RAPORTTI KIINTEISTÖKYSYMYKSIÄ POHTINUT TYÖRYHMÄ KESÄKUU 2014
Toimeksianto Kaupunginvaltuusto päätti antaa kaupunginjohtajalle tehtäväksi asettaa sisäisen työryhmän, jonka tehtävänä on antaa ehdotus kiinteistöjen vuokrausperiaatteiden kehittämisestä niin, että kiinteistöt, joita ei tarvita omaan toimintaan, voidaan tehokkaammin myydä tai antaa vuokralle ulkopuolisille. Työryhmän tulee kaupunginjohtajan päätöksen mukaan: 1. arvioida kaupungin kiinteistöjen sisäisten vuokrien laskentaperiaatteet ja tarvittaessa ehdottaa niihin muutoksia 2. ehdottaa toimenpiteitä, jotka helpottavat sellaisten kiinteistöjen myyntiä, joita ei käytetä omaan toimintaan 3. ehdottaa toimenpiteitä, jotka helpottavat sellaisten kiinteistöjen vuokralle antamista, joita ei käytetä omaan toimintaan. Kiinteistöhallinnon periaatteet Kiinteistöt ja kiinteistöpalvelut ovat tärkeä suoriteresurssi kunnan palvelutuotannossa. Kiinteistöt muodostavat yhtäältä kuntalaisten palveluympäristön ja toisaalta kaupungin työntekijöiden työympäristön. Kaupungin oma kiinteistömassa on myös suuri omaisuusmassa, joka sitoo suuria määriä investointivaroja ja käyttövaroja. Rakennusten arvo kaupungin taseessa on 52,2 miljoonaa euroa, mikä vastaa 42 % koko taseen arvosta. Kaupungin rakennusten jälleenhankinta-arvo on vuonna 2014 arviolta X euroa. Kaupungilla on siten oma rooli sekä merkittävänä kiinteistöomaisuuden omistajana/hallinnoijana että tilaresurssien käyttäjänä. Tilakustannukset tai sisäisten vuokrien osuus toimintakustannuksista Paraisten kaupungissa on 4,2 %. Kostnader, andel av alla verksamhetskostnader, % (2013 bokslut) 3,2 % 1,6 % 4,2 % 6,3 % Intern hyra Personalkostnader Köptjänster 40,7 % 44,0 % Material förnödenheter och varor Understöd Övriga (exklusive intern hyra) Sisäisen vuokran osuus kaupungin kokonaistoimintakustannuksista on kasvanut marginaalisesti 4,0 %:sta (2009) 4,2 %:iin (2013) vuosina 2009 2013. Osa kaupungin
toiminnasta (esim. erikoissairaanhoito) on luonnollisesti sellaista, jota kaupunki ei itse tuota tai jota varten kaupungilla ei ole tiloja. Kaikkein tilaintensiivisintä toiminta on sivistystoimessa (7,6 % kustannuksista) ja vähiten tilaintensiivistä toiminta on ympäristöosastolla (1,9 % kustannuksista) ja konsernipalveluissa (3,5 % kustannuksista). Intern hyra Intern hyra, % av Städning Städning, % av Verksamhetskostnader verksamhetskostnader verksamhetskostnader Koncerntjänster 608 023 3,5 % 59 362 0,3 % 17 372 354 Bildning 2 601 810 7,6 % 829 500 2,4 % 34 453 384 Social och hälsovård 1 508 984 2,8 % 236 804 0,4 % 54 485 376 Miljö 173 608 1,9 % 33 737 0,4 % 9 151 746 Staden total 2013 4 892 425 4,2 % 1 159 402 1,0 % 115 462 860 Jämförelse 2009, staden totalt 3 897 294 4,0 % 1 254 226 1,3 % 97 707 740 Social och hälsovård, exklusive specialvård 1 508 984 4,2 % 236 804 0,7 % 35 689 066 Sisäinen vuokra, siivous ja osuus kustannuksista osastoittain (vuoden 2013 tilinpäätös ja vuoden 2009 tilinpäätös yhteensä) Sosiaali- ja terveydenhuollon alhainen prosentti johtuu lähinnä siitä, että erikoissairaanhoitoa ei järjestetä kaupungin omissa tiloissa. Mikäli erikoissairaanhoito jätetään pois laskuista, sosiaali- ja terveydenhuollossa sisäinen vuokra muodostaa 4,2 % kustannuksista. Kiinteistöpalveluiden organisointi Paraisten kaupungin kiinteistöpalvelut tuottaa käyttäjien tarvitsemia ylläpito-, käyttö- ja käyttäjäpalveluita ja laskuttaa siitä sisäisen vuokran. Kaupungilla on melko hyvin kehittynyt keskitetty kiinteistöhallinnon malli, joka muodostaa oman vastuualueensa (ei kuitenkaan liikelaitosta) ja jossa kiinteistökustannusten siirto käyttäjille tapahtuu sisäisten vuokrien kautta. Omasta vastuualueesta muodostuva kiinteistöhallinnon malli syntyi vuoden 2009 kuntaliitoksen yhteydessä. Ennen kuntaliitosta Paraisten kunta-alueen kiinteistöhallinto toteutettiin liikelaitosmuotoisena. Nykyinen keskitetysti organisoidun kiinteistöhallinnon malli, joka toimii samalla omana vastuualueenaan, luo sinänsä hyvät edellytykset tehokkaalle kiinteistöhallinnolle. Keskitetyt kiinteistöpalvelut ja sisäisten vuokrien kautta toteutettava kiinteistökustannusten kanavointi ovat edellytyksenä tilankäytön ja omaisuudenhoidon tehokkaalle ohjaukselle. Sisäiset vuokrat siirtävät tilakustannukset käyttäjille ja niiden tarkoituksena on ohjata käyttöä tehokkaampaan suuntaan. Sisäisten vuokrien määrittäminen Sisäisten vuokrien ja sisäisen vuokranmääritysjärjestelmän tavoitteena on 1. ohjaaminen tehokkaaseen tilankäyttöön 2. muodostaa oikeudenmukainen ja läpinäkyvä tilakustannus tiloille, joita kunta käyttää omassa palvelutuotannossaan 3. tuoda kiinteistöpalveluille riittävä tulorahoitus, jotta se voi toteuttaa kiinteistöjohtamista kunnassa 4. mahdollistaa tarkoituksenmukaiset ja toiminnalliset tilaresurssit kaupungin palvelutoiminnalle.
