Sosiaalisen median viestintäsuunnitelma LAPIN YLIOPISTON VIESTINTÄPALVELUT 2015
Tämän suunnitelman tavoitteena on: Nostaa esille perusteluita, miksi Lapin yliopiston on tärkeää olla mukana sosiaalisessa mediassa Määritellä sosiaalisen median tavoitteet ja kertoa, miten sosiaalista mediaa hyödynnetään Lapin yliopiston viestinnässä Linjata, miten sosiaalinen media nivotaan yliopiston muuhun viestintään ja markkinointiin Linjata, mitä sisältöjä viestitään sosiaalisen median eri palveluissa Linjata sosiaalisen median resursseja, seurantaa ja kehittämistä organisaation sisällä Linjata, miten lisätään ja ylläpidetään yliopiston henkilöstön sosiaalisen median luku- ja kirjoitustaitoa
Sisällysluettelo 1 Lapin yliopisto sosiaalisessa mediassa... 3 1.1 Miksi olemme mukana?... 3 1.2 Keskeiset kohderyhmät... 3 1.3 Yliopiston käyttämät sosiaalisen median kanavat... 3 2 Viestinnälliset tavoitteet... 3 2.1 Viestintään liittyvät tavoitteet... 4 2.2 Kanavakohtaiset tavoitteet... 4 3 Sisällöntuotanto ja viestintä sosiaalisessa mediassa... 5 3.1 Sisällön tuottaminen... 5 3.2 Osallistuminen muiden henkilöiden/organisaatioiden some-viestintään... 6 3.3 Yhteistyökumppanit talon sisällä... 6 3.4 Sisältölinjaukset eri kanavilla... 6 3.5 Miten edistetään sisällön jakelua?... 8 3.6 Miten hallitaan kommunikaatiotulvaa?... 8 4 Sosiaalisen median kytkeminen muuhun viestintään... 8 5 Resursointi... 9 5.1 Vastuut... 9 5.2 Resurssit... 9 6 Vaikuttavuuden seuranta... 9 6.1 Mitä seurataan?... 10 6.2 Työkalut... 10 7 Kehittäminen... 10
1 Lapin yliopisto sosiaalisessa mediassa 1.1 Miksi olemme mukana? Sosiaalinen media rakentaa yliopiston julkisuuskuvaa ja lisää yliopiston vaikuttavuutta. Läsnäolo sosiaalisessa mediassa inhimillistää yliopistoa yhteisönä ja tekee siitä helposti lähestyttävän nykyisille ja tuleville opiskelijoille sekä yliopiston yhteistyökumppaneille. Lisäksi sosiaalinen media mahdollistaa tieteen popularisoimisen, tutkimustulosten jakamisen ja taiteellisen toiminnan esille tuomisen yhteistyökumppaneille ja suurelle yleisölle. Läsnäolo sosiaalisessa mediassa mahdollistaa vaikuttamisen organisaatiosta käytävään keskusteluun. Sosiaalisen median seuraaminen ja aktiivinen mukanaolo tukevat viestinnän ja markkinoinnin kehittämistä rajatuille kohderyhmille. Sosiaalisen median moniääninen puhetapa mahdollistaa yhteisöllisyyden voimistumisen yliopiston sisällä. 1.2 Keskeiset kohderyhmät Lapin yliopiston opiskelijat ja potentiaaliset Lapin yliopistoon hakevat opiskelijat Suomessa ja ulkomailla Lapin yliopiston henkilökunta Lapin yliopiston alumnit Yhteistyökumppanit: partnerit eli muut yliopistot ja korkeakoulut, rahoittajat, yritykset sekä media 1.3 Yliopiston käyttämät sosiaalisen median kanavat Facebook Videopalvelut: YouTube ja Vimeo Twitter Blogit: Laajakulma, Tiedekirnu, Taidekammi, Opiskelijaelämää Lapin yliopistossa Instagram (tulossa) LinkedIn (tulossa) 2 Viestinnälliset tavoitteet Viestintä sosiaalisessa mediassa tukee osaltaan yliopiston strategista viestintää ja brändin rakentamista. Viestinnällisenä tavoitteena on siirtää Lapin yliopiston viestinnän painopistettä kohti uudenlaista viestintäympäristöä, jossa herätetään rohkeasti keskustelua, edistetään uusien ideoiden ja innovatiivisten ajatusten vapaata virtaa yliopiston sisällä sekä madalletaan yliopiston ulkopuolisten tahojen kynnystä lähestyä yliopistoa. Tavoitteena on sujuvoittaa opiskelua ja työntekoa sosiaalisen median eri kanavia hyödyntäen. Sosiaalisessa mediassa pyritään tavoitteelliseen viestintään käyttämällä viestinnässä muun
