KIRKON PALVELUKESKUS Kipalainen Kirkon palvelukeskuksen uutiskirje asiakkaille 3/2013 Tässä numerossa: Kipa netissä s. 2 Johtajan tervehdys s. 3 Palautteiden mukainen kehittäminen s. 4-7 Yhteyshenkilöt valmennuksessa s. 8 Asiakkaiden kokemuksia s. 9-11 Kipan uutisia s. 12 Kipan uusien työntekijöiden perehdytykseen kuuluu seurakuntavierailu. Uudet kipalaiset vierailivat lokakuussa Kempeleen seurakunnassa, jossa vs. kirkkoherra Vesa Äärelä kertoi kipalaisille seurakunnan toimintatavoista ja näkökulmista. 1
Kipa netissä Kipan yhtenä arvona on avoimuus. Se näkyy muun muassa avoimena tiedon jakamisena nykyisten ja tulevien asiakkaiden suuntaan. Erityisesti tänä vuonna Kipa on panostanut viestintään, ja kehittänyt tiedonvälitystä. Kipa haluaa jakaa siirtyville seurakuntatalouksille mahdollisimman paljon tietoa, joka tukee heitä päätöksenteossa. Olemassa oleville asiakkailleen Kipa jakaa tietoa, joka tukee asiakkaan ja Kipan välistä yhteistyötä ja palvelutuotantoa. Tietoa jaetaan sekä julkisten Sakastin internet-sivujen kautta että Kirkon intran (Rovastin) kautta. Intrassa on mm. Kipan palvelutuotantoon liittyvää yksityiskohtaista tietoa. Sivujen kautta pystyy y vaikkapa seuraamaan Kipan Livemeeting-koulutusten (nettikoulutukset) tallenteita ja perehtymään niiden avulla Kipan järjestelmiin. Sekä Sakastin että Kirkon intranetin Kipan sivustoja päivitetään säännöllisesti ja sivuille lisätään Kipaa koskevia uutisia ja tietoja. Kirkkohallituksen internet-sivuilla olevat Kipan omat sivut: http://sakasti.evl.fi/kipa Tietoa mm. Kipan palvelutuotannosta, toimintatavoista ja ajankohtaisista asioista Sakastissa olevat Kipan sivut ovat julkiset ja näkyvät kaikille netin käyttäjille. Sakasti Näin pääset Kipan intraan: 1. Kirkon intraan pääsee esimerkiksi Sakastin sivujen kautta. Kirjoita osoite: http://sakasti.evl.fi 2. Siirry sivun oikeaa alareunaan ja klikkaa: Intranet > Lue lisää Kirkon intranet (Rovasti) Kirkon intranet-sivut: http://rovasti.evl.fi/kirkonintra.nsf > Kirkon palvelukeskus Palvelusopimus liitteineen (vastuunjakotaulukko, hintaliite jne.), Asiakkaan käsikirja, videoita, ohjeita, koulutustallenteita jne. Sivut näkyvät vain Kirkon sisäverkossa. 3. Valitse avautuneen intranet-sivun hakemistosta Kirkon palvelukeskus 4. Valitse haluamasi sivu valikosta 2
Johtajan tervehdys Kipa aloitti palvelutuotannon vuosi sitten. Kuluneen vuoden aikana olemme vastaanottaneet kymmeniä uusia asiakkaita ja lisäksi olemme valmistautuneet ensi vuoden ja tulevien vuosien aikana siirtyvien asiakkaiden vastaanottoon. Olemme saaneet asiakkailta paljon kriittistä ja rakentavaa palautetta. Useilla on ollut näkemys, että Kipa ei kuuntele asiakkaita eikä reagoi palautteisiin. Pääosin kriittiset palautteet ovat koskeneet tietojärjestelmiemme käytettävyyttä. Tässä Kipalaisessa on käsitelty erityisesti asiakkailta tulleita palautteita ja toimenpiteitä, joihin Kipa on ryhtynyt. Tulemme myös jatkossa kertomaan tarkemmin Kipan kehittämistoimenpiteistä ja aikatauluista. Jotta asiakkaat saisivat Kipasta tietoa jo hyvissä ajoin ennen siirtymistään Kipaan, olemme tehostaneet Kirkon intran käyttöä ja lisänneet sivustolle yksityiskohtaisempaa tietoa Kipasta. Sivuille on laitettu muun muassa järjestelmien käyttöön liittyviä video-ohjeita sekä koulutustallenteita. Olemme ottaneet