Kaupungin sisäisten vuokrien määritysmalli on kuvattu selvityksessä Paraisten kaupunki, sisäisten vuokrien määritys (7.2.2013) (liite 1). Selvityksen teki Trellumin Harri Isoniemi, joka on kirjoittanut myös Kuntaliiton julkaisun Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä (2009) (liite 2). Selvityksen tarkoituksena on kuvata sisäisten vuokrien määräytymistä ja sitä, onko sisäisellä vuokralla nyt oikeat ominaisuudet konsernijohdollisesta näkökulmasta, kiinteistöpalveluiden näkökulmasta ja käyttäjän näkökulmasta. Intern hyra Kapitalhyra otäckt Kapitalhyra Underhållshyra Avkastning på investering Räntekostnader för byggnaderna Jordarrende Reparation sansvar Kostnader för underhåll och användar- tjänster KOSTNADER FÖR FASTIGHETER Sisäiseen vuokraan siirretään todelliseen käyttöön perustuvat ylläpidon ja käyttäjäpalveluiden kustannukset (ylläpitovuokra) sekä korjausvastuu (pääomavuokra). Ylläpitovuokra Muodostuu ylläpitokustannuksista, joiden tarkoitus on pitää rakennukset päivittäisen käytön edellyttämässä kunnossa. Ylläpitovuokran sisältö: hallinto/isännöinti kunnossapito kiinteistönhoito (yleishoito, LVIS-laitehuolto, ulkoalueidenhoito sekä jätehuolto) energia (lämpö ja sähkö) vesi ja jätevesi vartiointipalvelut Trellumin arvion mukaan ylläpitovuokra on kokonaisuutena tarkastellen kohtuullisella ja oikeudenmukaisella tasolla sekä kiinteistöhuollon että käyttäjien näkökulmasta. Tätä osoittaa myös Paraisten kaupungin ja 17 muun kunnan ja kaupungin välinen vuokravertailu. Pääomavuokra Paraisten kaupungissa pääomavuokraan sisältyy pelkästään korjausvastuu. Kaupunki ei näin ollen siirrä sisäiseen vuokraan: rakennusten todellisia korkokuluja kaupungin investointien tuottovaatimuksia maavuokraa.
Korjausvastuu määritellään jälleenhankinta-arvopohjaisesta rakennusten arvosta. Jälleenhankinta-arvoa päivitetään tarpeellisin väliajoin todennetuilla investointikustannuksilla. Vuosittaisesta talousarvioraamista vähennetään rakennusten ylläpitovuokramäärä, jolloin jäljelle jäävä määrä jää jaettavaksi rakennusten kesken korjausvastuuksi, joka edelleen jaetaan rakennusten kesken segmentoitujen jälleenhankinta-arvojen kohdistetuilla suhteilla. Kaupungin kokonaiskorjausvastuu syntyy näin ollen käytännössä sisäisen vuokran jäännössummana eikä prosenttiosuutena jälleenhankinta-arvoista: korjausvastuun osuudeksi sisäisestä vuokrasta tulee osa, joka jää jäljelle, kun ylläpitovuokra vähennetään vahvistetusta vuokrasta. Korjausvastuu on alhaisen sisäisen vuokran vuoksi huomattavasti pienempi kuin sen pitäisi olla sen funktiota ajatellen. Uusissa rakennuksissa on siis käytössä toteutuneeseen hankinta-arvoon perustuva vuokra siihen asti, kunnes uusi reaaliarvoinen tarkistus tehdään. Pääomavuokran minimitavoitetaso on siis kirjanpidon poisto, mutta jos korjausvastikkeeseen halutaan käyttää investointitarpeen kautta syntyvää tasoa, niin tällöin korjausvastiketekijä voidaan määrittää myös korkeammaksi. Tärkeää kuitenkin on, että haluttu korjausvastike saadaan määriteltyä mahdollisimman oikeudenmukaisesti eri rakennuksiin, ja tässä se siis tapahtuu laskemalla se jälleenhankintaarvon pohjalta. Korjausvastuu kohdistuu vuosittain yksittäisiin rakennuksiin, joiden talousarviossa kohdistettu ylläpitovuokran sisältämä erä kiinteistönhoidosta ei riitä yksin kattamaan kohteen toiminnon päivittäisen käytön edellyttämää kunnossapitoa. Korjausvastikkeen tulee osoittaa kuinka paljon rakennukseen vuosittain pitää investoida, jotta se pitkällä aikavälillä säilyy toiminnon edellyttämässä kunnossa. Koska kaikkia pääomakustannuksia ei siirretä sisäiseen vuokraan, sisäinen vuokra ei kuvasta todellisia kokonaiskustannuksia. Kaupungin matalat sisäiset vuokrat (todellisia kustannuksia matalammat) merkitsevät sitä, että sisäisen vuokran ohjaava vaikutus on pienempi. Mikäli korkokulut siirrettäisiin sisäiseen vuokraan, niiden siirtäminen siihen kuormittaisi suhteessa enemmän tilaintensiivisempiä toimintoja. Kääntäen voidaan sanoa, että nykyinen järjestelmä, jossa korkokuluja ei siirretä sisäisiin vuokriin, merkitsee subventiota tilaintensiivisemmille toiminnoille. Kaupungin korkokulut eivät kuormita käyttötaloutta, vaan muodostavat tuloslaskelmassa rahoituserän. Mikäli kaupunki haluaa huomioida korkokulut sisäisissä vuokrissa, on lähdettävä siitä, että myös korkokulut on voitava siirtää kiinteistöpalveluille. Muussa tapauksessa sisäisten vuokrien korotus merkitsee pelkästään sitä, että kaupunki tekee suuremman panostuksen kiinteistöihinsä. Korkokulujen siirto sisäisiin vuokriin heijastaisi realistisemmin kaupungin yksittäisten toimintojen todellisia kustannuksia. Se, että sisäiset vuokrat kokonaisuutena tarkastellen kuvastavat todellisia kustannuksia, on erityisen tärkeää myös silloin, kun kaupunki mahdollisesti puntaroi oman tuotannon ja palveluiden ostamisen välillä tai kun vastuu jostakin toiminnasta siirtyy jollekin toiselle organisaatiolle. Ehdotus: Työryhmä ehdottaa, että kaupunki ei jatkossakaan sisällytä maavuokraa tai tuottovaatimusta sisäiseen vuokraan, mutta että kaupunginhallitus harkitsee sitä, pitäisikö korkokulujen sisältyä vuokraan.
