L U K I J A L L E Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 3 22.10.2010 Lukijalle... 1 Taloushallintopalvelu, laskutus!... 2 Kassa kaupungin sydämessä... 4 Palkanlaskentaa palkitsevasti... 5 Laske siirtyy toteutusvaiheeseen... 7 Edellytä toimittajalta verkkolaskua... 8 Talpan tuottamien palvelujen raportointi asiakkaille... 8 Talpa mukana Arska-projektissa... 9 Palkanlaskennan prosessivastaavat koolla... 9 Kumppanikoodi mikä se on ja mihin sitä tarvitaan?... 9 Ajankohtaista... 10 TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Tukipalvelutyöntekijästä asiakaspalvelijaksi Taloushallinnossa työskentelevien työ on muuttunut suuresti viimeisen vuosikymmenen aikana. Suurin syy tähän on taloushallinnon ammattilaisten siirtyminen tukityötä tekevistä ammattilaisista ydintoiminnassa työskenteleviin osaajiin. Muutos on tapahtunut taloushallinnon palvelukeskusten perustamisen myötä. Myös prosessien sähköistäminen on vaikuttanut merkittävästi työn sisältöön ja vaadittavaan osaamiseen. Tänä päivänä ei enää riitä, että taloushallinnon ammattilainen omaa hyvät laskentatoimen taidot. Taloushallinnon ammattilaisten uuteen osaamisalueeseen kuuluvat useiden tietojärjestelmien hallinta ja hyvät vuorovaikutustaidot. Vuorovaikutustaidot näkyvät parhaiten asiakaspalvelutilanteissa tapahtui tämä sitten puhelimessa, sähköisesti tai kasvokkain. Edellä kuvattu on suuri haaste Talpalle ja talpalaisille. Meidän on pitänyt opetella uusi rooli kaupungin taloushallinnon kentässä. Tämä on vaatinut uutta näkökulmaa myös Talpan asiakasvirastoissa. Oman roolin löytyminen on vienyt molemmilta osapuolilta oman aikansa. Talpassa palvelutilanteet ovat moninaisia ja edellyttävät laajaa osaamista. Talpan työntekijät tapaavat työssään paitsi kaupungin työntekijöitä, myös suuren joukon muita asiakkaita. Laskutuksessa kohtaamme asiakasvirastojen asiakkaat välillä hyvinkin vaihtelevissa tilanteissa. Ostolaskuissa selvittelemme laskuja eri virastojen sekä tavaran ja palvelujen tuottajien kanssa. Palkanlaskennassa teemme yhteistyötä paitsi kaupungin työntekijöiden niin myös luottamushenkilöiden, eläkkeensaajien, henkilökohtaisten avustajien ja heidän työnantajiensa kanssa. Kirjanpidossa hoidamme asioita mm. virastojen, tilintarkastajien ja verottajan kanssa, maksuliikenteessä selvittelemme epäselviä suorituksia eri tahojen kanssa. Puhumattakaan Kallion virastotalon kassoista, jossa paikan päällä käy runsaasti sekä kaupungin sisäisiä että ulkoisia asiakkaita. Olemme pyrkineet tietojärjestelmien kehittämisessä ottamaan aina huomioon myös asiakaspalvelun tarpeet. Tämä on nyt tavoitteemme myös laskentajärjestelmien uudistamistyössä eli Laske-hankkeessa. Teemme parhaamme miellyttävien ja tuloksellisten asiakaspalvelutilanteiden luomiseksi. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja
Taloushallintopalvelu, laskutus! Talpan laskutusosastolla vastaanotetaan joka arkipäivä keskimäärin 300 puhelua. Noin puolet yhteydenotoista ohjautuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksujen laskutusta hoitavalle ryhmälle, ns. SosTer-ryhmälle. Talpasta lähtee Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen asiakasmaksulaskuja joka päivä 1 500 2 000, kuun vaihteessa tiettyinä päivinä jopa 10 000 20 000 laskua. Tammi syyskuun aikana SosTer-ryhmän toimesta on lähetetty jo 878 287 asiakasmaksulaskua. Soster-ryhmässä työskentelee 10 taloussihteeriä suurten laskutusajojen mukaisesti kolmeen työryhmään jakautuneena: Päivähoito, Kotihoito ja Sairaalalaskut. Tehtäviä vaihdetaan tarpeen mukaan. SosTer-ryhmän tavoitteena on, ei enempää eikä vähempää, kuin että jokainen osaa tehdä kaikkea. SosTerin palvelunumeroon 150 puhelua päivässä Laaja osaaminen ja asiakasvirastojen toiminnan tuntemus ovat tarpeen, koska jokainen SosTer-ryhmän työntekijä osallistuu asiakaspalveluun. Asiakkaita palvellaan virka-aikana puhelimitse, henkilökohtaisesti palvelupisteessä, sähköpostitse ja kirjeitse. Asiakaspalvelupisteessä Sörnäisten rantatiellä vierailee muutamia asiakkaita kuukaudessa. Sähköpostiviestejä laskutus -palvelualueen yhteiseen postilaatikkoon tulee laskun