A Basware Presentation Kilpailutusprosessiin tehoa käytännön kokemuksia ja vinkkejä RFx ohjelmiston käytöstä Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti
Tietoiskun ohjelma Kilpailutusprosessin vaiheet Käytännön kokemuksia kilpailutusprosessista Sopimusehdot Läpinäkyvyys prosessissa Tietoiskun vetäjä: Kati Myllyniemi, Product Manager, Basware 2 27.9.2011
Hankinta Kilpailutus on monivaiheinen prosessi Sourcing-prosessi strategista hankintaa/ostamista ja toimittajaverkoston kehittämistä KETÄ KOSKEE? Selvitys siitä, ketkä sisäisesti ostavat ko. nimikkeitä. Vastuunjako MITÄ? Oma ostohistoria? Jatkotarve? Uudet ratkaisut? KENELTÄ? Toimittajamarkkinoiden kartoitus ja arviointi MILLÄ EHDOIN? Kilpailutus ja toimittajavalinta SOPIMUS Sopimuksen allekirjoitus ja sisäinen lanseeraus VALVONTA Toiminnan seuranta. Kokonaiskustannusten hallinta TOIMITTAJA- YHTEISTYÖ toimittajan seuranta ja kehitystyö Ostamisprosessi operatiivista hankintaa/ostamista, hankintatapahtuma Hankintatarve Tuoteja toimittajavalinta Hankintaehdotuksen muodostuminen Hankintaehdotuksen hyväksyminen Tilaus, tilausvahvistus Toimituksen valvonta Tuotteen vastaanottoprosessi Reagointi virheisiin tai poikkeamiin 3 27.9.2011
Kilpailutuksen tärkein vaihe jää usein tekemättä Ostettavan kokonaisuuden tarkka määrittely on usein kilpailutuksen onnistumisen tärkein elementti Ostotarpeen määrittely jää usein puolitiehen Tarpeiden tarkka määrittely on vaikeaa ja aikaa vievää Useat osapuolet ja pyydettyjen ominaisuuksien iterointi mistä on varaa maksaa? Ostaja ei tiedä, mitä on ostamassa Ostajan on helpompi lähteä selvittämään tarjontaa kuin tarvetta 4
Kilpailutuksen tärkein vaihe jää usein tekemättä Erityisesti pehmeiden kriteerien määrittelyyn pitäisi panostaa Mitä ovat laatu tai toimitusvarmuus? Erityisesti epävarmoina aikoina? Määrällisesti tai mitattavissa olevat vaatimukset on helpompi vertailla pehmeistä kriteereistä mitattavia Entä toimittajan sopivuus? 5
Hankinnan määrittelyn epäonnistumisella saattaa olla vakavia seurauksia Toimittajavalinta tapahtuu väärin perustein Kokonaiskustannukset nousevat korkeaksi Väärän toimittajan valinta vahingoittaa ostajan toimintakykyä esimerkiksi huonon ulkoistuskumppanin valinnan kautta Kilpailutuksen tuloksen perusteet eivät ole yksiselitteiset Erityisesti julkisella puolella epäselvyydet johtavat usein juridisiin prosesseihin Kilpailutusprosessin selvittäminen jälkikäteen vie aikaa ja pysäyttää hankkeiden etenemisen Kilpailutus ei johda mihinkään Saadut tarjoukset eivät vastaa tarpeita Maveric buying Toimittajille selviää vasta valinnan jälkeen, että he eivät pysty täyttämään vaatimuksia Toimittajat tarjoavat varman päälle, jolloin toteuttamiskelpoisia tarjouksia ei löydy 6
Osasyy villiin ostamiseen on kilpailutuksen puuttuminen tai epäonnistuminen 7
Käytännön kokemuksia - Miten hyödyntää tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia Tilaajavastuu.fi tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Toimittajien laadun varmistus Toimittajilta vaaditaan oikeasti hyvää laatua Tehokkaampaa ja vaativampaa toimittaja-arviointia Huonoja toimittajia ei tarvitse manuaalisesti arvioida oman työn vähentäminen 8
Käytännön kokemuksia - Miten hyödyntää tarjouspyynnön sopimusehto kyselyä? Hankinta, jossa aiemmin haasteita sopimusneuvotteluissa Tavoiteltava hankintasopimus koostettiin tarjospyynnön sopimusehto kyselyyn 9
Käytännön kokemuksia - Miten hyödyntää tarjouspyynnön sopimusehto kyselyä? Tarjousten arviointivaiheessa on helppo käsitellä onko osallistumisehto täyttynyt? Tarjoukset jotka eivät täytä annettuja ehtoja, voidaan hylätä 10
Sopimusehdot tarjouspyynnössä 11
Sopimusehtojen arviointi saadussa tarjouksessa 12
RFx Management kilpailutusjärjestelmän käytön hyötynä läpinäkyvyys Kilpailutuksen tarve on osattu määritellä ja kaikille intressiryhmille on selvää, mitä ollaan ostamassa ja miksi Kaikille tarjoajille on alusta alkaen selvää, mitkä ovat valintaperusteet ja mikä on eri kriteerien merkitys (painoarvo) Tärkeää erityisesti subjektiivisia ja/tai pehmeitä kriteereitä käytettäessä Prosessin etenemistä on vaivaton seurata ja sen vaiheista on helppo tiedottaa kaikkia intressiryhmiä Kilpailutusprosessin lopputulos on yksiselitteisesti esitettyjen kriteerien mukainen kaikki intressiryhmät voivat olla varmoja kilpailutuksen voittajan paremmuudesta 13
Miksi organisaatioiden kannattaa panostaa kilpailutusprosessin toteuttamiseen? 1. Löydetään paras mahdollinen toimittaja Suorat kustannukset hallinnassa Hankinnoista ei koidu yllättäviä epäsuoria kustannuksia Laadukkaampia toimittajia ja nopeammin toteutetut kilpailutukset 2. Strateginen hankintatoimi on johdettua Läpinäkyvyys tuo varmuutta päätöksentekoon Kilpailutuksen ongelmiin on helpompi puuttua prosessin kestäessä kuin vasta valinnan jälkeen 3. Ostajan oikeusturva paranee Julkisissa kilpailutuksissa epäselvyydet vähenevät Riski joutua markkinaoikeuteen tarjoajan haastamana vähenee 4. Väärinkäytösten mahdollisuus saadaan minimioitua Toimittajavalinnan perusteet ovat selvät Valintapäätökset, jotka eivät ole linjassa esitettyjen vaatimusten kanssa nousevat esille 14
Kiitos! Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti