Tietohallinnon nykytilan analyysi Analyysimenetelmä (sovitettu Tietomallista) 9.10.2013
Haastattelurunko Kerättävät perustiedot Budjetti (edellisvuoden) Henkilöstökustannukset IT-ostot Muut Liite - Kypsyysanalyysin yhteydessä hyödynnettävissä oleva kysymyspatteristo: IT-henkilöstön lukumäärä Henkilömäärä organisaatiossa, jota IT palvelee IT-toimittajat Esim. TOP5 menojen perusteella Mitä toimittavat Liite - Toiminnan päättäjien haastattelun yhteydessä hyödynnettävissä oleva kysymyspatteristo:
ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten Tietoturva, riskien ja laadunvarmistus Taloussuunnittelu ja seuranta Hankinnat ja toimittajayhteistyö toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko sopimus ja Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja hyötyjen Jatkuvuuden Palvelustrategia suunnittelu Palvelutuotanto jatkuva
Strategian ja hallinnon tärkeimmät tavoitteet: Varmistaa, että tietohallinnon toiminta ja kehitys tukevat yrityksen tavoitteiden saavuttamista Luoda ja ylläpitää yhteisesti sovitut periaatteet, t ja arkkitehtuuri Huolehtia, että tietohallinnon kustannukset ovat hallittuja ja ne kohdennetaan oikein, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi Varmistaa, että riskit ovat hallinnassa ja ne on otettu huomioon kaikilla Tietomallin osa-alueilla Pystytäänkö ICT:n tavoitteiden toteutumista seuraamaan luotettavasti? Mikä on mielestänne ICTstrategia? Kenellä kaikilla on oikeus strategian lukemiseen? Miten ICT-strategia on kytketty organisaation strategiaan? ja osaaminen Ohjaako arkkitehtuuri tavoitteiden Suunnittelu, muodostamista? Toteutus, Koulutus ja organisointi ja testaus ja käynnistys ohjaus Miten tietoturvallisuuden toteutumisen on organisaatiossa järjestetty? suunnittelu Arkkitehtuuri ja muutosten? Tietoturva, riskien ja laadunvarmistus Miten mielestäsi tietohallinnon Hankinnat tavoitteet ja sopivat yhteen toimittajayhteistyö organisaation tavoitteiden kanssa? Kuinka ICT organisointi ja Miten hyvin Hankinta- vastuu on kuvattu? ja Tarvemäärittely, kokonaisarkkitehtuurin Neuvottelu, toimittajastrategia osaamisen organisaation päätöksenteko kilpailutus ja tukee sopimukset ja Miten on tavoitteiden järjestetty? toimeenpanoa? 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään Palvelustrategia liittyvien prosessien on Jatkuvuuden jatkuvaa ja uutta luovaa. Palvelutuotanto Taloussuunnittelu ja seuranta ICT kustannukset ovat hallittuja? sopimus ja Kustannukset budjetoidaan ja niiden toteutumista seurataan? hyötyjen jatkuva
ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten Tietoturva, riskien ja laadunvarmistus Taloussuunnittelu ja seuranta Miten mielestäsi tietohallinnon Hankinnat tavoitteet ja sopivat yhteen toimittajaorganisaation tavoitteiden yhteistyö kanssa? Pystytäänkö ICT:n tavoitteiden toteutumista seuraamaan luotettavasti? Mikä on mielestänne ICTstrategia? Kenellä kaikilla on oikeus strategian lukemiseen? Miten ICT-strategia on kytketty organisaation strategiaan? 1. Tehtävä on suunnittelematon. Tehtävää suoritetaan, vaikka käytännöt puuttuvat. 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. Palvelu- 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään Jatkuvuuden strategia liittyvien prosessien on jatkuvaa ja uutta luovaa. Kuinka ICT organisointi ja Miten hyvin Hankinta- vastuu on kuvattu? ja Tarvemäärittely, kokonaisarkkitehtuurin Neuvottelu, toimittaja- kilpailutus ja tukee sopimukset ja Miten strategia osaamisen organisaation päätöksenteko on tavoitteiden järjestetty? toimeenpanoa? Ohjaako arkkitehtuuri tavoitteiden Suunnittelu, muodostamista? Toteutus, organisointi ja testaus ja käynnistys ohjaus? suunnittelu? Koulutus ja Palvelutuotanto ICT kustannukset ovat hallittuja? sopimus ja Kustannukset budjetoidaan ja niiden toteutumista seurataan? hyötyjen jatkuva
Hankinnat ja toimittajayhteistyö Hankintatoimen ja toimittajien hallinnan tärkeimmät tavoitteet: ja ratkaisujen tehokas, tarkoituksenmukainen ja oikea-aikainen hankinta toimittajien osaamista ja näkemyksiä hyödyntäen 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. Arkkitehtuuri Tietoturva, Taloussuunnittelu tehtävään ja 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on ja mitattavasti muutosten hallittu. Poikkeamien riskien syyt selvitetään ja ja ja osaaminen liittyvien prosessien on laadunvarmistus jatkuvaa ja uutta luovaa. seuranta Laatu- ja kustannustason sekä hyvän neuvotteluaseman ja markkinahintatietoisuuden aktiivinen ylläpitäminen palveluiden koko elinkaaren ajan Merkittävien teknologiainnovaatioiden ja - mahdollisuuksien kanavointi liiketoiminnan Hankinnat ja toimittajayhteistyö Onko hankintatoimenne mielestäsi tehokasta? Onko samaa tarkoitusta varten hankittu useita eri sovelluksia? Voiko hankittuja järjestelmiä hyödyntää laajemmin? Ovatko sisäiset hankintaprosessit selkeitä? Tehdäänkö hankinnat tietohallinnon kanssa yhteistyössä vai tekeekö toiminta hankintapäätökset yksin? Jatkuvuuden Kenen budjetista organisaation tilaamat ICT hankkeet/projektit kustannetaan? toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko sopimus ja Kenen kaikkien tiedossa ja hallinnassa tehdyt ICT-Päätösopimuksetja ovat? hyötyjen ja Koulutus Miten arvioitte ja kilpailutatte toimittajianne? Kilpailutetaanko Ketkä osallistuvat toimittajat säännöllisesti? Suunnittelu, sopimusneuvotteluihin? Toteutus, organisointi ja testaus ja Business Mitkä ovat casekeskeisimmät käynnistyskuka saa allekirjoittaa ohjaus kriteerit toimittajaa sopimukset? valittaessa? Onko organisaatiossanne Onko teillä käytössä asetettu erillisiä kilpailutettua (hankintalaista Palvelustrategia suunnittelu puitejärjestelyä? poikkeavia) hankinta rajoja ( )? Pystyttekö hyödyntämään Palvelutuotanto kilpailutuksessa saatuja jatkuva hyötyjä?
2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty Arkkitehtuuri Tietoturva, ja mitattavissa. Talous- 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on ja mitattavasti muutosten hallittu. Poikkeamien riskien syyt selvitetään ja ja suunnittelu tehtävään ja ja osaaminen liittyvien prosessien on laadunvarmistus jatkuvaa ja uutta luovaa. seuranta Hankinnat ja toimittajayhteistyö toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko sopimus ja Onko hankintatoimenne mielestäsi tehokasta? Onko samaa tarkoitusta varten hankittu useita eri sovelluksia? Voiko hankittuja järjestelmiä hyödyntää laajemmin? Ovatko sisäiset hankintaprosessit selkeitä? Tehdäänkö hankinnat tietohallinnon kanssa yhteistyössä vai tekeekö toiminta hankintapäätökset yksin? Jatkuvuuden Kenen budjetista organisaation tilaamat ICT hankkeet/projektit kustannetaan? Kilpailutetaanko Ketkä osallistuvat toimittajat säännöllisesti? Suunnittelu, sopimusneuvotteluihin? Toteutus, organisointi ja testaus ja Business Mitkä ovat case keskeisimmät käynnistys Kuka saa allekirjoittaa ohjaus kriteerit toimittajaa sopimukset? valittaessa? Onko teillä käytössä kilpailutettua Palvelu- puitejärjestelyä? strategia Onko organisaatiossanne asetettu erillisiä (hankintalaista poikkeavia) hankinta rajoja ( )? suunnittelu Kenen kaikkien tiedossa ja hallinnassa tehdyt ICTsopimukset ja ovat? hyötyjen Koulutus Miten arvioitte ja kilpailutatte toimittajianne? Pystyttekö hyödyntämään Palvelukilpailutuksessa saatuja jatkuva tuotanto hyötyjä?
