21.4.2015 1111 7/25/2015 Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn Team Finland talon työskentelyä tukevien tilojen muotoiluratkaisut Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
2 (10) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ...3 2 HANKINTAMENETTELY...3 3 HANKINNAN TAUSTAA...3 4 HANKINNAN KOHDE...4 5 EHDOKKAAN SOVELTUVUUSVAATIMUKSET...5 6 TARJOTTAVAN TIIMIN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET...5 7 VALINTAKRITEERIT...6 8 VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN...6 9 HANKINNAN TOTEUTTAJAN VALINTA...7 10 HANKINNAN ALUSTAVA AIKATAULU...7 11 SOPIMUSKAUSI JA MUUT EHDOT...8 12 ALIHANKKIJAT...8 13 TARJOUKSEN KIELI...8 14 SOPIMUSEHDOT...8 15 LISÄKYSYMYKSET...8 16 OSALLISTUMISHAKEMUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO...9 17 ALLEKIRJOITUS...9 18 LIITTEET... 10
3 (10) 1 Hankintayksikkö Hankintayksikkönä toimii Innovaatiorahoituskeskus Tekes. Tekes kilpailuttaa tämän hankinnan Team Finland toimijoille, jotka ovat tässä kilpailutuksessa yhteisiin toimitiloihin muuttavat Tekes, Finpro ja Finnvera Oyj. Em. organisaatiot muodostavat hankintarenkaan tässä hankinnassa. Lisätietoja edellä mainituista Team Finland -toimijoista löytyy Internet-osoitteista www.finpro.fi, www.finnvera.fi ja. Team.finland.fi/palvelut osoitteesta löytyy kuvaukset yhteisistä palveluista. 2 Hankintamenettely Hankinta on hankintayksikön arvion mukaan kokonaisarvoltaan alle 134 000 euroa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankinta toteutetaan käyttäen neuvottelumenettelyä, sillä kyse on sellaisesta suunnitteluhankinnasta, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden arviointia (hankintalaki 66 1 mom. 3-kohta). Neuvottelujen tarkoituksena on löytää palvelun paras ratkaisumalli Team Finland talon työskentelyä tukevien tilojen muotoiluratkaisuksi. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Osallistumishakemukset vertaillaan käyttäen tässä dokumentissa kerrottuja valintakriteereitä. Neuvottelumenettelyyn hyväksytyt ehdokkaat ilmoitetaan kaikille osallistumishakemuksen jättäneille kirjallisesti. Valittujen ehdokkaiden kanssa käydään tarvittava määrä neuvotteluja. Mikäli saaduista osallistumishakemuksista yksikään ei vastaa osallistumispyyntöä asiakkaan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet hankinnan aikana muuttuvat oleellisesti, hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan. Mikäli hankinta joudutaan keskeyttämään, hankintayksikkö antaa tästä perustellun kirjallisen päätöksen. Hankintayksikkö tutustuu vain tässä osallistumispyynnössä pyydettyihin materiaaleihin. 3 Hankinnan taustaa Hankinnassa tulee kehittää Ilmarisen pääkonttorina toimivasta Helsingin Porkkalankatu 1:ssä sijaitsevista tiloista uusia toiminta- ja työnteon tapoja tukeva työympäristökokonaisuus. Team Finland talo on toimitilahanke työ- ja elinkeinoministeriön ohjauksessa olevien toimijoiden yhteisten käytäntöjen kehittämiseksi. Team Finland -talo - hankkeen tavoitteena on parantaa julkisen hallinnon yhteistyötä ja vähentää erillisiin toimitiloihin sidottuja kuluja.
