Asukastiedotus Visma Fivaldi 14.3.2019
1(19) Sisällysluettelo 1 Yleistä Asukastiedotuksesta 3 2 Oikeuksien antaminen Palvelunhallinnasta 3 3 Sovelluksen avaaminen Visma Fivaldista 3 4 Henkilöt ja yritykset -näkymä 4 4.1 Valitse tiedotettavat henkilöryhmät 4 4.2 Valitse yritykset 5 5 Valitut henkilöt -näkymä 6 6 Viesti-näkymä 7 6.1 Lähettäjäyritys 7 6.2 Lähetystapa 7 6.3 Sähköpostin vastausosoite 8 6.4 Aihe 8 6.5 Viesti 8 6.6 Esikatsele sähköpostina 8 6.7 Esikatsele kirjeenä 9 7 Yhteenveto-näkymä 9 7.1 Viestisi 9 7.2 Lähetetään henkilöryhmille 9 7.3 Käyttämällä lähetystapaa 9 7.4 Lähetä viesti 10 8 Ilmoitukset 11 Liite 1. Henkilöryhmät ja päähenkilöryhmät 12 Henkilöryhmät 12 Henkilöryhmien hallinta 12 Henkilöiden lisääminen henkilöryhmiin 14 Henkilöiden poistaminen henkilöryhmistä 15 Päähenkilöryhmät 16 Käyttöoikeudet 16 Päähenkilöryhmien hallinta 17 Liite 2. Tulostuspalvelun käyttöönotto 18
2(19) Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Visma Software Oy, 2019 www.visma.fi
3(19) 1 Yleistä Asukastiedotuksesta Asukastiedotus on Visma Fivaldin web-puolen sovellus. Sen avulla voidaan lähettää tiedotteita kirjeitse ja sähköpostitse. Tiedotuksia voidaan lähettää valittujen yritysten (esim. taloyhtiöt) asunnon omistajalle, asukkaalle, sekä henkilöryhmille. 2 Oikeuksien antaminen Palvelunhallinnasta Yritys tulee mukaan sovelluksessa näytettävään yritysluetteloon, kun sille on annettu Visma Fivaldin Java-puolella oikeus Asukastiedotus-sovellukseen: Palvelunhallinta valitaan sovellustyypiksi Web-sovellukset annetaan kaikki oikeudet Asukastiedotus -sovellukselle 3 Sovelluksen avaaminen Visma Fivaldista Kun yritykselle on asetettu oikeudet, sovellukseen pääsee Visma Fivaldin web-puolelta ylävalikon kautta seuraavasti: Kiinteistöhallinta Tiedottaminen Asukastiedotus Sovellus koostuu neljästä näkymästä, joiden välillä edetään vaihe kerrallaan: Henkilöt ja yritykset Valitut henkilöt Viesti Yhteenveto
4(19) 4 Henkilöt ja yritykset -näkymä 4.1 Valitse tiedotettavat henkilöryhmät Tiedotettavan henkilön ( Asukas tai Osakas ) tai henkilöryhmän valinta tapahtuu ruksaamalla halutut valinnat Valitse tiedotettavat henkilöryhmät -kohdassa. Henkilö kuuluu yllämainittuihin henkilöryhmiin seuraavien kriteereiden mukaisesti: Osakas Visma Fivaldin Java-puolella Kiinteistönhallinta > Sidokset -näkymässä henkilön Sidostyyppi on Omistaja Sidos on voimassa (voimassaoloaika on määritetty Kiinteistönhallinta > Sidokset -näkymässä Voimassa -kentillä) Omistusosuudesta on merkintä ( Kiinteistönhallinta > Sidokset -näkymässä Omistusosuus -kohta) Asukas Henkilöllä on ruksi Kiinteistönhallinta > Sidokset -näkymässä Asuminen -kohdassa Muut henkilöryhmät Henkilö on Henkilörekisterissä liitetty kyseiseen henkilöryhmään (Visma Fivaldin Java-puolella Kiinteistöhallinta > Henkilötiedot, Henkilöryhmät -osio) Henkilöryhmien hallinta tapahtuu Yhtiön ohjaustiedoissa: Visma Fivaldin Java-puolella Kiinteistönhallinta > Yhtiön ohjaustiedot, Päähenkilöryhmät -välilehti Henkilöryhmien hallinta on selitetty tarkemmin tämän dokumentin luvussa Liite 1. Henkilöryhmien hallinta.