järjestelmien käytettävyyden parantamisen yhdeksi painopistealueeksemme. Lisäksi olemme tehostaneet ruotsinkielisten asiakaspalvelua. Avasimme syyskuussa Porvooseen erityisesti ruotsinkielisiä asiakkaitamme palvelevan toimipisteen. On ymmärrettävää, että asiakkaiden nykyiset järjestelmät palvelevat hyvin seurakuntia, koska niitä on kehitetty seurakuntien tarpeisiin useita vuosia. Kipan tavoitteena on hakea parhaita kokemuksia ja käytänteitä asiakkailta sekä rakentaa yhdessä Kipan järjestelmiä, jotta ne palvelisivat tulevaisuudessa mahdollisimman hyvin seurakuntia. Useat kehittämistoimenpiteistä vievät aikaa, koska Kipan täytyy ensin analysoida niiden hyödyt, vaikutukset kaikkiin asiakkaisiin ja järjestelmiin, laatia toteutusaikataulut yhdessä järjestelmän toimittajien kanssa sekä tehdä kustannuslaskelmat. Tämän jälkeen kehittämistoimenpiteistä tehdään vielä tarvittavat päätökset. Vaikka Kipa on vasta aloittanut toimintansa, katsomme myös siirtymiskauden loppuvuosiin. Vuonna 2017 Kipaan on siirtymässä noin 120 asiakasta. Tämä on iso asiakasmäärä ja sen vuoksi se tulee olemaan haaste niin asiakkaille kuin Kipalle. Täysistunto on tehnyt päätöksen avustaa seurakuntia, jotka aikaistavat siirtymistään Kipaan. Seurakuntatalous saa Kirkkohallituksesta yhden vuoden aikaistamisesta avustusta yhden euron jäsentä kohden ja kahden vuoden aikaistamisesta kaksi euroa jäsentä kohden. Asiaa käsitellään kirkolliskokouksessa marraskuussa. Yhteistyöterveisin Seija Mäenpää Johtaja Kirkon palvelukeskus 3
Kipan palvelutuotanto Matka- ja kululaskujärjestelmä Video-ohjeet asiakkaiden tukena Kipa on saanut kritiikkiä matka- ja kululaskujärjestelmästään. Kritiikin voidaan olettaa johtuneen eroavaisuuksista esimerkiksi seurakunnissa yleisesti käytössä olevan M2- järjestelmän ja Kipan SAP-pohjaisen matkaja kululaskujärjestelmän välillä. Eroja on ollut muun muassa järjestelmien terminologiassa. SAP:issa käytetty terminologia on tietyiltä osin vaikeaselkoisempaa. Kipa on ollut yhteydessä järjestelmän toimittajaan ja terminologiaa on jo saatu muutettua joiltakin osin. Kipan matka- ja kuluratkaisu (SAP) on logiikaltaan erilainen kuin M2. Matka- ja kululaskusta on puuttunut kom- menttikenttä matkalaskun palautusta varten. Se lisätään Kipan järjestelmään joulukuussa. Asiakkaat ovat halunneet vähemmän järjestelmästä tulevia sähköpostimuistutuksia. Muutos toteutetaan joulukuussa. Asiakkaat ovat toivoneet leirimatkalaskun kululajien taakse maksettavia euromääriä, ja tämä muutos toteutuu myös joulukuussa. Asiakkaat ovat toivoneet lisää ohjeita matka- ja kululaskujen tekemisestä. Manuaaliohjeiden lisäksi asiakkaiden käytössä on ollut toukokuusta lähtien myös video-ohjeita. Asiakkaiden saatavilla on myös matka- ja kululaskujen Kipan koulutustallenteita (Livemeeting-koulutukset). Palkat Sähköinen verkkopalkkalaskelma asiakkaiden käyttöön Asiakkaat ovat toivoneet parannuksia Kipan palkanlaksentajärjestelmän käytettävyyteen, maksuaineistojen hyväksymismenettelyn moniportaisuuden kehittämiseen, käsiohjeisiin sekä verkkopalkan käyttöönottoa ja raportoinnin kehittämistä. Lisäksi palautetta on annettu ruotsinkielisistä käännöksistä järjestelmässä. Kipan lomakkeita on parannettu: turhia kenttiä on poistettu ja ulkoasua selkeytetty. Hyväksymismismenettelyn (henkilöstöhallinnon