HATTULAN SEURAKUNTA KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA Kokous N:o 4-2015 Aika 29.04.2015 kello 18.00 19.50 Paikka Virastotalo Läsnä Poissa Puheenjohtaja Järvinen Virpi Varapuheenjohtaja Lilja Lasse J Jäsenet Ahonen Arto Keto Anne Pietilä Pentti Suomaa Jussi Ylitalo Leila Lotti Eija (Ylitalo Leila) Kirkkovaltuuston pj Pulli Veikko Kirkkovaltuuston varapj Tast Olle Pöytäkirjanpitäjä Nieminen Leena Virsi 61; 1-2 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty 23.04.2015 kirkkoneuvoston jäsenille sekä kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Todetaan läsnä- ja poissaolijat. Luettelo on sivulla yksi. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 48 Pöytäkirjan tarkastajat Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan taloustoimistossa maanantaina 04.05.2015 ja pöytäkirja on nähtävänä taloustoimistossa 05.-19.05.2015 välisen ajan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Pentti Pietilä ja Jussi Suomaa. 49 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi.
Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi seuraavilla lisäyksillä; muissa asioissa keskusteltiin syksyn ruskaretkestä ja ilmoitusasioihin lisättiin kohdat 3-4. 50 Kirkon henkinen huolto (HeHu) Hämeenlinnan seurakuntayhtymän seurakunnissa ja Hattulan seurakunnassa Kirkon henkisessä huollossa (myöh. HeHu) on kyse seurakunnan viranhaltijoiden valmiusryhmästä, jonka on tarkoitus toimia viranomaisten ja paikallisseurakuntien tukena yhteiskunnan häiriö- ja poikkeustilanteissa esim. suuronnettomuuksissa. Kirkon Henkisen huollon ohjeisto LIITE NO 1. HeHu:n tuki on luonteeltaan palvelua, lähellä oloa ja ahdistuksen kohtaamista. Työvälineinä mm perinteinen sielunhoito, mutta myös muut kriisityövälineet, kuten debriefing. Työn kohteina ovat onnettomuuden uhrit, heidän läheisensä sekä kaikki muut, joita tapahtuma on koskettanut. Jos tarvetta on, tukea annetaan myös pelastustyöhön osallistuvalle henkilöstölle. Kirkon HeHu-organisaatio käynnistetään suuronnettomuustilanteessa pelastusviranomaisten pyynnöstä, jonka jälkeen se toimii onnettomuusalueella pelastusjohdon alaisuudessa osana pelastustoiminnan kokonaisuutta. HeHu-valmiusryhmälle kutsu voi tulla myös paikalliselta seurakunnalta. Tällöin valmiusryhmä toimii paikallisseurakunnan kirkkoherran alaisuudessa. Hämeenlinna-Vanaja seurakuntaan on perustettu HeHu-valmiusryhmä, johon on kutsuttu viranhaltijoita seurakuntayhtymän muista seurakunnista ja Hattulan seurakunnasta. Ryhmän jäseniä koulutetaan kaksi (2) kertaa vuodessa, jolloin heitä sekä teorian että käytännön tasolla perehdytetään toimiaan kentällä edellä mainituissa tilanteissa. Työntekijät hoitavat HeHu-tehtäviä virkavastuulla. Tällöin heitä sitovat mm salassapitomääräykset (Henkisen Huollon ohjeisto). HeHu-toimintaa johtaa Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvoston alainen sairaalasielunhoidon yhteisjohtokunta. Toiminnasta vastaa johtava sairaalapastori. Koska HeHun toimintaan osallistuminen on seurakunnan työntekijän työtä, on tarpeen, että kirkkoneuvosto hyväksyy sen: että sen alaiset työntekijät osallistuvat HeHu-valmiusryhmän toimintaan, sen koulutuksiin ja hälytystehtäviin. että seurakunta korvaa työntekijälleen HeHu-toimintaan osallistumisesta aiheutuvat kulut voimassa olevan virka- ja työehtosopimuksen mukaan että matkakorvaukset korvataan virkaehtosopimuksen ja kunkin seurakunnan matkustusohjesäännön mukaan. että HeHu-valmiusryhmän jäsenille maksetaan päivärahat, mikäli päivärahan saamisen edellytykset täyttyvät. ESITYS (vs.khra): Kirkkoneuvosto 1. Merkitsee Kirkon Henkisen huollon ohjeiston tiedoksi 2. Hyväksyy Hattulan seurakunnan tehtävään ilmoittautuneiden työntekijöiden osallistumisen kyseiseen toimintaan osana heidän virkatehtäviään 3. Hyväksyy sen, että HeHu-toimintaa johtaa Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan seurakuntaneuvoston alainen sairaalasielunhoidon yhteisjohtokunta ja että toiminnasta vastaa johtava sairaalapastori.