vastaanottajilta noin 10 20 kertaa kuukaudessa. Enimmäkseen sähköpostitse tulevat viestit ovat toimeksiantoja, joita välitetään eteenpäin ko. virastolle. Pääpaino on puhelimitse tapahtuvassa palvelussa; SosTerin asiakaspalvelunumeroon tulee päivittäin noin 150 puhelua. Puheluiden määrä luonnollisesti lisääntyy suurten laskutusajojen jälkeen. Tyypillisimmillään soitto liittyy laskun eräpäivään ja sen siirtoon. Talpan lähettämissä laskuissa maksuaika on 14 päivää, mutta tarvittaessa sitä voidaan hivenen siirtää. Eräpäivän muuttaminen on helppoa ja vaivatonta toteuttaa, joten nämä puhelut hoituvat nopeasti. Toinen suuri soittajien ryhmä haluaa tietää laskutuksen perusteista, esimerkiksi kotihoitokäynneistä tai sairaalan hoitojaksoista. SosTer-ryhmäläisillä on käytössään useita tietojärjestelmiä, mutta aina asiakkaan tiedon tarvetta ei pystytä tyydyttämään. Tällöin asiakas joudutaan ohjaamaan palvelun tuottaneeseen virastoon. Laskutus tapahtuu aina viraston toimeksiannon perusteella ja myös laskuihin tehtävät oikaisut päätetään virastoissa. Tämän vastuunjaon selittäminen asiakkaalle on usein aikaa vievää ja turhauttavaakin asiakas kokee olevansa pompottelun kohteena. Lisähaastetta asiaan tuo virastojen rajallinen asiakaspalveluaika ja oikean henkilön tavoittaminen. Asiakaspalvelutyö on kuitenkin palkitsevaa, kun pitkä ja hankala, mahdollisesti uhkailulla ja kiroilulla alkanut puhelu voidaan päättää hyvässä yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa. Ja paras palkintohan on asiakkaalta saatu kiitos. Sukkulointia eri järjestelmissä Talpan laskutuksen henkilökunnalla on hyvä tietämys sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen toiminnasta, toimintatavoista ja organisaatioista. Viraston toiminnan tuntemus Laskutusosaston kaksi suosituinta asiakaspalvelunumeroa: 310 25300, Asiakasmaksujen laskutus (SosTer) ja 310 25310, Perintäpalvelut on kesäkuussa 2010 liitetty raportointijärjestelmän piiriin. Soneran Symposium-järjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen puhelinpalvelun seurannan sekä puheluraportoinnin. Järjestelmän avulla esimerkiksi puhelinpalvelun oikea resursointi tulee jatkossa oleellisesti helpottumaan. tiedottaa 3 2010 2
Taloushallintopalvelu, laskutus! nopeuttaa puhelimitse tapahtuvaa asiakaspalvelua soittajalta osataan heti kysyä oikeat kysymykset ja edetä ripeästi niiden perusteella. SosTer-ryhmässä laskuttajalla on yleensä kymmenkunta tietojärjestelmää samanaikaisesti avoinna. Asiakkaan henkilötunnuksella on siten saatavissa varsin kattavat tiedot asiakkaan saamista sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista. Eri järjestelmien ja eri vuosien välillä liikkuminen on kuitenkin kankeaa ja aikaa vievää. Kaupungin yhteiseltä Laske-hankkeelta odotetaankin helpotusta asiaan. SosTer-laskutuksen käyttämät ohjelmat n AdeEko+ myyntireskontra, eri vuosia n ATJ-asiakastietojärjestelmä (sosv) n Effica-hammashoito n Effica-päivähoito n Laskuhotelli n Basware Maksuliikenne n Pegasos (Sosv) n Pegasos (Terke) n Pro elaskutusjärjestelmä, päivähoito n Pro elaskutusjärjestelmä, terveyskeskus n Vtj-väestötietojärjestelmä Monikulttuurisuus näkyy ja kuuluu Uudenlaisia vaatimuksia laskutusosaston puhelinpalvelulle asettavat vieraskielisten ja vieraista kulttuureista tulevien asiakkaiden yhteydenotot. Tällaisten puheluiden määrä on noussut huimasti. Talpan laskutuksessa palvellaan asiakkaita suomen kielen lisäksi tällä hetkellä ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi. Kuntalaisten ohella puheluja saadaan myös vakuutusyhtiöiltä, poliisilaitokselta, Kelalta, pankeilta, sosiaalityöntekijöiltä jne. Oma lukunsa ovat esimerkiksi yksinäiset laskunsaajat, joille virka-aikana vastaava ystävällinen ääni saattaa olla päivän ainoa ihmiskontakti. Asiakaspalvelun jatkuva parantaminen on tärkeä osa koko laskutusosaston toiminnan kehittämistä. Asiakaspalvelun laatua seurataan mm. tuloskorttien avulla. Henkilökunnan osaamista ylläpidetään säännöllisellä ohjeiden kertaamisella, kokemusten vaihdolla sekä yhteistyötapaamisilla asiakasvirastojen henkilöstön kanssa. Myös ulkopuolista asiakaspalvelukoulutusta on hankittu. Hyvän asiakaspalvelukokemuksen edellytyksenä onkin avoin ja tiivis tiedonkulku eri toimijoiden välillä. Juttua varten haastateltiin SosTer-ryhmästä: n Taina Löfhjelm (ylempi kuva) n Satu Kanerva n Marika Karppi (alempi kuva) kuvat kati toikka tiedottaa 3 2010 3
