YRITYSTEN KOKEMUKSIA ITMYLLY-HANKKEESTA

YRITYSTEN KOKEMUKSIA ITMYLLY-HANKKEESTA Jyväskylässä 4.3.2007 Milla Lewandowski

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 1.1 KEHITTÄMISTOIMINTA... 1 1.2 OSALLISTUNEET YRITYKSET... 1 2 SELVITYKSEN TOTEUTUS... 2 3 KEHITTÄMISTOIMINNAN SISÄLLÖT... 2 4 KEHITTÄMISTOIMINNAN VAIKUTUKSET... 3 5 JATKOKEHITTÄMISEN TARPEET... 5 6 TYÖLLISYYSVAIKUTUKSET... 5 LIITE 1: KYSELYLOMAKE... 6

1 1 Johdanto ITMylly-hanke perustui Keski-Suomen maakuntasuunnitelmaan, Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikkaa toteuttavien Keski-Suomen tavoite 1- ja 2-ohjelmien sekä tavoite 3-ohjelman keskeisiin tavoitteisiin. Hankkeessa kehitettiin Pohjoisen Keski-Suomen alueen pk-yritysten tietoteknistä osaamista ja tietotekniikan hyödyntämistä yritysten liiketoiminnassa. Kehittäminen tapahtui opiskelijoiden toimesta osana työssäoppimisjaksoja sekä alueen kehittämisyhtiöiden ja koulutus- ja konsultointiyritysten kautta asiantuntijoiden toteuttamana. Hanke toteutettiin pohjoisessa Keski-Suomessa Saarijärven-Viitasaaren seutukunnalla aikavälillä 1.1.2007-29.2.2008. 1.1 Kehittämistoiminta Yritysten kehittämistoiminta hankkeessa toteutettiin seuraavien toimenpiteiden avulla: 1. Opiskelijoiden toteuttama tietotekniikan vierikoulutus. 2. Asiantuntijan tarjoama koulutus, konsultointi tai liiketoiminnan kehittämisprojekti. Opiskelijat vierikouluttivat yrityksissä tietotekniikan perusteita osana työssäoppimisjaksojaan. Tietotekniikan perusteiden vierikoulutuksen lisäksi hankkeessa toteutettiin syvemmälle menevää tietotekniikan ja liiketoimintaprosessien kehittämistyötä yrityksissä. Tämä tapahtui tarjoamalla koulutusta, konsultaatiota ja kehittämisprojekteja yrityksille kehittämisyhtiössä toimivien yhteyshenkilöiden tai tietotekniikka- ja koulutusalan yrityksen toteuttamina. Asiantuntijatasoinen kehittämistoiminta kohdistui asioihin, jotka vaativat laajempaa tietotekniikan ja liiketoimintaprosessien asiantuntemusta. Yritysten tietotekninen kehittäminen tapahtui joko opiskelijan, kehittämisyhtiössä toimivan tukihenkilön tai tietotekniikka- ja koulutusalan yrityksen toteuttamana riippuen siitä, oliko opiskelijatyövoimaa saatavilla ja mitkä olivat kehitettävät sisällöt yrityksissä. 1.2 Osallistuneet yritykset ITMylly-hankkeessa tietotekniikka- ja liiketoimintaosaamista kehitettiin 43:ssa yrityksessä pohjoisen Keski-Suomen alueella, Saarijärven-Viitasaaren seutukunnassa. Saarijärven alueelta hankkeen kehittämistoimintaan osallistui 14 yritystä ja Viitasaaren alueelta 29 yritystä. Saarijärven seudun yrityskehittämisprojektit olivat sisällöltään laajoja ja kestoltaan pitkiä liiketoiminnan kehittämiseen tähtääviä projekteja. Viitasaaren seudun kehittämistoiminta oli sisällöllisesti pienimuotoisempaa ja osallistuvia yrityksiä oli täten enemmän. Hankkeeseen osallistuneista yrityksistä suurin osa, 29 yritystä, osallistui asiantuntijatasoiseen kehittämistoimintaan. Opiskelijan toteuttamaan vierikoulutukseen osallistui 14 yritystä. Hankkeeseen osallistuneet pk-yritykset toimivat eri aloilla. Edustettuina olivat mm. teollisuus, maatalous, palveluala sekä terveydenhoito. Useimmat osallistuneet yritykset olivat mikroyrityksiä, joissa työntekijöitä on alle viisi.

