LAITEHALLINTASTRATEGIA Tarkasteltu mallin 3 (kiinteistöhuolto) mukaisella toteutuksella Tero Lähivaara
Tavoitteet uudella toiminta mallilla selkeä ostaja/tuottaja roolitus kaikki lääkintäteknisen ylläpidon hankinta vastuu ja päätäntä kiinteistöhallinnossa laitetta käyttävän palveluyksikön tai palvelualueen johtaja hyväksyy huoltotoiminnasta esitetyt aiheutuvat kustannukset ( malli kuten investoinneissa) palvelun tuottajalle yksi sopimus/tilaaja henkilö esim. huoltosopimusten ja muiden huoltopalvelujen tilaamiseen kiinteistöyksikkö mukana hankintaprosessin käynnistys vaiheessa miettimässä laitteiston elinkaaren aikaisen ylläpidon järjestelyä ( tässä vaiheessa päätös tuottaako sisäinen palveluntuottaja palvelun vai kilpailutetaanko se osana laitehankintaa) laiterekisterin hallinta varmistetaan mm. yhtenäinen sopimus menettely kustannus seurannan aloittaminen KYS tasoisesti 22.2.2016 2
Organisoituminen Kiinteistöhallintoon perustetaan laitehallintaan keskittynyt tiimi laitehallinta palvelut tiimi koostuu 2-3 henkilöstä (Tero, Timo,?) toimii kiinteistön ylläpidon alaisuudessa (esimies Pekka Turunen) 22.2.2016 3
Roolien tehtävät Laitehallinta palvelut laatii sopimukset In-house toimijoiden kanssa (Servica, Istekki) työnjaon järjestely ja sopiminen vastaa sopimusten hallinnasta valvoo yhdessä käyttäjien kanssa sopimusten toteutumista tarvittaessa konserniyhteisöjä apuna käyttäen vastaa ja hallinnoi laiterekisteriä osallistuu laitehankintaan asiantuntija roolissa mm. huoltopalvelun määrittelyyn 1. mikäli hankittavaa laitetta ei sairaalassa muualla käytössä, menettelytavasta sovitaan hankkivan yksikön kanssa 2. mikäli laitteita on tai ollaan hankkimassa useampaan yksikköön, menettelytavasta sovittu/sovitaan palvelualue tasoisesti osallistuu laitepankki hankintojen järjestelyyn osallistuu investointi suunnitelman laadintaan yhteistyössä hankintapäällikön kanssa ( ylläpito- ja laitepankkikustannusten määritteleminen) arvio muut mahdolliset lisäkustannukset mitä investointiin liittyy 22.2.2016 4
Roolien tehtävät Taloushallinto vastaa laitepankki rahoituksesta seuraa laitehallinta palvelujen tuottamaa raportointi ylläpito kustannuksista Hankinta palvelut vastaa laitehankinnoista yhteistyössä laitehallinta palveluiden kanssa osallistuu yhteistyössä laitteiden kierrätys toiminnan tehostamiseen (laitepooli) Tietohallinto ohjeistaa ja linjaa mm. tietoturvaan liittyvät huomioitavat asiat Ammattimainen käyttäjä ja potilasturvallisuus työryhmä seuraa yhteistyössä mm. laitteisiin liittyviä vaaratilanteita (Haipro, Valvira) seuraa laitteiden huoltojen toteutumaa vuosiraporttien avulla Laitteita käyttävät yksiköt tilaavat sopimuksiin pohjautuvat huoltopalvelut sovituilta palveluntuottajilta huolehtivat että laitteet toimitetaan huollettavaksi oikea aikaisesti tilaavat tarvittavat korjauspalvelut vastaavat huolto/korjauskustannuksista 22.2.2016 5
Toiminta suunnitelma Perustetaan kiinteistöhallintoon Laitehallinta palvelut yksikkö ja nimetään yksikön henkilöstö (3/2016) 1. Perustettu yksikkö alkaa selvittämään(3-6/2016) 1. nykyisen sopimustilanteen 2. kustannus seurannan käynnistäminen 3. laiterekisterin käyttöönotto projekti Sopimushallinta (ulkoiset toimijat) 1. Uusien ylläpitosopimusten laadinta (alkaen 3/2016) 2. Nykyisten sopimusten läpikäynti ja esitys jatkosta (viimeistään 10/2016) 3. Nykyisten sopimusten muutos/päivitys (1/2017) 22.2.2016 6
Toiminta suunnitelma Kustannus seuranta 1. Selvitetään vuoden 2015 ylläpidosta aiheutuneet kustannukset yhdessä taloushallinnon ja käyttäjä yksiköiden kanssa (4-7/2016) 2. Raportti kustannuksista (8/2016) Laiterekisteri Hankinnan käynnistäminen (2/2016) Käyttöönotto projekti (4-8/2016) Mahdollinen pilotointi (8-10/2016) Tuotantokäyttöön viimeistään (1/2017) 22.2.2016 7
Toiminta suunnitelma Työnjaosta sopiminen In-house toimijoiden välillä vastuu taulukon päivittäminen ja vastuista sopiminen (4-8/2016) nykyisten sopimusten läpikäynti (4-8/2016) sopimusten päivitys/uudistus ja mahdollinen irtisanominen (8-12/2016) uusien sopimusten mukaisen toiminnan käynnistys (1/2017) 22.2.2016 8
Toiminta suunnitelma Määräaikaishuoltojen toteutuman seuranta seuranta käynnistetään (3/2016) raportointi alkuvaiheessa yksiköihin joissa paljon laitteita tai toiminta kriittistä 3 kk välein (raportti huoltamattomista laitteista) laiterekisteritietojen päivitys, rekisteristä pois käytöstä poistuneet haamu laitteet (3-6/2016) 22.2.2016 9
Toiminta suunnitelma Poistoprosessin kehittäminen Yhteistyössä sidosryhmien kanssa kehitetään ja yksinkertaistetaan laitteen poistoprosessi, lähinnä nykyisestä poistolomakkeesta luopuminen ja siirtyminen sähköiseen menettelyyn (4-6/2016) Laitteiden vastaanottoprosessi uusi malli laitteiden vastaanottoon liittyviin tapahtumiin (8/2016) uusi malli toimintaan (1/2017) Varalaite palvelu varalaitepalvelu osaksi laitepoolin toimintaa (1/2017) Elinkaarimallin käyttöönotto laitepankki veloituksessa selvitystyö mahdollisuudesta kattaa laitteen elinkaarenaikaiset kustannukset (ei kulutustarvikkeita) laitepankki veloituksessa (1-6/2017) veloitus muutos käyttöön (1/2018) 22.2.2016 10