Kassa kaupungin sydämessä Talpan kassa Kallion virastotalossa palvelee useita asiakasryhmiä ja tarjoaa yksityisiin pankkipalveluihin verrattavissa olevia palveluita ja osaamista. Virastoilta ovat käteiskassapalvelut lähes kokonaan lopetettu, mikä korostaa Talpan kassapisteen merkitystä kuntalaisten palveluverkostossa. Kassapisteessä saavat henkilökohtaista palvelua halutessaan ja maksutta myös kaikki 17 350 henkilöstökassan jäsentä. Aikana, jolloin pankit supistavat konttoriverkostojaan ja lisäävät palvelumaksujaan, Talpan kassan toiminta ja palvelualttius tuntuvat miltei ylellisiltä. Käteisnostoista, tilisiirroista, talletuksista tai laskunmaksamisesta ei asiakkaalta peritä lainkaan palvelumaksuja. Kassa, joka samalla palvelee myös henkilöstökassan käteisasiakkaita, sijaitsee hyvien liikenneyhteyksien päässä Kallion virastotalossa. Jokaisena arkipäivänä tiskin takana palvelee viisi pitkän linjan ystävällistä kassa-ammattilaista. Vilkasta virka-aikana Kassoilla rekisteröitiin viime vuonna yli 90 000 kassatapahtumaa. Asiakkaiden ja palvelutapahtumien määrä on tätäkin lukua suurempi, koska osa toiminnasta jää virallisen rekisteröinnin ulkopuolelle. Kassalla esimerkiksi jaetaan henkilöstökassan liittymislomakkeita ja Inkan verkkopalvelusopimuksia, annetaan neuvontaa sekä puhelimitse että tiskin yli, tehdään monenlaista selvitystyötä ja ollaan tarvittaessa yhteydessä erilaisiin sidosryhmiin kuten virastoihin ja pankkeihin. Virastot tilittävät kassalla käteiskassatilityksiään, tuovat tai nostavat rahaa, hakevat kolikoita, tilaavat erilaisia seteli- ja kolikkoyhdistelmiä ja kiireellisissä tapauksissa tekevät myös erilaisia nostoja kuten matkaennakoita ja palkkioita. Henkilöstökassassa ovat virastojen henkilökuntakerhojen tilit, joilta kassan kautta nostetaan tai talletetaan varoja. Lisäksi kassan kautta hoidetaan varainhallinnan antolainojen nostoja. Kaupungin virastojen ja henkilöstön lisäksi Talpan kassat palvelevat myös suurta määrää kuntalaisia. Tiettyjen maksupäivien takia kassoilla voi ajoittain olla ruuhkaa. Päivät ovat kuitenkin etukäteen tiedossa, ja asiasta pyritään kertomaan esimerkiksi Helmi-intrassa ja Talpan internet-sivuilla. Virkamiehistä metsien miehiin Asiakkaiden kirjo on suuri: virastojen henkilökuntaa, kaupungin työntekijöitä, eläkkeellä olevia henkilöstökassan jäseniä, kuntalaisia laskunmaksajia, ilman henkilötunnusta tai vakituista osoitetta olevia ihmisiä ja niin edelleen. Juuri asiakkaat ja vaihtelevat tehtävät ovat kassatyön rikkaus, korostavat kaikki Talpan kassatoimihenkilöt, joiden yhteenlaskettu kokemus vuosissa mitattuna on huikea. Kassalla työskentely edellyttää paitsi kaupungin toimintojen tuntemusta myös käteiskassapalvelutoimintojen vankkaa osaa- kati toikka Kallion virastotalon kassoilla rekisteröitiin viime vuonna 90 051 kassatapahtumaa. Tämän vuoden alusta toukokuun loppuun tapahtumia on ollut 32 085. Talpan kassatoimihenkilöt: n Björklöf Monica n Multala Pirjo, pääkassa n Pajari Maarit n Pasanen Pirjo n Riikonen Ritva Kassoilla on ajoittain ruuhkaa. Loppuvuoden kiireisimmät päivät ovat etukäteen tiedossa. Jos et halua jonottaa, vältäthän paikan päällä asiointia tiettyinä päivinä, ks. lisää Helmi-intrasta. tiedottaa 3 2010 4