muassa yliopiston kannalta olennaisia avainsanoja. Viestinnässä on onnistuttu, kun kohderyhmä on löytänyt viestin ja kiinnostuu siitä: reagoi viestiin ja jakaa sitä eteenpäin. 2.1 Viestintään liittyvät tavoitteet Tiedottaa ajankohtaisista asioista: Kerrotaan selkokielellä tieteestä, tutkimuksesta, taiteesta ja yliopisto-opiskelusta. Jaetaan tietoa ajankohtaisista yliopistoa, yliopistolaisia ja yliopistomaailmaa koskevista asioista. Luoda yhteisöllisyyttä ja sitoutuneisuutta: Rakennetaan yhteisöllisyyttä ja nostatetaan me-henkeä lisäämällä toimivia vuorovaikutus- ja viestintämahdollisuuksia, kannustamalla ihmisiä kommunikoimaan rohkeasti ja jakamaan kokemuksiaan Sitoutetaan tutkijoita, opiskelijoita, henkilökuntaa ja alumneja Lapin yliopistoon Kehitetään viestinnän avulla sujuvaa opiskelu- ja työympäristöä Tukea rekrytointia: Kasvatetaan kansallisten ja kansainvälisten opiskelijoiden kiinnostusta Lapin yliopistoa kohtaan Kasvatetaan potentiaalisten työntekijöiden kiinnostusta Lapin yliopistoa kohtaan Madalletaan kynnystä ottaa suoraa yhteyttä Lapin yliopistoon Tukea Lapin yliopiston brändiä: Nostetaan Lapin yliopistoa esille arktisten ja pohjoisten asioiden asiantuntijana 2.2 Kanavakohtaiset tavoitteet Facebookin avulla Tehdään yliopistosta kaikille kumppaneille helposti lähestyttävä ja avoin Jaetaan tietoa, kuulumisia ja tarinoita suomeksi sekä englanniksi Sitoutetaan tykkääjät yliopistoon ja ylläpidetään kiinnostusta Lisätään moniäänisyyttä hajauttamalla sisällöntuotantoa Mahdollistetaan vuorovaikutteinen viestintä opiskelijoiden ja henkilökunnan ja alumnien kesken Videopalveluiden avulla Videoiden avulla luodaan kuvaa Lapin yliopistosta houkuttelevana työ- ja opiskelupaikkana
Fiilistellään ja herätetään mielikuvia Lapin yliopistosta Videotuotannossa pyritään hyödyntämään Lapin yliopiston opiskelijoiden osaamista Twitterin avulla Nostetaan esille Lapin yliopistossa tehtävää tutkimusta, taiteellista toimintaa ja opiskelumahdollisuuksia pääasiassa englannin kielellä mutta tarvittaessa myös suomeksi Blogien avulla Nostetaan yliopiston arkea esille hajautetusti yliopiston kaikista yksiköistä Tuodaan eri asiantuntijoiden avulla moniäänisyyttä yliopiston tiedeviestintään Kehitetään yliopiston sisäistä viestintää ja herätetään keskustelua talon sisällä Nostetaan esille opiskelijoiden omaa ääntä Instagramin avulla Tavoitteet määritellään vuonna 2015 LinkedInin avulla Tuetaan opiskelijoiden ammatillista verkostoitumista, työelämäyhteyksien luomista ja ammatillista identifioitumista jo opiskeluaikana Kerrotaan alumneille yliopiston ajankohtaisia kuulumisia Tuetaan yliopiston yhteyksiä työelämään ja yhteistyökumppaneihin Tuetaan yliopiston henkilöstörekrytointia 3 Sisällöntuotanto ja viestintä sosiaalisessa mediassa Sosiaalisen median viestintää, sisältötuotantoa ja ylläpitoa koordinoi Lapin yliopiston viestintäpalvelut. Sisältöä tuotetaan hajautetusti: sisältötuotantoa pyritään hajauttamaan tiedekuntiin ja yksiköihin muiden muassa ohjeistuksen sekä koulutuksen avulla. Kaikessa sosiaalisen median viestinnässä käytetään ihmiseltä ihmiselle -puhetyyliä. Tilapäivityksissä muistetaan aktiivinen, toimintaan kehottava tyyli. 