lomakkeet kuten palkkatapahtumat ja vuosilomat) moniportaisuutta testataan parhaillaan ja moniportaisuus-toiminnallisuus otetaan käyttöön tämän vuoden aikana. Suomenkieliset palkanlaskennan käsiohjeet on päivitetty ja ruotsinkieliset päivitetään lokakuun aikana. Sähköinen verkkopalkkalaskelma otetaan käyttöön vuodenvaihteessa. Raportoinnin kehitystyö on aloitettu ja Kipa tekee yhteistyötä TMO:n kanssa. HP (Henkilö- ja palvelussuhderekisteri) Parannetut käsiohjeet saatavilla marraskuussa Palautteiden mukaan Kipan Akkunan käsiohjeet ovat puutteelliset. Kipa on päivittänyt ja uudistanut käsiohjeita. Suomenkieliset käsiohjeet ovat asiakkaiden saatavilla Kipan Akkunan kautta ja päiviteyt ruotsinkieliset ohjeet ovat asiakkaiden saatavilla Kipan Akkunan kautta marraskuun aikana. Kirjanpito Sähköinen muistiotosite toimivammaksi Asiakkaat ovat antaneet palautetta muistiotositteiden kehittämiseksi. Kipa testaa parhaillaan parannettuja toiminnallisuuksia: tositteen täsmäytys, kustannuspaikalle oma kenttä, kustannuspaikka- ja tulosyksikkötarkastus. Toiminnallisuudet otetaan testauksen jälkeen käyttöön marraskuussa. Lisäksi selvitetään, miten muistiotositteeseen voidaan laittaa liitetiedosto. Muistiotositteen kierrätys on Kipassa muutospyyntövaiheessa ja tavoitteena on saada se käyttöön joulukuussa. 4
Kipan palvelutuotanto Talousarvio Työkalu talousarvion tekemiseen Asiakkaat ovat antaneet monipuolista palautetta liittyen talousarvion laadinnan ja raportoinnin kehittämiseksi. Kipa on tehnyt asiakkaiden käyttöön talousarvion syöttöpohjan ja raportit. Kipassa on parhaillaan työn alla useita kehitystoimenpiteitä, jotka pitäisi olla valmiina tämän vuoden lopussa: palkkabudjettiliitty- män lisääminen, kuluvan vuoden talousarvion kopiointi seuraavan talousarvion pohjaksi, tuloslaskelmaosan seuranta tilitasolla ja talousarvion suunnitteluraportti (3:n edellisen vuoden toteuma; keskiarvo; edellisen vuoden, kuluvan vuoden ja seuraavan vuoden talousarvio). Ostoreskontra Ostoreskontra: Ostolaskun asiatarkastus helpommaksi Asiakkaat ovat antaneet palautetta ostolaskun asiatarkastuksesta ja tiliöinnistä. Kipa on kehittänyt järjestelmää tämän syksyn aikana ja nyt saatavilla ovat tiliöintimallit, liitteiden liittämismahdollisuus ja laskunkierron monito- rointiraportti. Lisäksi järjestelmän tekemiä tarkistuksia on lisätty virheiden löytämiseksi. Tämän syksyn aikana on vielä suunnitelmissa ALV-jakoosuuden automaattinen laskenta. Myyntireskontra Myyntireskontra: Laskutusluettelo luettavammaksi Asiakkaat ovat antaneet palautetta maksukehotus- ja viivästyskorkolaskuprosessista. Laskutusluetteloa on haluttu luettavammaksi ja myyntilaskun liitekäsittelyä sujuvammaksi. Lisäksi palautetta on annettu myyntireskontran kehittämisestä. Elokuusta lähtien maksukehotus ja viivästyskorkolasku ovat menneet operaattorin kautta. Kipassa on parhaillaan työn alla ti- liöinnin saaminen näkyviin laskutusluetteloon ja myyntilaskun liitekäsittelyn parantaminen Kipan Akkunassa. Tavoitteena on saada parannukset tehtyä vuoden loppuun mennessä. Selvityksen alla on, voidaanko toteuttaa alennuskäsittelyn lisääminen Kipan Akkunaan, kuluttajaverkkolasku ja vuokralaskutus yhdellä laskulla. Kipan Akkuna Kipan Akkunan ulkoasua uudistetaan Kipan Akkunan ulkoasusta ja käytettävyydestä on tullut kritiikkiä. Kipassa on suunnitteilla Kipan Akkunan ulkoasun päivittäminen ja Kipan Akkunan tekeminen käyttäjäystävällisemmäksi. Tavoitteena on selkeyttää ja parantaa mm. uutisten näkyvyyttä ja luettavuutta sekä ohjeiden saatavuutta. 5