Kavin kassa Palkanlaskentaa palkitsevasti Talpan palkanlaskentaosastolla lasketaan 30 asiakasviraston ja kahden liikelaitoksen palkkoja ja palkkioita. Osastolla on reilut 150 palkkasihteeriä. Yhteistyö Talpan ja asiakasvirastojen kesken on tiivistä, kysymyksiä, viestejä ja ideoita vaihdellaan niin puhelimitse kuin sähköisestikin. mista. Kassan toiminta on pankkipalveluihin rinnastettavaa toimintaa, joten myös turvallisuus- ja yksityisyydensuojaohjeistus on hallittava. Tämän lisäksi kassan henkilöstöltä vaaditaan hyvää psykologista silmää tiettyjen asiakastilanteiden hoitamiseen. Hieman haikeana talpalaiset, ja ilmeisesti myös osa asiakkaistakin, muistelee Pohjois-Esplanadilla sijainnutta toista kassaa. Kassapiste suljettiin vuonna 2008, kun tilaa Kauppatorin reunalla tarvittiin muuhun käyttöön. Henkilöstökassan palveluita henkilökohtaisesti Talpan kassapiste hoitaa henkilökohtaista asiointia vaativat henkilöstökassan rahapalvelut. Itse henkilöstökassa kuuluu Tasken alaisuuteen. Osan asioista, esimerkiksi lainojen myöntämisen hoitaa Tasken henkilökunta, joka istuu samoissa tiloissa Kallion virastotalon 1. kerroksessa. Henkilöstökassan palvelupisteessä voi nostaa ja tallettaa rahaa samalla tavalla kuin pankin konttorissa. Ainoana erona on se, että palvelu on asiakkaalle maksutonta. Yli 5 000 euron nostot ja sekit pitää tilata kassasta vähintään päivää aikaisemmin. Palkkasihteeri Stina Stigu Lindroos palvelualue 10:stä vastaa 20 viraston palkkakirjanpidosta, minkä lisäksi hän laskee tukkutorin ja ympäristökeskuksen palkkoja. Ympäristökeskuksen HR-asiantuntija Mauno Nykänen on yksi Stigun yhteistyökumppaneista. Uusi henkilö jouhevasti sisään Stigu antaa täyden tunnustuksen ympäristökeskuksen (Ymk) mietityille ja vakiintuneille toimintamalleille, joiden ansiosta palkanlaskennassakin on helppo toimia. Ymk:lla on esimerkiksi käytössään sähköinen rekrytointilomake, jossa koko prosessi ja sen vaiheet ja vaadittavat lomakkeet on kuvattu. Näin rekrytointia harvemminkin tekevä henkilö osaa toimia oikein. Ymk:n tavoitteena on, että uuden henkilön aloittaessa hänellä on käytössään kaikki tarvittava: henkilöstökortti, mahdollinen tarkastajakortti, avaimet jne. Ennen ensimmäistä työpäivää on työsopimus allekirjoitettu ja perustietoilmoitus toimitettu paperisena Talpaan. Periaatteessa palkkakin al- tiedottaa 3 2010 5
Palkanlaskenta kaa juosta jo ennen kuin henkilö aloittaa, lisät maksetaan takautuvasti. Ymk:n sihteerit tai rekrytoiva esimies usein itse vastaavat viranhoitomääräysten ja työsopimusten käytännön tuottamisesta, mutta ennen Talpaan lähetystä paperit käyvät vielä minulla tarkistettavina, kertoo Mauno. Se, että kaikki tiedot ovat alusta asti oikein ja että kaikki osapuolet toimivat samojen askelmerkkien mukaan, helpottaa asian etenemistä myös Talpan päässä, toteaa Stigu. Asiat kerralla oikein Ymk siirtyi lokakuun alussa käyttämään ehijatin sähköistä palvelukseenotto -toimintoa, mikä jouduttaa asioiden etenemistä entisestään. Verokortti ja työtodistusten kopiot toki edelleen kulkevat Talpaan kuriiripostilla. Sama sähköisessä muodossa oleva tieto on käytössä kaikilla, eikä enää yksittäisissä papereissa. Ymk oli ensimmäisten hallintokuntien joukossa myös ottaessaan kesäkuussa käyttöön sähköiset sairaus-/tapaturma-, kuntoutus- ja perhevapaalomakkeet. Sähköisyys ja valmiit toimintamallit vähentävät virheiden määrää, toteavat Stigu ja Mauno. Sähköisten ja yhteisten prosessien sujuvuus kuitenkin edellyttää, että siihen osallistuvat hoitavat oman osuutensa sovitusti. Oman haasteensa tähän tuo jatkuva muutos, esimerkiksi organisaatiorakenteissa. Organisaatiomuutoksista pitäisi kertoa Talpaan hyvissä ajoin, mikä ei tietenkään aina ole käytännössä edes mahdollista. Samalla, kun rutiinitöitä on sähköistetty, on tullut enemmän tarvetta tuntea molempien osapuolten toimintaa ja prosesseja, miettivät Stigu ja Mauno. Esimerkiksi Ymk:lla on jatkuvasti käynnissä erilaisia hankkeita ja projekteja, joissa on mukana erilaisia asiantuntijoita, hyvinkin erilaisilla työsopimuksilla, -ehdoilla ja -kestoilla. Myös työkokemuksen ja koulutusten kirjo on tänä päivänä suuri, mikä edellyttää alan tuntemusta mietittäessä palkkaa ja palkkaan liittyviä lisiä. Mauno on yleensä merkinnyt hyväksiluettavat työkokemukset työtodistuksiin jo valmiiksi, mikä helpottaa niiden läpikäyntiä, kiittelee Stigu. Monta toimijaa ja työvälinettä Erikoisosaamista tarvitaan entistä enemmän ja molemmin puolin, toteavat sekä Stigu että Mauno. Talpalla tämä tarkoittaa lainsäädännön, sopimusmuutosten, verotuksen ja palkkakirjanpidon tuntemista. Asiakkaalle päin tämä näkyy Talpan palkanlaskentapalvelun lisäksi esimerkiksi entistä konsultoivampana roolina palkkahallinnon