YYA-SOPIMUS VAIKUTTAVUUTTA EDISTÄVIEN SOPIMUSTEN AIKAANSAAMISEKSI HanselNetwork 2.0
1 Sisällysluettelo 1. Sopimusosapuolet... 2 2. Määritelmät ja termit... 2 3. YYA-sopimuksen kohde ja tavoite... 2 4. Yhteistyö... 3 5. Velvollisuudet... 4 6. Sopimusmuutokset... 4 7. Allekirjoitukset... 4 Liitteet... 4 Lähteet... 5
2 1. Sopimusosapuolet Kaikki asiaa innoissaan edistävät, julkisia hankintoja kehittävät ja hankintoihin intohimoisesti suhtautuvat tahot. Sopimuksessa esiin tuoduista huomioista on keskusteltu Hansel Network -päivän aikana. 2. Määritelmät ja termit Allianssi Toimijoiden välinen liitto ja sopimus, jonka kohteena on tavoitteiden ja toimintojen yhdistäminen. (Kortelainen) Projektiallianssi Tiettyä projektia varten sovittu järjestely, kaikkien yhteiseen sopimukseen perustuva hankkeen toteutusmuoto, jossa osapuolet vastaavat toteutettavan projektin suunnittelusta ja rakentamisesta yhdessä, yhteisellä organisaatiolla. (Kortelainen) Tulosperusteinen sopimus Sopimus jossa palvelun tuottama tulos on määritelty ja jossa palveluntuottaja laskuttaa tilajaa ainoastaan saavutetuista tuloksista (vrs. suoritteista). YYA-sopimus Sopimus ystävyydestä, yhteistoiminnasta ja keskinäisestä avunannosta. Perimätiedon mukaan tällä sopimuksella ei ole yhteyttä toiseen hieman vähemmän tunnettuun YYA-sopimukseen. Hansel Network Hansel Oyn asiakkailleen järjestämä verkostotapahtuma, jossa osallistavin menetelmin käsitellään erilaisia julkisiin hankintoihin liittyviä aiheita. 3. YYA-sopimuksen kohde ja tavoite Ole hankintayksikkönä ja itsenäsi rohkea, ennakkoluuloton, utelias, asiantunteva, vaativa ja yhteistyökykyinen. Hankinnan kohdetta ajateltava ennakkoluulottomasti ja ottaa tietoinen riskejä, vaikka joskus joku voi mennäkin pieleen. Uskalla kokeilla. Riski itsessään tuskin on ongelma. Sen sijaan tunnistamaton riski voi olla. Vaikuttavuuteen tähtäävissä hankinnoissa sekä sopimuksissa suunnittelu on tärkeää ja se vaatii myös resursseja. Vastaavasti aikaa säästyy kun monimutkaisia vaatimusmäärittelyjä ei useinkaan tarvita.
3 Suunnittelua ei saa unohtaa. Niin hankintatoimen kuin yksittäisten hankintojen suunnittelunkin tulee olla systemaattista. Ilman suunnittelua on vaikeaa luoda mitään uutta. Allianssimalli ei ole itse tarkoitus. Allianssimallin ideoita voi ja tulee hyödyntää myös perinteisissä sopimuksissa. Sopimuksessa hankinnan kohde voidaan kuvata myös tulosten kautta ja maksaa vain tuloksista. Toimittajan vastuulle voidaan jättää keinojen miettiminen tulosten saavuttamiseksi. Mieti tarkkaan sopiva sopimuskauden pituus. Liian pitkän sopimuksen kanssa voi käydä kuin vanhassa avioliitossa. Aina ei välttämättä tee mieli tehdä maksimisuoritusta. Mittaaminen ei ole suositeltavaa, koska mittaaminen on pakollista, kuten myös mittaustuloksiin reagointi. Lupauksia saa tarjouspyynnössä pyytää, mutta viisas hankintayksikkö seuraa ja myös mittaa lupauksen pitämistä. Hankintayksikön tulisi analysoida jälkikäteen hankintojaan ja niiden tuloksia. Ilman analysointia on vaikea oppia ja parantaa seuraavalla kerralla. 4. Yhteistyö Muista sisäinen yhteistyö: Sopimus on käytännössä turha, jos sitä ei ole tilaajalla sisäisesti jalkautettu. Hankintayksikön tulisi huomioida myös toimittajat. Hyvän tarjouksen teko vaatii aikaa ja resursseja myös toimittajalta, joten auta toimittajaa mahdollistamalla hyvien tarjousten tekeminen. Tällöin saat usein myös hyvän sopimuksen. Reklamointi ei ole kirosana. Reklamoimatta jättäminen silloin kun sille on aiheitta, on kirosanan arvoinen tilanne. Jos et kerro mikä on hyvin ja mikä huonosti, toimintaa on vaikeaa kehittää. Kerro niin hyvistä kuin huonoistakin kokeiluistasi ja osaa innostua myös epäonnistumisista. Aina ei voi onnistua, ei edes julkisten hankintojen ammattilainen. Jos et itse tiedä, miksi et kysyisi kolleegalta, toiselta hankintayksiköltä tai vaikkapa toimittajalta apua ongelmaasi. Oman edun tavoittelusta kohti yhteisen edun tavoittelua. Herrasmiessopimukset kunniaan. Ilman sanktioita tuskin syntyy vaikuttavuutta, mutta sanktio ei saa olla tärkeämpää kuin vaikuttavuus.
4 5. Velvollisuudet Hankintatoimea tulee kehittää järjestelmällisemmäksi, jotta hankintojen suunnittelu tehostuu. Organisaatioon tulisi nimetä hankintojen kehittäjä organisaation hankintojen toteuttajien tueksi. Osapuolten tulee olemassa olevien sopimusten uusimisen yhteydessä miettiä vaikuttavuustekijöitä ja esimerkiksi allianssimallin hyödyntämistä. Keinojen sijaan tulisi määritellä selkeät tavoitteet tarpeen mukaan. Tavoitteille ja tarpeille tulee kehittää myös mittarit ja seurantamallit. Tulee lisätä tietoisuutta erilaisista tavoista toteuttaa hankintoja. Mikäli oma osaaminen ei riitä on osapuolilla velvollisuus kysyä apua toisiltaan, markkinoilta tai käyttää ulkopuolista asiantuntijaa (esimerkiksi Hansel Oy:tä). 6. Sopimusmuutokset Kaiken määritteleminen sopimuksessa ei ole välttämätöntä, mikäli sopimuksen muutoshallintamekanismit ovat kunnossa. Hankintayksikön tulisi miettiä ennen sopimuksen muodostamisen yhteydessä millä tavoin sopimuksen tulisi elää sopimuskaudella Sopimus voi olla joustava: määrittele tavoitteet toimenpiteiden tai keinojen sijaan. Optiot voivat olla hyvä keino rakentaa sopimukseen joustavuutta. 7. Allekirjoitukset #hanselnetworkin kaikkien osallistujien puolesta Helsingissä 2017 Mirke Turunen Asiakkuuspäällikkö Tuomo Vuorinen Asiakkuuspäällikkö Liitteet Allianssisopimusten ominaispiirteet, Juha Virolainen Kokemuksia vaikuttavuuden hankinnasta, Anna-Maria Levy Tulosperusteinen työllistyminen, Mirke Turunen Hansel Network päivän tuotokset
5 Lähteet Yhteistyöhön perustuva projektiallianssi julkisena hankintana ja proaktiivisena sopimisena, Kortelainen Annika, Pro gradu-tutkielma, Marraskuu 2016. Julkaistu Edilexissä 27.4.2017 www.edilex.fi/opinnaytetyot/17620