Käyttöohjeet Hurmos-rekrytointijärjestelmään
Sisällysluettelo 1. Tervetuloa Hurmos-rekrytointijärjestelmän käyttäjäksi... 1 2. Hurmokseen kirjautuminen... 2 3. Päävalikot... 2 3.1. Hakemukset... 2 3.1.1. Hakijan tiedot... 4 3.1.2. Kommentit... 4 3.1.3. Muistilaput... 4 3.1.4. Historia... 4 3.2. Tehtävät... 5 3.2.1. Uuden tehtävän julkaiseminen... 5 3.2.2. Ohje hakulomakkeen julkaisemiseksi omilla kotisivuilla... 7 3.3. Asetukset... 9 4. Lisäpalvelut... 10 5. Usein kysytyt kysymykset... 11 6. Yhteystiedot... 12
1. Tervetuloa Hurmos-rekrytointijärjestelmän käyttäjäksi Hurmos on rekrytoinnin työkalu, jolla hoidat rekrytoinnin tyylikkäästi, helposti ja kustannustehokkaasti. Hurmos on selainpohjainen rekrytointijärjestelmä, jossa ei tarvita erillisiä ohjelmistoasennuksia. Järjestelmän avulla rekrytointiprosessinne ovat dokumentoidusti hallussa. Yrityksellänne voi olla useita tunnuksia Hurmokseen; näin eri toimipaikkojen haut voi käydä katsomassa tuon toimipaikan vastuuhenkilö tai joku hoitaa kaiken keskitetysti. Hurmokseen kuuluu yrityksen ilmeen mukainen rekrytointilomake, jonka avulla saadaan yritykseenne tulleet hakemukset rekrytointijärjestelmään. Järjestelmä kerää hakemukset talteen ja säilyttää niitä tarkasteluasi varten. Hurmoksen avulla voit hallinnoida hakemuksia, olla yhteydessä hakijoihin ja lähettää heille automaattivastauksia sekä pystyt pitämään rekrytointiprosessin ajan tasalla. Mitä hyötyä Hurmoksesta on? - Yksikään hakija ei mene sivu suun. - Saat enemmän ja parempia hakijoita - Nykyisen henkilöstön ajankäyttö tehostuu - Prosessi on dokumentoidusti hallussa - Prosessin seuranta helppoa - Henkilöstöhallinnon asiantuntijat käden ulottuvilla. - Tietoja ei häviä - Saat rekrytointiin ennakoitavuutta ja jatkuvuutta. - Hakijakäsittely on lain mukainen. - Parannat yrityskuvaasi kun hakijat huomioidaan ripeästi. Hurmoksen käyttötarkoitukset - hakemusten julkaisu automaattisesti - lomaketyökalu 1
2. Hurmokseen kirjautuminen Hurmos-järjestelmään pääset kirjautumaan osoitteessa: www.hurmos.fi/admin Järjestelmä pyytää käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kirjautumalla sisään pääset aluksi järjestelmän etusivulle, josta näet järjestelmän päävalikot. 3. Päävalikot Päävalikot ovat ns. ylävalikkoja. Ne ovat: Etusivu, Hakemukset, Tehtävät, Asetukset ja Kirjaudu ulos. Päävalikoista pääset hallinnoimaan kyseisiä asioita. 3.1. Hakemukset Hakemukset -valikosta pääset katsomaan yrityksenne eri tehtäviin saapuneita hakemuksia kohdasta aktiiviset hakemukset (Kuva 1). Tänne listautuu uusia hakemuksia sitä mukaa kun hakijat niitä täyttävät. Hakemuslistassa näkyvät hakijan nimi, tehtävä, johon hän on hakenut, yritys ja postinumero, status sekä päivämäärä. Hakemuksia voi myös hakea arvion tai avainsanojen mukaan. Hakemuksia voi arvioida sen mukaan, kuinka hyvältä ehdokas vaikuttaa. Jos haluat etsiä hyvän arvion saaneita hakemuksia, voi sitä hakea arvio-kohdasta. Avainsanojen avulla voit etsiä esim. hyviä myyjiä. Hakemuksia lukiessa voi niihin lisätä avainsanoja, esim. myynti sanan voi lisätä sellaisen hakijan kohdalle, joka vaikuttaa hyvältä myyntityöhön jne. Kun kirjoitat hakukenttään myynti tms. näyttää järjestelmä ne hakemukset, joihin on lisätty kyseinen hakusana. Kuva 1. Hakemukset 2
