Osa 2 Projektinhallinnan periaatteet
Luku 2 Projektipäällikön perustaidot Vaan älä pelkää suuruutta. Toiset ovat syntyneet suuruuteen, toiset hankkivat suuruuden ja toisille suuruus tyrkytetään. William Shakespeare, Loppiaisaatto (suom. Paavo Cajander) Johdanto Tähän mennessä projektinhallintaa on tarkasteltu yleisellä tasolla eli näkökulmasta, jonka mukaan erityyppisissä projekteissa, esimerkiksi liukuhihna-, rakennustai tekniikan käyttöönottoprojekteissa, sovelletaan samoja sääntöjä ja prosesseja. Kirjan loppuosassa keskitytään viimeksi mainittuun projektityyppiin ja sen johtajaan, it-projektipäällikköön. Projektipäälliköt ovat hyvin erikoislaatuisia ihmisiä. Heidän kysyntänsä on kova ja tulee entisestäänkin kasvamaan, kun tekniikan asiantuntijoiden tarve nousee yhä suuremmaksi. Hyväksi it-projektipäälliköksi ei synnytä vaan harjaannutaan käytännössä: taidot kehittyvät kokemuksen ja koulutuksen kautta. Projektipäällikkön taidot karttuvat aina, kun hän toteuttaa projektin onnistuneesti. Hän opettelee uusia menetelmiä ja soveltaa niitä projekteissaan. Hän ottaa kokemuksista opikseen, joskus kantapään kautta, suoriutuakseen paremmin seuraavissa projekteissa.
14 2. Projektipäällikön perustaidot Mitä projektipäällikkö tekee? It-projektipäällikön tulee hallita seuraavat yleiset tehtävät: Hän laatii projektin taloudellisen perustelun eli business casen ja vaatimukset sekä seuraa niitä suorittamalla säännöllisiä katselmuksia ja tarkastuksia varmistaakseen, että asiakas saa haluamansa ja tarpeittensa mukaisen järjestelmän. Hän käynnistää ja suunnittelee projektin määrittämällä sen muodon, suunnan ja perusmenetelmät siten, että niissä otetaan huomioon varianssin mittaaminen ja muutosten valvonta. Hän luo kumppanuussuhteen loppukäyttäjien kanssa sekä tekee yhteistyötä projektin tukijoiden ja muun johdon kanssa, joille projektin edistyminen osoitetaan päämäärien toteuttamisella, tavoitteisiin pääsemisellä, ongelmien ratkaisemisella ja riskien lieventämisellä. Hän hallitsee tekniikkaa, ihmisiä ja muutosta päämäärien toteuttamiseksi, tavoitteisiin pääsemiseksi sekä projektin päättämiseksi aikataulun ja budjetin rajoissa. Hän johtaa projektin henkilöstöä luomalla sellaisen työympäristön, joka mahdollistaa uuden sovelluksen toimittamisen kustannustehokkaimmalla tavalla. Hän kykenee hallitsemaan epävarmuutta, nopeaa muutosta, epäselvyyttä, yllätyksiä ja epävakaata ympäristöä. Hän hallitsee asiakassuhdetta käyttämällä riittävän suorasanaista mutta kattavaa ja virallista raportointitapaa, joka kunnioittaa arvostettua ja tuottavaa suhdetta. Hän johtaa projektia omalla esimerkillään ja motivoi kaikkia osallisia, kunnes projektin tavoite on saavutettu. Seuraavaksi tarkastellaan taitoja ja ominaisuuksia, joita tarvitaan yllämainittujen vaatimusten täyttämiseksi. Tarvittavat taidot Hyvällä projektipäälliköllä on paljon erilaisia taitoja, jotka kattavat ihmisen persoonallisuuden kaikki osa-alueet. Seuraavaksi nämä taidot jaetaan useisiin eri kategorioihin.
