Yhtymähallitus 98 25.09.2019 Tarkastuslautakunta 40 01.10.2019 HALLITUKSEN LAUSUNTO YHTYMÄVALTUUSTOLLE ARVIOINTIKERTOMUKSEN POHJALTA 8/1/2018 YHALL 25.09.2019 98 Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän tarkastuslautakunta on tehnyt arviointikertomuksen kuntayhtymän toiminnasta ja taloudesta vuodelta 2018. Tarkastuslautakunnan tekemä arviointikertomus on käsitelty yhtymävaltuuston kokouksessa 24.5.2019 13. Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksessaan nostanut esille havaintojaan, joihin yhtymähallituksen pyydetään antamaan lausuntonsa (kuntalaki 121 ). Arviointikertomuksen yhteenvedossa todetaan seuraavaa: Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän viime vuoden tilikauden ylijäämä oli 315 126. Toimintatuotot olivat 19,5 milj. ja toimintakate 1,82 milj.. Keskeisinä syinä parempaan taloudelliseen tulokseen oli loppuvuonna 2018 saatu Opetus-ja kulttuuriministeriön 50 opiskelijavuoden lisärahoituspäätös, laskennallisten erien tuloutus ao. vuodelle sekä toiminnan tehostamisohjelman kautta saadut kustannussäästöt. YSAO saavutti asetetut kokonaisopiskelijamäärät ja tutkinto tavoitteet ammatti- ja erikoisammattitutkintojen osalta. Yhteenvetona tarkastuslautakunta toteaa, että Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä on vuonna 2018 tehnyt olosuhteisiin nähden hyvän toiminnallisen ja taloudellisen tuloksen. Kehitetyt mittarit helpottavat tulosten arviointia ja niitä on kehitettävä edelleen. Tarkastuslautakunnan erityistarkastelussa olivat tänä vuonna Hingunniemen Sairaskengityspaja ja ravitalli, opiskeluhuolto, markkinointi, sekä Siilinjärven ja Peltosalmen yksiköt. Tämän lisäksi tarkastuslautakunta tarkasteli kokouksissaan kuntayhtymän taloussekä opiskelijatilannetta. Tarkastuslautakunta toteaa, että sisäiseen valvontaan ja riskien hallintaan, ennen kaikkea tulevissa investoinneissa, tulee edelleen kiinnittää huomiota tässä muutostilanteessa. Säästöpaineista huolimatta pyrkimyksenä on oltava myös toimintojen kehittäminen, mm. hanketoiminta ja nuorten syrjäytymiskehityksen välttäminen, unohtamatta seutukunnan elinkeinoelämän tarpeita koulutetun työvoiman saamisessa.
Osaamisperusteista tutkintomallia tarkastuslautakunta pitää mahdollisuutena nopeaan valmistumiseen, mutta tämä edellyttää lisää opinto-ohjausta ja erityistarpeiden tunnistamista. Mutta opettajien mahdollisuudet suunnitella ja varmistaa opiskelijoiden henkilö kohtaiset opintopolut ovat ongelmallisia mm. työaikaresurssin puitteissa. Tarkastuslautakunta esittää kuitenkin huolensa henkilökunnan työhyvinvoinnin puolesta ja suosittelee tehtävänkuvien selkeyttämistä ja yhteistyöverkostojen vahvistamista, jotta työntekijät jaksavat työssään. Tätä tulisi seurata tarkemmin. Henkilöstön osaamista, erityisesti vuoropuhelua ja yhteistyötä tulee kehittää organisaatiorajojen yli jatkossakin. Opiskelijoiden ja henkilöstön turvallisuuteen sekä turvallisuuskoulutukseen on kiinnitetty huomioita ja tätä työtä tulee jatkaa. Asia johon myös jatkossa kiinnitettävä erityistä huomiota on negatiiviset keskeytykset ja niiden ehkäisy sekä syiden selvittäminen. Tarkastuslautakunta kiittää kuntayhtymän johtoa, Iuottamushenkilöitä, virkajohtoa ja koko henkilöstöä kuntayhtymän hyväksi tehdystä tuloksellisesta toiminnasta vuonna 2018. Yhtymähallitus on käsitellyt kokouksissaan vuoden 2019 aikana säännöllisesti kuntayhtymän toiminnan eri osa-alueita sekä varsinaisina pykälä-asioina mutta myös ajankohtaiskatsausten ja erillisten suunnittelupalaverien yhteydessä. Yhtymähallituksen puheenjohtaja: Yhtymähallitus antaa lausuntonaan yhtymävaltuustolle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen havainnoista seuraavaa: Arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin on tehty panostuksia ja kehittämistoimenpiteitä vuoden 2019 aikana. Seuraavassa havaintoja kohteittain: Markkinointi Kuntayhtymään on lisätty markkinointiosaamista palkkaamalla uusi markkinointisihteeri. Kuntayhtymä on toteuttanut myös markkinointi-ilmeen uudistustyön, jossa kilpailutettiin tehtävään soveltuva mainostoimisto. Uusi markkinointi-ilme on julkaistu 17.9.2019.