4. Velvoittaa sairaalasielunhoidon yhteisjohtokunnan pitämään mukana olevat seurakunnat ajan tasalla HeHu-toiminnassa. 51 Kesä- ja syyskauden 2015 jumalanpalvelussuunnitelma Kirkkojärjestyksen (2.luku 2. ) mukaan kirkkoneuvosto päättää, missä kirkossa tai kirkoissa jumalanpalvelus kulloinkin pidetään, mikäli seurakunnalla on useita kirkkoja. Samoin Kirkkojärjestys antaa mahdollisuuden siihen, että jumalanpalvelus voidaan pitää myös muualla kuin kirkossa, kun siihen on erityinen syy esim. kirkon korjaus, kaksoispyhä, historiallinen juhla jne. Jumalanpalvelussuunnitelma on laadittu noudattaen jumalanpalvelusten pitopaikkojen ja aikojen suhteen entistä käytäntöä. Alkukesän jumalanpalvelukset ja konfirmaatiomessut toimitetaan Hattulan kirkossa. Juhannuksesta elokuun loppuun muut jumalanpalvelukset pidetään Pyhän Ristin kirkossa paitsi juhannuksen kaksoispyhänä Vuohiniemen rukoushuoneessa ja heinäkuun toisena sunnuntaina, jolloin on perinteisesti Tyrvännön kirkkopyhä. Syyskaudella pääasiallisin päiväjumalanpalvelusten pitopaikka on Hattulan kirkko ja kerran kuukaudessa Tyrvännön kirkko. Joulukuussa kaksi jumalanpalvelusta pidetään Parolan seurakuntatalossa. Pyhäinpäiväviikonvaihteen sunnuntaina ja Tapaninpäivänä messu toimitetaan Vuohiniemen rukoushuoneessa. Suunnitelmasta puuttuu osa lasten- ja perhejumalanpalveluksista sekä osa erityisryhmien jumalanpalveluksista esim. koululaisjumalanpalveluksia. LIITE NO 2. ESITYS (vs.khra): Kirkkoneuvosto hyväksyy oheisen liitteen mukaisen jumalanpalvelussuunnitelman 1.6.2015.-27.12.2015 päiväjumalanpalvelusten osalta ja merkitsee sen tiedoksi muiden jumalanpalvelusten osalta. 52 Kesän 2015 lasten ja nuorten leirien vastuujohtajat Kesän 2015 aikana järjestetään oheisessa liitteessä mainitut lasten- ja rippikoululeirit. Liitteessä on nimetty kullekin leirille vastuujohtaja. Ohjelma- ja turvallisuusvastuullisen leirin johtajan määrääminen on välttämätöntä kullekin leirille ja retkelle laadittavan turvallisuussuunnitelman vuoksi. Myös ns. johtajalisän maksaminen edellyttää vastuuhenkilön määräämistä. Ohjelma- ja turvallisuusvastuussa oleva leirin johtaja voi poistua leirialueelta vain poikkeustapauksissa esim. hätätapauksessa tai koko ryhmän mukana retkitilanteessa. Henkilökohtaisista syistä vastuujohtaja voi poistua leirialueelta vain virkaehtosopimuksen erikseen määrittelemissä tilanteissa, jolloin myös ohjelma- ja turvallisuusvastuu siirtyy kirkkoherran päätöksellä toiselle viranhaltijalle. LIITE.NO 3. Voimassa olevan Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimus, 61 sisältää määräykset leirin johtajan palkkiosta/johtajalisästä. Tämän mukaan viranhaltijalle, joka on määrätty ohjelmaja turvallisuusvastuussa olevaksi leirin johtajaksi, maksetaan johtajalisänä 18,00 euroa jokaiselta yhdenjaksoiselta leirivuorokaudelta. Edellytyksenä on lisäksi, että leirille