a b i l i t a Taloushallinto Kierrätys Oy Abilita Ab 2007 Runeberginkatu 8 Vallonintie 1, PL 17 http://www.abilita.fi 68 600 PIETARSAARI 65 610 MUSTASAARI 06-7237 690 06-7237 690 fax 06-7244 101 fax 06-31295 840
TALOUSHALLINTO 1(18) Sisällysluettelo 1 KIERRÄTYS... 2 1.1 Web-kierrätys... 2 1.2 1.3 Lasku... 4 Tositerivit... 5 1.4 Tilaajaa koskevat tiedot... 10 1.5 Asetukset... 11 1.5.1 1.5.2 Poissaolojen käsittely kierrätyksessä... 11 Vaihda salasana... 11 2 KÄSITELLYT TOSITTEET... 13 3 TAVARANTARKASTAJA... 17 YLEISTÄ... 19
TALOUSHALLINTO 2(18) 1 Kierrätys Ennen kierrätyksen käyttöönottoa oganisaatiossa on mietittävä, miten kierrätys halutaan toteuttaa. Kierrätetäänkö tositteet sekä tarkastettavaksi että hyväksyttäväksi, vai vain hyväksyttäväksi? Mitä tietoja jätetään tarkastajien ja hyväksyjien täytettäväksi ja mitkä tiedot täytetään ennen kierrätystä? Järjestelmä ei mitenkään rajoita käyttöä siinä suhteessa. Tietoja voidaan täydentää aina kirjanpitoon vientiin saakka. Kierrätystä ohjataan ajastimella. Ajastin käynnistää kierrätyksen kaksi kertaa päivässä (tai useammin, jos niin halutaan). Esimerkiksi ajastin käynnistää kierrätyksen klo 10:30 ja klo 14:30. Kun kello on 10:30, lähtevät kaikki ne laskut kierrätykseen, jotka on tallennettu edellellisen kierrätyksen (ed. päivänä klo 14:30) jälkeen ja joilla on oikea tilatunnus. Kun kello on 14:30, lähtevät klo 10:30 ja 14:30 valillä tallennetut tositteet. Kierrätys ei edellytä mitään erillistä ohjelmaa, vaan se käyttää tavallista web-selainta. Internet Explorerin on oltava versio 6.0 tai uudempi. Kierrätys edelyttää, että koko organisaatio toimii saman verkon piirissä. Web-kierrossa tositteiden käsittelymahdollisuudet ovat osittain rajoitetut. Esimerkiksi tositteen virheellisen summan korjaaminen ei onnistu web-kierrossa, vaan siitä on ilmoitettava ostoreskontraohjelman käyttäjille. Laskun summa voi olla virheellinen esim. silloin, kun aiheeton laskutuslisä on unohdettu vähentää summasta. Mikäli ostolasku joudutaan palauttamaan puolivalmiina takaisin tai udelleen kiertoon, se tehdään ostoreskontraohjelman käyttäjien kautta. 1.1 Web-kierrätys Kun ostolasku on lähetetty kierrätykseen, siitä tulee ilmoitus sähköpostin kautta tarkastajalle ja / tai hyväksyjälle. Yllä on kuva sähköpostin ilmoituksesta tarkastajalle. Henkilölle on tullut yksi lasku hyväksyttäväksi. Sähköpostissa näkyy tositteiden ID-sarja ja numero, tilaaja, toimittaja, eräpäivä ja laskun summa. Web-yhteys luodaan klikkaamalla Siirry tehtäviin tekstiä.
TALOUSHALLINTO 3(18) Seuraavaksi avautuu kirjautumisnäyttö, johon annetaan käyttäjänimi ja salasana. Käyttäjänimi ja salasana ovat samat, kuin kirjanpidon käyttäjätiedoissa avatut. Web-kierrossa hyödynnetään välilehtiä. Käytössä ovat kierto, lasku, tositerivi, tilaaja, käsitellyt tositteet, asetukset ja kirjaudu ulos. Sisäänkirjautumisen jälkeen käsiteltävät ostolaskut ovat näkyvissä ensimmäisellä välilehdellä. Jos käyttäjä on sekä tarkastaja että hyväksyjä, laskut näkyvät omien otsakkeidensa alla.
