Nepton Työaika käyttöohje 1 sivu Sisällysluettelo Sisällysluettelo 2 Aloittaminen kirjauspääte & nykytilanne 3 Kirjauspääte ja nykytilanne-näkymä 4 Muita työaikamerkintöjä 25. maaliskuuta 2011 5 Projektien merkitseminen 6 Työajan mobiilikirjaus kalenterinäkymä 8 Ominaisuudet kalenterinäkymässä Oikeusryhmät 9 Ominaisuudet esimiehille 11 Ominaisuudet pääkäyttäjälle työvuorot 12 Vuorosuunnittelun toiminnot kalenterissa Ota yhteyttä Lautamiehentie 1 C FI-02770 Espoo
Nepton Työaika käyttöohje 2 1 Aloittaminen Käynnistä Nepton Työaika avaamalla selainohjelma ja kirjoittamalla osoiteriville Nep- jätunnus ja Salasana ja paina OK. [kuva 1] OK. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta salasanan vaihdosta. Paina lopuksi JATKA. Aloittaminen ton Työajan verkko-osoite. Kirjautuessa ensimmäisen kerran suo- Jos et näe työyhteisössäsi Omat tiedot- https://evolution.nepton.fi sittelemme salasanan vaihtamista. Avaa välilehteä, työyhteisön pääkäyttäjä on voi- päävalikosta OMAT TIEDOT-välilehti ja nut poistaa sen käytöstä. Suosittelemme lisäämään kirjautumissivun paina Salasana. Ohjelma pyytää vah- selaimen suosikkeihin. vistamaan nykyisen salasanan kenttään Sisäänkirjautuminen Vanha salasana. Kirjoita uusi salasana kenttään Uusi salasana ja vahvista Aloitussivulla paina Valitse työyhtei- vielä salasanan oikeinkirjoitus. sö, anna työyhteisösi nimi ja paina OK. [kuva 1] Täytä lomakkeeseen Käyttä- Salasanan vahvistamisen jälkeen paina Kuva 1 Työyhteisön valitseminen ja sisäänkirjautuminen Nepton Työajassa. Valitse Työyhteisö napsauttamalla tästä. Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi.
Nepton Työaika käyttöohje 3 2 Kirjauspääte & nykytilanne Kirjauspääte on Neptonin toimittama päätelaite, jossa on kosketusnäyttö. Työntekijät tunnistautuvat sormenjälkilukijalla tai henkilökohtaiselle tunnusluvulla. Vastaava Nykytilanne-näkymä on käytettävissä ohjelman selainversiossa. Työn aloittaminen Aloita työpäivä napsauttamalla Aloita työ -painiketta ja vahvista valinta painamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen että työ on aloitettu ja mille projektille (esim. toimipisteelle tai asiakkaalle) työtunnit kirjataan. Paina lopuksi JATKA. Viestintäikkuna Työn aloittamisen yhteydessä työntekijät näkevät viestintäikkunan. Kirjauspäätteen oikealla laidalla näytetään yrityksen sisäisiä viestejä. Tällä toiminnolla esimiehet voivat varmistaa että ajankohtaiset tiedotteet tavoittavat myös ne työntekijät, jotka eivät käytä tai kykene toimipisteessä käyttämään sähköpostia. Ruokatunti Ruokatunti aloitetaan napsauttamalla Aloita ruokatunti-painiketta. Vahvista valinta painamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen että työ on lopetettu, mille projektille työ kirjattiin ja että ruokatunti on aloitettu. Paina lopuksi JATKA. Työn jatkaminen Kun palaat ruokatunnilta, paina Palaa töihin-painiketta. Vahvista valinta painamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen ruokatunnin loppumisesta ja työn aloittamisesta. Paina lopuksi JATKA. kuva 2 Työn aloittaminen Nepton Työajassa. kirjauspääte & nykytilanne Viestintäikkuna kertoo mitä työyhteisössä tapahtuu. Tiedotteet, viestit esimiehiltä, yms. Aloita työ napsauttamalla tästä Muista aina tallentaa tapahtuma.
