Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu Lahti puh. (03)

Transkriptio

1 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Ympäristöterveydenhuollon tietojärjestelmät 1 REKISTERIN PITÄJÄ Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Keskussairaalankatu Lahti puh. (03) REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ Rekisteriasioista vastaava henkilö on ympäristöterveydenhuollossa Ympäristöterveyskeskuksen johtaja Pentti Lampi Keskussairaalankatu Lahti puh: (03) , pentti.lampi@phsotey.fi 3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän toimialat ovat erikoissairaanhoito, sosiaali- ja perusterveydenhuolto sekä ympäristöterveydenhuolto. Kuntayhtymä, jonka käyttönimi on Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä, antaa erikoissairaanhoidon palveluja 15 jäsenkunnalle (Artjärvi, Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Hämeenkoski, Iitti, Kärkölä, Lahti, Myrskylä, Nastola, Orimattila, Padasjoki, Pukkila ja Sysmä). Sosiaali- ja perusterveydenhuollon palvelut yhtymä tuottaa 8 kunnalle (Artjärvi, Hartola, Iitti, Myrskylä, Nastola, Pukkila, Orimattila ja Sysmä). 1(5)

2 Ympäristöterveydenhuollon palveluja annetaan 11 kunnalle (Artjärvi, Asikkala, Hartola, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Myrskylä, Nastola, Orimattila, Padasjoki ja Pukkila). Lisäksi Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä ja Padasjoki ovat siirtäneet yhtymään lähipalveluina tuotettavat laboratorio- ja kuvantamispalvelut, lääkehuollon sekä apuvälinehuollon toiminnan perusapuvälineiden osalta. Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän potilastietojärjestelmissä olevia asiakkaan tietoja käytetään asiakkaan terveydenhoidon ja sairaanhoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin sekä laskuttamiseen. Järjestelmien tietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja laskuttamiseen sekä tilastoinnin hoitamiseen. Käsiteltävät tiedot kattavat kunkin toimialan väestöpohjan tiedot. 4 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Viranomaistoiminta Asiakassuhde Raportointivelvollisuus valtion viranomaisille Kansanterveyslaki Henkilötietolaki Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista Terveydensuojelun erityislait, kuten Terveydensuojelulaki, Elintarvikelaki ja Eläinlääkintähuoltolaki Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta 5 REKISTERIN NIMI Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän asiakas/toimija/valvontakohderekisteri ja eläinlääkinnän asiakasrekisteri 6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ a) Manuaaliset aineistot Asiakirjat arkistoidaan lainsäädännön ja arkistosäädännön mukaan. b) tietojärjestelmiin tallennetut tiedot SYSOPEN DIGIA Tarkastaja (terveydensuojelu) Provet GP (2009 alkaen, eläinlääkintä) Hallinnolliset tiedot: Yritystunnus (kuluttaja tai toimija); henkilötunnus jos Y-tunnusta ei saada Toimija, toiminto ja toimipaikka (valvontakohde) Toimipaikan ja toimijan nimi, osoite- ja yhteystiedot Kohdeluokat/toimialaluokat Palvelutoimintaan kohdistettavat suoritteet, esimerkiksi puhelinneuvonta, neuvontaja konsultaatiokäynnit, ennakkolausunnot, päätökset ja tarkastukset, näytteenotot ja mittaukset sekä eläinlääkinnän suoritteet suoritekäsikirjanpidon mukaan. Tutkimustulokset Hallinnolliset toimenpiteet kuten kehotukset, määräykset ja kiellot Tilastotapahtumat Terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat tiedot: Sairauden määrittely ja määrittelyn perusteet 2(5)