johtamisen tärkeimmät tavoitteet: Käynnistettävillä ja käynnissä olevilla projekteilla on liiketoiminnallinen peruste ja valtuutus Projekteja johdetaan ja ohjataan siten, että ne saavuttavat kulloinkin asetetut tavoitteet aikataulussa, budjetissa ja vaaditulla laatutasolla tuotokset siirretään tuotantoon ja otetaan käyttöön hallitusti Onko käytössä projektimallia? Miten käyttöä valvotaan ja noudatetaan? Onko Strategia ICT:n kehityshankkeet ja priorisoitu Asiakkaiden tarpeisiin nähden? Miten? Keiden tiedossa ja hallinnassa ICT:n hankkeet ja projektit ovat? 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole Palvelutuotanto otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. jatkuva suunnittelu 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien on jatkuvaa ja uutta luovaa. Miten projektit käynnistetään? Tehdäänkö businesscase? Priorisoidaanko Jatkuvuuden projektit? Missä? Millä kriteereillä projekti voidaan käynnistää? Onko: Projektisuunnitelma? Projektipäällikkö? Nimetty ohjausryhmä? Varatut resurssit? Miten projektit käynnistetään? Miten projekteja ohjataan ja niiden toteutumista valvotaan? Miten projektien Arkkitehtuuri Tietoturva, Miten uudet tulokset otetaan ja muutosten riskien ja ja osaaminen ominaisuudet testataan? käyttöön ja koulutetaan? laadunvarmistus Onko: Testaussuunnitelma? Testiraportti? Tarvemäärittely, kilpailutus ja Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Tehdäänkö käyttöönotosta: suunnitelma, - katselmus, päätös sekä dokumentaation Neuvottelu, päivitys sopimukset? ja päätöksenteko Koulutus ja Hankinnat ja toimittajayhteistyö Miten hyvin tietoprojektit pysyvät Taloussuunnittelu budjetissa ja ja niille asetetussa aikataulussa, resursointiarviossa? seuranta Tehdäänkö loppuraportti? sopimus ja hyötyjen toimittajastrategia Palvelustrategia
Onko käytössä projektimallia? Miten käyttöä valvotaan ja noudatetaan? Onko ICT:n kehityshankkeet priorisoitu Asiakkaiden tarpeisiin nähden? Miten? Keiden tiedossa ja hallinnassa ICT:n hankkeet ja projektit ovat? Hankinnat ja toimittajayhteistyö Onko: Projektisuunnitelma? Projektipäällikkö? Nimetty ohjausryhmä? Varatut resurssit? Miten projektit käynnistetään? toimittajastrategia Miten projekteja ohjataan ja niiden toteutumista valvotaan? Miten projektien Arkkitehtuuri Tietoturva, Miten uudet tulokset otetaan ja muutosten riskien ja ja osaaminen ominaisuudet testataan? käyttöön ja koulutetaan? laadunvarmistus Onko: Testaussuunnitelma? Testiraportti? Tarvemäärittely, kilpailutus ja Tehdäänkö käyttöönotosta: suunnitelma, - katselmus, päätös sekä dokumentaation Neuvottelu, päivitys sopimukset? ja päätöksenteko Miten hyvin tietoprojektit pysyvät Talous- niille asetetussa aikataulussa, suunnittelu budjetissa ja ja resursointiarviossa? seuranta Tehdäänkö loppuraportti? sopimus ja Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja hyötyjen Miten projektit käynnistetään? Tehdäänkö businesscase? Priorisoidaanko Jatkuvuuden projektit? Missä? Millä kriteereillä projekti voidaan käynnistää? Palvelustrategia 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole Palvelu- otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. jatkuva suunnittelu tuotanto 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien on jatkuvaa ja uutta luovaa.