2 Usein ainoastaan muutama yrityksen työntekijä osallistui kehittämistoimintaan, mutta osallistujien määrä vaihteli yhdestä 20:een. Yritysten hankkeeseen käyttämä aika vaihteli muutamasta tunnista aina yli sataan tuntiin. Toteutetut kehittämistoimet ja projektit vaihtelivat siten sisällöltään ja kestoltaan merkittävästi. 2 Selvityksen toteutus ITMylly-hankkeeseen osallistuneilta yrityksiltä kerättiin palautetta WWW-kyselylomakkeella, jonka avulla kerättyyn aineistoon tämä raportti perustuu. Kaikkia hankkeeseen osallistuneita yrityksiä pyydettiin antamaan palautetta kehittämistoiminnasta ja hankkeesta yleensä WWW-kyselylomakkeella (LIITE 1). Osallistuneista 43 yrityksestä 16 vastasi kyselyyn. Vastausprosentti kyselyyn on siten 37%. Kyselylomakkeen osa-alueet: Yrityksen perustiedot Kokemukset tietotekniikan ja liiketoiminnan kehittämisestä Työllisyysvaikutukset 3 Kehittämistoiminnan sisällöt Suurin osa kyselyyn vastanneista yrityksistä osallistui asiantuntijan tarjoamaan kehittämistoimintaan hankkeessa (n=13). Opiskelijan toteuttamaan vierikoulutukseen vastaajista osallistui vain kolme yritystä. Kyselyyn vastanneissa yrityksissä toteutetut kehittämistoimenpiteet vaihtelivat suuresti yritysten välillä. Yleisin kehittämisen sisältö oli www-sivujen tuotannon ja päivittämisen koulutus (n=9). Myös toimisto-ohjelmien käyttöön sekä ohjelmistojen hankintaan ja asentamiseen kohdistunut koulutus ja konsultointi olivat melko yleisiä (n=4). Seuraavaan taulukkoon on koottu kyselyyn vastanneissa yrityksissä toteutetut kehittämistoimenpiteet. TAULUKKO 1. Kehittämisen kohteet yrityksissä. Kehittämistoimenpiteet % (n = 16) WWW-sivujen tuottaminen ja päivitys 56 % Toimisto-ohjelmien käyttö 25 % Ohjelmistojen hankinta, asentaminen ja päivitys 25 % Internetin käyttö 19 % Tiedon hallinta 19 % Tietojärjestelmän kehittäminen 19 % Windows-osaaminen 13 % Mainos- ja markkinointimateriaalien suunnittelu 13 % Yrityksen asiakirjapohjien suunnittelu 13 % Uusien laitteiden hankinta ja asentaminen 6 % Tietoturvan kehittäminen 6 % Tietoliikenne 6 % Yrityksen toimintaan liittyvän järjestelmän/ohjelman käyttö 6 % Sähköinen liiketoiminta 6 %