3.1 Sisällön tuottaminen Sisällöntuotannossa hyödynnetään yliopiston uutisvirtaa Kannustetaan yksiköitä ja henkilökuntaa tuottamaan asiantuntijasisältöä Kannustetaan opiskelijoita mukaan sisällöntuotantoon, mm. nostamaan esille taiteellista tuotantoaan Hyödynnetään Kide-lehden ja Kiteitä-portaalin valmiita sisältöjä
Nostetaan, linkitetään ja kommentoidaan Lapin yliopistoon liittyviä kiinnostavia artikkeleita, juttuja tai tilapäivityksiä Nostetaan esille asioita omilta tapahtumalistoilta, Facebook-, Twitter- ja YouTubeverkostoista (myöhemmin myös Instagram-verkostoista), ylioppilaskunnan tiedotteista jne. Nostetaan esille kiinnostavia tarinoita yliopiston historiasta Nostetaan esille kuvia toimipaikoista, tapahtumista, opiskelusta 3.2 Osallistuminen muiden henkilöiden/organisaatioiden some-viestintään Vastataan kysymyksiin ja kommentteihin Facebookissa sekä Twitterissä Seurataan Facebookin, Twitterin ja YouTuben (myöhemmin myös Instagramin) uutisvirtaa sekä käydään tykkäämässä/kommentoimassa Lapin yliopiston kannalta kiinnostavia tilapäivityksiä 3.3 Yhteistyökumppanit talon sisällä Arktinen keskuksen tiedeviestintä Henkilöstöasiat Kansainväliset asiat Kirjasto Konsernin viestintä Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin viestintä Opiskelupalvelut Pohjoisen kulttuuri-instituutti Tiedekunnat Tiedekuntien johto Tutkijat Yliopiston johto 3.4 Sisältölinjaukset eri kanavilla Sosiaalisen median eri kanavilla viestitään kanavakohtaisten tavoitteiden ja kanavan luonteen mukaisesti. Facebook Kerrotaan ajankohtaisista ja kiinnostavista yliopistoon ja opiskeluun liittyvistä asioista erityisesti opiskelijoiden näkökulmasta Kerrotaan yliopistossa tehtävästä työstä henkilöiden, esimerkiksi tutkijoiden, kautta Tehdään nostoja mediaseurannasta, Kide-lehdestä, Kiteitä-artikkeleista, yliopiston historiasta ja blogeista Käytetään valokuvaa ja lisätään kuvaan aina kuvatekstit avainsanoilla Optimoidaan sisällöt niin, että ne lähtevät uutisvirtaan Jaetaan YouTuben ja Vimeon videot myös Facebookissa
Viestitään sekä suomeksi että englanniksi Videopalvelut: YouTube ja Vimeo Kerrotaan opiskelemisesta ja opiskelijaelämästä Lapin yliopistossa Videoiden tuottamisessa huomioidaan, että YouTubella tavoitellaan nimenomaan opiskelijoita (nykyisiä ja tulevia) Kannustetaan mediaopiskelijoita tuottamaan sisältöjä videopalveluihin Tarvittaessa tuotetaan uutisvideoita opiskelijoille ja henkilökunnalle arjen sujumisen kannalta tärkeistä asioista Viestitään sekä suomeksi että englanniksi Twitter Kerrotaan yliopiston kansainvälisesti kiinnostavasta tutkimuksesta (esim. tutkimustulokset, julkaisut, konferenssit, tutkimushankkeet) ja taiteellisesta toiminnasta Kerrotaan opiskelijahauista Kerrotaan Lapin yliopistossa avoinna olevista työpaikoista (erityisesti