5(19) 4.2 Valitse yritykset Valitse yritykset -kohdassa valitaan, minkä yrityksien (esim. taloyhtiöiden) henkilöryhmille tiedote lähetetään. Sekä henkilöryhmä että yritys ovat pakollisia valintoja. Yrityksiä voi valita kahdella eri tavalla: Laittamalla ruksi yksittäisille yrityksille. Valitsemalla kaikki listalla näkyvät yritykset laittamalla ruksi otsikkotasolle. Kaikkien yritysten valitseminen kohdistuu niihin yrityksiin, jotka ovat näkyvillä listassa. Eli jos Näytetään -kohtaan on valittu 10 yritystä / sivu ja yrityksiä on enemmän, niin valinta kohdistuu vain näkyvillä oleviin 10:een yritykseen. Valitsemalla Näytetään -kohtaan Kaikki on mahdollista saada valinta kohdistumaan kaikkiin yrityksiin. Näytetään -kohta on näkyvissä vain, jos listalla on vähintään 10 yritystä. Yritys tulee näkyviin yrityslistalle silloin, kun käyttäjälle on annettu Palvelunhallinnasta oikeus kyseisen yrityksen Asukastiedotus-sovellukseen. Yrityksiä voidaan etsiä kirjoittamalla Yrityksen / Yritysnumeron tai osia niistä Etsi-kohtaan.
6(19) 5 Valitut henkilöt -näkymä Edellisellä sivulla määriteltyjen henkilöryhmä- ja yritysvalintojen perusteella muodostetaan lista tiedotettavista henkilöistä. Henkilöitä voidaan etsiä kirjoittamalla listattuja tietoja tai osia niistä Etsi-kohtaan. Henkilörivin lopussa olevalla roskakori-kuvakkeella kyseinen henkilö voidaan poistaa tiedotettavien henkilöiden listalta. Napsauttamalla Vie CSV tiedostoon -kohtaa henkilölista voidaan tallentaa CSV-muotoisena.
7(19) 6 Viesti-näkymä 6.1 Lähettäjäyritys Valitaan yritys jonka nimissä tiedotteet lähetetään. HUOMIOI: Kirjeitä lähetettäessä kustannukset menevät valitulle lähettäjäyritykselle, eli kulut eivät jakaudu automaattisesti taloyhtiökohtaisesti. 6.2 Lähetystapa Valitaan lähetystapa tiedotteiden lähettämiseen. Henkilön oletusvalinta Tiedote lähetetään Visma Fivaldin Java-puolella Henkilötiedoissa ( Kiinteistöhallinta > Henkilötiedot ) määritellyn lähetysryhmän asetuksen mukaisesti. Huomioi seuraavat asiat: Web-puolen asukastiedotus ei tue Tulostus -lähetystapaa. Jos tämä on valittu henkilötiedoissa Asukastulosteiden lähetystavaksi, asukastiedotus lähetetään sen sijaan kirjeenä. Jos henkilötiedoissa on valittu lähetysasetukseksi Oletus, käytetään yhtiölle määriteltyä oletuslähetystapaa.