johtamisen tärkeimmät tavoitteet: Asiakkaiden ICT:n häiriötön toiminta Palvelulupausten täyttäminen Toiminnan jatkuva ja kustannusten optimointi Miten hyvin ICT tukee Onko riskejä vastaan tehty palvelujen kehitystä ja varautumissuunnitelmia? rakenne-muutoksia? Kuka vastaa liiketoiminnan jatkuvuudesta? Miten hyvin ICT-palvelut on mielestäsi suunniteltu? Suunnitellaanko palveluille vaatimukset ja mittarit? Mitkä Hankinnat ovat kriittisimmät ja ICTpalvelut? toimittaja- toimittaja- Voisiko tuotteistamista yhteistyö strategia Tunnetaanko niihin liittyvät jotenkin parantaa? tekniset ja liiketoimintariskit? 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. Arkkitehtuuri Tietoturva, Taloussuunnittelu ja 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti ja muutosten hallittu. Poikkeamien riskien syyt selvitetään ja ja tehtävään ja osaaminen liittyvien prosessien on jatkuvaa laadunvarmistus ja uutta luovaa. seuranta Tiedotetaanko Tarvemäärittely, uusista palveluista? kilpailutus ja Koulutetaanko käyttäjät? Onko ICT-palveluiden, vikatilanteiden Neuvottelu, ja poikkeuksien sopimukset kommunikointi ja ja käsittely päätöksenteko riittävää? Onko palveluluettelo nähtävissä? Päivitetäänkö dokumentaatio? Oletko tyytyväinen nykyisiin Voiko Suunnittelu, ongelmatilanteissa Toteutus, tietohallinnon palveluihin? Koulutus ja palata organisointi vanhaan palveluun ja? testaus ja käynnistys ohjaus Arvioidaanko ja kehitetäänkö järjestelmiä sovelluksia? sopimus ja Onko liiketoiminta-kriittisten sovellusten (Intranet, e-mail, ERP, jne.) luotettavuus ja saatavuus riittävällä tasolla? Seurataanko asiakastyytyväisyyttä, kustannustasoa hyötyjen ja palvelutason toteumaa? Jatkuvuuden suunnittelu Palvelustrategia Palvelutuotanto jatkuva
Miten hyvin ICT-palvelut on mielestäsi suunniteltu? 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. Arkkitehtuuri Tietoturva, Talous- 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti ja muutosten hallittu. Poikkeamien riskien syyt selvitetään ja ja tehtävään suunnittelu ja ja osaaminen liittyvien prosessien on jatkuvaa laadunvarmistus ja uutta luovaa. seuranta Suunnitellaanko palveluille vaatimukset ja mittarit? Mitkä Hankinnat ovat kriittisimmät ja ICTpalvelut? toimittaja- toimittaja Voisiko tuotteistamista yhteistyö strategia Tunnetaanko niihin liittyvät jotenkin parantaa? tekniset ja liiketoimintariskit? Miten hyvin ICT tukee Onko riskejä vastaan tehty palvelujen kehitystä ja varautumissuunnitelmia? rakenne-muutoksia? Kuka vastaa liiketoiminnan jatkuvuudesta? Tiedotetaanko Tarvemäärittely, uusista palveluista? kilpailutus ja Koulutetaanko käyttäjät? Onko ICT-palveluiden, vikatilanteiden Neuvottelu, ja poikkeuksien sopimukset kommunikointi ja ja käsittely päätöksenteko riittävää? Onko palveluluettelo nähtävissä? Päivitetäänkö dokumentaatio? Oletko tyytyväinen nykyisiin Voiko Suunnittelu, ongelmatilanteissa Toteutus, tietohallinnon palveluihin? Koulutus ja palata organisointi vanhaan palveluun ja? testaus ja käynnistys ohjaus Arvioidaanko ja kehitetäänkö järjestelmiä sovelluksia? sopimus ja Onko liiketoiminta-kriittisten sovellusten (Intranet, e-mail, ERP, jne.) luotettavuus ja saatavuus riittävällä tasolla? Seurataanko asiakastyytyväisyyttä, kustannustasoa hyötyjen ja palvelutason toteumaa? Jatkuvuuden Palvelustrategia suunnittelu Palvelutuotanto jatkuva
Haastattelurunko Kehityskohteet: ICT-toiminnan kehityskohteet Kehityskohteiden kartoittamisessa hyödynnettävä nelikenttä, jolla voi selvittää ICTtoiminnan keskeisiä kehityskohteita Nelikentän alhaalta löytyvät tietomallin osa-alueet ovat esimerkkejä Paras tulos on saavutettavissa hyödyntämällä nykytilan analyysin yhteydessä nousseita kehitystarpeita ja havaintoja EI KIIREELLINEN TÄRKEÄ EI KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ EI KIIREELLINEN TÄRKEÄ EI TÄRKEÄ TÄRKEÄ KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ KIIREELLINEN KIIREELLINEN <Kehityskohde> <Kehityskohde> <Kehityskohde> <Kehityskohde>