2. Projektipäällikön perustaidot 15 Ihmissuhdetaidot Projektipäällikön täytyy kyetä motivoimaan ja tukemaan ihmisiä. Projektitiimin jäsenet odottavat projektipäällikön ratkaisevan ongelmia ja huolehtivan siitä, että tiimi voi työskennellä esteittä. Projektipäällikön täytyy pystyä käsittelemään ja ratkomaan tiimin sisäisiä sekä tiimin ulkopuolelta ilmaantuvia ongelmia. Projektipäälliköllä on käytössään monia sekä hienovaraisia että suoria keinoja auttaa tiiminsä jäseniä. Erilaisia vaikutuskeinoja ovat eimerkiksi seuraavat: Esimerkkijohtaminen. Tiimin jäsenet tarkkailevat kaikkea, mitä projektipäällikkö tekee. Tämän vuoksi hänen täytyy olla rehellinen, suora, avoin ja asiantunteva kaikissa toimissaan, jotka liittyvät projektiin tai sen parissa työskenteleviin ihmisiin. Hyvä projektipäällikkö osaa paiskia töitä ahkerasti ja myös pitää hauskaa, ja tällainen asenne tarttuu helposti myös muihin. Positiivinen asenne. Projektipäällikön täytyy suhtautua asioihin positiivisesti silloinkin, kun projektin tielle alkaa kasaantua ongelmia, vaikeuksia ja esteitä. Negatiivinen asenne jäytää luottamusta, minkä seurauksena ongelmat vain pahenevat. Odotusten määrittäminen. Projektipäällikön täytyy selvästi määritellä, mitä tiimin jäseniltä odotetaan. On tärkeää kirjata odotukset paperille ja käydä ne läpi jokaisen tiimin jäsenen kanssa. Näin vältytään ongelmilta myöhemmin, kun joku toteaa: Ei kuulu minun toimenkuvaani. Odotukset täytyy ehdottomasti määritellä heti projektin alussa. Huomaavaisuus. Projektin johtaminen on vaativa tehtävä, jossa tarvitaan monenlaisia taitoja. Projektipäällikön on oltava ennenkaikkea huomaavainen ja kunnioittava: hänen on annettava tiimin jäsenille ja muille ihmisille se aika ja huomio, jonka nämä ansaitsevat. Ihmiset on tehtävä tietoisiksi siitä, että heidän ponnistelujaan arvostetaan ja että heidän tekemänsä työ on tärkeää, koska se todella on. Kirje, muutama henkilökohtaisesti vaihdettu sana tai kehuva sähköpostiviesti saavat ihmeitä aikaan. Suoruus. Projektipäällikköä kunnioitetaan, jos hän on suora, avoin ja valmis tarttumaan kaikenlaisiin ongelmiin. Ongelmia ei saa koskaan salailla eikä niihin puuttumista vältellä. Jos projektipäällikön tai tiimin taidot eivät riitä ongelman selvittämiseen, se annetaan ylimmän
16 2. Projektipäällikön perustaidot johdon käsiteltäväksi. Projektipäällikkö ei saa koskaan tehdä lupauksia, joita ei pysty pitämään. Lopuksi mainittakoon oma suosikkiohjeeni: lupaa varoen, toteuta yli odotusten. Tekniset taidot Projektipäällikön tarvitsemista teknisistä taidoista ollaan kahta mieltä. Joidenkin projektipäälliköiden mielestä on parempi olla perehtymättä liian syvällisesti teknisiin yksityiskohtiin ja jättää projektin tekninen johto asiantuntijoille, kuten ohjelmoinnista tai verkoista vastaaville johtajille, kun taas toiset projektipäälliköt tuntevat hyvinkin tarkkaan ohjelmointikieliä, ohjelmistoja ja verkkoja. Tähän kohtaan ei ole olemassa yksiselitteistä sääntöä. Teknisten taitojen tarpeeseen vaikuttavat esimerkiksi projektin tyyppi ja koko, rakenne, saatavilla olevat resurssit ja projektiympäristö. Projektipäällikön tulisi esittää seuraavia kysymyksiä: 1. Minkälaisia teknisiä ongelmia projektissa täytyy hoitaa? 2. Kuka ne ratkaisee? 3. Ratkaistaanko ne laadukkasti ja tyydyttävästi? 4. Kehen voin luottaa tiimissäni? 5. Mistä ulkopuolisista lähteistä voin saada apua? Projektipäälliköllä, kuten muullakin henkilökunnalla, pitäisi olla työssä tarvittavat tekniset taidot ja tiedot. Jos hänellä ei ole näitä taitoja, yksi vaihtoehto on koulutus ja toinen mentorointi eli kokeneemman työntekijän antama valmennus. Ylimmän johdon pitäisi miettiä, tarvitsevatko projektipäälliköt enemmän teknisiä taitoja kuin heillä tällä hetkellä on. Suuremmat ja monimutkaisemmat projektit, kuten järjestelmien integrointi- tai monivuotiset projektit, sisältävät usein niin paljon monimutkaista tekniikkaa, ettei projektipäällikkö voi hallita sitä kokonaan. Laaja-alainen tekninen koulutus saattaa tällöin olla hyödyllistä. Pienemmissä projekteissa projektipäällikkö saattaa olla myös tekniikan asiantuntija. Tällaisessa tapauksessa tekninen koulutus voi vahvistaa projektipäällikön teknisiä taitoja, mutta ei todennäköisesti paranna hänen johtamistaitojaan.
