SUOSITUS Sivu 1/6 SUOSITUS VERKKOLASKUJEN VÄLITYSPALVELUN LAATUTASOSTA Laskujen välitys Verkkolaskuoperaattorit ja muut operaattoreina toimivat yritykset noudattavat yhteisiä alla mainittuja palvelun laatutason määrityksiä välittäessään ja tarvittaessa muuntaessaan verkkolaskuja. Tekstissä käytetään yksinkertaisuuden vuoksi käsitteitä välittäjä ja laskuttaja. Välittäjällä tarjotaan tässä laskujen välityspalvelun tarjoajaa, joka voi olla joko perinteinen verkkolaskuoperaattori erilaisine välitys- ja muunnospalveluineen tai pankki, joka vain välittää laskuja. Laskuttaja on laskujen lähettäjä ja laskujen välityspalvelun ostaja. Laskutettava on verkkolaskun vastaanottaja ja verkkolaskin vastaanoton välityspalvelun ostaja. Käsitteitä on selvennetty liitteen yksi kuvan avulla. Laskujen välityksessä ja muokkauksessa noudatetaan asianmukaisia tietoturva- ja tietosuojavaatimuksia. Palvelun tietoturva toteutetaan yleisten tietoturvaperiaatteiden mukaan. Laskut välitetään perille laskuttajan antaman laskutusosoitteen mukaisesti. Jos laskuttajan antamaan verkkolaskuosoitteeseen ei voida toimittaa laskua, operaattori antaa siitä tiedon laskuttajalle vuorokauden kuluessa virheen huomattuaan. Laskujen muuntaminen tapahtuu, kuten osapuolet ovat keskenään sopineet. Laskut ovat laskutettavan tai laskutettavan edustajan saatavilla sovitun ajan kuluessa siitä, kun laskuttaja on ne lähettänyt. Suositeltavana aikana tässä on yksi (1) vuorokausi laskun päiväyksestä, jos laskuaineisto on toimitettu ajoissa välittäjälle. Mahdolliset viivästyksen korvaukset sovitaan laskuttajan/laskutettavan ja välittäjän välisessä sopimuksessa. Palveluiden käytettävyydestä sovitaan toimitusajat ja niiden poikkeamisesta johtuvat sanktiomaksut. Välitys- ja muuntopalvelun käytettävyydestä sovitaan ennen palveluiden aloittamista. Välityspalvelut ovat käytettävissä
SUOSITUS Sivu 2/6 Tukipalvelut ja palvelutason valvonta Raportointi 1 ja kuittausmenettelyt ympärivuorokauden seitsemänä (7) päivänä viikossa lukuun ottamatta ennalta sovittuja lyhyitä huolto- ja ylläpitokatkoja ellei toisin sovita. Laskuttaja ja laskutettava tekevät laskujen välityssopimuksen oman välittäjänsä kanssa. Kun yhdysliikenne eri osapuolien kanssa toimii, riittää, että laskuttaja ja laskutettava tekevät sopimuksen oman välittäjänsä kanssa. Välittäjät sopivat keskenään laskujen välitykseen ja mahdolliseen muuntamiseen liittyvät asiat mukaan lukien keskinäiset veloitukset. Palvelun toteuttamiseksi ja siinä mahdollisesti esiintyvien ongelmien varalta välittäjä tarjoaa asiakkaalleen tukipalvelua keskinäisen sopimuksen mukaisesti. Välittäjä tiedottaa hyvissä ajoin asiakkaalleen ja toiselle välittäjälle tiedossaan olevista tai tietoonsa tulevista muutoksista ja tekijöistä, joilla voi olla vaikutusta palvelutason säilymiseen sovitulla tasolla. Palvelutasoa seurataan välittäjän valvontajärjestelmällä. Järjestelmä kerää tietoa laskuttajan palvelupyynnöistä ja järjestelmän virhetilanteista. Palveluntason seuraamiseksi välittäjä tuottaa raportteja säännöllisin väliajoin. Raporteista käy ilmi välitettyjen laskujen määrät sekä mihin kanaviin laskuja on välitetty. Raporttien yksityiskohtaiset määritykset tehdään laskuttajan/laskutettavan ja välittäjän kesken. Laskuttaja saa välittäjältä päivittäiset raportit. Raporteista käy ilmi laskutuserät, laskujen toimittaminen eteenpäin sekä virheluettelot laskuista, joita ei ole voitu välittää tai jotka vastaanottaja (esim. 1 (Raportointi: päivittäistä ja pitkäaikaista seurantaa laskujen liikkumisesta kahden toimijan välillä, kuittaus: tieto laskun kulusta laskutusjärjestelmästä laskun vastaanottajan järjestelmään).