Tilatehokkuus Tilatehokkuutta mittaamalla saadut arvot osoittavat, kuinka tehokkaasti eri toiminnot käyttävät kiinteistöjä. Vertailut muihin kuntiin ja elinkeinoelämään ovat suuntaa antavia ja auttavat ymmärtämään omaa tehokkuutta tai tehottomuutta. Kiinteistöt ovat merkittävä kustannustekijä kaikessa palvelutuotannossa, ja tehokkuuden analysointi antaa osviittaa siitä, millainen säästöpotentiaali kaupungilla on kiinteistökustannuksissa. Tehokkuutta voidaan mitata esimerkiksi seuraavilla mittareilla: kouluissa pinta-ala/oppilas, toimistoympäristössä pinta-ala/työntekijä tai vanhainkodeissa pinta-ala/asiakas. Lisäksi käyttöä voidaan analysoida vielä tarkemmin esimerkiksi analysoimalla, kuinka suuri osa koulun tai toimiston pinta-alasta on aktiivisessa käytössä. Kehitystä aktiivisempaan kiinteistöjen käyttöön ajetaan lähinnä yksityisellä sektorilla, joka etsii optimaalisia kiinteistöratkaisuja esimerkiksi maisemakonttoreilleen. Kehityksellä pyritään tukemaan sekä työtavan muutoksia että kiinteistömassan ja siitä aiheutuvien kustannusten pienentämistä. Kunnilla on nykyisin vähintään yhtä suuret kannustimet tarttua asiaan ja pyrkiä parantamaan tilatehokkuutta. Voidakseen havaita mahdolliset puutteet ja voidakseen pitkällä aikavälillä optimoida kiinteistömassansa kaupungilla on näin ollen oltava selkeä käsitys tilatehokkuudestaan. Kiinteistöpalvelut on vuonna 2013 teettänyt laskelman ja arvion kaupungin koulujen, päiväkotien ja vanhainkotien tilatehokkuudesta ( Tilatehokkuus ja kiinteistövarallisuuden luokituksen päivitys v. 2013, Trellum, Harri Isoniemi, 7.2.2013). Näiden yhteenlaskettu pinta-ala on noin 52 000 m 2, mikä vastaa noin puolta kaupungin kaikista tiloista. Verksamhet i fastigheten m2 Skola 30 174 Daghem 8 023 Äldreboende 14 148 52 345 Koulujen tilatehokkuus Koulut ovat 30 000 m 2 :llään kaupungin suurin yksittäinen kiinteistöryhmä. Kaupungin tilatehokkuutta on verrattu kunnallisen teknisen sektorin vertailuaineistoon (FCG Tekpa Vertti). Paraisten kaupungilla on vertailussa 26,42 % enemmän tiloja oppilasta kohden (15,17 m 2 /oppilas) kuin vertailukunnilla. Tämä vastaa yhteensä noin 6 000 m 2 :ä. Koulujen nykyisten tilojen vuosittaiset tilakustannukset ovat 2 191 351 euroa. Mikäli kaupungin koulujen mitoitus olisi vertailuperusteen mukainen, kiinteistökustannukset vähenisivät vuosittain 438 000 eurolla (mikäli neliökustannus on muuttumaton). Yhteensä 18 koulusta vain 4 alitti vertailukuntien mitoituksen. Erityisen paljon se ylittyy entisten saaristokuntien kunta-alueilla. Tilakustannukset oppilasta kohden vaihtelevat siten Koivuhaan 607 eurosta/oppilas Korppoon ja Nauvon koulukeskusten noin 2 000 euroon/oppilas tai tämän yli. Iniön koulun, Utön koulun ja Nauvon suomenkielisen ala-asteen kustannukset ovat yli 3 000 euroa oppilasta kohden. Koulujen tilatehokkuus on ajanjaksolla 2010 2013 heikentynyt 4,58 %:lla. Kaupungin eri kunta-alueiden oppilasmäärän kehitys on epätasaista, ja edellytykset tehostamiselle ovat sen vuoksi hyvin vaihtelevat. Koulujen tilankäytön tehostaminen edellyttää pääsääntöisesti poliittisia päätöksiä koulurakenteesta. Sama koskee pääsääntöisesti myös päiväkoteja.
