Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto 17 03.06.2015 24 09.09.2015 Palvelustrategian selvityshankkeet tilapalveluissa vuonna 2015 Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto 03.06.2015 17 Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm 27.5.2015: Naantalin kaupunginvaltuusto merkitsi päätöksillään 23 ja 24 30.3.2015 tiedokseen palvelustrategian Tilapalveluita koskevien selvityshankkeiden jatkotoimet vuonna 2015, joista kaupunginhallitus oli päättänyt 17.12.2014 (499 ja 500 ). Kaupunginvaltuusto käsitteli asiaa 30.3.2015 (23 ja 24 ). Kaupunginhallitus ohjasi tilapalveluja valmistelemaan seuraavat ulkoistuksen kilpailutusasiakirjat vuoden 2015 aikana: 1. Saaristoalueen kiinteistönhoidon sekä ateria- ja siivouspalveluiden ulkoistamisen kilpailutusasiakirjat Saaristoalueen kilpailutusasiakirjoissa tulee kaupunginhallituksen ohjeistuksen mukaan antaa mahdollisuus kiinteistönhoito-, ateria- ja siivouspalveluiden tarjoamiseen samanaikaisesti. 2. Kiinteistönhoidon piha-aluehoidon kilpailutusasiakirjat 3. Ateria- ja siivouspalveluiden kanta-naantalin toimialueelta valitaan lisäksi sellainen yksittäinen mahdollinen ulkoistettava kohde, joka antaa mahdollisimman hyvän vertailukohdan omana toimintana toteutettavalle palvelulle. Tästä kohteesta laaditaan tarjouspyyntöasiakirjat 4. Valmistuskeittiötoiminnan keskittämisestä manner-naantalin alueella laaditaan sekä ns. vahvan keskittämisen (1-2 keskuskeittiötä), että maltillisen keskittämisen (3-4 valmistuskeittiötä) vaihtoehdoista hankesuunnitelmat takaisinmaksuaikoineen vuoden 2015 aikana. Kaupunginhallitus ohjasi selvitystyön jatkoa lisäksi seuraavasti: Selvitystyön yhteydessä selvitetään, millä edellytyksillä omalla henkilökunnalla / viheryksiköllä on mahdollisuus osallistua kilpailuun. Siirtymävaiheen aikana poistuvien henkilöiden tilalle rekrytoidaan henkilöitä ainoastaan määräaikaiseen työsuhteeseen ottaen huomioon mahdollisesti tuleva palvelutavan muutos. Vuoden 2016 talousarviossa ja taloussuunnitelmassa 2016-2019 asetetaan
kaupungin omana toimintana tuotettavien palvelujen tehostamistavoitteet. Vuoden 2015 selvitystyön perusteella kaupunginhallitus päättää lopullisemmin hankkeen jatkotoimista. Oman toiminnan toteutusratkaisusta ratkaisusta laaditaan tällöin vertailulaskelmat, jotka ovat käytettävissä tarjousasiakirjoja käsiteltäessä. Samalla varmistetaan, että kaupungin kiinteistönhoidon, siivouksen ja ateriapalvelun organisaation henkilöstöresurssit vähenevät kilpailutuksen myötä ainakin samassa suhteessa, kuin henkilöstöresurssia nyt käytetään omana työnä tehtäessä kilpailutettavalla osa-alueella. Tästä henkilöstöresurssin vähentämisestä tehdään erillinen tarkennettu selvitys kilpailutuskokonaisuuden kustannusselvityksen kanssa. Tilapalveluissa on vuoden 2015 selvityshankkeet käynnissä ja ovat likimäärin laaditussa aikataulussa. Hankkeen aikataulu on liitetty asiakohdan oheismateriaaliksi. OHEISMATERIAALI, TILAJAOSTO 3.6.2015 Kilpailutusasiakirjojen laadinnassa ollaan valmistelemassa nykyisten mitoitusasiakirjojen muuttamista kilpailussa käytettävään muotoon. Sekä Siivous- ja ateriapalveluiden että kiinteistönhoidon mitoitusasiakirjoja ollaan muuttamassa kilpailussa käytettävään CleanNet-järjestelmään. Järjestelmämuutos on tarpeellinen, jotta kilpailuun osallistuvat voivat tarkastella eri toimintoja yhdenmukaisesti. Saman järjestelmän käyttö helpottaa siivouksen, ateriapalvelun ja kiinteistönhoidon tehtävien yhteensovittamista, joka nimenomaisesti saaristoalueella on erityisen tärkeää. Mitoitukset saadaan kilpailutettavalta osin siirretyksi CleanNet-järjestelmään syyskuun loppuun mennessä. Kiinteistöjen piha-aluemitoitus toteutetaan samassa aikataulussa CleanNet-järjestelmään saariston rakennusten ja keskustan kohteiden osalta. Kilpailutusasiakirjoja valmisteleva työryhmä on päätynyt esittämään, että kilpailutus rajattaisiin saaristoalueeseen ja kantakaupungin kohteeseen seuraavasti: Saaristo käsittää kaikki liittyneiden kuntien palvelukiinteistökohteet Kantakaupungin kohteiksi valittaisiin Viialan päiväkoti ja Kultarannan koulu Rajausta työryhmä perustelee sillä, että kyseiset kohteet ovat vertailun kannalta ihanteellisia. Etenkin koulukohteiden osalta on kantakaupungista haasteellista löytää kohdetta, joka voitaisiin irrottaa yksinään kaupungin palvelutoiminnasta ja joka olisi samalla asetetun vertailtavuustavoitteen mukainen. Viialan päiväkodin ja Kultarannan koulun valitseminen kantakaupungin kohteiksi on perusteltavissa myös sijaintitekijöiden perusteella. Kilpailutettavasta alueesta ja kaupungin oman toiminnan
alueesta muodostuvat näin mahdollisimman selkeät yhtenäiset kokonaisuudet, mikä mahdollistaa taloudellisen toiminnan kummallakin alueella. Kantakaupungin vertailukohteissa Viialan päiväkodissa ja Kultarannan koulussa kilpailutus tulisi näin ollen toteuttaa kuitenkin saaristoalueesta irrallisena, mutta mahdollistaen saaristoalueen toimijan ottaa vastattavakseen myös näiden kohteiden palvelujen tuottamisen. Mikäli Viialan päiväkoti ja Kultarannan koulu valitaan kantakaupungin vertailukohteiksi, tulisi näissä kohteissa siivous- ja ateriapalvelujen lisäksi kilpailuttaa myös kiinteistönhoito kilpailutuskokonaisuuden selkeyttämisen takia. CleanNet-mitoituksessa on otettu lähtökohdaksi nykyisen laatutason säilyttäminen toiminnassa, kuten tehtäväasettelussa on todettu. Mitoituksen yhteydessä on tarkoitus vertailla nykyisen toiminnan ja mitoituksen kustannustasoa uuden järjestelmän mukaiseen. On mahdollista, että tarkastelun yhteydessä toiminnasta löydetään näin ollen kilpailun ulkopuolisia tehostamiskohteita. Kilpailuttamisen onnistumisessa on keskeistä laatuvaatimusten, tehtäväkuvausten ja mitoitusten lisäksi toimijalle asetettavien sanktioperusteiden määrittely. Sanktioperusteiden on oltava sellaiset, että toimijan on edullista noudattaa sopimuksessa toiminnalle asetettuja vaatimuksia. Tilapalvelut on keräämässä toteutettujen kilpailutuksien kilpailutusasiakirjoja oman kilpailutusmallin valitsemisen harkintaa helpottamaan. Kilpailutusmallin valinnassa on hyödyllistä käyttää asiaan perehtyneen konsultin osaamista. Valmistuskeittiöiden keskittämisen osalta on laadittu luonnossuunnitelma kaiken ateriapalveluiden valmistustoiminnan siirtämiseksi yhteen toimipisteeseen. Suunnitelman toteuttamisesta ei ole vielä käytettävissä