Asiakkaan vastaanotto ja koulutukset Saatu palaute ohjaa Kipan toimintaa Kipa kerää jokaisen pitämänsä koulutus- ja työpajajakson jälkeen palautetta asiakkailtaan. Saadut palautteet analysoidaan Kipassa ja koulutuksia kehitetään niiden perustella. Huhti-syyskuussa koulutuksia pidettiin erityisesti syksyllä Kipan asiakkaiksi siirtyville seurakuntatalouksien henkilöstö- ja taloushallinnosta vastaaville henkilöille sekä nimetyille yhteyshenkilöille. Suomenkielisten koulutusten keskiarvo 23.4.-5.9.2013 väliseltä ajalta pidetyille koulutuksille oli 3,8 arvointiasteikolla 1-5. Ruotsinkielisten koulutusten keskiarvo 7.11.2012-29.8.2013 väliseltä ajalta oli 3,6. Koulutuksissa annettiin myönteistä palautetta käytännön harjoituksista, konkreettisesta koulutuksesta, jossa käytettiin oikeita esimerkkejä, hyvästä ilmapiiristä, kouluttajien ja asiakkaiden välisestä vuorovaikutuksesta sekä kouluttajien ammattitaidosta. Kehitettävinä asioina osallistujat näkivät muun muassa koulutusten tiivistämisen kahteen päivään, koulutusmateriaalin selkeyttämisen ja tiivistämisen, koulutuspäivien aikatauluttamisen, kouluttajien asiaosaamisen sekä teknisten ongelmien korjaamisen. Suomenkieliset henkilöstö- ja taloushallinnon koulutukset 23.4. - 5.9.2013 175 vastausta, vastausprosentti 73 Henkilöstö- ja taloushallinnon työpaja (28.-30.5.2013) Taloushallinnon koulutus: Taloushallinnon järjestelmien toiminnallisuudet (3.-5.9.2013) Henkilöstöhallinnon koulutus: Henkilöstöhallinnon järjestelmien toiminnallisuudet (10.-12.9.2013) Henkilöstöhallinnon koulutus (13.-15.8.2013) Henkilöstöhallinnon koulutus (20.- 22.8.2013) Henkilöstö- ja taloushallinnon työpaja (14.-16.5.2013) Henkilöstö- ja taloushallinnon työpaja (23.- 25.4.2013) Henkilöstöhallinnon koulutus (18.- 20.6.2013) Taloushallinnon koulutus (2.- 4.7.2013) Arvioitavat kohdat: 1. Koulutuksen tilat ja järjestelyt (Workshoplokalerna och arrangemangen) 2. Koulutuksen kesto (Workshopars längd) 3. Työskentelytavat (Arbetsmetoderna) 4. Koulutuksen tavoitteet ilmaistiin (Workshopars mål uttrycktes) 5. Koulutuksen tavoitteet saavutettiin (Workshopars mål uppnåddes) 6. Koulutuksen sisältö vastasi odotuksiani (Workshopens innehåll motsvarade mina förväntningar) 7. Asiat käsiteltiin selkeästi ja johdonmukaisesti (Innehållet behandlades på ett logiskt och klart sätt) 8. Käsiteltävät asiat olivat hyödyllisiä (Det var nyttigt innehåll som togs upp) 9. Koulutusmateriaali tuki opetusta (Workshopsmaterialet stödde undervisningen) (10. Workshopen var matnyttig, ainoastaan ruotsinkielisissä työpajoissa arvioitu kohta) 10. Yleisarvosana koulutuksesta (11. kohta ruotsinkielisessä taulukossa: Övergripande vitsord för workshopen) 6
