Hoitoisuustiedon hyödyntäminen kliinisen hoitotyön johtamisen ja henkilöstöresurssien allokoinnin välineenä VSSHP:n vuodeosastoilla projektin loppuraportti Painilainen Terhi Kylävalli Anja Hassinen Tiina Kurikka Tarja Hupli Maija Sarja A Serie nro 10, 2012
Hoitoisuustiedon hyödyntäminen kliinisen hoitotyön johtamisen ja henkilöstöresurssien allokoinnin välineenä VSSHP:n vuodeosastoilla projektin loppuraportti Painilainen Terhi Kylävalli Anja Hassinen Tiina Kurikka Tarja Hupli Maija Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin julkaisuja, sarja A nro 10, 2012 Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Turku 2012
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri ja tekijä Kielenkääntäjä: Anna Saarukka (ruotsi), Semantix Finland Oy (englanti) ISSN 1797-1772 ISBN 978-952-5142-29-7 (pdf)
KUVAILULOMAKE VARSINAIS-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN JULKAISUJA, sarja A, nro 10 Teoksen nimi: Hoitoisuustiedon hyödyntäminen kliinisen hoitotyön johtamisen ja henkilöstöresurssien allokoinnin välineenä Vsshp:n vuodeosastoilla Laajuus: 26 sivua 7 liitesivua Tekijät: Painilainen Terhi, Kylävalli Anja, Hassinen Tiina, Kurikka Tarja, Hupli Maija Tiivistelmä: Hoitoisuustiedon hyödyntäminen kliinisen hoitotyön johtamisen ja henkilöstöresurssien allokoinnin välineenä VSSHP:n vuodeosastoilla -projekti liittyi VSSHP:n Hoitotyön toimintaohjelmaan vuosille 2010 2015, erityisesti potilaslähtöisten palveluiden ja tehokkaan toiminnan osa-alueisiin (VSSHP 2010). Projekti oli osa Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen gerontologisen hoitotieteen sekä terveydenhuollon hallinnon harjoittelu - opintojaksoa. Projektin tavoitteena oli hoitoisuustiedon hyödyntämisen kartoittaminen VSSHP:n vuodeosastoilla. Kartoitus toteutettiin strukturoidulla kyselyllä, joka kohdennettiin hoitoisuusluokitusta käyttävien yksiköiden ylihoitajille (N=12) ja osastonhoitajille (N=47). Kyselyyn vastasi 12 ylihoitajaa ja 35 osastonhoitajaa, kokonaisvastausprosentti oli 80. Kysely toteutettiin syyskuussa 2011 Webropol-kyselynä. Projektin tuloksena voidaan todeta, että hoitoisuustiedon hyödyntämistä pidetään tärkeänä ja että hoitoisuuteen liittyviä tietoja hyödynnettiin sekä kliinisen hoitotyön johtamisessa että henkilöstöresurssien allokoinnissa päivittäin. Osana kyselyä hoitotyön johtajat nimesivät hoitoisuuden hyödyntämiseen liittyviä haasteita ja kehitysehdotuksia. Vastausten mukaan voidaan todeta, että VSSHP:ssä tulisi lisätä esimiehille kohdennettua koulutusta hoitoisuustiedon hyödyntämisestä, laatia yhtenäiset ohjeet hyödyntämisestä sekä kehittää hoitoisuuden hyödyntämiseen liittyvien tietojärjestelmien ja sovellusten käytettävyyttä. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-29-7 (pdf) Hinta: Teoksen saa tulostaa veloituksetta omaan käyttöön. Tilausosoite: www.vsshp.fi/julkaisut/julkaisusarjat
PRESENTATIONSBLAD EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKTS PUBLIKATIONER, serie A, nr 10 Publikation: Utnyttjande av kunskap om vårdberoende i kliniskt vårdarbete som instrument vid ledning och allokering av personalresurser på vårdavdelningarna inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt Omfattning: 26 sidor 7 sidor bilagor Författare: Painilainen Terhi, Kylävalli Anja, Hassinen Tiina, Kurikka Tarja, Hupli Maija Sammandrag: Projektet för utnyttjande av kunskap om vårdberoende i kliniskt vårdarbete som instrument vid ledning och allokering av personalresurser på vårdavdelningarna inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt hörde till Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts handlingsprogram för vårdarbetet för åren 2010-2015, särskilt i delområdena för patientinitierade tjänster och effektiv verksamhet (Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt 2010). Projektet var en del av en studieperiod för gerontologisk vårdvetenskap på Åbo universitets institution för vårdvetenskap och av praktik inom hälso- och sjukvårdens förvaltning. Projektets mål var kartläggning av utnyttjandet av vårdberoende på vårdavdelningarna inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Kartläggningen genomfördes med strukturell enkät, som riktades till överskötare (N=12) och avdelningsskötare (N=47) på enheter som använder vårdklassificering. 