asioissa. Talpan palkanlaskenta tekee asiakasvirastojen lisäksi tiivistä yhteistyötä myös Kevan, Kelan, vakuutusyhtiöiden ja verottajan kanssa. Tärkeitä työvälineitä palkkasihteereille ovat työehtosopimukset, joiden syvällinen tuntemus on palkanlaskennassa välttämätöntä. Asiakasvirastojen esimiehet ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat toimivat tärkeänä linkkinä palkansaajien ja Talpan välillä. Mauno kertoo, että viraston HR-asiantuntijana hän tukee Ymk:n esimiehiä ja yksiköitten sihteereitä henkilöstöhallinnon päätöksiin liittyvissä asioissa. Tarvittaessa järjestän ajankohtaisista asioista koulutusta, viimeisimpänä sihteereille tarkoitettu ehijatin palvelukseenotto-koulutus. Talpan palkanlaskentaosasto vastaa siitä, että palkat, palkkiot ja eläkkeet ovat oikeaan aikaan maksussa. Yksikössä hoidetaan niin kuukausi- ja tuntipalkkaisten kuin opettajienkin palkanlaskenta, samoin kaupungin vanhan eläkejärjestelmän mukaisten eläkkeiden maksatus. Palkanlaskenta ylläpitää myös palvelussuhde- ja poissaolotietoja, hakee Kela- ja Pohjola-korvaukset, laatii palkka- ja palvelutodistukset sekä valmistelee henkilökohtaisten lisien vuosisidonnaisten osien ja ammattilisien laskennan, Kuntaliiton ja Helsingin kaupungin mitalit. Palkanlaskennassa hoidetaan myös palkkakirjanpito ja viranomaistietojen ilmoittaminen. Joidenkin virastojen vakanssirekisterit ylläpidetään Talpassa. Palvelusopimukset palkanlaskennan työnjaosta vaihtelevat. Kaikki asiakasvirastojen työnjakotaulukot sekä Talpan prosessi- ja palvelukuvaukset löytyvät Helmi-intrasta, Talpa palvelee -sivustolta. tiedottaa 3 2010 6
Laske siirtyy toteutusvaiheeseen Laske-tietojärjestelmän sopimukset on allekirjoitettu ja toteutus voi alkaa. Ensimmäiseksi suunnitellaan laskentarakennetta ja järjestelmän perustoiminnallisuuksia. Kesäkuun alussa tehdyllä hankintapäätöksellä valittiin Siemens toteuttamaan kaupungille uusi laskentajärjestelmä. Hankittava järjestelmä pohjautuu SAPtuotteeseen. Elokuussa käytyjen sopimusneuvotteluiden jälkeen työt järjestelmätoimittajan kanssa ovat alkaneet; hankkeen käynnistystilaisuus järjestettiin syyskuun puolivälissä. Vuoden 2012 alusta lähtien Talpa tuottaa asiakkailleen Laske-järjestelmällä seuraavia palveluita: n Ulkoinen ja sisäinen laskenta n Käyttöomaisuuden hallinta n Laskutus n Myynti- ja ostoreskontra. Uusi laskentajärjestelmä korvaa nykyisin käytössä olevat AdeEko-tuoteperheen järjestelmät sekä ProE-laskutusjärjestelmän. Laskentajärjestelmän uusiminen ei poista nykyisin käytössä olevia hankintojen, ostolaskujen käsittelyn, taloussuunnittelun ja raportoinnin tietojärjestelmiä. Laatua ja laaja-alaisuutta raportointiin Laskentajärjestelmien uusimisissa keskeisin tavoite on kehittää talouden raportointia laadukkaammaksi, ajantasaisemmaksi ja laajaalaisemmaksi. Raportoinnin tehostamisella halutaan erityisesti tukea virastojen ja liikelaitosten sekä koko kaupungin johtamista. Tärkein osatekijä raportoinnin kehittämisessä on laskentarakenteen uusiminen, jossa huomioidaan nykyisin käytössä olevien rakenteiden lisäksi myös tämän hetkiset haasteet, joita on tunnistettu ennen tietojärjestelmän kilpailutusta toteutetussa määrittelyprojektissa. Syksyn aikana muodostetaan nykytilanteen ja kehittämistarpeiden pohjalta Laske-järjestelmässä käytettävä laskentarakenne huomioiden modernin tietojärjestelmän tuomat uudet mahdollisuudet. Syksyn aikana käydään laskentarakenteen lisäksi läpi myös erilaisia tietokokonaisuuksia. Näitä ns. master-tietoja ovat esim. toimittaja- ja asiakasrekisteri sekä laskutuksessa käytettävät nimikkeet. Master-tietojen osalta määritellään missä tietojärjestelmässä niitä ylläpidetään ja mitä tietoja integroidaan Laske-järjestelmään. Laskentarakenteen ja master-tietojen suunnittelun rinnalla käynnistetään varsinainen Laske-järjestelmän toiminnallinen suunnittelu ja prosessien kehittäminen. Tämä työ jatkuu koko loppuvuoden ajan ja järjestelmän määritykset valmistuvat vuoden vaihteeseen mennessä. Määritysten perusteella järjestelmätoimittaja tuottaa tulevasta järjestelmästä prototyypin, jonka avulla saadaan parempi ymmärrys uudesta