osallistuvien lukumäärä on vähintään 18 henkilöä. Erityisestä syystä johtajalisää voidaan maksaa, jos leirille osallistuvien lukumäärä on vähintään 10 henkilöä. Erityisenä syynä maksaa johtajalisää osallistujamäärän alittaessa 18 henkilöä voidaan pitää mm. erityisryhmille järjestettävää leiriä, jonka johtaminen on olennaisesti vaativampaa kuin seurakunnan muiden leirien vetäminen. Lukumäärään ei lasketa leirillä järjestelyihin osallistuvia viranhaltijoita, työntekijöitä tai muita leirille palkattuja tai palkkiotoimisia
ohjaajia. Johtajalisää voi saada samalta leiriltä vain yksi viranhaltija. Jollei ohjelma- ja turvallisuusvastuussa olevaa leirin johtajaa ole määrätty, johtajalisää ei makseta. Enintään 12 tuntia kestävältä leiriltä johtajalisää ei makseta. Johtajalisää maksetaan myös seurakunnan järjestämältä retkeltä, jos lisän maksamisen edellytykset muutoin täyttyvät. ESITYS (vs.khra): Kirkkoneuvosto määrää kesän 2015 lasten- ja rippikoululeirien oheisen liitteen - mukaiset ohjelma- ja turvallisuusvastuussa olevat johtajat. 53 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2015-2018 Eduskunnalle on marraskuussa 2014 annettu esitys uudeksi tilintarkastuslaiksi ja laiksi julkishallinnon ja talouden tilintarkastuksesta. Lakien on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2016 alusta. Ehdotetut säädösmuutokset tarkoittaisivat sitä, että seurakuntataloudessa tulisi 01.01.2016 lukien olla tilintarkastuslaissa tarkoitettu JHTT-tilintarkastaja tai JHTTtilintarkastusyhteisö. Voimassa olevien säännösten mukaiset HTM- ja KHT-tilintarkastajat tai HTM- ja KHT-yhteisöt eivät voisi jatkaa 01.01.2016 jälkeen seurakunnan tilintarkastajina. Seurakuntatalouksissa tuleva muutos voidaan ennakoida valitsemalla valtuustokauden 2015-2018 tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja tai yhteisö. Tarkastuspalvelulla tarkoitetaan kirkkojärjestyksen 15 luvun 7-9 pykälien mukaista lakisääteistä tilintarkastusta. Hattulan seurakunta kuuluu sopimuspohjaiseen seurakuntien Tampereen seurakuntayhtymän hallinnoimaan IT-yhteistyöalueeseen, missä isäntäseurakuntana toimii Tampereen srky. Isäntäseurakunta lähettää tiedot tietoturvallisuuden tarkastamisesta vuosittain yhteistyöseurakunnille. Vuoden 2017 alusta lukien seurakunnan kirjanpito ja palkanlaskenta hoidetaan sopimuksen perusteella Kirkon palvelukeskuksessa (Kipa). Kirkon palvelukeskus sisältää osto- ja myyntilaskujen sekä käyttöomaisuus- ja pääkirjanpidon prosessit, ja lisäksi palkkahallinnon sekä maksuliikenteen prosessin. Taloussääntömallin mukaan seurakunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Esimerkiksi kiinteän ja irtaimen omaisuuden tarkastukset sekä rahavarojen ja arvopaperien tarkastukset hoidetaan osana sisäistä valvontaa ja tilintarkastaja tarkastaa ne tarpeelliseksi katsomallaan tavalla hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. Tarjouspyynnöt