4 (10) Konseptia voidaan soveltuvin osin monistaa Team Finland toimijoiden muihin alueellisiin toimistoihin. Team Finland -toimijoita tässä yhteydessä ovat tiloihin muuttavat Finpro Oyj (jäljempänä Finpro), Finnvera Oyj (jäljempänä Finnvera) ja Innovaatiorahoituskeskus Tekes (jäljempänä Tekes). Suomen teollisuussijoitus Oy (jäljempänä Tesi) muuttaa myöhemmin. Lisäksi tiloihin suunnitellaan yhteinen työskentelyalue muita vaihtuvia Team Finland toimijoita varten. Toimitiloissa tullaan siirtymään nimeämättömiin työpisteisiin. Suunnittelussa on tärkeää kokemus muuntojoustavien tilojen suunnittelemisesta, asiakkaita osallistavien menetelmien käyttämisestä ja kyvykkyydestä liittää innovatiivisia ratkaisuja sisustusarkkitehtuuriin. Erityisen tärkeää on kestävän kehityksen periaatteiden huomioiminen toteutuksessa. 4 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on Finpron, Finnveran ja Tekesin kolmeen kerrokseen sijoittuvien yhteisten työtilojen sisustus- ja kalustussuunnittelu n. 600 hengelle. Työtilojen pinta-ala yhteensä on noin 8000 m2 ja tilassa ei ole ulkoisia asiakkaita. Muutto uusiin tiloihin tapahtuu vaiheittain. Finpro ottaa mahdollisesti osan tiloista käyttöön alkuvuonna 2016 ja muut muuttavat viimeistään lokakuussa 2016. Suunnittelutyö käynnistetään syyskuun 2016 aikana. Tilojen suunnittelussa valitun toimittajan on tarkoitus hyödyntää soveltuvin osin jo olemassa olevia rakenteita ja huonekaluja, kuten sähköpöytiä, työtuoleja, neuvotteluhuonekalustoa, siirrettäviä sermejä jne. sekä Hansel Oy:n puitesopimuksen kautta hankittavia toimistokalusteita. Lisäksi hankintaan voidaan sisällyttää muita ilmettä tukevia kalustus- ja sisustusratkaisuja. Hansel Oy:n puitesopimuksen nojalla hankittavat kalusteet hankitaan erikseen. Olennaista on kokemus työympäristösuunnittelusta ja kyvystä rytmittää tilat monenlaisiin käyttötarkoituksiin, niin että ne täyttävät toiminnalliset tarpeet ja niissä huomioidaan mm. akustiikan ja valaistuksen merkitys miellyttävälle tilakokemukselle. Suunniteltujen ratkaisujen odotetaan mahdollistavan työnteon erilaiset tarpeet, henkilöstön liikkuminen, vetäytymiset sekä erilaiset työskentelyasennot. Suunnittelussa tulee huomioida tilojen muuntojoustavuus. Kaikkien yhteisesti jakamien nimeämättömien työpisteiden rinnalla huomioidaan henkilökohtainen tilan ja rauhallisen työskentelyn tarve. Tiloilta edellytetään muuntojoustavuutta myös siinä, että niitä voidaan hyödyntää erikokoisten ryhmien tarpeisiin. Tilojen tulee soveltua myös erilaisiin työskentelytapoihin ja niitä kartoitetaan hankkeen aikana asiakasorganisaatioissa. Osallistavat menetelmät ovat lähtökohta organisaatioita yhdistävien palveluiden ja niitä tuottavien tiimien tarpeiden määrittelylle. Sisustussuunnittelulta odotetaan innovatiivisten ratkaisujen ja suomalaisen osaamisen integroimista materiaaleihin, kalustukseen jne. Team Finland -toiminnan tavoitteet, kuten yhteistyötä tukevat ratkaisut tulee huomioida suunnittelussa. Kohteen pohjapiirustus on liitteessä 1.