TALOUSHALLINTO 4(18) Laskun tilaa kuvaava värillinen ympyrä ( liikennevalo ) ilmaisee laskun tiliöinnin kattavuuden. Punainen kertoo, että laskulla on vain yksi tiliöity rivi (normaalisti ostovelat), keltainen, että lasku on osittain tiliöity ja vihreä, että lasku on kokonaan tiliöity. Vihreällä merkitty lasku on siis suoraan valmis tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. 1.2 Lasku Toisella välilehdellä on ostolaskun otsakeosan tiedot, eli ne tiedot, jotka on täytettävä ennen kirjausrivejä. ID-sarja ja numero ovat kirjaamattoman tositteen numerotunnisteita. Toimittajan numero ja nimi toimittajan perustiedoista ja laskun loppusumma (myös mahdolliset alennukset). Alkuperä kertoo, miten tosite on syötetty järjestelmään. Tarkastaja tai hyväksyjä klikkaa Muokkaa tekstiä korjatakseen tarvittaessa ostolaskun otsakeosan tietoja tai halutessaan esim. lisätä jonkin huomautuksen teksti-kenttään. Mikäli tosite vaatii lisäselvittelyjä ennen maksatusta, kyseinen ruutu voidaan aktivoida. Kun halutut muutokset on tehty klikataan Tallenna tekstiä.
TALOUSHALLINTO 5(18) 1.3 Tositerivit Kolmannella välilehdellä on tositteen rivit, joille hyväksyntä- tai tarkastusmerkintä laitetaan. Useimmissa tapauksissa tarkastaja tai hyväksyjä toimiikin ainoastaan tällä välilehdellä. Nopea tarkastus / hyväksyntä Ne rivit, joilla ei ole hyväksyntä- tai tarkastusmerkintää käsitellään. Ensimmäinen tositerivi on aina ostovelkojen rivi, jossa hyväksyjänä ja tarkastajana on tavallisesti tositteen syöttäjä. Ensimmäistä riviä ei siis tavallisesti tarvitse käsitellä lainkaan ja sen muokkaus on siksi estetti web-kierrossa. Tositteen viimeisenä rivinä voi olla alv-rivi (rivinumero aina 9000- sarjaa), jos alv on valmiiksi laskettu. Tältä osin rivien esivalmistelun käytännöt vaihtelevat suuresti eri organisaatioissa. Tavallisesti hyväksyjä tai tarkastaja lisää tiliöimättömälle riville tilin ja / tai kustannuspaikan ja hyväksyy rivin valitsemalla Muokkaa ja täyttämällä halutut kentät. Mikäli muut rivit on valmiikisi tiliöity oikein, tarkastaja ja hyväksyjä voivat vain yksinkertaisesti rastittaa sinisen
TALOUSHALLINTO 6(18) ylärivin ruudun, jolloin henkilön tiedot päivittyvät kaikille tarkastamattomille / hyväksymättömille riveille ja ostolasku poistuu ko. henkilön web-kierrosta. Alla on tarkempi kuvaus tositerivistä, jota on halittu muokata (klikattu Muokkaa tekstiä). Toiminta sarakkeessa on lueteltuna rivien erilaiset käsittelymahdollisuudet. Kun riviä on muokattu valitaan Tallenna. Jos mitään ei muuteta, valitaan Lopeta. Debet- ja kreditsarakkeiden yhteissummat näkyvät alimmaisina. Jos halutaan tehdä lisärivejä valitaan Lisää, joka avaa uuden, tyhjän rivin. Rivin kentät voidaan täyttää alla olevia ohjeita noudattaen. Rivi on tositteen rivinumero. Rivinumerointia ei voi muuttaa. Tili kertoo rivin tiliöinnin. Useimmissa tapauksissa tili on valmiiksi täytetty. Tili voidaan lisätä tyhjään kenttään suoraan ja se voidaan myös muuttaa suoraan kenttään tai valitsemalla valintanäytöstä. Valintanäyttö avautuu yllä olevan näppäimen avulla tilikentän vierestä.
TALOUSHALLINTO 7(18) painike avaa koko tilikartan. Hakua voi rajata antamalla raja-arvon tai raja-arvot. Tili valitaan asettamalla osoitin tilin kohdalle, painamalla hiiren vasenta näppäinta ja painamalla sen jälkeen Valitse. Mikäli mitään tiliä ei haluta valita, painetaan Keskeytä. Kustannuspaikkaa voidaan muokata samalla tavalla joko syöttämällä tunnus suoraan tai valitsemalla valintanäytöstä. Alv-laskenta (viimeinen toimenpide ennen kirjanpitoon vientiä) ohjautuu valitun alv-lajin ja annetun alv-prosentin mukaan. Tositerivin keskellä on debet- ja kredit-kentät euromäärien syöttöön. Euromäärät syötetään bruttona (verollisina). Normaalin ostolaskun kustannuserät syötetään debetiin ja ostovelka, eli laskun maksettava lopusumma (rivi 1) on silloin kreditissä. Hyvityslaskussa tilit ovat toisinpäin.
