Kokous ja konferenssitoiminnan sekä siihen liittyvän myynnin ja markkinoinnin kehittäminen

Kokous ja konferenssitoiminnan sekä siihen liittyvän myynnin ja markkinoinnin kehittäminen

Toimeksianto, KV 16.5.2016 49 Rovaniemen kaupungin omistajapoliittiset linjaukset 2020 Kunnan omistajapoliittisten linjausten lähtökohtana ovat kunnan kehittämistavoitteet ja niiden tarkoituksena on tukea kunnan yleisen strategian toteutusta. Ei lakisääteisiin palveluihin sidotulle pääomalle (kulttuuri, liikunta ja vapaa aika) haetaan parempaa tuottoa vaihtoehtoisilla tuotantotavoilla. Hajanaista yhtiörakennetta tiivistetään siten, että toiminnaltaan samankaltaiset tehtävät kootaan yhden yhtiön tai yhteisön alaisuuteen. Selvitetään Rovaniemen Kehitys Oy konsernin mahdollisuus markkinoida, vuokrata ja hallita vapaa aikatoimen (esim. Lappia talo, Korundi jne.) tiloja ja palveluja. Selvitetään mahdollisuus keskittää kaupunkikonsernin kokous ja konferenssipalvelujen markkinointi ja myynti. 1.11.2017

Liiketoiminnalliset tavoitteet Kaupungilla ja kulttuuripalveluilla on liiketoiminnallisia tavoitteita Kulttuuripalveluiden kehittäminen kulttuurimatkailukohteena ja merkittävänä tapahtumapaikkana on liiketoiminnan kehittämisen keskiöissä. Tämä toiminnan osa edellyttää ammattimaista myynti, markkinointi ja asiakaspalveluosaamista sekä hyvää yhteistyötä kaikkien toimijoiden kesken. Olennaista on kokonaisuuden vahva hallinta ja liiketoiminnan tavoitteellinen sekä tuloksellinen johtaminen.

Työryhmät Valmisteluryhmä Riitta Erola Antti Lassila Merja Tervo Jussi Päkkilä Tuula Rintala Gardin Sanna Kärkkäinen Paula Uusitalo Työryhmä Riitta Erola Antti Lassila Merja Tervo Jussi Päkkilä Riikka Heikkilä Heli Välikangas Tuula Rintala Gardin Sanna Kärkkäinen Sari Alatalo Maarit Airaksinen Hannele Koskiniemi Risto Niva

Projektin eteneminen Aika Marraskuu 2016 Joulukuu 2016 Tammikuu 2017 9.2.2017 17.2.2017 2.3.2017 12.4.2017 Vaihe Projektin käynnistys ja tehtävät Tiedon keruu ja analyysi Valmisteluryhmän kokoontuminen ja jatkotoimet Neuvottelut yliopiston kanssa Laajennetun työryhmän kokoontuminen Laajennetun työryhmän kokoontuminen Aika 24.4.2017 3.5.2017 15.5.2017 29.5.2017 Vaihe Kaupungin johtoryhmä Kaupunginhallituksen Iltakoulu Esitys kaupunginhallitukseen Esitys valtuustoon?? 1.11.2017

1.11.2017 Kaupunkikonserni

Rovaniemen kaupunkikonsernin kokous ja konferenssipalveluja tuottavat yhtiöt ja yhdistys Arktikum Palvelu Oy 33,33 % 33,33 % Kiint. Oy Arctic Centre 50,00 % Rovaniemen kaupunki Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy 50,07 % Rovaniemen Kehitys Oy 90,1% Suomen Moottorikelkkasäätiö 50,00 % Lapin Elämystuotanto 28,60 % Lapin alueteatteriyhdistys ry (määräysvalta) 1.11.2017

Palvelusopimukset vuonna 2016 ARKTIKUM PALVELU OY MATKAILUJA MARKKINOINTI OY ALUETEATTERI YHDISTYS RY Korundi 220 000 Arktikum 176 230 /KPI 176 230 /LYO YHTEENSÄ 352 460 643 800 Vuokra 1 530 573 Jäsenmaksu 26 322 Toiminta avustus 772 000 YHTEENSÄ 2 328 895 1.11.2017

Kokous ja konferenssimyynnin sekä myynnin ja markkinoinnin nykytilanne Arktikum Palvelu Oy Matkailu ja Markkinointi Oy Alueteatteriyhdistys ry Henkilöstö 12 vakituista 3htv myyntihenkilöä 7 8 henkilöä 1 +(2)htv myyntihenkilöä 51 henkilöä 3htv myyntihenkilöä Tilat [Teksti] Arktikum Korundi Rovaniemi [Teksti] Congresses kohteet 41 kohdetta [Teksti] Lappia talon tilat Käyttöjärjestelmät Travius Winposs kassaohjelma Asio tilavarausjärjestelmä Kongressi Casio kassaohjelma Net Ticket Misto tuotannonohjausjärjestelmä

YHDEN LUUKUN PERIAATE Miksi keskitetty kokous ja konferenssimyynti? > Sujuvampi ja tuloksellisempi asiakaspalvelu ja suurempi asiakasarvo > Myynnin hajautetut resurssit yhteen * Tehokkaampi henkilöstön käyttö (varahenkilöjärjestelmä ja sijaistaminen) * Yhteinen myyntijärjestelmä * Synergia markkinoinnin (kokous ja aluemarkkinointi) kanssa * Asiakasverkostojen sekä Rovaniemelle ja Lappiin kohdistuvan voimakkaan kysynnän kasvun hyödyntäminen > Myynnin kasvumahdollisuudet * Tilojen käyttöasteen nousu * Joustava hinnoittelu > Omistajarakenteen selkiyttäminen

Miksi keskitetty kokous ja konferenssimyynti? MYYNNIN TEHOSTUMINEN Tehokas ja proaktiivinen myynti. Tilojen käyttöasteen nosto ja myynnin kasvattaminen sekä uusasiakashankinnalla että kanta asiakasmyynnillä. Yhteinen myyntijärjestelmä jäntevöittämään asiakaspalvelua ja tehostamaan myyntiä: tavoitteet, kannustimet ja seuranta. Tilojen oman käytön hallinta ja harkinta. Tilat mahdollisimman ketterästi asiakaskäyttöön pitkäjänteisellä suunnittelulla (kausituotannot) ja nopealla reagoinnilla. Tilamyynnin käytännöt tulee keskustella ja hyväksyttää toimivaksi malliksi osapuolien kesken. Tilamyynnin tulee kattaa siitä aiheutuvat henkilöstömenot ja tuottaa sille asetettu katetavoite. Myynninedistämiseen liittyvien toimenpiteiden realistinen budjetointi sekä niille asetettu tuottotavoite.

Miksi keskitetty kokous ja konferenssimyynti? MYYNTIORGANISAATIO OSAAMISEN KESKITTYMINEN JA KEHITTYMINEN Osaava, tehokas ja tavoitteellinen myyntihenkilöstö. Myynnin ja tilaisuuksien/tapahtumien operoinnin rajapinnat toimivasti ja kustannustehokkaasti ratkaistu. Tehtävät ja toimenkuvat määritelty tarkasti. Myyntihenkilöt valitaan tehtävien mukaan parhaan osaamisen periaatteella. Mahdollisesti rekrytoidaan myös uutta osaamista. Varahenkilöpalvelu ja sijaistaminen myyntiyksikön kesken. Resursseja panostaa uusien tapahtumatuotteiden kehittämiseen ja uusasiakashankintaan. Myyntiorganisaatiota johtaa myyntipäällikkö, joka raportoi Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy:n toimitusjohtajalle.

TALOUDELLISUUS Miksi keskitetty kokous ja konferenssimyynti? Arktikum Palvelu Oy:n ja Matkailu ja Markkinointi Oy:n kokous ja konferenssimyynnin sekä myynnin ja markkinoinnin keskittämisellä voidaan saavuttaa n. 100 000 euron vuotuiset kustannussäästöt, jotka voidaan ohjata yhtiön myynnin ja markkinoinnin kehittämiseen. Päällekkäisyyksiä poistamalla voidaan saavuttaa kustannussäästöjä henkilöstökuluissa ja muissa liiketoiminnan kuluissa (mm. hallinto ja ohjelmistot). Hallinnon, markkinoinnin ja myynnin sekä tekniikan yhdistämisellä saadaan optimoitua osaamista ja resursointia uudella tavalla. Kustannussäästöjä voidaan saavuttaa esim. toimitusjohtajan palkkauksessa (vain yksi toimitusjohtaja), taloushallinnon palveluiden uudelleenjärjestelyissä sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnin kautta (esim. mainoskulut, mainonnan volyymiedut). Yhtiön talous on vahvemmalla pohjalla ja kyetään vastaamaan voimistuvan matkailun luomaan kysynnän kasvuun niin yksityisellä kuin julkisellakin puolella. Yhtiön rooli vahvistuu alueellisena toimijana. 1.11.2017

Keskitetty toimintamalli Matkailu & Markkinointi Oy Lappia talo Korundi Arktikum Henkilöstö Myynti ja markkinointihenkilöt Asiakaspalvelu ja neuvontahenkilöt Käyttöjärjestelmät Myynti, operointi, asiakashallinta ja laskutusohjelma Tilavarausjärjestelmä, kassaohjelma ja maksupääte Markkinointi Päivittäinen henkilökohtainen myyntityö ja kommunikointi asiakkaiden kanssa Asiakastapaamiset, myyntikäynnit, workshopit, messut ja tapahtumat

Keskitetty toimintamalli Matkailu & Markkinointi Oy Lappia talo Korundi Arktikum Viestintä Verkko ja some mainonta ja viestintä sekä sen kehittäminen Talon sisäinen viestintä ja kommunikointi Kehittäminen Mahdollisuudet Uudet tuotteet ja innovaatiot Ravintoloiden kehittäminen Kauppojen kehittäminen, tuotevalikoimat ja kumppanuudet Tapahtumien kehittäminen Myyntikanavien lisääntyminen Tuotteiden kehittyminen Keskinäisestä kilpailusta yhdessä tekemiseen

Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy Uusi organisaatiomalli 1

1.11.2017 Rovaniemen Matkailu ja Markkinointi Oy Uusi organisaatiomalli 2