Sisällönhallintahanke 1
Käsitteet 1/2 Sisältö Tässä hankkeessa käsitellään asiakirjamuotoista ja pääasiassa sähköistä sisältöä Sisältöä ovat esim.: viralliset asiakirjat dokumentit raportit ja julkaisut sähköpostit intranetin www-sivut julkiset www-sivut kuvamateriaali laskut ja muut taloushallinnon dokumentit Elinkaari Sisällön eri tilat (esim. luonnos, valmis, arkistoitu, tuhottu) 2
Tietoarkkitehtuuri Käsitteet 2/2 Pyrkii vastaamaan kysymyksiin: Mitä tietoa talletetaan? Mihin tietoa talletetaan? Miten tietoa talletetaan? Miten tietoa haetaan? Miten tietoa säilytetään? Kenellä tietoon on pääsy? Auttaa huolehtimaan tiedon saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä sekä muista tiedon laatuun vaikuttavista tekijöistä tiedon koko elinkaaren aikana. Sisältöarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurin osajoukko, joka käsittelee asiakirjapohjaista sisältöä 3
Sisällönhallinnan nykytila Suomen Pankissa Sisällönhallinnan kehittäminen ollut voimakasta viime vuosina Dokumentinhallinta ja diaarin uudistus (2001) Verkkotyöpöytä (2006) Julkisten WWW-sivujen uusiminen (2007) Intranetin uusiminen (2008) Vanhat järjestelmät pysyneet vielä rinnalla Tieto siiloutuu aiempaakin enemmän Sisältöarkkitehtuuri on laatimatta Sähköisen aineiston elinkaarenhallinta vajavaista etenkin arkistoinnin ja tuhoamisen osalta 4
Tavoitteet yleiset hyödyt Asiantuntijat: Tiedon käytettävyyden parantuminen Selvät pelisäännöt asiakirjamuotoisen sisällön käsittelyyn, tallentamiseen, hakemiseen sekä arkistointiin Asiakirjapalvelut: Arkistointitoimien sekä tiedonhakupalveluiden kehittyminen Resurssien säästö paperimateriaalin käsittelyn vähentyessä Aiempaa laajempi hallinta organisaation tietosisältöön IT ja ylläpito: Ylläpitotyön vähentäminen Levytilan säästäminen arkistoinnin ja siivousmenetelmien myötä Paremmin hallittava järjestelmäkokonaisuus 5
Tavoitteet konkreettiset tulokset Suomen Pankin sisältöarkkitehtuuri määritelty sisältäen: Luokitellut sisältökokonaisuudet Säännöstö sisällön tallennuspaikoista, elinkaarista, vastuista ja hallintamenettelyistä Uudistettu arkistonmuodostussuunnitelma Uudistetut tietotekniset ratkaisut ovat käytössä sähköinen arkistointiratkaisu diaarisovelluksen päivittäminen mahdollisia teknisiä vaikutuksia ryhmätyötila- ja tiedonhakuratkaisuihin Sisällönhallinnan kehittämisohjelma Määritellyt osaprojektit on toteutettu 6
Tasapainon löytäminen parhaiden puolien yhdistäminen Helposti käytettävät peruspalvelut Sisällön kokonaisvaltainen hallinta Toimistosovellukset Elinkaarenhallinta Dynaamiset työskentelytavat Metatiedot ja arkistointivaatimukset 7
Visio: keskitetty arkisto Taloushallinto Julkaisut Sähköpostit Web-sivut Officedokumentit yms. Arkisto Tiedonohjaus: säilytysajat, luokittelu, käyttöoikeudet 8
Visio: dokumenttien tallennus ja käsittely Metatiedot täytettävä, mutta vain kerran! Luonnos Konteksti ja ryhmätyö Valmiit dokumentit Muiden saataville tai valmis dokumentti Automatisoitu arkistointi H:-levy Vety Arkisto Ensisijainen Erikoistapaukset Tekniset rajoitteet X:-levy Manuaalinen arkistointi 9
Visio: tiedon hakeminen Hakukoneille suurempi rooli selauksen rinnalle Uusien hakutapojen omaksuminen Hakukoneiden määrän vähentäminen Tärkeämpien hakukoneiden yhdistäminen Hakukone A Selailu Tavoite Hakukone A Hakukone B Hakukone D Hakukone C Hakukone B Keskitetty hakukone hyödyntää muita hakukoneita 10
Visio: diaari Diaari on oma moduulinsa, jolla on selvät rajapinnat muiden järjestelmien palveluihin Asiarekisteri dokumentit linkitetään näkyviin muualta Diaari tarjoaa myös palveluita muille järjestelmille Vety Diaari Arkisto Internetsivut 11
Arkki-hankkeen osaprojektit 1. Esiselvitys (Q2/2008 Q3/2008) - Tiedon keruu ja analysointi - Hankkeen suunnittelu 2. Perustan luonti (Q4/2008 Q1/2009) - esim. Darwin-käyttöönotto, Office 2007 ja SharePoint kehitystä, hakuratkaisujen kehitystä - Tiedonohjaussuunnitelman määrittely, mahdollinen tarjouskilpailu arkistoratkaisusta ja diaarista 3. Arkistoratkaisu ja diaari (Q2/2009-Q4/2009) - Documentumin päivittäminen tai korvaaminen - Diaarin uudistaminen 4. Arkistoratkaisun ja Vety-palvelun integraatio (Q4/2009-Q2/2010) - Vety-sisällön arkistointi ja siivoaminen 5. Arkistoratkaisun integraatio muihin järjestelmiin (2010) - SAP, sähköpostit, julkaisut, web-sivut Rinnakkaiset sisällönhallintaa sivuavat projektit 6. Sisällönhallinnan lisäpalvelut (?) 12
[Toimistoautomaatioryhmän] tulisi laatia toimistoautomaation toteutussuunnitelma noin viiden vuoden ajalle. Ennakkoon voidaan sanoa, että toimistoautomaation toteutus edellyttää kaikilta pankin työntekijöiltä hyvää yhteistyötä, kiinnostusta työskentelytapojen kehittämiseen, jatkuvaa valmiutta omaksua uutta sekä varautumista ajoittaisiin vastoinkäymisiin. - Erkki Vehkamäki, Pankko 2/1983 13