2. Projektipäällikön perustaidot 17 Yksi asia on kuitenkin ehdottoman selvä: projektipäälliköllä on lopullinen vastuu koko projektin johtamisesta, sekä teknisestä että muusta, ja hän tarvitsee ratkaisukeinoja myös kohtaamiensa teknisten ongelmien selvittämiseksi. Johtamistaidot Projektipäällikkö tarvitsee puhtaasti teknisten taitojen lisäksi myös muita avaintaitoja johtaakseen ja toteuttaakseen projekteja menestyksellisesti. Hyvän projektipäällikön täytyy ymmärtää projektin johtamista myös liiketoiminnan kannalta, joten kriittiset taidot liittyvät mm. organisaatioon, viestintään, rahoitukseen ja henkilöstöhallintoon. Seuraavaksi luetellaan joitakin johtamiseen liittyviä aiheita, joita käytetään tehokkaiden projektipäälliköiden koulutuksessa: projektin suunnittelu, käynnistäminen ja organisointi henkilöstön rekrytointi ja sitouttaminen tehokas neuvottelutaito projektinhallinnan ohjelmistotyökalut tarkka kustannusarviointi ja -valvonta projektin toteutus ja valvonta tehokkaiden projektiesitysten ja -raporttien laatiminen ihmisten ja projektin johtaminen riskienhallinta ja päätöksenteko tehokas ongelmienhallinta suorituskyvyn hallinta organisaation sisäisten projektien hallinta projektinhallinnan ammattilaisen sertifiointitutkintoon valmentautuminen tehokkaan tiimin kokoaminen ja ylläpitäminen muutoksenhallinta organisaatiossa.
18 2. Projektipäällikön perustaidot Viimeksi mainittua taitoa ei koskaan korosteta liikaa. Vaikka huolenaiheena on, sopiiko valittu tekniikka organisaatiolle ja johtaako se menestykseen, projektit eivät yleensä epäonnistu siksi, että tekniikan taso on ollut riittämätön. Tilastojen mukaan suurin osa projekteista epäonnistuu, koska projektin pehmeisiin tieteisiin liittyviin osiin ei ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota - inhimillisen tekijän vaikutuksiin ei ole paneuduttu riittävästi. Tapahtuupa muutos sitten parempaan tai huonompaan suuntaan, se rasittaa aina organisaatiota ja henkilöstöä. Jokaisen hyvän projektipäällikön kannattaa panostaa muutoksenhallintataitojensa hiomiseen. Selviytymistaidot Hyvän projektipäällikön täytyy hankkia monia taitoja selviytyäkseen erilaisista ongelmista, ristiriidoista, epävarmuudesta ja epäilyksistä. Hänen pitää olla joustava olla sinnikäs ja päättäväinen tarvittaessa olla luova silloinkin, kun projekti ei sitä edellytä kyetä omaksumaan suuria tietomääriä lukuisista eri lähteistä olla kärsivällinen, mutta myös pystyä toimimaan tarpeen vaatiessa kyetä hallitsemaan jatkuvaa ja usein armotonta stressiä. Lisäksi hyvällä projektipäälliköllä on korkea yllätysten ja epävarmuuden sietokyky. Projektit harvoin etenevät suunnitelmien mukaan, joten projektipäällikön täytyy hallita muuttuvien tilanteiden aiheuttama paine. Johdetaanko vain yhtä projektia vai useita projekteja? Tähän kysymykseen ei ole olemassa yksinkertaista vastausta. Jotkut projektipäällköt pystyvät menestyksekkäästi taiteilemaan useiden projektien ja määräaikojen välillä, toiset taas eivät. Näinä useiden ja nopeaa toteuttamista edellyttävien projektien aikoina johtoporras voi hyvinkin vaatia usean eri projektin johtamista. Tilanteessa on kuitenkin omat riskinsä. Koetellaanko projektipäälliköiden venymiskykyä liikaa? Tähänkään kysymykseen ei ole yhtä ainoaa ja