TALOUSHALLINTO 8(18) Mikäli kenttien summatietoja halutaan muttaa, se voidaan tehdä suoraan ko. kentässä. Alimman rivin debet- / kredit-kentän summa päivittyy tallennettujen muutosten mukaan. On syytä huomioida, että debetin ja kreditin täytyy olla yhtä suuria. Kun rivi on valmis, hyväksyjä / tarkastaja voi rastittaa ko. ruudun. Järjestelmä täyttää käyttäjän tunnuksen automaattisesti. KL tarkoittaa kululajia. Se voi olla ulkoinen, sisäinen tai kustannuslaskennallinen. Kululajia voi muuttaa, jos esim. tili on oletusarvoisesti avattu ulkoisena, mutta tapahtuma, jota tositerivi koskee, on sisäinen. RA on rakenne. Se voi olla tase, tulos, investointi tai rahoitus. Normaalitapauksessa kyse on yleensä tulokseen vaikuttavasta tapahtumasta. Rakenne täydentyy automaattisesti tilin perustietojen oletusarvosta ja sekin voidaan tarvittaessa muuttaa. Projekti on joskus tarvittava, riviä koskeva ylimääräinen tieto. Tavallisesti se voi olla jo valmiiksi annettu, mikäli sitä on vaadittu tilikartan erittelyissä. Tieto voidaan tarvittaessa täyttää suoraan kenttään tai hakea valintanäytöstä. Raporttipvm on lisätieto, joka annetaan sellaisille tositeriveille, jotka halutaan johdon raportoinnissa mukaan kirjanpidon raportoinnista poikkeavalle kaudelle (jos ei esim. haluta käyttää siirtyviä eriä). Jos rivi halutaan jakaa useammalle kaudelle, sille tehdään useampi rivi ja jokaisella päivämäärällä on oma summansa. Jokaiselle riville voidaan antaa oma erillinen teksti-selite, joka näkyy pääkirjassa. Riviin liittyvät erittelyt ovat rivin lopussa olevalla näppäimellä (...) avautuvassa näytössä.
TALOUSHALLINTO 9(18) Mikäli riville on annettu valmiiksi erittelyjä, ne näkyvät yllä olevassa näytössä. Jos erittelyjä halutaan lisätä, se tapahtuu valitsemalla Lisää. Erittely syötetään yllä olevaan ruutuun käyttämällä valintanäyttöä tai syöttämällä tieto suoraan. Ensin annetaan erittelysarja ja sitten erittelynumero ja summa syötetään debetiin (hyvityslaskun osalta kreditiin). Paluu tositerivin muihin tietoihin tapahtuu valitsemalla Takaisin. Yllä oleva rivi on eritelty kahdelle erittelynumerolle, jotka kuuluvat samaan erittelysarjaan.
TALOUSHALLINTO 10(18) 1.4 Tilaajaa koskevat tiedot Neljännellä välilehdellä on tilaajaa koskevat tiedot. Kaikki tositteesseen liitetyt tilaajat ovat näkyvissä. Jos tosite hyväksyjän tai tarkastajan mielestä kuuluu kokonaan tai osittain jollekin muulle tilaajalle, tietoihin voidaan tehdä lisäys valitsemalla Lisää. Sen jälkeen valitaan haluttu tilaaja ja merkitään tämä tarvittaessa ensisijaiseksi tilaajaksi, jolloin tosite jatkaa kierrätyksessä ko. tilaajalle (tilaajatunnukseen liitetyille henkilöille).
TALOUSHALLINTO 11(18) 1.5 Asetukset 1.5.1 Poissaolojen käsittely kierrätyksessä Viidennen välilehden asetuksissa voidaan päivittää poissaoloja ja antaa sijaisen tiedot. Ensin valitaan poissaolon alkupäivä ja päättymispäivä kalenterista, jolloin sijaisruutu avautuu. Siitä valitaan haluttu sijainen ja tallennetaan tiedot. 1.5.2 Vaihda salasana
TALOUSHALLINTO 12(18) Vaihdat salasanan valitsemalla Asetukset. Kirjoita vanha salasana ja uusi salasana sitten kaksi kertaa, paina Vaihda.