Päiväkotien tilatehokkuus Päiväkodeilla (omilla, vuokratuilla ja ostopalvelupäiväkodeilla) on käytössään yhteensä noin 8 000 m 2 :n pinta-ala. Kaupungilla on siten 11,46 m 2 lasta kohden, mikä on 9,15 % enemmän tilaa kuin vertailukunnissa. Tämä vastaa 693 m 2 :ä ja noin 70 000 euron lisäkustannusta (mikäli neliökustannus on muuttumaton). Päiväkotien tilatehokkuus on heikentynyt 16,27 %:lla vuosina 2010 2017. Vanhainkotien tilatehokkuus Kaupungin vanhainkotikiinteistöjen pinta-ala on runsaat 14 000 m 2 239 asiakasta kohden, mikä merkitsee 59,20 m 2 :ä asiakasta kohden. Luotettavia vertailutietoja ei ole käytettävissä, mutta tehokkuus on vuosina 2010 2013 heikentynyt 0,78 %:lla. Kaupungilla on näin ollen matala tilatehokkuus kouluissa ja päiväkodeissa, eikä kaupunki ole kyennyt parantamaan tilatehokkuutta, vaan päinvastoin se on vuosina 2010 2013 heikentynyt tuntuvasti. Konttoritilojen tilatehokkuus Kiinteistöpalvelut on huhti-kesäkuun aikana tarkastellut kaupungin konttoritilojen tehokkuutta. Yleiset tilat on tarkastelussa vähennetty kokonaispinta-alasta. Konttoritilojen kokonaispinta-ala on runsaat 3 000 m 2, mikä merkitsee 17,85 m 2 :ä työntekijää kohden. Vertailulukuna käytetään yleensä 12 m 2 :ä. Tämä tarkoittaa sitä, että kaupungin konttoritilat ovat lähes 50 % suuremmat kuin vertailuarvo 12 m 2. Joissakin yksittäistapauksissa yhdellä työntekijällä on kaupungissa useita työpisteitä. Yksityisellä sektorilla toimistopinta-alan mitoitus on pääsääntöisesti vielä pienempi kuin 12 m 2. Tällä hetkellä vertailuluku 12 m 2 alittuu ainoastaan suomenkielisessä koulutuksessa (11,9 m 2 työntekijää kohden). SEKTORIKOHTAINEN TOTAALI Br m² /sektori henkilölukumäärä / sektori m²/henkilö / sektori sosiaalisektori 603,7 29,0 20,8 ympäristösektori 772,8 45,0 17,2 hallinto 170,7 7,5 22,8 henkilöstö 123,1 10,0 12,3 viestintä 226,9 15,0 15,1 elinkeino 207,2 13,0 15,9 ruotsinkielinen koulutus 138,1 10,0 13,8 suomenkielinen koulutus 47,6 4,0 11,9 kulttuuri 76,1 5,0 15,2 päivähoito 42,9 3,0 14,3 kirjasto 285,1 12,0 23,8 palvelutoiminnot 110,4 8,5 13,0 talousosasto 116,6 8,0 14,6 tyhjä huone, ulk vuokra / Nauvo 32,1 0,0 Stabshuset yleiset/yhteiset tilat 82,5 3 035,6 170,0 Jos mitoitus olisi 12 m 2 työntekijää kohden, konttoritilojen pinta-ala vähenisi noin 1 000 m 2 :llä 3 000 m 2 :stä noin 2 000 m 2 :iin. Tämä mahdollistaisi 50 000 100 000 euron vuotuisen säästön.
Aloitettu kiinteistöstrategia muodostetaan vastaamaan kiinteistöjen tarvetta koko kaupungin toiminnan osalta pitkällä aikavälillä. Työryhmien ja toimenpideohjelman loppuraporttien perusteella jatketaan edelleen. Tavoitteena on palvelutoiminnan toimintaverkon selkeyttäminen tulevaisuudessa rakennusten osalta eli mitä rakennuksia tarvitaan tulevaisuudessa. Ehdotus: Kaupunginhallitus ottaa talousarviokehyksen laatimisen yhteydessä huomioon yhtäältä konttoritilojen tilankäytön suuret eroavaisuudet ja toisaalta suuret ilmeiset tehottomuustekijät tavalla, joka pitkällä tähtäimellä ohjaa kohti tehokkaampaa tilankäyttöä. Kaupungin tulisi laatia tilankäytön tehostamiseen tähtäävä ohjelma, jonka tavoitteena on saavuttaa pitkällä aikavälillä (5 vuotta) koko kaupungin toiminnassa selvästi parempi tilatehokkuus. Rakennettujen kiinteistöjen myyminen Nykytilanne Palvelutoiminnot on viime vuosina laatinut luettelon rakennetuista kiinteistöistä, joita se ehdottaa myytäviksi. Käyttäjät ja muut asianomaiset tarkastavat luettelon ja sitä käsitellään johtoryhmässä. Tässä yhteydessä selvitetään muun muassa kiinteistön käyttö, kaavoitustilanne ja muut tekijät, jotka vaikuttavat mahdolliseen myyntipäätökseen. Luettelo ei kuitenkaan ole ollut systemaattisesti linjassa talousarvion valmistelun kanssa eikä sen arvion kanssa, jonka ympäristölautakunta tekee talousarvion laatimisen yhteydessä kohteista, joiden myynnin se katsoo mahdolliseksi. Kaupunginvaltuusto on sitten talousarvion käsittelyn yhteydessä tai jossain muussa yhteydessä päättänyt yksittäisten kiinteistöjen mahdollisesta myynnistä. Myynnin valmistelee ympäristöosaston mittausyksikkö. Edellytykset ja mahdolliset ehdot selvitetään ja tilataan kuntotarkastus sekä arviot kiinteistön arvosta. Ympäristölautakunta päättää myynnin täytäntöönpanosta; mahdollisia tapoja ovat esimerkiksi