5 (10) 5 Ehdokkaan soveltuvuusvaatimukset 1. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä Ehdokkaan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeessa (liite 2) esitetyt edellytykset. 2. Referenssit Ehdokkaan on esitettävä kolme (3) referenssiä. Referenssien on oltava kohteista, joissa seuraavat tavoitteet ovat toteutuneet: 1) sisustussuunnittelulla on tuettu työskentelyn / organisaation muuttumista, 2) kahden tai useamman organisaation työympäristöjen yhdistämistä ja 3) huomioitu asiakkaan edustamat arvot / tilalla viestiminen Lisäksi kaikissa referensseissä erilaiset innovatiiviset ratkaisut on liitetty osaksi suunnitelmaa. Referenssivaatimuksen täyttääkseen ehdokas voi esittää esim. yhden referenssin, joka täyttää kaikki vaaditut tavoitteet ja lisäksi kaksi muuta referenssiä, jotka täyttävät vähintään yhden tavoitteen. Referenssien tulee olla aikavälillä 15.4.2012 14.4.2015. Referenssi on voinut alkaa ennen tätä ajanjaksoa. Referenssit on täytettävä liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3). Erillisiä referenssikuvauksia ei huomioida. Asiakkaan yhteyshenkilöt ja -tiedot on mainittava. Yhden referenssikuvauksen maksimipituus on yksi A4-sivu. Lisäksi ehdokas voi toimittaa referenssikuvauksen lisäksi esim. sähköistä kuvamateriaalia 6 Tarjottavan tiimin vähimmäisvaatimukset Tarjottavassa tiimissä on oltava 2-7 henkilöä: - Tiimillä on oltava kokemusta vähintään kolmen projektin johtamisesta. - Vähintään yhdellä tiimin jäsenistä on oltava sisutusarkkitehdin tutkinto tai muotoilualan korkeakoulututkinto.
6 (10) 7 Valintakriteerit Neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat valitaan seuraavien vertailukriteerien perusteella: 1. Tiimin osaaminen Painoarvo 100 % työympäristöasiantuntemus o arvostamme asiakaslähtöisyyden huomioimista suunnittelussa ja kokonaisvaltaista ergonomiaosaamista (esim. valaistuksen, akustiikan, tekniikan ja toiminnan sovittaminen työtilaan onnistuneesti) palvelumuotoiluasiantuntemus o arvostamme innovatiivista otetta palvelumuotoilun menetelmien käyttämiseen ja kykyä osoittaa, miten osallistaminen näkyy referenssikohteiden ratkaisuissa. Arvostamme myös referenssiä jolla voidaan osoittaa, kuinka muotoilulla on parannettu lähtötasoa ja kuinka muotoiluprosessi on dokumentoitu. sisustussuunnittelu sisustusarkkitehti o arvostamme kokonaisvaltaista otetta ja kykyä luoda kokemus asiakkaan brändistä, toiminnasta ja henkilöstölle viihtyisästä toimitilasta. Tässä yhteydessä haetaan erityisesti kykyä istuttaa ratkaisuja, jotka ilmentävät innovatiivisuutta, luotettavuutta ja tukevat asiakaslähtöisyyttä palveluiden kehittämisessä. kestävä kehitys ekologinen, sosiaalinen, taloudellinen ja inhimillinen kestävyys o arvostamme mm. olemassa olevien kalusteiden mukaan ottamista suunnitteluun. Lisäksi arvostamme teolliseen tuotantoon liittyvien arvoketjujen tuntemusta (suomalaisuusasteen huomioiminen toteutuksessa; suunnittelu, valmistus tai tuotemerkki liittyy Suomeen, tai suomalainen innovaatio löytyy tuotteen taustalta.) suunnitteluprosessin läpivieminen o arvostamme kokemusta laajojen suunnitteluprosessien onnistuneista läpivienneistä Edellä kuvattujen kriteerien täyttyminen osoitetaan referenssein ja merkitään henkilön taulukkoon (liite 4). Kaikilla alakriteereillä on sama painoarvo. 8 Valinta neuvottelumenettelyyn Ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne ehdokkaat, joiden taloudellinen tai tekninen suorituskyky ei vähimmäisvaatimusten mukaisesti ole riittävä hankinnan kohteena olevan toimituksen läpivientiin. Ehdokkaan soveltuvuutta arvioitaessa kilpailusta suljetaan pois
