Valtioneuvoston hallintoyksikkö - Valtioneuvoston yhteiselle hallinnolle uusi toimintakonsepti Osastopäällikkö Janne Kerkelä, VNK Toukokuu 2015
Valtioneuvoston hallintoyksikkö merkittävä organisaatiomuutos valtioneuvostossa Ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelutehtävien kokoaminen valtioneuvoston kansliaan ja valtioneuvoston hallintoyksikköön on suuri organisaatiomuutos valtioneuvoston tasolla
Esityksen rakenne Aihe Diat Aloitus 1-3 Muutoksen taustaa ja tavoitteita 4-12 VNHY2015 -hanke 13-14 Valtioneuvoston hallintoyksikkö (VNHY) osana VNK:ta Valtioneuvoston yhteiset hallinto- ja palvelutehtävät 15-17 18-22 VNHY:n henkilöstö ja määrärahat 23-25 3
AIEMMIN JOKAINEN PYRKI SELVIÄMÄÄN PÄÄOSIN OMIN VOIMIN JA TIETYISSÄ TILANTEISSA VERKOSTOJEN PUITTEISSA YM MMM STM TEM LVM OKM VM PLM SM OM UM VNK OSAAMISTA, TIETOJÄRJESTELMIÄ YM. JOHDETAAN JA KEHITETÄÄN KESKITETYSTI VNHY:SSÄ VNHY:SSÄ VOIMAVAROJA VOIDAAN TARVITTAESSA KOHDENTAA TARPEEN MUKAAN HUOMIOIDAAN MM. LÄHEISYYS- PERIAATE JA ERITYISOSAAMINEN YM MMM STM TEM LVM OKM VM PLM SM OM UM VNK 4
Tilanne ministeriöissä aikaisemmin ja uuden konseptin luomat mahdollisuudet Aikaisemmin ministeriöiden hallinto- ja palvelutehtävät toimivat pääsääntöisesti täysin hajautetusti ja eri toimintatavoilla Hajautetun toiminnan myötä on syntynyt päällekkäistä toimintaa, esim.: ministeriöissä on ollut 10-16 erityyppistä asiankäsittelyjärjestelmää valtioneuvoston verkkoa, päätelaitteita ja ohjelmistoja on hoidettu 12 ministeriöstä pääpainon ollessa ministeriötaso käännöstyötä on tehty merkittävästi erikseen ja kilpailutettu erikseen ulkoisia käännöspalveluita sekä käytetty erilaisia käännöstietojärjestelmiä kuljetuspalveluissa on ollut erilaisia toimintatapoja ja pienuuden vuosi ne ovat olleet haavoittuvia erilaiset ohjeistukset samasta asiasta on tehty pääosin 12:een kertaan palveluja (esim. työterveyshuolto), työvälineitä ja muita hankintoja on kilpailutettu kaikissa ministeriöissä erikseen Hallinto- ja palvelutoimintojen kokoaminen ja yhtenäinen toimintarakenne antavat mahdollisuuksia monenlaiseen toiminnalliseen tehostamiseen (tuottavuuspotentiaali) ja laadun kehittämiseen 5
Miksi on välttämätöntä saada valtioneuvostoon keskitetty yhteinen hallinto? Hallinto on nyt liian sektoroitunutta - tapahtuu mm. paljon päällekkäistä työtä osin ns. pakosta 12 toimijan mallissa toimintatavat ovat osin erilaisia Kokonaisuuden johtovastuuta ei ole määritelty yksittäisten kokonaisuuksien kesken, eikä eri kokonaisuuksien välillä Pienten toimintayksiköiden vuoksi toiminta on herkkä haavoittumaan ja estää henkilöstön joustavan käytön Osaaminen on liian erilaista ja eri tasoista Jäykkyydestä ja osaoptimoinnista seuraa turhia kustannuksia Mahdollistaako nykyinen laajalti hajautettu toimintamalli koko VN: tasolla tarkasteltuna toiminnan tehokkuuden, laadun ja vaikuttavuuden kehittämisen erityisesti kun otetaan huomioon koko ajan vähenevät taloudelliset resurssit? 6
Hallituksen iltakoulun jatkolinjaus Hallitus linjasi tiistaina 26. kesäkuuta 2012 iltakoulussaan keskushallintouudistuksen etenemistä. Tavoitteena on muodostaa valtioneuvostosta toiminnallisesti ja taloudellisesti nykyistä yhtenäisempi rakenteellinen kokonaisuus seuraavasta hallituskaudesta alkaen. Valmistellaan vaihtoehtoiset mallit, joiden pohjalta määritellään jatkolinjaukset. Hankkeen poliittisesta ohjauksesta vastaa pääministeri Kataisen johtama hallituspuolueiden puheenjohtajista muodostettu ministeriohjausryhmä. 7
8
Valtioneuvoston hallintoyksikön muodostamisen perusta Valtioneuvoston hallintoyksikön muodostaminen oli osa hallituksen rakennepoliittista ohjelmaa, jonka toimenpiteistä valtioneuvosto päätti marraskuussa 2013 Muita keskushallinnon kehittämiseen liittyviä hankkeita ja toimenpiteitä olivat: Parlamentaarinen valtioneuvoston asemaa selvittävä komitea Ohjausjärjestelmien kehittäminen -hanke Ylimmän virkamiesjohdon uudistus Keskushallinnon virastorakenteen virtaviivaistaminen RAPO Julkisen palvelutuotannon tuottavuus, valtio/kunta-vastuut, ym. KEHU KEHU VNHY2015 Komitea Johdon asema OHRA Virastorakenne VNHY 2015 Alatyöryhmät 9
