Sujuva projektinhallinta ja raportointi Sinustako koordinaattori? koulutus 2.10.2014 Hanna Vuorinen
Projektinhallintaa määritelmän mukaan Resurssien organisointia ja hallintaa projektin läpiviemiseksi suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena sovitun aikataulun ja budjetin puitteissa Tavoitteiden toteutettavuuden huomioiminen suunnittelusta sekä projektin toteutuksen seurannassa ja ohjauksessa Aika, kustannukset ja laatu muuttujina -> projektipäällikkö tasapainottelijana
Aikaan sidottu prosessi avustussopimuksen valmistelu Kutsu + ESR Max 3 kuukautta Avustussop. allekirjoitus 3 viikkoa ~ viikko 2 viikkoa konsortio PO konsortio Lähetä sopimustiedot Projektin tieteellinen/tekninen, talouden, hallinnollinen ja oikeudellinen tieto Jäljelle jääneet asiat (jos on ) Lähetä sopimustiedot (lopullinen)
Ei merkittäviä muutoksia, mutta Välttämättömät muutokset Eettisen tai turvallisuusarvioinnin vaatimukset Osallistujan poistaminen konsortiosta (jos sovittu) Muutokset täyttämään oikeudelliset ja / tai taloudelliset vaatimukset (esim. osallistujan oikeudellinen asema voi vaikuttaa budjettiin ) Valinnaiset muutokset Selkeiden virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien poistaminen Arviointiraportissa mainittujen puutteiden korjaus (ei vaatimus)
Opettele Participant Portalin salat! Sähköinen, paperiton projektinhallinta koko projektin ajan "Chain of trust ja eri roolit Declaration of honour Koordinaattori ja osallistujat -> LSIGN -> max 6 viikkoa Avustussopimus Ensin koordinaattori -> LSIGN, sitten EU komissio/ virasto Liittymislomake Partnerit -> LSIGN -> 30 päivän sisään avustussopimuksen voimaan astumisesta
Raportoinnista Tyypillisesti raportointikausi on 18 kk Koordinaattori kokoaa ja lähettää -> max 60 pv Väliraportit Loppuraportin Tekninen ja taloudellinen raportti sekä Request for payment Selvitä hyvissä ajoin Participant Portalin käytännöt Selvitys voimavarojen käytöstä yhtenäinen kuvaus Kertaa raportointikäytänteitä Teknisen raportin oikoluku ulkopuolisin silmin Management-päiväkirja Projektin sisäinen seuranta ennustettavuus Rakenna ja aikatauluta realistisesti Komission raportointimallit hyviä pohjia
Tyypillinen hallintomalli Koordinaattori pj:nä Jokaisella partnerilla yksi ääni Advisory Group Rakkaalla lapsella monta nimeä: General Assembly, Steering Board, Management Board
Kokoukset ja kokouskäytännöt Projektin eteenpäin vieminen yhteisten tavoitteiden mukaisesti ja muutosta vaativien asioiden tunnistaminen/ratkaiseminen Tarpeen mukaan ja tarvittavalla tavalla Selkeät ja hyvissä ajoin lähetetyt asialistat -> kaikkien luettava Päätöksiä vaativat asiat selkeästi esillä Päätöksentekovaltuuden delegointi Päätösten kirjaaminen selkeästi muistioon Napakka, mutta keskustelun salliva puheenjohtajuus Kick-off Panosta myös hallinnollisten prosessien läpikäyntiin
Projektihallinnan hyviä käytänteitä Jaa vastuuta vastuullisille Ohjausryhmä vahvistaa työpakettien vetäjät ja vastuut Osallista kuitenkin kaikkia partnereita Pidä prosessia yllä osa riskienhallintaa Etenemisen seuranta ja aikataulujen noudattaminen Sisäinen, avoin tiedonvaihto Säännöllinen yhteydenpito ja tavoitettavuus Aikatauluviivytykset, tekniset ongelmat, henkilöstökysymykset Muista myös konsortiosopimuksen päivitys tarvittaessa Sähköpostilistat Keep it simple, keep it good!
Pilvipalvelut ole tarkkana Älä päästä pilveen tietoa, joka ei sinne kuulu. Julkisiin pilvipalveluihin, kuten Dropbox ja Google Drive, ei tule tallentaa luottamuksellisia aineistoja. Kiinnitä huomiota tietoturvaan sekä käyttö- ja omistusoikeusasioihin.
Viestintä osana projektin arkea Viestintä tulosten levittäminen Viestintä entistä suuremmassa merkityksessä Horisontissa Projektin viestintäsuunnitelma Mainosta projektia ja sen tuloksia laajasti Huomio yleisö Pidä PO tietoisena suurista mediatapahtumista Verkkosivut Julkaisut ja EU-rahoituksen näkyvyys Communicating EU Research & Innovation A Guide for project participants http://ec.europa.eu/research/social-sciences/pdf/communicating-research_en.pdf
Hyödyllisiä linkkejä Guide for Grant Agreement Preparation http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/h2020-guide-gap_en.pdf http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/from-evaluation-to-grantsignature/grant-preparation_en.htm https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/ecresearchgms/1.+grant+management+services+tool