NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 11/2012 Tarkastuslautakunta OSALLISTUJAT Kalevi Heinonen puheenjohtaja. Markku Niskanen Mika Peltokorpi

Transkriptio

1 NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 11/2012 Tarkastuslautakunta KOKOUSTIEDOT Aika Paikka Maanantai klo Valtuustosali, Harjukatu 23, 2. kerros OSALLISTUJAT Kalevi Heinonen puheenjohtaja Rauli Virolainen varapuheenjohtaja Iinu Kuusento Markku Niskanen Mika Peltokorpi Seija Sorsa Irma Pelto vara, POISSA Veera Honka-Nissi MUUT OSALLISTUJAT Sami Salonen avustava JHTT-tarkastaja, tarkastuslautakunnan sihteeri, poistuneena ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri K a l e v i H e i n o n e n S a m i S a l o n e n KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Nokialla I i n u K u u s e n t o M a r k k u N i s k a n e n päivänä kuuta 2012 päivänä kuuta 2012 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVÄNÄPITO Aika ja paikka Nokialla, 28. päivänä joulukuuta 2012 Todistaa S a m i S a l o n e n, sihteeri

2 NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 11/2012 Tarkastuslautakunta KOKOUSTIEDOT AIKA Maanantai klo PAIKKA Valtuustosali, 2. kerros KÄSITELTÄVÄT ASIAT Pykälä n:o 62 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 63 Pöytäkirjan tarkastajat 64 Tilintarkastuksen tarjouskilpailun järjestäminen 65 Sisäisen tarkastuksen vuosineljännesraportti 66 Muut asiat 67 Huomioita PUHEENJOHTAJA Kalevi Heinonen

3 Tarkastuslautakunta 62 Tarkastuslautakunta KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallintosäännön 32 :n 7 momentissa todetaan seuraavasti: Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 63 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Lautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Iinu Kuusento ja Markku Niskanen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Iinu Kuusento ja Markku Niskanen.

4 Tarkastuslautakunta TILINTARKASTUKSEN TARJOUSKILPAILUN JÄRJESTÄMINEN Asian valmisteluna puheenjohtaja antoi seuraavan selostuksen: Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Merkittävänä asiana tässä tehtäväkokonaisuudessa on esityksen tekeminen valtuustolle tilintarkastajan valitsemiseksi. Kuntalain 72 :n mukaan tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja - talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTTtilintarkastaja) tai tilintarkastusyhteisö (JHTT-yhteisö). Kuluvaan valtuustokauteen saakka valtuusto on valinnut toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka on toiminut tehtävässään virkavastuulla. Kuntalain muutoksen ( /325) myötä tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Nokian kaupungin tarkastussääntöä on päivitetty ja uudistettu tarkastussääntö tulee voimaan Tarkastussäännön perusteella: Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTTtilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön, mikäli se ei muuta erikseen päätä. Koska kunnan tilintarkastus tulisi olla järjestettynä mahdollisimman pian uuden toimikauden alettua, on tarkoituksenmukaista, että asian valmistelun ja tilintarkastuksen kilpailuttamisen toimittaa nykyinen lautakunta kuluvan vuoden lopussa. Saadut tarjoukset ovat silloin valmiina valtuustolle tehtävää esitystä varten heti uuden lautakunnan tultua valituksi. Esityslistan liitteenä on - luettelo JHTT-yhteisöistä (internet / /yhteisot.pdf) Puheenjohtaja esittelee kokouksessa luonnoksen tarjouspyynnöstä. 64 jatkuu