on lähetetty neljälle tilintarkastusyhteisölle. Seurakunnan arvio tilintarkastukseen tarvittavasta ajasta on kolme tarkastuspäivää tilintarkastusvuotta kohti. Laskutus tehdään tehdyn työn perusteella. Hankinnassa noudatetaan hankintalaissa määriteltyjä hyviä hankintakäytäntöjä. Hankintaa ei ole kilpailutettu hankintalain mukaan, koska hankinnan arvo neljän vuoden aikana jää alle kansallisen kynnysarvon. Tarjouspyynnössä määriteltiin tärkeysjärjestyksessä ne valintakriteerit, joita noudatetaan tehtäessä päätöstä tarkastuspalvelun hankinnasta. Määräaikaan mennessä on saatu kaksi tarjousta, joista on liitteenä yhteenveto tarjousten valintaperusteista ja arviointikriteereistä. LIITE NO 4. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee KMPG Julkishallinnon Palvelut Oy tilintarkastusyhteisön seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle 2015-2018. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi on nimetty Mari Säynätjoki, JHTT, KHT.
54 Traktorin hankinta Tämän vuoden talousarvion investointiosassa on määräraha traktorin vaihtoa varten. Vaihdossa annetaan vuonna 1995 hankittu Valmet 365-4, kaivuri Mara 1050, Esko lumilinko hydraulisilla luukuilla ja uusilla terillä, Esme hydraulihalkoja 7 tn sekä Ålö Valmet etukuormaja Euro, kauhan leveys 1.800 mm. Määräraha on 70.000. Hankintamenettelynä on ollut avoin menettely ja hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus HILMA:ssa 10.03.2105. Tarjoukset oli määrä toimittaa viimeistään 31.03.2015 klo 12.00. Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintakriteerit ovat: hankinta 40 %, tarjotun traktorin ja varusteiden sekä lisälaitteiden tekninen sopivuus 40 % sekä huollon ja varaosien saatavuus 20 %. Tekninen soveltuvuus arvioidaan pisteytyksellä. Toimitusaika 30.09.2015 mennessä. Tilaaja pidättää oikeuden tehdä hankinta koskien pelkästään traktoria varusteineen. Lisälaitteet voidaan tilata erikseen tai voidaan olla tilaamatta niitä. Määräaikaan mennessä tarjouksen ovat jättäneet AGCO Oy; Valtra, Agrimarket; John Deer, Hämeen Traktori Oy; New Holland ja Konekesko Oy; Massey Ferguson. Ohessa tarjousten avauspöytäkirja ja pisteytystaulukko. LIITE NO 5. Päätetään hankkia AGCO Oy:ltä Valtra-traktori ja etukuormaaja hintaan 66.020, hyvitys vaihtokoneista 27.182, joten vaihtorahaksi jää 38.838. Samalla hankitaan lumikauha 220 cm eurokiinnityksellä 1.122, lumilinko 230 Osa Evo 3.500 ja hydraulihalkaisija Japa 1.950, yhteensä 6.572. Investointi yhteensä 45.410. 