8(19) Yhtiötä koskeva lähetysryhmän oletuslähetystapa asetetaan Visma Fivaldin Java-puolella Yhtiön ohjaustiedoissa ( Kiinteistöhallinta > Yhtiön ohjaustiedot ) Tuloste- ja lähetysryhmät -välilehdellä. Web-puolen asukastiedotus ei tue Tulostus -lähetystapaa. Jos tämä on valittuna oletuslähetystavaksi, asukastiedotus lähetetään sen sijaan kirjeenä. Sähköposti Tiedote lähetetään kaikille sähköpostina. Kirje Tiedote lähetetään kaikille kirjeenä. HUOMIOI: Kirje-lähetystapa vaatii käyttöönotetun tulostuspalvelun. Mikäli tiedote lähetetään kirjeenä, mutta tulostuspalvelu ei ole käytössä, kirje jää lähetysjonoon ja käyttäjä saa viestin epäonnistuneesta lähetyksestä ilmoituksiin. Jos tulostuspalvelu otetaan käyttöön kahden viikon kuluessa, kirjeet lähtevät eteenpäin käyttöönoton jälkeen. Tulostuspalvelun käyttöönotto on ohjeistettu tämän dokumentin luvussa Liite 2. Tulostuspalvelun käyttöönotto. 6.3 Sähköpostin vastausosoite Annetaan sähköpostiosoite, jonka nimissä tiedotteet lähetetään. Oletuksena tulee Yhtiön perustiedoissa määritelty sähköpostiosoite. 6.4 Aihe Annetaan otsikko sähköpostille ja kirjeelle. 6.5 Viesti Kirjoitetaan viestin sisältö. 6.6 Esikatsele sähköpostina Mahdollisuus esikatsella lähetettävän sähköpostin sisältöä.
9(19) 6.7 Esikatsele kirjeenä Mahdollisuus esikatsella lähetettävän kirjeen sisältöä. Koska vastaanottajia voi olla useita, vastaanottajan nimi- ja osoitetietoja ei näytetä tässä esikatseluvaiheessa. 7 Yhteenveto-näkymä Yhteenvetoon on koostettu tiedot lähetettävästä tiedotteesta. 7.1 Viestisi Esikatsele sähköpostina -painike: Mahdollisuus esikatsella lopullisen lähetettävän sähköpostin sisältöä. Esikatsele kirjeenä -painike: Mahdollisuus esikatsella lopullisen lähetettävän kirjeen sisältöä. Koska vastaanottajia voi olla useita, niin vastaanottajan nimi- ja osoitetietoja ei näytetä esikatseluvaiheessa. 7.2 Lähetetään henkilöryhmille Listaus henkilöryhmistä, joille tiedote on lähtemässä. 7.3 Käyttämällä lähetystapaa Sähköposti: Listataan yritykset joille ollaan lähettämässä tiedotetta sähköpostitse. Ilmoitetaan lukumäärät: Kuinka monelle ollaan lähettämässä Kuinka monelta puuttuu sähköpostiosoite
10(19) Kirje: Listataan yritykset joille ollaan lähettämässä tiedotetta kirjeitse. Ilmoitetaan lukumäärät: Kuinka monelle ollaan lähettämässä Kuinka monelta puuttuu postiosoitteet 7.4 Lähetä viesti Viestit lähetetään. Lähtemättömistä viesteistä tulee ilmoitus viestien lähettämisen jälkeen.
11(19) 8 Ilmoitukset Lähetyksistä tulee viesti Fivaldin ilmoituksiin: Lähetys, jossa on vain onnistuneita lähetyksiä: Lähetys, jossa on mukana epäonnistuneita lähetyksiä:
12(19) Liite 1. Henkilöryhmät ja päähenkilöryhmät Henkilöryhmät Henkilöryhmiä voidaan käyttää, kun halutaan ryhmitellä ja massakäsitellä saman yhtiön useita eri henkilöitä. Henkilöryhmät ovat aina yhtiökohtaisia. Henkilöryhmiä voi käyttää esimerkiksi kirjeitä lähettäessä. Henkilöryhmien hallinta Henkilöryhmien hallinta tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa Visma Fivaldin Java-puolella Henkilörekisteri ( Kiinteistönhallinta > Henkilötiedot ). 2. Avaa Henkilöryhmät -ikkuna (joko valitsemalla ylävalikosta Henkilöt > Henkilöryhmien hallinta, tai napsauttamalla Muokkaa -painiketta näkymän oikeasta ylälaidasta "Henkilöryhmät"-tekstin vierestä).
