RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS



Samankaltaiset tiedostot
Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/ /2009. Keskeisiä käsitteitä

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Lahden kaupunki. Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Kansallisarkiston päätökset opinnäytteiden pysyvästä säilyttämisestä

Elinar Oy Ltd IBM Arkistointiratkaisut

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) Hallintoyksikkö /2011/561 Kansallisarkisto

Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon IT-Forum PORI. Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Potilastiedon migraatio. Pekka Kuosmanen

Arkistolaitos Helsinki Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JHS 156 suosituksen päivitys

ja sääntö Yleiskirje 3/2008

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

Sopimusten ja tärkeiden asiakirjojen arkistointi vaivattomasti palveluna

eams-foorumi ja keskustelutilaisuus JHShankkeista

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat

Yhteinen sähköinen arkistointi

Potilastiedon arkistoon liittyminen 6 kk tukikokous

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Sosiaalihuollon metatietomalli Metatietoesimerkit

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu:

SÄHKE2-SOVELLUSAUDITOINNIT

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Työeläkeyhtiö Varma. IBM Software Day Tuukka Tusa, Digia

Oikeusministeriö PL VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

Kansallisarkisto SÄHKE2-AUDITOINNIT PALVELUKUVAUS. v. 1.0 ( )

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari

JHS-suositusluonnos: Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja

Kempeleen kunta Rakennusvalvonnan paperiarkiston digitoinnin projektisuunnitelma

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

SÄHKÖISEN ASIAN JA ASIAKIRJAN ELINKAAREN HALLINTA TUKEMASSA VALTIOKONSERNIN TUOTTAVUUSOHJELMAA. Ixonos Plc

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Pysyvästi säilytettäväksi määrätyn sähköisen aineiston säilytys- ja tietopalvelu, OKM/7/591/2015 Liitteet:

CAMA 2 BASE -projekti

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Digian ratkaisu kenttähuoltoon, Microsoft Dynamics AX Field Service. Pekka Pykäläinen, Microsoft Petteri Naulapää, Digia

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

Arkistolaitoksen sähköisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmähanke VAPA

Terveydenhuollon tehtäväluokitus

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Sisällönhallintahanke

Sähköinen arkistointi, toiminta ja rajapinnat Mika Järvelä/Kiinteistöinsinööri, Lahden kaupunki

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

VALDA 1.2 käyttötapauskaaviot VVAA052

Sähköpostin arkistointi

Jyväskylä Ilkka Terho Myyntipäällikkö

Johdanto. Selvityksen rajaukset. Selvityksen terminologia

Liikearkistoyhdistys. Asiakirjahallinnon peruskurssi Juha Anttila IITC

Alueelliset tietovarastot ja niiden käyttö. Terveydenhuollon ATK-päivät Janne Saarela

Sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Seulontaesityslomake pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävälle aineistolle

VAPA YLEISKUVAUS ARKISTOLAITOKSEN SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN PALVELUSTA

Sähköisen tiedon arkistointi yrityksen näkökulmasta. Janne Strömberg Mikkelin Ammattikorkeakoulu

SÄHKE2-SERTIFIOINTIKRITEERIT

JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa

Sähköiset asiointipalvelut ja rajapinnat Lahden kaupungissa

Terveydenhuollon ATK-päivät

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

TIKLI Tietojärjestelmien monialaisen oppimisympäristön kehittäminen ja pilotointi. Päivi Ovaska Projektipäällikkö, yliopettaja, TkT

Miksi arkistointi on tärkeää?

Alueellisista palveluista kansallisen tason ratkaisuihin

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Pitkäaikaissäilytyksen toteutuksen erityispiirteet. TTA:n pitkäaikaissäilytyksen keskustelutilaisuus Kimmo Koivunen

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

Mittaaminen Riskienhallinnassa, Case Metso

Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuuri

GLP-tukitoimintojen ulkoistaminen: QA, IT, Arkistointi. Fimean GLP-keskustelupäivä

Keskuskirjanpito uudistuu Kieku-foorumi

Transkriptio:

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu 1976 72 000 asiantuntijaa Toimii yli 40 maassa Liikevaihto 8 miljardia (v. 2011) Yli 100 tuotteistettua ratkaisua Vahva toimialakohtainen asiantuntemus Kattavat ITpalvelut ja konsultointiosaaminen liiketoiminnan kaikilla osaalueilla Paikallisen toiminnan tukena kyvykäs globaali toimitusverkosto Pohjoismaat, Etelä- Eurooppa & Etelä-Amerikka 21% Keski- & Itä-Eurooppa 12% Aasia 4% Iso-Britannia 12% Yhdysvallat 20% Ranska 14% Kanada 18% 10 suurimman joukossa maailman 100 parhaan IT-/BPOulkoistamispalveluyrityksen listalla. CGI:n liikevaihto perustuu 31.12.2011 päättyneen tilivuoden tilinpäätökseen (IFRS); Logican liikevaihto perustuu kalenterivuoden 2011 pro forma -tillinpäätökseen ( Potentiaalinen liikevaihto )