Nepton Työaika käyttöohje 4 3 Muita työaikamerkintöjä Kirjauspäätteellä voidaan merkitä työn ja ruokatunnin lisäksi muita yleisiä tapahtumia. Työyhteisön ylläpitäjä voi lisätä ja poistaa tapahtumatyyppejä käytöstä. Poissaolon aloittaminen Aloittaaksesi poissaolon tai vapaan paina Aloita poissaolo/vapaa-painiketta ja vahvista painamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen, että työ on lopetettu ja poissaolo on aloitettu. Napsauta lopuksi JATKA. Sairasloman aloittaminen Kun joudut poistumaan työstä sairauden takia paina Aloita sairausloma-painiketta ja vahvista napsauttamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen että työ on lopetettu ja sairasloma on aloitettu. Napsauta lopuksi JATKA. Vuosiloman aloittaminen Kun poistut töistä aloittaaksesi vuosiloman, paina Aloita vuosilomapainiketta ja vahvista napsauttamalla Tallenna-painiketta. Näet ruudulla varmistuksen, että työ on lopetettu ja vuosiloma aloitettu. Napsauta lopuksi JATKA. Työhön palaaminen loman tai poissaolon jälkeen Palatessasi työhön sairasloman tai poissaolon jälkeen paina Palaa töihin-painiketta ja Tallenna painiketta. Näet ruudulla varmistuksen että poissaolo tai sairasloma on loppunut ja työ aloitettu. Paina lopuksi JATKA. Kommenttien lisääminen Kommentit ovat työaikamerkinnän yhteyteen tehtäviä lisätietoja. Kommentti voidaan lisätä kaikkien työaikamerkintöjen yhteyteen. Kun kirjaudut kirjauspäätteelle, paina Aloita työ painiketta ja Kommentti painiketta. Kirjoita kommentti tekstikenttään ja paina Kommentti valmis, jonka jälkeen kirjauspääte palautuu perusnäkymään. Paina lopuksi Tallenna. kuva 3 Kommentin lisääminen kirjauspäätteeltä. Muita työaikamerkintöjä Aloita vapaat, sairaslomat ja poissolot napsauttamalla niiden painikkeita. Työyhteisön ylläpitäjä voi hallita, mitkä tapahtumatyypit ovat merkittävissä kirjauspäätteeltä. Napauta KOMMENTTI lisätäksesi kommentin. Napsauta kommentti valmis palataksesi.
Nepton Työaika käyttöohje 5 4 Projektien merkitseminen Työtuntien merkitseminen projekteille Projektit edustavat erilaisia projekteja tai toimipisteitä, joiden tunteja halutaan seurata. Projektin voit vaihtaa uutta merkintää tähtäessä. Kun aloitat uutta merkintää, paina ensin aloita työ-painiketta ja sitten Projektit-painiketta. Projektilista avautuu päätteelle. Projektin vaihtaminen Projektilistalta voit selata valittavissa olevia projekteja. Tällä hetkellä käynnissä olevan projektin näet kohdassa Käynnissä olevat projektit. Lopeta käynnissä oleva projekti napsauttamalla -painiketta ja aloita uusi projekti napsauttamalla -painiketta. Varmista valintasi napsauttamalla Tallenna. Näet ruudulla varmistuksen vanhan projektin loppumisesta ja uuden projektin alkamisesta. Paina lopuksi JATKA jatkaaksesi. Projektien merkitseminen Kuva 4 Projektien valitseminen kirjauspäätteellä. Kaikki Käynnissä olevat projektit näytetään tässä. Lopeta käynnissä oleva projekti napsauttamalla -painiketta. kaikki projektit-kohdassa näet mille projekteille voit tehdä tuntimerkintöjä. Napsauta -painiketta aloittaaksesi uusia projekteja. Muista aina Tallentaa muutokset.
