HELSINGIN JA UUDENMAAN APUVÄLINEORGANISAATION liiketoimintasuunnitelma Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri
HELSINGIN JA UUDENMAAN i Tiivistelmä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) hallitus päätti vuonna 2008 selvittää mahdollisuuksia sellaisen alueellisen apuvälineorganisaation perustamiseen, jossa toimijoina ovat alueen kunnat ja sairaanhoitopiiri. Selvitystyö käynnistettiin dosentti Timo Pohjolaisen tekemän apuvälineiden nykytilaa, ongelmia ja ratkaisuehdotuksia koskevan raportin pohjalta. Pohjolaisen raporttiin liittyvät suositukset keskittyvät alla oleviin yhdeksään asiakokonaisuuteen: 1. Parantaa ja nopeuttaa asiakkaiden tarvitsemien apuvälinepalveluiden saatavuutta 2. Parantaa ohjausta, neuvontaa ja tiedottamista sekä kuntalaisille että sidosryhmille 3. Yhdenmukaistaa saatavuusperusteet 4. Vahvistaa apuvälinepalvelualan osaamista perustamalla osaamisverkosto 5. Tehostaa hankintojen, logististen toimintojen ja apuvälineiden huoltoa em. toimintojen uudelleen organisoinnin ja yhteisen tietojärjestelmän kautta. 6. Tietojärjestelmien yhtenäistäminen huomioiden hankkeessa mukana olevien tahojen potilastietojärjestelmät ja tulevaisuuden haasteet. 7. Hallita apuvälinetoiminnasta aiheutuvia kuluja 8. Vaikuttaa koko sosiaali- ja terveydenhuollon palveluketjun ja apuvälinepalvelujen käyttäjien palveluketjun parantumiseen ja tehostumiseen 9. Parantaa teknologioiden hyväksikäyttöä Hallituksen päätöksen mukaisesti HUS käynnisti hankkeen, jonka tarkoituksena on luoda koko HUS-alueen kattavan yhteisen apuvälineorganisaation liiketoimintasuunnitelma, jolla vastataan edellä esitettyihin tavoitteisiin. Liiketoimintasuunnitelmassa esitetään keskeiset muutokset nykytilanteeseen. Luodaan yksi apuvälineorganisaatio, joka palvelee alueen asukkaita yhteneväisin saatavuusperustein. Lähtökohtana on että asiakas saa tarvitsemansa perusapuvälinepalvelut lähipalveluna ja erityisosaamista edellyttävät palvelut sekä tarvittavat tukipalvelut perustettavasta apuvälinekeskuksesta. Tehokkuutta saadaan kilpailevan toiminnan ja päällekkäisyyksien poistamisella, keskittämällä toimintoja ja käyttämällä apuvälineitä joustavasti yli nykyisten kuntarajojen. Tämä edellyttää johtamisen uudelleen organisointia, yhteistä tietojärjestelmää ja yhteisiä apuvälineitä sekä soveltuvia tiloja. Apuvälinepalveluprosessiin kuuluu apuvälinetarpeen arviointi, apuvälineen hankinta, luovutus, käytön seuranta, apuvälineen huolto ja korjaus, apuvälineen kuljetus, varastointi ja kierrätys. Apuvälineprosessien eri osien hallinta ja koordinointi on kustannustehokkaan toiminnan kannalta oleellista. Julkisen terveydenhuollon tehtävä apuvälinepalveluissa on tuottaa apuvälineet osana potilaan kuntoutusta ja kokonaishoitoa sekä tätä toimintaa varten tarvittavat huolto-, korjaus-, sovitus- ja muut logistiikkapalvelut. Apuvälineitä käyttävä asiakas on usein mukana molemmissa prosesseissa. Käytännön toteutusta on ohjeistettu useilla kuntoutuslaeilla, jotka määrittävät apuvälinepalvelutoimintaa terveydenhuollon organisaatioissa. Apuvälineet ovat käyttäjälleen maksuttomia palveluita, joiden saaminen edellyttää kliiniseen arviointiin perustuvan apuvälinearvion tekemistä. Apuvälinepalvelut ovat osa hoito- ja kuntoutuspalveluita. HUS-alueen 26 kunnan terveyskeskuksissa ja 20 erikoissairaanhoidon sairaalassa on noin 800 kuntoutusalan työntekijää, joiden päivittäiseen työhön kuuluu apuvä-