13(19) 3. Tässä näkymässä henkilöryhmiä voi hallita seuraavasti: Uusi henkilöryhmä perustetaan menemällä jonkin henkilöryhmän Nimi -kenttään ja valitsemalla ylävalikosta Tietue > Lisää. Näin luotuun uuteen tekstikenttään kirjoitetaan uuden henkilöryhmän nimi. Nimeä voi tarvittaessa myöhemmin muuttaa tässä samassa näkymässä. Nimikentän edessä olevalla ruksilla voidaan valita, onko henkilöryhmä käytössä. Henkilöryhmä voidaan liittää päähenkilöryhmään menemällä henkilöryhmän kohdalle ja valitsemalla alasvetovalikosta sille päähenkilöryhmä. (Päähenkilöryhmät on kuvattu tarkemmin tämän liitteen luvussa Päähenkilöryhmät.) Jos henkilöryhmä halutaan poistaa, se tapahtuu menemällä poistettavan henkilöryhmän kohdalle ja valitsemalla ylävalikosta Tietue > Poista. Lopuksi muutokset tallennetaan napsauttamalla Tallenna -kuvaketta ( ). Tämän jälkeen ikkuna voidaan sulkea.
14(19) Henkilöiden lisääminen henkilöryhmiin Henkilöiden lisääminen henkilöryhmiin tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa Henkilörekisteri ( Kiinteistönhallinta > Henkilötiedot ). 2. Siirry näkymässä halutun henkilön tietoihin. 3. Avaa Henkilöryhmä -alasvetovalikko, valitse henkilöryhmä johon haluat lisätä näkymän henkilön, ja napsauta Lisää -painiketta. 4. Lisäämisen jälkeen henkilöryhmä näkyy Henkilöryhmä -alasvetovalikon alla olevassa kentässä. Tämän kentän alapuolella on Voimassa -kentät. Näihin voidaan syöttää henkilölle määritellyn henkilöryhmän voimassaoloaika. Voimassaoloaika syötetään muodossa DD.MM.YYYY HH:MM:SS. Jos voimassaoloaikaa ei ole syötetty, henkilöryhmä on voimassa aina.
15(19) Henkilöiden poistaminen henkilöryhmistä Jos henkilö halutaan poistaa henkilöryhmästä, valitaan kyseinen henkilöryhmä kentästä jossa näkyvät henkilölle määritellyt henkilöryhmät ja napsautetaan Poista -painiketta.
16(19) Päähenkilöryhmät Päähenkilöryhmät ovat näkyvissä koko asiakasympäristön kaikille käyttäjille (erotuksena henkilöryhmistä, jotka ovat yhtiökohtaisia, eli näkyvissä vain yhtiöön kuuluville käyttäjille). Päähenkilöryhmiä voidaan käyttää, kun halutaan ryhmitellä ja massakäsitellä useiden eri yhtiöiden henkilöryhmiä, esimerkiksi tietoja lähettäessä. Esimerkkejä päähenkilöryhmien käyttötavoista: Palvelunhallinnassa voidaan määritellä itsepalveluroolit päähenkilöryhmittäin. Kiinteistöhallinnan asukastiedotuksia voidaan lähettää päähenkilöryhmittäin. Visma Fivaldin Web-puolella kiinteistöhallinnan palveluportaaliin voi antaa oikeuksia päähenkilöryhmittäin. Käyttöoikeudet Käyttöoikeudet päähenkilöryhmien käyttöön annetaan käyttäjälle seuraavasti: 1. Avaa Visma Fivaldin Java-puolella Palvelunhallinta ( Muut > Palvelunhallinta ). 2. Tee näkymässä seuraavat valinnat: Valitse käyttäjä näkymän vasemman reunan valikosta. Valitse Sovellustyyppi -alasvetovalikosta Rekisterit. Anna Rekisterit -oikeuslistauksessa Yhtiön ohjaustiedot -kohdan alla käyttöoikeus kohdalle Päähenkilöryhmät. (Varmista samalla, että Yhtiön ohjaustiedot -kohdassa on kuvan mukaiset oikeudet.)