Nepton Työaika käyttöohje 6 5 Työajan mobiilikirjaus Kirjaus kännykällä Nepton Työaikaa on mahdollista käyttää myös etätyötä tehdessä. Matkapuhelimen avulla työaikakirjauksen tekeminen onnistuu matkapuhelinverkon toiminta-alueella Työn aloittaminen Työn aloittaminen on helppoa. Sinun tarvitsee vain valita suosikeista oma sivusi, ja voit aloittaa työn sekä kohdistaa työn halutulle projektille. Työn lopettaminen Kun haluat lopettaa työn, sinun tarvitsee vain navigoida omalle sivullesi ja näet tämänhetkisen statuksesi. Painamalla Lopeta työ nappia voit lopettaa työn työ- Työajan mobiilikirjaus vaivattomasti ja nopeasti. päivän päätteeksi. kuva 5 Etäkirjaus toimii kaikilla yleisimmillä puhelinmalleilla. kuva 6 Työn aloittaminen mobiililaitteella. kuva 7 Työn lopettaminen mobiililaitteella.
Nepton Työajan käyttöliittymä työntekijälle 7 Päävalikko Korkeampien oikeustasojen käyttäjät näkevät lisäksi ylläpitotoiminnot Selaa projekteja [projektit] projektit-välilehti sallii työntekijöiden tarkastella projektilistaa. Kirjaudu ulos Lopeta käyttö tästä. Sisäinen Viestintä viestintä-välilehdellä luettavissa ovat esimiesten jättämät viestit. Työtunnit työtunnit-välilehdellä käytettävissä on kuukausinäkymä kalenterin tarkasteluun ja muokkaamiseen sekä nykytilanne-näkymä yleisimpien merkintöjen tekemiseen.
Nepton Työaika käyttöohje 8 6 Ominaisuudet kuukausinäkymässä Työtuntien tarkastelu Kuukausikalenterissa työaikamerkinnät esitetään kalenterin kaltaisessa päivittäisessä muodossa. Voit selata tietyn aikavälin työaikamerkintöjä valitsemalla päivämäärät Valittu ajanjakso-kohdan valikoista. Oletuksena ajanjakso on aina kuluva kuukausi. Sinisistä nuolista voit siirtyä aiempiin ja myöhempiin ajanjaksoihin. Merkintöjen tekeminen Napsauta mitä tahansa päivämääräkenttää tuodaksesi esiin luo uusi tapahtuma-ikkunan. Merkitse tapahtuman tyyppi (esimerkiksi työ, ruokatunti, sairasloma, poissaolo tai vuosiloma), aloitusaika ja lopetusaika ja projekti. Lisäksi voidaan merkitä erilaisia lisiä, siirtää tunteja työsaldopankkiin tai ylityötunteihin, kirjata kertyneitä työajojen kilometrejä sekä kirjoittaa kommentteja. Monet ominaisuudet voidaan myös asetuksista automatisoida, jolloin valintaruutu ei näy työntekijällä. Merkintöjen muokkaaminen Napsauta mitä tahansa kalenterimerkintää muokataksesi sitä. muokkaa tapahtumaa ikkuna avautuu ruudulle. Voit vaihtaa tapahtuman tyypin, tarkastaa aloitus- ja lopetusaikoja tai muokata kommenttejasi käytännössä kaikkea merkittyä tietoa. Työtuntien yhteenveto Tarkka erittely valitun ajanjakson työtunneista löytyy aina kalenterin lopusta. Tau- lukkoon on koottu viikoittaiset summat mm. kertyneistä työtunneista, palkan perustunneista, ylitöistä ja lisistä, työtuntisaldon muutoksista, arkipyhäpäivistä ja vuosilomista. Kommenttien lisääminen Kaikissa työaikamerkinnöissä on KOM- MENTTI lisätietokenttä, johon täytetty teksti näytetään kalenterin aikaleiman yhteydessä. Lisäksi voidaan tehdä erillisiä kommentti-merkintöjä, joita ei huomioida työtuntilaskennassa. Kuva 8 Perustoimintoja kuukausinäkymässä. Ominaisuudet kuukausinäkymässä Valitse ajanjakso syöttämällä päivämäärät. Luo uusi tapahtuma napsauttamalla päivämäärää. Muokkaa tapahtumaa napsauttamalla aikaleimaa.
