Hankintayksikkö TARJOUSPYYNTÖ KIRKKONUMMEN KUNTA Sivistyspalvelut 21.6.2012 PL 20 02401 KIRKKONUMM Kirkkonummen uimahallin lipunmyynnin ja kahvilatoiminnan järjestämistä koskeva tarjouspyyntö HANKINNAN YLEISKUVAUS Kirkkonummen uimahalli on avattu vuonna 2001 ja koko uimahallin kävijämäärä on vuosittain n. 200.000 asiakasta. Allasosastolla asiakkaita käy vuositasolla noin 180 000 asiakasta. Tämä tarjouspyyntö koskee ostopalveluna järjestettävää Kirkkonummen kunnan uimahallin lipunmyynti- sekä kahviopalvelua jäljempänä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyllä tavalla. HANKINTAYKSIKKÖ Tätä tarjouspyyntöä koskeva hankintayksikkö on Kirkkonummen kunta Hankintayksikön yhteyspiste: Sivistyspalvelukeskus PL 20 ( käyntiosoite Ervastintie 2) 02400 KIRKKONUMMI TARJOUSKILPAILUASIAKIRJAT Tämän tarjouspyynnön liitteitä ovat - Liite 1/ Hankittavalle palvelulle asetettavat vaatimukset - Liite 2/ Kustannusvastuiden/ toiminnasta saatavien tulojen jakautuminen (tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisessa noudatetaan liitteellä sanottua kustannusten ja toiminnasta saatavien tulojen jakamistapaa) - Liite 3/ Sopimusluonnos (tarjouksen tekijältä edellytetään sitoutumista liitteen mukaisen sopimusmalliin sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa. - Liite 4 liite tarjoukseen (tarjouksen tekijän tulee täyttää ja liittää tarjoukseensa liite 4)
- Liite 5/ Kävijämäärät (sisältää lisäinformaationa tarjouksen tekijälle tilaston Kirkkonummen uimahallin allastilan ja kuntosalin kävijämäärät aukioloaikoina vuonna 2011 - Liite 6/ Pohjakuva (liite 6 on lisäinformaationa tarjouksen tekijälle Pohjakuva Kirkkonummen uimahallin sisääntulokerroksesta) HANKITTAVAN PALVELUN SISÄLTÖ Hankittavalle palvelulle asettavat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä keskeisimmin liitteellä 1. Hankittavan palvelun osalta noudatetaan lisäksi mitä tarjouspyynnössä ja sen muissa liitteissä on sanottu.. SOPIMUSKAUSI Tämän tarjouspyynnön kohteena oleva palvelu järjestetään 27.11.2012-26.11.2015 välisenä aikana Hankintayksiköllä on oikeus jatkaa sopimusta vuoden mittaisella optiolla (27.11.2015 27.11.2016) ilmoittamalla tarjouskilpailun perusteella sopimuskumppaniksi valitulle kirjallisesti option käyttämisestä viimeistään neljä( 4) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä (varsinaisen sopimuskauden päättymispäivä on 26.11.2015). TARJOUKSEN TEKEMINEN JA SISÄLTÖ HANKINTAMUOTO Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön ja muiden tarjouskilpailuasiakirjojen sisällön mukainen, tarjouksen tulee koskea tarjouspyynnön kohdetta tarjouspyynnössä vaaditussa laajuudessa. Tarjoukseen on liitettävä tarjouskilpailuasiakirjoissa edellytetyt selvitykset/ todistukset. Tarjouksen tekijän tulee sitoutua liitteen 3 mukaisen sopimuksen allekirjoittamiseen sopimuksen aikaisessa palveluntuotannossa. Tarjoukseen pyydetään liittämään liite 4 Liite tarjoukseen ko. asiakirjassa pyydetyin tiedoin täytettynä. Hankintamuotona on avoin hankintamuoto. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 2
- Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten hintavertailu TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjouksen tekijä suljetaan pois tarjouskilpailusta, mikäli tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu hankintalain 53 :ssa mainituista rikoksista. Hankintayksikkö voi sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajan, joka on konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintansa taikka jonka velkoja vahvistetulla akordilla, saneerausohjelmalla tai muun vastaavan lainsäädännön perusteella järjestelty jonka konkurssiin asettaminen tai purkaminen tai muu edellisessä kohdassa tarkoitettu menettely on vireillä, joka on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion, joka on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää toteen, joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja, eikä laiminlyöntiä voida pitää vähäisenä, joka on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle hankintalain 8. luvun soveltamista koskevia tietoja tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen joka on laiminlyönyt sijoittautumismaansa lainsäädännön edellyttämän rekisteröitymisen kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjouksen tekijän tulee liittää tarjoukseensa: 1) verottajan todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus 2) vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta 3) ote kaupparekisteristä Kohdissa 1-3 tarkoitetut todistukset voivat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja tarjouksen jättämispäivästä lukien. 3
Jos kaksi (2) tai useampi yritys tekee yhteistarjouksen (tarjouksen joihin on sitoutunut useampi kuin yksi yritys), tulee jokaisen yhteenliittymään osallistuvan yrityksen osalta esittää kohdissa 1-4 tarkoitetut todistukset/ selvitykset. Jokaisen yhteenliittymänä tehtyyn tarjoukseen osallistuvan yrityksen osalta edellytetään edellä tarjoajan kelpoisuutta koskevien edellytysten täyttymistä. Tarjouskilpailun perusteella sopimuskumppaniksi valittavan tulee esittää tilaajavastuulain (1233/ 2006) mukainen hyväksyttävä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista viimeistään ennen palveluntuotantoa koskevan sopimuksen allekirjoittamista, hyväksyttävän selvityksen puuttuminen estää hankintasopimuksen allekirjoittamisen HINTOJEN ILMOITTAMINEN TARJOUKSISSA Tarjouksen tekijän tulee ilmoittaa tarjouksessaan se kiinteä kuukausihinta, jolla tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun yhden kalenterikuukauden aikana hoitamaan tarjouspyynnössä sanottujen ehtojen mukaisesti. Tarjouksen tekijän tulee ilmoittaa tarjouksessaan, minkä suuruista kiinteää kuukausihintaa sopimuskauden (mukaan lukien optiokausi) aikana kulloinkin sovelletaan, mikäli kiinteä kuukausihinta vaihtelee sopimuskauden (mukaan lukien optiokausi) aikana. Kiinteällä kuukausihinnalla tarkoitetaan sopimuskauden aikana (mukaan lukien optiokausi) tarjouspyynnön mukaisesta palvelusuorituksesta tilaajalta kalenterikuukauden ajalta veloitettavaa kustannusta (pois lukien sopimuskauden aikaiset heinäkuut, ), joka on tarjouksessa ilmoitettu kiinteänä (muuttumattomana) kustannuksena. Tarjouksessa ilmoitettaviin kiinteisiin kuukausihintoihin ei saa sisällyttää miltään osin hinnan varaumia (kiinteän kuukausihinnan muuttumista koskevia ehtoja). Siten esimerkiksi tarjouksessa ilmoitettavan kuukausihinnan tai sen muuttumisen sitominen uimahallin kävijämääriin, uimahallin aukiolopäiviin, tai kahvion myyntituloon ei ole tarjouspyynnön ehtojen mukainen tarjouspyynnössä kiinteä kuukausihinta. Tarjouksissa ilmoitettavat kiinteät kuukausihinnat voivat muuttua tarjouksesta ilmoitetuista kiinteistä kuukausihinnoista sopimuskauden aikana ainoastaan jäljempänä kohdassa Hinnanmuutokset sopimuskauden aikana sanotulla tavalla. Tarjouskilpailun perusteella sopimuskumppaniksi valittavalla ei ole periä tarjouspyynnön kohteena olevan palvelun tuottamisesta muita kustannuksia kuin tämä on tarjouksessaan kiinteiksi kuukausihoinnikseen ilmoittanut. Kiinteät kuukausihinnat tulee ilmoittaa tarjouksessa ilman, että siitä on vähennetty palvelun tuottajalta veloitettavaa kahvion vuokraa. Edellä tarkoitetut hinnat ilmoitetaan tarjoukseen liitettävällä liitteellä 5 Liite tarjoukseen kohdassa Tarjoushinnat. Hinnat ilmoitetaan tarjouksessa kaikilta osin ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). 4
TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN Tarjouskilpailu ratkaistaan hinnaltaan edullisimman tarjouksen tehneen eduksi. Tarjousten hintavertailuun otetaan sellaisten kelpoisiksi todettujen tarjoajien tarjoukset, joiden tarjous vastaa tarjouspyyntöä. Tarjousten hintavertailussa käytettävä vertailuhinta on tarjouksessa ilmoitetun kiinteän kuukausihinnan perusteella sopimuskauden (mukaan lukien optiokausi) ajalle muodostuva hinta (sopimuskauden aikaisia heinäkuita ei huomioida hintavertailussa, koska sopimuksen mukaista palvelua ei tuoteta sopimuskauden aikaisten kalenterivuosien vuosien heinäkuiden aikana, eikä näiltä kuukausilta tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta myöskään palvelusta laskuttaa). Tarjousten vertailuhinta sisältää jäljempänä sanotut kohdat a ja b (vertailuhinta on kohtien a ja b summa) lasketaan seuraavasti: a) Tarjouksessa ilmoitettu kiinteä kuukausihinta x 44 kuukautta + b) Tarjouksen mukainen kiinteä kuukausihinta marraskuussa 2012 x aukiolopäivien lukumäärä marraskuun 27. päivästä lukien marraskuun 2012 loppuun eli 4 päivää / aukiolopäivien lukumäärä marraskuussa 2012 eli 29 päivää. Mikäli tarjouksen tekijä tarjouksessaan ilmoittanut soveltavansa eri suuruisia kiinteitä kuukausihintoja sopimuskauden aikana, lasketaan edellä kohdan a mukainen vertailuhinta sopimuskauden (sisältäen optio) aikaisille kuukausille (44 kuukautta) tarjouksessa ilmoitettujen kiinteiden kuukausihintojen ja tarjouksessa ilmoitettujen kiinteiden kuukausihintojen soveltamisajankohtien perusteella lisäten vertailuhintaan edellä sanotun kohdan b kohdalla sanotulla tavalla laskettu kohdan b mukainen marraskuun 2012 hinta. Tarjousten hintavertailussa vertailuhintana käytetään edellä kohdassa Hintojen ilmoittaminen tarjouksessa tarkoitettua kiinteää kuukausihintaa. Tarjousten hintavertailussa ei huomioida jäljempänä kohdassa Hinnanmuutokset sopimuskauden aikana tarkoitettuja hinnanmuutoksia. 5
HINNANMUUTOKSET SOPIMUSKAUDEN AIKANA Tarjouksissa ilmoitettavien kiinteiden kuukausihintojen (kiinteä kuukausihinta edellä kohdan Hintojen ilmoittaminen tarjouksessa mukainen) tulee olla sitovasti voimassa ainakin 31.12.2013 asti. Tämän (31.12.2013) jälkeen kiinteiden kuukausihintojen korottamisen perusteena voi olla sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamiseen liittyvien kustannusten/ tuotannontekijöiden hintojen muuttumiseen olennaisesti ja yksilöitävissä olevalla tavalla liittyvä syy, ja hintoja voidaan korottaa enintään palvelun tuottamiseen liittyvien kustannusten/ tuotannontekijöiden hintojen muuttumista vastaavalla määrällä, kuitenkin enintään 5 % korotushetkellä voimassa olevasta kuukausihinnasta. Vetoaminen yleiseen hintatason muutoksin ei ole edellä tarkoitettu olennaisesti ja yksilöitävissä olevalla tavalla oleva syy. Tarjouksen tekijä ei voi vedota liitteen 1 kohdan Aukioloaikojen /-päivien laajeneminen tarkoitettuun uimahallin aukioloaikojen-/ päivien laajenemiseen sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamiseen liittyvien kustannusten/ tuotannontekijöiden hintojen muuttumiseen olennaisesti ja yksilöitävissä olevalla tavalla liittyvänä syynä. Uimahallin aukiolopäivien laajenemiseen liittyvät kuukausihinnan tarkistukset käsitellään liitteessä 1, kohdassa Aukioloaikojen /- päivien laajeneminen sanotulla tavalla. Sopimuskauden aikana, 31.12.2013 jälkeen tapahtuviksi esitettävät hintojen muutokset tulee esittää kirjallisesti perusteluineen palvelun tilaajan hyväksyttäväksi viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen esitettävän hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hinnat