tarjousten pyytäminen, suora kontakti mahdollisiin ostajiin tai sopimus kiinteistönvälittäjän kanssa. Vuosina 2009 2013 rakennettujen kiinteistöjen myynnit ovat toteutuneet seuraavasti: Tarjouspyyntö Suora kontakti ostajaan Mittaustoimisto välittäjänä 3 2 Kiinteistönvälittäjä 0 0 Rakennettuja kiinteistöjä on myyty keskimäärin kerran vuodessa. Palvelutoiminnot irtisanoo mahdolliset vuokralaiset, huolehtii kiinteistön siivoamisesta ja vastaa rakennuksen kuntoa koskeviin kysymyksiin. Myyntien nopea täytäntöönpano edellyttää aina proaktiivista otetta, aktiivista viestintää ja selvää vastuunjakoa muun muassa mittaustoimiston, kiinteistöpalveluiden ja käyttäjien välillä. Myyntiprosessi on kokonaisuutena tarkastellen (poliittinen päätöksenteko ja toteutus) aika ajoin ollut hidas. Prosesseja ovat valtuuston myyntipäätöksen jälkeen saattaneet leimata myös kaavamuutokset ja muut kiinteistöjärjestelyt ja ne ovat usein muun muassa näistä syistä
pitkittyneet. Kun rakennettu kiinteistö myydään, mahdollisten sisäisten käyttäjien on vastattava siitä, että toiminta ja kaupungin oma irtaimisto siirretään pois kiinteistöstä. Päätös kiinteistön myymisestä vaatii nykyisen hallintosäännön ja kuvatun myyntiprosessin perusteella kaksi ympäristölautakunnan, kaksi kaupunginhallituksen ja kaksi kaupunginvaltuuston käsittelyä. Lopullisen myyntipäätöksen ostajasta ja myyntiehdoista tekee kaupunginvaltuusto, ellei oikeutta ole erillisellä päätöksellä siirretty alemmalle taholle. Kaupunginvaltuusto on kuitenkin usein myynnistä päätettyään valtuuttanut ympäristölautakunnan tekemään myyntipäätöksen. Ympäristölautakunta tekee päätökset asema- tai yleiskaavassa pientaloja varten osoitettujen rakennettujen kiinteistöjen myynnistä. Liite 3: Kaavio myyntiprosessista. Parannusehdotukset Kaupungilla on kuntaliitoksen myötä kiinteistömassa, joka on mitoitettu viiden kunnan toimintaan. Kiinteistömassa on kokonaisuutena selvästi ylimitoitettu kaupungin järjestämään toimintaan nähden ja kaupungin kiinteistömassan vähentämistarve on suuri. Ylimitoitettu kiinteistömassa merkitsee sitä, että kaupungin toiminnan kannalta kriittisten rakennusten hoito ja kunnossapito jäävät laiminlyödyiksi ja että korjausvastuu on vaarassa kasvaa hallitsemattomasti. Yksi kaupungin suurista haasteista on siten oman kiinteistömassan vähentäminen. Kaupungin on pakko löytää uusia tapoja tehostaa kiinteistöjen käyttöä. Jotta tehostaminen onnistuisi, kaupungilla on oltava valmius priorisoida ja myydä nopeasti kohteita, joita ei tarvita omaan ydintoimintaan. Kaupunki voi parantaa myynnin tehokkuutta erottamalla myyntiä koskevan päätöksenteon selvemmin operatiivisesta myyntiprosessista selkeyttämällä ja nopeuttamalla päätöksentekoa puntaroimalla myyntikohteita pääsääntöisesti kerran vuodessa ennen talousarvioprosessia keskittämällä kiinteistöjen välityksen pääasiassa kiinteistönvälittäjille keskittämällä päätöksenteon kaupunginhallitukselle. Tehokkaan myyntiprosessin kannalta on tärkeää, että myyntiä koskeva päätöksenteko erotetaan selvemmin operatiivisesta myyntiprosessista. Selkeä ja hyvin juurtunut, vuosittain toistuva talousarvioprosessi antaa selvän mandaatin myynnin toteuttavalle taholle, ja poliittinen prosessi erotetaan selkeästi operatiivisesta prosessista. Ehdotus: Työryhmä ehdottaa, että myyntikohteiden puntarointi ja myyntiä koskevat päätökset edeltävät vuotuista talousarvioprosessia. Pyrkimyksenä on, että kaupunki päivittää ennen talousarvioprosessin alkua luettelon kiinteistöistä, joita ei tarvita omaan toimintaan, ja päättää siitä, mitkä kiinteistöt tulevana talousarviovuonna ja tulevina suunnitelmavuosina myydään. Päätökset on tarpeen tehdä ennen talousarvion vahvistamista, koska ne toimivat pohjana investointitalousarvion arvioiduille tuloille sekä käyttötalousarvion myyntivoitoille tai - tappioille. Työryhmä ehdottaa, että kaupunginhallitus päättää ennen talousarviotyötä, mitkä kaupungin kiinteistöistä myydään tulevana talousarviovuonna. Työryhmä katsoo, että myyntipäätösten tulisi yhtäältä olla osoitus aktiivisesta omaisuudenhoidosta ja toisaalta puhtaan operatiivisesta myyntikohteiden puntaroinnista ja että päätökset yksittäisten kiinteistöjen myynnistä sen vuoksi kuuluvat kaupunginhallitukselle.
