Taulukoita ja kaavioita MS Excelillä Keijo Salakari 7. maaliskuuta 2006 Plasmatelevision hintoja 3 000,00 2 900,00 2 800,00 2 700,00 2 600,00 2 500,00 2 400,00 2 300,00 32" 37" 42"
2 (33) Microsoft Excel perusteita Sisältö 1 TAULUKKOLASKENNAN PERIAATE... 4 1.1 SUORA VIITTAUS... 4 1.2 LUKITTU VIITTAUS... 5 2 SIISTIMMÄT TAULUKOT... 7 2.1 MUOKKAUS KÄSIN... 7 2.1.1 alkuasetelma... 7 2.1.2 Solun taustavärin muuttaminen... 8 2.1.3 Fontin värin muuttaminen... 8 2.1.4 Taulukon kehysten tekeminen... 8 2.1.5 Taulukon ruudukon näyttäminen... 9 2.2 AUTOMAATTINEN MUOKKAUS... 10 2.3 SOLUJEN SUOJAUS... 10 2.4 TAULUKON SUOJAUS... 11 2.5 KIINNITTÄMINEN... 12 2.6 PIILOTA... 12 2.7 NÄYTÄ... 12 2.8 LAJITTELU... 13 2.9 KOMMENTTI... 13 2.10 SARAKENIMET TAI RIVINIMET TULOSTEESEEN... 14 3 VIITTAUKSIA JA LINKKEJÄ... 15 3.1 VIITTAUS TOISEEN LASKENTATAULUUN... 15 3.2 VIITTAUS TOISEEN LASKENTATIEDOSTOON... 15 3.3 LINKKI MS WORD-TIEDOSTOON... 15 3.3.1 päivittymätön linkki... 15 3.3.2 päivittyvä linkki... 16 3.4 LINKKI MS POWERPOINT-TIEDOSTOON... 16 3.4.1 Päivittymätön linkki... 16 3.4.2 Päivittyvä linkki... 16 4 VALMIIT KAAVAT ELI FUNKTIOT... 17 4.1 SUMMA... 17 4.2 KESKIARVO... 17 5 TAULUKON AUTOMATISOINTI... 19 5.1 KELPOISUUSTARKISTUS... 19 5.2 SUODATA... 21 5.3 EHDOLLINEN MUOTOILU... 22 6 KUVIEN KÄSITTELY... 23 6.1 LISÄÄ KUVA TIEDOSTOSTA... 23 6.2 LISÄÄ CLIPART KUVA... 23 6.3 KUVAN PAIKKA... 24 7 KAAVION TEKEMINEN JA MUOKKAAMINEN... 25 7.1 TAULUKON TEKO... 25 7.2 PYLVÄSKAAVION TEKO... 25 7.2.1 Kaaviolajin valinta... 25 7.2.2 Tolppien korkeuden valinta... 26 7.2.3 Tolppien nimien valitseminen... 27 7.2.4 Kaavion otsikko... 29 7.2.5 Kaavion selite... 29 7.2.6 Kaavion sijainti... 29 7.3 PALKKIKAAVION TEKO... 30 7.4 PISTEKAAVION TEKO... 30 7.5 VIIVAKAAVION TEKO... 31 7.6 YMPYRÄKAAVION TEKO... 31 7.7 VALMIIN KAAVION MUOKKAAMINEN... 32 7.7.1 Eri osien valitseminen... 32
Microsoft Excel perusteita 3 (33) 7.7.2 Pikavalikko... 33
4 (33) Microsoft Excel perusteita 1 Taulukkolaskennan periaate Taulukkolaskentaohjelmassa lasketaan käyttämällä solujen viittauksia eli osoitteita. Taulukossa EI KOSKAAN kirjoiteta lukuja suoraan kaavoihin, koska on helpompikin tapa hoitaa vakioiden käsittely kaavoissa. Helpompi konsti on kirjoittaa vakiot kokonaan toiselle taulukolle ja nimetä taulukkovalitsin uudelleen. 1.1 Suora viittaus MS Excel käyttää suoraa viittausta solun osoitteeseen, kertomaan kaavassa, että mistä haetaan mikäkin laskettava luku. MS Excel hakee solun sisällä olevan tiedon ja käyttää kyseistä tietoa laskennassa. Suora viittaus on solun osoite esim. A1, B3, jne. Kaava jossa on suora viittaus, on hankala kopioida täyttökahvasta. Täyttökahvan ominaisuushan on lisätä sarakkeen tai rivin tunnusta yhdellä, riippuen siitä, minne päin kulloinkin kehystä raahataan. Lasketaan paljonko plasmatelevision hinta on markkoina. 32 plasmatelevisio maksaa 2560,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006). 37 plasmatelevisio maksaa 2934,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006). 