55 Hattulan hautausmaan osasto 9 hautausmaakaava ja käyttösuunnitelma Kirkkovaltuusto hyväksyy jokaista hautausmaata varten hautausmaakaavan ja hautausmaan käyttösuunnitelman, jotka on alistettava tuomiokapitulin vahvistettaviksi. Kirkkojärjestyksessä säädetään niistä asioista, joista hautausmaakaavassa ja hautausmaan käyttösuunnitelmassa on määrättävä. Hautausmaakaava on yleiskartta, joka osoittaa hautausmaan rajat, sen liikenteen järjestelyt, eri toimintojen sijoitukset sekä jakaa hauta-alueet sopiviin yksiköihin. Hautausmaakaava laaditaan siten, että hautausmaaksi varattu alue tulee maaston luonne, kauneusnäkökohdat ja seurakunnan taloudellinen kantokyky huomioon ottaen käytetyksi tarkoituksenmukaisesti. Kaavaan sisältyy myös hautausmaa-alueen kuivatus- ja vesihuoltosuunnitelma, jätehuollon järjestäminen sekä käytävien, hauta-alueiden ja rakennusten sijainti. Hautausmaan käyttösuunnitelma sisältää hautausmaakaavan sanallisen selityksen, joka selventää ne hautausmaakaavan yksityiskohdat, jotka eivät ilmene piirustuksista. Suunnitelmasta ilmenee lisäksi, onko hautausmaalla tai sen osalla käytössä syvähautaus ja missä järjestyksessä hautaosastot otetaan käyttöön. Käyttösuunnitelmassa otetaan huomioon myös eri aikoina perustettujen hautausmaanosien ominaispiirteet sekä esitetään hautausmaan käytön erityiset rajoitukset. Oheisena hautausmaakaava LIITE NO 6, hautakartta LIITE NO 7 ja käyttösuunnitelma LIITE NO 8. Hattulan hautausmaa-alueesta. Osasto 9 sijaitsee Srk:n hautausmaa 9:1 itäosassa. Lisäksi hautakirjanpitoon kuuluvat erilliset hauta- ja vainajaluettelot.
Hyväksytään Hattulan hautausmaan osasto 9:n hautausmaakaava, hautakartta ja käyttösuunnitelma ja esitetään niiden hyväksymistä kirkkovaltuustolle, joka alistaa ne Tampereen tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 56 Muut asiat Keskusteltiin syksyllä järjestettävästä ruskaretkestä, joka suuntautuu Vuontispirtille. Ilmoittautuneita on 24 henkilöä. Retki todetaan aikuistyöksi vaikka toimintasuunnitelmassa se on mainittu diakoniatyön tehtäväalueella. Retken vetäjänä toimii Ritva Viitala ja se järjestetään omakustannushintaan siten, että työntekijän kustannuksia ei sisällytetä osallistujille. Myöhemmin järjestettäville retkille asetetaan minimiraja lähtijöiden määrästä jo toimintasuunnitelmassa. LIITE NO 9. 57 Ilmoitusasiat 1. Muistio Eteva Pohjoisen alueen seurakuntien ja Etevan kuntayhtymän yhteisestä neuvottelutilaisuudesta koskien alueen seurakuntien yhteisen kehitysvammaistyön papin viran tulevaisuutta. LIITE NO 10. 2. Rakennustoimikunnan pöytäkirja 27.03.2015. LIITE NO 11. 3. Vuodelle 2014 on tehty korjausvienti Satakunnankatu 5:n asunto-osakkeen myyntitapahtumaan. Rahoituslaskelmassa myyntivoitto on siirretty tulorahoituksen ryhmästä investointien ryhmään sekä investointien ryhmässä pysyvien vastaavien luovutustuloihin on lisätty tasearvon päälle vielä myyntivoitto. LIITE NO 12. Kirjauksella ei ole vaikutusta tilikauden tulokseen. Uudella rahoituslaskelmalla korvataan Tasekirjassa 2014 oleva rahoituslaskelma. 4. Seuraava kirkkoneuvoston kokous 27.05.2015 pidetään Tömäjärven leirikeskuksessa. Ilmoitusasiat merkittiin tietoon saaduksi. 58 Valitusosoitus Annettiin valitusosoitus. Virsi 548