2. Projektipäällikön perustaidot 19 oikeaa vastausta. Projektipäälliköiden ja ylimmän johdon täytyy kysyä itseltään muutamia peruskysymyksiä: Miten paljon tukea on saatavilla? Kuinka monta ihmistä projektiin osallistuu? Työskentelevätkö he osa-aikaisesti vai täysipäiväisesti? Mitkä ovat projektin johtamisen haasteet? Projektia, johon on budjetoitu riittävästi varoja, on todennäköisesti helpompi hallita kuin kireällä talousarviolla toteutettavaa projektia. Sijaitsevatko kaikki projektit samassa paikassa vai joutuuko projektipäällikkö matkustamaan paljon? Onko kaikissa projekteissa mukana sama tekniikka ja samat sidosryhmät? Ovatko liiketoimintakulttuurit samanlaiset? Kuinka monen projektin tärkeät määräajat ovat lähellä toisiaan? Edellä mainittuihin kysymyksiin vastaaminen auttaa määrittämään, voivatko useat projektit jakaa johtamisresursseja. Mitä monimutkaisempia projektit ovat henkilöstön, budjetoinnin ja tekniikan suhteen, sitä todennäköisempää on, että niiden asianmukaiseen hallintaan tarvitaan erityisesti niitä varten varattuja resursseja. Projektinhallintataitojen kehittäminen Varmimpia tapoja liittää strategiat ja työvoiman osaaminen yrityksen visioon on luoda kehityssuunnitelma visiosta toteutukseen. Taitojenhallintaprosessi alkaa tulevaisuudesta ja kulkee takaisin nykyhetkeen. Esimerkiksi it-taitojen hallintaprosessi yhdistää yrityksen vision tekniikkaennusteeseen, tekniikkaennusteen vaadittaviin taitoihin, vaadittavat taidot tietotekniseen taitovarantoon, taitovarannon it-henkilöstön osaamistasoihin ja osaamistasot taitoaukkoihin ja aikakehykseen, jonka aikana nuo aukot on täytettävä. Ihmisten johtaminen, tiimien kokoaminen, markkinointi, bisnesäly, valmistusosaaminen, toiminnan asiantuntemus ja institutionaalinen tietämys ovat kaikki osia suuremmasta taitokokonaisuudesta. Taitojenhallinta tuo järjestelmällisyyttä henkilöresurssien hallintaan (kuva 2-1). Se antaa suuntaviivat taitojen kehittämiselle, työroolien määrittämiselle, urasuunnittelulle, resurssienhallinnalle, henkilöresurssien kohdentamiselle, työmäärän
20 2. Projektipäällikön perustaidot tasapainottamiselle ja oppimiselle. Kehityssuunnitelman avulla kaikki työntekijät voivat sovittaa vahvuutensa, heikkoutensa ja vaihtoehtonsa yrityksen suunnitelmiin. Taitojenhallinnasta on tulossa elinehto levottomilla it-alan työmarkkinoilla. Kaikenlaiset yritykset - keskikokoiset ja suuret, julkisella ja yksityisellä sektorilla toimivat, aggressiiviset ja varovaiset - ovat jälleen kiinnostuneet taitojenhallinnasta. Monet yritykset käsittävät nyt, että yrityssuunnittelun, mielikuvituksen ja kaukonäköisyyden puute yhdessä ovat aivan yhtä lailla syypäitä it-alan työmarkkinoiden vaikeaan tilanteeseen kuin on relevanttien it-taitojen puutekin. Yrityksen päämäärä Ennuste Taitovaranto Taitojen määrittely Strateginen taitojen arviointi Osaamistasot Koulutusportfolio Taitojen hankkiminen muualta Missä yritys haluaa olla kolmen vuoden kuluttua? Mitä tietoja, tekniikkaa ja taitoja tavoitteeseen pääsemiseksi tarvitaan? Mitä taitoja löytyy yrityksen sisältä (esim. teknisiä, bisnes-, johtamis-, projektinhallintataitoja)? Mitä taitoja tarvitaan vuoden, kahden vuoden, kolmen vuoden