Kaupunginhallituksella on myös toimialat ylittävä toimeenpanovastuu ja taloudellinen kokonaisvastuu. Valtuusto antaa strategiset suuntaviivat kaupungin kiinteistöhallinnolle, mutta yksittäisten kiinteistöjen myynnit ovat toimeenpanokysymyksiä, jotka hoituvat parhaiten kaupunginhallituksessa. Myyntien valmistelu ja täytäntöönpano voivat tapahtua joko kaupungingeodeetin ja kiinteistöpäällikön toimesta. Olisi luontevaa, että taloudelliset kannustimet kulkisivat käsi kädessä myyntivastuun kanssa niin, että myyntivastuussa oleva taho vastaa myös niiden kiinteistöjen kustannuksista, jotka kaupunginhallitus on päättänyt myydä. Myynneistä vastaavan tulisi myös mieluiten olla aktiivinen kaikissa työryhmissä tai muissa foorumeissa, joissa kiinteistökysymyksiä pohditaan, sekä olla jatkuvassa vuoropuhelussa käyttäjien kanssa. Työryhmä korostaa sen tärkeyttä, että johtoryhmä saa ennen hallituksen käsittelyä tiedoksi kiinteistöpalveluiden ehdotukset. ANVÄNDARNA BEREDNING FASTIGHETSSERVICE / MÄTNINGSBYRÅN MÄTNINGSBYRÅN / FASTIGHETSSERVICE PLANLÄGGNINGEN EKONOMITJÄNSTER LEDNINGSGRUPPEN ARBETSGRUPPER STADSDIREKTÖREN STADSSTYRELSEN Beslut innehåller minimipris och vald fastighetsförmedlare Om tex inga anbud eller anbud < min FÖRMEDLING I regel alltid fastighetsförmedlare TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Om anbud > miniminivån Käsittely keskitettäisiin siten yhteen hallituksen käsittelyyn nykyisten kahden ympäristölautakunnan, kahden hallituksen ja kahden valtuuston käsittelyn (ellei valtuusto ole erikseen delegoinut lopullista päätöksentekoa) sijaan. Keskittäminen yhteen poliittiseen käsittelyyn edellyttää kuitenkin esimerkiksi sitä, että kaavoitustilanne on selvitetty etukäteen ja mahdolliset kaavamuutokset on jo toteutettu mahdolliset tonttijaon muutokset on tehty kaksi riippumatonta kiinteistönvälittäjää on antanut arvionsa kiinteistön arvosta myynnin elinkeinovaikutukset on arvioitu.
Vain näiden edellytysten täyttyessä hallitus voi tehdä lopullisen myyntipäätöksen vähimmäishintoineen. Tämä vaatii siis uudenlaista työtapaa, jossa kaikki mainitut toimenpiteet tehdään ennen lopullista poliittista käsittelyä. Hallitus ottaa näin ollen kantaa jo selvästi rajatun ja hinta-arvion saaneen kohteen myyntiin. Arvioitu vähimmäishinta yhdessä selvitetyn ja lopullisen tontti- ja kaavoitustilanteen kanssa ovat tärkeitä päätöstekijöitä poliittisessa prosessissa. Mikäli tehdyt tarjoukset sitten ylittävät vähimmäishinnan, myynti on voitava tehdä viranhaltijapäätöksenä. Myytävien kohteiden on pääsääntöisesti aina tultava niiden kiinteistöjen listalta, joiden käyttöaste on alhainen tai olematon (tilapankki). Kiinteistöpalvelut vastaa myös tämän luettelon päivittämisestä ja erityisesti edellytysten luomisesta listalla olevien kohteiden myymiselle, vuokralle antamiselle tai muunlaiselle kehittämiselle. Jatkuvan proaktiivisen kehitys- ja suunnittelutyön tulee tapahtua yhteistyössä esimerkiksi kaavoitusyksikön, mittaustoimiston, elinkeinopalveluiden ja muiden käyttäjien kanssa. Hallitus käsittelee luetteloa vuosittain. Kiinteistöjen myynnin valmisteluun tulee sisältyä kiinteistöittäin ainakin seuraavaa: kiinteistön kuvaus kahden riippumattoman kiinteistönvälittäjän arvio kiinteistön arvosta jälleenhankinta-arvo ja jäännösarvo kirjanpidossa kuntoluokka muut hinnoitteluun vaikuttavat erityisolosuhteet. Kaupunginhallitus päättää sitten kiinteistöjen myynnistä. Työryhmä ehdottaa, että kaupunginhallitus ottaa päätöksessään kantaa vähimmäisarvoon. Työryhmä ehdottaa, että kaupunki siirtyy pääasiallisena menettelynään käyttämään kiinteistönvälittäjiä ja välittää ainoastaan perustelluissa poikkeustapauksissa kiinteistöjä itse. Lähtökohtana tulee aina olla maksimaalisen kilpailutuksen ja korkeimman mahdollisen myyntihinnan saaminen. Kiinteistöjä myydään harvoin eikä niiden myynti kuulu kaupungin ydintoimintaan eikä kaupungin pidä ylläpitää omaa välitysosaamista (markkinointi), vaan kaupungin tulee pääsääntöisesti käyttää kiinteistönvälittäjiä ja välittää kiinteistö vain poikkeustapauksissa itse. Kaupunki voi tehdä puitesopimuksen kiinteistöjen hinta-arvioinnista ja välittämisestä vähintään kahden tai useamman kiinteistönvälittäjän kanssa. Kiinteistöä välittämään valitaan kiinteistönvälittäjä, joka hinta-arviossaan antaa korkeimman vähimmäishinnan. Työryhmä ehdottaa, että toimivaltainen viranhaltija voi saattaa myynnin päätökseen, mikäli