5 Tarkastuslautakunta jatkuu Tilintarkastuksen tarjouskilpailun toteuttamiseksi on lautakunnan tehtävä seuraavat päätökset: 1) Päätetään tarkastustyön laajuudesta eli kuinka monesta vuosittaisesta tilintarkastuspäivästä tarjous pyydetään. Tässä kohdassa määritellään erikseen tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien laajuus, mikäli niistä pyydetään tarjous. 2) Nimetään ne tilintarkastusyhteisöt, joilta tarjous pyydetään. 3) Hyväksytään tarjouspyyntökirjelmä, josta ilmenevät mm. hyväksymisen valintakriteerit. 1) Päätetään, että tilintarkastuspalveluja ostetaan vuosittain x päivää mukaan lukien konserniyhteisöjen tarkastus. Lisäksi pyydetään tarjous tarkastuslautakunnan valmistelu- ja sihteerintehtävistä. 2) Päätetään, että kaupungin tarkastussäännön mukaisesti valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. 3) Hyväksytään tarjouspyyntökirjelmäksi tarjouspyyntömalli x siten täydennettynä, että pyydettävän tarjouksen tulee käsittää myös kaupungin määräämisvallassa olevien konserniyhteisöjen tilintarkastus. 4) Päätetään, että tarjoukset pyydetään seuraavilta JHTT-yhteisöiltä: 5) Päätetään, että tarjoukset tulee antaa x.x.200x mennessä. 6) Päätetään pyytää tarjouskilpailun tekniseksi toteuttamiseksi apua Nokian kaupunginkanslian henkilökunnalta, koska tilintarkastajat ovat esteellisiä käsittelemään asiaa. 7) Tilintarkastuspalvelujen hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon, minkä seurauksena hankinta on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa ( Päätetään siitä, että keneltä kaupungin virkamieheltä pyydetään apua hankinnan HILMA:ssa ilmoittamisessa. 64 jatkuu

6 Tarkastuslautakunta jatkuu Tarkastuslautakunnan sihteeri Sami Salonen poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi. Pykälän käsittelyn ajaksi päätettiin, että sihteerinä toimii tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Rauli Virolainen. 1) Päätettiin, että tilintarkastuspalveluja ostetaan vuosittain 56 päivää mukaan lukien konserniyhteisöjen tarkastus. Lisäksi pyydetään tarjous tarkastuslautakunnan sihteerintehtävistä. 2) Päätettiin, että kaupungin tarkastussäännön mukaisesti valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkastajan ja yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. 3) Hyväksyttiin tarjouspyyntökirjelmäksi kokouksessa käsitelty tarjouspyyntöluonnos siihen tehdyin muutoksin. 4) Päätettiin, että tarjoukset tulee antaa klo mennessä. 5) Päätettiin pyytää tarjouskilpailun tekniseksi toteuttamiseksi apua Nokian kaupunginkanslian henkilökunnalta, koska tilintarkastajat ovat esteellisiä käsittelemään asiaa. 6) Tilintarkastuspalvelujen hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon, minkä seurauksena hankinta on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa ( Päätettiin pyytää apua kaupunginkanslian henkilökunnalta hankinnan ilmoittamisesta HILMA:ssa. 7) Tarjouspyyntöjä ei lähetetä erikseen millekään JHTT-yhteisölle, koska ilmoitusvelvollisuus täyttyy HILMA:an tehtävällä ilmoituksella.

7 Tarkastuslautakunta 65 Tarkastuslautakunta 66 Tarkastuslautakunta SISÄISEN TARKASTUKSEN VUOSINELJÄNNESRAPORTTI Tarkastuslautakunnan ille on toimitettu kaupungin sisäisen tarkastuksen raportti, joka on osoitettu kaupunginhallitukselle. Raportti on kolmannelta vuosineljännekseltä 2012 eli ajanjaksolta Merkitään sisäisen tarkastuksen raportti tiedoksi. Merkittiin raportti tiedoksi. 66 MUUT ASIAT Käsitellään lautakunnan esille ottamat mahdolliset muut asiat. Päätettiin, että seuraava kokous pidetään ma klo alkaen ja kokoukseen pyydetään kuultaviksi kaupunginjohtaja Tapani Mattila ja talousjohtaja Pasi Virtanen. Kokous pidetään valtuustosalissa. 67 HUOMIOITA Kirjattiin muistiin lautakunnan ten esille tuomia seikkoja, joita mahdollisesti tullaan tarkastamaan perusteellisemmin tai huomioidaan arviointikertomusta laadittaessa.