12 överskötare och 35 avdelningsskötare svarade på enkäten, den totala svarsprocenten var 80. Enkäten genomfördes i september 2011 som Webropol-enkät. Som resultat för projektet kan konstateras, att man anser det viktigt att utnyttja kunskapen om vårdberoendet och att man utnyttjade uppgifter som hörde samman med vårdberoendet både i ledning av det kliniska vårdarbetet och vid allokering av personalresurserna dagligen. Som en del av enkäten nämnde de som leder vårdarbetet utmaningar som hör samman med utnyttjande av vårdberoendet och utvecklingsförslag. Enligt svaren kan man konstatera att man inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt borde öka utbildning om utnyttjande av vårdberoendet riktad till cheferna, göra upp enhetliga instruktioner om utnyttjandet och utveckla användbarheten av informationssystem och applikationer som hör samman med utnyttjandet av vårdberoendet. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-29-7 (pdf) Pris: Publikationen kan utan avgift skrivas ut för eget bruk Distribution: www.vsshp.fi/julkaisut/julkaisusarjat
DOCUMENTATION PAGE PUBLICATIONS OF THE HOSPITAL DISTRICT OF SOUTHWEST FINLAND, series A, no 10 Title: The Utilisation of Nursing Dependency Data as a Means of the Allocation of the Management of Clinical Nursing Science and Personnel Resources in the Inpatient Wards in the Hospital District of Southwest Finland No. of pages: 26 Appendices: 7 pages Authors: Painilainen Terhi, Kylävalli Anja, Hassinen Tiina, Kurikka Tarja, Hupli Maija Abstract: The Utilisation of Nursing Dependency Data as a Means of the Allocation of the Management of Clinical Nursing Science and Personnel Resources in the Inpatient Wards in the Hospital District of Southwest Finland project was part of the Hospital District of Southwest Finland s Nursing Action Programme for 2010 2015, and focused especially on the areas of patient-oriented services and efficient operations (Hospital District of Southwest Finland 2010). The project was part of the internship study module in Gerontological Nursing and Management of Health Care Administration in the Department of Nursing Science at the University of Turku. The purpose of the project was the mapping of the degree of utilisation of nursing dependency data in the inpatient wards in the hospital district of Southwest Finland. The study was carried out by means of a structured questionnaire, which was sent to the head nurses (N=12) and ward managers (N=47) utilising nursing dependency classification in their units. 12 head nurses and 35 ward managers participated in the study, the percentage of questionnaires submitted being 80. The study was conducted in the form of a Webropol questionnaire in September 2011. The project indicated that the utilisation of nursing dependency data is considered important, and data relating to nursing dependency were utilised on a daily basis both in the management of clinical nursing and the allocation of personnel resources. One section of the questionnaire was dedicated to the challenges involved in the utilisation of nursing dependency data and suggestions for improvement. The answers indicate that the Hospital District of Southwest Finland should provide more training for managers on the utilisation of nursing dependency data, issue general instructions for the utilisation of this data, and develop the information systems related to the utilisation of nursing dependency data as well as the usability of the relevant applications. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-29-7 (pdf) Price: The publication can be printed free of charge for personal use. Orders: www.vsshp.fi/julkaisut/julkaisusarjat
