JULKAISUTYÖRYHMÄN MUISTIO Opetusministeriölle Opetusministeriö asetti 14.1.1998 päivätyllä kirjeellään (Dnro 1/043/98) työryhmän, jonka tehtävänä oli julkaisupolitiikan laatiminen opetusministeriöön. Toimeksiannon mukaisesti työryhmä kartoitti opetusministeriössä valmisteltujen julkaisujen ulkoasuun, määrään, painatukseen, levitykseen ja rahoitukseen liittyviä kysymyksiä ja teki toimenpide-ehdotuksia julkaisutoiminnan järjestämiseksi opetusministeriössä. Lisäksi työryhmä selvitti opetusministeriön monistamon käyttöä ja kustannuksia. Työryhmän puheenjohtajaksi kutsuttiin hallintojohtaja Håkan Mattlin ja muiksi jäseniksi hallitusneuvos Riitta Kaivosoja, ylitarkastaja Iiris Patosalmi, tiedottaja Esa Pirnes sekä tiedotuspäällikkö Asta Sjöblom opetusministeriöstä. Työryhmän sihteeriksi opetusministeriö kutsui tiedottaja Pia Ekqvistin opetusministeriöstä. Työryhmän tuli saada työnsä päätökseen 31.3.1998 mennessä. Työryhmä otti nimekseen Julkaisutyöryhmä. Työryhmä on kokoontunut yhteensä 7 kertaa. Saatuaan työnsä päätökseen työryhmä luovuttaa kunnioittavasti muistionsa opetusministeriölle. Helsingissä 31 päivänä maaliskuuta 1998 Sisällysluettelo Johdanto 1. Julkaisutuotannon nykytila 2. Tekijät 3. Rahoitus 4. Painatus 5. Ulkoasu 6. Kieliversiot ja käännökset 7. Levitys 8. Varastointi 9. Monistamo 10. Johtopäätöksiä Johdanto Opetusministeriön julkaisutoiminta on kiinteä osa ministeriön toimintaa. Julkaisutoiminta on yleisesti luokiteltu ministeriön tulossuunnitelmissa hallinnonalan perustoimintaa tukevaksi tukitoiminnoksi, jonka avulla ministeriö toteuttaa tehtäväänsä ministeriön toiminta-ajatuksen sekä hallinnonalansa kehittämis- ja muiden tavoitteiden mukaisesti. Julkaisuja tuotetaan ennen kaikkea hallinnonalan perustoimintojen, päätöksenteon ja hallinnoinnin välineeksi, ulkoisen ja sisäisen
viestinnän tarpeisiin sekä yrityskuvan luomiseksi ja informaation jakamisen toteuttamiseksi. Tuotettujen julkaisujen kohderyhmiä ovat koko hallinnonalan elimet, päätöksentekijät, toimijat, media sekä muut sidosryhmät ja kansalaiset. Opetusministeriö ei ole kirjoittanut aikaisemmin julkaisutoimintaa koskevaa toimintamallia. Julkaisutoimintaa eivät myöskään ole perinteisesti sitoneet vaatimukset yhtenäisestä graafisesta ulkoasusta. Opetusministeriössä on kuitenkin toteutettu 1990-luvulla virastografiikan uudistamisprosessi ja toinen on parasta aikaa meneillään. Yhtenäisen virastografiikan avulla on voitu luoda yhtenäisiä graafisia peruselementtejä, jotka joiltakin osin ovat yhtenäistäneet graafisesti myös ministeriön julkaisutoimintaa. 1. Julkaisutuotannon nykytila Opetusministeriön julkaisutuotanto on nykykäytännön mukaisesti toteutettu hajautetusti. Ministeriön eri toimintayksiköt tuottavat julkaisuja itsenäisesti kehittämis- ja muiden tavoitteiden ja tarpeiden mukaisesti. Useissa toimintayksiköissä ministeriön alaiset organisaatiot ja sidosryhmät vastaavat hallinnonalaa koskevasta julkaisutuotannosta. Tällaisia julkaisutoimintaa toteuttavia opetusministeriön alaisia organisaatioita tai sidosryhmiä ovat mm. kansainvälisen henkilövaihdon keskus CIMO, Opetushallitus, Korkeakoulujen arviointineuvosto, Suomen Akatemia, Taiteen keskustoimikunta, Museovirasto, Valtion taidemuseo, Nuorisoasiain neuvottelukunta ja Valtion liikuntaneuvosto. Kaikilla toimintayksiköillä ei edellä mainittujen sidosryhmien palveluja kuitenkaan ole käytettävissä. Työryhmä on selvittänyt julkaisutuotantoon liittyviä käytäntöjä kartoittamalla vuosina 1996-1997 tuotetut julkaisut sekä niiden painomäärän, -paikan ja -hinnan. Yksityiskohtaiset tiedot näistä julkaisuista ovat liitteenä (Liite 1 ). Lisäksi työryhmä on selvittänyt julkaisutoimintaan liittyviä nykykäytäntöjä, joissa erityisesti on kiinnitetty huomiota