Hakijan nimeä klikkaamalla pääset hakijan tietoihin (Kuva 2). Hakemukset saat avattua hakijan tietojen yllä olevasta avaa hakemus kohdasta. Hakemus avautuu uuteen ikkunaan. Voit lähettää hakijalle suoraan sähköpostia kohdasta lähetä viesti hakijalle. Viesti avautuu uuteen ikkunaan, jossa voit valita valmiin viestipohjan lähetettäväksi tai kirjoittaa viestin itse. Järjestelmän kautta lähetetyt sähköpostit tallentuvat hakemuksen alle, jolloin kaikkien on helppo seurata, mitä hakijan kanssa on tapahtunut ja mistä keskusteltu. Lähetä hakemus sähköpostitse kohdasta voit lähettää hakemuksen esimerkiksi työkaverille sähköpostilla, johon voit kirjoittaa omia kommentteja. Voit myös hylätä hakemuksen kohdasta hylkää. Jos hakija on vahingossa hakenut väärään tehtävään, voi hakemuksen siirrä toiseen tehtävään - linkin avulla siirtää oikean otsikon alle. Siirtäminen on helppoa. Eli painat em. nappia, valitset valikosta oikean tehtävän ja hyväksyt siirron. Kuva 2. Hakijan tiedot 3
3.1.1. Hakijan tiedot 3.1.2. Kommentit Hakemuksen luettuasi voit merkitä hakijan tiedot välilehteen arvion hakijan soveltuvuudesta haettavaan tehtävään kohdassa arvio asteikolla 1 10. Statuksen voit muuttaa sitä mukaa missä vaiheessa prosessi on; yritetty tavoittaa, kutsuttu haastatteluun, haastateltu yms. Näin tiedetään joka askeleella missä vaiheessa rekrytointi on kyseisen hakijan osalta. Avainsana on hyödyllinen kohta merkitä hakemuksia. Avainsanoja selaamalla hakemuksesta saa nopean mielikuvan sisällöstä, jos järjestelmästä etsitään esimerkiksi tietyn tyylistä myyjää. Avainsanoja voivat olla esim. ajokortiton, tekninen myynti, kesätyö ym. Avainsana tallentuu painamalla enteriä. Kommentit välilehdessä voidaan kommentoida hakijaa. Kommentit tallentuvat järjestelmään ja kaikki rekrytoinnissa mukana olevat yrityksen henkilöt näkevät kommentit. Voit kommentoida esimerkiksi hakemusta valitsemalla kommentin tyypiksi hakemuksen arviointi, tai voit merkitä ylös mitä keskustelit hakijan kanssa puhelimessa merkitsemällä kommentin tyypiksi puhelinhaastattelu. Kun kirjoitat kommenttia haastattelusta valitse kommenttityypiksi haastattelu ja niin edelleen. Muista valita kommentin tyyppi, tai kommentti ei tallennu järjestelmään. Voit myös lisätä kommenttiisi liitetiedoston. Tallentamalla uuden viestin ja liitetiedoston kommentti ja sen liite tallentuvat järjestelmään. 3.1.3. Muistilaput Muistilaput välilehdestä voit kirjoittaa muistutuksen hakijaan liittyen. Koska hakijoiden kanssa usein sovitaan asiaan palaamisesta myöhemmin, on muistilappuosio erittäin kätevä. Muistilappu kenttään voit kirjoittaa itsellesi muistutuksen esimerkiksi siitä, että muistat soittaa hakijalle tiettynä päivänä, ja merkitä viereiseen kenttään päivämäärän, jolloin haluat muistutuksen tulevan. Tuona merkitsemänäsi päivänä kirjoittamasi muistutus näkyy ensimmäisenä kohtana järjestelmään kirjautuessasi sisään. 3.1.4. Historia Historia välilehdestä näet kaiken historian hakijaan liittyen, esimerkiksi jos joku on lukenut hakemuksen tai kommentoinut hakijaa, niin se näkyy historiatiedoissa. Näin kaikki rekrytointiin osallistuvat pysyvät rekrytoinnissa ajan tasalla ja tietävät mitä on kenenkin hakijan kanssa tehty. Hylätyt kohdasta löydät listattuna ne hakemukset, jotka on hylätty. Vanhentuneet kohdasta löydät kaikki vanhentuneet hakemukset. 4
3.2. Tehtävät Tehtävät -osiosta löydät kaikki yrityksenne avoimet paikat toimipisteittäin (Kuva 3). Listasta näet kaikki avoimet tehtävät, sen statuksen, koska työilmoitus on avattu ja montako hakemusta kyseiseen tehtävään on tullut. Hakemuksista näkee myös sen, missä vaiheessa hakemusten käsittely on; ovatko ne jo käsitelty vai onko niiden käsittely vielä kesken. Kuva 3. Tehtävät 3.2.1. Uuden tehtävän julkaiseminen Uuden avoimen tehtävän voit julkaista Tehtävät-valikosta. Yrityksen avoimien tehtävien listan yläpuolella on nappi luo uusi, jota klikkaamalla pääset luomaan uuden avoimen tehtävän järjestelmään (Kuva 3). Pääset sivulle, jossa voit antaa uuden tehtävän tiedot (Kuva 4). Ensin täytät tehtävän perustiedot, yrityksen, toimipisteen, johon tehtävä liittyy, avoimen tehtävän nimen, sekä hakuajan. Tehtävän tila -kohdassa valinta vedos tarkoittaa sitä, että hakemus on vasta vedos. Se ei siis näy hakijoille. Kun valitset vaihtoehdon auki on ilmoitus vihdoin auki, ja hakijat pääsevät katsomaan ilmoituksen tietoja ja lähettämään hakemuksiaan. 5
Kuva 4. Uuden tehtävän luominen Hakemusteksti -kohtaa klikkaamalla pääset kirjoittamaan hakemustekstin avoimeen tehtävään. Kun hakemusteksti on valmis, mene hakemuslomakkeen sisältö kohtaan ja valitse mitä asioita haluat, että lomakkeessa kysytään. Listassa on listattu kysymykset, joihin nettihakemuksessa joutuu vastaamaan. Kysymysten vieressä on kaksi valinta ruutua: pakollinen ja näkyy. Klikkaa kaikki ne asiat, jotka haluat lomakkeessa näkyvän, aktiiviseksi kohdasta näkyy. Tällöin hakija voi vastata kysymykseen halutessaan, mutta pääsee myös ohittamaan sen ilman vastausta. Jos haluat joidenkin tietojen olevan pakollisia, klikkaa ne pakollisiksi. Tämä tarkoittaa sitä, että hakija ei pääse hakulomakkeessa eteenpäin ilman että vastaa pakollisiin kohtiin. Valitse tallenna niin kaikki tiedot tallentuvat järjestelmään. Lisäkysymys kohtiin voit kirjoittaa itse haluamasi kysymyksen. Kun uusi avoin tehtävä on valmis, tarkista perustiedoista, että tehtävän tila on auki, jotta hakijat näkevät ilmoituksen sivuillanne ja voivat lähettää siihen hakemuksiaan. Kun hakuaika päättyy, voi tilan vaihtaa suljetuksi. Nyt kun palaat takaisin tehtävälistaan, näet uuden avoimen ilmoituksen listassa. Klikkaamalla tehtävän nimeä, pääset tarkastelemaan tarkemmin työilmoitusta ja sen tietoja. Voit muokata kaikkia kohtia haluamallasi tavalla, ja muutokset tallentuvat järjestelmään kun painat tallenna nappia. Kun haluat kirjoittaa hakemuksen kyseiseen tehtävään, klikkaat tehtävän auki avoimien tehtävien listasta, jolloin pääset tehtävän tietoihin. Yläpuolella on vaihtoehto kirjoita hakemus tähän tehtävään, jota klikkaamalla pääset hakulomakkeeseen (Kuva 5). Näin näet hakemuslomakkeen hakijan silmin. Klikattuasi kirjoita hakemus tähän teh- 6