TALOUSHALLINTO 13(18) 2 Käsitellyt tositteet Aikaisemmin käsiteltyjä tositteita voidaan selata valitsemalla Käsitellyt tositteet välilehti. Välilehdellä on mahdollista hakea kaikkia käsiteltyjä tositteita, myös niitä, jotka ovat edelleen kierrossa odottamassa esim, toisen tarkastajan / hyväksyjän toimenpiteitä. Valitse tämä välilehti Välilehdeltä vautuu mahdollisuus hyödyntää erilaisia hakuehtoja. ylläolevassa kuvassa näkyvät hakuehdot ensimmäisellä välilehdellä ja tulokset toisella välilehdellä. Kuudelle hakuehdolle voidaan antaa vaihteluväli: ID-sarja Id-sarja kertoo minkälaisesta tositteesta on kysymys ja mahdollisesti myös, missä tosite on tallennettu järjestelmään. ID-sarjat voidaan avata esim. osastoittain, henkilöittäin, ostolaskulajeittain jne. ID-sarjoituksesta saatte tietoa talousosastolta tai oman sektorinne taloushenkilöstöltä. Esimerkiksi, jos haluatte etsiä ID-sarjan 40 tositteita, kirjoitatte 40 molempiin kenttiin. Jos kirjoitatte 40 vain ensimmäiseen kenttään, saatte kaikki sarjat numerosta 40 lähtien. Jos haette ID-sarjoja 40 ja 50, kirjoitatte 40 ensimmäiseen kenttään ja 50 toiseen. ID-numero ID-numero on juokseva numerointi, jonka jokainen tosite saa, kun se tallennetaan ensimmäisen kerran. Jos haluat etsiä vain yhden tositteen, annat saman numeron molempiin kenttiin.
TALOUSHALLINTO 14(18) Ensisijainen tilaaja Tilaajatunnuksia voidaan myös hyödyntää haussa. Koska hyväksyjät / tarkastajat ovat oletettavasti kiinnostuneita vain omista tositteistaan, kenttiin voi syöttää oman / omat tunnuksensa. Toimittaja Tositteita voidaan hakea toimittajan numerolla. Myöhemmin päivitettävissä versioissa hakuna voidaan käyttää myös toimittajan nimeä. Toimittajien tietoja ylläpidetään ostoreskontran yhteysrekisterissä. Fakturanummer Toimittajan laskussa oleva laskunumero on yksi hakuehdoista. laskunumeroväliä voidaan myöskäyttää ja jos etsitään yhtä laskua, sen numero annetaan molempiin kenttiin. Eräpäivä Eräpäivä ja eräpäiväväli toimii hyvin hakuehton. Eräpäivällä on myös tärkeä merkitys organisaation likviditeetinsuunnittelussa. Jos haetaan vain yhtä eräpäivää, se annetaan molempiin kenttiin. Määrä Määrä on laskun loppusumma. Se annetaan molempiin kenttiin, kun summa tiedetään tarkasti tai arvovälinä, jos tarkka summa ei ole tiedossa. Teksti Laskun teksti / selite toimii myös hakuna. Sitä voidaan hyödyntää silloin, kun organisaatiossa on käytössä tavarantarkastus / vastaanottotarkastus, jolloin tarvarantarkastaja laittaa hyväksymismerkintänsä selite-kenttään. Kun halutut hakehdot on täytetty, painetaan Hae.
