Budjetointi koordinaattorin näkökulma

Transkriptio

1 Budjetointi koordinaattorin näkökulma Claudia Dell Era, Grant Writer Riina Kero, Projektipäällikkö Aalto-yliopisto Tutkimus- ja Innovaatiopalvelut

2 Hakemusvaiheessa Claudia Dell Era, TkT Grant Writer Hakemusten kirjoittaminen yhdessä hakijan kanssa Projektin aikana Riina Kero, VTM Projektipäällikkö Tutkimusprojektien hallinnollinen koordinointi 2

3 Koordinaattori ehdottaa budjetin Käytännössä hyvä koordinaattori lähettää partnereille budjettiehdotuksen tarkistettavaksi ja korjattavaksi Erityisesti yritykset ja uudet osallistujat tarvitsevat tukea H2020 uudet ohjeet: osa muistaa yhä FP7:n ohjeet Alihankinta vai palveluiden osto Yleisesti koordinaattori esittelee budjetin tutkimussuunnitelmassa 3

4 Mistä aloitetaan? Hakutekstistä Hakutekstissä on budjettikatto Kertoo odotetun konsortion koosta Demonstrointi ja/tai pilotointi odotukset 4

5 ja/tai Work Programme:sta Jos hakutekstissä ei ole kattoa Kuinka monta projektia rahoitetaan? SFS (3) projekteja rahoitetaan 5

6 1. vaiheen budjetti Nykyään suurin osa hauista on 2-vaiheisia

7 1. vaihe: karkea budjettijako Ensimmäinen askel budjetin tekemisessä Komissio ei vaadi budjettia per partneri, vain koko hankkeen EU-rahoitusosuus Partnerit usein tarvitsevat budjetin sisäistä hyväksyntää varten Koordinaattori pitäisi laskea oman budjetin 1. vaiheessa Keskimääräisen kuukausipalkan kerääminen partnereilta voi tukea budjettijakoa 7

8 Budjettijako Katto Koordinaattorin budjetti WP vetäjät Demo/ pilotit Isot laitteet Hakukohtaiset ohjeet Korkeat kuukausipalkat 10-15% extra koordinaattorille Budjettijako 8

9 Varsinainen budjetti 9

10 Prosessi 1.vaihe tai karkea budjettijako Päävalinnat Budjettiehdotus Korjaukset Neuvottelu Lopullinen budjetti Budjetti on partnereille katto Management (Hallinnointi) Matkat WP-vetäjät Keskimääräinen vs. aito palkka Budjetissa vielä tilaa Erityisesti työkuukaudet Materiaalia Jos on matala budjettikatto, leikkaukset Yleisesti muutamat päivät ennen submittointia 10

11 Miten budjettiehdotus rakennetaan? 11

12 (A) Direct Personnel Costs = henkilöstökustannukset Aidot palkat (tärkeä erityisesti yliopistoille) Isot palkkaerot tekijöiden välillä Keskimääräiset palkat Painotettu keskiarvo työkuukauden perusteella Palkat sisältävät henkilösivukulut: tarkista että partnerit ymmärtävät tämän Henkilöstökustannus = palkka + henkilösivukulu 12

13 Aidot palkat 13

14 Keskimääräinen palkka Huom! Ei tarkoiteta unit costs 14

15 (B) Other Direct Costs = muut välittömät kustannukset Matkat Materiaalit (pilotit, demot) Tapahtumat Disseminaatio-kustannukset Kutsuvieraat Muut? 15

16 Strateginen suunnittelu - Hallinto Projektin pituus ja projektityyppi (RIA- IA- CSA) Hallinnon rakenne Pieni vs. iso projekti Kuinka monta johtoryhmää? General Assembly Executive Board Advisory ja/tai Stakeholder Board (kenen kustannukset korvataan? Ovatko kaikki kulut koordinaattorin budjetissa?) 16

17 Strateginen suunnittelu Kokoukset ja tapahtumat Kokoukset Management taso WP-taso Task-taso Muut Skype/ videokonferenssi Disseminaatio Omat tapahtumat (kenen vastuulla ja kenen budjetissa?) Konferenssit (aktiivinen osallistuminen) Huom! Muista myös tarjoilut ja kutsuvieraat 17