kansainvälisessä haussa olevista tehtävistä) Kannustetaan opiskelijoita ja henkilökuntaa käyttämään Twitteriä reaaliaikaisena viestintäkanavana tapahtumissa (esim. tunnisteiden käyttö) Viestitään pääasiassa englanniksi, tarvittaessa myös suomeksi Blogit Lapin yliopistolla on neljä yliopistoblogia Laajakulma, Tiedekirnu, Taidekammi, Opiskelijaelämää joiden kirjoittajiksi kutsutaan Lapin yliopiston henkilökuntaa ja eri alojen asiantuntijoita. Laajakulmassa käsitellään yliopistomaailmaan liittyviä ilmiöitä sekä Lapin yliopiston kehittämistä. Kirjoittajina on Lapin yliopiston rehtoristoa, dekaaneita, hallinnon johtajia sekä ylioppilaskunnan edustajia. Tiedekirnussa tuodaan esille yliopiston tutkimusta ja opetusta, kommentoidaan yhteiskunnallisia ilmiöitä ja tapahtumia eri tieteenalojen näkökulmista sekä pohditaan yliopisto-opetuksen periaatteita ja menetelmiä. Kirjoittajina on Lapin yliopiston tutkijoita ja opettajia. Taidekammissa tuodaan esille yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden taiteellista osaamista sekä kommentoidaan taiteen tutkimusta, taide-elämän ilmiöitä ja taiteilijan työtä. Kirjoittajina on taiteilijoita sekä taiteen tutkijoita, opettajia ja opiskelijoita Lapin yliopistosta. Opiskelijaelämää Lapin yliopistossa -blogissa kerrotaan opiskelusta ja opiskelijaelämästä Lapissa opiskelijoiden omalla äänellä. Kirjoittajina on yliopiston opiskelijoita eri koulutusaloilta. Blogeja pyritään avaamaan kuvan ja videon suuntaan
Instagram Sisältölinjaukset määritellään vuonna 2015. LinkedIn Kerrotaan yliopiston täydennyskoulutustarjonnasta ja palvelutoiminnasta alumneille ja työelämän yhteistyökumppaneille Kerrotaan opiskelijoiden ja työelämän välisistä yhteistyömahdollisuuksista, esim. mentorointi, opinnäytetyöyhteistyö jne. Kerrotaan alumneille yliopiston ajankohtaisia kuulumisia 3.5 Miten edistetään sisällön jakelua? Käytetään tehokkaasti eri kanavia: nostetaan ristiinlinkitysten avulla esim. blogikirjoituksia, videoita (ja Instagram-kuvia) Twitteriin ja Facebookiin Viestitään säännöllisesti ja aktiivisesti Rakennetaan viestit välineen mukaisesti ja pidetään ne lyhyinä Kasvatetaan suunnitelmallisesti seuraajien/tykkääjien joukkoa Lisätään verkkosivuille sisältöjen yhteyteen sosiaalisen median kuvakkeet (verkkosivuuudistuksen yhteydessä) 3.6 Miten hallitaan kommunikaatiotulvaa? Kanavan luonne määrittää julkaistavat viestit Jaetaan päivitysvastuita entistä laajemmin yliopiston sisällä Käytetään kanavien ylläpitämiseen tarkoituksenmukaisia työkaluja (esim. TweetDeck, Statigram) 4 Sosiaalisen median kytkeminen muuhun viestintään Sosiaalisen median merkitys viestintäkanavana suhteessa yliopiston muuhun viestintään on kasvanut. Yliopiston viestintää kehitettäessä sosiaalinen media huomioidaan aina osaksi yliopiston viestintää. Seuraavassa muutamia esimerkkejä siitä, miten sosiaalisen median merkitystä osana yliopiston viestintää nostetaan esille. Verkkosivut: ulapland.fi Tuodaan sosiaalisen median kanavien kuvakkeet ja jakopainikkeet esille yliopiston verkkosivuilla (verkkosivu-uudistuksen yhteydessä). Käyntikortit Sosiaalinen media huomioidaan, kun tehdään käyntikorttien kokonaisuudistus.