42 plasmatelevisio maksaa 2822,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006). Yksi euro on 5,94573 markkaa. 1. Kirjoita soluun A1 otsikoksi plasmatelevisio 2. kirjoita plasmatelevisioiden koko tiedot A sarakkeeseen allekkain ja alkaen solusta A2 3. kirjoita hinnat B2 solusta eteenpäin allekkain 4. kirjoita C1 soluun 5,94573 5. Siirry tyhjään soluun C2 6. Paina näppäimistöltä = -merkki. Tämä kertoo Excelille, että seuraavaksi tulee kaava 7. Paina näppäimistöltä *-merkki
Microsoft Excel perusteita 5 (33) 8. Osoita ja napsauta hiirellä solua C1 9. Paina ENTER, jolloin laskenta suoritetaan välittömästi 10. Nyt voit sitten jatkaa seuraavan kaavan kirjoittamista soluun C3. Tähän soluun lasketaan B3 ja C1 solujen sisältö 11. Soluun C4 voit kirjoittaa vastaavan kaavan eli osoittamalla ja napsauttamalla kaavaan kuuluvat solut 1.2 Lukittu viittaus Lukittu viittaus toimii aivan samoin kuin toimii suora viittauskin. Lukittu viittaus ei kuitenkaan muutu, jos kaava kopioidaan täyttökahvasta raahaamalla. Lukittu viittaus osoittaa aina oikeaan soluun. Lasketaan mitä maksaa uusi LCD televisio markoissa. 30 LCD televisio maksaa 1499,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006) 32 LCD televisio maksaa 1644,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006) 37 LCD televisio maksaa 1899,90 (verkkokauppa.com 6.1.2006) 1. Jatketaan samaan taulukkoa kuin edelläkin, mutta kirjoitetaan uusi otsikko LCD televisio soluun A6. Kirjoitetaan ruutujen koot kuten edellisessäkin eli ensimmäinen soluun A7. 2. Taulu näyttää nyt yllä olevan kaltaiselta. 3. Seuraavaksi laaditaan kaava
6 (33) Microsoft Excel perusteita 4. napsauta C7 solu aktiiviseksi 5. Aloita kaavan kirjoittaminen yhtäsuuruusmerkillä 6. Osoita ja napsauta ensimmäisen LCD -television hintaa 7. Paina * -merkki kertomerkiksi 8. Osoita ja napsauta solua jossa on kurssi eli C1 9. Jotta viittaus soluun C1 saadaan lukittua, paina F4 painiketta. F4 lisää $- merkin sarakkeen ja rivintunnuksen eteen. Tämä $-merkki estää kummankin osoitteen muuttumisen kopioitaessa. 10. Paina enter
Microsoft Excel perusteita 7 (33) 2 Siistimmät taulukot 2.1 Muokkaus käsin 2.1.1 alkuasetelma 1. Nimeä kolme laskentataulukkoa siten, että ensimmäiselle tulee nimeksi yhteenveto, toiselle tulee nimeksi tulot ja kolmannelle annetaan nimeksi menot (osoita ja napsauta hiiren oikealla korvalla laskentataulukon korvaketta ja nimeä uudelleen) 2. tee kuvan mukainen taulukko tulot -laskentataulukkoon 3. Kopioi sama taulukko myös menot laskentataulukkoon 4. täytä taulukkoon 13 ensimmäisen päivän kohdalle erilaisia tuloja ja kirjaa jokaiselle tulolle jokin rahasumma. 5. tee samoin menot laskentataulukolle 6. Muuta summa sarakkeen arvot euroiksi 7. Laske tulot laskentataulukosta tulot yhteensä 8. laske menot laskentataulukosta menot yhteensä
