OPM taloushallinnon työpaja yliopistoille Kokonaiskustannusmalli ja viranomaistarpeet Aalto-yliopiston tietovarasto ja raportointi osana kokonaisarkkitehtuuria Satu Kekäläinen Aalto-yliopisto
Aalto tietovarasto - tarkoitus Tiedot poimitaan operatiivisista järjestelmistä Yhdistää useamman lähdejärjestelmän tiedot raportin lähdejärjestelmiä 1+n kpl. Tietovaraston sisältö rakennetaan käsitemallien mukaiseksi tieto ymmärretään samalla tavalla. 1. Viranomaisraportointi (XDW-hanke) 2. Toiminnanohjaukseen tarvittavat raportit 2
RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ 1.1.2010 (201X ESB) Oodi HR/P/ ESS Halli E T L E S B IS Integration Server Tarkistaa ja välittää tiedon E T L Kirjanpito Tietovarasto Short JR:n Raportit Tietovarasto Long RJ KOTA, Tilastokeskus, jne. Rondo Kokonaisarkkitehtuurin mukainen tietokanta Tutkimus Tutkimustietokannat tietokan nat ETL = Extract, Transform, Load ETB = Enterprise Service Bus Kaikki raportit, joihin tarvitaan tietoa useammasta kuin yhdestä järjestelemästä 9.5.2009 Tietohallinto/Satu Kekäläinen/HSE,Taik,TKK 1 3
Aalto tietovarasto Aalto-tietovarastossa yksiköillä erilliset omat tietovarastonsa taloushallinnon tietovarasto henkilöstöhallinnon tietovarasto opetus (kevään 2010 aikana, aloitettu) tutkimus (2010 aikana, aloitettu) muut toiminnot kukin erikseen 4
Tietovarasto - periaatteita uudet vakioraportit talletetaan uuteen Aalto-tietovarastoon, kolmansille osapuolille menevät raportit talletetaan Aalto-tietovaraston kopioon, joka on mahdollista sijoittaa palomuurin ulkopuolelle, YTV jää elämään historiatietovarastona, käsitemalleissa hyödynnetään jo olemassa olevia malleja (YTV, XDW), uusien, ulosmenevien raporttien mukaiset käsitemallit tehdään Aalto-yliopistoa varten ja ne on hyödynnettävissä muissa hankkeissa, raportit tuotetaan keskitetyllä raportointijärjestelmällä, ad-hoc raportoinnissa tietoja yhdistellään dynaamisesti useista eri tietokannoista, vakioraportit tuotetaan automaattisesti tietovarastoon ja ne on luettavissa sieltä raportointijärjestelmällä, vakioraportit jaetaan ennakkoon nimetyille henkilöille automaattisesti sovituin väliajoin raportointijärjestelmällä, tulevaisuudessa julkiset raportit portaaliin käsitemallin ja raportoinnin versiohallinta yhdistetään. Selaimen kautta katsotaan mitkä käsitteet, kuvaukset, attribuutit ja yhteydet ovat muuttuneet käsitemallin eri versioiden välillä (CSC yhteistyö). 5
TOTEUTUS CASE Aalto-yliopisto Taloushallinnon tietovarasto ja raportointijärjestelmä osana kokonaisarkkitehtuuria Satu Kekäläinen Aalto-yliopisto 6
Taloushallinnon järjestelmät osana kokonaisarkkitehtuuria Kiinteistö Tilahallinto Asiointi Opintopalvelut Muut järjestelmät Budjetointi Tutkimuspalvelut Työajan kohdennus HR, Palkat Integraatio -serveri Tietovarasto Taloushallinto Laskutus Maksuliike Kassanhallinta Matkahallinta Laskujen kierrätys QlikView Raportointinäkymä Johto OPM Muut rahoittajat Sidosryhmät Tilastot Business Intelligence. 7
Taloushallinnon järjestelmät osana kokonaisarkkitehtuuria Ramboll Kiinteistö Tilahallinto eage Opintopalvelut Budjetointi Halli Personec F, HR Integraatio -serveri Tutkimuspalvelut Tietovarasto Raindance Laskutus ProE Basware maksuliike Trezone kassanhallinta M2 Matkahallinta Rondo QlikView Raportointinäkymä Johto OPM Muut rahoittajat Sidosryhmät Tilastot Business Intelligence. 8
Raporttien suunnittelu Käyttäjät määrittelevät tarvitsemansa raportit raportointimallipohjalle raportointimallipohja määrittelee mm. raportin tiedot, käyttöoikeudet, laskentasäännöt, lähdejärjestelmät. Raporttimalleista tehdään käsitemallit RAKETTI-XDW, AALTO-XDW Kullekin tietovarastoon tuotavalle tiedolle tulee olla käyttötarve tietokantaan viedään vain raportoitava tieto ei kaikkea tietoa. Operatiivinen raportointi jakelu tietovaraston kautta. Tietokanta eli tietovarasto luodaan käsitemalleista käsitemallit määrittelevät tietovaraston sisällön Johdettujen ominaisuuksien, kuten kiinteiden tunnuslukujen, laskentasäännöt tai valmiit luvut hyvin määritelty. Etuna on vain yksi totuus laskentasäännöstä, joten virhe tulee ilmi helposti. 9