Printtimateriaali/ilmoitukset Sosiaalinen media mainitaan printtimateriaaleissa. Sähköpostiallekirjoitukset Listataan sähköpostiallekirjoitukseen yliopiston kaikki some-kanavat. Esimerkiksi: Facebook: www.facebook.com/ulapland Twitter: @ulapland YouTube: www.youtube.com/ulapland Instagram: UniversityofLapland Toimitilat Nostetaan sosiaalisen median eri osoitteet entistä paremmin näkyville yliopiston kampuksilla. 5 Resursointi 5.1 Vastuut Yliopiston viestintäpalvelut koordinoi some-viestintää. Viestintäyksikön työntekijät koordinoivat sosiaalista mediaa kukin vastuualueensa mukaan. Yksiköiden some-vastaavat koordinoivat omia kanaviaan. Kokonaisvastuu: Olli Tiuraniemi, viestintäpäällikkö Blogit: Olli Tiuraniemi, viestintäpäällikkö, Tarja Helala, kehittämispäällikkö Twitter: Sari Väyrynen, viestintäsuunnittelija Facebook: Sari Väyrynen, viestintäsuunnittelija, Tarja Helala, kehittämispäällikkö Videopalvelut: o YouTube: Olli Tiuraniemi, viestintäpäällikkö, Tarja Helala, kehittämispäällikkö, Markku Kontio, www-suunnittelija (tekniset alustat) o Vimeo: Taiteiden tiedekunta, audiovisuaalisen mediakulttuurin opettajat ja opiskelijat Instagram: vastuut määritellään vuonna 2015 LinkedIn: vastuut määritellään vuonna 2015 5.2 Resurssit Yliopistossa otetaan huomioon sosiaalisen median edellyttämä työpanos työajan suunnittelussa. 6 Vaikuttavuuden seuranta Lapin yliopiston viestintäpalvelut seuraa sosiaalisen median viestinnän tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta sekä kehittää viestintää tulosten valossa.
6.1 Mitä seurataan? Yleisön reaktioiden määrää ja laatua: kommentit, tykkäämiset, jakamiset, retweetit ja vastaukset Eri sisältöaiheiden suosion määrää Eri sisältötyyppien (teksti, kuva, teksti+linkki ja video) suosion määrää Ketä tavoitetaan / ketä tavoitellaan Tykkääjien ja seuraajien määrän sekä eri kohderyhmien kasvua Yliopiston verkkosivujen ja sosiaalisen median välistä liikennettä 6.2 Työkalut Sosiaalisessa mediassa Meltwater Buzz Kuunnellaan, mitä organisaatiosta sosiaalisessa mediassa puhutaan Seurattavia asioita ovat: Lapin yliopisto, yliopiston johto, yliopiston tutkijat Verkkosivuilla Google Analytics Facebookin oma kävijä- ja julkaisutilastot Twitterin ja TweetDeckin omat kävijä- ja aktiviteettitilastot Bloggerin omat tilastot YouTuben omat tilastot 7 Kehittäminen Toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta tarkastellaan viestintäyksikön tiimipalavereissa ja kokonaisuutena kerran vuodessa. Erityistä huomiota kiinnitetään seuraaviin asioihin: Miten eri yksiköt saadaan mukaan sosiaaliseen mediaan Sosiaalisen median merkityksen avaaminen yliopistolaisille Yliopistolaisten ohjeistaminen ja kouluttaminen sosiaalisen median käyttöön Tämän viestintäsuunnitelman päivitystarve tarkastetaan vuosittain.