3 Yritykset kertoivat kehittämistoiminnan sisällöstä seuraavasti: Yritykselle hankittiin kotisivujen tekoon tarkoitettu ohjelma sekä kortisto-ohjelma. Näiden asennuksessa ja käyttöön otossa saimme apua hankkeelta. Lähinnä oli vaan atk perustietojen opetusta. Verkko-oppimisympäristön suunnittelu. Käytiin läpi kaikki pääprosessit, joiden pohjalta saatiin nykytilakuvaukset toiminnoiltaan ja tietojärjestelmälinkityksineen. Nämä antavat tietoa ja pohjaa toiminnanohjausjärjestelmän valinnalle. Excel ohjelmiston käyttöä ja mahdollisuuksia. Omien www. sivujen päivitystä. Kokous- / koulutustuotteen hiominen ja siihen esittelymateriaalin suunnittelu. 4 Kehittämistoiminnan vaikutukset Kyselyyn vastanneista yrityksistä 38 % oli erittäin tyytyväisiä ja 56 % melko tyytyväisiä kehittämistoimenpiteisiin kokonaisuutena. Yksi yritys oli melko tyytymätön kehittämistoimintaan. Vastaajista 88 % kertoi yrityksen henkilöstön tietotekniikkataitojen kehittyneen joko melko paljon tai erittäin paljon hankkeen tuloksena. Yrityksiltä tiedusteltiin mikä oli syynä, jos taidot kehittyivät vain vähän. Kaksi yritystä ilmoitti syyksi yrityksen henkilöstön ajan riittämättömyyden kehittämistoimiin osallistumiseen. Muita syitä mainittiin olevan konsultin ja opiskleijan aikataulun kiirellisyys (n=1), koulutuksen lyhyys ja hajanaisuus (n=1) sekä asioiden unohtuminen harjoituksen puutteen vuoksi (n=1). Olen yksityisyrittäjä, tiedot unohtuvat jos en käytä/tarvitse. Ei kehitetty tietotekniikkataitoja vaan kyse oli paljon laajemmasta kokonaisuudesta johon saimme erittäin hyvää ja asiantuntevaa neuvontaa ja suunnittelua. Alueet (2 pääkohtaa) joihin osallistuin tulevat olemaan yritykselle hyödyllisiä. Lyhyt ja hajanainen koulutus. Tällä hankkeella laitettiin yksi tuote perusteellisesti kuntoon. Lopputulos oli tavoitellun kaltainen. Tarkoitus ei ollutkaan tavoitella suurta = hyvin kohdennettu yrityksen tarpeeseen. Aika loppui kesken. Suurin osa vastaajista (87 %) arvioi, että kehittämistoimenpiteillä on joko paljon (n=4) tai jonkin verran (n=10) hyötyä yrityksen liiketoimintaan. Yksi vastaaja ilmaisi hyötyjä olevan vähän ja yksi ei lainkaan. Liiketoiminnallisia hyötyjä yritykset kokivat saavansa:

4 Välittömästi (27 %) Myöhemmin, pitkällä aikavälillä (40 %) Sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä (33 %) Kehittämistoimenpiteiden hyödyt yrityksen toimintaan voidaan nähdä erilaisissa yrityksen toiminnoissa. Kyselyyn vastanneissa yrityksissä kehittäminen vaikutti useiten tietotekniikan käyttöön asiakastietojen hallinnassa, asiakaspalvelussa, viestinnässä ja markkinoinnissa, joissa 71 % vastaajista koki tietotekniikan käytön lisääntyneen. Tietotekniikan käyttö myynti- ja jakelutoiminnoissa lisääntyi 57 % ja toiminnan suunnittelussa, ohjauksessa ja seurannassa 53 % vastanneista yrityksistä. Muissa yrityksen toiminnoissa tietotekniikan käyttö lisääntyi alle puolessa vastanneista yrityksistä. Kehittämisen kohteet vaihtelivat suuresti yritysten kesken ja tietotekniikan käyttö lisääntyi aina sillä osa-alueella, johon kehittämistoimet kohdistettiin. Seuraavaan taulukkoon on koottu yritysten vastaukset tietotekniikan käytön lisääntymisestä eri osa-alueilla. TAULUKKO 2. Tietotekniikan käytön lisääntyminen yrityksen toiminnan osa-alueilla. Tietotekniikan käytön muuttuminen kehittämistoimenpiteiden vaikutuksesta seuraavissa toiminnoissa: Muuttuu huomattavasti tai jonkin verran % (n=16) Asiakirjojen ja dokumenttien hallintahallinta 43 % Sähköinen asiointi ja verkkopalveluiden käyttö 35 % Ostot ja hankinnat 28 % Myynti- ja jakelutoiminnot 57% Asiakastietojen hallinta, asiakaspalvelu, viestintä ja markkinointi 71 % Tietotekniikan käyttö yhteistyökumppaneiden kesken 43 % Yrityksen sisäinen viestintä, tiedon jakaminen ja yhteistyö henkilöstön 35 % kesken Taloushallinto 43 % Toiminnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta 53 % Yleisesti ootaen yritykset olivat tyytyväisiä saamaansa kehittämistoimintaan ja kokemukset hankkeesta olivat hyviä. Yhdellä kyselyyn vastanneella yrityksellä oli eriäviä kokemuksia ja hanke ei pystynyt vastaamaan yrityksen tarpeisiin. Yritykset antoivat seuraavanlaista vapaamuotoista palautetta kehittämistoiminnasta ja hankkeen toteutuksesta: Erittäin hyvä kokemus. Jatkoa tarvitaan uuden ohjelman käyttöönotossa ja kotisivujen täydentämisessä markkinointiin. Hyvä hanke, kiitos! Saimme erittäin asiantuntevaa ja meille räätälöityä palvelua! Positiivista palautetta projektin konsultille! Toiminta on ollut erittäin asiallista ja joustavaa. Asiat todella kehittyvät lähes huomaamatta! Kouluttajien aikataulun suunnittelu voisi olla parempi.