TALOUSHALLINTO 15(18) Haku-toiminto avaa Tulokset-välilehden, jossa hakuehdot täyttäneitä tositteita voidaan selata. Sivujen selaus (kun hakutuloksia on enemmän, kuin viisi) tapahtuu näytön alaossa. Näyttö muistuttaa sisällöltään Kierto-välilehteä. Siinä näkyvät ID-sarja ja -nro, tositelaji ja - nro, toimittaja, ensisijainen tilaaja, laskunro, laskupvm, eräpäivä, viitenro, tila (status), teksti, määrä (laskun summa) ja maksettu. Tositelaji on ID-sarjaa muistuttava numerosarja, joka kertoo tavallisesti, minkälaisesta tositteesta on kysymys. Tositenumero on vain niillä tositteilla, jotka on viety kirjanpitoon. Tila (status) kertoo, missä vaiheessa tositteen käsittely on organisaatiossa. Käsitellyissä tositteissa löytyvät kaikki ne tositteet, jotka ovatvalmiita lähetettäväksi kiertoon. Syötetty on tallennettu tosite, jota ei ole vielä lähetetty kiertoon. Valmis tarkastettavaksi on lähtemässä kiertoon. Se lähtee liikkeelle, kun palvelin seuraavan kerran lähettää tositteita kierrätykseen. Lähettämistä ohjataan ajastimella. Tarkastettavana on jo kierrossa, mutta tarkastaja ei ole vielä tarkastanut sitä. Kun tarkastus on tehty tilaksi tulee Valmis hyväksyttäväksi. Sen jälkeen se siirtyy seuraavassa lähetyksessä hyväksyjälle tilanaan Hyväksyttävänä. Kun kaikki sen rivit on hyväksytty, sen tilaksi tulee Valmis. Sen jälkeen se voidaan viedä kirjanpitoon, jolloin se saa tositenumeron ja kirjauspäivämäärän. Tekstinä on laskun otsakeosan selite (jos sitä on) ei rivin selite. Määränä on laskun loppusumma ja siitä suoritettu maksu (osittain maksetussa summa on pienempi kuin määrä. Valitse tositenro klikkaamalla Tositteen rivit tulevat esille Tositteen rivit saadaan näkyviin klikkaamalla halutun tositteen riviä. Rivit tulevat näkyviin välilehden alapuolelle.
TALOUSHALLINTO 16(18) Riveillä näkyvät samat tiedot, kuin Tositerivi-välilehdelläkin (ks. kenttien sisältö tarvittaessa sivulta 5 lähtien). Jos rivi sisältää erittelyjä, sitä pystyy selaamaan asettamalla hiiren osoitin Näytä erittely-tekstikenttään.
TALOUSHALLINTO 17(18) 3 Tavarantarkastaja Jotkut toimitukset vaativat tavarantarkastusta (tai muuta erityiskontrollia) ja silloin työjärjestys on syytä suunnitella seuraavati: Sähköposti lähetetään sekä tavrantarkastajalle että laskuntarkastajalle. Tavarantarkastaja laittaa hyväksymismerkintänsä Teksti-kenttään, minkä jälkeen tarkastaja käsittelee ne tositteet, joissa on tavarantarkastajan merkintä. Tavarantarkastajan ja laskuntarkastajan on hyvä sopia rutiineista etukäteen, jolloin kaikki ovat tietoisia siitä, mitkä toimittajat / laskut vaativat tavarantarkastajan tilaajatunnuksen kierrätystä varten ja missä järjestyksessä tarkastus tapahtuu (laskuntarkastaja odottaa aina, että tavarantarkastaja on tehnyt merkintänsä). Kuka tahansa käsittelijöistä voi tedä tiliöinnin. Tosite 40-391 on kietänyt jo tavarantarkastajan kautta. Laskuntarkastaja tarkastaa tositteen normaalisti. Tavarantarkastaja on katsonut laskun kuvaa ja valinnut Muokkaa
TALOUSHALLINTO 18(18) Tavarantarkastaja on laittanut merkintänsä ja painanut Tallenna.
TALOUSHALLINTO 19(18) Yleistä Laskujen Web-kasittely päätetään aina siirtymällä Kirjaudu ulos välilehdelle Mikäli joidenkin laskujen käsittelyssä tarvitaan tarkastajan ja hyväksyjän lisäksi esimerkiksi teknisen henkilöstön vastaanottotarkastuksesta erillistä merkintää, se voidaan toteuttaa seuraavasti: Tilaajatunnukseen liitetään myös ylimääräisen tarkastajan tiedot, jolloin kierrätys voidaan aloittaa ko. henkilöstä. Tarkastusmerkintä päivitetään laskuotsakkeen tekstikenttään (tai rivin tekstikenttään) ja tiliöinnistä vastaava tarkastaja tekee omat merkintänsä vasta, kun hän näkee vaaditun ylimääräisen kontrollimerkinnän. Hakuehtoja > suurempi kuin < pienempi kuin = tyhjä kenttä >= suurempi tai yhtä suuri kuin <= pienempi tai yhtä pieni kuin & ja tai!= ei yhtä kuin Jokerimerkit (vain alfanumeerisissa kentissä sallittuja) * korvaa merkkijonon loppuosan? korvaa merkin