kustannusarviota. Tämän mallin arvioidaan olevan edullisin toiminnan tehostamismahdollisuuksien suhteen. Tässä tapauksessa nykyiset keittiöt muuttuisivat jakelukeittiöiksi, joissa henkilöstöresurssien haasteet mm. ammattitaitovaatimusten ja saatavuuden suhteen ovat valmistuskeittiöitä selvästi pienempiä. Keskitetyssä valmistuskeittiössä on resurssitarpeet rationaalisemmin järjestettävissä. Luonnossuunnitelma liitetään esityslistan oheismateriaaliksi OHEISMATERIAALI, TILAJAOSTO 3.6.2015 Kahden valmistuspisteen mallina voisi tulla kyseeseen ratkaisu, jossa toinen valmistuskeittiö toteutettaisiin päiväkoteja ja kouluja varten ja toinen kokopäivälaitoksia varten. Jakaminen on perusteltavissa erilaisen toimintamallin ja toiminta-ajan perusteella. Koulu- ja päiväkotikeittiö toimii
arkipäivisin tuottamalla harvoja aterialajikkeita, mutta valtaosan koko ateriapalvelujen suoritemassasta. Kokopäiväkeittiö toimii taas kokopäivätoimisesti seitsemänä päivänä viikossa tuottaen hyvin useita lajikkeita ja erikoisruokavalioita. Tässä vaihtoehdossa kokopäivälaitoskeittiö voitaisiin toteuttaa tulevina vuosina esimerkiksi terveyskeskuksen yhteyteen, kun rakennusta peruskorjataan ja laajennetaan. Koulu- ja päiväkotikeittiönä toimisi parhaiten edellistä pienempi uudistila. Nykyisten keittiöiden keskuudesta on vaikea toteuttaa kilpailukykyistä valmistuskeittiötä palvelemaan kaikkia muita kouluja ja päiväkoteja. Maijamäen keittiö voisi olla ainoa mahdollinen, mutta sen tilajärjestelyjen ja liikenteellinen hankaluus tekevät siitä epäedullisen. Kolmen tai neljän valmistuskeittiön ratkaisu on vaikeasti esitettävissä. Tässä ratkaisussa nykyiset yksitoista valmistuskeittiötä keskitettäisiin pääosin joihinkin kolmeen tai neljään nykyisistä valmistuskeittiöistä. Ateriavalmistustoimintaa on jo nykyisellään keskitetty niin paljon, että nykyisistä keittiöistä ei lisäkapasiteettia ole löydettävissä. Keittiölaitteiden kasvattaminen aiheuttaisi lisäksi hyvin suuria kerrannaiskustannuksia rakennuksissa. Kolmen tai neljän keittiön ratkaisu voi kuitenkin tulla hyvinkin kannattavaksi ja mahdolliseksi siinä vaiheessa, kun sotealueratkaisu selkiää, mutta tällä hetkellä sen vaikutuksia on vaikea ennustaa. KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ: Tilapalvelujaosto merkitsee tiedokseen palvelustrategiahankkeiden nykytilanteen ja ohjeistaa jatkotyöstöä tarpeen mukaan. Tilapalvelujaosto välittää asiakohdan teknisen lautakunnan käsiteltäväksi. TILAPALVELUJAOSTO: Kiinteistöpäällikön ehdotus hyväksyttiin. Teknisen lautakunnan tilapalvelujaosto 09.09.2015 24 Kiinteistöpäällikkö Pekka Alm 1.9.2015: Tilapalveluissa on jatkettu kilpailutusasiakirjojen ja hankesuunnitelmien valmistelua. Valmistelun nykytilanteesta laadittu selvitys liitetään asiakohdan oheismateriaaliksi. OHEISMATERIAALI, TILAJAOSTO 9.9.2015 Kiinteistöpäällikkö esittelee kokouksessa valmistelutilannetta tilapalvelujaostolle.
KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ: Tilapalvelujaosto käy asiasta lähetekeskustelun ja merkitsee tiedokseen palvelustrategian mukaisiin kehittämishankkeisiin liittyvän selvitystyön nykytilanteen. TILAPALVELUJAOSTO: Kiinteistöpäällikön ehdotus hyväksyttiin.