ASKOLAN SEURAKUNTA Askolantie 23 07500 ASKOLA KOKOUSKUTSU Kirkkoneuvosto 25.3.2019 aika maanantaina 1.4.2019 kello 18.00 paikka seurakuntakoti, Askolantie 23 ASIALISTA 2 / 2019 9 Kokouksen avaus 10 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 11 Kokouksen pöytäkirjantarkistajien valinta 12 Kokouksen asialistan hyväksyminen 13 Järvenpään ja Tuusulan seurakuntien liittyminen Lahti IT-alueeseen 1.5.2019 lukien 14 Askolan Pappila kiinteistövälittäjän toimeksianto 15 Tilinpäätös ja toimintakertomus 2018 16 Vastuuvapauden myöntäminen taloutta ja hallintoa hoitaneille 17 Lausunto kirkkoherran virkavapaasta 18 Vuosilomat 2019 19 Kirkon peruskorjaus, kirkon lämmitysjärjestelmien vertailu ja hankesuunnitelma 20 Viranhaltijapäätökset 21 Muut ja ilmoitusasiat 22 Kokouksen päätös Askolassa 25.3.2019 Antti Kupiainen, puheenjohtaja
Aika Paikka Osallistujat Päätöksentekijät Muut osallistujat maanantaina 1.4.2019 kello 18.00 Seurakuntakoti, Askolantie 23 Askola Kupiainen Antti kirkkoherra, puheenjohtaja poissa 17 ajan Ahlgren Jukka jäsen Felin Malla jäsen Forsberg Ari jäsen Franzen Erik jäsen POISSA Hämäläinen Risto jäsen Leivo Tuula jäsen POISSA Lindgren Kari jäsen Linna, Jorma jäsen Ollila Minna jäsen Tuomisto Kaija-Leena jäsen Vettenranta Sirpa Lapinniemi Jaakko Laine Tarja kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapj talouspäällikkö, sihteeri Käsitellyt asiat pykälät 9-22 Antti Kupiainen Jorma Linna Tarja Laine puheenjohtaja pj 17 ajan sihteeri Pöytäkirjantarkastus Aika ja paikka Askolassa 1.4.2019 kokouksen jälkeen Allekirjoitukset Pöytäkirja on nähtävänä Askolan seurakunnan kirkkoherranvirastossa 2.-15.4.2019
KOKOUKSEN AVAUS KN 9 Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18:17 hartauden jälkeen. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS KN 10 Kirkkoneuvoston tulee todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4,1). Kirkkoneuvoston ohjesäännön 6 :n 1 momentin mukaan kutsu toimitetaan viisi päivää ennen kokousta. Kutsut on lähetetty 25.3.2019. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkoneuvosto toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Todettiin esityksen mukaisesti.
PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA KN 11 Pöytäkirja tarkistetaan kirkkoneuvoston päättämällä tavalla (KJ 7:6,2). Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat ääntenlaskijoina. Pöytäkirjantarkistajien valinta jäsenistä aakkosista järjestyksessä seuraavat kaksi. Vuorossa Ari Forsberg ja Erik Franzen. Kokouksen pöytäkirja tarkistetaan heti kokouksen jälkeen. Päätettiin esityksen mukaisesti pöytäkirjantarkastajiksi Ari Forsberg ja Risto Hämäläinen. KOKOUKSEN ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN KN 12 Kutsu toimitetaan jäsenille vähintään 5 päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. (Kirkkoneuvoston ohjesääntö 6:1). Kokouksen asialistana toimii 25.3.2019 postitettu asialista. Kirkkoneuvosto hyväksyy asialistan kokouksen työjärjestykseksi. Päätettiin esityksen mukaisesti
JÄRVENPÄÄN JA TUUSULAN SEURAKUNTIEN LIITTYMINEN LAHTI IT- ALUEESEEN 1.5.2019 LUKIEN KN 13 Lahden IT-aluekeskukseen kuluu tällä hetkellä 11 seurakuntataloutta; Lahden seurakuntayhtymä ja Asikkalan, Askolan, Heinolan, Hollolan, Iitin, Myrskylän, Mäntsälän, Orimattilan, Pukkilan ja Tainionvirran (Hartola ja Sysmä yhdistyneet 1.1.2019 alkaen) seurakunnat. Käyttäjätunnuksia on IT-alueella työskentelevien seurakuntien työntekijöillä yhteensä 705. Järvi-Datan IT-aluekeskukseen kuuluu vain kaksi seurakuntataloutta; Järvenpään ja Tuusulan seurakunnat ja käyttäjätunnuksia on 210. Laajentuminen ei aiheuta henkilöstön lisäämisen tarvetta Lahden IT-alueelle. ITalueen palvelut voidaan jatkossakin hoitaa nykyisillä henkilöstöresursseilla ja varmistaa nykyinen IT-alueen sopijaseurakuntien hyväksi todettu palvelutaso. Selvitysten