HELSINGIN JA UUDENMAAN ii linepalvelujen tuottaminen. Tämän lisäksi useat tuhannet työntekijät osallistuvat apuvälineprosessien eri vaiheisiin. Apuvälinetoiminnan henkilötyöhön sitoutuvien kustannusten arvioidaan olevan erikoissairaanhoidossa lähes 4 miljoonaa euroa ja kunnissa yli 3 miljoonaa euroa. Siihen liittyvissä tehtävissä sitoutuu henkilötyötä HUS:ssa lähes 100 ja kunnissa yli 80 henkilötyövuotta. Terveydenhuollon henkilöstön lisäksi lähes jokainen kuntalainen on jossain elämänsä vaiheessa tekemisissä apuvälineiden kanssa joko terveyskeskuksen tai erikoissairaanhoidon asiakkaana tai omaisena. Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää koko toiminta-alueen henkilöstön ja kaikkien toimintatasojen välisen yhteistyön tiivistämistä sekä terapiahenkilöstön työpanoksen nykyistä parempaa kohdentamista varsinaiseen asiakastyöhön. Kustannustehokas toiminta edellyttää prosessien sujuvuuden ja yhteisten käytäntöjen noudattamista. Tämä on parhaiten saavutettavissa yhtenäisessä apuvälineorganisaatiossa, jossa mm. seuraavia toimintoja hoidetaan keskitetysti. Erityistason, moniongelmaisten ja laajaa teknologista osaamista edellyttävät vaativien asiakasryhmien apuvälinepalvelut, -tarvearvioinnit, sovitukset, käytön ohjaus, seuranta sekä näihin liittyvä apuvälineiden lainaus HYKS-sairaanhoitoalueen erikoissairaanhoidon eri yksiköiden tarvitsemien apuvälinepalveluiden koordinointi Hankinnat, vaativat huolto- ja korjauspalvelut, apuvälineisiin liittyvät logistiset ratkaisut sekä muut sovitut keskittämisestä hyötyvät tukipalvelumuodot Osaamisen kehittäminen ja osaamisverkoston muodostaminen Asteittainen yhteiseen tietojärjestelmään siirtyminen Yhteinen apuvälinerekisteri- ja yhteiset apuvälineet Yhteisten saatavuusperusteiden sopiminen, ylläpito ja seuranta PERUSTEET UUDEN APUVÄLINEORGANISAATION PERUSTAMISELLE Väestön ikääntyminen, palvelurakenteen muutos ja kotona asumisen tehostaminen kasvattavat apuvälinepalveluiden kysyntää tulevaisuudessa nykytilaan nähden moninkertaiseksi liiketoimintasuunnitelmassa todetun mukaan. Laitoshoidon vähentäminen ja purkaminen ovat inhimillisesti ja taloudellisesti kannatettavia tavoitteita. Apuvälinepalveluiden toimivuus on keskeisessä roolissa näiden tavoitteiden toteuttamisessa. Vaikka yksittäinen toimija pystyisikin tällä hetkellä tuottamaan apuvälinepalvelut omalle asiakaskunnalleen tyydyttävästi, tulevat haasteet jatkossa lisääntymään merkittävästi palveluntarpeen kasvaessa sekä välineistön teknistyessä ja kallistuessa. Timo Pohjolaisen raportissa todetaan, että nykyisissä HUS-alueen apuvälinepalveluissa on sekä palveluita käyttävän asiakkaan, että palvelut kustantavan kunnan kannalta useita epäkohtia. Erilaiset toimintaohjeet ja käytännöt aiheuttavat tehottomuutta, päällekkäistä työtä sekä asiakkaita kohtaan epätasa-arvoista palvelua. Kustannuksia on vaikea erottaa kunnan tai sairaanhoitopiirin muista kuluista. Millään alueen toimijalla ei ole tarkkaa tietoa apuvälinetoimintansa nykyisistä kokonaiskuluista. Apuvälineisiin ja niihin liittyvien palveluiden kustannustehokkaaseen tuottamiseen tarvitaan oma organisaatio, jonka avulla voidaan ohjata, valvoa ja kehittää apuvälineisiin liittyviä palveluita ja sitä kautta seurata sekä kontrolloida apuvälineisiin ja palveluprosesseihin liittyviä suoria ja epäsuoria kustannuksia ja vaikutuksia. Apuvälinepalveluiden tuotantoon erikoistunut organisaatio on pitkällä tähtäimellä ainoa konkreettinen keino muuttaa nykyisen toimintamallin epäkohdat pysyvästi ja yhdenmukaisesti sekä samalla varautua kysynnän kasvusta johtuvaan apuvälineisiin sitoutuvien kustannusten kasvuun.
HELSINGIN JA UUDENMAAN iii Yhteisten pelisääntöjen ja koko alueen kattavan tietojärjestelmän puuttuessa jokainen toimija optimoi kokonaisuuden sijasta mieluummin omaa toimintaansa. Moneen organisaatioon hajaantunut toiminta ei kannusta näiden palveluiden tarkasteluun osana koko sosiaali- ja terveydenhuollon hoito- ja palveluketjuja. Apuvälinepalveluiden systemaattinen kehittäminen osana koko terveydenhuollonpalvelujärjestelmää ei nykymuotoisessa toimintaorganisaatiossa onnistu. Päällekkäisen työn lisäksi henkilökunnan osaamista kohdistetaan osittain väärällä tavalla. Yksiköissä terapiahenkilöstön työpanosta käytetään usein muuhun kuin heidän varsinaiseen ydinosaamiseensa, esimerkiksi apuvälineiden huoltoon ja hankintoihin. Suoria ja välillisiä apuvälinepalveluiden työvoimakustannuksia ei tunnisteta tai huomioida yksikkötasolla. Kohdistamalla terapiahenkilöstön aikaa ydintoimintojen suorittamiseen ja keskittämällä tukipalveluiden tuottaminen niihin erikoistuneille henkilöille saadaan aikaan kustannussäästöjä. Hankintaprosessin kehittämisellä ja toimintakäytäntöjen yhtenäistämisellä saadaan vuositasolla useiden miljoonien eurojen kustannussäästöt. Kattavan tietojärjestelmän ja yhteisesti omistettujen apuvälineiden avulla voidaan apuvälineiden käyttöä ja kierrätystä tehostaa. Apuvälineiden käyttöikää voidaan merkittävästi nostaa suunnitelmallisella huoltotoiminnalla ja vaativimpien huoltojen keskittämisellä Uushankinnan sijasta asiakkaalle on mahdollista tarjota sopiva apuväline olemassa olevasta yhteisestä valikoimasta. TOIMINNAN ALOITTAMINEN JA ORGANISOINTI Liiketoimintasuunnitelma on esitys selvitysraportissa lueteltujen apuvälinepalveluihin liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi ja koskee kaikkia niitä julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon apuvälinepalveluita, joita HUS ja sen kunnat ja kuntayhtymät järjestävät. Liiketoimintasuunnitelma huomioi apuvälinepalveluiden laatusuosituksen ja voimassa olevan lainsäädännön. Uuden Apuvälinekeskuksen toiminta aloitetaan ensin HUS:n yksiköistä kuntien selvitysraportista antamien lausuntojen mukaisesti. Tämä edellyttää organisoinnin suunnittelua ja uuden tietojärjestelmän hankkimista. Liiketoimintasuunnitelmassa on luotu periaatteet toiminnan organisoimiselle. Toimenpiteet elinkaarensa lopussa olevan järjestelmän korvaamiseksi on jo käynnistetty yhteistyössä kuntien kanssa. HUS:n yksiköiden ja tietojärjestelmän osalta toiminnan käynnistymisen on suunniteltu tapahtuvan vuonna 2011. Alueen kuntien (perusterveydenhuolto ja sosiaalitoimi) on mahdollista tulla Apuvälinekeskuksen toimintaan vaiheittain mukaan vuodesta 2012 alkaen. Apuvälinekeskuksella aikaansaatavat kustannussäästöt realisoituvat sitä suurempina, mitä laajempaa sen toiminta on. Apuvälineorganisaation kustannustehokkuus varmistetaan käyttämällä tehokkaasti joko sisäisiä tai ulkoisia palveluntuottajia. Apuvälinekeskuksen omat resurssit keskitetään niihin prosesseihin, palveluihin ja tehtäviin joiden vaikuttavuus on koko hoito- ja palveluketjun toimivuuden ja siihen liittyvien kustannusten kannalta merkittävin. Apuvälineorganisaation ja sen palveluntuotantoon liittyvät keskeiset ja välttämättömät investoinnit ovat tietojärjestelmä sekä apuvälinetiloihin liittyvät investoinnit. Toiminnan organisoimisen tekee haasteelliseksi se, että HUS alueella on muista keskussairaala- ja yliopistosairaaloista poiketen puuttunut kuntoutuspalvelujen ja näin myös apuvälinepalveluihin liittyvä koordinointi. HUS sairaanhoitoalueiden ja HYKS:n sairaaloiden ja erikoisalojen sisällä on sisäisesti merkittäviä erovaisuuksia toimintakäytännöissä. Muiden yliopistosairaaloiden ja sairaanhoitopiirien apuvälinekeskusten toimintamallit eroavat HUS alueen kuntoutuksen hajanaisuuden, organisaatioiden erilaisuuden ja alueen suuruuden vuoksi. HUS alueen apuvälineorganisaation liiketoimintasuunnitelmassa isojen kaupunkien apuvälinepalveluiden roolin ratkaiseminen on suuri haaste. Yhteiseen apuvälinepalvelutoimintaan sitoutuminen edellyttää apuvälinepalveluihin liittyvien palveluiden, toimintatapojen, prosessien, osaamisen sekä tiedon yhdenmukaistamista, päällekkäisyyksien purkamista, yhteistä tahtotilaa ja tulevaisuuden haasteiden ratkaisemista yhteisin keinoin. Liiketoimintasuunnitelma on tulevaisuuspainotteinen. Tavoitteena on edetä asiakokonaisuuksin ja toimintaalueittain ja laajentaen toimintaa kohden yhteistä alueellista apuvälinekeskusmallia.
HELSINGIN JA UUDENMAAN iv APUVÄLINETOIMINNAN KUSTANNUKSET Apuvälinepalveluiden kustannuksia hillitään apuvälineprosesseja johtamalla. Apuvälineprosessit koskevat suurinta osaa terveydenhuollon henkilöstöstä. Apuvälineiden hankinnoista on arvioitu saatavan kymmenien prosenttien säästöjä. Yhtä tärkeää kuin kappalekohtainen säästö on se, että osataan tilata oikeanlaisia apuvälineitä ja että oikea apuväline on oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Apuvälineet lisäävät ja ylläpitävät käyttäjiensä toimintakykyä. Apuvälineet vähentävät tutkitusti raskaampien menetelmien ja hoitojen käyttöä (esim. laitospäiviä, ambulanssikuljetuksia ja kotihoitopalvelua). Yhteismitallisia tilastotietoja eri organisaatioista ei ole mahdollista nykymenetelmin saada. Myöskään käytännön työssä esiin tulevista apuvälinekustannuksiin liittyvistä ongelmista ei ole tehty prosessikuvauksia tai kustannusarvioita. Timo Pohjolaisen selvityksessä apuvälineiden uushankinta-arvo oli HUS-alueella vuonna 2006 yhteensä noin 22 23 miljoonaa euroa ja välineiden kirjanpitoarvo on noin 70 80 miljoonaa euroa. Jos nämä luvut päivitetään vuodelle 2010 laskemalla kustannuksiin keskimäärin 7 % vuotuinen kasvu on vuotuisten hankintojen arvo noin 30 M ja apuvälineiden kirjanpitoarvo noin 90 100 M. Apuvälineisiin liittyvät henkilöstökustannukset ovat HUSalueella kokonaisuudessaan noin 7 M vuodessa. Apuvälineiden hankinnan, varastoinnin ja logistiikan keskittämisestä sekä apuvälineiden kierrätyksen lisäämisestä saadaan merkittävimmät kustannussäästöt. Apuvälineiden tukiprosesseihin liittyvää henkilötyötä voidaan vähentää keskittämällä ja yhdenmukaistamalla prosesseja ja toimintatapoja sekä käyttämällä ulkoisia tai sisäisiä palveluntuottajia. Erikoissairaanhoidon yhteyteen perustettavan apuvälinekeskuksen toiminnan seurauksena saavutettavat kokonaishyödyt olisivat nykyisellä toiminta- ja henkilöstön käyttötasolla noin 3,5 4,1 miljoonaa euroa/vuosi. Lähivuosien ikärakennemuutosten vuoksi apuvälineiden kysyntä tulee kasvamaan, millä on vaikutuksensa kustannuskehitykseen organisointitavasta riippumatta. Koska tulevaisuuden kustannuksiin ja hyötyihin liittyvät epävarmuudet ovat merkittäviä, on pidemmälle aikavälille kohdistuvien hyötyjen luotettava arviointi ja kysynnän sekä tarpeen muodostumiseen vaikuttavien tekijöiden mallintaminen realistisesti hankalaa. Varmuudella voidaan todeta, että nykyisellä apuvälinepalvelujen toimintamallilla ja siihen liittyvillä epäkohdilla apuvälineisiin sitoutuvat kustannukset tulevat kasvamaan jyrkemmin kuin tuleva kysynnän ja tarpeen kasvu. Nykyisen toiminnan epäkohdat, tehottomuus ja apuvälineiden kysyntään sekä tarpeeseen liittyvät tulevaisuuden näkymät muodostavat selkeän ja konkreettisen perusteen apuvälinepalveluiden uudelleen organisoinnille ja toiminnan kehittämiselle.
HELSINGIN JA UUDENMAAN v Sisällysluettelo Tiivistelmä... i 1 Tausta... 1 2 Apuvälinekeskuksen visio ja tavoitteet... 3 2.1 Palveluketjun kehittäminen...3 2.2 Palveluiden saatavuuden parantaminen...4 2.3 Ympäristötekijöiden huomioiminen...4 2.4 Toimintojen tehostaminen ja kustannusten hallinta...4 2.5 Osaamisverkoston organisointi...6 2.6 Tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja teknologian käytön tehostaminen...6 3 Toimintaympäristö... 7 3.1 Poliittiset tekijät...7 3.2 Taloudelliset tekijät...8 3.3 Sosiaaliset tekijät...9 3.4 Teknologiset tekijät...10 4 Asiakasmäärittelyt... 11 5 Apuvälinekeskuksen palvelut ja palvelumalli... 12 5.1 Lähipalvelut...12 5.2 Alueelliset apuvälinepalvelut...13 5.3 Apuvälinekeskus...13 5.4 Apuvälineiden neuvontapalvelut...14 5.5 Apuvälinekeskuksen ulkoistetut palvelut...14 5.6 Rajapinnat muihin organisaatioihin...14 6 Palveluntuotanto ja logistiikka... 16 6.1 Palveluprosessit...16 6.2 Apuvälineiden hankinnat...17 6.3 Logististen toimintojen kehittäminen ja varastonhallinta...17 6.4 Hallinta- ja tietojärjestelmät...20 6.5 Sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen ja viestintä...20 7 Operatiivinen toimintasuunnitelma... 21 7.1 Toiminnan käynnistäminen...21 7.2 Apuvälinekeskuksen vuosisuunnittelu...22 8 Taloudellinen analyysi... 23 8.1 Nykytilan kustannukset...23 8.2 Apuvälinekeskuksen operatiivinen budjetti...24 8.3 Hyötyjen arviointi...26 8.4 Kassavirta-analyysi...27 8.5 Yleinen laskentamalli, kuntakohtaiset säästöt...29 9 Riskikartoitus ja riskienhallintasuunnitelma... 31
HELSINGIN JA UUDENMAAN vi
HELSINGIN JA UUDENMAAN 1 1 Tausta Apuvälinepalvelun tavoite on Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) väestön mahdollisimman itsenäisen toiminnan ja elämän laadun tukeminen. Apuvälinepalvelut ovat osa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluketjuja. Apuvälinehankeen lähtökohtana on HUS-laajuisen Apuvälinekeskuksen perustaminen, joka palvelee ja tukee HUS-alueen erikoissairaanhoitoa sekä alueen kuntien perusterveydenhuoltoa ja on kiinteä osa alueellista terveydenhuoltoa. Hyvin toimivat apuvälinepalvelut lisäävät käyttäjien toimintakykyä. Niiden avulla voidaan sekä siirtää että vähentää raskaampien hoitomuotojen käyttöönottoa. Timo Pohjolaisen selvitystyön mukaan henkilöstön erikoistumisen myötä palveluiden tehokkuuden lisääntymisestä syntyvistä synergiaeduista voidaan HUS-alueen apuvälinepalveluiden keskittämisellä ja päällekkäisten töiden poistamisella saada aikaan merkittäviä laadullisia ja taloudellisia hyötyjä. Apuvälineiden saatavuusperusteiden yhtenäistämisellä ja yhteisten toimintatapojen käyttöönottamisella kuntalaisten yhdenvertaisuus lisääntyy ja toiminnan kustannustehokkuus paranee. Tavoitteena olevien hyötyjen aikaansaamiseksi on juridista organisaatiomuotoa harkittaessa varmistuttava, että se mahdollistaa Apuvälinekeskuksen palvelujen ja kilpailuttamisten hankkimisen mahdollisimman joustavasti. Toiminnan vaikuttavuuden ja talouden seuranta edellyttää kuitenkin läpinäkyvyyttä ja siksi on perusteltua suunnitella oman erillisen toimintayksikön perustamista. Seuraavassa kuvassa (Kuva 1) on esitetty tavoitemallin mukaista kokonaiskuvaa siitä, miten eri toimijat osallistuvat apuvälinepalveluiden tuotantoon.
HELSINGIN JA UUDENMAAN 2 Viranomaiset Apuvälineiden toimittajat (ml ostopalvelut) HUS Logistiikka Logistiikkakeskus Vastaanotto, varastointi, jakelu, täyttöpalvelut HUS-Tietotekniikka HUS-Desiko HUS- Lääkintätekniikka Apuvälineiden hankinta, kilpailutus, sopimukset Tekninen ylläpito Pesut Huollot, korjaukset Apuvälinekeskuksen juridinen organisaatiomuoto Määrittää Apuvälinekeskuksen omistajaohjauksen, tavoitteet, toiminnan logiikan, toimintatavat (lait ja säädökset) Apuvälinekeskus ja alueelliset yksiköt Apuvälinekeskuksen palvelut Asiakasohjaus (neuvonta) Vaativat huolto- ja korjaustehtävät Apuvälineiden hallinnointi Järjestelmä Koordinoi ja ohjaa osaamisverkoston toimintaa Alueelliset yksiköt Apuvälineisiin liittyvät paikalliset lähipalvelut ja lähivarastot Asiakkaan apuvälinetarpeen arviointi Huomioidaan myös kliinikkoasiakkaiden tarpeet Kolmas sektori Suoriteperusteinen käyttömaksu Ostopalvelut Huoltoon, korjauksiin ja pesuun liittyviä palveluita (ensisijaisesti HUS:n omilta liikelaitoksilta) Apuvälineasiantuntemus Valvonta ja tilastointi Välillinen asiakaskontakti Suora asiakaskontakti Ostajat (Esim.kunnat, ehp:t, muut shp:t) Palvelu tuotetaan sopivan toimijan toimesta asiakkaan tarpeet huomioiden Loppuasiakas Osaamisverkosto Apuvälineiden saatavuuteen, varastotilanteeseen ja jakeluun liittyvä tieto HUS-Servis Talouspalvelut Apuvälineiden saatavuuteen, kiertoon, historiaan, käyttöön, asiakkaaseen, laskutukseen ja hallinnointiin liittyvä tieto Yhteys potilastietojärjestelmään Yhteinen apuvälinejärjestelmä Kuva 1. Apuvälinepalveluiden tavoitetilan toimintamalli Yllä olevassa kuvassa on esitetty tavoitemallin mukainen kokonaiskuva siitä, miten eri toimijat osallistuvat apuvälinepalveluiden tuotantoon.