8 (33) Microsoft Excel perusteita 2.1.2 Solun taustavärin muuttaminen 1. valitse tulot laskentataulukko 2. valitse(maalaa) sarakkeiden otsikot pvm, selite, summa ja huom. 3. osoita hiiren kursorilla ja napsauta hiiren vasemmalla painikkeella muotoilu - työkaluriviltä täyttöväripainikkeen oikeasta reunasta alaspäin osoittavaa kolmiota 4. osoita ja napsauta haluamaasi väriä 5. valitse alueeksi päivämäärät muuta solujen täyttöväriksi haluamasi väri 6. valitse alueeksi tulojen summa. Muuta solun täyttöväriksi haluamasi väri 2.1.3 Fontin värin muuttaminen 1. maalaa solut, joiden sisällä olevan tekstin värin haluat muuttaa 2. valitse muotoilutyökaluriviltä fontin väri komennon oikeasta reunasta alaspäin osoittava kolmio 3. osoita ja napsauta haluamaasi väriä 2.1.4 Taulukon kehysten tekeminen 1. valitse(maalaa) solut tai solualue, johon haluat reunaviivan 2. valitse muotoilutyökaluriviltä reunat painikkeen oikeasta reunasta alaspäin osoittava kolmio 3. valitse haluamasi painike. Painikkeessa himmeämpi viiva tarkoittaa, ettei viivan kohdalle tehdä viivaa. Tummempi viiva painikkeessa tarkoittaa, että kyseiseen kohtaan valittua aluetta tehdään viiva. 4. toista kohdat 1, 2 ja 3 tarvittaessa
Microsoft Excel perusteita 9 (33) 5. muotoile taulukosta alla olevan kuvan kaltainen 2.1.5 Taulukon ruudukon näyttäminen Jos haluat, ettei laskentataulukossasi näytetä ruudukkoa, voit ottaa ne pois näkyvistä. 1. osoita ja napsauta työkalut 2. osoita ja napsauta asetukset 3. valitse näkymä välilehti 4. ota valinta rasti pois ikkunan asetukset listasta, ruudukko kohdasta 5. osoita ja napsauta ok 6. kuva näyttää nyt seuraavanlaiselta
10 (33) Microsoft Excel perusteita 2.2 Automaattinen muokkaus 1. valitse menot laskentataulu 2. osoita ja napsauta taulukon (kirjoittamiesi lukujen joukossa) sisällä 3. valitse muotoile 4. valitse automaattinen muotoilu 5. tarkista, että MS Excel valitsi oikein taulukon 6. valitse luettelosta haluamasi mallin mukainen muotoilu 7. jos haluat vaikuttaa taulukon ulkoasuun osoita ja napsauta asetukset painiketta 2.3 Solujen suojaus Solujen suojaus tarkoittaa, että vakioasetuksena jokainen solu on lukittuna. Tämä tarkoittaa, että kun laskentataulukko suojataan, lukitaan kaikkien solujen tiedot. Tällöin ei solun sisältöä voi muuttaa. Solujen suojaus tehdään kahdessa vaiheessa. 1) ensin valitaan ne solut, joita EI HALUTA lukita 2) lukitaan laskentataulu Nämä vaiheet täytyy tehdä juuri tässä järjestyksessä. Solujen lukitusta EI VOI MUUTTAA jos laskentataulukko on suojattu. Kun haluat vapauttaa tai lukita jonkin solun lukituksen, toimi seuraavasti 1. osoita ja napsauta solua, jonka suojausta haluat muuttaa 2. napsauta hiiren oikeata painiketta 3. valitse avautuneesta pikavalikosta muotoile solut komento
Microsoft Excel perusteita 11 (33) 4. osoita ja napsauta suojaus välilehteä 5. jos haluat vapauttaa solun lukituksen ota rasti pois lukittu sanan edestä jos haluat lukita solun uudestaan napsauta rasti lukittu sanan eteen. 6. osoita ja napsauta ok 2.4 Taulukon suojaus 1. osoita ja napsauta työkalut komentoa työkaluriviltä 2. osoita suojaus komentoa 3. osoita ja napsauta suojaa taulukko komentoa 4. avautuneesta ikkunasta voit vaikuttaa suojauksen asetuksiin. Vakioasetukset ovat hyvät, eikä niitä kannata muuttaa kuin erikoistapauksissa.