laskentajärjestelmästä ja sen toiminnallisuuksista. pirkko tiainen Haussa osaavia resursseja Laske-hankkeeseen on nimetty johto- ja ohjausryhmät sekä hanketoimistoon kahdeksan kokoaikaista henkilöä. Näiden lisäksi tullaan hankkeessa tarvitsemaan suuri määrä virastojen ja liikelaitosten asiantuntijoita. Monien asiantuntijoiden kanssa on jo alustavasti keskusteltu toimimisesta hankkeessa, mutta nämä keskustelut jatkuvat vielä. Koko hanketoimiston väki toivookin kaikilta myönteistä ja kehittämislähtöistä suhtautumista, kun puhelin soi ja sinua pyydetään asiantuntijaksi Laske-hankkeeseen. Lisätietoja hankkeesta, hankeorganisaation yhteystiedot sekä ajankohtaista informaatiota saat Helmen sivuilta: http://helmi/yhteisetpalvelut/laske. Sami Rantanen Laske-hankepäällikkö Hankkeen käynnistystilaisuus järjestettiin 16.9.2010 kaupunginvaltuuston istuntosalissa. Laske-hankkeen logon on suunnitellut graafikko Marita Haukemaa. tiedottaa 3 2010 7
Edellytä toimittajalta verkkolaskua Viime vuonna Talpa tiedotti sekä toimittajia että asiakkaitaan Helsingin kaupungin linjauksesta ottaa vastaan pelkästään verkkolaskuja. Verkkolaskuosuus kasvoi silloin jonkin verran, mutta näyttää nyt jääneen noin 60 % tasolle. Toimittajilta tulisi aina hankintaa/ sopimusta tehtäessä pyytää laskutusta verkkolaskuina. Mikäli toimittajalla ei ole omaa verkkolaskutuksen mahdollistavaa järjestelmää käytössään, voi verkkolaskuja lähettää ilmaiseksi pienille toimittajille suunnatun Basware Supplier Portalin kautta. Linkki sovellukseen on http://bsp.basware.com/ ja se löytyy myös Kostin tilauslomakkeen kohdasta Verkkolaskuosoite. Ohjelman käytössä neuvoo Talpan ostolaskuosaston järjestelmävastaava Suvi Nyberg, suvi.nyberg@hel.fi, puh. 310 25185. Oheisesta taulukosta voi kukin Talpan asiakasvirasto nähdä oman verkkolaskuosuutensa tammi elokuulta 2010 ja ottaa jälleen hankintoja tekevän henkilöstönsä kanssa esiin tarpeen ryhtyä kasvattaman verkkolaskuosuutta. Talpan Ostolaskut-sivustolta Helmestä löytyy verkkolaskutukseen liittyvää ohjeistusta ja tietoa. Virasto/liikelaitos Verkkolaskujen osuus Keskusvaalilautakunta 95,5 % Kiinteistövirasto 76,3 % Kaupunginkirjasto 75,9 % Tarkastusvirasto 69,7 % Taloushallintopalvelu-liikelaitos 68,7 % Pelastuslaitos 67,8 % Hallintokeskus 67,0 % Tietokeskus 65,4 % Korkeasaaren eläintarha 64,9 % Hankintakeskus 63,6 % Sosiaalivirasto 62,9 % Liikuntavirasto 61,0 % Nuorisoasiainkeskus 60,5 % Talous- ja suunnittelukeskus 59,8 % Suomenkielinen työväenopisto 59,8 % Kaupunkisuunnitteluvirasto 59,6 % Oiva Akatemia -liikelaitos 59,3 % Rakennusvalvontavirasto 59,2 % Tukkutori 56,7 % Ympäristökeskus 56,4 % Kaupunginmuseo 56,1 % Kulttuurikeskus 52,0 % Opetusvirasto 51,5 % Ruotsinkielinen työväenopisto 51,1 % Asuntotuotantotoimisto 49,8 % Taidemuseo 48,5 % Terveyskeskus 44,9 % Henkilöstökeskus 44,7 % Työterveyskeskus 39,2 % Kaupunginorkesteri 28,2 % Verkkolaskutuksessa laskut saapuvat perille nopeasti, hyväksymiskierto sujuu joutuisasti ja laskut maksetaan ajallaan. Laskunkäsittelyn nopeutuessa ja epäselvyyksien vähentyessä verkkolasku tuo merkittäviä kustannussäästöjä sekä laskuttajalle että vastaanottajalle. Palveluraportointi on toteutettu siten, että ensimmäisenä näkymänä avautuu automaattisesti Talpan palvelut yhteensä. Ylhäällä oikealla olevasta alasvetovalikosta voi valita haluamansa viraston tiedot. http://helmi/talpa/talpapalvelee/documents/virastomittaristo%2022092010.swf Talpan tuottamien palvelujen raportointi asiakkaille Asiakasvirastoilla on nyt mahdollisuus seurata toteutuneita palvelujensa lukumääriä sekä palvelujen tunnuslukuja Talpan Helmiintran kautta. Palveluraportointi tehdään Talpa palvelee -sivuston kautta. Tällä hetkellä nähtävillä on puolivuotistilanne eli luvut vuoden alusta kesäkuun loppuun, seuraava raportointi tehdään syyskuun lopun tilanteesta. Tarkoitus on, että jatkossa Talpan palvelujen toteutuneet lukumäärät raportoidaan kuukausittain. Raportin ulkoasua ja osin myös tietosisältöä hiotaan vielä edelleen. Halusimme kuitenkin jakaa uudistuneen raportoinnin hieman keskeneräisenä jo nyt. Toivomme, että virastot voivat hyödyntää palvelumäärien avointa ja säännöllistä raportointia työkaluna myös oman toimintansa seuraamisessa. Palautetta ja kehitysehdotuksia raportointiin liittyen voi lähettää sähköisesti os. talpa.asiakkuudenhallinta@hel.fi Page 1 of 1 4.10.2010 tiedottaa 3 2010 8
