Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna Rovaniemi elinkeinoseminaari Marraskuu 2018 1
tausta LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö Kestävät Hankinnat, Sodankylä Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta) Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto 2
Hankinnan arvo ei ole ostoille budjetoitu summa yksiköittäin VAAN koko hankintasopimuksen arvo koko sopimuskaudelle (optioineen) koko kunnassa! Hankintalaki ohjaa kynnysarvon ylittäviä hankintoja (pääsääntöisesti 60 000 ) MUTTA kaikissa hankinnoissa toimittava avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi (sekä suhteellisuusperiaatteen mukaan)
Ideaaliprosessi Hankintaidean tarve tarkistetaan organisaatiotasolla ja sitä suunnitellaan kaikkien käyttäjien kanssa (mielellään sähköisesti) Esimieheltä ja/tai lautakunnalta tarkistetaan valtuutus käyttää hankinnan edellyttämät varat ja organisaatio sitoutuu kilpailutuksen lopputulokseen Manuaalista pisteytystä vaativat vertailut toteutetaan tiiminä ja toteuttajat tekevät hankintapäätöksen. Lopputuloksesta kerrotaan nopeasti toimittajille ja henkilökunnalle sekä siitä viestitään netissä. Substanssiasiantuntija määrittelee, mitä ollaan ostamassa ja kaupallinen asiantuntija avustaa kriteerien luomisessa. Asiantuntijat yhdessä selvittävät markkinoiden tarjonnan. Kaupallinen asiantuntija valmistelee kilpailutuksen luomalla tarjouspyyntöasiakirjat ja tarkistuttamalla ne sekä substanssilla että toimittajilla. Asiakirjat arkistoidaan, mutta sopimus siirretään hallintajärjestelmään ja sille nimetään vastuuhenkilö. Vastuuhlö seuraa määräaikoja, tarkistaa laskut, pitää toimittajapalaverit ja kirjaa reklamaatiot. Kilpailutus toteutetaan sähköisillä järjestelmillä turvaten kaikkien osallistumismahdollisuus Johto seuraa järjestelmien kautta kilpailutusten määrää, sopimusten määrää, päällekkäisyyksiä, summia jne. Susanna
Julkisten hankintojen määrä (vuodessa) 1 373 Valtion viranomaiset ja liikelaitokset 961 670 054 9 364 Kunnat, kuntayhtymät ja alueet 12 585 810 972 6 577 Muut hankintayksiköt 11 777 730 824 Lisäksi KAIKKI alle 30 000 hankinnat! Lapin julkisista hankinnoista ei ole tietoa Jokaisen julkisen hankintayksikön tavaraja palveluostot sekä rakennusurakat Lisäksi erityisalojen hankinnat sekä puolustusja turvallisuushankinnat Hilma 2016 tilasto 5
Elinvoimaisuus
Työpaikat Palvelut Verotulot
Halutaanko rahoille maksimivastine? Hankintojen arvo julkishallinnon organisaatioissa puolet budjetista: julkiset palvelut tuotetaan merkittäviltä osiltaan yksityisten yritysten resurssein. Pohjoismaisen tulkinnan mukaan oikeuskäytännössä kiinnitetään ainoastaan huomiota hankintaprosessin oikeellisuuteen. Brittiläisessä hankintakäytännössä taas huomio kiinnitetään teknisen oikeellisuuden sijaan siihen, onko hankinnalla saavutettu paras vastine verorahoille (best value for money)! Tuottavuus, vaikuttavuus ja julkiset hankinnat, 2013 Manninen: Osaaminen julkisessa hankintaprosessissa, 2016 & Pekkala & Pohjonen 2014 8
9 Hankintojen ratkaiseva rooli Tuloksen tekeminen tuloja lisäämällä on merkittävästi työläämpää kuin menoja järkeistämällä: Hankintojen haltuunotolla tiedetään minne rahat menevät ja miten niissä voidaan säästää! SÄÄSTÄMINEN ei synny yksittäisten tavaroiden ja palvelujen LAATUA leikkaamalla vaan kokonaiskustannusten kautta! Ostojen tulee pohjautua tarpeeseen eikä budjettiin.