Henkilöstön kehittäminen / tehtävänkuvien selkeyttäminen / työhyvinvointi Kuntayhtymän organisaatiorakennetta kehitettiin 1.1.2019 alkaen siten, että koulutustoiminnan johtaminen ja koulutustoimintaa tukevien palveluiden rakennetta selkiytettiin. Samassa yhteydessä johtajien ja päälliköiden työnkuvaa täsmennettiin. Vuoden alusta myös opettajien työtehtäviä uudistettiin ja koulutussuunnittelu eriytettiin opettajien tehtävistä keskitetyille koulutussuunnittelijoille. Tavoitteena on saada laadullisesti yhtenäisemmät toimintatavat eri opetusaloille sekä vapauttaa opettajien työaikaa keskeisten opetustehtävien suorittamiseen. Toimintaa yhteistyöverkostoissa on vahvistettu sekä alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Keskeinen yhteistyötaho Suomessa on ISAKO- ja AMKE -verkostot ja kansainvälisesti EfVET eri verkostoineen. Henkilöstön työhyvinvointiin tehdään jatkuvasti panostuksia sekä erilaisten koulutusten ja yhteisten tapahtumien kautta. Vuonna 2019 on erityisesti myönnetty tiimeille kehittämisrahaa tiimilähtöisten yhteisöllisyyttä kehittävien toimenpiteiden kautta. Tämä on rahoitettu vuonna 2017 voitetun laatupalkintokilpailun rahoituksella. Mittaristot Tiedolla johtaminen ja siihen liittyvä mittaaminen yksi jatkuvista kehittämiskohteista. Tietovarastoa on kehitetty ja käyttöön on otettu päivitetty versio strategiatyökalusta, jonka avulla päätettyjä strategisia toimenpiteitä voidaan ohjata ja seurata. Käyttöön on otettu myös tietovarastoon integroitu opiskelijavuosien suunnittelu- / seurantatyökalu, jonka avulla voimme paremmin suunnitella ja johtaa koulutusvolyymien kohdentumista halutuille toimialoille. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Riskienhallinnan osalta kiinteistöinvestointien mahdollisimman hyvään onnistumiseen tähdäten kuntayhtymään rekrytoidaan syksyn 2019 aikana määräaikainen rakennuttaja, jonka tehtävänä on tulevien rakennushankkeiden koordinointitehtävä. Lisäresurssin myötä uskomme tulevien rakennushankkeiden onnistuvan hyvin ja pysyvän paremmin asetetuissa tavoitteissa, kuin mitä ilman lisäresurssointia olisi mahdollista. Toimintojen ja seutukunnan kehittäminen Kuntayhtymä on jatkanut aiempaa linjaansa vahvana hanketoimijana ja uusiin kehittämishankkeisiin on tehty merkittäviä panostuksia. Seutukunnan osalta kuntayhtymä koordinoi Ylä-Savon seutusopimuksen johtokunnan työtä/seuturahan myöntämistä. Seuturahalla osarahoitetaan alueellamme toteutettavia kehittämishankkeita.