5 Hanke on erittäin hyvä ja tarpeellinen varsinkin pienelle yritykselle, jolle on taloudellisesti suuri kynnys ostaa yksityispuolelta hintavaa konsultointia ja niinpä usein siitä syystä kouluttautumisesta tulleekin luovuttua. Hanke sinänsä oli ok, mutta aikaa oli liian vähän. Tällä seudulla oli vain yksi tyttö ja monta paikkaa, olisin halunnut enemmän aikaa. Tämän tyyppisiä toimia tarvitaan, joissa pysytään realistisissa ja yritystoiminnan kannalta konkreettisissa toimissa. 5 Jatkokehittämisen tarpeet Yrityksiltä tiedusteltiin millaisia tietotekniikan ja liiketoiminnan jatkokehitystarpeita heillä on: Mitä tietotekniikan ja/tai liiketoiminnan osa-alueita yrityksellänne olisi tarvetta kehittää nyt toteutettujen lisäksi tai mitä aiheita tulisi jatkossa kehittää edelleen? Maksutoimintaa, www sivuja, kirjan pitoa. Tilausten seurantaa. Sähköinen taloushallinta (kaikki tapahtuisi verkossa ja ilman paperikuitteja). Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntäminen alihankintaverkoston hallittuun ylläpitämiseen. Markkinointia, suunnitteluohjelmien hyödyntämistä, kuvankäsittelyä. Kuvan käsittely ja erilaisten tiedostojen laadinta ja ylläpito. Kaikkea varmaan pitäisi kehittää, mutta resurssit (aika / hlöresurssi) ei riitä jatkuvaan kehittämiseen. Ulospäin näkyvyys. 6 Työllisyysvaikutukset Kyselyssä selvitettiin millaisia työllisyysvaikutuksia ITMylly-hankkeella oli osallistuvissa yrityksissä. Työllisyyden edistäminen on yksi rakennerahastohankkeiden tavoitteista ja tämän tavoitteen edistämiseen myös ITMylly-hankkeessa pyrittiin. Kyselyyn vastanneista yrityksistä kolme koki kehittämistoimenpiteillä olleen vaikutusta työpaikkojen säilyvyyteen. Hanke auttoi turvaamaan yhteensä viisi työpaikkaa kolmessa osalistuneessa yrityksissä. Kaikkiin viiteen työpaikkaan työllistyi nainen. Yhdeksän yritystä koki, etteivät kehittämistoimet vaikuttaneet työpaikkojen säilyvyyteen ja neljä yritystä ei osannut vastata asiaan. Uusia työpaikkoja yrityksiin ei hankkeen tuloksena syntynyt.