18 Matkat: kokouksiin ja tapahtumiin Matka = matkaliput (ml. taksit, junat) + majoitus + päivärahat Päivärahaa: Oman organisaation komennuspolitiikka huomioiden Konferenssi Euroopassa = 600 liput+ 4*120 majoitus+ 700 konferenssimaksu+ 4*65 päivärahat = Konferenssi USA:ssa Kolmen päivän seminaari Euroopassa =

19 Tapaamisen järjestäminen 2-päivän General Assembly tapaaminen + seminaari 25 projektihenkilöä 5 kutsuvierasta (ulkopuolisten matkat = liput + majoitus) Päivä 1 Päivä 2 Vuokra Lounas Kahvit Illallinen Kutsuvieraat Yhteensä

20 Strateginen suunnittelu Muu Disseminaatio Open science strategia Open Access maksut per artikkeli Tiedon säilyttämisen kulut ja kenen budjettiin Nettisivut (sisäinen ja ulkoinen ) Muut kanavat: esim. esitteet, tiedotteet jne. Tulostus- ja painokustannukset (2000 per partneri) Logo ja muut design kulut ( ) Videot (2000 per video) 20

21 Muut kustannukset, esim. Tilintarkastus (kontribuutio > ) Varaa riittävästi rahaa, Puhelinkonferenssikulut Käännöspalvelun kulut Patentit- ja muut IPR-suojauksen kulut WP ja projektikohtaiset materiaalit ja laitteet Partneri osaa parhaiten, koordinaattori antaa kattosumman Isot kulut jos on demoja, pilotteja, mittauksia Esim. kemikaalit, ohjelmat, työkalut kyselyille jne. 21

22 (C) Direct Costs of Subcontracting Alihankinnat Erottelu alihankinnat vs. palvelut vaikea Partnerit muistavat vielä FP7-ohjeet Nettisivut Kemialliset analyysit Tapahtuman järjestely Datan keräys, kuten esim. haastattelut satelliittikuvat kyselyt 22

23 Form A Harvinainen Partnerit osaavat kertoa Riippuu projektityyppistä Hakukohtainen 23

24 (D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third Parties Lisätietoja löytyy hakutekstistä 24

25 Muut kustannuskategoriat (E) Costs of in-kind contributions not used on the beneficiary s premises 3. osapuoli tuo palvelut tai muut projektille, mutta ei työtä Esim. liikkuvuus Ei käytetty rahoituksensaajan/osallistujan tiloissa ei yk:ta Kustannukset ilmoitetaan kahdesti: sarakkeet B ja E Sarake E varmistaa, ettei yk:ta lasketa (G) Special Unit Costs covering direct and indirect costs Esim. infrastruktuurikustannukset access costs for providing transnational access to research infrastructures Kliininen tutkimus 25

26 3. osapuolet (B) Other Direct Costs Service provider Financial support to third parties Consortio (D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third Parties Subcontractor (C) Direct Costs of Subcontracting Linked third party Same as beneficiary Third party in-kind contribution (B) Other Direct Costs + (E) Costs of in-kind contributions not used on the beneficiary s premises or only (B) 26

27 Budjettiehdotus on valmis! 27

28 Viimeistely 1.vaihe tai karkea budjettijako Päävalinnat Budjettiehdotus Korjaukset Neuvottelu Lopullinen budjetti Budjetti on partnereille katto Management (Hallinnointi) Matkat WP-vetäjät Keskimääräinen vs. aito palkka Budjetissa vielä tilaa Erityisesti työkuukaudet Materiaalia Jos on matala budjettikatto, leikkaukset Yleisesti muutamat päivät ennen submittointia 28

29 Budjetti Part B:ssa 29

30 Taulukko 3.4b Sum of the costs for travel, equipment and goods and services exceeds 15% of the direct personnel costs. 30

31 31

32 Hyvä pitää mielessä! Matkakulut, lähes aina alibudjetoitu Ovatko kaikki Advisory board kulut koordinaattorin budjetissa? Kokousten suunnittelu: Kiertävä isännöinti => kulut jakautuvat Koordinoidut projektit: kuka ja millä resursseilla hoidetaan hallinnollinen työ? Riittävästi työkuukausia Management WP Kenen vastuulla ja budjetissa on disseminaatio, nettisivut, open science kulut? Vaikeasti ennustettavat kulut? Realistinen budjetointi: onko varauduttava omarahoitukseen? 32

33 KIITOS! 33