Paras hankinta syntyy, kun tilaaja tietää, mitä haluaa ja osaa pukea tarpeensa sanoiksi. Hankintakierroksen päätyttyä oli ilmeistä, että jatkossa tarvitaan entistä tarkempaa tietoa kuljetusten menneestä toteutumasta. Vain sitä kautta kyetään arvioimaan tulevaa tarvetta. Tämän vuoksi hankkeen aikana kilpailutettuihin kuljetussopimuksiin sisällytettiin aikaisempaa yksityiskohtaisempia raportointivelvoitteita. SaFiKu-hankkeessa aloitettu välityspalvelukokeilu tulevan järjestelmähankinnan pohjana osoittautui erittäin hyödylliseksi. Jatkossa tarkoituksena on suunnitella ja toteuttaa erilaisia kokeiluja, joilla pohjustetaan hankintoja etukäteen. Tärkeä osa onnistunutta hankintaa on yhteistyö, jonka mahdollista toimiva yhteistyöverkosto sekä kaupungin palvelualueiden välillä että palveluntuottajien kanssa. Tästä saatiin hankkeen työpajoissa hyviä kokemuksia. Työpajoissa mietittiin yrittäjien ja kaupungin kuljetusten kanssa toimivien kanssa yhdessä, miten yhteistyö ja kuljetuspalvelu kulloinkin parhaiten toteutetaan. Nämä työpajat eivät kuitenkaan korvaa kaupungin omaa, sisäistä hankintojen pohjustustyötä, johon on oleellista ottaa mukaan mahdollisimman laajasti kuljetusten organisointiprosessin eri vaiheissa mukana olevat henkilöt - kuljetusoikeuspäätöksiä tekevistä sosiaalialan asiantuntijoista, kuljetusvastaaviin ja laskuja tiliöiviin toimistohenkilöihin. Hankkeen päätyttyä Salossa toteutetaan maalis-huhtikuussa 2016 kysely, jossa kysytään kuljetusyrittäjiltä, miten heidän näkökulmastaan viimeksi tehtyjen tarjouspyyntöjen kanssa onnistuttiin. Monissa kunnissa painitaan samojen ongelmien kanssa. Tärkeäksi todettiin verkostoituminen muiden kuntien kanssa ja se, että jaetaan hankinnoista ja kokeiluista kertyneitä kokemuksia. Hankkeen kuluessa oltiin mukana erilaisissa TEKES:in järjestämissä työpajoissa, joihin on koottu sekä yrittäjiä että kuntien edustajia yhdessä pohtimaan, miten hankintoja voidaan kehittää. Yhteisyötä halutaan myös jatkossa aktiivisesti ylläpitää, sillä hankintojen mutkistuessa tarjoajia on entistä etsittävä aktiivisemmin. Yksityiskohtainenkaan tietopyyntö ei välttämättä tavoita oikeita tarjoajia. Mahdollisesti on potentiaalisia tarjoajia, jotka eivät tiedä olevansa sellaisia. Lisäksi kiinnostusta julkisiin hankintoihin saattaa vähentää kielteinen mielikuva.