Elinkaaren huomioiva hankintaprosessi ja elinkaarenaikainen kustannus-hyöty analyysi. Jyri Hanski, VTT Turvallisuus messut 5.9.

Transkriptio

1 Elinkaaren huomioiva hankintaprosessi ja elinkaarenaikainen kustannus-hyöty analyysi Jyri Hanski, VTT Turvallisuus messut

2 Hankinnan ongelmakohdat Tekninen osaaminen hankinnasta yleensä hyvällä tasolla kunnissa Puutteet erityisesti ongelman määrittelyssä ja tarpeiden tunnistamisessa Hankintaprosessi erityisesti suuremmissa kunnissa monimutkainen Ongelman määrittely ratkaisee suurelta osin hankinnan kohteen Ongelman määrittelyssä ostajan näkökulma on korostunut Käyttäjien näkökulmaa ei oteta riittävästi huomioon Elinkaaren aikaisten kustannusten ja hyötyjen huomioiminen ei riittävällä tasolla hankinnan suunnitteluvaiheessa Rahamääräisen tarkastelun lisäksi myös riskien ja mahdollisuuksien tarkastelu 2

3 Tavoitteet Hankintaosaamisen lisääminen kunnissa Tarpeen määritys ja sen muokkaus hankintakriteereiksi Hankintaprosessin hallinta ja uusien hankintamenettelyjen hyödyntäminen Kustannus-hyöty tarkastelun kehittäminen Yhteistyö toimijoiden välillä Palveluntarjoajien innovatiivisten ratkaisujen tukeminen Elinkaarenaikaisten aineettomien ja aineellisten hyötyjen osoittaminen päätöksentekijöille Uusien elinkaariajatteluun perustuvien liiketoimintamallien kehittäminen Toimintamallien ja työkalujen kehittäminen tukemaan hankinnan suunnittelua ja elinkaaren aikaisten hyötyjen ja kustannusten arviointia 3

4 Elinkaarikustannusten ja -hyötyjen analyysi päätöksenteossa Prosessikuvaus: Vaihtoehtojen kartoittaminen ja tarkastelunäkökulman valinta Ratkaisun elinkaaren vaiheiden kuvaus Kriteeristön luonti päätöksenteon tueksi Kriteerien painottaminen ja muokkaaminen sovelluskohteeseen sopivaksi Elinkaaren aikaisten kustannusten ja hyötyjen määrittäminen Herkkyys- ja riskianalyysi Testaus sovelluskohteessa 4

5 Uudet tuulet Toiminnalliset vaatimukset, esim. lainsäädäntö Uudet järjestelmät ja teknologiat Markkinoiden muutokset Uudet liiketoimintamallit Hankinnan valmistelu Käyttäjien todellisten tarpeiden tunnistaminen Elinkaaren aikaisten toimintojen mallintaminen Elinkaaren aikaisten kustannusten ja hyötyjen arviointi Riskien hallinta (hankinnan reunaehdot) Turvaratkaisujen vaatimukset Järjestelmien yhteensopivuus Huollon kriteerit Hankintamenettelystä päättäminen Muunneltavuus muuttuviin tarpeisiin (käyttäjämäärän kasvu ym.) Palvelun ja elämän laadun parantaminen ja niiden mittaaminen sekä arviointi Muut arvioinnin kriteerit Hankintaprosessin arviointi ja jatkuva kehittäminen Hankintaprosessin elinkaarimalli Hankintapäätös Hankintamenettelyn vaiheet valitun menettelymallin mukaan Hankintapäätöksen tekeminen Kohteen suunnittelu Elinkaaren aikaisten toimintojen mallinnuksen tarkentaminen Käyttäjien tarpeet huomioiva suunnittelu Yhteistyö ja kommunikointi sidosryhmien välillä Tilaratkaisut Projektiriskien hallinta Turvaratkaisujen speksit Järjestelmien yhteensopivuus Hankintakriteerit Huollon suunnittelu Käyttö, päivitykset ja ylläpito, elinkaaritarkastelu, modernisointi ja poistot Huolto- ja kunnossapito Ohjelmistopäivitykset Häiriötilanteet Tekniset Ulkopuoliset (myös henkilöt) Henkilö- ja tavaralogistiikan toimivuus Kiinteistöautomaation hallinta Hoivapalvelutoiminnan tuki Elinkaarihyödyt ja kustannukset Modernisointi ja poistot Käyttöönotto ja toiminnalliset tarkastukset Testaus ja koulutus Hoitajakutsujärjestelmät Kulunvalvonta Videovalvonta Hälytykset Kiinteistöautomaatio Rakentaminen Rakentamis- ja asennusaikataulujen yhteensovittaminen Kiinteistöautomaation rakentaminen Osallistuminen työmaakokouksiin ja vaikutusmahdollisuudet Tiedottaminen Muut 5