Tietojen siirto Raportin sisältämät tiedot poimitaan lähdejärjestelmistä ja siirretään tietovarastoon. Tieto siirretään tietovarastoon tiedon omistajan ja käyttäjän kanssa sovitulla tavalla (raportointimallit siirtotiedostot). Raportointimallien mukaiset raportit tuotetaan raportointijärjestelmällä tietovarastossa olevasta tiedosta. Käyttäjällä mahdollisuus tehdä omia raportteja tietokannoissa olevista tiedoista raportointijärjestelmällä (oikeudet!). 10
Haasteita Yhteisymmärrys Yhteensopivuus Tiedon oikeellisuus Master-tiedon määrittäminen Tietovaraston tiedon määrittely Tietojen yhdistäminen eri lähdejärjestelmistä Raportoitava tieto yhdessä paikassa => tiedon laatu paranee 11
Haasteita Yhteisymmärrys master-tieto / metamalli kuka omistaa tiedon? missä järjestelmässä sitä ylläpidetään? yhteinen ylläpitotapa? kuka omistaa raportit? miten raportointimalleja ylläpidetään? tieto jaetaan tietovaraston kautta? 12
Haasteita Yhteensopivuus Tiedon tarvitsijan tulee määritellä raportoitava tieto, jotta ne saadaan automaattisesti järjestelmistä => jos raportoitavaa tietoa ei ole järjestelmissä, se tuotetaan ja yhdistetään manuaalisesti. Raportoinnin kontrollipisteet Tiedon oikeellisuuden tarkistaminen tiedon tuottamisen ketjussa (prosessit) 13
Haasteita Yhteensopivuus Raportointia tukevat koodistot ja organisaatiorakenteet => eri organisaation osilta katsotaan tietoja samalla tavalla Yhteinen avain tietojen yhdistämiselle Jokaiselle koodistolle tarvitaan muunnostaulu tietovarastossa hallitaan muutokset koodistoihin toimintamalli - raportoinnissa käytetään aina viimeisintä hyväksyttyä koodistoa 14
Haasteita Tiedon oikeellisuus Miten voidaan varmistaa, että tieto siirtyy oikein lähdejärjestelmistä tietovarastoon? Tietovaraston tietoja pitää voida verrata lähdejärjestelmän tietoihin, tarkistukset pitää saada automaattiseksi esimerkiksi siirtyykö data oikein, jos se siirtyy jonkin välitietokannan kautta. Tiedot mallinnettava esimerkiksi XDW-käsitemalli ei sopinut sellaisenaan Aalto-yliopistolle. Oli oletettu, että projekti liittyy yhteen tulosalueeseen. TKK:lla projekti voi kuulua usealle tulosalueelle, joten kullekin projektille pitää laskea prosenttiosuus, johon tehty työ kohdistetaan => RAKETTI-XDW-malli laajennettiin. 15
Haasteita Tiedon oikeellisuus Yhteinen prosessi sekä sisällöllisesti että teknisesti. Toistettavissa olevien prosessien määrittely aina samalla tavalla. Koodistot miten suunnitellaan yhteensopivuus: organisaatiorakenne (organisaatokoodi/laitos, tiedekunta jne.) Raindance, tilikartta, henkilöstöryhmät (Personec-F), projektinumerot (uusittu Aallon aloittaessa). Vastuualueet (alin kirjaustaso), tilikartta, projektinumerot Raindance ennen vuotta 2010 alkaneiden projekteiden kustannukset. 16
Haasteita Tietovaraston tiedon määrittely - Johdetut ominaisuudet, tunnusluvut Mielikuvat toiminnan pohjana - ei tekninen ongelma organisaatio-ongelma, mitä tietoja halutaan, kuka ne tuottaa, tuotetaan samalla tavalla, ymmärretään samalla tavalla, myös ulkoiset vaatimukset, esimerkiksi Uusimuotoisten yliopistojen taloushallinnon koodisto /OPM. Esimerkiksi: Miten opintoja budjetoidaan? Budjetoidaanko laitostasolla opintoja, opintomääriä, tutkintomääriä? Mietitään, kokonaiskustannusmalli ei vaadi. 17
Tiedon oikeellisuus ja yhteensopivuus Tiedon oikeellisuus Keskitettyjen tietovarastoratkaisujen sivutuotteena löydetään tehokkaasti virheitä lähdejärjestelmien datasta. Virheet tulevat esille, kun tietoja viedään tietovarastoon. Aiemmin virheet on korjattu jokaisella raportointikerralla lähdejärjestelmiin. Raportin koonnut henkilö on toiminut tulkkina lähdejärjestelmien välillä kootessaan raportoitavan tiedon. Raportin tieto on virheellinen Tiedon korjaus vain yhteen paikkaan lähdejärjestelmään, tietomalliin. 18