kuluttua? Kuinka arvokkaita nykyiset taidot ovat vuoden, kahden vuoden, kolmen vuoden kuluttua? Kuinka hyvin tietohallinnon työntekijät hallitsevat tämän hetkiset ja tulevaisuudessa tarvittavat taidot? Mitä koulutusta, kenelle ja kuinka yritys aikoo tarjota? Mitä it-taitojen lähteitä, sekä ulkoisia että sisäisiä, voidaan käyttää aukkojen täyttämiseksi? Kuva 2-1 Taitojenhallinta - Henkilöstön taitojen kehityssuunnitelma (Lähde: Gartner Group) Tällaisessa ympäristössä taitojenhallinta voi tuoda järjestystä, perusteita ja uusia ideoita vajaatehoisesti hyödynnettyjen prosessien käyttämiseen. Vielä houkuttelevampi näkökulma on, että monet it-alan ammattilaiset ovat valmiita omaa uraansa edistääkseen hakeutumaan yrityksiin, jotka ovat selvästi sitoutuneet taitojenhallintaohjelmiin ja rahoittaneet niitä. On mielekkäämpää ohjata urakehitystä suunnitelmallisesti kuin odottaa onnenpotkun osuvan kohdalle. Kun suuryritykset muutama vuosi sitten ryhtyivät ensimmäisen kerran tutkimaan taitojenhallinnan mahdollisuuksia, mukana olivat vain kaikkein edistyksellisimmät
2. Projektipäällikön perustaidot 21 yritykset. Laatimalla järjestelmällisiä ja huolellisia ennusteita taitotarpeista sekä luokittelemalla, analysoimalla ja inventoimalla taitoja edistykselliset yritykset pystyivät tunnistamaan taitoaukkojen vakavuuden ja määrän, luomaan kohdennettuja koulutusohjelmia sekä järkeistämään taitojenhankintastrategioitaan. Taitojenhallinta vastaa edelleen näihin tarpeisiin, ja se tarjoaa toimintaympäristön myös joukolle konsultteja ja ohjelmistokehittäjiä, jotka palavat halusta luoda järjestystä it-alan henkilöresurssien hallintaan. Tässä vaiheessa on syytä varmistaa, että termi taitojenhallinta on ymmärretty oikein. Gartner Groupin määritelmän mukaan taitojenhallinta on yritysten määrätietoinen ja systemaattinen keino ennustaa, tunnistaa, luokitella, arvioida ja analysoida henkilöstön taitoja ja osaamista sekä niiden puutteita. Vaikka monet ohjelmat ja hankkeet nimetään taitojenhallinnaksi, niin suurin osa niistä keskittyy lähinnä taitovarannon kasvattamiseen ja laiminlyö analysoinnin ja ennustamisen. Hyvin suunniteltu taitojenhallintaprosessi lisää aimo annoksen kurinalaisuutta, koordinaatiota ja suunnitelmallisuutta henkilöstösuunnitteluun, strategiseen suunnitteluun, ammatillisiin koulutus- ja kehittämisohjelmiin, resurssien kohdentamiseen sekä riskien analysointiin ja arviointiin. Yritykset voivat oppia taitojenhallinnasta paljon. Taitojenhallinta toimii, jos se määrittää eri roolien vaatimat taidot pakottaa suunnittelemaan tulevaisuutta pakottaa yrityksen kirjaamaan jossakin muodossa ylös ominaisuuksia, joita erityisen taitavalla it-ammattilaisella on vahvistaa organisaatiota johtaa määrätietoiseen koulutukseen, riskien arviointiin, taitojenhankintastrategiaan ja resurssien suuntaamiseen taitoaukkojen tunnistamisen kautta saa tukea ylimmältä johdolta. Taitojenhallinta ei toimi, jos se ei määritä työrooleja ei kannusta tai suunnitelmallisesti tue uudistumista tiedottaa päämäärästään huonosti
