RAAHEN KAUPUNKI LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET. Kaupunginhallitus Voimaantulo: Yleisperiaatteet

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Voimaantulo: Yleisperiaatteet Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia, sopimuksia, hallintosääntöä ja hyvää perimistapaa ottaen huomioon hyvän asiakaspalvelun vaatimukset. Ellei toisin ole säädetty tai niin erikseen määrätä, näitä ohjeita noudatetaan kaikkien Raahen kaupungin maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perinnässä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta. 2. Maksujen määrääminen Hallintosäännön 9. luvun 64. :n mukaan valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. Hallintosäännön 6. luvun 22. :n mukaan lautakunnan ja muun toimielimen yleisiin tehtäviin kuuluu vahvistaa toiminta-alueensa maksut. 3. Laskutus Laskutus suoritetaan vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten perusteella. Jatkuvan ja pitkäaikaisen asiakassuhteen ja/tai työsuoritusten yhteydessä voidaan käyttää myös ennakko-, arvio- tai osalaskutusta (esim. kuntaosuuksien laskutus). Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava niin, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Laskun laatimisesta ja lähettämisestä huolehtii se hallintokunta, jonka toiminnasta laskutusperuste syntyy. Hallintokunta myös järjestää seurannan, jolla varmistetaan, että kaikki laskutusperusteen mukaiset laskut tulevat laskutettua. Saatavat laskutetaan veloitusperusteen syntymisen jälkeen viipymättä, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa, tai kuukaudenvaihteessa seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä; poikkeuksena 10 euron (veroton hinta) ja sitä pienemmät saata- -1-

2 vat, joita voidaan kerätä yhteen laskutuskustannusten pienentämiseksi. Toistuva laskutus järjestetään siten, että laskutus ja eräpäivät ovat säännönmukaiset. Ennakot, arviot ja osaerät laskutetaan sovituin aikavälein. Tasauslaskutus suoritetaan vähintään kerran vuodessa siten, että lasku kohdistuu oikealle tilivuodelle. Viimeinen laskutuspäivä edellisen vuoden tuloksi kirjattaville laskuille ilmoitetaan hallintokunnille lähetettävässä tilinpäätösohjeessa. 4. Laskuttamatta jättäminen Pienet, 10 euroa (veroton hinta) ja sitä pienemmät saatavat, pyritään mahdollisuuksien mukaan perimään käteisellä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, voidaan vähäiset saatavat jättää kokonaan laskuttamatta. Tätä ratkaistaessa on saatavat koottava saman laskutuskohteen osalta. 5. Pienlaskutuslisä Mikäli pienet saatavat halutaan laskuttaa, laskutettaessa käytetään 6 euron (sis. alv), pienlaskutuslisää, ellei lakisääteisyys tai muut syyt rajoita sen käyttämistä. Pienlaskutuslisän käytöstä on kerrottava asiakkaalle palvelun tai hyödykkeen tilaamisen tai luovutuksen yhteydessä. Pienlaskutuslisän perimisestä päättää se yksikkö, jonka toimialaan kyseessä oleva laskutus kuuluu. 6. Laskutusmenetelmät ja käteisperintä Laskutus on suoritettava kaupungin kulloinkin käytössä olevalla laskutusjärjestelmällä, josta on yhteys myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Laskut lähetetään edelleen jaettavaksi operaattorille verkkolaskuaineistona. Laskut on numeroitava siten, että ne ovat yksilöitävissä ja että laskutus on aukottomasti valvottavissa. Maksut, jotka voidaan periä joko käteisellä tai laskuttamalla, peritään kaupungin kannalta taloudellisesti edullisimmalla tavalla. Tällöin on otettava huomioon käteisen rahan käsittelyn kokonaiskustannukset ja turvallisuusriskit. Kaupungin maksuliikenne hoidetaan ensisijaisesti rahalaitosten välityksellä. Käteiskassatoiminta pidetään mahdollisimman pienenä. Postitse lähetettävät lupamaksut tms. maksulliset asiakirjat tai maksullinen aineisto peritään ensisijaisesti postiennakolla. -2-

3 7. Laskun tiedot Laskusta tulee ilmetä seuraavat tiedot: Laskuttajan tiedot - Raahen kaupunki ja sen virasto, hallintokunta tai laskuttava yksikkö - kaupungin y-tunnus tai VAT-tunnus (EU-arvonlisäverotunniste) FI laskuttajan nimi ja yhteystiedot Asiakkaan tiedot - asiakkaan täydellinen nimi tai toiminimi sekä maksajan nimi, mikäli maksaja on toinen kuin asiakas - yhdistysten, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta laskuun merkitään m yö s yhteyshenkilön nimi ja osoite, ellei asiakkaalla ole kiinteää toimipaikkaa - asiakkaan henkilötunnus, y-tunnus tai yhdistysrekisterinumero; ellei y-tunnusta tai yhdistysrekisterinumeroa ole, vastuuhenkilön henkilötunnus - laskutusosoite Sopimuksia laadittaessa uusilta yritysasiakkailta on tarvittaessa lisäksi selvitettävä kaupparekisteriotteella yrityksen vastuuhenkilöt. Luottotappioiden ehkäisemiseksi on suurehkoja ja jatkuvia sopimuksia tehtäessä hankittava yritys- ja yksityisasiakkaiden luottotiedot. Laskun tulee täyttää kulloinkin voimassa olevat laskumerkintävaatimukset. Virheellisin perustein laskutettu lasku oikaistaan aina hyvityslaskulla. 8. Laskutusaineistojen siirrot Laskutusjärjestelmästä laskut lähetetään jakelua varten verkkolaskuaineistona operaattorille. Aineiston lähettämisen yhteydessä muodostuvat kirjanpito- ja myyntireskontra-aineistot. Kirjanpidossa laskut kirjataan saataviin. Laskuttaja lähettää laskutuseräkohtaiset laskuluettelot sähköisesti myyntireskontranhoitajalle. 9. Maksuaika ja maksun suoritus Laskujen maksuaika on pääsääntöisesti 14 päivää laskun lähettämisestä lukien, ellei muuta ole sovittu tai säädetty. Jos eräpäivä ei ole pankkipäivä, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä pankkipäivänä ilman viivästysseuraamuksia. Lasku -3-