julkaisujen tekijöihin, rahoitukseen, painatukseen, ulkoasuun, kieliversioihin ja käännöksiin, levitykseen sekä varastointiin. Näiden tarkastelunäkökulmien pohjalta työryhmä on laatinut toimenpide-ehdotukset, jotka esitetään seuraavissa kappaleissa. Tiivistetysti edellä mainitut nykykäytännöt ja niihin liittyvät toimenpidesuositukset on esitetty liitteenä (Liite 2 ). Työryhmä on laskenut tähän selvitykseensä kuuluvaksi ainoastaan ne vuonna 1996-1997 tuotetut julkaisut, joilla on ISBN- tai ISSN-numero. Vuonna 1996 niitä tuotettiin yhteensä 83 julkaisua samoin kuin vuonna 1997. Vuonna 1996 toteutuneet painatusmenot, jotka sisältävät muidenkin kuin ISBN-julkaisujen painatuskulut, olivat 4 180 039 markkaa ja vuonna 1997 toteutuneet painatusmenot 3 869 737 markkaa. Vuoden 1996 julkaisutuotannosta suurimman nimikeryhmän muodostivat työryhmien muistiot, joita oli yhteensä 48 kappaletta. Muistioita painettiin keskimäärin 287 kappaletta ja keskimääräiseksi kappalehinnaksi tuli 18 markkaa. Työryhmien muistiot julkaistiin julkaisusarjassa Opetusministeriön työryhmien muistioita. Niiden painaminen ja jakelu tapahtui Yliopistopainon toimesta. Vuonna 1996 pienin muistioiden painosmäärä oli 57 kappaletta (Freenet-työryhmä) ja suurin 850 kappaletta (Ammatillisen koulutuksen tarjontaohjelma.) Vuonna 1997 työryhmien muistioita tehtiin yhteensä 31 kappaletta. Muistioita painettiin keskimäärin 258 kappaletta ja keskimääräiseksi kappalehinnaksi tuli 23 markkaa. Vuoden 1996 työryhmämuistiot Vuoden 1997 työryhmämuistiot
KO/KTO 63 % KTPO 61 % KUO 19 % KUO + LINO 30 % HAY 8 % HAY 7 % OSU 4 % Oph 3 % Oph 4 % LINO 2 % Työryhmän arkiston hoitamisesta, järjestämisestä ja luetteloinnista on vastannut käytännössä työryhmän sihteeri valtionarkiston yleisohjeen n:o 9 mukaisesti. (Liite 3 ) Työryhmän arkisto luovutetaan nykykäytännön mukaisesti ministeriön arkistoon viimeistään 3 kuukauden kuluttua muistion luovuttamisesta. Muistioihin on pitänyt liittää sekä suomen-, ruotsin- että englanninkielinen kuvailulehti, jossa kerrotaan julkaisun keskeisin sisältö sekä avaintermit. Julkaisusarjan kansille on yhtenäinen painettu ulkoasu ja sisäsivut monistetaan kirjapainossa. Muistion liitteenä OHJE työryhmien sihteereille (Liite 4 ). Julkaisuvaihtojakeluna jaetaan 27 kappaletta muistiota ja lisäksi on varattu lausunto- ja sidosryhmiä varten tarvittava kappalemäärä sekä tiedottamiseen julkisuusarvosta riippuen noin 20-60 kappaletta muistioita. Myös opetusministeriön kirjastoon on toimitettu 3 kappaletta työryhmämuistioita. Opetusministeriö ei jaa muistioita yleisölle vaan ne ovat tilattavissa Yliopistopainosta. Komiteamietintöjä painettiin vuonna 1996 yhteensä 4 kappaletta, joista koulutuksen lainsäädännön kokonaisuudistus oli suurin niin painosmäärältään kuin -hinnaltaan. Komiteamietintöjä painettiin vuonna 1997 yhteensä kaksi kappaletta, joista laajempi oli elinikäistä oppimista käsitellyt komiteamietintö kieliversioineen. Komiteamietinnöillä on valtiovarainministeriön määräämä 61 kappaleen pysyväisjakelu (VM 21/01/95). Tämän lisäksi on varattu tarvittava kappalemäärä lausunto- ja sidosryhmiä sekä tiedottamista varten. Komitean sihteeri vastaa käytännössä komitean arkiston hoitamisesta, järjestämisestä sekä luetteloinnista. Komitean arkisto luovutetaan ministeriön arkistoon viimeistään kolmen kuukauden kuluttua mietinnön luovuttamisesta. Muistion liitteenä valtioneuvoston viimeisin päätös komiteoista (VM 20/01/98), joka kumoaa aikaisemman 7.4.1995 annetun päätöksen. (Liite 5 ) Muiden julkaisujen osalta KTO/KO tuotti vuonna 1996 yhteensä 17 julkaisua, joista julkaisusarjan julkaisuja oli 7 kappaletta. Julkaisuja painettiin keskimäärin 16.293 kappaletta ja keskimääräiseksi kappalehinnaksi tuli 18 