Turvallisuuteen panostaminen Turvallisuustyötä on jatkettu ja turvallisuuteen liittyviä läheltäpiti ja tapaturmia seurataan M-Filesiin rakennetun seurantajärjestelmän avulla. Läheltä piti tilanteiden raportointiaktiivisuus on kasvanut mikä kertoo henkilöstön työturvallisuuteen liittyvän osaamisen kasvusta sekä toimintamallin hyötyjen havaitsemisesta. SAKKY siiven avaamisen myötä yhteistoimintaa turvallisuusasioissa on kehitetty yhteistyössä Savon koulutuskuntayhtymän kanssa. Turvallisuusjohtoryhmässä on mukana jatkossa myös SAKKY:n edustaja. Negatiivinen keskeyttäminen Negatiivisen keskeyttämisen syiden tarkemmaksi selvittämiseksi teetettiin talvella 2018/2019 ulkopuolinen selvitys, jossa vuoden 2018 aikana YSAO:lta keskeyttäneisiin otettiin yhteyttä. Samalla tilastoitiin keskeyttäneiden syitä jälkikäteen arvioituna ja tehtiin havaintoja syiden luokittelusta. Kyselyssä kysyttiin myös sitä, olisiko YSAO voinut vaikuttaa keskeyttämiseen. Keskeyttämisen syyt olivat moninaisia ja liittyivät opiskelijoiden opiskelukuntoisuuteen (terveys, elämäntilanne, taloudelliset asiat yms.), opiskeluun (opetustilanteet, vuorovaikutus eri henkilöiden välillä, laatu yms.), vapaa-aikaan (muualta tulevat opiskelijat), vääriin valintoihin yms. syihin liittyen. Vastanneista henkilöistä vain 20% oli sitä mieltä, että oppilaitos olisi voinut estää keskeyttämisen. Osa keskeyttäneistä halusi tulla myös takaisin opiskelemaan kun muut opiskelua estävät asiat on saatu ratkaistua. Kuntayhtymä jatkaa keskeyttämisen ehkäisemistä, mutta yhtenä merkittävänä haasteena on se, että keskeyttämisen syynä on monesti opiskelukuntoisuuteen liittyvä asia, johon oppilaitos ei voi vaikuttaa. Olemme kuitenkin palkkaamassa lisähenkilöstöä etenkin opinto-ohjaukseen mutta myös kesäopintojen tukemiseen. Päätös: Hyväksyttiin esitetyllä tavalla. TARKLAUT 40 Toimenpiteet: Yhtymävaltuustolle ja tiedoksi Tarkastuslautakunnalle Valmistelija: Yhtymähallitus Yhtymähallitus antaa lausuntonaan yhtymävaltuustolle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen havainnoista seuraavaa: ja havaintoja Arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin on tehty panostuksia kehittämistoimenpiteitä vuoden 2019 aikana. Seuraavassa kohteittain:
Markkinointi Kuntayhtymään on lisätty markkinointiosaamista palkkaamalla uusi markkinointisihteeri. Kuntayhtymä on toteuttanut myös markkinointi-ilmeen uudistustyön, jossa kilpailutettiin tehtävään soveltuva mainostoimisto. Uusi markkinointi-ilme on julkaistu 17.9.2019. Henkilöstön kehittäminen / tehtävänkuvien selkeyttäminen / työhyvinvointi Kuntayhtymän organisaatiorakennetta kehitettiin 1.1.2019 alkaen siten, että koulutustoiminnan johtaminen ja koulutustoimintaa tukevien palveluiden rakennetta selkiytettiin. Samassa yhteydessä johtajien ja päälliköiden työnkuvaa täsmennettiin. Vuoden alusta myös opettajien työtehtäviä uudistettiin ja koulutussuunnittelu eriytettiin opettajien tehtävistä keskitetyille koulutussuunnittelijoille. Tavoitteena on saada laadullisesti yhtenäisemmät toimintatavat eri opetusaloille sekä vapauttaa opettajien työaikaa keskeisten opetustehtävien suorittamiseen. on on Toimintaa yhteistyöverkostoissa on vahvistettu sekä alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Keskeinen yhteistyötaho Suomessa ISAKO- ja AMKE -verkostot ja kansainvälisesti EfVET eri verkostoineen. Henkilöstön työhyvinvointiin tehdään jatkuvasti panostuksia sekä erilaisten koulutusten