22 2. Projektipäällikön perustaidot käyttää ristiriitaista kieltä ja terminologiaa sovittaa väkisin taidot ja työroolit vanhoihin toimintatapoihin sen sijaan, että loisi uusia. Taitojenhallinnan case-esimerkki Pohjoisamerikkalainen teollisuusyritys asetti tavoitteekseen kasvattaa voittojaan 300 miljoonalla dollarilla kolmen vuoden kuluessa. Kasvun avaintekijä oli uusi suhtautumistapa tietoon ja tietotekniikkaan. Ensiksi eri divisioonien täytyi luovuttaa keräämänsä tieto koko yrityksen käyttöön. Toiseksi tiedon saaminen kaikkien käyttöön edellytti hallittua siirtymistä standardeihin, yhteentoimivuuteen, yhteisiin alustoihin ja palvelintekniikkaan. Lopuksi visio kaikkien ulottuvilla olevasta tiedosta oli riippuvainen it-organisaation taitopohjan merkittävästä parantamisesta: keskuskonetaitoja täydennettiin ja korvattiin hajautettuun tietojenkäsittelyyn ja palvelinsovelluskehitykseen liittyvillä taidoilla. Yritys käynnisti kunnianhimoisen hankkeen, jonka tarkoituksena oli kehittää itammattilaisten teknisiä taitoja ja liike-elämän tuntemusta. Hanke eli koko yrityksen kattava taitojen tunnistaminen ja jatkuva koulutus auttaisi yritystä parantamaan taitotasoaan ja antaisi it-työntekijöille vallan päättää omasta ammatillisesta kehityksestään. Kehityshankkeen osia olivat esimerkiksi seuraavat: Määritettiin kahdeksan it-ammattitaidon aluetta, joista tekninen osaaminen oli vain yksi (näitä kahdeksaa aluetta käsitellään yksityiskohtaisemmin seuraavalla sivulla). Annettiin taidoille arvot niiden lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin merkityksen mukaan. Arvioitiin työntekijöiden osaamistasoa kahdeksalla ammattitaidon alueella. Annettiin jatkuvaa koulutusta kriittisissä taidoissa, sekä teknisissä että muissa. Luotiin mentoriohjelma. Esimiehet opastivat työntekijöitä työn tehokkaassa suunnittelussa ja toteutuksessa.
2. Projektipäällikön perustaidot 23 Kehitettiin tiimien ja työntekijöiden palautejärjestelmä. It-organisaatiota kevennettiin vähentämällä tehtävänimikkeiden määrä 18:sta 5:een. Kartoitettiin taidot ja työtehoarvot ja muodostettiin kevyempään organisaatioon palkkavyöhykkeitä. Ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla it-johtajat nimesivät yli 125 eri taitoa kahdeksalla it-ammattitaidon alueella. Seuraavaksi luetellaan nämä kahdeksan kehittämisaluetta sekä joitakin niihin kuuluvia taitoja: asiakaskeskeisyys: työntekijä ymmärtää asiakkaiden liiketoiminnan tarpeet ja odotukset, antaa rakentavaa kvalitatiivista palautetta asiakkaille, pitää kiinni määräajoista sekä asettaa vaatimukset ja aikataulut yhteistyössä asiakkaan kanssa tekniset taidot: työntekijällä on taitoja, jotka liittyvät ohjelmointiin, tietokoneavusteiseen ohjelmistotuotantoon, työasemapalveluihin, yrityksen infrastruktuurisovelluksiin sekä tekniseen ohjelmisto- ja laitetukeen tuotteen tai tekniikan arviointi ja tuntemus: työntekijä analysoi ja vertailee tuotteita, antaa hyvin perusteltuja suosituksia yrityksen arkkitehtuurissa, ymmärtää ja tuntee tekniikoiden rajoitukset, osaa kertoa tekniikan perusteista muille ja käyttää tiimin teknisiä resursseja ratkaistakseen tai välttääkseen tekniikasta johtuvia ongelmia liiketoiminnan ja sovellusten tuntemus: työntekijällä on tietoa eri liiketoiminta-alueiden sovelluksista, työntekijä tuntee yrityksen liiketoiminnan ja paikalliset operaatiot, tuntee yleiset sovellusympäristöt (esim. tilausten syöttö ja kirjanpito) ja ymmärtää