Nepton Työaika käyttöohje 9 7 Ominaisuudet esimiehelle Työtuntien hyväksyminen Aloita painamalla työtunnit ja hyväksy työtunteja. Ruudulle avautuu normaalia työaikakalenteria muistuttava näkymä. Pudotusvalikossa listataan alaiset, joilla on valitulta ajanjaksolta Esimies-oikeusryhmään kuuluvalla käyttäjällä on työaikakalenterissaan käytössä let vievät aakkosjärjestyksessä eteenpäin hyväksymättömiä työtunteja. Siniset nuo- useita esimiehen tarvitsemia lisäominaisuuksia. Esimiestason käyttäjät voivat se- ja taaksepäin. lata alaistensa kalentereita, tehdä niihin Esimieskäyttäjät voivat muokata alaistensa tunteja, jos merkinnöissä on virhei- muutoksia ja hyväksyä työtunteja. tä. Jokaisen viikkotaulukon alla on painike hyväksy tämän viikon tunnit. Napsauta painiketta hyväksyäksesi tunnit. Hyväksytyt tunnit tunnistat vihreästä väristä. Hyväksymisen jälkeen alaiset voivat vielä muokata merkintöjä, mutta tunnit on hyväksyttävä uudestaan. Kalenterin pohjalla työntuntien yhteenvedon alla on painike hyväksy tämän aikavälin kaikki tunnit, josta työntekijän kaikki tarkasteltavat tunnit voi hyväksyä kerralla. Käytettäessä tätä toimintoa, ohjelma ohjaa esimiehen suoraan seuraavaan kalenteriin, jossa vielä on hyväksymättömiä työtunteja. Kuva 9 Alaisten työtuntien tarkastelu ja hyväksyminen. Ominaisuudet esimieheelle valitse työntekijä pudotusvalikosta. Hyväksytyt tynnit näytetään vihreinä. Hyväksy kaikki tämän viikon tunnit painamalla tästä. Sivun pohjalla näytetään työtuntien yhteenveto. Hyväksy kaikki ajanjakson tunnit napsauttamalla hyväksy kaikki tämän aikavälin tunnit
Nepton Työaika käyttöohje 10 Merkintöjen massakirjaaminen Työaikamerkintöjen massakirjaus on esimiesten ja pääkäyttäjien käytössä oleva toiminto. Sen avulla on mahdollista kerralla luoda yhteisiä merkintöjä kaikkien työntekijöiden kalentereihin esimerkiksi tulevat kokoukset, koulutuspäivät ja arkipyhät. Merkintöjä voidaan massakirjata koko työyhteisölle, käyttäjäryhmille tai yksittäisille työntekijöille. Aloita napsauttamalla päävalikosta työtunnit ja alivalikosta massakirjaus. Massakirjaus voidaan luoda yhdelle yksittäiselle merkinnälle tai säännöllisesti toistuvina merkintöinä tietyn aikavälin sisällä (esim. viikkopalaverit tulevalle kuukaudelle). Toistuvat massakirjaukset voidaan merkitä joka päivälle tai vain arkipäiville, kerran viikossa tai kerran kuukaudessa toistuviksi. Projektit Napsauta projektit-välilehteä päävalikosta. projektilista-välilehdellä voit tarkastella projekteja ja merkitä valmistuneita projekteja päättyneeksi. projektit-välilehdellä voit luoda uusia projekteja, muuttaa niiden tietoja, ja tarvittaessa poistaa projekteja. Voit myös hallita projektien ryhmittelyä ja näkyvyyttä kirjauspäätteellä. Raportointi Raportointitoiminto kokoaa ja jalostaa tietoa tuntimerkinnöistä monenlaisiksi raporteiksi laskutuksen ja palkanlaskennan helpottamiseksi. raportit-välilehdeltä