tävään pääset kirjoittamaan hakijan tietoja. Perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite yms. täytyy kirjoittaa niihin varattuihin kohtiin. Muutkin tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia. Klikkaamalla seuraava pääset perustietojen jälkeen muihin tietoihin, jotka on valittu kysyttäväksi ilmoitusta tehtäessä. Lopussa hakija voi liittää liitetiedostona CV:nsä tai hakemuksensa. Voit myös itse kirjoittaa hakemuksen avoimeen tehtävään. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun saat sähköpostiisi hakemuksia, jos hakija ei ole ymmärtänyt lähettää hakemustaan järjestelmän lomakkeen kautta. Täytät hakijan perustiedot, jonka jälkeen voit siirtyä suoraan viimeiselle sivulle, jossa voit liittää liitetiedostona hakijan sähköpostiisi lähettämän CV:n tai hakemuksen. Näin kaikki hakemukset pysyvät hallitusti samassa paikassa. Kuva 5. Hakemuksen jättäminen järjestelmään 3.2.2. Ohje hakulomakkeen julkaisemiseksi omilla kotisivuilla Jokaiselle työpaikalle muodostuu järjestelmässä oma tehtäväkohtainen linkki. Tuota linkkiä voi käyttää omilla nettisivuilla, sähköpostissa, rekrytointisivustoilla, sosiaalisessa mediassa, ym. Toisin sanoen kaikkialla missä linkit vain toimivat. Näin hakija voi suoraan linkin kautta päästä täyttämään hakulomaketta. Linkin tietyn tehtävän hakulomakkeeseen saat valitsemalla tehtävä-listasta kyseisen tehtävän, jolloin pääset tehtävän tietoihin (Kuva 6). 7
Kuva 6. Tehtävän tiedot Yläpuolella näkyy kohta hakemuksen julkaiseminen (Kuva 6). Sitä klikkaamalla pääset näkymään, jossa on ohje hakulomakkeen julkaisemiseksi omilla kotisivuilla (Kuva 7). Sivulla näkyy otsikko Linkki hakemukseen, jonka alla on linkki. Linkin alla on vielä laatikko, jossa on yksityiskohtaisempi linkki. Linkki, jonka kopioit kotisivuillesi, on ensimmäinen, se yksinkertaisempi linkki. Käytettävä linkki on siis välittömästi otsikon Linkki hakemukseen alla. Linkki on muotoa http://hurmos.fi/ilmxx (xx on AINA numeroita jotka vaihtuvat ilmoituksen mukaan). Voit myös ensin testata linkkiä klikkaamalla Testaa linkki kohtaa. Kopioituasi linkin, voit liittää sen kotisivujesi tai muiden sähköisten rekrytointivälineiden kautta tehtyihin työpaikkailmoituksiin. Kuva 7. Hakulomakkeen julkaiseminen 8
3.3. Asetukset Asetukset -osassa voit katsella ja ylläpitää asetuksia. Voit valita asetuskategorian yllä olevasta valikosta. Kohdasta toimipisteet voit katsella yrityksen eri toimipisteitä. Voit myös luoda uuden toimipisteen klikkaamalla kohtaa lisää uusi toimipiste. Silloin pääset näkymään, jossa voit antaa toimipisteen tiedot, kuten toimipisteen nimen ja sen henkilön sähköpostiosoitteen, joka on vastuussa kyseisen toimipisteen rekrytoinnista. Kun painat