liikkeenjohtamisen yleiset käsitteet projektinhallinta: työntekijä selviytyy tietyn kokoluokan ja vaikeusasteen projekteista, arvioi projektien kustannuksia ja aikatauluja määrätyllä tarkkuudella, toteuttaa projektin suunnitelman mukaisesti, hallitsee useita projekteja samanaikaisesti, kokoaa tiimejä ja organisoi tiimin resursseja sekä tuntee projektinhallintatyökaluja vuorovaikutustaidot: työntekijä toimii tiimin jäsenenä tai vetäjänä, tuo tietoa tiimiin ja organisaatioon ja viestii tehokkaasti hallinnolliset taidot: työntekijä ymmärtää budjetointia, työ-
24 2. Projektipäällikön perustaidot haastattelun perusteita, liiketoiminnan taloudellisia näkökohtia sekä palkkaus- ja palkantarkistusprosessia pehmeät taidot: työntekijä osoittaa johtajuutta, tulevaisuuteen suuntautumista, aloitekykyä, innostusta koulutukseen sekä sitoutumista organisaatioon ja sen kehittämiseen. Jokaista taitoa painotetaan sen perusteella, miten tärkeä se on strategisesti yritykselle seuraavan 1vuoden, 1-2 vuoden ja 2-5 vuoden aikana. Taito, jota yritys pitää kriittisenä, saa painon 6; taito, jolla ei ole mitään arvoa, saa painon 0. Kun yrityksen taidot on tunnistettu ja painotettu, työntekijän ja yrityksen taitoja vertaillaan, ja työntekijän taidoille annetaan arvo hänen osaamistasonsa mukaan. Työntekijän osaamistasot vaihtelevat arvojen 6 ja 1 välillä eli täydellisestä hallinnasta perustietoihin. (Osaamistason arvo 0 on varattu taidoille, joita ei oteta arvioinnissa huomioon tai joita työntekijällä ei ole.) Sitten työntekijät vertaavat osaamistuloksiaan työtovereiltaan, tiiminvetäjiltä ja esimiehiltä saamiinsa arvoihin. Oletetaan esimerkiksi, että yritys antaa COBOL-ohjelmointitaidoille painon 4 seuraavan 1vuoden ajaksi ja painon 3 ajanjaksolle 1-2 vuotta. Samaan aikaan ittyöntekijä saa arvon 3 keskitason COBOL-ohjelmointitaidoistaan. Painotussysteemin mukaan näiden taitojen arvo työntekijälle on seuraavan vuoden aikana 12, mutta laskee 9:ään ajanjaksolla 1-2 vuotta. Jatkuvaa koulutusta pidetään olennaisena ohjelman onnistumisen kannalta. Tässä tapauksessa it-johtajat pyrkivät kehittämään sanattoman sopimuksen yrityksen ja sen työntekijöiden välille. Yritys lupaa tarjota resurssit ja mahdollisuudet koulutukseen eli ajan, rahoituksen ja strategisten taitojen tunnistamisen ja arvioinnin, jos työntekijät lupaavat käyttää saamansa koulutuksen yrityksen taitopohjan ja oman taitotasonsa välisten aukkojen kaventamiseen. Varustautuneina yrityksen taitovarannolla ja henkilökohtaisilla osaamistuloksilla ne työntekijät, jotka osallistuvat tarjottuun koulutukseen, huomaavat arvonsa yritykselle nousevan. Työntekijät, jotka eivät halua koulutusta, puolestaan havaitsevat arvonsa yritykselle laskevan. Taito- ja koulutusohjelman hyödyksi on koettu, että se on pakottanut yrityksen tarkastelemaan it-organisaatiotaan myös taitojen ja yrityksen pitkän aikavälin tavoitteiden näkökulmasta, eikä pelkästään pitämään lukua henkilökunnan määrästä. Lisäksi työntekijät ovat suhtautuneet positiivisesti ohjelmaan, joka antaa vastuun ammatillisesta kehittymisestä heille itselleen. Toisaalta taitojen tunnistaminen ja arviointitulosten kokoaminen kestää niin kauan, että hanke on vaarassa jäädä jälkeen aikataulustaan.