perusteella on myös todettu, että IT-alueen nykyinen tekninen infrastruktuuri ei vaadi mitään lisähankintoja tai muutoksia. Taloudellisesta näkökulmasta Lahden IT-alueen laajentuminen tarkoittaisi sitä, että Tuusulan ja Järvenpään seurakunnat tulisivat jakamaan Lahden IT-alueen yhteisiä kustannuksia. Järvenpään ja Tuusulan osuuden yhteisistä kustannuksista on arvioitu olevan vuositasolla n. 50 000. Lahden seurakuntayhtymän osalta tämä tarkoittaisi n. 25 000 kustannusten alenemista ja Askolan seurakunnan osalta noin 1 150 kustannusten alenemista IT-alueen maksuosuudesta. Liittymisneuvotteluista ja niiden lopputuloksesta on annettu tieto kaikille Lahden ITalueen seurakunnille ja pyydetty ilmoittamaan 1.4.2019 mennessä hyväksyykö seurakunta Järvenpään ja Tuusulan seurakuntien liittymisen Lahden IT-alueeseen. Hyväksytään Lahti IT-aleen laajentuminen liittämällä mukaan Tuusulan ja Järvenpään seurakunnat laaditun sopimusmallin mukaisesti. (liite 1) Päätettiin esityksen mukaisesti
ASKOLAN PAPPILA -KIINTEISTÖVÄLITTÄJÄN TOIMEKSIANTO KN 14 (TJ 6_8.1.2019)Päätettiin käynnistää kiinteistövälittäjien kilpailutus noin 1,5 ha määräalasta. (TJ 28_4.3.2019) Kirkkovaltuusto on kokouksessaan 29.11.2018 (2/2018) 19 päättänyt Pappila kiinteistön myynnistä ja myynnin valmisteluista. Tarjouspyyntö on lähetetty 6.2.2019 kymmenelle eri kiinteistövälitysyritykselle. Painoarvoina tarjouksessa markkinoinnin tavoitettavuus, markkinointikanavat, yhteistyökumppanit, ekologisuus ja hinta. Viikolla 7 on kohteella käynyt tutustumassa viisi välitysyritystä. Tarjoukset tuli toimittaa talouspäällikölle tiistaihin 26.2.2019 kello 12 mennessä. Tarjouksia määräaikaan mennessä on saatu yhteensä kuusi kappaletta. Tarjouksista on tehty kooste esityslistaan (liite 2). Taloudellinen jaosto on käynyt läpi saadut tarjoukset ja käynyt keskustelua tarjousten perusteella sekä tekee esityksen kirkkoneuvostolle 1.4.2019 kokoukseen. TJ 28 KN 14 Päätetään esittää kirkkoneuvostolle, että se valitsee Pappilan kiinteistön kiinteistövälittäjäksi Kiinteistömaailma Asuntoporvoo Oy LKV ja toteutumistapa tarjouskauppana Päätettiin esityksen mukaan. Päätetään esityksen mukaisesta. Päätettiin esityksen mukaisesti.
TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS 2018 KN 15 (TJ 29_4.3.2019) TILINPÄÄTÖS 2018 Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä tilikauden tuloksen käsittelyä ja talouden tasapainottamista koskevat toimenpideesitykset. Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päättää kirkkovaltuusto. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen kirkkoneuvosto. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Martin Slotte JHTT, CIA suorittaa seurakunnan tilintarkastuksen ma 25.3.2019 ja antaa to 4.4.2019 siitä tilintarkastuskertomuksen 2018 saatuaan allekirjoitetun tasekirjan. Kirkkoneuvoston kokous ma 1.4.2019. Kirkkovaltuuston kokous ti 23.4.2019. Vuoden 2018 tuloslaskelma osoittaa ylijäämää 5 089,85 euroa. Olennaisia kertaluonteisia eriä ei tilikauden aikana ole. Tilinpäätös 31.12.2018 on esityksen liitteenä (liite 3). Tilintarkastuksen yhteydessä ma 25.3.2019 ei todettu hallinnon eikä taloudenhoitoon liittyviä ongelmia. TJ 29 Taloudellinen jaosto käy keskustelua toteutuneiden lukujen ja raporttien pohjalta (liite 3). Tilinpäätöksen valmistelua jatketaan. Käytiin keskustelua tilinpäätöksestä 31.12.2018. Päätettiin esityksen mukaisesti. LAVA: Päätöksellä ei ole vaikutusta lapsiin ja nuoriin KN 15 Kirkkoneuvosto esittää, että ylijäämä 5 089,85 euroa siirretään edellisten vuosien yli / alijäämätilille. Kirkkoneuvosto lähettää tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vuodelta 2018 kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että valtuusto merkitsee tilintarkastuskertomuksen 2018 tiedoksi tilikaudelta 1.1. - 31.12.2018. Päätettiin esityksen mukaisesti.
VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN TALOUTTA JA HALLINTOA HOITANEILLE KN 16 Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se tilintarkastuskertomuksen perusteella myöntää vastuuvapauden seurakunnan taloutta ja hallintoa hoitaneille tilikaudelta 1.1. 31.12.2018. Päätettiin esityksen mukaisesti.
LAUSUNTO KIRKKOHERRAN VIRKAVAPAASTA KN 17 Kirkkoherra Antti Kupiainen anoo virkavapautta vuorotteluvapaata varten 24.5.- 3.9.2019 (103 päivää) sekä sen jälkeen vuosilomaa 4.9.-20.10.2019 (33 lomapäivää). Virkavapauden myöntää Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli ja kirkkoneuvosto antaa sitä ennen lausunnon. Virkavapaan ajaksi tulee palkata sijainen. Päivi Hakkari on antanut suostumuksensa toimia kirkkoherran sijaisena, joten palkattava sijainen toimisi seurakuntapastorin virassa. Töiden ja lomien vuoksi on tarkoituksenmukaista, että sijainen palkataan koko Kupiaisen poissaolon ajaksi 24.5.-20.10.2019. Tähän on varauduttu talousarviossa. Vuorotteluvapaa on järjestely, jossa työntekijä siirtyy työnantajansa kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti vuorotteluvapaalle ja työnantaja palkkaa samaksi ajaksi TEtoimistossa työttömänä työnhakijana olevan henkilön. Sijaiselta toivotaan kokemusta seurakuntatyöstä, nuoriso- ja rippikoulutyön osaamista sekä kykyä toimia itsenäisesti papin virassa. Sijaisen rekrytointi tulee aloittaa heti, jotta tuomiokapituli voi antaa hänelle viranhoitomääräyksen istunnossaan 2.5.2019. Tuomiokapituli on toimittanut seurakuntaan tiedot työtä etsivistä papeista. Lausunnon viranhoitomääräyksen pyytämisestä voidaan tehdä Askolassa kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä, koska kyseessä on alle 6 kuukauden sijaisuus (Askolan seurakunnan kirkkoneuvoston ohjesääntö 4.luku: Viranhaltijoiden ratkaisuvalta). Valittavalta edellytetään KL 6:33 mukaista rikosrekisteriotetta, koska hän työskentelee lasten ja nuorten kanssa. Päivi Hakkarille maksetaan kirkkoherran virkavapaan ajalta kirkkoherran palkka ja seurakuntapastorin sijaiselle seurakuntapastorin peruspalkka mahdollisten vuosisidonnaisten lisien kera. Kirkkoherra on keskustellut virkavapaasta piispan kanssa ja hän on valmis tukemaan sitä, mikäli sijaisjärjestelyt saadaan tehtyä toimiviksi. Antti Kupiainen poistui asian käsittelyn ajaksi ja puheenjohtajana toimi varapj. Jorma Linna.
1. Kirkkoneuvosto puoltaa kirkkoherra Antti Kupiaisen virkavapaata vuorotteluvapaata varten 24.5.-3.9.2019 sekä saa tiedoksi vuosiloman 4.9.-20.10.2019. Virkavapauden ja vuosiloman myöntää Helsingin tuomiokapituli. 2. Kirkkoneuvosto pyytää viranhoitomääräystä Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulilta pastori Päivi Hakkarille Askolan seurakunnan vs. kirkkoherraksi 24.5.-3.9.2019 ja ovo.vs.kirkkoherraksi 4.9.-20.10.2019. 3. Kirkkoneuvosto päättää seurakuntapastorin sijaisen valinnan käytännöistä ajalle 24.5.-20.10.2019 ja lausunnon antamisesta Helsingin tuomiokapitulille virkaan määrättävästä papista. Kirkkoherra Antti Kupiainen poistui pykälän käsittelyn ajaksi. 1. Päätettiin esityksen mukaisesti 2. Päätettiin esityksen mukaisesti 3. Päätettiin seurakuntapastorin sijaisen haastatteluryhmäksi: Jorma Linna, Kari Lindgren, kirkkoherra Antti Kupiainen, talouspäällikkö Tarja Laine sekä seurakuntapappi Päivi Hakkari. Haastatteluaika on tiistaina 9.4.2019. VUOSILOMAT 2019 KN 18 Seurakunnan työntekijät ovat jättäneet esityksensä kesän 2019 vuosilomista. Vuosilomalista jaetaan kokouksessa (liite 4). Kirkkoherran loma annetaan tiedoksi, koska sen myöntää tuomiokapituli. LAVA: Päätöksellä on vähän vaikutusta lapsiin ja nuoriin. Kirkkoneuvosto myöntää esityksen mukaiset vuosilomat. Päätettiin esityksen mukaisesti