12 (33) Microsoft Excel perusteita 5. jos kirjoitat taulukon suojauksen poistamiseen salasanan, niin sinun on syytä se muistaa. Tätä salasanaa ei voi poistaa eikä muuttaa jälkikäteen. Edes tiedoston kopioiminen erinimelle ei poista tiedoston salasanasuojausta. 6. osoita ja napsauta ok 2.5 Kiinnittäminen 1. siirrä kehys sopivaan kohtaan - kehyksen yläpuolinen rivi kiinnitetään - kehyksen vasemmanpuoleinen sarake kiinnitetään 2. osoita ja napsauta ikkuna 3. valitse kiinnitä ruudukko 4. kokeile vierittää soluja sivusuunnassa ja pystysuunnassa 2.6 Piilota 1. valitse rivi tai sarake jonka haluat piilottaa 2. klikkaa hiiren oikealla painikkeella rivi tai saraketunnuksen päällä 3. osoita ja napsauta komentoa piilota 2.7 näytä 1. valitse piilotetun rivin tai sarakkeen viereiset rivit tai sarakkeet 2. klikkaa hiiren oikealla rivi tai saraketunnuksen päällä 3. valitse pikavalikosta näytä komento
Microsoft Excel perusteita 13 (33) 2.8 Lajittelu Vaihtoehto 1: 1. osoita taulukosta sitä saraketta jonka mukaan haluat tiedot järjestää 2. klikkaa lajittele nousevasti tai lajittele laskevasti painiketta muotoilutyökalurivillä Vaihtoehto 2: 1. maalaa taulukko jonka haluat lajitella 2. osoita ja napsauta tiedot 3. osoita ja napsauta lajittele 4. määritä lajitteluperusteet lajitteluperusteita voi olla kerrallaan kolme kappaletta 5. klikkaa ok 2.9 Kommentti 1. klikkaa solua johon haluat lisätä kommentin 2. klikkaa hiiren oikealla painikkeella valitun solun päällä 3. valitse lisää kommentti 4. kirjoita avautuneeseen kenttään haluamasi teksti 5. kun olet kirjoittanut tekstit napsauta jossain kohdassa laskentataulukkoa, ei kuitenkaan kommenttikentän päällä 6. solun oikeaan ylälaitaan ilmestyy pieni punainen kolmio, jos solulle on kirjoitettu kommentti
14 (33) Microsoft Excel perusteita 7. kun viet hiiren kursorin, punaisen kolmion päälle, avautuu solun viereen kommentti luettavaksi. 8. kun siirrät hiiren kursorin pois kommentin kolmion päältä sulkeutuu kommentti pois näkyvistä automaattisesti 2.10 Sarakenimet tai rivinimet tulosteeseen 1. valitse tiedosto sivun asetukset 2. taulukko välilehti 3. valitse ylhäällä toistettavat rivit kohtaan jokaisella tulosteen sivulla ylälaidassa näkyvä rivi 4. valitse vasemmalla toistettavat sarakkeet kohtaan sarake, jonka haluat toistuvan tulosteen vasemmassa reunassa 5. tarkista esikatselun kautta, että tuloste näyttää oikealta
Microsoft Excel perusteita 15 (33) 3 Viittauksia ja linkkejä 3.1 Viittaus toiseen laskentatauluun 1. osoita ja napsauta yhteenveto laskentataulukkoa 2. tee seuraavanlainen taulukko 3. siirry B2 soluun 4. aloita kaavan kirjoittaminen aivan kuten ennenkin eli paina yhtäsuuruusmerkkiä 5. klikkaa tulot laskentataulukko aktiiviseksi 6. klikkaa tulot yhteensä solua 7. paina enter 8. tee sama juttu menot yhteensä solulle. Tässä tapauksessa valitse menojen yhteensä summa. 3.2 Viittaus toiseen laskentatiedostoon 1. avaa kaksi eri MS Excel tiedostoa auki 2. aloita kaavan tekeminen haluamaasi soluun yhtäsuuruusmerkillä 3. seuraavaksi osoitat sitten toisessa tiedostossa olevaa lukua, jonka haluat kopioida ensimmäiseen tiedostoon 4. paina enter 3.3 Linkki MS Word-tiedostoon 1. maalaa MS Excel tiedostosta haluamasi tiedot 2. avaa MS Word tiedosto 3. siirrä tekstikursori siihen kohtaan mihin haluat taulukon liittää 3.3.1 päivittymätön linkki 1. käytä komentoa liitä Tämä taulu ei päivity, jos teet muutoksia taulukkoon MS Excel tiedostossa.