Rondo tuoteperhe

Integrated Document Management Process Rondo Reporting and Monitoring Business Process Workflow Archiving Käytössä sekä Suomessa että kansainvälisesti toimialariippumattomasti Asiakkaita yli 500 Suomessa Järjestelmän käyttäjiä on pelkästään Suomessa yli 200.000 henkilöä, esim. valtiolla 70.000 käyttäjää Vahvat integroinnit markinoilla oleviin sovelluksiin (Yli 200 vakioitua rajapintaa) Aito selain sovellus (RIA/AJAX) SAP Oracle Integration Dynamics AX Raindance any other DOCUMENT WORKFLOW Dynaamiset hierarkiset workflowt Käytettävissä kaiken tyyppisten dokumenttien käsittelyyn Automatisoidut tiliöinnit ja reititykset helpottavat ja nopeuttavat työskentelyä Dokumenttien hyväksyntä mobiilikäyttöisesti Käsittelyhistoria/ audit trail ARKISTOINTI Sähköinen arkistointi ratkaisu dokumenttien hallintaan koko elinkaaren ajalta Sähköinen arkisto tuo organisaation keskeisen dokumentaation kaikkien ulottuville huolimatta fyysisestä sijainnista Dokumentit ovat helposti löydettävissä ja nopeasti esille saatavissa Täyttää kirjanpitolain, arkistolain sekä eri toimialojen normistot mm. Sähke2 No. 4

Rondo R8 arkisto - Sähketoiminnallisuus

Rondo R8 arkisto RondoR8 Arkiston auditointi kirjanpitolain kannalta PriceWatershouseCoopers RondoR8 Arkiston auditointi arkistolain ja Sähke2-vaatimusten kannalta Arkistolaitos VTV valtion tilintarkastusvirasto No. 6

ARKISTOLAKI SÄHKE2 Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa yksinomaan sähköisessä muodossa. Lupaa on haettava riippumatta siitä, siirretäänkö pysyvästi säilytettävä aineisto arkistolaitoksen sähköiseen säilytyspalveluun vai ei. Edellytyksenä luvalle on, että luvan kohteena oleva tietojärjestelmä täyttää arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. RONDO No. 7

Sähke arkistointiluvan hakeminen Arkistoijalla oltava Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eams Dokumentointi Logicalta Rondo R8 tuotekuvaus Rondo R8 tietoturvakuvaus Rondo R8 tekninen kuvaus Dokumentointi hakijalta mm. Hakijan Rondo R8 toimintamalli Yleinen tietoturvakuvaus Yleiset toimintakuvaukset käyttöoikeushallinnan kuvaus eams-kuvaus jne No. 8

Sähke Rondo arkistoinnissa Sähkeen mukaiset kansiorakenteet tehtäväluokitus huomioiden Metatiedot pakolliset Sähke2-tiedot mm. tehtäväluokitus elinkaaren hallinnan tiedot mm. hävityspäivä muut asiakaskohtaiset tiedot Hävitystoiminnallisuus Mahdollisuus siirtoon VAPA-palveluun eams:n hyödyntäminen No. 9

Esimerkki arkiston kansiorakenteesta No. 10

Esimerkki arkistohaun tulosjoukosta No. 11

Esimerkki hakutuloksen Sähke-metatiedoista No. 12

Asiakirjan vanhenemispäivä Oletus vanhenemispäivä EBR- päivä Sarja No.13

Asiakirjan vanhenemispäivä Oletus vanhenemispäivä Sarja No.14

Hävityspäivä Asiakirjan arkistoinnin yhteydessä järjestelmä luo hävityspäivän liittymässä olevan määrityksen mukaan luontipäivän ja asiakirjatyypin säilytysajan mukaan Arkistonhoitaja voi tarvittaessa muuttaa hävityspäivää Ikuisesti säilytettäville asiakirjoille ei liittymässä määritellä muodostumaan hävityspäivää No.15

Hävitystoiminnallisuus Hävityskierto Indeksit, kierto ja arkisto Hävitysesitys Asiatarkastus ja Hyväksyntä Hävitysesityksen mukainen hävitys Hävitysluettelon arkistointi No.16

Hävitysesityksen/-luettelon historiatiedot (AuditTrail) No.17

Kiitos Logica on nyt osa CGI:tä. Olemme globaali IT-palvelu- ja liiketoimintayritys, joka auttaa asiakkaitaan saavuttamaan oman toimintansa tavoitteet. Toimintaamme on yrityksen perustamisesta lähtien ohjannut kyky tunnistaa asiakkaidemme liiketoimintahaasteet ja tarjota korkealuokkaisia palveluita niiden ratkaisemiseksi. Palveluksessamme on 72 000 asiantuntijaa yli 40 maassa. Toimimme lähellä asiakkaitamme, kannamme vastuun ja reagoimme nopeasti asiakkaidemme tarpeisiin. Globaali osaamisemme, kattavat palvelut ja niiden laajuus ovat asiakkaidemme hyödynnettävissä kansainvälisesti missä vain, milloin vain. Lisätietoa cgi.com ja logica.fi.