markkaa. Yliopisto-opinnot -julkaisu sekä Korkeakoulujen opiskelijavalinnat -julkaisu nostivat KTO/KO:n julkaisujen keskimäärää. Ilman edellä mainittuja julkaisuja keskimäärä oli 2.900 kappaletta. LINO tuotti yhteensä 5 julkaisua. Lisäksi Nuorisoasiain neuvottelukunnan julkaisemia Nuorisobarometrejä painettiin kaksi tuhannen kappaleen erää ja niiden keskihinnaksi tuli 15 markkaa. Vuonna 1997 KTPO tuotti yhteensä 30 julkaisua, joista julkaisusarjan julkaisuja oli 7 kappaletta. KTPOn tuottamia julkaisuja painettiin keskimäärin 6.809 kappaletta ja keskimääräiseksi kappalehinnaksi tuli 25,45 markkaa. KTPOn julkaisujen keskimäärää nosti Avain avoimeen yliopistoon, jonka painosmäärä oli 100.000 kappaletta. LINO tuotti yhteensä 12 julkaisua. Muut jakautuivat tasaisesti muiden yksiköiden kesken. Vuonna 1996 ja 1997 opetusministeriön yhteisiä julkaisuja olivat mm. toiminta- ja taloussuunnitelma sekä toimintakertomukset vuosilta 1995 ja 1996 sekä opetusministeriön
historiasarjan 7. osa, jota painettiin 1000 kappaletta kappalehintaan 42,34 markkaa. Vuonna 1996 toiminta- ja taloussuunnitelmaa painettiin 300 kappaletta ja kappalehinnaksi tuli 26,39 markkaa. Vuonna 1997 vastaavat luvut olivat 500 kappaletta ja 24,20 markkaa. Vuonna 1996 toimintakertomuksia painettiin 475 kappaletta ja kappalehinnaksi tuli 203,50. Vastaavat luvut vuonna 1997 olivat 800 kappaletta ja 141,80 markkaa. Kirjapainoista Yliopistopaino oli suosituin vuonna 1996 ja 1997. Tämä johtuu mm. siitä, että työryhmien muistiot painettiin ja jaeltiin Yliopistopainossa. Vuonna 1996 seuraavaksi julkaisuja painettiin Editassa ja Nykypainossa. Vuonna 1997 julkaisuja painettiin Yliopistopainon ohella Editassa, Vammalan Kirjapainossa ja Nykypainossa. Julkaisujen painosmäärien ja hintojen vertaileminen on hankalaa johtuen julkaisujen laajuuden ja käyttötarkoituksen erilaisuudesta. Ainoastaan työryhmämuistioiden vertailu antaa kohtuullisen luotettavan vertailupohjan. Tarkasteluajanjaksona suurin osa opetusministeriön julkaisuista tuotettiin KTPOlla, jonka jokaisella yksiköllä on julkaisutoimintaa. KUOlla vastaavaa julkaisutoimintaa ei esiintynyt, koska suurimman osan julkaisuista tuotti Taiteen keskustoimikunta. LINOn toimialan osalta suurimman osan julkaisuista tuotti Nuorisoasiain neuvottelukunta. Toteutuneet painatusmenot osastoittain 1996 1997 Osastojen ulkopuoliset S10 509 750 656 626 Hallinto(palvelu)yksikkö S11 459 854 524 243 Talous(hallinto)palveluyksikkö S12 439 439 Kansainvälisten suhteiden yksikkö S13 96 304 304 013 Suunnittelusihteeristö S14 1 475 10 772 Tiedotusyksikkö S15 44 468 115 611 Koulutus- ja tiedepolitiikan osasto (linja) S2 2 521 942 1 168 003 Kulttuuripolitiikan osasto (linja) S3 161 867 550 719 Opintotuen muutoksenhakulautakunta S4 1 701 711 Taiteen keskustoimikunta S5 426 708 538 599 Yhteensä 4 224 508 3 869 736 Seuraavien ehdotusten tarkoituksena on tarjota toimintaperiaatteet julkaisujen tuottamiseen ja yhtenäisen linjan noudattamiseen ja toteuttamiseen julkaisutoiminnassa. Tavoitteena on luoda ministeriön julkaisutoimintaan suunnitelmallisuutta, laadukkuutta, linjakkuutta, taloudellista tehokkuutta sekä palvella tiedonkulkua niin opetusministeriön sisällä kuin ulkopuolelle. 2. Tekijät Ministeriössä julkaisujen tekijät voivat olla sekä ministeriön virkamiehiä tai sidosryhmien asiantuntijoita. Julkaisuvalmiuden varmistamiseksi tulee toimintayksiköissä laatia kalenterivuotta tai muuta toimikautta varten julkaisusuunnitelma, johon sisällytetään kaikki suunniteltavissa olevat julkaisut. Julkaisusuunnitelman pitäisi olla osa tulossuunnitelmaa. Myös ennalta suunnittelemattomien julkaisujen tuottamiseksi tulisi laatia toimintaperiaatteet, jotta toimenpiteet voidaan hoitaa nopeasti ja luotettavasti.
Julkaisutuotannon keskeisiin tapahtumiin kuuluu sanoman muotoilu. Erityisesti opetusministeriön julkaisujen voi odottaa olevan hyvää yleiskieltä. Kielen on oltava niin selkeää ja yksinkertaista, että tavallisella lukijalla on edellytykset sen ymmärtämiseen. Julkaisuissa on vältettävä "virkamieskieltä", vierasperäisiä ilmaisuja sekä mutkikkaita ja kankeita lauserakenteita. Kirjoitustyyliin, tekstin pituuteen, kieliasun virheettömyyteen sekä oikeakielisyyteen on kiinnitettävä huomiota. Julkaisutuotannossa on myös varattava riittävästi aikaa kielentarkistukseen jokaisessa kieliversiossa. Julkaisujen visuaalinen suunnittelu ja sen toteuttamiseen liittyvien painotöiden ostaminen edellyttää hyvää yhteistyötä opetusministeriön ja kirjapainon välillä. Toimintayksiköissä on oltava nimetyt julkaisuvastaavat. Julkaisuvastaaville on tarjottava asianmukainen ohjeisto, tarvittavaa koulutusta sekä tekninen valmius julkaisujen tuottamiseen. Julkaisuja tuotettaessa on otettava huomioon riittävien suunnitelmien ja aikataulujen laatiminen. Työryhmä ehdottaa, että - Toimintayksiköissä on laadittava julkaisusuunnitelmat ja ne on sisällytettävä yksiköiden tulossuunnitelmiin. - Toimintayksiköihin on nimettävä julkaisuvastaavat. - Julkaisujen sisältötuotantoon kiinnitettävä parempaa huomiota mm. kieliasun, pituuden, käännösversioiden ja oikeakielisyyden osalta. - Julkaisun käyttötarkoitus ja kohderyhmä on huomioitava sisältö- ja tuotantosuunnittelussa. 3. Rahoitus Julkaisutoiminnan rahoituksen tulee pääsääntöisesti olla ennalta suunniteltua. Julkaisusuunnitelmat on sisällytettävä tulossuunnitelmaan sekä eri toimintayksiköiden toimintamenobudjettiin. Näin vältytään tilanteilta, jolloin julkaisuja tuotetaan, vaikka niiden tuottamiseen ei ennakolta ole varattu määrärahoja. Tulosneuvotteluissa on etukäteen sovittava niin pitkälle kuin mahdollista koko vuoden julkaisukokonaisuudesta. Lähtökohtaisesti toimintayksiköt huolehtivat omista substanssijulkaisuistaan ja tiedotusyksikkö vastaa opetusministeriön yhteisten julkaisujen, kuten esitteiden, toimintakertomuksen ja ns. VIP-julkaisujen tuottamisesta. Julkaisutuotantoon varatut määrärahat on osoitettava yleisön laajuuden suhteessa niille toimintayksiköille, jotka tuottavat julkaisuja. Myös julkaisujen myynti- ja mainostulot on tuloutettava niille toimintayksiköille, joissa julkaisut on tehty. Julkaisujen myynti- ja mainostulot käytetään kyseisen julkaisun menojen osittaiseen kattamiseen ja muuhun toimintayksikön julkaisutoiminnan kehittämiseen. Toimintayksiköiden väliset erot julkaisutoiminnan laajuuden suhteen vaihtelevat. Osalla toimintayksiköistä on omat, laajat sidosryhmänsä, jotka osaltaan huolehtivat julkaisutoiminnasta. Tällöin toimintayksikön oma julkaisutarve voi olla hyvinkin pientä. Kaikkien toimintayksikköjen tilanne ei kuitenkaan ole sama eikä verrattavissa, joten osalla toimintayksiköistä on jatkossakin tarvetta laajemmalle julkaisutuotannolle. Tämä tulee huomioida resurssoinnissa. Niille toimintayksiköille, jotka selkeästi tuottavat huomattavan määrän laajalevikkisiä julkaisuja on myös
varattava riittävästi mahdollisuuksia korkeatasoiseen julkaisutuotantoon. Julkaisutoiminnan tavoitteiden, tarpeiden ja resurssoinnin tulee olla tasapainossa. Julkaisusuunnittelussa edetään tarjouskilpailun kautta. Tarjousmenettely luo pohjan suunnittelulle ja selvittää työn toteuttamisen mahdollisuudet niin teknisesti kuin taloudellisesti. Julkaisusuunnitelman jälkeen muutamilta kirjapainoilta on syytä pyytää alustava tarjous, jossa painotuotteelle määritetään jo mahdollisimman realistina arvioina kaikki painotuotteen hintaan vaikuttavat tekijät. Tällöin painotyön hintataso saadaan tietoon jo suunnitteluvaiheessa ja näin voidaan varmistua siitä, että suunnitelma on myös taloudellisesti noudatettavissa. Julkaisujen kappalehinnat vaihtelevat eri syistä. Julkaisun kappalehinnan tulee määräytyä koko ministeriössä yhdenvertaisesti sen mukaan, mikä on julkaisun käyttötarkoitus ja kohderyhmä. Kun julkaistaan esimerkiksi ns. VIP-tuotteita nousevat yksikköhinnat. Tällöin käytetään kalliimpaa suunnittelua ja hintavia materiaaleja, useita painovärejä ja painosmäärät ovat usein suuria. Ns. käyttöjulkaisuiden yksikköhinta on luonnollisesti alempi, kun käytetyt materiaalit, taitto ja visualistiikka voidaan toteuttaa vaatimattomammin. Julkaisun hinta saattaa nousta myös suunnitelmallisuuden puuttuessa esimerkiksi, kun julkaisun painamista ja suunnittelua ei kilpailuteta tai kilpailuttamisessa on kokemattomuutta. Näitä tilanteita voidaan välttää keskittämällä julkaisutuotanto toimintayksiköiden julkaisuvastaaville, joilla on aikaisempaa kokemusta julkaisujen tuottamisesta. Työryhmä esittää, että - Tulosneuvotteluissa on sovittava koko vuoden julkaisukokonaisuudesta. - Toimintayksiköt huolehtivat omista julkaisuistaan ja tiedotusyksikkö vastaa ministeriön yhteisistä julkaisuista. - Julkaisutuotannon määrärahat on kohdistettava oikein: julkaisujen määrän, yleisön laajuuden ja käyttötarkoitusta vastaavassa suhteessa. - Myynti- ja mainostulot kohdistetaan niille toimintayksiköille, jotka ovat tuottaneet julkaisut. - Julkaisutoiminnan tavoitteiden, tarpeiden ja resurssoinnin on oltava tasapainossa. - Julkaisutuotannossa on edettävä aina tarjousvaiheiden kautta, yksilöity painotarjous on pyydettävä vähintään kahdelta kirjapainolta. 4. Painatus Painotuotteen valmistus muodostuu seuraavista vaiheesta: suunnittelu-, tarjous- ja aineiston tuottamisvaiheesta, kirjapainon tuotantovaiheesta sekä painotuotteen jakeluvaiheesta. Alustavan tarjouksen mukaisesti toteutetun suunnitelman hyväksymisen ja toteuttamispäätöksen jälkeen toteutetaan sisällön valmistus ja sen ohjeistaminen suunnitellun visuaalisen ratkaisun mukaisesti. Jos alustavan tarjouksen mukaiseen suunnitelmaan tulee muutoksia, on suositeltavaa pyytää uusi, tarkennettu painotarjous toteutunutta aineistoa ja tarkentunutta visuaalista ulkoasua vastaavaksi.
Julkaisujen painatusmäärä on mitoitettava tehtyjen ennakkosuunnitelmien mukaan. Vaikkakin suuret painosmäärät alentavat julkaisun yksikkökustannuksia, aiheuttaa mahdollinen ylimääräinen varastointi kuitenkin lisäkuluja. Painopalvelujen ostamisen kannalta ratkaisevana tekijänä voidaan pitää pitkiä liikesuhteita sekä julkaisun tuottamiseen osallistuvien henkilöiden ammatillisia valmiuksia. Julkaisun toteuttamiseen liittyvien painopalvelujen ostaminen edellyttää hyvää yhteistyötä julkaisun tuottajan ja kirjapainon välillä. Tämän vuoksi on hyvä pyrkiä luomaan pitkäaikaisia liikesuhteita, jotka kommunikoinnin helpottumisen lisäksi toteuttavat parhaiten yhteistyöhön tarvittavan molemminpuolisen ammatillisen tiedonsiirron. Saman kirjapainon kanssa asioitaessa syntyy molemminpuolinen käsitys tuotettavista julkaisuista, aineistojen laajuudesta, muodosta, painosmääristä jne, jotka osaltaan helpottavat suunnitelmien laatimista ja aikataulujen noudattamista. Painoaineisto tulee luovuttaa painoon henkilökohtaisesti. Näin tarjoutuu tilaisuus käydä aineisto läpi yhdessä kirjapainon edustajan kanssa ja siten vältytään mahdollisilta tulkintavirheitä ja varmistetaan työn joustava eteneminen. Tekstiaineisto tulee tallentaa disketille, jolloin mahdollisten lisäpainosten tekeminen nopeutuu. Julkaisujen laadunvalvonta on yhteistyötä opetusministeriön ja kirjapainon välillä. Opetusministeriön tulee huolehtia, että painotuotteen aineisto täyttää työlle asetetut laadulliset vaatimukset ja että työn tekemiseen tarvittavat ohjeet ovat täsmällisiä ja selkeitä. Sovitusta aikataulusta on ilmettävä, milloin tarkastusvedos toimitetaan painosta tarkastettavaksi ja milloin se on luovutettava takaisin painoon. Tuotantovaiheessa on sekä ministeriön että kirjapainon tehtävänä huolehtia aikataulussa pysymisestä työstä tehdyn tuotantoaikataulun mukaisesti. Työryhmä ehdottaa, että - Julkaisujen painatusmäärä on mitoitettava tehtyjen ennakkosuunnitelmien mukaan. - Tekstiaineisto tulee toimittaa kirjapainoon pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. - Opetusministeriön tulee huolehtia, että painotuotteen aineisto täyttää työlle asetetut laadulliset vaatimukset. 5. Ulkoasu Julkaisujen ulkoasujen suunnitteleminen on keskeinen osa julkaisujen tuottamisprosessia. Painotuotteen hintaan vaikuttavat julkaisun koko, sivujen ja painovärien määrä, aineiston laajuus ja muoto, haluttu paperilaatu, rakenne, sidontatapa, kuvitus, painosmäärä sekä aikataulu. Opetusministeriön uuden graafisen ohjeiston, joka valmistuu toukokuussa 1998, tehtävänä on luoda painotuotteista selkeä ja yhtenäinen kokonaisuus, joka lisää virastografiikan tunnistettavuutta. Julkaisujen tulee sisältää opetusministeriön nimen ja liikemerkin lisäksi maininnan tekijästä, graafisesta suunnittelijasta, kuvaajista, tekijänoikeuksista, ISBN- ja/tai ISSN-numeron, painopaikasta, mahdollisesta kääntäjästä ja julkaisun jakelijasta. Virastografiikan uudistamisen tavoitteena ei ole luoda ministeriölle vain yhtä "julkaisusarjaa", vaan ulkoasu suunnitellaan jatkossakin käyttötarkoituksen mukaan. Julkaisujen tunnistettavuuden
kannalta olisi hyvä, jos koulutus- ja tiedepolitiikan osasto ja kulttuuripolitiikan osasto käyttäisivät julkaisutuotannossaan tietynlaista visuaalista linjaa, josta julkaisun tunnistaisi ko. osaston tuottamaksi. Visuaalisessa suunnitellussa on hyödynnettävä jo opetusministeriössä olemassa olevia mahdollisuuksia. Helpoissa taittotöissä hyödynnetään opetusministeriön tekstinkäsittelijöitä. Vaativimpien töissä kilpailutetaan riittävästi ammattitaitoisia graafikoita ja suunnittelijoita. Samoissa suunnittelijoissa pysyttäytyminen kapea-alaistaa visuaalista ulkoasua ja nostattaa suunnitteluhintoja. Saatuja kokemuksia on syytä vertailla: jos lopputulos ei ole toivotun mukainen tai suunnitteluaikataulu pettää on syytä lopettaa yhteistyö kyseisen suunnittelijan kanssa. Visuaalinen köyhyys vie usein mielenkiinnon myös julkaisun sisällöstä. Kokonaisuus on suunniteltava aiheen mukaisesti. Kokonaisuus koostuu tekstistä, kuvituksesta, taitosta, materiaalista ja kannesta. Julkaisuissa on syytä pidättäytyä vakiokokojen tekemisessä, joka alentaa tuotantokustannuksia ja helpottaa julkaisun jakelua. Työryhmä ehdottaa, että - Julkaisun tulee sisältää opetusministeriön nimen ja liikemerkin lisäksi maininnan tekijästä, graafisesta suunnittelijasta, kuvaajista, tekijänoikeuksista, ISBN- ja/tai ISSN-numeron, painopaikan, mahdollisen kääntäjän nimen sekä maininnan julkaisun jakelijasta. - Helpoissa taitoissa on hyödynnettävä opetusministeriön tekstinkäsittelijöitä. - Vaativissa suunnittelutöissä on kilpailutettava graafikoita ja suunnittelijoita. - Vakiokoot alentavat painokustannuksia ja helpottavat jakelua. 6. Kieliversiot ja käännökset Ministeriössä tuotetaan yhä enemmän tekstejä muilla kuin kotimaisilla kielillä. Tavoitteena on, että kaikkiin julkaisuihin tehdään sekä ruotsin- että englanninkieliset tiivistelmät. Osasta julkaisuista puuttuvat vieraskieliset versiot, joiden tarve on kuitenkin kasvanut entisestään. Käännöstarpeen kasvaessa ovat opetusministeriön omat kielenkääntäjät entistä ruuhkautetumpia. Ministeriön tulisi saada viimeistään vuoden 1999 alussa uusi kääntäjän virka - mieluiten englanninkielen kääntäjän virka, koska Suomen EU- puheenjohtajakausi lisää entisestään kieliversioiden tarvetta. Eduksi olisi, jos englanninkielen kääntäjä kykenisi kääntämään myös ranskaksi. Ulkopuolisten kääntäjien vaihtuessa törmätään usein asiantuntemuksen puutteeseen, jolloin ostopalveluina teetetty käännös joudutaan tarkistuttamaan ministeriön omilla kielenkääntäjillä. Ulkopuolisten kääntäjien käyttäminen on sekä kallista että hidasta, eikä kaikkien termituntemus riitä opetusministeriön tarpeisiin. Vakituisen käännösverkoston etuna on käännöksen laadullisuus ja nopeus. Julkaisusuunnitelmissa on huomioitava kieliversioiden tarve ja otettava ajoissa yhteys joko ministeriön omaan tai ulkopuoliseen kääntäjään ja pyydettävä hinta-arvion lisäksi aikatauluarvio.
Kääntäjillä on tekijänoikeus kääntämiinsä teksteihin, joten kääntäjän nimen tulee olla näkyvissä. Näin taataan myös käännöksen laatu, kun kääntäjä ei voi ns. piilotella näkymättömissä. Alkuperäistä tekstiä on suositeltua muuttaa ja yksinkertaistaa ulkomaista kohderyhmää varten. Erityisesti käännettävien tekstien kohdalla alkuperäiskielen tulee olla lyhyttä ja selkeää. Mitä pidempi käännettävä teksti on sitä kalliimpaa on käännöstyön teettäminen ja tämä nostaa myös julkaisun kokonaishintaa. Painettavaksi tuleva käännösteksti on syytä luetuttaa/tarkistuttaa toisella kääntäjällä sekä alan asiantuntijalla. Myös tämä on otettava huomioon julkaisusuunnitelmia ja -aikatauluja tehtäessä. Työryhmä ehdottaa, että - Opetusministeriöön perustetaan uusi englanninkielen kääntäjän virka viimeistään vuoden 1999 alussa ennen Suomen EU-puheenjohtajakautta. - Ulkopuoliset käännökset kilpailutetaan ja tarkistutetaan. - Julkaisusuunnitelmissa otetaan huomioon kieliversioiden tarve ja pyydetään riittävän ajoissa aikataulu- ja/tai hinta-arvio. 7. Levitys Julkaisujen levitys muodostaa keskeisimmän osan julkaisutoimintaa, joka on organisoitava huolellisesti. Julkaisusuunnitelmat, joihin on sisällytetty kaikki ennakkoon tiedossa olevat julkaisut, on jaettava tulossuunnitelmien yhteydessä ministeriön kaikille toimintayksiköille. Näin eri tahot saavat riittävää ennakkoinformaatiota tulevista julkaisuista. Julkaisujen valmistuttua on kaikille näille tahoille toimitettava omat näytekappaleet. Kirjasto ylläpitää julkaisurekisteriä, josta on jatkuvasti päivitetty versio ulkoisilla www-sivuilla ja intranetissa. Julkaisuluettelosta on luotava toimiva ja päivitetty rekisteri. NYT, intranet ja toimintayksiköiden viikkotiedotteet toimivat talon sisäisinä tiedonvälittäjinä uusista julkaisuista tiedotettaessa. Talon sisällä jaettavien näytekappaleiden lisäksi muun ns. vakiojakelun kohdentumista on ajoittain tarkistettava ja päivitettävä. Vakiojakelusta on luotava perusohjeistus, jota kaikki osastot käyttävät jakeluohjeena. Julkaisusuunnitelmissa on etukäteen otettava huomioon tapauskohtaisesti jakelun riittävyys. Etukäteen on tarkkaan pohdittava, mille kohderyhmälle julkaisu on tarkoitettu ja kuinka laajalevikkinen se tulee olemaan. Vakiojakelun määrää on laskettava tarkkaan sillä täysin myyntikelpoisten julkaisujen jakaminen ilmaiseksi ei ole tarkoituksenmukaista. Usein yleistä mielenkiintoa herättäneiden työryhmämuistioiden ongelmana on ollut jakelun riittämättömyys. Ulkoisen tiedotuksen vastuulla on median palveleminen ja julkaisusuunnitelmiin onkin sisällytettävä myös median tarpeet.