16 (33) Microsoft Excel perusteita 3.3.2 päivittyvä linkki 1. avaa muokkaa - valikko 2. valitse liitä määräten - komento 3. valitse liitä linkki 4. valitse MS Office Excel laskentataulukko objekti 5. paina ok Tämän taulukon sisältö muuttuu, kun käyt muokkaamassa MS Excel tiedostossa arvoja. HUOM! Jos lähetät asiakkaallesi tällaisella linkillä varustetun MS Word tiedoston, saa asiakas auki sen MS Excel tiedoston, johon linkki viittaa. Ja jos olet laskeskellut esim. tarjousta, jossa on yrityksellesi arkaluonteisia tietoja, näkee asiakkaasi myös nuo tiedot. 3.4 Linkki MS Powerpoint-tiedostoon 3.4.1 Päivittymätön linkki 1. ota kopio taulusta 2. siirry oikeaan kohtaan MS Powerpoint ohjelmassa 3. osoita ja napsauta muokkaa - liitä 3.4.2 Päivittyvä linkki 1. ota kopio haluamastasi taulusta 2. avaa MS Powerpoint 3. valitse muokkaa 4. valitse liitä määräten 5. valitse liitä linkki 6. valitse MS Office Excel laskentataulukko objekti 7. paina ok
Microsoft Excel perusteita 17 (33) 4 Valmiit kaavat eli funktiot 4.1 Summa Summa on sama kuin yhteenlasku. Yhteenlaskussa tosin joudut napsauttamaan jokaista lukua ja painamaan jokaisen napsautuksen jälkeen plus-merkin. Summa funktiossa valitaan halutut luvut mukaan ja MS Excel tietää mitä luvuille tehdään. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirrä kursori alueen alla tai oikealla puolella olevaan ensimmäiseen tyhjää soluun. 3. Klikkaa työkaluriviltä summa painiketta 10, 16, 13, 8 4. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 5. Enterin painalluksen jälkeen summaksi tulee 47. 4.2 Keskiarvo Keskiarvo lasketaan kahdessa vaiheessa. a) Ensin lasketaan kaikkien lukujen summa eli suoritetaan yhteenlasku. b) Yhteenlaskun summa jaetaan kaikkien mittausten lukumäärällä. MS Excel tarjoaa käyttöön valmiin funktion eli kaavan, jonka avulla keskiarvon laskeminen on helppoa. 1. Kirjoita luvut allekkain. Jokainen luku omaan soluunsa 2. Siirry soluun, johon haluat laskea keskiarvon. 3. Klikkaa summa painikkeen oikealla puolella olevaa pientä alaspäin osoittavaa kolmiota. 4. Siirrä hiiren kursori keskiarvo sanan päälle ja klikkaa hiiren vasemmalla painikkeella. 10, 16, 13, 8
18 (33) Microsoft Excel perusteita 5. Mikäli katkoviivoilla kehystetty alue sisältää haluamasi luvut, voit painaa Enter 6. Enterin painalluksen jälkeen keskiarvoksi tulee 11,75. HUOM! Keskiarvoa laskettaessa täytyy huomata, että jos solun sisältönä on arvo nolla (0) lasketaan sekin mukaan tulokseen. Mikäli haluat, ettei jonkin solun sisältö vaikuta lopputulokseen poista kyseisestä solusta kaikki numerot.