KIRKON PERUSKORJAUS KN 19 Kirkon lämmitysjärjestelmien vertailu ja hankesuunnitelma (TJ 15_4.2.2019) Päätettiin asiantuntijan (pääsuunnittelija arkkitehti Pekka Saatsi) kuulemisen jälkeen aloittaa kirkon mittapiirustuksien toteutus tarjouksen mukaisesti heti. Hankkeen suunnittelussa päätettiin aloittaa kirkon lämmitysjärjestelmien vertailulla. Tähän kustannusarvioksi kattona 3 000 euroa. Lämmitysjärjestelmä vertailu tavoitteena viedä kirkkoneuvostoon 1.4.2019. Tämän jälkeen toteutetaan hankesuunnitelman toteutus valitun lämmitysmuodon pohjalta juhannukseen mennessä. Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy on toteuttanut Askolan kirkon lämmitysmuodon ja järjestelmän muutosten arvioinnin. Tästä on saatu 21.3.2019 työ 19025 vertailu joka on liitteenä (liite 5). Päätetään toimenpiteistä ja valitaan lämmitysjärjestelmä. Käytiin avaavaa keskustelua lämmitysjärjestelmien vertailusta. - Esitettiin hybridilämmitys ulkoilma-vesilämpöpumpulla ja öljyllä. - Hakelämmityksen taloudellisuus suorissa käyttökustannuksissa on huomattava. Lisänä täytyy ottaa huoltokustannukset sekä käytön takaaminen työpanoksella. Tilan tarve lähellä kirkkoa maastossa sekä paloturvallisuus ja hiukkaspäästöt (ympäristöystävällisyys). Hakkeen suuri määrän tarve. Nykyinen politiikka tukee paljon tällä hetkellä, mikä tulevaisuus. - Vesistölämpöpumpun vähäinen työstö raportilla herätti selvityksen tarvetta Päätettiin jatkaa tarkempien suunnitelmien tekemistä näiden osalta.
VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET KN 20 1 / 2019 Koulutuspäätös 2 / 2019 Kummin lisääminen 3 / 2019 Pappilan asuinhuoneiston 1 raivaussiivous 4 / 2019 Mattopalvelu 5 / 2019 Sähkön myyntisopimukset Kymenlaakson Sähkö Oy 1.4.2019-31.3.2021 MUUT JA ILMOITUSASIAT KN 21 - Porvoon suomalaisen seurakunnan palvelevan puhelimen toiminta lopetetaan 1.1.2020 alkaen. Voimassaolevan yhteistyösopimukset huomioiden toiminnan lopettaminen on mahdollista aikaisintaan tammikuussa 2020. Palvelevan puhelimen päivystyspiste on toiminut Porvoon suomalaisessa seurakunnassa noin kolmenkymmenen vuoden ajan. Diakoni Katriina Toivonen on toiminut Palvelevan puhelimen vastuuhenkilönä Porvoon suomalaisessa seurakunnassa, hän on jäämässä eläkkeelle. Samaan aikaan ollaan tarkastelemassa diakoniatyön resurssitarvetta ja sisäisten tehtävien ja vastuiden jakamista. - Seppeleenlaskijat: la 27.4. klo 14 Veteraanipäivä ja uuden muistomerkin paljastus; Sirpa Vettenranta su 19.5. klo 10 messun jälkeen Kaatuneitten muistopäivä; Jaakko Lapinniemi - Rovastikunnallinen matka ystävyysseurakuntaan Narvaan pe-su 17.-19.5. Edustaja Askolasta. Avoin kaikille halukkaille. Matkaa organisoidaan Pornaisista. - Helsingin hiippakunta 60 vuotta. Retki helatorstaina 30.5. Senaatintorille juhlamessuun n. klo 10-16. Hiippakunnan seurakunnissa ei ole omia jumalanpalveluksia. Työntekijät lähtevät. Valtuutettuja kehotetaan lähtemään mukaan ja retki on avoin kaikille. Aikataulu tarkemmin lähempänä. Askolasta oma bussi. Taloudellisen jaoston pj kertoo taloudellisen jaoston keskeisimmistä päätöksistä. - kokouspöytäkirja 4.3.2019_ 3/2019 (liite) Työryhmien muistiot - diakoniatyöryhmä 21.1.2019 - kasvatuksen työryhmä 28.2.2019 - lähetyksen työryhmä 14.2.2019
KOKOUKSEN PÄÄTÖS KN 22 Puheenjohtaja antaa valitusosoituksen ja päättää kokouksen kello 21:16. Päätettiin esityksen mukaisesti.