Koska suunnitelmallisuus ja riittävien aikataulujen laadinta puuttuu ovat julkaisut useasti liian tiukalla aikataululla jakelussa. Kun tarpeelliset suunnitelmat on laadittu etukäteen on helppoa varautua julkaisun jakeluun esimerkiksi valmistamalla tarvittavat kirjekuoret postituksia varten. Julkaisupyynnöt ja -tilaukset on kohdistettava jakelijalle, joka toimii julkaisun varastointi- ja myyntipaikkana. Opetusministeriön kirjastoon on varattava 3 lainakappaletta. Julkaisumääriä laskettaessa on otettava huomioon työryhmien koko niin, että jokaiselle työryhmän jäsenelle saadaan oma kappale työryhmä- tai muuta muistiota. Työryhmä ehdottaa, että - Julkaisusuunnitelmat jaetaan tulossuunnitelmien yhteydessä eri toimintayksiköille. - Julkaisujen valmistuttua kaikille toimintayksiköille lähetetään omat näytekappaleet. - Kirjasto ylläpitää julkaisurekisteriä, josta on saatavilla jatkuvasti päivitetty versio ulkoisilla www-sivuilla ja intranetissa. - Julkaisujen vakiojakelusta on luotava perusohjeistus, jota toimintayksiköt käyttävät jakeluohjeena. - Myyntikelpoiset julkaisut on sovittava jakelijan kautta myytäväksi, ei ilmaisjakeluun. 8. Varastointi Julkaisujen jakelukanavina tulisi käyttää sellaisia kirjapainoja, joilla on omat myynti- ja jakelukanavat. Tällöin julkaisujen varastointi ja jakelu siirtyvät opetusministeriöltä kyseisten kirjapainojen hoidettavaksi. Tällaisia julkaisuja ovat esimerkiksi työryhmämuistiot ja komiteamietinnöt, joiden tulee olla helposti kansalaisten saatavilla. Opetusministeriössä säilytettäviä julkaisuja varten varataan opetusministeriön kellarista omat hyllytilat jokaiselle toimintayksikölle. Toimintayksiköiden julkaisu- tai varastovastaavat ovat vastuussa kyseisen hyllytilan ylläpidosta. Tavoitteena on säilyttää vain kohtuullinen määrä suhteellisen tuoreita julkaisuja opetusministeriön omassa varastossa. Varastossa säilytettävistä julkaisuista on pidettävä ajanmukaista listaa, joka on nähtävillä varaston seinässä. Samasta listasta tulisi voida nähdä varastossa säilytettävien julkaisujen kappalemäärät, jotta lisäpainostarpeeseen voitaisiin reagoida nopeasti. Kaikki julkaisut talletetaan lisäksi disketille, jolloin mahdollisten lisäpainosten painaminen on nopeaa. Työryhmä ehdottaa, että - Julkaisujen jakelukanavina tulisi voida käyttää sellaisia kirjapainoja, joilla on olemassa omat myynti- ja jakelukanavat. - Opetusministeriön varastossa on tehtävä inventaario ja vanhentuneet julkaisut on poistettava varastosta. - Opetusministeriössä säilytettäviä julkaisuja varten varataan opetusministeriön kellarista omat hyllytilat jokaiselle toimintayksikölle.