6 Liite 1: Kyselylomake Tietotekniikan ja liiketoiminnan kehittäminen ITMylly-hankkeessa Tällä kyselyllä kerätään palautetta ITMylly-hankkeeseen osallistuneilta yrityksiltä. Kyselyssä selvitetään yritysten kokemuksia tietotekniikan ja liiketoiminnan kehittämisestä ja koulutuksesta. Kyselyllä kerätyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja ne tulevat sellaisenaan ainoastaan hankkeen hallinnoijan (Tietotekniikan tutkimusinstituutti, Jyväskylän yliopisto) käyttöön. Tietoja voidaan käyttää tilasto- ja tutkimustarkoitukseen siten, että yksittäisiä vastaajia ei voida tunnistaa. Yrityksenne palaute on erittäin tärkeä laadun kehittämisen kannalta! Lisätietoja ITMylly-hankkeesta saa hankkeen WWW-sivuilta osoitteesta: http://www.jyu.fi/titu/itmylly PERUSTIEDOT Yrityksen nimi Henkilöstömäärä ( ) alle 5 henkilöä ( ) 5-10 henkilöä ( ) 11-20 henkilöä ( ) 21-50 henkilöä ( ) 51-100 henkilöä ( ) yli 100 henkilöä Yrityksen sijainti ( ) Saarijärven seutu (Saarijärvi, Karstula, Kannonkoski, Pylkönmäki) ( ) Viitasaaren seutu (Viitasaari, Pihtipudas, Kinnula) ( ) Jokin muu, mikä? Millaiseen kehittämistoimintaan yrityksenne osallistui ITMylly-hankkeessa? [ ] Asiantuntijan toteuttama koulutus ja/tai konsultointi. [ ] Opiskelijan toteuttama vierikoulutus. [ ] Jokin muu, mikä? Kuinka monta henkilöä yrityksessänne osallistui kehittämiseen / koulutukseen? Arvioikaa, kuinka paljon yrityksenne henkilöstö yhteensä käytti aikaa kehittämistoimenpiteisiin hankkeen aikana (mm. koulutus, konsultointi, palaverit, harjoittelu)? Merkitkää arvionne tunteina. KOKEMUKSET TIETOTEKNIIKAN JA LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMISESTÄ Mihin seuraavista tietotekniikan ja liiketoiminnan osa-alueista kehittämistoiminta yrityksessänne kohdistui? [ ] Toimisto-ohjelmistojen käyttö (esim. Word, Excel) [ ] Windows-osaaminen [ ] Tietoturvan kehittäminen [ ] Ohjelmistojen hankinta/asentaminen/päivitys [ ] Uusien laitteiden hankinta/asennus

7 [ ] Kuvankäsittely [ ] Internetin käyttö (sähköposti ja/tai WWW) [ ] Tiedon hallinta (esim. kansiointi, tiedostojen nimeäminen) [ ] Tietoliikenne (esim. Internet-yhteystyyppien selvittäminen ja/tai valinta) [ ] Mobiililaitteiden käyttö (kännykät, pda-laitteet) [ ] Mainos- tai markkinointimateriaalien suunnittelu ja toteutus [ ] Yrityksen asiakirjapohjien suunnittelu ja toteutus [ ] Jonkin yrityksen toimintaan liittyvän järjestelmän/ohjelman käyttö [ ] WWW-sivujen tuottaminen ja/tai päivittäminen [ ] Jonkin tietojärjestelmän kehittäminen/valinta [ ] Sähköisen liiketoiminnan hyödyntäminen yrityksen toiminnassa [ ] Joku muu, mikä? Kertokaa tarkemmin yrityksessänne toteutetuista kehittämistoimenpiteistä / koulutuksesta. Miten yrityksenne henkilöstön tietotekniikkataidot kehittyivät kehittämistoiminnan ja koulutuksen tuloksena? Taidot kehittyivät Taidot kehittyivät Taidot kehittyivät Taidot eivät kehittyneet lainkaan En osaa sanoa erittäin paljon melko paljon vain vähän ( ) Miten arvioitte tietotekniikan käytön muuttuvan yrityksessänne kehittämistoimenpiteiden vaikutuksesta? Tietotekniikan käyttö asiakirjojen / dokumenttien hallinnassa Sähköinen asiointi ja verkkopalvelujen käyttö (esim. pankki-, vakuutus-, eläke-, verotusasiat) Tietotekniikan käyttö ostoissa / hankintatoiminnoissa Tietotekniikan käyttö myynti- ja jakelutoiminnoissa Tietotekniikan käyttö asiakastietojen hallinnassa, asiakaspalvelussa, viestinnässä ja markkinoinnissa Tietotekniikan käyttö yhteistyökumppaneiden kesken Lisääntyy huomattavasti Lisääntyy jonkin verran Säilyy ennallaan Toimenpiteillä ei vaikutusta asiaan Tietotekniikan käyttö yri-