ja yhteisten tapahtumien kautta. Vuonna 2019 erityisesti myönnetty tiimeille kehittämisrahaa tiimilähtöisten yhteisöllisyyttä kehittävien toimenpiteiden kautta. Tämä on rahoitettu vuonna 2017 voitetun laatupalkintokilpailun rahoituksella. Mittaristot Tiedolla johtaminen ja siihen liittyvä mittaaminen yksi jatkuvista kehittämiskohteista. Tietovarastoa on kehitetty ja käyttöön on otettu päivitetty versio strategiatyökalusta, jonka avulla päätettyjä strategisia toimenpiteitä voidaan ohjata ja seurata. Käyttöön on otettu myös tietovarastoon integroitu opiskelijavuosien suunnittelu- / seurantatyökalu, jonka avulla voimme paremmin suunnitella ja johtaa koulutusvolyymien kohdentumista halutuille toimialoille. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta hyvään Riskienhallinnan osalta kiinteistöinvestointien mahdollisimman onnistumiseen tähdäten kuntayhtymään rekrytoidaan
syksyn 2019 tehtävänä on tulevien Lisäresurssin myötä onnistuvan hyvin ja pysyvän tavoitteissa, kuin mitä ilman lisäresurssointia aikana määräaikainen rakennuttaja, jonka rakennushankkeiden koordinointitehtävä. uskomme tulevien rakennushankkeiden paremmin asetetuissa olisi mahdollista. Toimintojen ja seutukunnan kehittäminen ja Kuntayhtymä on jatkanut aiempaa linjaansa vahvana hanketoimijana uusiin kehittämishankkeisiin on tehty merkittäviä panostuksia. Seutukunnan osalta kuntayhtymä koordinoi Ylä-Savon seutusopimuksen johtokunnan työtä/seuturahan myöntämistä. Seuturahalla osarahoitetaan alueellamme toteutettavia kehittämishankkeita. Turvallisuuteen panostaminen mikä sekä Turvallisuustyötä on jatkettu ja turvallisuuteen liittyviä läheltäpiti ja tapaturmia seurataan M-Filesiin rakennetun seurantajärjestelmän avulla. Läheltä piti tilanteiden raportointiaktiivisuus on kasvanut kertoo henkilöstön työturvallisuuteen liittyvän osaamisen kasvusta toimintamallin hyötyjen havaitsemisesta. SAKKY siiven avaamisen myötä yhteistoimintaa turvallisuusasioissa on kehitetty yhteistyössä Savon koulutuskuntayhtymän kanssa. Turvallisuusjohtoryhmässä on mukana jatkossa myös SAKKY:n edustaja. Negatiivinen keskeyttäminen Negatiivisen keskeyttämisen syiden tarkemmaksi selvittämiseksi teetettiin talvella 2018/2019 ulkopuolinen selvitys, jossa vuoden 2018 aikana YSAO:lta keskeyttäneisiin otettiin yhteyttä. Samalla tilastoitiin keskeyttäneiden syitä jälkikäteen arvioituna ja tehtiin havaintoja syiden luokittelusta. Kyselyssä kysyttiin myös sitä, olisiko YSAO voinut vaikuttaa keskeyttämiseen. Keskeyttämisen syyt olivat moninaisia ja liittyivät opiskelijoiden opiskelukuntoisuuteen (terveys, elämäntilanne, taloudelliset asiat yms.), opiskeluun (opetustilanteet, vuorovaikutus eri henkilöiden välillä, laatu yms.), vapaa-aikaan (muualta tulevat opiskelijat), vääriin valintoihin yms. syihin liittyen. Vastanneista henkilöistä vain 20% oli sitä mieltä, että oppilaitos olisi voinut estää keskeyttämisen. Osa keskeyttäneistä halusi tulla myös takaisin opiskelemaan kun muut opiskelua estävät asiat on saatu ratkaistua. monesti voi vaikuttaa. Kuntayhtymä jatkaa keskeyttämisen ehkäisemistä, mutta yhtenä merkittävänä haasteena on se, että keskeyttämisen syynä on opiskelukuntoisuuteen liittyvä asia, johon oppilaitos ei Olemme kuitenkin palkkaamassa
lisähenkilöstöä etenkin kesäopintojen tukemiseen. opinto-ohjaukseen mutta myös Päätös: Käsiteltiin hallitukselta saatua vastinetta Arviointikertomukseen, Merkittiin tiedoksi saaduksi. Toimenpiteet: