TYÖNHAKUUN LIITTYVÄT MENETELMÄT Työmarkkinat avoimessa haussa ja piilossa olevat työpaikat Rekrytointi on monimutkainen prosessi, joka alkaa yrityksen työvoiman tarpeesta ja päättyy enemmän tai vähemmän läpinäkyvän haun kautta parhaiten tehtävään sopivan henkilön löytymiseen. Rekrytointiprosessia voi verrata jäävuoreen, joka koostuu näkyvästä osasta sekä paljon suuremmasta, syvemmällä olevasta näkymättömästä osasta. Näkyvä osa koostuu valintaprosessista, jonka yritys joko hoitaa itse tai joka annetaan erillisen rekrytointiyrityksen hoidettavaksi. Yritys tai rekrytointiyritys laittaa yleensä ilmoituksen avoimesta työpaikasta sanomalehteen. On arvioitu, että tämä näkyvä osa rekrytoinneista kattaa vain noin 15% kaikista avoimista työpaikoista, vaikkakin on vaikeaa arvioida prosenttiluvun paikkansapitävyyttä, sillä työmarkkinat muuttuvat ja kehittyvät koko ajan. Viimeisten vuosien aikana rekrytointiprosessin näkyvä osa johtajien ja ammattilaisten haussa on tullut selvästi aiempaa valikoivammaksi. Sanomalehti-ilmoituksissa etsitään henkilöitä, joiden osaaminen on erikoistunutta alallaan. Yleisimmin etsitään korkeintaan 35-40-vuotiaita henkilöitä, myös korkeisiin johtotehtäviin. On olemassa myös näkymätöntä rekrytointia ja työntekijöiden etsimistä. Yrityksellä voi olla tarve palkata uusia työntekijöitä, mutta avoimista tehtävistä ei tahdota ilmoittaa julkisessa haussa. Tämä näkymätön osa rekrytoinnissa on erityisen merkittävä ja kiinnostava sellaisten henkilöiden osalta, jotka haluavat muutoksia omassa urakehityksessään. Näkymättömät avoimet työpaikat ovat kuitenkin hankalia löytää ja tällainen työnhaku vaatiikin erilaisia työnhakumenetelmiä kuin normaali työnhaku ilmoitusten kautta. Henkilö, joka haluaa muutoksia omaan työuraansa, yleensä hake sekä avoimessa haussa (näkyvät) olevia työpaikkoja että näkymättömiä paikkoja. Avoimessa haussa olevien työpaikkojen löytäminen on helppoa ja hakuprosessi on selkeä. Työnhakija lähettää hakemuksen sekä ansioluettelon ilmoituksessa mainittuun yritykseen tai rekrytointiyritykseen ja pyrkii saamaan kutsun haastatteluun. Todellisuudessa kuitenkin avoimessa haussa olevan työpaikan saaminen on usein vaikeaa ja vaativaa, sillä työtehtäviin vaaditaan usein todella korkeatasoista ja vahvaa ammatillista osaamista. MODUULI 3 KOULUSTA TYÖELÄMÄÄN VAIHE 2 TYÖNHAKUTAIDOT
Näkymättömien työpaikkojen löytäminen on hankalampaa kuin näkyvien, sillä työnhakijan on vaikea määritellä tarvittavan työntekijän ammatillista profiilia ilman ilmoitusta. Sen lisäksi, että työnhakijan osaaminen vastaisi juuri yrityksen tarvetta, tulee työnhakijalla olla hyvät työn- ja tiedonhakutaidot sekä paljon oma-aloitteisuutta. Edellä mainitusta huolimatta työllistyminen näkymättömiin paikkoihin on usein helpompaa kuin näkyviin, koska: - mahdollista tarjontaa on enemmän - kilpailua on vähemmän - työpaikan saaminen perustuu hakijan oma-aloitteisuuteen Seuraavassa osiossa esitellään tehokkaimpia menetelmiä näkymättömien työpaikkojen saamiseen. Siinä keskitytään erityisesti - henkilökohtaisiin kontakteihin - itsensä esittelemiseen ja yhteydenottoihin, jotka perustuvat hakijan omaaloitteisuuteen MITEN SAADA SUURIN HYÖTY OMISTA OLEMASSAOLEVISTA KONTAKTEISTA JA VERKOSTOISTA Yksi tehokkaimmista keinoista saada tietoa näkymättömistä työpaikoista on hyödyntää omia henkilökohtaisia