Microsoft Excel perusteita 19 (33) 5 Taulukon automatisointi 5.1 Kelpoisuustarkistus 1. tee seuraava taulukko 2. muutetaan kateprosentti soluihin rajat 3. osoita ja napsauta ensimmäistä kateprosenttia 4. poista solusta luku 5. osoita ja napsauta tiedot valikkoa 6. osoita ja napsauta kelpoisuustarkistus 7. osoita ja napsauta asetukset välilehteä 8. valitse hyväksy valikosta ensin hyväksyttävä ehto Ehdoksi voidaan valita monesta vaihtoehdosta yksi
20 (33) Microsoft Excel perusteita 9. tässä tehtävässä valitaan hyväksy kohtaan desimaaliluku Tiedot pudotusvalikosta, valitaan haluttu asetus. Tässä harjoituksessa valitaan on välillä. Minimi kohtaan lisätään pienin sallittu arvo ja maksimi kohtaan kirjoitetaan suurin sallittu arvo. 10. osoita ja napsauta Sanoma -välilehteä 11. lisää rasti kohtaan näytä sanoma kun solu on valittu 12. kirjoita otsikkoon solun täyttämiseen liittyvä teksti 13. kirjoita sanoma kohtaan viesti tai ohje tiedon täyttäjälle 14. osoita ja napsauta virhesanoma välilehteä
Microsoft Excel perusteita 21 (33) 15. lisää rasti kohtaan näytä virhesanoma, jos kirjoitetut tiedot eivät täytä ehtoja 16. valitse sopiva tyyli ilmoitukselle. Lopetus tyyli ei päästä poistumaan solusta, jos kirjoitettu tieto on väärä 17. kirjoita viestille otsikko 18. kirjoita viestille virhesanoma 19. testaa syöttelemällä soluun erilaisia arvoja 20. tee vastaavat muutokset myös muille kateprosentin sisältäville soluille 5.2 Suodata 1. Tee seuraava taulukko 2. osoita ja napsauta ensimmäistä riviä 3. osoita ja napsauta tiedot 4. osoita ja napsauta suodata
22 (33) Microsoft Excel perusteita 5. osoita ja napsauta pikasuodatus. Tämä tekee jokaiseen sarakkeeseen pudotusvalikon, josta voidaan valita suodatusvaihtoehto. 6. kokeile erilaisia suodatuksia 5.3 Ehdollinen muotoilu 1. osoita ja napsauta edellisen taulukon toisen rivin arvo solua 2. osoita ja napsauta muotoile 3. osoita ja napsauta ehdollinen muotoilu 4. ensimmäisestä pudotusvalikosta valitset solun arvon tai kaavan arvon. Tässä harjoituksessa valitaan solun arvo 5. toisesta pudotusvalikosta valitaan ehdon tyyli. Tässä harjoituksessa valitaan on pienempi kuin. 6. Seuraavaksi kirjoitetaan kolmanteen tekstikenttään arvo. Tässä harjoituksessa kirjoitetaan arvoksi nolla (0). 7. osoita ja napsauta muotoile painiketta 8. muuta fontin väri punaiseksi 9. osoita ja napsauta ok 10. kokeile erilaisia lukuja kenttiin
Microsoft Excel perusteita 23 (33) 6 Kuvien käsittely 6.1 Lisää kuva tiedostosta 1. osoita ja napsauta lisää valikkoa 2. osoita ja napsauta kuva valikkoa 3. osoita ja napsauta tiedostosta komentoa 4. vaihda kohde kohtaan haluamasi kansio 5. kaksoisnapsauta haluamaasi tiedostoa 6.2 Lisää clipart kuva 1. osoita ja napsauta lisää -valikkoa 2. osoita ja napsauta kuva -valikkoa 3. osoita ja napsauta clipart valikkoa 4. kirjoita etsi kohtaan hakusana, jolla kuvaa haluat etsiä