kiinteistönvälittäjän kautta tehdyt tarjoukset tarvittavien neuvottelujen jälkeen ylittävät kaupunginhallituksen antaman vähimmäisarvon. Vain jos tarjouksia ei tehdä, jos tarjoukset alittavat vähimmäisarvon tai jos muutoin on olemassa erityisiä syitä (jotka on eriteltävä erikseen), myynti voidaan kaupunginjohtajan aloitteesta saattaa uudelleen kaupunginhallitukselle. Poliittinen prosessi loppuu näin ollen pääsääntöisesti sitten, kun hallitus on vuosittain päättänyt, mitkä kiinteistöt myydään ja siirretään operatiiviseen myyntiprosessiin, jonka voi vähimmäishinnan ylittyessä saattaa päätökseen viranhaltija. Tilapankki / Rakennukset ilman optimaalista toimintoa Kaupungin omistuksessa on rakennuksia, joiden käyttöaste eri toiminnoilla on vähäistä tai jota ei ole lainkaan. Rakennuksia joudutaan kuitenkin ylläpitämään ja tällöin toiminnon määrän vähäisyys ei tuota vastaavuutta ylläpidon kustannuksille. Tämän vuoksi ko. rakennuskantaa on
tarkasteltava lähemmin ja mietittävä toimenpiteitä, joilla saavutetaan kustannusvastaavuutta, tai on harkittava luopumista osasta rakennuksia. Tällä hetkellä suuruusluokkana on 45 kohdetta, jotka voidaan luokitella kuuluvan kaupungin tuottamien ydintoimintojen ulkopuolelle. Näistä rakennuksista on osa jo myyntilistalla ja listalle pyritään lisäämään vielä uusia rakennuksia. Myyntilistalla olevien rakennusten ylläpitokustannukset, joille toiminto ei tuo vastaavuutta tai ulkoiset tuotot ovat riittämättömät, tulisi olla myynnistä vastaavalla kaupungin taholla. Omakotitaloja tai vastaavia on 17 kohdetta, jotka on hankittu kaupungin omistukseen kaavoituksellisista syistä. Näistä omakotitaloista voidaan luokitella 8 rakennusta purkukuntoisiksi, joista osa on silti vuokrattuina asunnoiksi. On löydettävä ratkaisu, miten ilman optimaalista toimintoa olevat rakennukset arvostetaan ja käyttöastetta nostetaan sekä mistä ja/tai miten kustannukset katetaan. Kustannuksia ei ole pelkästään ylläpitovuokra, jolla pidetään yllä välttämättömiä toimintoja, vaan kustannuksiin pitää ottaa mukaan erä pitkän aikavälin korjausvastuuta rakennuksen arvon säilyttämiseksi. On mahdollista muodostaa tilapankki, jossa lähtökohtana on, että rakennuksesta saatava vuokra ei kata rakennuksen omistajalle aiheutuvia todellisia kustannuksia. Vaihtoehtona konkreettiselle muodostamiselle on perustaa oma fyysinen yhtiö. Toinen vaihtoehto on muodostaa taulukkolaskentapohjainen kirjanpitoyksikkö. Kolmas vaihtoehto on seurata kokonaisuutta taulukkolaskentasovellusta käyttäen. Kehitysvaiheessa on selvintä käyttää taulukkolaskentasovellusta vaihtoehtona. Tilapankin rakennuksille on ominaista se, että rakennus on yksistään myytävissä, vuokrattavissa tai purettavissa eli siihen voidaan kohdistaa yksittäisiä toimenpiteitä, joista ei aiheudu haittaa rakennuksen sisäiselle käytölle, joka kuitenkin on kaupungin kiinteistöomistuksen ensisijainen lähtökohta omistamisen lähtökohtana on yleensä se, että kaupunki haluaa omistaa rakennuksen, mutta vuokra ei vastaa rakennukselle laskettua sisäistä vuokraa, jolloin rakennuksen tuloja ja kustannuksia tulee käsitellä erillään muista rakennuksista rakennus odottaa myyntiä/purkua, jolloin siitä ei ole välttämättä saatavissa tuloja lainkaan, joten edelleen rakennuksen tuloja/kustannuksia tulee käsitellä erillään muista rakennuksista. Lähtökohtaisesti tilapankin rakennukset muodostuvat niistä rakennuksista, joissa tulot ja kustannukset eivät vastaa toisiaan. Tämä ongelma voidaan ratkaista seuraavalla tavalla: Rakennuksista poistetaan pääomamenot sekä ylläpito määritellään minimiin, kuitenkin arvoa säilyttävälle tasolle, joka pyritään saamaan perittävällä vuokralla. Rakennuksille määritellään perittävä sisäinen vuokra samoin kuin muille rakennuksille kaupunginhallituksen määrittelemästä erillisrahasta, jolloin tilapankin vuokratulot menevät myös tälle tilille, josta maksetaan tulojen ja kulujen erotus. Tilapankilla ratkaistaan niitä haasteita, joita aiheutuu rakennusten omistamisesta ja niiden tulojen ja kustannusten epätasapainosta. Tilapankilla saadaan kiinteistönpidon haasteet ratkaistua läpinäkyvästi ja koko kaupungin toimintaa edistävästi niissä rakennuksissa, joissa syystä tai toisesta ei voida/saada perittyä sisäisen vuokran mukaista vuokraa, vaikka niihin kohdistetaan kiinteistönpidollisia toimenpiteitä. Tilapankin hyötynäkökohdat: käyttäjän tilatarpeen kriittinen arviointi > tilatehokkuus kustannusten läpinäkyvyys