- Toimintayksiköiden julkaisu- tai varastovastaavat ovat vastuussa kyseisen hyllytilan ylläpidosta. - Varastossa säilytettävistä julkaisuista ylläpidetään ajanmukainen listaa, joka on nähtävillä varaston seinässä. - Kaikki julkaisut talletetaan sähköisessä muodossa disketille, joka helpottaa lisäpainosten teettämistä. 9. Monistamo Työryhmä on lisätoimeksiannon mukaisesti selvittänyt opetusministeriön monistamon käyttöä ja siitä aiheutuneita kustannuksia. Monistamon kustannuksia laskettaessa on otettu huomioon koneiden vuokrat, huoltoveloitukset, paperit ja -tavarat, palkkakustannukset ja monistamon tilan vuokra. Monistamon kustannuksia voidaan tarkastella kopion hinnan määräytymisen perusteella. Vuonna 1995 monistamossa työskenteli vielä kaksi henkilöä ja monistamoon hankittiin värikopiokone. Kopion hinta muodostui 0,23 markaksi. Vuodesta 1996 monistamoa on hoidettu yhden henkilön voimin. Vuonna 1996 kopion hinnaksi muodostui vielä 0,21 markkaa ja vuonna 1997 kopiomäärien selvästi noustessa hinta on laskenut 0,19 markkaan. Vuonna 1996 kopioitiin 20.000 värikopiota ja vuonna 1997 jo 40.000 värikopiota. Laskettaessa monistamon kustannuksia ilman palkka- ja tilakustannuksia kopion hinta vuonna 1996 oli 0,155 markkaa ja värikopion 2,427 markkaa. Vuonna 1997 vastaavat luvut olivat 0,146 markkaa ja 1,795 markkaa. MONISTAMON KUSTANNUKSET Koneiden vuokrat 1995 1996 1997 Monistamo Muut Muut Muut Yhteensä Monistamo Yhteensä Monistamo koneet koneet koneet Yhteensä 291 036,03 34 325 504,94 540,97 Huoltoveloitukset 197 507,42 110 307 028,27 535,69 Paperi ja paperitavarat 137 400,12 52 190 975,32 375,44 309 638,44 48 358 678,72 317,16 207 069,43 124 331 046,02 115,45 129 935,78 58 187 057,54 993,32 Palkkakulut 238 140,87 142 083,03 145 921,66 Tilan vuokra 40 800,00 40 800,00 41 400,00 Kustannukset yht. mk Kopiomäärät, kpl 904 884,44 197 823 508,53 452,10 3 920 431 1 511 531 5 431 962 829 526,68 230 877 782,28 425,93 3 912 656 1 748 225 5 660 881 Kopion hinta, mk 0,23 0,21 0,20 322 959,33 43 366 595,93 555,26 237 499,52 129 366 322,59 822,11 136 947,67 57 194 691,63 639,30 884 728,18 230 928 610,15 016,67 4 456 003 1 877 150 6 333 153
Opetusministeriön toiminta huomioon ottaen kopiointitöiden siirtäminen opetusministeriön ulkopuolelle ei ole mahdollista. Useiden kopiointitöiden teettäminen on minuuttityötä ja vaatii lisäksi opetusministeriön tuntemista. Nykyisin monistamo vastaa kopiointitöiden lisäksi PTJtulostuksesta, eri laskutuksista (määrärahojen ja kopiomäärien seuranta, leasing-vuokralaskujen osastokohtaisten raporttien ja laskujen laatiminen jne.), koneiden huolloista ja hankinnoista, Yliopistopainossa tapahtuvan työryhmämuistioiden painatuksen trafiikista ja seurannasta sekä monistamon tarviketilauksista. Työryhmä kiinnitti huomiota myös lisääntyneisiin kopiointi- ja paperikustannusten määrän kasvuun. Opetusministeriössä on käytössä hyvä ja toimiva sähköpostijärjestelmä, jonka lisäksi tietoa talon sisällä voidaan jatkossa levittää intranetia hyödyntäen. Esimerkiksi lehdistötiedotteet tallennetaan jo päivittäin www-sivuille sekä sähköpostitse ja niiden paperijakelu on lopetettu. Valitettavasti suurin osa sähköpostiviesteistä liitetiedostoineen kuitenkin tulostetaan paperille eikä sähköpostin käyttö vähennä paperikustannuksia. Kuitenkin epävirallisissa yhteyksissä ja luonnoksia valmisteltaessa voitaisiin hyvin käyttää paperia kahteen kertaan joko tulostaen tai kopioiden myös paperin toiselle puolelle. Työryhmä katsoo, että - Opetusministeriön toiminta ja kustannuskehityksen huomioon ottaen monistamon toiminta on tarkoituksenmukaista säilyttää ja työryhmä suosittaa nykytilan jatkamista. - Työryhmä suosittaa, että papereiden molemmat monistus- tai tulostuspuolet otetaan tehokkaampaan käyttöön. - Opetusministeriön sisäisissä jakeluissa on hyödynnettävä sähköpostia ja intranettia. 10. Johtopäätöksiä Kuten työryhmän selvityksistä ilmenee opetusministeriön painotuotteet tuotetaan varsin hajautetusti. Toimintayksiköt hankkivat tuotteensa ulkopuolisilta toimittajilta. Työryhmämuistiot tehdään sopimuskirjapainossa eli Yliopistopainossa, osa raporteista ja tutkimuksista valmistetaan opetusministeriön monistamossa ja osa toimintayksiköiden valitsemissa kirjapainoissa. Työryhmämuistioiden valmistukseen voidaan olla tyytyväisiä. Yliopistopaino suorittaa varastoinnin ja jakelun, muistioiden tekstit siirtyvät painolle sähköisesti ja lisäpainos saadaan nopeasti. Kirjat, komiteamietinnöt ym. vastaavat julkaisut tilataan toimintayksiköittäin. Suuren osan edellä mainituista julkaisuista on nyt tuottanut Edita. Kyseisten julkaisujen, kirjojen ym. varastointi on kuitenkin tuottanut ongelmia, koska varastotilanne ei ole ajan tasalla ja varastotilat ovat täynnä. Lomakkeiden, kirjekuorien ja muiden vastaavien painotöiden osalta ratkaisee aina hinta sekä toimitusnopeus ja -varmuus. Nykytilanteeseen voidaan olla tyytyväisiä, koska kilpailuttaminen on nopeaa ja näin ollen hinnat ovat aina ajan tasalla ja kilpailukykyisiä. Työryhmän pitää hajautettua ratkaisua toimivana. Painettavat julkaisut ovat hyvin erilaisia ja toimintayksiköt tuottavat niitä itsenäisesti. Hajautetun linjan etuna on ehdottomasti mahdollisuus kirjapainojen kilpailuttamiseen, jolloin voidaan seurata markkinoiden hintakehitystä ja valita aina
edullisin painotalo. Vakiotuotteiden, kuten työryhmämuistioiden, kohdalla voidaan puolestaan tehdä sopimuksia isojen painotalojen kanssa, joilla on olemassa markkinointi- ja jakelukanavat.