CAF arvioinnin arviointi Vantaalla - Mitä hyötyä arvioinnista on ollut? Laatua yhteistyöllä aluekierros 24.10.2012 Eija Säilä Taloussuunnittelu/strategia
Vastauksien koonti Kysely lähetettiin neljälle toimialan yhdyshenkilölle. Sosiaali- ja terveystoimen toimiala Sivistystoimen toimiala Maankäytön toimiala Vapaa-ajan toimiala Kukin toimiala käsitteli kyselyn parhaaksi katsomalla tavallaan. Tässä kootut vastaukset ovat suoria lainauksia vastauksista. Tavoitteena on CAF arvioinnin kehittäminen edelleen Vantaan kaupungissa. On eri asia kuin PEF (APU) arviointi. Kysely sähköisestä työkalusta viittaa muuhun, kuin jo olemassa olevaan sähköiseen pisteytykseen. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 2
CAF arvioinnin arviointi Vantaalla KYSYMYKSET TOIMIALOILLE Miten olette hyödyntäneet tai aiotte hyödyntää tehtyä arviointia? Onko arvioinnista nostettu asioita strategiaanne/tuloskorttiinne? Jos niin mitä? Minkälaisen yhteyden näette olevan oman toiminnan arvioinnilla tuottavuuden kasvattamiseen? Strategiassa määrittelemme missä haluamme olla tulevaisuudessa ja itsearvioinnissa kuvaamme sen missä olemme nyt. Miten näette, että itsearviointi voi tukea strategiaprosessia? Oletteko miettineet tai päättäneet miten ja milloin teette seuraavan itsearvioinnin CAF arviointimallin avulla? Olisiko itsearvioinnissa syytä ottaa jatkossa käyttöön sähköinen työkalu? Pitäisikö arviointi/arvioinnit pisteyttää? Kyllä tai ei: perustelut. Miten koette CAF -arviointityön onnistuneen toimialalanne ja tulosalueilla kokonaisuutena? Mikä sujui hyvin? Mitä pitäisi tehdä toisin? Toiveet ja terveiset. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 3
Arvioinnin hyödyntäminen toimialoilla Arviointia on käytetty toimialan ja tulosalueiden strategiatyössä. Arvioinnissa esiin tulleita pienempiä kehittämisajatuksia on otettu soveltaen käyttöön. Arviointia hyödynnetään tasaisin väliajoin Caf:n aikataulun mukaisesti. Seurataan kehittymistä ja nostetaan esille kehittämiskohteita, joihin yritetään vaikuttaa arvioiden välillä. Tulosalueet ovat hyödyntäneet arvioita parhaaksi katsomallaan tavalla. Toimialatasolla arvioinnin hyödyntämisessä on vielä parannettavaa. Toiminnan ja tulosten laadun merkitys ja yhteys on tiedostettu. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 4
Strategia ja CAF itsearviointi Onko arvioinnista nostettu asioita strategiaanne/tuloskorttiinne? Tuloskortin 2013 laadinta on vireillä. Käsitykseni mukaan arviointi vaikuttaa sen sisältöön. Tulosalueiden välisten, keskeisten, yhteisten prosessien kuvaaminen- >organisaatiorajat ylittävien prosessien hiominen, esimiestasojen yhtenäistäminen toimialalla (esim. nimikkeet) projektityön haltuunotto ja integroituminen perustoimintaan. Strategisen johtamisen kehittäminen sekä toiminta- ja taloustietojen yhteensovittamisen kehittäminen ja niiden parempi hyödyntäminen. Henkilöstösuunnitteluprosessia kehitetään vuoden 2014 henkilöstösuunnitelman laadinnan yhteydessä. Näistä on myös maininta taloussuunnitelman itsearviointikohdassa. Kaikkiaan ollaan vähän odottavalla kannalla ja ensi vuoden tuloskortin laadintaan on vaikuttanut odotus, miten kaupunkitasoista strategista johtamista kehitetään. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 5
Miten näette, että itsearviointi voi tukea strategiaprosessia? Hyvä itsearviointi säännöllisesti tehtynä auttaa toiminnan kehittämisen priorisoinnissa. Arvioinnissa esiin nousseiden kehittämistarpeiden toteuttamiselle pitää jättää riittävästi aikaa. Tiedostamalla missä olemme nyt ja mikä olisi ideaali tai tavoiteltava päämäärä, on mahdollista tehdä strategia, jolla päämäärään pääsemme. Strategian teossa on toki huomioitava myös monta muuta seikkaa, kuten talouden reunaehdot. Mikäli itsearvointiin paneudutaan riittävästi, voi siitä olla hyötyä myös strategiaprosessiin. Tulosalueiden strategiaprosesseja en osaa arvioida, mutta toimialatasolla itsearviointia voisi hyödyntää paremmin. Kriittisten menestystekijöiden hallinta, tavoitteiden saavuttaminen edellyttää toiminnan ja tulosten riittävää laatua. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 6