HELSINGIN JA UUDENMAAN 3 2 Apuvälinekeskuksen visio ja tavoitteet HUS-Apuvälinekeskus tuottaa ammattitaitoisen henkilökunnan toimesta asiakaslähtöisiä apuvälinepalveluita, jotka ovat laadultaan ja hinnaltaan kilpailukykyisiä mahdollisiin muihin vaihtoehtoisiin ratkaisuihin nähden (esim. tuotetaan itse tai hankitaan täysin ulkoistettuina). Poistamalla nykyisten toimintojen päällekkäisyyksiä ja keskittämällä erityisosaamista vaativat palvelut niihin erikoistuneille työntekijöille, on mahdollista vapauttaa niukkenevia asiantuntijaresursseja merkittävästi HUS-alueen sosiaali- ja terveydenhuollon muihin toimintoihin. Timo Pohjolaisen raportissa esitettyjen tavoitteiden mukaisesti Apuvälinekeskuksen suunnittelutyön konkreettisiksi päämääriksi on asetettu: 1. Palveluketjun kehittäminen 2. Palveluiden saatavuuden parantaminen 3. Ympäristötekijöiden huomioiminen 4. Toimintojen tehostaminen ja kustannusten hallinta 5. Osaamisverkoston organisointi 6. Tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja teknologian käytön tehostaminen Näitä asiakokonaisuuksia on avattu seuraavissa kappaleissa. Ne kaikki tukevat suoraan tai välillisesti asiakaspalvelun ja asiakaslähtöisyyden parantamista. 2.1 Palveluketjun kehittäminen Apuvälinepalveluprosessiin kuuluu apuvälinetarpeen arviointi, apuvälineen hankinta, luovutus, käytön seuranta, apuvälineen huolto ja korjaus, apuvälineen kuljetus, varastointi ja kierrätys. Apuvälineprosessien eri osien hallinta ja koordinointi on kustannustehokkaan toiminnan kannalta oleellista. Julkisen terveydenhuollon tehtävä apuvälinepalveluissa on tuottaa apuvälineet osana potilaan kuntoutusta ja kokonaishoitoa sekä tätä toimintaa varten tarvittavat huolto-, korjaus-, sovitus- ja muut logistiikkapalvelut. Apuvälineitä käyttävä asiakas on usein mukana molemmissa prosesseissa. Käytännön toteutusta on ohjeistettu useilla kuntoutuslaeilla, jotka ohjeistavat apuvälinepalvelutoimintaa terveydenhuollon organisaatioissa. Apuvälineet ovat käyttäjälleen maksuttomia palveluita joiden saaminen edellyttää kliiniseen arviointiin perustuvan apuvälinearvion tekemistä. Apuvälinepalvelut ovat osa potilaan hoitokokonaisuutta ja se tulee huomioida tietojärjestelmien hankinnassa, joiden tulee olla sellaisia että ne toimivat sujuvasti niin apuvälinevarastoinnin kuin myös potilaan kuntoutuksen osalta. Apuvälinepalveluiden tehtävänä on mahdollistaa itsenäinen suoriutuminen ja tukea ihmisiä erilaisissa toimintakykyongelmissa sairauden kohdatessa. Apuvälinearviot tehdään osana lääkärin / terapeuttien vastaanottokäyntiä tai hoitojakson aikana. Suurin osa apuvälinepalvelusta toteutetaan lähipalveluna. Apuvälineprosessin kaikkia osa-alueita ei tarvitse kuitenkaan olla jokaisessa apuvälinepalvelua tuottavassa yksikössä. Erilaisten käyttäjäryhmien palvelua ja apuvälineprosessin vaiheita keskitetään sovitusti. Toiminnan kehittäminen systemaattisesti ja kokonaisvaltaisesti takaa parhaiten koko alueen ja asiakkaiden apuvälinepalveluiden tasapuolisen saatavuuden ja mahdollistaa myös muita vaihtoehtoja paremmin varautumisen tulevaisuuden kysyntään sekä kustannusten hallintaan. Keskitetyt apuvälinepalvelut mahdollistavat saman organisaation sisällä resurssien siirtojen tekemisen sinne, missä niiden tarve on suurin. Kattavina ja selkeinä ne mahdollistavat HUS-alueen sosiaali- ja terveydenhuollon
HELSINGIN JA UUDENMAAN 4 ydinprosesseihin käytettävän palveluajan lisäämisen ja niillä voidaan myös entistä paremmin vaikuttaa potilaiden laitospaikkatarpeiden vähentämiseen ja siirtämiseen. 2.2 Palveluiden saatavuuden parantaminen Apuvälinekeskuksen tehtävänä on yhteistyössä alueellisten apuvälineyksiköiden ja perusterveydenhuollon kanssa varmistaa yhtenäisten saatavuusperusteiden käyttöönotto ja näin varmistaa palveluiden hyvä ja tasaarvoinen saatavuus oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Yhteisten saatavuusperusteiden pohjalta toimiminen edellyttää kuitenkin alueen toimijoille yhteistä tietojärjestelmää sekä yhteisten toimintaprosessien ja yhtenevien ohjeistusten laatimista. Apuvälineiden saatavuuden parantaminen näkyy apuvälineen käyttäjällä tiedon saatavuuden helppoutena, palvelupisteiden sijoittelussa, apuvälineprosessien sujuvuuden paranemisena. Potilasasiakkailla ja terveydenhuollon henkilöstöllä on tietoa mistä ja miten apuvälineitä ja apuvälineisiin liittyviä palveluita saa. Apuvälineet on joustavasti ja viivytyksettä saatavissa yli organisaatiorajojen. 