kontakteja (henkilökohtaiset verkostot). Henkilökohtaiset kontaktit käsittävät: - ystävät - tuttavat - kollegat - sukulaiset Henkilökohtaiset kontaktit ovat luonnollinen osa kunkin ammatillista ja sosiaalista kenttää. Alla on listattu hyödyllisiä keinoja omien kontaktien hyödyntämiseksi. A) Tee lista henkilöistä, jotka voisivat auttaa sinua omien ammatillisten ja /tai henkilökohtaisten kontaktiensa avulla. Tämän voi aloittaa käymällä läpi jo olemassa olevia yhteystietolistoja kuten esim. osoitekirjoja, puhelinmuistiota tai sellaisia yhdistysten listoja, joiden jäsen itse olet. B) Ota yhteyttä henkilöihin, joita olet listannut. Kerro heille suunnitelmistasi ja tavoitteistasi. Tässä vaiheessa on tärkeää pitää näitä henkilöitä ainoastaan tiedon lähteinä, jotka voivat neuvoa ja ohjata sinua. Mikä on vielä merkittävämpää, heidän kauttaan voit saada uusia hyödyllisiä kontakteja. Mikäli kyseiset kontaktisi voivat tarjota sinulle suoraan töitä, aina 2
parempi, mutta on muistettava, ettei se saa olla tavoitteena. Heitä ei saisi asettaa hankalaan tilanteeseen eikä heitä saa painostaa päinvastoin, osoita, että tarvitset heidän tukeaan, neuvojaan ja apuaan. C) Täydennä listaasi niillä uusilla yhteystiedoilla, joita saat, jotta haku olisi mahdollisimman laaja. Näin ollen henkilökohtaiset verkostot voivat toimia kaksitahoisesti, jos niitä hyödyntää tehokkaasti. Ne mahdollistavat: - keskustelun ammatillisesti kiinnostavien ja merkittävien henkilöiden kanssa, jotka tunnemme henkilökohtaisesti ja joihin näin ollen voi luottaa paremmin kuin henkilöihin, joita emme tunne. - omien kontaktien määrän lisääntymisen, mikä helpottaa erilaisten mahdollisuuksien selvittämistä ja kenties myös näkymättömien työpaikkojen löytämistä KOHDENNETUT YHTEYDENOTOT Toinen menetelmä näkymättömien työpaikkojen etsimisessä on ns. kohdennetut yhteydenotot. Työnhakuprosessissa kukin asettaa itselleen henkilökohtaiset ammatilliset tavoitteet, joiden kautta voidaan tunnistaa minkä tyyppistä työtä / työtehtävää ryhtyy hakemaan tai millaiseen yritykseen tavoittelee töihin. On olemassa useita erilaisia valintakriteerejä, kuten esimerkiksi: - Ala, jolla on jo toiminut, ja jolla on saavuttanut ammatillisesti eniten - Yrityksen koko (pieni, keskisuuri, suuri), joka tuntuu sopivimmalta omaan ammatilliseen osaamiseen ja tavoitteisiin - Maantieteellinen sijainti: alue, jolla haluaa työskennellä. On kuitenkin muistettava, että mitä laajemmalla alueella on valmis työskentelemään, sitä enemmän on mahdollisuuksia löytää töitä. Tämän takia maantieteellistä toiminta-aluetta ei kannata kaventaa liiaksi. Tämän määrittelyn jälkeen tulee tehdä lista yrityksistä, joihin on tarkoitus olla yhteydessä, samalla tulee määritellä henkilö, jolle avoin hakemus osoitetaan (johtaja, henkilöstöpäällikkö jne. riippuen työtehtävästä, jota tavoitellaan). Kyseiselle henkilölle lähetetään työhakemus ja ansioluettelo, joiden laatimisessa pyritään herättämään vastaanottajan kiinnostus. 3
Työhakemuksessa (ks. erillinen malli) mainitset soittavasi sopiaksenne mahdollisesta tapaamisesta, jossa voitte selvittää mahdollisen yhteistyön jatkossa. Päästessäsi haastatteluun esittelet lyhyesti ansioluettelosi ja pyrit selvittämään onko yrityksessä tarjolla mitään sinulle sopivaa työtä. Kohdennettuja yhteydenottoja käytettävässä työnhaussa ei tunneta henkilöitä, joille avoimia hakemuksia lähetetään. Näin ollen työnhakijalla pitäisikin olla kattava lista kontakteja, paljon kärsivällisyyttä ja sinnikkyyttä, jotta läpäisee monenlaiset avoimeen työnhakuun liittyvät hallinnolliset ja byrokraattiset esteet. Tehokkaassa avoimessa työnhaussa on suositeltavaa käyttää samanaikaisesti sekä henkilökohtaisia verkostoja että kohdennettuja yhteydenottoja: jos toisen kanavan kautta ei pääse haastatteluihin, voi vastaavasti vahvistaa toisen kanavan käyttöä. 4
TYÖNHAKUMENETELMÄT JA TEHOKKAIMMAT TAVAT KÄYTTÄÄ NIITÄ AVOIN HAKEMUS (kirjeet / puhelinsoitot) Plussat Miinukset Työhakemuksesta voi tehdä persoonallisen - Hyvä keino lähestyä yrityksiä jos omat kontaktit ja verkostot eivät tuottaneet tulosta - Saattaa tuottaa kutsun haastatteluun - Antaa mahdollisuuden esitellä itsensä ja osaamisensa yrityksen rekrytoinnista vastaaville - Mahdollistaa sellaisten yritysten lähestymisen, joita ei löytäisi omien verkostojen kautta - Mahdollistaa suorat kontaktit rekrytoinnista päättäviin tahoihin, mikäli ne osaa tunnistaa oikein Jotta saavuttaa hyviä tuloksia, tulee hakemusten lähettämisen jälkeen olla puhelimitse yhteydessä yrityksiin. - Edellyttää pikaista sopimista haastattelusta sekä vaatii hakijalta hyviä kommunikointitaitoja (erityisesti asioitaessa puhelimitse) - Vaatii etukäteen hankittua tietoa yrityksestä, sen päätöksen tekijöistä sekä mahdollisesta työvoiman tarpeesta - Tuottaa vähän vastauksia / yhteydenottoja (keskimäärin 4-10%) - Vaatii merkittävää määrää yhteydenottoja (vähintään 50-100) - Jos hakemus menee väärälle henkilölle, arviolta 50% hakemuksista lähetetään suoraan HR-osastolle TYÖPAIKKAILMOITUKSET Plussat Jokainen voi hakea avoimesti ilmoitettuun työpaikkaan - Tehokas väylä löytää työtä, jos on vahvaa ammatillista osaamista ja on iältään alle 40-45 vuotta - Ohjaa suoraan haettavaan työpaikkaan - Tehokkaampi keino pasta haastatteluun, jos hakija liittää mukaan persoonallisen työhakemuksen - Tehokas työmarkkinoilla, joissa on alhainen kilpailutaso Miinukset Hakijat ovat tiukassa kilpailuasetelmassa monien muiden hakijoiden kanssa - Toisinaan yritykset saavat paljon hakemuksia, jotka eivät vastaa työpaikkailmoituksessa esitettyjä tarpeita - Ei anna juurikaan mahdollisuuksia henkilökohtaiselle päätöksenteolle - Vaatii systemaattista haku- ja valintaprosessin seurantaa - Edellyttää hakijalta erinomaisia neuvottelutaitoja - Vähentää yheyksiä päätösten tekijöihin 5
REKRYTOINTIYRITYKSET (Head Hunters) Plussat Hakija tulee tunnetuksi alakohtaisten rekrytoijien keskuudessa - Vähentää kilpailijoiden määrää (verrattuna ilmoituksiin) - Kun rekrytointiyritys on valinnut ehdokkaat, on yritys kiinnostuneempi tutustumaan hakemukseen Miinukset Tehokas keino lähinnä perinteisesti määriteltyjen menestyksekkäiden ammattien osalta (pitkälle erikoistuneen osaamisen ammatit), alle 40-45-vuotiaiden hakijoiden osalta sekä usein korkeasti palkattujen osalta - Edellyttää loistavien ja monipuolisten kommunikointitaitojen hallitsemisen YHTEYDENOTTOKIRJEET Plussat Plussia ei juuri ole. Tätä keinoa voi kuitenkin kokeilla silloin kun mikään muu ei tuota tulosta ja yhteydenottojen määrää pitää kasvattaa. Miinukset Ei anna mahdollisuutta välittää persoonallista viestiä hakijasta eikä luo yhteyttä mahdollisiin rekrytointitarpeisiin yrityksessä. - Alhainen vastausprosentti (2-3%) - Edellyttää suurta yhteydeottojen määrää (vähintään 250) - Yli 70% näistä kirjeistä käsitellään HRosastolla, ja suuri osa niistä heitetään pois On olemassa myös muita menetelmiä, mutta niiden tarkoituksena on yleensä lähinnä hankkia tietoa sen sijaan, että pyrkisi ottamaan yhteyttä yrityksen päätöksen tekijöihin. Edellä olevien kuvausten perusteella on selvää, että nk. proaktiiviset eli ennakoivat keinot ovat parhaita työnhakumenetelmiä, mukaan lukien niihin kunkin omien kontaktien ja verkostojen hyödyntämisen sekä avointen hakemusten lähettämisen. On kuitenkin tärkeää määritellä tapauskohtaisesti tehokkaimmat työnhakumenetelmät niin, että huomioi tavoiteltavan kohteen erityispiirteineen. 6
MITEN VALITAAN SOPIVAT TYÖNHAKUMENETELMÄT Tärkeimmät kriteerit valittaessa sopivia strategioita ovat: - Arvioitu avoinna olevien työpaikkojen määrä ko. sektorilla - Kilpailutekijät / hakijoiden määrä - Merkittävimmät rekrytointimenetelmät ko. sektorilla - Maantieteelliset seikat: alueellinen, kansallinen, eurooppalainen tai maailmanlaajuinen toimintakenttä - Rekrtytoinnista vastaavien päätöksentekomenetelmät, saavutettavuus ja yhteydenottokanavat Työnhakuun liittyviä menetelmiä, joita tämän materiaalin alkuosassa kuvattiin, tulee tarkistaa ja tarkentaa useita kertoja riippuen siitä millainen työhakuprosessi on ja millaisia tuloksia prosessin aikana saavutetaan. Työnhaussa ei ole olemassa taikakeinoja, eikä myöskään kyse ole siitä, että kaikkia mahdollisia keinoja pitäisi käyttää samanaikaisesti. Yksi menestyksekkään työnhaun keinoista on se kuinka käyttää eri menetelmiä. - Henkilöllä voi olla laaja kontaktiverkosto, joka ei kuitenkaan pidä hakijaa sopivana / uskottavana - Henkilöllä voi olla suppea kontaktiverkosto, mutta hän onnistuu kehittämään ja hyödyntämään sitä ajan myötä käyttämiensä keinojen ja omien taitojensa ansiosta Henkilökohtaisten kontaktien ja verkostojen käyttö työnhakumenetelmänä: Tuottaakseen merkittäviä tuloksia tämä menetelmä vaatii vähintään 70%:sta ajankäyttöä. Ensimmäiset tulokset sen kautta saa yleensä aikaisintaan kahden ja korkeintaan kolmen viikon päästä yhteydenotosta. Tapaamisten järjestyttyä hakija voi ryhtyä selvittämään konkreettisia työllistymismahdollisuuksia yrityksiin. Avointen työhakemusten käyttö Jotta tämä menetelmä on riittävän tehokas, tulee hakijan lähettää vähintään 15-20 avointa hakemusta viikossa. On myös muistettava järjestää aikaa mahdollisille vastauksille ja yhteydenotoille sekä tapaamisille. Myös tällä menetelmällä ensimmäiset tulokset saa yleensä aikaisintaan kahden ja korkeintaan kolmen viikon päästä yhteydenotosta. Tämän jälkeen sovitaan tapaamisesta yrityksen edustajan kanssa. Työpaikkailmoituksiin vastaaminen Hakemuksen laatiminen työpaikkailmoitukseen vie keskimäärin 20-30 minuuttia. Yleensä hakemuksen lähettämisen ja mahdollisen työhaastattelun toteutumisen välillä on noin 15-20 päivää. Mikäli hakija ei saa minkäänlaista vastausta yrityksestä, hän voi myös itse soittaa ja 7
kysyä hakuprosessin etenemisestä. Positiivisen vastauksen saa yleensä aina 1-1,5 kuukauden kuluessa hakemuksen lähettämisestä. Alla on taulukko, jota voi hyödyntää suunniteltaessa ja valittaessa sopivaa työnhakumentelmää eri tilanteisiin. 8
Työnhakumenetelmän valintaa tukeva taulukko Ammatillinen tavoite Menetelmä Käytettävä aika Edistyminen Huomioita 9