3 Suoritetut tutkimukset/konsultaatiot tuloksineen ja lausuntoineen Hoidon suunnittelu ja hoitopäätökset perusteluineen Hyötyeläimen syntymätunnus Tilatunnus hyötyeläimet Lemmikkieläimen nimi Näytetuloksista laaditut tietokannat Annettu hoito ja lääkinnällinen kuntoutus sekä niiden vaikutus merkitään potilaskertomukseen ja lehmäkorttiin Toimenpiteet koodeineen Lopullinen taudinmääritys (diagnoosit koodeineen) Jatkohoitosuunnitelma ja jatkohoito-ohjeet Tautirekistereihin lähetetyt ilmoitukset Annettujen lausuntojen ja lähetteiden kopiot Laskutustiedot: Eläinlääkäreiden palkkiotapahtumat ja tuntikertymät Laskutettavat tapahtumat kuukausittain Suoritukset Virkatehtävät ympäristöterveydenhuollon maksutaksan mukaisesti Asiakastietojen perusteella 7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Toimijan/Henkilötietoja päivitetään asiakkaalta tai hänen edustajaltaan suoritteen, esim. tarkastus, yhteydessä saaduilla tiedoilla. Ostettujen laboratoriopalvelujen laskut tulevat palvelujen tuottajilta ja syötetään järjestelmään. Muut rekisteröitävät tiedot syntyvät asiakassuhteen kuluessa. Terveydenhuollon ammattihenkilöt rekisteröivät potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot järjestelmään. Laskujen suoritukset pääsääntöisesti saadaan pankeista. 8 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä, ellei lainsäädäntö toisin määrää (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta) ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla. Eviran valtakunnalliseen tietokantaan toimitetaan Elintarvikelain mukaiset valvontakohdetiedot. Eläintautilain mukaiset tietojen luovutukset. Kansanterveyslaitokselle tehdään tartuntatauti-ilmoitukset. Järjestelmästä voidaan välittää laskutustietoja reskontra-järjestelmään. Palkkiotapahtumia koskevat tiedot luovutetaan palkanlaskentaan. Perintätoimien jälkeen edelleen maksamatta olevista laskuista toimitetaan tiedot joko ulosottoviranomaisille paperilla tai valtakunnalliseen ulosottojärjestelmään konekielisenä. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista) 3(5)

4 9 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Asiakaskastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Eläinlääkäreillä on salasanat tietojärjestelmään. Tarkastajaohjelman käyttäjillä on käyttäjätunnus ja salasana. Terveydensuojelun ja eläinlääkintähuollon järjestelmiä käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hoidetaan asiakkaan tietojen ylläpito, palveluiden tuottaminen, laskutus ja tilastointi. 10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Käyttöoikeuden saaminen Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän sähköisiin potilastietojärjestelmiin edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Sosiaali- ja terveysyhtymän alueelle muodostetaan yhteinen verkko, johon kaikki kirjautuvat. Sovellusten käyttöoikeushallinta suoritetaan keskitetysti, automaattisesti ja tietoturvallisesti käyttäen avaintietolähteenä henkilöstötietojärjestelmää. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Palvelinhallinta hoidetaan keskitetysti tietohallinnon toimesta. Rekisterissä olevien henkilötietojen käyttöoikeus perustuu asiakassuhteeseen tai virkatehtävien hoitoon tai käyttäjän tehtävän mukaiseen tarpeeseen. Käytöstä jää rekisteriin käyttäjätunnus ja käyttöaika. Eläinlääkinnän verkko jakaantuu yleiseen ja henkilökohtaiseen osaan. 11 REKISTERIEN YHDISTÄMINEN Sähköisten potilastietojärjestelmien ja sosiaalitoimen järjestelmän henkilörekistereitä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. Laboratoriovastausten tiedonsiirto sähköisesti Tarkastaja-ohjelmaan. Eviraan Elintarvikelain mukaiset kohdetiedot. 12 HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään sähköisten potilastietojärjestelmien aktiivikannoissa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 13 REKISTERÖIDYN INFORMOIMINEN Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa. 4(5)

5 14 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön loki- ja kertomustiedoista henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Yksikön vastuuhenkilö päättää kertomustietojen antamisesta ja lokitietojen osalta tietojen antamisesta päättää rekisterinpitäjän edustaja, joka on ympäristöterveydenhuollossa ympäristöterveyskeskuksen johtaja. 15 REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän hallitus päättää rekisterinpidon vastuuhenkilöstä/henkilöistä, jotka voivat määrätä rekisterinpitäjän tehtäviä alaisilleen viranhaltijoille Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii Rekisteriselosteen laatimisesta Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan Rekisterin käytön ylläpidosta Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään 16 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ Rekisteriasioita hoitavat sähköisten tietojärjestelmien pääkäyttäjät ja vastuuhenkilöt. 16a rekisteriselosteen laatiminen ja saatavilla olo Rekisteriseloste laaditaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja se tarkistetaan lainsäädännön muuttuessa. Virallinen rekisteriseloste on Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kirjaamossa, Keskussairaalankatu 7, Lahti. Rekisteriseloste on nähtävillä myös yhtymän internet-sivuilla. 17 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii rekisterinpitoon liittyvistä tarpeellisista ohjeista ja henkilökunnan koulutuksen järjestämisestä. 18 SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTEISTA ILMOITTAMINEN Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii seurannan järjestämisestä. 5(5)