2.3 Ympäristötekijöiden huomioiminen Ympäristönäkökulman tehokas hyödyntäminen HUS-alueen kokoisessa organisaatiossa on mahdollista ainoastaan yhtenäisessä organisaatiossa ja yhteistyössä HUS:n ympäristösuunnittelun kanssa. Apuvälineiden käytön seuranta on tärkeää toimivan kierrätysjärjestelmän aikaansaamiseksi. Eri arvioiden mukaan systemaattisella käytön seurannalla ja oikealla huollolla kalliiden apuvälineiden käyttöikää on mahdollista kasvattaa usealla vuodella. Apuvälineiden kuljetuksen tehokkaalla suunnittelulla myös kuljetuksista aiheutuvia päästöjä saadaan alennettua. Apuvälineistön materiaalivalinnoissa ja poistoissa huomioidaan ympäristövaikutukset. 2.4 Toimintojen tehostaminen ja kustannusten hallinta Palvelujen keskittämisellä voidaan vaikuttaa päällekkäisen työn vähentämiseen ja palveluprosessien tehostamiseen. Kilpailutusten ja hankintojen keskittämisen kautta voidaan hyödyntää suurtuotannon edut ja siten saada nykyistä paremmat neuvotteluasemat. Muita toiminnan tehostumiseen, palvelun laatuun ja kustannuksiin liittyviä potentiaalisia kehittämisalueita ovat mm. asiakaspalvelu, logistiset ratkaisut, laitteiden huolto ja korjaukset sekä apuvälineiden hallinnointi. Toiminnan laatutason ja kustannuskehityksen läpinäkyvyys ja vertailtavuus paranee kun toimitaan yhdessä taloudellisesti itsenäisessä organisaatiossa. Vertailussa muiden sairaanhoitopiirien apuvälinetoimintaan on liiketoimintasuunnitelman valmistelussa selvitetty Kanta-Hämeen ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirien apuvälinetoimintaa. 2.4.1 Kanta-Häme Kanta-Hämeen osalta voidaan todeta, että alueen erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yhteisen apuvälinetoiminnan käynnistäminen aloitettiin v. 2007 ja v. 2008 alusta lukien se on toiminut sairaanhoitopiirin liikelaitoksena. Liikelaitoksen toiminta on vuoden 2010 aikana saatu kustannusten ja tulojen osalta tavoitteeksi asetetulle tasolle. Toimintavolyymit ovat n. kymmenesosa HUS-alueen vastaavista. Toimintamalliin kuuluu mm. seuraavat tekijät: Osaamisverkoston ja saatavuusperusteiden kehittämisen koordinointivastuu on apuvälinekeskuksella Apuvälineliikelaitoksella on oma keskusvarasto sekä vaativien apuvälineiden keskitetty huolto- ja pesutoiminta
HELSINGIN JA UUDENMAAN 5 Kaikki apuvälinehankinnat tehdään keskitetysti Hankintojen keskittämisen kautta on pystytty saamaan esim. pyörätuoli- ja kyynärsauvahankinnoissa jopa 50 %:in säästöt aikaisempaan verrattuna Hankinnoista saatavien kokonaiskustannushyötyjen tarkka vertailu on hankalaa, koska aiemmat kirjauskäytännöt erikoissairaanhoidossa ja terveyskeskuksissa olivat puutteellisia ja poikkesivat toisistaan 2.4.2 Turun alueellinen apuvälinekeskus Turun alueellinen apuvälinekeskus on aloittanut toimintansa vuonna 2007 ja se toimii sairaanhoitopiirin Kuntoutusklinikan alaisuudessa. Se vastaa alueen apuvälinepalveluista lukuun ottamatta kuulon-, näön-, hengityksen ja suun apuvälineitä, joiden hankinta tapahtuu kuitenkin sen toimesta keskitetysti. Lisäksi Satakunnan sairaanhoitopiirin apuvälinehankinnat on keskitetty samaan yhteyteen. Kooltaan se on noin kolmannes HUS-alueen vastaavasta. Apuvälinekeskuksen perustamisen tavoitteena oli kustannusten saaminen kuriin, kuntakohtaisen laadun tasaarvoistaminen (toteumat poikkesivat paljon kunnittain), alueellisen kierron aikaan saaminen apuvälineille sekä pienten kuntien palvelutason nostaminen siten, että asiakkaiden lähettäminen apuvälinekeskukseen arvioon ja sovitukseen mahdollistui. Lisäksi asiantuntijoiden osaamiseen pyrittiin panostamaan järjestämällä yhteisiä koulutuksia sekä alueellisia kokouksia. Tavoitteet eivät ole täysin toteutuneet ja budjetti on vuosittain ylitetty. Ylitykset ovat kuitenkin vuosi vuodelta vähentyneet. Ongelmana on ollut se, että apuvälineisiin laskettu 3-4 % vuotuinen korotus ei ole riittänyt, koska aiempien alikäyttäjä kuntien saaminen muiden kanssa samalle tasolle on maksanut ja sen budjetoiminen on ollut