Talpa mukana Arska-projektissa Helsingin rakennusten piirustukset saa nyt verkosta Palkanlaskennan prosessivastaavat koolla Rakvv julkaisi lokakuun alussa Arska-nimisen avoimen internet-palvelun, jota kautta kuka tahansa voi hankkia kopioita helsinkiläisten rakennusten rakennuspiirustuksista. Talpa oli projektissa tiiviisti mukana määrittelemässä ja testaamassa palvelun VETUMA-maksamisen ja kirjanpitoliittymän toteutusta. Arska-palvelun kautta löytää lähes jokaisen Helsingissä sijaitsevan rakennuksen rakennuspiirustukset; tietokannassa on jo lähes kaksi ja puoli miljoonaa rakennuspiirustusta. Kopiot ovat digitoituja jäljennöksiä alkuperäisistä paperisista rakennuspiirustuksista. Piirustukset maksavat kolme euroa kappale niiden tyypistä riippumatta. Valitut piirustukset maksetaan verkkopankkitunnuksia käyttäen ostajan verkkopankissa. Maksamisen jälkeen kuvat voi palvelun kautta ladata omalle koneelleen tai käydä lataamassa latausosoitteesta, joka on voimassa kaksi viikkoa maksamisen jälkeen. Arskan, kuten kaikkien Helsingin kaupungin sähköisten palveluiden käyttö vaatii vahvaa tunnistautumista, joka on toteutettu käyttäjän henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Verkkotunnistautuminen suoritetaan käyttäjän oman pankin sivustolla, josta palataan sähköiseen asiointiin. Lue lisää VETUMA (VErkkoTUnnisteMAksaminen) -tunnistautumispalvelusta. Arskan VETUMA-maksamisen viiterakenteen määrittelystä, testiaineiston tarkastamisesta ja hyväksynnästä vastasi Talpa. Talpa vastasi myös Arskan AdeEko-kirjanpitoliittymän määrittelystä, testiaineiston tarkastamisesta ja hyväksymisestä. Arska-asiointisovelluksen myötä toteutettiin, testattiin ja otettiin käyttöön ensimmäisenä Suomessa VETUMA-palveluun lisätty pankkien maksukyselyyn perustuva ostajan maksusuorituksen tarkastus. Tämä on erittäin tärkeä parannus, niissä tapauksissa, että piirustuksia ostavan asiakkaan maksusuorituksessa tapahtuu jokin häiriö. Näin saadaan varmistettua hyvä asiakaspalvelu rakennusvalvontavirastossa myös poikkeustilanteissa. Parannuksella varmistetaan myös se, että pankkiin saatu raha ja Arskan kirjanpitoaineisto täsmäävät. Tämä virtaviivaistaa viraston prosesseja poistamalla työlään manuaalisen täsmäämisen. Arska on osa Helsingin kaupungin sähköistä ja vuorovaikutteista asiointipalvelua, joka on saumattomasti yhdistetty kaupungin muihin tietojärjestelmiin. Näin kuntalainen voi keskitetysti ja tietoturvallisesti asioida sähköisesti yhdessä paikassa, kolmella kielellä ja ympäri vuorokauden. Samalla tavoitteena on edistää kaupungin tuottavuutta poistamalla käsin tehtäviä työvaiheita. Palvelu on osoitteessa https://asiointi.hel.fi tuija johansson Palkanlaskennan prosessivastaavat kokoontuivat 13.10.2010 keskustelemaan ajankohtaisista teemoista. Palkkatarkastuksesta olivat kertomassa tarkastuspäällikkö Marjo Niska-aro ja sisäinen tarkastaja Tapani Tuovinen. Lisäksi kuultiin palkanlaskennan järjestelmähankkeista ja ehijatista, Laske-hankkeesta sekä osastopäällikkö Eija Keräsen ajankohtaiskatsaus. Kumppanikoodi mikä se on ja mihin sitä tarvitaan? Ostolaskujen käsittelyssä, myyntilaskutuksessa, palkanlaskennassa ja kirjanpidossa seurataan Helsingin kaupunkikonsernin tapahtumia kumppanikoodia käyttäen. Kumppanikoodi kertoo, onko tapahtuma n ulkoinen (kuntalaisasiakkaat, ulkopuoliset yritykset, valtio, muut kunnat, henkilöstö yms.), n kaupunkikonsernin sisäinen (tytäryhteisöt, tytärsäätiöt ja jäsenkuntayhtymät), n kaupungin sisäinen (muut virastot ja liikelaitokset) vai n viraston sisäinen (vain terveyskeskuksessa ja sosiaalivirastossa). Kumppanikoodi on otettu käyttöön sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäysten helpottamiseksi. Muutokset tunnisteissa kerrotaan kumppanikoodiluettelon päivityksissä. Kumppanikoodin käyttöohje ja kumppanikoodiluettelo ovat Helmessä: Talpa palvelee > Kirjanpitopalvelut > Kirjanpidon ohjeet ja lomakkeet > Tilipuitteet Tilinpäätöksessä sisäinen kaupankäynti on eliminoitava. Kun käytämme kumppanikoodia pitkin vuotta oikein, sujuu sisäisten erien (mm. sisäiset tuotot ja kulut tai sisäiset saamiset ja velat) eliminointi tilinpäätösvaiheessa helpommin. Se on kaikkien etu. Maija Voutilainen osastopäällikkö tiedottaa 3 2010 9