Ruotsinkieliset henkilöstö- ja taloushallinnon koulutukset 7.11.2012-29.8.2013 (25 vastausta, vastausprosentti 72 %) Personalförvaltningens utbildning (7.-8.11.2012) Ekonomiförvaltningens utbildning (27.-29.8.2013) Personal- och ekonomiförvaltningens workshopar (6.- 8.5.2013) Kipan koulutusten kehittämistoimenpiteet Koulutuksien ajoitusta tarkastellaan uudelleen asiakkaan siirtymisvaiheiden mukaisesti. Koulutuspäivien sisältöä kehitetään ja koulutusmateriaaleja parannetaan vastaamaan paremmin asiakkaan tarpeita. Työ on jo aloitettu Kipassa ja tulevien asiakkaiden koulutusaikatauluihin ja -sisältöihin on tehty muutoksia. Myös koulutusmateriaalin kehittäminen on aloitettu ja tavoitteena on saada materiaalit valmiiksi seuraavalle siirtymisvaiheeseen tulevalle asiakaserälle. Tavoitteena on räätälöidä koulutukset nykyistäkin enemmän kullekin kohderyhmälle sopiviksi. Asiakkaat saavat täsmäkoulutuksia, kun he ovat siirtyneet palvelutuotantoon. Koulutuksia tehostetaan ja ne otetaan pysäväksi osaksi palvelutuotantoa, jolloin jo pitempään asiakkainakin olleet voivat osallistua niihin halutessaan. Niin sanotut Kipan Livemeeting-koulutukset (nettineuvottelun kautta pidetyt koulutukset) on tallennettu ja ne ovat saatavilla sekä Kipan Akkunan että Kirkon intran kautta. Nykyiset ja tulevat asiakkaat voivat tallenteiden kautta seurata koulutuksia heille parhaiten sopivana ajankohtana. Koulutustallenteita lisätään intraan sitä mukaan, kun koulutuksia pidetään asiakkaille. Koulutuksissa käytettävää Kipan Akkunan koulutusympäristöä ja sen teknistä toimivuutta parannetaan yhteistyössä järjestelmän toimittajan kanssa. Koulutusympäristön vakauteen ja käytetettävyyteen kiinnitetään huomiota. Kehitystyötä tehdään koko ajan. 7 Kipa järjesti seurakuntatalouksien yhteyshenkilöille valmennustilaisuuden. Nurmijärven yhteyshenkilö Tiina Velama ja Jyväskylän yhteyshenkilö Paula Kääräinen pohtivat yhteyshenkilön roolia ryhmätehtävässä.
Yhteyshenkilöt valmennuksessa Kirkon palvelukeskus (Kipa) järjesti syyskuussa yhteyshenkilövalmennuksen, jonka tarkoituksena oli tarjota osallistujille valmiuksia toimia yhteyshenkilönä sekä mahdollisuus kokemuksien jakamiseen. Kipan henkilöstön kehittämispäällikkö Sirpa Miettunen ja koulutuksista vastaava projektipäällikkö Päivi Toivola olivat tyytyväisiä, että valmennukseen osallistui noin 30 yhteyshenkilöä. Heistä osa oli toiminut roolissaan jo pitempään ja osa vasta syyskuun alusta. Miettusen mukaan Kipan yhteyshenkilövalmennus on suunniteltu asiakkaina olevilta yhteyshenkilöiltä saadun palautteen perusteella. He ovat kertoneet tarvitsevansa enemmän valmiuksia toimimiseen omassa roolissaan ja muutoksen ymmärtämiseen, työntekijöiden työssä jaksamiseen ja omaan jaksamiseensa. Miettunen ja Toivola pitivät tärkeänä, että yhteyshenkilöille on suunnattu ihan oma valmennus, jossa käydään läpi ainoastaan heidän työhönsä liittyviä asioita. Yhteyshenkilöillä on erittäin keskeinen rooli Kipaan siirryttäessä. He osallistuvat tiiviisti siirtymisaikana järjestettävään koulutukseen sekä ovat Kipan yhteyshenkilöitä, kun palvelutuotanto alkaa. Yhteyshenkilö huolehtii myös tiedon jakamisesta omassa työyhteisössään. Valmennuksessa keskustellaan, miten muutos vaikuttaa ihmisiin ja tunteisiin. Muutoksessa on sekä kielteisiä että myönteisiä tunteita. Joskus ajatellaan, että on vain kielteisiä tunteita, mutta usein muutokseen liittyy myös ilon tunteita. Valmennuksessa pohdimme lisäksi miten ihminen oppii uusia asioita ja miten erilaisia ihmiset ovat oppijoita, koska yhteyshenkilö kouluttaa oman seurakuntataloutensa työntekijät Kipan järjestelmien käyttöön. Kipa tarjoaa jatkossa yhteyshenkilövalmennusta jo siinä vaiheessa, kun