omistajatahon kustannusseurannan ja kiinteistöhallinnan ajanmukaisuus tilankäytön tehostuksen vaikutus kohdistuu yksikkötasolla yhteen rakennukseen, tilapankkiin viedään vain kokonaan vailla käyttötarkoitusta olevat rakennukset tilapankin käyttökustannukset minimoidaan energia- ja käyttökustannuksiltaan, jolloin käyttökustannusten säästyvä kustannuspotentiaali kohdistetaan käytössä olevaan kiinteistömassaan Tilapankin haasteet: lisääntyvä hallinnollinen hajanaisuus käyttäjätarpeen lopettamisen ja myyntitoiminnan aloittamisen siirtymävaihe voi aiheuttaa myynnin viivettä, jolloin on perusteltua kohdistaa myyntivastuu hallinnoivaan yksikköön Ehdotus: Kaupunki määrittelee kiinteistöt, joiden käyttöaste on alhainen tai joita ei käytetä, ja toteuttaa näille erillisen taloudellisen seurannan (tilapankki). Kaikille tilapankin kohteille on oltava oma suunnitelma. Suunnitelman tulee käsittää talousarvio- ja suunnitelmavuodet. (Liite: Tilapankki) Luetteloa päivitetään jatkuvasti ja se toimii pohjana vuotuisten myyntien arvioinnille. Kiinteistöjen ulkoinen vuokralle antaminen (Tomas) Paraisten kaupunki omistaa kiinteistöjä, jotka ovat vuokralla ulkopuolisilla. Pääosin kyse on elinkeinotoimintaan soveltuvista kiinteistöistä. Joskus tällaisen kiinteistön myyntiä vapailla markkinoilla on tarkoituksenmukaista harkita, mutta monissa tapauksissa kiinteistö sijaitsee strategisesti niin tärkeässä paikassa, että sen säilyttäminen kaupungin omistuksessa on kuntaalueen kehityksen kannalta perusteltua. Hyviä esimerkkejä tällaisista kiinteistöistä ovat Korppoossa sijaitseva esikuntatalo ja Paraisilla sijaitseva ns. ParKinon kiinteistö. Yksi keskeinen lähtökohta vuokratasoa määriteltäessä on jälleenhankinta-arvo. Tämä lähtökohta on pääsääntöisesti järkevä ja toimii hyvin. Meillä on kuitenkin pari tyyppiesimerkkiä, joissa periaate ei toimi kovin hyvin, vaan aiheuttaa ongelmia: a) Elinkeinopalvelut (tai jokin muu kaupungin toimiala) kehittää aluetta/kiinteistöä, joka on toimialan käytössä talousarviomielessä, esimerkiksi vierassatama. Kaupungin taloudellisen panoksen pienentämiseksi haetaan hankerahoitusta, avustusrahat voivat muodostaa huomattavan osan hankkeen kokonaiskustannuksista. Kun aluetta on kehitetty esimerkiksi rakentamalla sille uusi rakennus, sen jälleenhankinta-arvo nousee ja sitä kautta myös vuokrataso. Motivaatio kaupungin kiinteistöjen kehittämiseen hankerahoilla on siten pieni, koska palkintona on vuokratason nousu. b) Vuokralainen, yrittäjä, tekee itse investointeja kaupungin omistamaan kiinteistöön. Kaupungille tämä on myönteinen asia, kaupungilla on rajalliset resurssit parantaa/kehittää kiinteistöjään, varsinkin sellaisia, jotka eivät ole sen omassa käytössä. Investoinnit johtavat kuitenkin samaan epätoivottuun tulokseen kuin tapauksessa a), vuokratasoa on korotettava, koska jälleenhankinta-arvo nousee, ja samanaikaisesti investoinnin tehnyt käyttäjä odottaa vuokratason laskevan.
Ehdotus: Edellä mainitun kaltaisiin tapauksiin ei ole perusteltua kehittää erityisiä periaatteita, koska niitä on pidettävä poikkeustapauksina ja koska toimivan mallin kehittäminen on samalla myös vaikeaa. On kuitenkin tärkeää, että vuokralaista ei rangaista niissä tapauksissa, jolloin investointia kaupungin kiinteistöön on pidettävä tarkoituksenmukaisena ja järkevänä. Niissä tapauksissa, jolloin kaupungin toimiala tekee investoinnin hankkeen tai avustusrahojen kautta, vuokrataso tulee määrittää kaupungin yleisten periaatteiden mukaisesti. Korkeampi vuokrataso kompensoidaan täysimääräisenä toimialan talousarviossa, ja talousarvion perusteluista on käytävä selvästi ilmi, että kyse on kaupungin sisäisestä vuokrasta. Kun investoinnin tekee ulkopuolinen, eli tavallisesti yritys, osapuolten tulee ennen investoinnin tekemistä sopia vuokratason määräytymisestä. Lähtökohtana on, että vuokrataso ei saa nousta ja että sitä tietyissä tapauksissa voidaan tilapäisesti laskea. Liitteet Liite 1: Paraisten kaupunki, sisäisten vuokrien määritys (7.2.2013), Trellum Liite 2: Sisäinen vuokra kunnassa ja kuntayhtymässä (2009) Liite 3: Tilatehokkuus ja kiinteistövarallisuuden luokituksen päivitys v. 2013, Trellum, Harri Isoniemi, 7.2.2013 Liite 4: Konttoritilojen tehokkuus, Paraisten kaupunki, kiinteistöpalvelut, kesäkuu 2014 Liite 5: Kiinteistöjen myyntiä kuvaava prosessi, ympäristöosasto, 2010 Liite 6: Tilapankki, lista, alustava luonnos