Parantaako itsearviointi tuottavuutta? Oman toiminnan arviointi auttaa näkemään toimialan vahvuudet ja heikkoudet. Vahvuuksia entisestään vahvistamalla ja heikkouksien vähentämällä sekä kehittämällä toimintaa päästään parempiin tuloksiin, jotka usein vaikuttavat työhyvinvoinnin lisääntymiseen sekä tuottavuuden kasvuun. Mikäli arvoinnin tulokset johtavat tulosalueilla toimintatapojen uudistuksiin paranee tuottavuuskin. Asiaa on kuitenkin vaikea mitata. Jokaisen arviointialueen laadun parantamisella voidaan kasvattaa tuottavuutta. Toiminnan arviointi auttaa osaltaan hahmottamaan keskeisiä tuottavuuden kannalta kehittämistä edellyttäviä asioita varsinkin, jos arvioinnissa on hyvin hyödynnetty suorituskyky- ja muita käytettävissä olevia tuloksia. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 7
Kaupunkitasoisen sähköisen työkalun tarve ja pisteytys Pidemmällä tähtäyksellä sekä strategiatyössä että itsearvioinnissa sähköinen työkalu voisi olla luonteva jatkotoimenpide osana kokonaisuutta, jossa kaupunki on ottanut käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän jne. Sähköisen työkalun tulee palvella sisältöä ja sujuvoittaa työskentelyä, ei lisätä työmäärää. Mikäli sähköinen työkalu tuo jotain uutta ja helpottaa arviointia, on se tervetullut. Mutta ei työkalua sen itsensä vuoksi. Sähköinen työkalu voisi olla hyvä, mutta työkalulla ei voida korvata hedelmällisiä keskusteluja. Pisteytys ei ole itseisarvo; CAF-malli on systemaattinen malli, jonka avulla päästään päätarkoitukseen eli organisaation arviointiin ja sen pohjalta kehittämiseen. CAF-pisteytys olisi kuitenkin luonteva seuraava askel prosessissa. Pisteytystä on mahdotonta saada kaikenkertovaksi. Itsearvioinnissa on olennaista, että yhdessä arvioidaan omaa toimintaa ja tullaan johtopäätöksiin. Kehittämiskohteet määritellään keskustelun eikä numeroinnin mukaisesti. Tulosalue voi priorisoida kehittää muutakin kuin huonot pisteet saanutta asiaa. Pisteytys ei kerro koko tarinaa. Pisteytys johtaa herkästi vertailuun toisten kanssa. Kriittisyys ja avoin parannettavien asioiden näkeminen omasta työstä saattaa näyttäytyä muille huonommuutena, kun todellisuudessa se voi olla tarkkanäköisyyttä. Emme kannata pisteytystä, sillä se saattaa viedä huomion itse arvioinnin sisällöstä. Arviointiskaala 0 5 on riittävä tarkkuus. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 8
Onnistumiset ja parantamiset Arvioinnit koettiin pääosin onnistuneiksi. Nyt pidetään tärkeänä, että hyödynnetään saatuja tuloksia. Johtopäätösten tekemiseen ja suunnitelmallisiin toimenpiteisiin pitäisi ryhtyä heti arvioinnin jälkeen. Arviointiin osallistaminen ja työnjako sujuivat hyvin. Huomattiin, että arviointi vaatii valmistelua ja valmisteluaikaa, että saa nostettua esiin faktatiedot jo ennen arviointia. Varattava myös riittävästi työaikaa. Johtamisjärjestelmän arvioiminen tuli hieman yllättäen, kun olimme tekemässä CAF- arviointia. Ne kuitenkin liittyvät toinen tosiinsa. Arvioinnista jäi positiivinen vaikutelma. Strategiaprosessin ja CAF arvioinnin katsomista yhtenä kokonaisuutena pidettiin tärkeänä asiana. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 9
Yleisiä arvioineista nousseita kaupunkitasoisia kehittämiskohteita Prosessien ymmärtäminen, käsitys proserssihierarkiasta, prosessien parantaminen. Keskeisten toimialoja ylittävien prosessien kuvaaminen selkeämmin ja sopiminen niiden omistajuudesta. Yhteispalvelun kaupunkitasoisten prosessien kehittäminen. Kaupunkitasoinen asiakaspalautejärjestelmän parantaminen (myös yhteisiä asiakasmittareita). Asiakaspalvelun proaktiivisuuden kehittäminen. Sidosryhmien ja asiakkaiden mukaan ottaminen laajemmin palvelujen kehittämiseen. Osto-osaaminen (esim. turhat valitusprosessit). Mitä keskitetään, mitä hajautetaan? Palvelujen tarjonnassa on voitava huomioida esim. asiakastarpeiden muutokset. Ajantasaisen tiedon saamiseksi tämä edellyttää kaupungin eri toimialojen välistä yhteistyötä, esim. suunnitellun kaavoituksen, koulujen sijoittumisen ym. näkökulmasta. Maankäytön ja yhdyskuntasuunnittelun osaamisen kehittäminen sekä niiden yhteys investointeihin -> työryhmän perustaminen (nyt jo tehty). Johdonmukainen ja selkeä organisaatio mm. keskushallinnon sisällä (julkaistiin tällä viikolla). Strategiaprosessin keventäminen, uudistaminen ja yksinkertaistaminen (strategiaprosessi uudistuu). Arvioitu erikseen jo aiemmin. Media- ja julkisuuskuva (on osa tulevaa strategiaa). Sähköisen asioinnin ja palvelun kehittäminen. Osallistamismenetelmien käytön lisääminen. Toiminta- ja taloustiedon kertominen ymmärrettävässä muodossa henkilökunnalle ja johdolle. Vuorovaikutuksen lisääminen kaupungin eri toimijoiden välillä. Mittareiden kehittäminen. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 10
Katsomme pitkälle tulevaisuuteen Ja muistamme, että meillä on myös paljon vahvuuksia. Vantaan kaupunki, Eija Säilä 11