6 Päätöksenteon kriteerit Keskeiset aineelliset ja aineettomat kriteerit Elinkaarikustannukset ja hyödyt Elämän laadun paraneminen Huollettavuus, ylläpidettävyys, muunneltavuus Turvallisuuden tunteen lisääntyminen Järjestelmien yhteensopivuus Ratkaisujen uutuus ja aikaisemmat käyttökokemukset Jne. 6

7 Esimerkki päätöksenteon kriteerien arvioinnista Päätöksenteon kriteerit Riski (seuraukset) Mahdollisuus Toimenpiteet riskin pienentämiseksi ja mahdollisuuden käyttämiseksi Huomiot, lisätiedot Elinkaarikustannukset ja hyödyt, (hankintahinta, ylläpitokustannukset, hyödyt jne.) Laatu jää saamatta Kokonaishinta ei selviä Sopimuksen ulkopuoliset kulut, joita on vaikea arvioida Ylläpitokustannukset, huolto onko sidottu vain laitetoimittajaan kustannukset kasvavat Laadukas toiminta Kustannustehokkuus (Projektin hyötyjen ja kustannusten miettiminen etukäteen) Laite- ja järjestelmätoimittajilta selville laitteiden käyttöikä hankinnan yhteydessä Toimittajilta takuuehdot, tiedot koska/kuinka kauan huolto ym. toiminta on saatavilla ja tuettu Mahdollistaminen oheistoimintaan Kustannusten ennustaminen vaikeaa Pelkät pienet elinkaarikustannukset eivät takaa laatua Palvelun ja elämän laadun parantuminen, asumisympäristön parannus Loppuasiakas jää ilman tukea ja turvaa kustannukset nousevat vuodepaikkojen tarve lisääntyy Johtajuuden asenne / lähdetään ihmisen näkökulmasta Saman kylän asukkaat sijoitetaan lähelle toisiaan Pidemmän tähtäimen suunnitelma siitä, miten mahdollistetaan kotona asuminen vallitsevassa ympäristössä Joku vastaisi joskus puhelimeen Ei lokeroida ikäihmisiä erilleen (esim. päiväkodit ja palvelutalot samaan pihapiiriin) Miten nostetaan hyviä käytäntöjä esille Huollettavuus ja ylläpidettävyys, muunneltavuus (käyttäjämäärät ja kasvunvara) Ratkaisu jää käyttämättömäksi (elinkaarikustannusten näkökulmasta heikko investointi) Sairaanhoitaja ei vastaa tekniikasta ja järjestelmistä eikä niiden huollosta Lisäkustannukset Palveluiden järjestäminen Virheiden lisääntyminen Asioiden ja asiakirjojen hallittavuus Ei historiallisia tietoja suotta monella tietokannalla Rakennusten ja järjestelmän käyttöiän lisääminen Ylimääräisten häiriöiden riski toiminnalle pienenee Huomioitava suunnittelussa Hoitaja soittaa vain yhteen numeroon huoltoa tarvittaessa 7

8 Kustannus-hyöty tarkastelun sovelluskohteet TupaTurvassa Kustannus-hyöty näkökulman kehittäminen hankintaan liittyvässä päätöksenteossa Kustannusten ja hyötyjen mallinnus Pilotoinnit (kuntia ja yrityksiä): Muistipoliklinikan peruskorjaus Pienryhmäkodin konseptointi Eri teknologioiden ja ratkaisujen arviointi Palvelukokonaisuuksien arviointi 8