Valtioneuvoston yhteiset hallinto- ja palvelutoiminnot Valtioneuvostolle kootaan yhteiset hallinto- ja palvelutoiminnot tarpeettomasti erilaisten toimintatapojen purkaminen yhdenmukaisemmat toiminnan prosessit parempi toimintavarmuus toiminnan voimavarojen varmistaminen ja tarkoituksenmukainen kohdentaminen henkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisääminen ja osaamisen laajentaminen Valtioneuvoston hallintoyksikkö johtaa, sovittaa yhteen ja kehittää valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisiä hallinto- ja palvelutoimintoja sisäistä toiminnan ja talouden suunnittelua toimintatapoja ja yhteistä toimintakulttuuria sekä tuottaa yhteisiä palveluja Valtioneuvoston hallintoyksikkö muodostetaan valtioneuvoston kansliaan 10
Muutoksella tavoitellaan: Muutoksen toiminnalliset tavoitteet: hallinnon tehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen yhtenäisten toimintatapojen, prosessien ja työvälineiden lisääminen toimintavarmuuden parantaminen henkilöstön laaja-alaisen osaamisen hyödyntäminen yhtenäisempi toimintakulttuuri Muutoksen vaikuttavuustavoite: Yhteiset hallinto- ja palvelutyyppiset tehtävät tukevat kehitystä kohti yhtenäistä valtioneuvostoa ja organisaatiokulttuuria sekä valtioneuvoston strategisen ohjauksen vahvistamista. 11
VNHY2015 -hankkeen kolme isoa tavoitetta RAKENNE: Luodaan rakenteet, jotka mahdollistavat valtioneuvoston yhtenäisen toiminnan ja yhteisten voimavarojen tehokkaamman käytön PROSESSIT: Luodaan pohjat prosesseille, jotka voivat ylittää aiempia hallinnollisia rajoja ja toimivat tehokkaasti ORGANISAATIOKULTTUURI: Aloitetaan työ, jolla tuetaan ja pyritään suuntaamaan valtionkeskushallinnon organisaatiokulttuuria entistä joustavammaksi 12
Kansliapäällikkökokous Kansliapäällikköohjausryhmä Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Valtioneuvoston hallintoyksikkö 2015: valmisteluorganisaatio VNK:ssa Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Yhteensovittaa valmistelua Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Hankepäällikkö Säädösvalmistelu Hankepäällikkö VN hallinto- ja kehittämisprosessit (päätoiminen) Asiantuntijatuki Hankepäällikkö Sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, Ministeriöistä hankintatoimi koottu hankeryhmä matkahallinto Hankepäällikkö Toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto, kirjanpitoyksikkö Hankejohtaja (päätoiminen) Hankepäällikkö Käännös- ja kielipalvelut Hankepäällikkö Henkilöstöhallinto (päätoiminen) Hankepäällikkö Sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut Hankepäällikkö Tietohallinto, Tiedonohjaus, arkistonmuodostus (päätoiminen) Hankepäällikkö Tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus, varautuminen (päätoiminen) Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä Hallintojohtaja- ja talousjohtajakokoukset Ministeriöistä koottu hankeryhmä Asiantuntijatuki Poikkihallinnollinen YT-menettely Ministeriökohtaiset YT-menettelyt Osallistettavat VN-verkostot Toimitilayhteistyöryhmä VALTIPA KEHIKKO Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä TIETOKEKO Hankejohtaja Hankepäälliköt, päätoimiset: Hankepäällikkö, henkilöstöhallinto Hankepäällikkö, tietohallinto ja tietotekniikka (myös muut osiot) Hankepäällikkö, säädösvalmistelu Hankepäällikkö, tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus, varautuminen Hankepäällikkö, VN hallinto- ja kehittämisprosessit sekä toimintatavat ja toimintakulttuuri Hankepäälliköt, OTO Hankepäällikkö, sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut Hankepäällikkö, käännös- ja kielipalvelut Hankepäällikkö, sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut, hankintatoimi, matkahallinto Hankepäällikkö, toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto, kirjanpitoyksikkö Hankepäällikkö, tiedonohjaus arkistonmuodostus ym.