talleta nappia, tallentuu uusi toimipiste järjestelmään. Kohdasta käyttäjät pääset tarkastelemaan yrityksenne eri käyttäjiä, joilla on oikeus käyttää järjestelmää. Pääset näkymään jossa näkyy yrityksenne käyttäjälista. Yllä olevasta kohdasta uusi käyttäjä saat lisättyä uuden käyttäjän järjestelmään. Klikkaamalla uusi käyttäjä kohtaa, pääset näkymään, jossa pääset kirjoittamaan uuden käyttäjän tiedot. Käyttäjätunnuksen ja salasanan voit keksiä itse. Jos uusi käyttäjä vastaa tietyn toimipisteen rekrytoinnista yrityksessänne, voitte valita kyseisen toimipisteen tietoihin. Käyttäjätasoja on yrityskäyttäjä, toimipistekäyttäjä ja käyttäjä. Yrityskäyttäjä näkee kaikki tiedot mitä yrityksestä on järjestelmässä. Toimipistekäyttäjä näkee vain oman toimipisteensä tiedot. Käyttäjä taas näkee vain hänelle osoitetut hakemukset, eikä mitään muita tietoja. Muista painaa tallenna nappia, jotta uusi käyttäjä tallentuu järjestelmään. Kohdasta viestipohjat pääset tarkastelemaan eri viestipohjia, mitä yritys on tallentanut. Uusia viestipohjia pääset luomaan kohdasta luo uusi. Sitä klikkaamalla pääset näkymään, jossa voit luoda uuden viestipohjan täyttämällä kysytyt kohdat. Muista painaa tallenna, jotta viestipohja tallentuu järjestelmään. Pääset kirjautumaan ulos järjestelmästä sivun yllä olevasta valikosta kirjaudu ulos. 9
4. Lisäpalvelut Hurmos on Vendiili Oy:n tarjoama palvelu. Saat Vendiilistä rekrytointijärjestelmän lisäksi muita monipuolisia henkilöstöhallinnon palveluja. Palveluihin kuuluvat mm. - Puhelinhaastattelut - Haastattelut - Markkinoinnin palvelut hakijoiden tavoittamiseksi - Henkilöstön auditointi ja henkilöstöstrategiat - Henkilöstöjohdon palvelut 10
5. Usein kysytyt kysymykset Miten perustan uuden käyttäjän järjestelmään? 1) Mene ylävalikon kohtaan Asetukset Käyttäjät +Uusi käyttäjä 2) Muista tarvittaessa määritellä Toimipiste ja Käyttäjätaso. Toimipistekäyttäjä tasolla näkee ainoastaan siihen toimipisteeseen avatut paikat. Yrityskäyttäjä näkee kaikki oman yrityksensä alle avatut paikat. Miten perustan uuden avoimen tehtävän järjestelmään? 1) Mene kohtaan Tehtävät Luo uusi 2) Muista tarkistaa hakemuslomakkeen sisältö -kohdasta mitä hakemuslomakkeessa pitää ehdottomasti olla: esim. tarvitseeko hakijalta kysyä jotain tiettyä erityisosaamista joka on oleellista tehtävässä menestymisen kannalta. Mistä saan linkin hakulomakkeeseen? 1) Kun olet luonut uuden tehtävän, muista tallentaa se. 2) Tämän jälkeen valitse Hakemuksen julkaiseminen 3) Linkki on välittömästi otsikon Linkki hakemukseen alla. Linkki on muotoa http://hurmos.fi/ilmxx (HUOM! xx on AINA numeroita, jotka vaihtuvat ilmoituksen mukaan) 11
6. Yhteystiedot Vendiili Oy Käyntiosoite Postiosoite Vuorikatu 16 A 7, (5. kerros) Vuorikatu 16 A 7 Helsinki 00100 Helsinki Höyläämötie 3 B, (3. kerros) Helsinki Höyläämötie 3 B 00380 Helsinki Y-tunnus 2228852-7 Yhteydenotot toimitusjohtaja Henkilöstöpäällikkö Juha Sinisalo Mari Hakkarainen juha.sinisalo@vendiili.fi mari.hakkarainen@vendiili.fi GSM 040 50 90 770 GSM 0400 580 157 12