seurakuntatalous on vasta siirtymisvaiheessa Kipaan. Tavoitteena on, että valmennuksessa olisi yhtäaikaisesti sekä tulevia että jo palvelutuotannossa olevia yhteyshenkilöitä, jotta kokemuksien jakaminen on monipuolisempaa. Kipa järjestää alueellisia yhteyshenkilöiden valmennuksia ensi vuoden tammikuussa, ja kyseisen alueen yhteyshenkilöille lähetetään kutsu valmennukseen lähempänä valmennusajankohtaa. Nurmijärven seurakunnan talousjohtaja Tuomo Hyvärinen (vas.) ja Kankaanpään seurakunnan talouspäällikkö Erkki Ylikoski, Nastolan seurakunnan talouspäällikkö Tiina Juurinen, Mäntyharjun talouspäällikkö Risto Jaakola (takana) sekä Pudasjärven seurakunnan talouspäällikkö Maire Puhakka (edessä oik.) tekivät ryhmätyötä ns. esimiespöydässä. 8
Siirtymisvaiheessa olevien asiakkaiden kokemuksia Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin toimistosihteeri Marjaana Hartikainen ja lakimiesasessori Tuija Alatalo opettelivat Kipassa elokuun koulutuksissa muun muassa Kipan Akkunan käyttöä ja matkalaskujen tekemistä. Vuonna 2014 siirtyvät asiakkaat Kipan koulutuksessa Kipan Akkuna aukeni tuomiokapituleille Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin lakimiesasessori Tuija Alatalolle ajatus Kipan tuottamista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista on tuttua jo vuosien takaa. Hän osallistui Heta-hankkeeseen, jossa tehtiin pohjatyö Kirkon palvelukeskuksen perustamiselle. Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli on siirtymässä vuoden 2014 alusta Kipan asiakkaaksi, ja Alatalo katsoo Kipaa nyt asiakkaan näkökulmasta. Heta-hanke perustettiin aikoinaan, koska kirkossa nähtiin muutoksen tarve. Olimme kuin koskemattomassa lumihangessa, kun aloimme suunnitella uusia toimintatapoja, Alatalo muistelee. Alatalon mukaan siirtymistä Kipaan ei kannata ajatella tunteella, vaan panostaa muutoksen toteuttamiseen. Meidän pitää kouluttautua, jotta asiat hoituvat mahdollisimman hyvin. Kaikissa hankkeissa on alussa aina lastentauteja, mutta meidän täytyy omalta osaltamme huolehtia muutoksen onnistumisesta. Alatalon mielestä muutos ei ole tuomiokapituleille psykologisesti yhtä merkittävä kuin seurakunnille. Esimerkiksi jo nyt tuomiokapitulin laskut ovat menneet kirkkohallituksen kautta maksettaviksi. Kuopion tuomiokapitulissa suurin muutos koskettaa taloushallintoa, jossa toimistosihteeri Marjaana Hartikaisen mukaan tietokoneiden käyttö kasvaa sähköisten prosessien myötä. Tähän saakka esimerkiksi laskujen hyväksyntä on tehty käsin paperitulosteelle. - Sähköiset toimintatavat ovat osittain uutta henkilöstölle. Matkalaskut sen sijaan on jo tähänkin saakka tehty M2:lla sähköisesti. Nyt vain ohjelma muuttuu. Kipa on järjestänyt hyvin koulutuksia ja testikannassa pystyy vielä rauhassa opettelemaan järjestelmien käyttöä ja Kipa tukee meitä vuoden vaihteen jälkeenkin. Hartikainen toimii Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulissa Kipan yhteyshenkilön roolissa. Hän jakaa siirtymisvaiheen aikana tietoa Kipasta tuomiokapitulin henkilöstölle sekä kouluttaa heitä Kipan järjestelmien käyttämiseen. Siirtymisen jälkeen Hartikainen on linkkinä henkilöstön ja Kipan välillä asioiden hoitamisessa. Kuopion tuomiokapituli muuttaa myös omia prosessejaan siirtymisaikana. Esimerkiksi ennen pienet sopimukset on voitu tehdä