Virkamies Toimittaja Hyvä hankinta (asiakkaalle) Päättäjä Hankintatoimi 10
Rovaniemi
Miten kaupunki voi tukea alueen elinvoimaisuutta? Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet. Kaupungin sivuilta löytyy 10 vuotta vanha strategia: mittarit? Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista. Kaupungin hankintaohjeet & pienhankintaohjeet jokaisen kaupungin rahaa käyttävän pöydällä? Seuraa hankintojen kehittymistä osuvilla mittareilla & edistä sähköisten järjestelmien käyttöönottoa Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja yritystapaamisia Kilpailuta hankinnat avoimesti Älä kopioi vanhoja tarjouspyyntöjä vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti! Avointen pienhankintojen määrä? 0 12
Rovaniemi Omistajapoliittiset linjaukset 2016 (2020 saakka) Kaupunkikonsernin hankintastrategia 2009 Viittaukset vanhaan lakiin Rovaniemen kaupungin palveluhankintastrategia Tehtäväaluepriorisointiliite Rovaniemen elinkeinoohjelma 2014 2016 Valtuustosopimus 2017 2021 13 YVA Ovatko kunnan sisäiset prosessit selkeät eli tietääkö substanssitoimija, että hänen vastuullaan on AINA asukkaiden / loppuasiakkaiden lisäksi elinvoimaisuus? Onko strategiat, ohjelmat ja linjaukset implementoitu ohjeisiin ja valvotaanko niiden toteutumista?
Mitä voidaan konkreettisesti tehdä? Osittaa kilpailutukset sen kokoisiksi, että Lapin yritykset voivat niihin osallistua Hankintalaki ei ohjaa hankinnan sisältöä: kaupunki voi itse valita elinvoimaa vahvistavat kriteerit Kaupunki voi jokaisen yksikön osalta seurata hankintastrategian toteuttamista ja hankintatoimen elinvoimamyönteisiä mittareita (ja raportoida niistä valtuustolle) Hankintojen avoimuutta voi lisätä: hankintaohjeet, valmistelu ja toimittajat kunnan nettisivuille Hankintaohjeissa määriteltävä minkä kokoiset hankinnat avoimesti kilpailutettava Ostosalkkuanalyysi 14
Tarvitsemme asumispalveluita! Lähetetään tarjouspyyntö substanssiasiantuntijoille, toimittajille & järjestöille kommentoitavaksi! Kuka niitä tuottaa Onko Lapissa yrityksiä? Mitä palvelut maksavat? EI mennä lainsäädännön taakse piiloon! Mikä se markkinavuoropuhelun konkreettisesti on? Kysytään yrityksiltä mitä on tarjolla ja mitä pitää huomioida! Yleinen tilaisuus & yksittäiset palaverit Kysytään ASIAKKAILTA mikä on heille tärkeintä & mitä on laatu asumisessa
Miten vaikuttaa palvelun laatuun se, että toimittaja tietää, ettei asiakas tule vaihtamaan palveluntuottajaa? Hinnoittelu vaikeaa kun toiminta ei ole markkinaehtoista. Reklamointi melko haasteellista kun sanktiotkin päätyy maksamaan asiakas. Julkisuuslaki väistyy ja toiminnan avoimuus poistuu. Julkisessa omistuksessa yksityisillä markkinoilla eli liiketoiminnan riski veronmaksajilla. Vääristää markkinoiden toimintaa (julkiset toimijat tilaavat suoraan InHouse-yhtiöltä vaikka markkinoilla olisi parempia toimijoita). Kuntayhtiön alihinnoittelu kurmottaa pienyrittäjiä, ylihinnoittelu veronmaksajia In-House yhtiöt syövät sitä elinvoimaa mitä muut tuovat
Hankinta-asiamiehen tehtäviä Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät) Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu) Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet) Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut) Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys Markkinavuoropuhelut Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit) Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen) Reilun kilpailun varmistaminen 17
Yritysnäkökulma
Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja? Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin. Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään. Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään. Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella. Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat. Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset. Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja! Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä. 19
20 Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!
Susanna-Sofia hankinta-asiamies p. 044 509 0277 susanna-sofia.keskinarkaus@yrittajat.fi Twitter: @SusannaSofia Instagram: skeskinarkaus Facebook: Susanna-Sofia LinkedIn: yrittajat.fi Susanna-Sofia 21