voit laatia raportteja työyhteisön työajan käytöstä. Raportteja voidaan laatia mm. vuosilomista ja sairaslomista, sekä palkkalajeista ja eri projekteille merkityistä työtunneista. Raportteja voidaan koostaa koko työyhteisöstä, käyttäjäryhmistä tai työntekijäkohtaisesti. Ylläpito ylläpito-välilehdellä voit tarkastella ja muokata työntekijöiden tietoja, määrittää työntekijöiden oikeustasoja ja valita alaisia esimiehille. Viestintä Yksittäinen merkintä vai toistuva merkintä? Toistuville merkinnöille valitse ensimmäisen merkinnän päivämäärä ja loppupäivämäärä sekä toistoväli (esim. päivä, viikko, tai kuukausi) Valitse työntekijät rastittamalla valintaruutuja. Valitse kaikki ryhmän työntekijät valitsemalla ryhmän ruutu. Kuva 10 Massakirjauksen luominen. Valitse tapahtuman tyyppi, määritä aika ja valitse käyttäjät tai ryhmät. viestintä välilehdeltä esimies voi selata, muokata, poistaa ja julkaista uusia viestejä ajankohtaisista aiheista. Tämä on hyödyllinen toiminto esimerkiksi toimipisteissä, joisa työntekijät eivät kykene käyttämään sähköpostia. Viestejä voidaan julkaista koko työyhteisölle, käyttäjäryhmille tai yksittäisille työntekijöille. Viestit näytetään kirjauspäätteellä ja nykytilanne-näkymässä (ks. Luku 2: Kirjauspääte & nykytilanne) kun työntekijät aloittavat työnteon. Features for supervisors
Nepton Työaika käyttöohje 11 8 Ominaisuudet pääkäyttäjälle Pääkäyttäjä pystyy asettamaan kaikki mahdolliset asetukset, mm. TES-tulkinnan parametrit. Pääkäyttäjä näkee kaikkien työntekijöiden kalenterit ja voi tehdä niihin muokkauksia. Kaikki oikeusryhmien ja käyttäjäryhmien ominaisuudet ovat täysin räätälöitävissä yrityksenne tarpeisiin. Ominaisuuksia voidaan antaa lisää tai rajata pois tietyiltä käyttäjäryhmiltä juuri haluamallanne tavalla. ominaisuudet pääkäyttäjälle
Nepton Työaika käyttöohje 12 9 Suunnitellut työvuorot kalenterissa Työmerkintä yhdestä suunnitellusta vuorosta Työmerkinnät viikon suunnitelluista vuoroista työvuorot Suunnitellun työvuoron yhteydessä kalenterissa näytetään luo työmerkintä -kuvake, jota napsauttamalla työvuoron pohjalta luodaan työmerkintä. Työmerkinnän perusteena ovat suunnitellun vuoron kellonajat. Kun sisältää myös ruokatunnin on valittu, työmerkinnän lisäksi luodaan myös 30 minuuttia kestävä ruokatuntimerkintä. Työmerkintään on mahdollista liittää yksi tai useampia projekteja. Kun kalenteriviikolta löytyy useita suunniteltuja työvuoroja, viimeisessä sarakkeessa näytetään luo työmerkintä -kuvake. Kuvaketta napsauttamalla on mahdollista luoda kerralla työmerkinnät kaikista viikon vuoroista. kuva 11 Työvuoromerkintöihin liittyvät toiminnot kalenterissa Viimeisessä sarakkeessa oleva luo työmerkintä -kuvake lisää kalenteriin työmerkinnät viikon kaikista vuoroista. Napsauta mitä tahansa luo työmerkintä -kuvaketta kun haluat luoda työmerkinnän suunnitellusta vuorosta. Ota yhteyttä Lautamiehentie 1 C FI-02770 Espoo