suullisesti, mutta ensi vuoden alusta ne tehdään kirjallisesti ja tuomiokapituli noudattaa samoja toimintatapoja kuin isot yksiköt. Siirtyminen Kipaan edellyttää muutoksia, mutta se on ihan ymmärrettävää; olisi aika mahdotonta Kipalle tuottaa jokaiselle asiakkaalle heidän omien toimintatapojensa mukaiset palvelut, Alatalo miettii. Täällä näkee, että Kirkko on satsannut koulutukseen. Riitta Partanen Kirkkohallituksesta on jo pitänyt meille Livemeeting-koulutuksia, ja Kipa kouluttaa järjestelmien käyttämiseen useamman päivän ajan. On sekä Kipan että meidän etu, että siirtyminen sujuu hallitusti. 9
Asiakkaiden kokemuksia Avoimet ovet houkutteli Kipaan Yhteinen tavoite ja päämäärä Kannuksen seurakunnan talouspäällikkö Tuula Kauppila tutustui Kipan koulutusympäristössä järjestelmiin Kipan kirjanpidon pääkäyttäjä Pirjo Kotisaaren opastuksella. Kirkon palvelukeskuksen (Kipa) avasi ovensa Oulussa sekä nykyisille että tuleville asiakkailleen kesäkuun 12. päivänä. Lähes sata vierailijaa tutustui päivän aikana Kipan toimintaan. Kannuksen seurakunnasta mukana oli talouspäällikkö Tuula Kauppila. Hän toivoi saavansa päivän aikana laajan kokonaiskuvan Kipan toiminnasta, sillä Kannuksen seurakunta on aikaistamassa siirtymistään Kipaan. Alun perin suunnitelmissa on ollut, että Kannuksen seurakunta siirtyy Kipaan vuonna 2017. Kirkkoneuvosto on kuitenkin tehnyt jo päätöksensä siirtymisen aikaistamisesta vuodelle 2015. Kannus odottaa saavansa Kipasta monenlaista hyötyä. Kauppilan mukaan siirtymistä haluttiin aikaistaa etenkin siksi, että Kannuksen taloushallinnon DOS-pohjaiset ohjelmat ovat vanhentuneita. Seurakunnassa on suhtauduttu avoimesti tuleviin muutoksiin. Talouspäällikkö ei ole huomannut työntekijöiden keskuudessa suurempaa vas- Sauvo-Karunan seurakunnan talouspäällikkö Päivi Ahlroos antoi Avoimet ovet -tilaisuuden päätteeksi Kipalle palautetta. 10
Asiakkaiden kokemuksia Kipan ostoreskontran pääkäyttäjä Eva-Liisa Korva esitteli palvelutiskillä Kittilän seurakunnan toimistovirkailija Paula Nevalaiselle (vas.) ja toimistosihteeri Sari Hettulalle (oik.) laskujen käsittelyä. tarintaa. Sen sijaan odotetaan, että Kipan myötä saadaan yhteneväiset ohjelmat ja käytännöt. Kipan asiakkuuden myötä seurakunnassa alkaa uusi vaihe. Työntekijöiden pitää oppia omatoimisuuteen, kun he joutuvat esimerkiksi tekemään matkalaskut itse. Meillä on kuitenkin yhteinen tavoite ja päämäärä, Kauppila totesi. Hän arveli muutoksen ja siirtymisen Kipaan onnistuvan Kannuksessa. Systeemit muuttuvat Sauvo-Karunan seurakunnan talouspäällikkö Päivi Ahlroos halusi nähdä Avoimet ovet -tilaisuudessa tarkemmin, minkälaisia Kipan järjestelmät ovat. Sauvo-Karunan seurakunta siirtyy Kipaan vuonna 2015. Olen hirveän innoissani siirtymisestä Kipaan, mutta toisaalta kauhuissani. Systeemit tulevat muuttumaan paljon. Esimerkiksi laskut kiertävät nyt raskaammin seurakunnassa kuin siirtymisen jälkeen, Ahlroos pohti ja viittasi Kipan sähköisiin järjestelmiin. Sauvo-Karunan seurakuntataloudessa siirtyminen on otettu hyvin vastaan. Seurakunta olisi halunnut päästä jo mukaan pilotointivaiheessa, mutta se ei onnistunut. Ahlroos piti Avoimet ovet -tilaisuutta tarpeellisena ja koki hyvänä, että Kipasta saa syvällisemmän käsityksen jo ennen siirtymisvaiheen alkamista. Kipa tutuksi Kipan Avoimet ovet -tilaisuudessa