SUOSITUS Sivu 3/6 toinen välittäjä) on palauttanut. Raportti sisältää seuraavat tiedot: laskun numero, laskun saaja, laskutettava/laskutettavan välittäjä, laskun loppusumma, laskun päivä/kirjauspäivä sekä välitysaika (pvm). Virheraportti sisältää tiedon palautuneista tai välittämättä jääneistä laskuista sekä välityksen eston syyn. Jos laskutettava ei saa verkkolaskua sovitusti ja laskuttajan saamista raporteista käy ilmi, että lasku on toimitettu laskutettavan välittäjälle, välittäjät selvittävät laskun kulun keskenään omien kuittausjärjestelmiensä ja asiakaspalvelun avulla. Kuittausjärjestelmää kehitetään välittäjien ja laskutusjärjestelmien valmistajien kesken, jotta laskuttaja saisi halutessaan laskutusjärjestelmiinsä tiedon lähetettyjen laskujen saapumisesta oikeassa muodossa laskutettavan järjestelmiin. Kuittaussanomien muodon tulisi olla vakioitu (standardi) riippumatta välittäjästä tai laskutettavan järjestelmästä. Virhetilanteet Välittäjä reagoi todettuun virheeseen tai häiriöön sekä ryhtyy toimenpiteisiin virheen tai häiriön poistamiseksi. Välittäjien keskinäinen selvitystyö tapahtuu itsenäisesti eikä vaadi laskuttajan tai laskutettavan osallistumista siihen, jos ongelma on välittäjien keskinäisissä yhteyksissä. Välittäjä vastaa laskuttajan tai laskutettavan yhteydenottopyyntöihin vuorokauden sisällä. Virheet korjataan perusteellisesti, jotta samat virheet eivät toistuisi. Laskuttajaa ja muita osapuolia informoidaan heti välitystoiminnan ongelmatilanteissa ja mahdollisissa välityskatkoissa. Laskuttaja ja laskutettava sopivat tietosisällöstä, jotta vältytään virheselvityksistä, jotka johtuvat käyttäjien erilaisista odotuksista tietosisältöjen suhteen.
SUOSITUS Sivu 4/6 Laskujen välityspalvelun laskutus Laskujen välityspalvelusta laskutetaan toteutuneen, raporteilla todettavan toiminnan mukaisesti huomioiden mahdolliset virheistä tai muista seikoista johtuneet alennukset. Laskuttaja ja laskutettava maksavat laskujen välityspalvelusta omalle välittäjälleen laskuttajan/laskutettavan ja välittäjän välisen sopimuksen mukaisesti.
SUOSITUS Sivu 5/6 Verkkolaskun osapuolia tarkistaja muuntaja laskuttaja operaattori välittäjä pankki verkkolasku eri rooleja verkkolaskuun liittyen laskutettava tarkastaja kirjanpitäjä maksaja
SUOSITUS Sivu 6/6 Sanoman kulku laskuttaja välittäjä laskutettava 1: 2: 3: 5: 4: 6: 1. laskuttaja lähettää laskun omalle välittäjälleen 2.lasku voi mennä suoraan laskutettavalle/ toiselle välittäjälle 3. Välittäjä lähettää aslun laskutettavalle 4-6 kuittauksen kulku; sama toiseen suuntaan Välittäjälle voi olla useita rooleja: muuntaja, laskun välittäjä, pankki jne Laskutettavalla on useita rooleja: laskun tarkastaja, kirjanpitäjä, maksaja. Kukin rooli vaikuttaa laskun tietosisältöön.