2. Projektipäällikön perustaidot 25 Taitojenhallintahankkeen menestystekijät Jotta taitojenhallintahanke onnistuisi, yrityksen on huolehdittava seuraavien kolmen avainkohdan toteutumisesta: 1. Työntekijöiden täytyy hyväksyä ohjelma ja ottaa vastuu ammattitaitonsa kehittämisestä oma-aloitteisesti eikä yritysjohdon käskystä. 2. Esimiesten täytyy osittain luopua vallastaan vaikuttaa työntekijöiden urakehitykseen. 3. Johtajien täytyy varmistaa, että työntekijät käyttävät mittareita itsensä kehittämisen välineinä eivätkä aseina keskinäisessä kilpailussa. Sitä mukaa kun yritykset turvautuvat tekniikkaan nostaakseen suorituskykynsä seuraavalle tasolle, it-organisaatioiden pitää ryhtyä tunnistamaan taitoja, joita ne tarvitsevat yrityksen asettamien tavoitteiden saavuttamiseksi. Taitojentunnistamisohjelman avulla ne voivat havaita puutteet osaamisessaan, priorisoida projektit, määrittää koulutustarpeet ja päättää, mitä taitoja joudutaan ehkä hankkimaan yrityksen ulkopuolelta. Sitoutuminen koulutuksen rahoittamiseen on olennaisen tärkeää. Johtopäätökset Harvoin mikään ammattiala kehittyy niin nopeasti kuin projektinhallinta on kehittynyt. Ala on nykyään täysin erilainen verrattuna siihen, millainen se oli vain kymmenen vuotta sitten. Ohjelmistoyritykset ovat huomanneet joutuneensa kierteeseen, jossa ne pyrkivät vain säilyttämään saavuttamansa aseman samalla kun kamppailevat pysyäkseen uusien ja nopeasti kehittyvien tekniikoiden vauhdissa, yrittävät purkaa kasaantuneita kehitys- ja ylläpitoruuhkia sekä selvitä henkilöstöongelmista. Projektipäälliköiden tärkein tavoite on välttää yllätyksiä - varsinkin silloin, kun ne voivat johtaa huonoihin uutisiin, kuten projektin perumiseen, toimituksen myöhästymiseen, kustannusylityksiin, asiakkaiden tyytymättömyyteen, ulkoistamiseen, toiminnan loppumiseen ja työttömyyteen. Yhdeksi projektinhallintatekniikaksi tulisikin kehittää yllätystenhallinta (MBS,management by surprise)!
26 2. Projektipäällikön perustaidot Kuten tässä luvussa on käynyt ilmi, projektipäälliköt ovat erikoislaatuisia ihmisiä. Heissä yhdistyvät diplomaatin, balettitanssijan ja merijalkaväen kouluttajan ominaisuudet - ja loputon kärsivällisyys. Näistä taidoista on heille varmasti hyötyä jatkossa, kun heistä tulee varatoimitusjohtajia, tietohallintopäälliköitä ja pääjohtajia yrityksissä, joissa he työskentelevät. Yrityskulttuuri on kriittinen menestystekijä, kun yritys pyrkii säilymään elossa, kehittymään ja menestymään. Yrityskulttuuri, jossa on sitouduttu projektinhallintaan sekä projektien laadukkaaseen toteuttamiseen ja tehokkaaseen johtamiseen, erottaa erinomaisen projektitiimin laumasta ohjelmoijia, jotka parhaansa mukaan yrittävät tuottaa koodia. Ihmiset kyllä epäonnistuvat - projektit vain harvoin.