4 voidaan maksaa kaikkiin pankkeihin tai palvelutoimiston kassaan. Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin pankki tai palvelutoimiston kassa on sen kuitannut. Liikasuoritus kuitataan ensisijaisesti mahdollisiin muihin saataviin tai viivästyskorkoihin. Kauppakaaren 9. luvun 5. :n mukaan asiakkaalla on oikeus vaatia liikasuorituksen kohdistamista haluamaansa velkaan, kuitenkin vasta velan eräpäivän jälkeen. Ellei kuitattavaa ole ja liikasuoritus on yli 10 euroa (veroton hinta), siitä lähetetään asiakkaalle tieto ja pyyntö pankkiyhteystietojen ilmoittamisesta liikasuorituksen palauttamista varten. Liikasuoritus, jota ei palauteta, kirjataan ao. hallintokunnan tuloksi. 10. Maksun viivästyminen Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, viivästysajalta peritään viivästyskorkona korkolain 4. :n 3. momentin mukainen korko joka on vaihtuva viivästyskorko. Viivästyskorko laskutetaan kultakin viivästyskorkojaksolta sen aikana voimassa olevan koron mukaan. Viivästyskorkolaskutuksesta huolehtii keskitetysti palvelutoimistossa perintäasioita hoitava henkilö. Jos velallinen ei kykene maksamaan laskua eräpäivään mennessä, hän voi anoa laskulle maksuaikaa. Maksuajan myöntämisestä päättää viranhaltija, jolle tämä oikeus on hallintosäännössä tai muuten annettu. Maksulykkäyksen myöntäminen ei vapauta viivästyskoron maksamisesta. Maksun viivästyessä toimitukset tai palvelut voidaan keskeyttää, ellei laista tai asetuksesta muuta johdu. Sopimuksia ei uusita, mikäli kaupungilla on erääntyneitä saatavia sopimusosapuolelta. 11. Maksumuistutus ja perintä Mikäli maksu viivästyy eikä maksuaikaa ole myönnetty, siirtyy avoin lasku perintätoimiston hoidettavaksi. Ko. menettelystä on maininta alkuperäisessä laskussa. Perintätoimisto lähettää asiakkaalle kaupungin nimissä yhden maksumuistutuksen jonka eräpäivä on 10 päivän kuluttua muistutuksen päiväyksestä. Maksumuistutukseen lisätään korkolain mukainen, laskun eräpäivästä maksumuistutuksen eräpäivään laskettu viivästyskorko erääntyneelle saatavalle sekä perintätoimiston kulut. Jos asiakas maksaa laskun suoraan kaupungille perintätoimiston lähettämän maksumuistutuksen saatuaan, on hänen kuitenkin maksettava perintätoimiston kulut perintätoimistolle. -4-

5 Mikäli asiakas ei maksa laskua maksumuistutuksen eräpäivään mennessä, saatava siirtyy automaattisesti perintätoimiston perintäjärjestelmään. Perintätoimisto aloittaa perinnän kirjallisella yhteydenotolla asiakkaaseen. 12. Saatavan kuittaus Mikäli velallisella on saatavia kaupungilta, voidaan velallisen kanssa soveltaa kuittausmenettelyä. Kuittauksesta tulee ensisijaisesti pyrkiä sopimaan. Jos sopimukseen ei päästä, saatavat viivästyskorkoineen voidaan kuitata, jos ne ovat rahamääräisiä, selviä ja erääntyneitä. Kuittauksesta on ilmoitettava viipymättä vastapuolelle. Kaupungin saatava voidaan kuitata kaupungin maksamasta palkasta ilman ulosottokelpoista päätöstä, kun saatava on selvä ja erääntynyt maksettavaksi. Saamista ei saa kuitata siltä osin kuin palkka ulosottolain 4. luvun 6. :n mukaan on jätettävä ulosmittaamatta. Kuittaamisesta on lähetettävä ennakkoilmoitus hyvissä ajoin ennen palkanmaksupäivää. 13. Maksuvapautus Maksuvapautuksen myöntämisestä on määräykset hallintosäännön 3. luvun 10. :ssä ja 4. luvun 16. :ssä. 14. Saatavien poistaminen Kirjanpitolain mukaan saatava tulee kirjata luottotappioksi heti, kun on todennäköistä, että sitä ei saada perittyä. Talouspäälliköllä on oikeus poistaa tileistä saamiset joita ei ulosottoteitse ole saatu perittyä tai joiden periminen ei muusta syystä ole mahdollista. Tileistä poistettu saatava on kuitenkin perittävä, jos velallisen olosuhteissa on tapahtunut perimisen mahdollistava muutos. Yksityisoikeudellisen saatavan vanheneminen tulee katkaista perimällä saatavaa laissa määrätyn ajan kuluessa uudestaan. Poistetuista ja perintätoimistolle siirretyistä saatavista pidetään luetteloa. Saatavat poistetaan lopullisesti vasta, kun vanheneminen tai muu syy tekee ne lopullisesti perintäkelvottomiksi. -5-