Kipan toimintaa esiteltiin Kipan toimitilan eri kerroksiin tehdyissä esittelypisteissä, joissa kerrottiin muun muassa siirtymisestä Kipaan, asiakkaan vastaanottoprosessista, Kipan Akkunan kautta tehtävistä toiminnoista, raportoinnista sekä asiakastuesta. Palvelutiskillä vieraita opastettiin henkilökohtaisesti muun maussa matka- ja kululaskujen tekemiseen. Koulutusympäristössä he pääsivät itse kokeilemaan Kipa järjestelmiä kipalaisten opastuksella. Kipan johtaja Seija Mäenpään mukaan Kipa halusi tarjota nykyisille ja tuleville asiakkaille tilaisuuden tavata kipalaisia kasvotusten ja tutustua henkilökohtaisesti paikan päällä Kipan toimintaan. Samalla myös kipalaiset pääsivät tapaamaan asiakkaitaan ja kuulemaan heidän näkemyksistään. Lisäksi tilaisuus antoi asiakkaille mahdollisuuden tavata toisiaan ja vaihtaa kokemuksiaan. Tässä tavoitteessa onnistuimme hyvin ja tämänkaltaiselle vuorovaikutukselle on tarvetta. Keskustelujen kautta yhteistyötä voidaan kehittää ja on tärkeää, että voimme molemmin puolin kertoa näkemyksistämme, Mäenpää pohti tilaisuuden jälkeen. Kirkkoneuvostot voivat esittää Kipan johtokunnalle siirtymisen aikaistamista Kannuksen tavoin. Johtokunta suhtautuu erittäin myönteisesti tämänkaltaisiin esityksiin. 11
Kipan uutisia Porvoon toimipiste aloitti syyskuussa Oulussa toimipaikkaansa pitävä Kipa laajensi syyskuussa toimintaansa Porvooseen, johon avattiin ruotsinkielisten asiakkaiden palvelemiseen keskittyvä toimipiste. Kipan palvelupäällikkö Soili Wallin vastaa Porvoon toimipisteen toiminnasta. Hänen lisäkseen Porvooseen on rekrytoitu kolme kirjanpitäjää ja kolme palkanlaskijaa. Tällä hetkellä Kipa palvelee neljää ruotsinkielistä seurakuntataloutta. Ensi vuoden alusta Kipaan siirtyy viisi ruotsinkielistä seurakuntaa Ahvenanmaalta. Porvoon toimipisteen myötä Kipalla on entistä paremmat edellytykset palvella ruotsinkielisiä asiakkaitaan ja parantaa palvelun laatua. Tällä hetkellä Kipassa kiinnitetään huomiota erityisesti käännöksiin ja ohjeistuksiin. Porvoon toimpiste sijaitsee Porvoossa Mannerheimintie 20:ssä, WSOY:n talossa. Heikki Sorvari johtokuntaan Kirkon palvelukeskuksen johtokuntaan on valittu uutena jäsenenä Espoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Heikki Sorvari (DI, Category manager). Hänen varajäsenekseen on valittu Titta Luoma-Kohtala (hallintojohtaja) Seinäjoen seurakunnasta. Sorvari tuo johtokuntaan erityisesti suurten seurakuntien näkökulmaa. Kipa täytti vuoden Kipa vietti syyskuun alussa Porvoon toimisteen avaamisen lisäksi palvelutuotannon 1-vuotissynttäreitään. Kipa tuottaa tällä hetkellä palveluita lähes 50 seurakuntataloudelle yhtymät mukaanlukien. Kipa on kasvanut voimakkaasti kuluneen vuoden aikana. Henkiöstömäärä on moninkertaistunut ja tällä hetkellä Kipassa työskentelee lähes sata työntekijää. Kipa siirtyy ensi vuoden alusta ottamaan vastaan yhden asiakaserän vuodessa, ja tammikuun alusta alkaen palvelutuotantoon siirtyy noin 50 uutta asiakasta. Mukana on seurakuntia, seurakuntayhtymiä, kaikki tuomiokapitulit sekä kirkkohallitus. Vuoden vaihteessa myös Kipasta tulee Kipan asiakas. Kipalainen Toimitus: Kirkon palvelukeskus Seija Mäenpää ja Minna Rissanen Yhteystiedot: viestinta.kipa@evl.fi KIRKON PALVELUKESKUS http://sakasti.evl.fi/kipa http://sacrista.evl.fi/kipa_svenska 12