17(19) Päähenkilöryhmien hallinta Päähenkilöryhmien hallinta tapahtuu Yhtiön ohjaustietojen ( Kiinteistöhallinta > Yhtiön ohjaustiedot ) Päähenkilöryhmät -välilehdellä. Päähenkilöryhmän nimi -osio: Lisää päähenkilöryhmä -painikkeella voi lisätä uuden päähenkilöryhmän. Päähenkilöryhmän nimi -kenttään kirjoitetaan päähenkilöryhmän nimi. (Ryhmän voi myös uudelleennimetä muokkaamalla tämän kentän tekstiä.) Poista päähenkilöryhmä -painike poistaa valittuna olevan päähenkilöryhmän. Ryhmän henkilöryhmät -osio: Yhtiö -kenttä kertoo päähenkilöryhmään liitetyn henkilöryhmän yritystunnuksen. Ryhmän henkilöryhmät -kenttä kertoo päähenkilöryhmään liitettyjen henkilöryhmien nimet. Poista päähenkilöryhmästä -painike poistaa valitun henkilöryhmän päähenkilöryhmästä. Henkilöryhmät -osio: Yhtiö -alasvetovalikosta voi valita yhtiön, jonka henkilöryhmiä halutaan lisätä valittuna olevaan päähenkilöryhmään. Henkilöryhmät -kentät listaavat Yhtiö -alasvetovalikosta valitun yhtiön henkilöryhmät. Näiden kenttien vasemmalla puolella olevilla valintaruuduilla valitaan ne henkilöryhmät, jotka halutaan siirtää päähenkilöryhmään. Lisää päähenkilöryhmään -nappi siirtää kaikki valitut henkilöryhmät päähenkilöryhmään.
18(19) Liite 2. Tulostuspalvelun käyttöönotto Asukastiedotuksen kautta lähetettävät kirjeet lähtevät Tulostuspalveluun, joten se pitää olla kytkettynä päälle AutoInvoice-palvelusta, ennen kuin kirjeiden lähetys on mahdollista. Tulostuspalvelu kytketään päälle seuraavasti: 1. Siirry Visma Fivaldin Web-puolella Kiinteistöhallinta > AutoInvoice-palvelu -näkymään. 2. Tee Rekisteröinti -alasivulla seuraavat valinnat: a. Valitse Valitse palvelut -osiosta Tulostuspalvelu. b. Valitse Valitse yritykset -osiosta ne yritykset, joille haluat kytkeä tulostuspalvelun päälle. (Voit tarkistaa yritystaulukon Tulostuspalvelu -sarakkeesta, millä yrityksillä tulostuspalvelu on jo päällä.) c. Hyväksy käyttöehdot näkymän vasemmassa alareunassa. d. Napsauta Lähetä tiedot -painiketta näkymän oikeassa alareunassa.
19(19) 3. Viestit -alasivulta voit varmistaa, että tulostuspalvelun käyttöönotto onnistui (viesti "Tulostuspalvelu otettu käyttöön onnistuneesti."). HYVÄ TIETÄÄ: Tulostuspalvelua ei ole mahdollista ottaa käyttöön ilman AutoInvoicepalveluun rekisteröitymistä. Jos rekisteröintiä ei ole tehty, sen voi tehdä tällä samalla sivulla samanaikaisesti tulostuspalvelun kytkennän kanssa.