24 (33) Microsoft Excel perusteita 5. paina enter tai osoita ja napsauta siirry -painiketta 6. odota 7. valitse listalta sopiva kuva 8. kaksoisnapsauta kuvaa 6.3 Kuvan paikka Riippumatta siitä, että kummasta kuva valikoimasta liität kuvan MS Excel tiedostoon, kuva tulee taulukon päälle kelluvana. Kuva on helppo siirtää haluttuun kohtaan
Microsoft Excel perusteita 25 (33) 7 kaavion tekeminen ja muokkaaminen 7.1 Taulukon teko 1. Kirjoita tiedot, joista haluat kaavion tehdä, taulukko muotoon 7.2 Pylväskaavion teko 2. Kun olet kirjoittanut taulukon valmiiksi, siirrä kehys D6 soluun 7.2.1 Kaaviolajin valinta 3. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella työkaluriviltä ohjattu kaavion luominen komento 4. Valitse ensin kaaviollesi laji ja kaaviovaihtoehto 5. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava - komentoa
26 (33) Microsoft Excel perusteita 7.2.2 Tolppien korkeuden valinta 6. Vaiheessa kaksi valitaan kaavion tolppien korkeus. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella tietoalue kenttää. Jos MS Excel tarjoaa jotain aluetta valmiiksi, voit tyhjentää tietoalue kentän. 7. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella tietoalueen oikeassa laidassa olevaa painiketta 8. Valitse taulukosta ne luvut jotka haluat kaaviossa esittää hiiren kohdistimella valitsemalla (raahaa, hiiren ykköspainike pohjassa). 9. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella ohjattu kaavion luominen ikkunan oikeassa laidassa olevaa pientä painiketta, jossa punainen nuoli osoittaa alaspäin.
Microsoft Excel perusteita 27 (33) 10. Nyt pitäisi esikatselu ikkunassa näkyä jo tolpatkin 11. Valitse sarjojen suunta (riveillä tai sarakkeissa). Jos taulukossasi luvut ovat allekkain, ovat sarjat sarakkeissa. Jos taas taulukkosi luvut ovat vierekkäin, ovat sarjat Riveillä 7.2.3 Tolppien nimien valitseminen 12. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella sarja välilehti 13. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella luokkaakselin otsikot kenttää 14. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella luokkaakselit kentän oikeassa laidassa olevaa painiketta
28 (33) Microsoft Excel perusteita 15. valitse ne nimet, jotka tolpille haluat otsikoiksi 16. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella ohjattu kaavion luominen ikkunan oikeassa laidassa olevaa pientä painiketta, jossa punainen nuoli osoittaa alaspäin. 17. nyt pitäisi näkyä tolppien alla jokaisella tolpalla oma nimensä 18. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava - komentoa
Microsoft Excel perusteita 29 (33) 7.2.4 Kaavion otsikko 19. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava komentoa 20. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Otsikot välilehtivalitsinta 21. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Kaavion otsikko kenttää 22. Kirjoita haluamasi kaavion otsikko luokka-akseli (X) on kaaviossa vaaka-asennossa oleva suunta Arvoakseli (Y) on kaaviossa pystyasennossa oleva suunta 7.2.5 Kaavion selite 23. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella Selite välilehtivalitsinta 24. Selitteitä ovat kaavion oikeassa reunassa olevat väriselitykset 25. Jos käytät vain yhtä väriä, ei selitettä tarvitse näyttää, joten voit ottaa rastin pois kohdasta näytä selite 26. Jos haluat selitteen eri paikkaa, missä se tällä hetkellä on, valitse sopiva kohta sijainti listasta 7.2.6 Kaavion sijainti 27. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella seuraava komentoa 28. uuteen taulukkoon valinta tekee uuden taulukon, johon kaavio sijoitetaan
30 (33) Microsoft Excel perusteita 29. objektina valinta tekee kaavion avoinna olevaan taulukkoon kelluvana objektina 30. Osoita hiiren kohdistimella ja napsauta hiiren ykköspainikkeella valmis komentoa 7.3 Palkkikaavion teko Palkkikaavio tehdään samalla tavalla kuin pylväskaaviokin. Ainoana erona on kohdassa 6.2.1 tehtävä kaaviolajin valinta. 7.4 Pistekaavion teko Pistekaavio tehdään samalla tavalla kuin pylväskaaviokin. Ainoana erona on kohdassa 6.2.1 tehtävä kaaviolajin valinta.
Microsoft Excel perusteita 31 (33) 7.5 Viivakaavion teko Viivakaavio tehdään samalla tavalla kuin pylväskaaviokin. Ainoana erona on kohdassa 6.2.1 tehtävä kaaviolajin valinta. 7.6 Ympyräkaavion teko Ympyräkaavio tehdään samalla tavalla kuin pylväskaaviokin. Ensimmäisenä erona on kohdassa 6.2.1 tehtävä kaaviolajin valinta. Seuraavana erona on se, että 2/4 vaiheessa sarja-välilehdellä lukee Luokkaotsikot. Samoin vaiheessa 3/4 otsikoista on X- ja Y-akselit harmaina, koska ympyräkaaviossa ei ole X- tai Y-akseleita. Ympyräkaaviossa ei ole myöskään aivan kaikkia välilehtiä vaiheessa 3/4. Ympyräkaaviossa täytyy ottaa myös käyttöön jokin Arvopisteiden otsikot kohdassa luetelluista otsikoista.
32 (33) Microsoft Excel perusteita 7.7 Valmiin kaavion muokkaaminen 7.7.1 Eri osien valitseminen Kaavion eri osia voidaan valita klikkailemalla hiiren kursorin avulla. a) klikkaamalla kerran jotakin pylvästä, pylväskaaviossa, saat valittua kaikki pylväät. Neliöt pylväiden keskellä kertovat, että pylväitä on klikattu kerran b) Klikkaamalla toisen kerran samaa pylvästä saat valittua klikkaamasi pylvään Neliöt vasemmanpuoleisen pylvään ympärillä kertovat, että pylvästä on napsautettu kaksi kertaa.
Microsoft Excel perusteita 33 (33) c) Napsauttamalla ruskean viivoitetun alueen päällä saat valittua kaavion piirtoalueen d) Napsauttamalla vaaka- tai pystyakselin päällä saat valittua akselin tiedot. Mustat laatikot osoittavat, että yläpuolista kaaviota on klikattu kerran Y-akselin päällä. 7.7.2 Pikavalikko Napsauttamalla hiiren kakkospainiketta valitun alueen päällä avautuu pikavalikko. Pikavalikon sisältö vaihtelee sen mukaan, että mitä on valittuna. Muotoile arvosarjat kohdasta päästään muuttamaan esim. tolppien väri. Kaaviolajista voidaan muuttaa kaavio vaikka pistekaavioksi. Lähdetiedoista voidaan muuttaa tolppien korkeudet (valitaan uusi alue). Lisää Trendiviiva kohdasta näytetään kaaviossa arvojen muodostama trendi Tyhjennä komennolla saadaan tyhjättyä koko kaavio.