8 tyksen sisäisessä viestinnässä, tiedon jakamisessa ja yhteistyössä henkilöstön kesken Tietotekniikan käyttö taloushallinnon toiminnoissa (mm. kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta) Tietotekniikan käyttö toiminnan suunnittelussa, ohjauksessa ja seurannassa Kuinka paljon arvioitte toteutetuista kehittämistoimenpiteistä olevan hyötyä yrityksenne liiketoimintaan? Paljon Jonkin verran Vähän Ei lainkaan En osaa sanoa ( ) Jos liiketoiminnallisia hyötyjä on saavutettavissa, milloin arvioitte hyötyjen toteutuvan? ( ) Pääasiassa välittömästi. ( ) Pääasiassa myöhemmin / pitkällä aikavälillä. ( ) Sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. ( ) En osaa sanoa Kuinka tyytyväinen olette yritykseenne kohdistettuihin kehittämistoimenpiteisiin / koulutukseen kokonaisuutena? Erittäin tyytyväinen Melko tyytyväinen Melko tyytymätön Erittäin tyytymätön Jos tietotekniikkataidot ja yrityksenne liiketoimintavalmiudet kehittyivät hankkeen tuloksena vähäisessä määrin, mikä mielestänne oli syynä tähän? [ ] Yrityksemme henkilöstöllä ei ollut riittävästi aikaa osallistua kehittämiseen/koulutukseen [ ] Kehittämistarpeita oli liikaa käytettävissä olevaan aikaan nähden [ ] Yrityksemme odotukset kehittämisen suhteen olivat ylimitoitettuja [ ] Konsultin/opiskelijan tiedot ja taidot olivat riittämättömät [ ] Joku muu, mikä? Mitä tietotekniikan ja/tai liiketoiminnan osa-alueita yrityksellänne olisi tarvetta kehittää nyt toteutettujen lisäksi tai mitä aiheita tulisi jatkossa kehittää edelleen? TYÖLLISYYSVAIKUTUKSET Oliko toteutetuilla kehittämistoimenpiteillä / koulutuksella vaikutusta yrityksenne työpaikkojen

9 säilyvyyteen tai uudistumiseen? ( ) Kyllä ( ) Ei ( ) En osaa sanoa Jos kehittäminen vaikutti työpaikkojen säilymiseen tai uudistumiseen yrityksessänne, niin montako työpaikkaa se auttoi turvaamaan? Mikä oli säilytettyihin tai uudistettuihin työpaikkoihin työllistyneiden naisten määrä? Syntyikö yritykseenne uusia työpaikkoja toteutettujen kehittämistoimenpiteiden tai koulutuksen vaikutuksesta? ( ) Kyllä ( ) Ei ( ) En osaa sanoa Jos uusia työpaikkoja syntyi, niin kuinka monta? Mikä oli uusiin työpaikkoihin työllistyneiden naisten määrä? KOMMENTTEJA JA PALAUTETTA HANKKEELLE Kertokaa halutessanne lisää yrityksenne kokemuksia ITMylly-hankkeessa toteutetuista kehittämistoimista ja antakaa palautetta hankkeen toteutuksesta. Kysely päättyy tähän. Vastauksenne tallentuu järjestelmään, kun valitsette "Lähetä".