VNHY 2015 -hankkeen vaiheistus VAIHE 1: Tehdään valtioneuvoston hallintoyksikköön koottavia tehtäviä ja kokoamisen ajallista vaiheistamista koskevat linjausehdotukset 30.4.2014 mennessä VAIHE 2: Valmistellaan valtioneuvoston hallintoyksikön muodostamisen sekä tehtävien, virkojen ja muiden voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset 30.8.2014 mennessä VAIHE 3: Toteutetaan valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen organisointi, valtioneuvoston hallintoprosessien kokoaminen Uudet rakenteet ja prosessit muodostetaan tukemaan uudenlaisen toimintakulttuurin muodostumista VN:n hallintoon yhteistyötä VNHY:n ja ministeriöiden kesken VNHY:n eri toimintojen aitoa yhteistyötä ja yhteentoimivuutta Valtioneuvoston hallintoyksikkö aloitti toimintansa 1.3.2015 14
Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteiset hallinto- ja palvelutehtävät 1.3.2015 lukien Laki valtioneuvostosta 2 : Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä ohjaa ja yhteensovittaa yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyviä toimintatapoja Valtioneuvoston hallintoyksikkö yksi VNK:n osasto, asema merkitty: VN:n ohjesäännössä (262/2003), A VNK:sta (393/2007) ja VNK:n työjärjestyksessä (162/2015) 15
16
VALTIONEUVOSTON YLEISISTUNTO Ministeriöt Valtion yhteispalveluorganisaatiot: SENAATTI -kiinteistöt VALTORI (ICT) PALKEET (talous & henkilöstö) HANSEL (hankinnat) HAUS Kehittämiskeskus Palveluiden hankinta muilta organisaatioilta VALTIONEUVOSTON KANSLIA Turvallisuus VN yleishallinto, toiminnan ja talouden yhteensovittaminen, organisaatio, kehittäminen Tilahallinto ja virastopalvelut Henkilöstöhallinto VALTIO- NEUVOSTON HALLINTO- YKSIKKÖ Hankinnat, sopimusym. oikeudelliset palvelut Käännös- ja kielipalvelut Taloushallinto Tietohallinto Informaatiopalvelut ja tiedonhallinta VNHY:n tehtävät: Vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä Ohjaa ja yhteensovittaa yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyviä toimintatapoja 17
Hallinto- ja palvelutehtävien kehittämistä jatketaan yhteistyössä Ministeriöissä työskentelee yhteensä 950 henkilöä hallinto- ja palvelutehtävissä. Heistä puolet työskentelee 1.3.2015 alkaen valtioneuvoston hallintoyksikössä Yhteenkokoaminen näkyy aluksi esim.: VN:n toimitilojen hallinnassa tietojärjestelmien ja viestinnän välineiden hallinnan kokoamisessa käännöstoimintojen yhteenkokoamisessa kuljetuspalveluiden yhteenkokoamisessa Tehtävien kokoaminen on tapahtunut ilman henkilöstön irtisanomisia. Tehtävien kokoaminen on valmisteluvaiheessa vähentänyt hallintotehtävissä työskentelevän henkilöstön määrää noin 5-10% VN hallintoyksikön perustamisen jälkeen hallinto- ja palvelutoimintoja kehitetään yhtenä kokonaisuutena 18