vaikeaa. Hankintojen keskittämisellä on saatu aikaan merkittäviä hyötyjä, hankintamääriin sitoudutaan aina kun se on mahdollista, ja sitä kautta saadaan volyymin avulla hinnat alas. Hankintahintojen vertailu apuvälinekeskusta edeltävään aikaan on apuvälineiden jatkuvan hintojen nousun ja aiemman puutteellisen tilastoinnin takia vaikeaa, mutta suuntaa antavasta voidaan todeta mm. seuraavat hyödyt: Silmälasien hinnat likimain puolittuivat keskittämisen kautta, ennen annettiin pelkkä maksusitoutus. Pelkästään tästä saavutettiin noin 200.000 euron säästöt. Kuulokojeiden yksikköhinnat ovat lähes puolittuneet Pyörätuoleissa määrään sitoutumisen kautta saatava alennus kilpailutettuun määrään sitoutumattomaan hintaan nähden on 10 20 % Hygienia-apuvälineissä määrään sitoutumisen kautta saatava alennus kilpailutettuun määrään sitoutumattomaan hintaan nähden on noin 20 % Kyynärkepeissä määrään sitoutumisen kautta saatava alennus kilpailutettuun määrään sitoutumattomaan hintaan nähden on noin 30 % Asiakkaan (apuvälineen käyttäjä) näkökulmasta muutos entiseen on ollut selvästi positiivinen. Erikoissairaanhoidon jälkeen apuvälineet saadaan mukaan sairaalasta ja ne voidaan palauttaa mihin tahansa yksikköön. Asiakkaan tarpeeton pompottelu eri organisaatioiden välillä on loppunut, kun raha on muuttunut yhteiseksi. Lisäksi todettiin, että niiden kuntien asukkaat ovat huonommassa asemassa, jotka eivät ole mukana alueellisessa apuvälinekeskuksessa (apuvälinekeskuksen toiminta kattaa 82 % VSSHP:n väestöstä).
HELSINGIN JA UUDENMAAN 6 2.5 Osaamisverkoston organisointi Apuvälinepalvelut ovat osa kuntoutuspalveluita. HUS alueen apuvälinetoiminnassa on erikoissairaanhoidossa n. 800 kuntoutusalantyöntekijää (fysioterapian, toimintaterapian, puheterapian työntekijät ja kuntoutusohjaajat). HYKS alueella on kaksi erityisosaamiseen keskittynyttä apuvälinekeskusta sekä useita pienempiä keskuksia eri erikoisaloilla. Perusterveydenhuollon kuntia on 26, joiden sosiaali- ja terveydenhuollon apuvälinepalveluita tuottava henkilökunta on osa osaamisverkostoa. HUS-alueen Apuvälinekeskuksen yhtenä keskeisimmistä tehtävistä on johtaa, koordinoida, valvoa, kouluttaa sekä kehittää osaamisverkostoa ja luoda kestävät edellytykset sen toiminnalle. Yksittäisen toimijan ei ole mahdollista tuntea kaikkia saatavilla olevia välineitä, eikä asiakkaan tarpeeseen osata näin ollen aina antaa toimivinta ratkaisua. Osaamista vahvistetaan perustamalla apuvälinekeskuksen toimesta kaikista merkittävistä apuvälinetoimijoista koostuva osaamisverkosto, jonka avulla tietotaitoa voidaan käyttää joustavasti organisaatiorajojen yli. Osaamisverkosto hyödyttää palveluja tuottavia yksiköitä ja kuntia, joilla ei ole riittäviä resursseja oman apuvälineosaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen. 2.6 Tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja teknologian käytön tehostaminen Yhteinen keskitetysti hallinnoitu tietojärjestelmä tukee, kehittää ja ohjaa asiakaslähtöistä ja kustannustehokasta apuvälinepalvelua. Se mahdollistaa yhteisten toimintatapojen noudattamisen ja tiedon tehokkaan hyödyntämisen sekä systemaattisen seurannan. Moderniin tietojärjestelmään voi syöttää tietoa mm. apuvälineiden elinkaaren kustannuksista ja niistä saatavista hyödyistä ja käyttää tätä tietoa toiminnan suunnittelussa. Uusien apuvälineiden käyttöönottopäätöksissä pyritään jatkossa arvioimaan aiempaa enemmän ratkaisun kustannustehokkuutta ja -vaikuttavuutta eli ratkaisun kustannuksia arvioidaan sen tuomaan hyötyyn (mm. elämänlaatu ja toimintakyky) nähden. Apuvälinetietojärjestelmän suunnittelu ja oikea käyttö ovat keskeisessä roolissa yhteisen apuvälineorganisaation suunnittelussa. Apuvälinetoiminnan uudelleen organisointi ja Apuvälinekeskuksen perustaminen ei ole mahdollista ilman toimivaa tietojärjestelmää. Tulevan tietojärjestelmän tulee sisältää myös lääkinnällisen kuntoutuksen terapiapalveluiden kilpailutus, hankinta ja hallinta. Teknologia lisääntyy sekä perusapuvälinepalveluissa että erityisesti vaativan tason apuvälineissä. Tämä lisää sekä osaamisvaatimuksia että kustannuksia. Välineistön hyvällä kierrätyksellä sekä henkilöstön perehtymisellä välineistöön voidaan kustannuksia hallita.