voivat muuttua sopimuskauden aikana sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamiseen liittyvien kustannusten/ tuotannontekijöiden hintojen muuttumiseen olennaisesti ja yksilöitävissä olevalla tavalla liittyvän syyn perusteella enintään kolme (3) kertaa. Edellä sanotusta poiketen hintojen muutoksen perusteena voi olla liitteessä 1 kohdassa Aukioloaikojen /-päivien laajeneminen tarkoitettu syy, joiden osalta kuukausihintaa voidaan korottaa ko. kohdan mukaisin perustein jo 1.1.2013 alkaen liitteessä 1 kohdassa Aukioloaikojen /-päivien laajeneminen sanotuin edellytyksin. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintamenettelyn asiakirjoihin sovelletaan lakia, joka koskee viranomaisen toiminnan julkisuutta (621/1999). Tarjouspyyntö tulee julkiseksi silloin, kun se on allekirjoitettu. (Julkisuuslain 6 :n 1 momentin 2 kohta). Viranomaiselle toimitetut hankinta- ja urakkatarjousasiakirjat sekä muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja, mutta ne luovutetaan tiedon pyytäjälle seuraavasti: Asianosainen saa halutessaan asiakirjat jo päätöksenteon jälkeen (Julkisuuslain 11 ). Asianosaisena pidetään esimerkiksi tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia. Asianosaisellakaan ei kuitenkaan ole oikeutta toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuuksia koskeviin tietoihin. Muu kuin 6
MUUT EHDOT asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat vasta, kun hankintasopimus on tehty (Julkisuuslain 7 :n 2 momentti). Liike- ja ammattisalaisuudet pysyvät salaisina tämänkin jälkeen (Julkisuuslain 11 :n 1 mom. 6 kohta, 24 :n 20 kohta). Tarjouksen hinta ei ole salassa pidettävä asia. Tarjouksessa esiintyvät liike- tai ammattisalaisuuksia koskevat tiedot tulee merkitä selkeästi ja esittää omina liitteinään. Tarjoukset tulee laatia suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Hankintayksiköllä on oikeus olla hyväksymättä mitään saaduista tarjouksista, mikäli niiden hintataso on liian korkea käytettävissä oleviin määrärahoihin nähden. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tulee koskea tarjouspyynnön kohteena olevaa palvelua tarjouspyynnössä vaaditussa laajuudessa. MAKSUEHTO Palvelun tilaaja maksaa palvelumaksun kuukausittain syntyvän sopimuksen mukaisesta palvelusuorituksesta jälkikäteen toimittajan esittämää laskua vastaan. Maksuehto on 14 päivää netto. HANKINTAPÄÄTÖS JA SEN VASTAANOTTAMINEN Kaikille tarjouksen tehneille toimitetaan hankintapäätös kirjallisesti. Tarjouksen tekijää pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan, mikäli tällä on valmius ottaa hankintapäätös vastaan sähköpostitse (tällöin mainittava myös sähköpostipostiosoite päätöksen lähettämistä varten). TARJOUSPYYNTÖÄ KOSKEVAT KYSYMYKSET JA MUUT TIEDOKSIANNOT Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä liikuntatoimenjohtaja Katja Linnakylälle sähköpostitse osoitteella katja.linnakyla(ät)kirkkonummi.fi 4.7.2012 klo 12.00 mennessä. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin emme tasavertaisuusperiaatteen vuoksi voi vastata. Vastaukset edellä sanotulla tavalla esitettyihin kysymyksiin sekä muut tarjouspyyntöä koskevat tiedoksiannot ovat luettavissa 6.7.2012 klo 15.00 mennessä osoitteessa: http://www.kirkkonummi.fi/ajankohtaista/hankinnat. 7
TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa ainakin 30.11.2012 saakka. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjous on toimitettava 10.8.2012 klo 15.00 mennessä osoitteella Kirkkonummen kunta/ Sivistyspalvelut PL 20 02401 KIRKKONUMMI Tarjouskuoreen tulee liittää helposti havaittavissa oleva merkintä Tarjous / Uimahallin lipunmyyntipalvelu. Ari Hasu sivistystoimen talouspäällikkö 8