Valtioneuvoston hallintoyksikkö on osa valtioneuvoston koottua yhteistä hallintoa ei palvelukeskus Yhteiset hallinto- ja palvelutehtävät jakaantuvat: 1. Kokonaisuudessaan VNK:ssa hoidettaviin tehtäviin 2. Sekä ministeriöissä että VNK:ssa hoidettaviin tehtäviin 3. Tehtäviin, joiden hoitamistapoja VNK ohjaa ja yhteen sovittaa 19
1. VNK:ssa kokonaan hoidettavat tehtävät Nämä tehtävät koskevat esim.: Toimitila-asioita. VNK vastaa kaikista toimitilajärjestelyistä, vuokrasopimuksista, peruskorjauksista, kokoustiloista, edustustiloista Virastopalveluita ja kuljetuspalveluita Kirjasto- ja tietotukipalveluita Ministeriöiden julkaisusarjojen julkaisutuotantoa Käännös- ja kielipalveluita Yhteisen tietohallinnon ohjausta ja kehittämistä, yhteisten tietojärjestelmien ja perustietotekniikkapalvelujen järjestämistä, ylläpitoa ja kehittämistä, turvallisuusverkon käytön yhteensovittamista, yhteistä kokonaisarkkitehtuuria Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen kokonaisuuteen liittyviä tehtäviä ja toimintoja, hyvää tiedonhallintatapaa, yhteisiä kirjaamopalveluita ja asiakaspalvelua Turvallisuuteen ja varautumiseen liittyviä tehtäviä 20
2. Sekä VNHY:ssä että ministeriöissä hoidettavat tehtävät Nämä tehtävät koskevat esim.: VNK/VNHY vastaa yhteisen intranetin sisällöstä ja sisällön suunnittelusta yhteistyössä ministeriöiden kanssa ministeriöt kuitenkin vastaavat jatkossakin omasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästään Osan tehtävistä, esim. asiakirjahallinnon ja virastopalveluiden, fyysiset toimipisteet tulevat edelleen sijaitsemaan ministeriöissä Henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät Ministeriökohtaiset virat, jolloin toiminnalliset tehtävät ministeriöissä VNHY:n vastuulla kokonaisuus ja yleiset toimintalinjaukset 21
3. VNHY:n ohjaus- ja yhteensovitustehtävät Nämä tehtävät koskevat esim.: Ministeriöiden yhteistä toiminta- ja taloussuunnittelua Hankintatoimen kehittämistä ja ohjausta Taloushallinnon ja kirjanpidon tehtävien hoitamista Henkilöstöhallintoon ja henkilöstön kehittämiseen liittyvien yhteisten linjausten ja menettelytapojen valmistelua ja ohjausta, yhteistä henkilöstöraportointia, johtamisen kehittämistä, rekrytointiprosessia koskevia yhteisiä linjauksia Matkahallinnon ohjausta, kehittämistä ja yhteensovittamista 22
Henkilöstön jakautuminen valtioneuvoston hallintoyksikössä 1% 9% 7% Tila- ja turvallisuustoimiala Tietotoimiala 188 hlöä 143 hlöä 14% 29% 39% Käännös- ja kielitoimiala Henkilöstö- ja taloustoimiala Sisäisen viestinnän ja tietotuen toimiala Johto ja kehittämistoiminto 70 hlöä 45 hlöä 32 hlöä 7 hlöä Yhteensä henkilöstöä 485 henkilöä. Kokonaisuudessaan valtioneuvoston kansliassa on 1.3.2015 alkaen 570 henkilöä. 23
Valtioneuvoston hallintoyksikkö kulujakauma-arvio 2015 17 % 21 % Henkilöstökulut 22 milj. 20 % 42 % Toimitila- ja turvallisuuskulut 44 milj. Tietotekniikka - ja järjestelmäkulut 21 milj. Muut 17 milj. Yhteensä: 104 milj. 24
Valtioneuvoston hallintoyksikölle peruskorjatut tilat Arppeanumissa, Snellmaninkatu 5:ssä 1.10.2015 25