7 (10) ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt johonkin hankintalain (348/2007) 53 :ssä mainittuun rikokseen. Hankintayksikkö voi sulkea kilpailusta pois ehdokkaan tai tarjoajan, joka ei täytä hankintalain 54 :ssä todettuja vaatimuksia. Kilpailusta voidaan em. pykälän mukaisesti sulkea pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen. Em. lisäksi ehdokas tai tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos se ei täytä kappaleen 6 mukaisia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Vertailussa valitaan vähintään kolme (3) mutta enintään viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta ja Tekesin esittämien tarpeiden toteutettavuudesta. Mikäli asetetut vaatimukset täyttäviä ehdokkaita ei ilmoittaudu riittävästi, neuvotteluihin voidaan kutsua vain asetetut kriteerit täyttävät ehdokkaat. 9 Hankinnan toteuttajan valinta Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille. Hankintapäätös tehdään seuraavien valintakriteerien perusteella: 1. Hinta palvelulle, joka tarkentuu neuvottelumenettelyn aikana. Painoarvo 40 60%. 2. Toteutussuunnitelma 40-60 %. Valintakriteerien sisältö tarkentuu neuvotteluvaiheen jälkeen. 10 Hankinnan alustava aikataulu Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua. Vaihe 1: Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 1. Hankintailmoituksen julkaisu ti 21.4.2014 2. Ehdokkaat voivat esittää lisäkysymyksiä ti 28.4.2014 asti 3. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitetaan to 30.4.2014 mennessä 4. Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä ke 21.5.2014 klo 16 (vko 20) 5. Ehdokkaiden (3 5 kpl) valinta tarjoajiksi arviolta vko 23 (1. 5.6.) Vaihe 2: Neuvottelut 1. Neuvottelukutsu arviolta vko 23 2. Neuvottelut myöhemmin ilmoitettavalla aikataululla ja sisällöllä, alustavasti alkaen 8.6. (vko 24) 3. Neuvottelujen toteutus: vkot 24 25 (8.-19.6.)
8 (10) Neuvotteluvaiheessa tullaan teettämään osallistujilla ennakkotehtäviä ja/tai pyydetään alustava tarjous, jotka käsitellään neuvotteluissa. Neuvottelujen aikana tarjoajien määrää voidaan vähentää vaiheittain. Neuvotteluja arvioidaan käytävän n. 2-3 / tarjoaja. Ainakin yhteen neuvottelukertaan edellytetään osallistuvan arkkitehti/kehittäjä-roolissa oleva henkilö(t). Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto. 1. Lopullisten tarjousten pyytäminen kaikilta neuvotteluvaiheeseen valituilta 2. Lopulliset tarjoukset, arviolta viikolla 35 (24. 28.8.) 3. Vertailu 4. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto arviolta syyskuun alussa 2015 5. Sopimuksen laadinta syyskuussa 2015 11 Sopimuskausi ja muut ehdot Sopimus tulee voimaan arviolta 1.9.2015 ja päättyy arviolta 31.5.2017. 12 Alihankkijat Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa 13 Tarjouksen kieli Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjouksen liitteet voivat olla englanninkielisiä. 14 Sopimusehdot Sopimusluonnoksen ehdot Julkisen hallinnon yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 15 Lisäkysymykset Osallistumishakemuspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 28.4.2015 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset 7/25/2015 Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 30.4.2015 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.
9 (10) 16 Osallistumishakemuksen jättäminen ja voimassaolo Osallistumishakemus tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 21.5.2015 klo 16.00. Osallistumishakemus pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai suojattua yhteyttä käyttäen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti. Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä osallistumishakemuksen jättäjän nimi ja asian tunnus: Osallistumishakemus 7/25/2015 Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 9 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti pdf- ja.tic-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. Sähköpostitse lähetettäessä osallistumishakemuksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos osallistumishakemus lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Osallistumisilmoitukset voidaan jättää myös postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa 30.6.2015 asti. 17 Allekirjoitus Innovaatiorahoituskeskus Tekes Ara Haikarainen Johtaja, Yhteiset palvelut Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti
10 (10) 18 LIITTEET Liite 1 Kohteen pohjapiirustus Liite 2 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä (DM) Liite 3. Referenssilomake Liite 4 Henkilön taulukko Liite 5 Liike- ja ammattisalaisuudet