SÄHKÖPOSTIOHJE Mikkelin ammattikorkeakoulu
1 Ohjeen nimi Vastuuhenkilö Sähköpostiohje Järjestelmäasiantuntija Antero Istolainen Voimaantulo 19.02.2013 Päätös Muutettu viimeksi 11.02.2014 Tarkistettu viimeksi 11.02.2014 Sisällysluettelo Sähköpostiohje Office 365 -sähköpostiin... 2 1. Yleistä... 2 2. Kirjautuminen palveluun... 2 2.1 Kirjautuminen koulun koneella... 2 2.2 Kirjautuminen koulun verkon ulkopuolelta... 3 3. Postin yleisnäkymä... 3 4. Postin asetukset... 4 5. Sähköpostin määrittäminen mobiililaitteeseen... 11 Muutosluettelo 11
2 Sähköpostiohje Office 365 -sähköpostiin 1. Yleistä Mikkelin ammattikorkeakoulun opiskelijat siirtyvät Novell GroupWise sähköpostijärjestelmästä Microsoft Office 365 sähköpostipalvelun käyttöön. Samassa yhteydessä opiskelijoiden sähköpostiosoitteet vaihtuvat @edu.mamk.fi muotoisiksi. Vanha sähköpostijärjestelmä toimii rinnalla 31.5.2013 asti, johon mennessä opiskelija itse tallentaa/lähettää itselleen haluamansa sähköpostit. Tässä ohjeessa käydään muutamia perusasioita uuden sähköpostijärjestelmän käytöstä. 2. Kirjautuminen palveluun Ensimmäiseksi, avaa selainohjelma (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari, jne,). Studentista löytyy oikopoluista yhteys sähköpostipalveluun. Palvelun osoite on http://webmail.mamk.fi josta löytyy tarkempia ohjeita sähköpostipalvelun avaamiseksi. 2.1 Kirjautuminen koulun koneella Mikäli käytät sähköpostia koulun koneilla, tulee edellä olevan kuvan mukainen kirjautumisikkuna. Kirjoita tähän sähköpostitunnuksesi.
3 2.2 Kirjautuminen koulun verkon ulkopuolelta Mikäli kirjaudut sähköpostiin esim. kotoasi, tulee edellä olevan kuvan mukainen kirjautumisikkuna. Tähän käytetään samoja tunnuksia kuin kohdassa 2.1. 3. Postin yleisnäkymä Oheisessa kuvassa näkyy perusnäkymä sähköpostistasi. Kaikki oleelliset toiminnot ovat selkeästi näkyvillä, joten järjestelmän käytön oppii erittäin helposti.
4 Sähköpostinäkymän yläreunassa oikealla on toimintovalikko, mistä pääsee selaamaan kalenteria, yhteystietoja ja tehtäviä. 4. Postin asetukset Oikeassa yläreunassa on rattaan kuva, josta pääset muuttamaan postin asetuksia. Näkyvissä on linkit mm. automaattisiin vastauksiin, sääntöihin sekä teeman valintaan. Klikkaamalla Asetukset -linkkiä, pääset tarkastelemaan mm. kännykkäpostin määritykseen liittyviä asetuksia. HUOM! Lisäksi on erikseen Office 365 asetukset, joilla voi muuttaa koko Office 365 palvelun yhteisiä asetuksia.
Asetusten oletusnäkymässä näet sähköpostitilisi tilan. Kuten kuvasta näkyy, sähköpostissa on tilaa reilusti: 50 Gt. Mikäli haluat määrittää esim. kännykkääsi tämän sähköpostin, tarvitset sähköpostipalvelimen nimen. Tämän saat selville klikkaamalla POP- tai IMAP-käytön asetukset -linkkiä. Mobiililaitteen sähköpostimäärityksistä tarkemmin tämän ohjeen lopussa. 5
Näitä sähköpostimäärityksiä tarvitset, mikäli haluat määrittää tämä sähköpostiosoitteen ulkoiseen sähköpostiohjelmaan (kännykän Exchange Active Sync -tili, Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, jne.) 6
Asetukset-valikon alta löydät yleisiä asetuksia postin käsittelyyn. Voit määritellä Sähköpostin allekirjoituksen, Viestin muotoiluasioita 7
8 lukukuittauksen (liittyy siihen, kun joku tekee esim. kalenterikutsun ja sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä lähetetään lähettäjälle kuittaus), lukuruudun asetukset (viestin käsittely lukuruudussa) sekä viestien keskusteluasetukset. Kun teet muutoksia, muista klikata vasemmalta alareunasta. painiketta
Kalenteri-välilehdellä kannattaa vaihtaa viikon ensimmäiseksi päiväksi Maanantai. Muut asetukset ovat lähinnä makuasioita. 9
10 Mikäli aluekohtaiset asetukset syystä tai toisesta ovat väärin tai haluat muuttaa niitä esim. pidemmän ulkomailla olevan opiskelujakson takia, voit tehdä sen asetusten Alueellinen välilehdeltä. Mikäli olet määrittänyt sähköpostin johonkin Exchange Active Syncia tukevaan päätelaitteeseen (kännykkä, tabletti, tms.), tulee laite tähän listaan. Mikäli et jossain laitteessa käytä enää EAS-palvelua, voit poistaa sen tässä. VAROITUS!! Poista laitteen tiedot toiminto todellakin tyhjentää laitteen, eli palauttaa sen
11 tehdasasetuksille. Voi olla kätevä toiminto, mikäli puhelin varastetaan. Muutoin tämän toiminnon kanssa kannattaa olla varovainen. Mikkelin ammattikorkeakoulun/kaakkois-suomen ammattikorkeakoulun tietohallinto ei ole vastuussa Poista laitteen tiedot toiminnon kautta menetetyistä tiedoista. 5. Sähköpostin määrittäminen mobiililaitteeseen Office 365 palvelussa olevan sähköpostitilin voi määrittää myös mihin tahansa Exchage Active Syncia tukevaan mobiililaitteeseen. Laitevalmistajan nettisivuilta tai jälleenmyyjältä saat tiedon siitä, tukeeko päätelaitteesi Exchange Active Syncia. Tarvitset tilin määritykseen Office 365 käyttäjätunnuksen ja salasanan, sekä palvelimen nimen. Käyttäjätunnus voidaan syöttää ilman toimialuetietoa ja palvelimen nimi löytyi aiemmin tässä ohjeessa esitetyllä tavalla. Käyttäjätunnus: tunnus@edu.mamk.fi (esim. oanis999@edu.mamk.fi) Salasana: sama, millä kirjaudut sähköpostiin ja studentiin Toimialue: jätetään tyhjäksi Palvelin: outlook.office365.com Muuta huomioitavaa (laitteesta riippuen): Käytä suojattua yhteyttä (SSL) ja Hyväksy kaikki SSLvarmenteet. Lisäksi esim. Android-laitteilla tulee ilmoitus etähallinnasta. Tämä tulee hyväksyä, jotta sähköposti voidaan aktivoida mobiililaitteeseen. Tietohallinto ei hallinnoi oppilaiden mobiililaitteita, muutoin kuin väärinkäyttötapauksissa. Muutosluettelo Päivämäärä Muutetut luvut/sivut Kuvaus 11.2.2014 Koko dokumentti Kuvat ja jotiakin sisällöllisiä muutoksia