Sähköiset poissaololomakkeet käytössä Henkilöstöhallinnon sähköiset poissaololomakkeet siirrettiin samaan palveluun vuosilomalomakkeiden kanssa syyskuun alusta alkaen. Poissaololomakkeilla voi hakea virka-/työvapaata mm. sairauden/tapaturman, kuntoutuksen, perhevapaiden, opiskelun, yksityisasioiden tai toisen tehtävän hoidon vuoksi. Yhteyshenkilöt Talpassa ovat Irmeli Mäkitalo, Kristiina Lindqvist ja Kari Kallio. Lue lisää sähköisten lomakkeiden käyttöönotosta. Tulostilien kirjausohjeet 2010 Kirjausohjeet on tallennettu Helmi-intraan kohtaan Yhteiset palvelut / Taloushallintopalvelut / Kirjanpitopalvelut / Kirjanpidon ohjeet ja lomakkeet / Tilipuitteet. Linkki Ohjeeseen tehdyt oleellisimmat muutokset koskevat arvonlisäverotusta. 1.1.2010 ja 1.7.2010 voimaan tulleista muutoksista on tiedotettu erikseen. Ohjeessa ei enää ylläpidetä palkkojen ja palkkioiden osalta palvelussuhdelajeja ja Hijat-koodeja, koska palkkahallinto ohjeistaa ne erikseen. Hanna Kuittinen suunnittelija Talpan asiakastyytyväisyyskysely marraskuussa Talpan asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan marraskuussa digium-kyselynä ja sen toteutuksesta vastaa Oiva Akatemia. Linkki kyselyyn lähetetään sähköpostitse Talpan asiakasvirastojen virastopäälliköille ja palvelusopimusten vastuuhenkilöille, talous- ja palkkahallinnon prosesseista vastaaville henkilöille (talouspäälliköt, -sihteerit ja -suunnittelijat, henkilöstöpäälliköt ja -sihteerit) sekä esim. BIP- ja M2-yhteyshenkilöille. Viime vuonna kysely lähetettiin 820 henkilölle ja vastausprosentiksi saatiin 32. Mikäli saat tänä vuonna kyselyn, mutta et ole käyttänyt Talpan palveluja, pyydämme, että välität linkin virastossasi eteenpäin oikealle henkilölle tai henkilöille. Mikäli taas et saa kyselylinkkiä, mutta kuuluisit kohderyhmään, otathan yhteyttä os. talpa.asiakkuudenhallinta@hel.fi. Nimitykset, organisaatiouutiset Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpitopäällikkö Jaana Karnijoki jäi eläkkeelle 1.7.2010. Laskutus Suoritukset ja täsmäykset palvelualueella aloitti 1.9.2010 Pekka Sarniola palveluvastaavana. Salla Backman toimii Laskutus-palvelualueen palveluvastaavana 4.10.2010 31.3.2012 Päivi Lahden työskennellessä Laske-hankkeessa. Ostolaskut Täsmäys ja kierrätys II -palvelualue n Marja Helinko palasi hoitovapaalta 30.8.2010. n Mervi Varjela vuorotteluvapaalla 20.9.2010 14.8.2011. n Marita Koponen jatkaa Mervi Varjelan vuorotteluvapaan sijaisena. Kirjanpidon siirrot ja oikaisut -palvelualue Perustiedot ja toistuvaislaskut -palvelualueen esimies Anne Räsänen (puh. 310 86323, sähköposti anne-maria.rasanen@ hel.fi) toimii 1.10.2010 alkaen palveluvastaavana myös kirjanpidon siirrot ja oikaisut -palvelualueella. Lahja Vennola nimettiin lokakuun alusta lähtien ostolaskuosaston suunnittelijaksi ja hänen tehtäviinsä kuuluvat mm. ostolaskuprosessin ja toiminnan kehittäminen, ostolaskuihin ja niihin liittyvien muistiotositteiden kirjanpidolliset selvittelytyöt, kehittäminen ja ohjeistus sekä tilipäätökseen liittyvien tehtävien organisointi ja ohjeistus. Palkanlaskenta Palvelualue 6 (terveyskeskuksen Kaupunginsairaala-, Terveysasema-, Psykiatria- ja Suun terveydenhuolto-osaston palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasiat) n Palkkasihteeri 1.4.2010 alkaen Markku Ahola n Palkkasihteeri 1.9.2010 alkaen Kati Jääskeläinen n Eläkkeelle jääneet: palkkasihteeri Asta Seppi 1.4.2010, palkkasihteeri Sirkka-Liisa Villanen 1.8.2010 ja palkkasihteeri Riitta Elovaara 1.9.2010 alkaen. n Palveluvastaava Päivi Quandt työvapaalla 26.7. 25.11.2010, sijaisena Maija Husso. n Aili Saaresto palvelualue 4:lta jäi eläkkeelle 1.9.2010. Jaana Karnijoki ja Salla Backman. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 3 2010 10