SISÄLTÖ 1. JOHDANTO... 7 2. HOITOISUUSTIEDON HYÖDYNTÄMINEN... 8 2.1. Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmä... 8 2.2. Hoitoisuuteen liittyvien tietojen hyödyntäminen... 10 3. HOITOISUUSTIEDON HYÖDYNTÄMINEN VSSHP:N VUODEOSASTOILLA... 13 3.1. Kyselyn toteutus... 13 3.2. Taustatietoja käyttäjäyksiköistä... 13 3.3. Mielipiteitä ja kokemuksia hoitoisuustiedon hyödyntämisestä... 13 3.4. Raporttien seuraaminen... 15 3.5. Ajankäyttö... 16 3.6. Muiden tunnuslukujen seuraaminen hoitoisuustietojen rinnalla... 17 3.7. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen hoitotyön johtamisessa... 18 3.8. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen hoitohenkilöstön allokoinnissa... 20 3.9. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen johtoryhmässä... 20 3.10. Muu hoitoisuustiedon hyödyntäminen... 21 3.11. Hoitoisuustiedon hyödyntämiseen liittyvä osaaminen ja ohjeistus... 22 3.12. Haasteita hoitoisuustiedon hyödyntämisessä... 23 3.13. Ehdotuksia hoitoisuustiedon hyödyntämiseksi... 23 4. KEHITTÄMISEHDOTUKSIET HOITOISUUSTIEDON HYÖDYNTÄMISEKSI... 24 LÄHTEET... 26 LIITTEET: Liite 1. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen, osastonhoitajakysely Liite 2. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen, ylihoitajakysely
1. JOHDANTO Hoitoisuusluokituksen avulla arvioidaan potilaan toteutuneen hoidon määrää. Rafaela hoitoisuusluokitusjärjestelmä tuottaa tietoa hoitotyön määrän lisäksi myös käytetystä henkilöstön määrästä. Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmän käyttäminen mahdollistaa myös optimaalisen henkilöstöresurssoinnin, joka puolestaan tukee potilaan hyvän hoidon toteutumista ja henkilöstön työhyvinvointia (FCG 2011). Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmä otettiin käyttöön VSSHP:n vuodeosastoilla vuonna 2008. Tällä hetkellä järjestelmä on käytössä melko laajasti somaattisilla vuodeosastoilla, mutta tieto hoitoisuusluokitusjärjestelmän tuottaman tiedon hyödyntämisestä hoitotyön johtamisen apuvälineenä on puuttunut. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen kliinisen hoitotyön johtamisen ja resurssien allokoinnin välineenä VSSHP:n vuodeosastoilla -projektin tavoitteena oli kartoittaa, miten hoitoisuustietoa hyödynnetään VSSHP:n vuodeosastoilla sekä tehdä ehdotuksia hoitoisuustiedon hyödyntämisen parantamiseksi jatkossa. Laajuudeltaan projektityö käsitti ne TYKS:n kantasairaalan sekä alueellisen erikoissairaanhoidon vuodeosastot, joilla oli kartoitushetkellä käytössään Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmä. Projekti liittyi VSSHP:n Hoitotyön toimintaohjelmaan vuosille 2010 2015, erityisesti potilaslähtöisten palveluiden ja tehokkaan toiminnan osa-alueisiin (VSSHP 2010). Projektin vastuuhenkilönä toimi Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen TtM-opiskelija Terhi Painilainen, jonka opintoihin kyseinen projekti sisältyi. Projektin ohjaajina toimivat hoitotieteen laitoksen lehtori Maija Hupli ja professori Riitta Suhonen sekä VSSHP:n tulosryhmäylihoitaja Anja Kylävalli, suunnittelija Tiina Hassinen sekä hoitotyön kliininen asiantuntija Tarja Kurikka. 7
2. HOITOISUUSTIEDON HYÖDYNTÄMINEN 2.1. Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmä Hoitoisuusluokituksia on kehitetty 1940-luvulta lähtien mm. Yhdysvalloissa. Pohjoismaiden ensimmäiset hoitoisuusluokitukset ovat 1960-luvulta ja, etenkin 1990-luvulla hoitoisuusluokituksista kiinnostuttiin taloudellisen laman seurauksena. (Pulkkinen 2000.) VSSHP:n käyttämä Rafaela -järjestelmä on Suomen Kuntaliiton omistama ja FCG Finnish Consulting Group Oy:n hallinnoima hoitoisuusluokitusjärjestelmä, jonka sisältämien mittareiden avulla voidaan määrittää kunkin potilaan toteutunut hoitotyön määrä ja tarkastella hoitajaresursseja. Rafaela -järjestelmä kehitettiin erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon hoitotyön resurssienhallinnan tarpeisiin vuosina 2000 2002 Suomen Kuntaliiton Finn-hoitoisuus -projektissa. Rafaela -järjestelmää käytetään erikoissairaanhoidossa, perusterveydenhuollossa ja yksityisissä organisaatioissa. Järjestelmää käyttäviä organisaatioita on Suomessa 650. Suomen lisäksi järjestelmä on käytössä Islannissa ja Norjassa. (FCG 2011.) Rafaela -järjestelmä on terveysteknologian sovellus, jonka tavoitteena on näyttöön perustuvan tiedon hyödyntäminen hoitotyön johtamisessa. Rafaela -järjestelmä tuottaa tietoa potilaan yksilöllisestä hoidon tarpeesta kuudella eri osa-alueella sekä hoitotyön resursseista. Rafaela -järjestelmän tuottaman tiedon avulla hoitotyön resurssit voidaan kohdentaa potilaiden tarpeiden mukaisesti. Rafaela -järjestelmä mahdollistaa valtakunnallisen vertailun organisaatioiden kesken. Rafaela -järjestelmän tuottaman tiedon avulla voidaan analysoida toimintaprosessien laatua, tuottavuutta ja kustannuksia. (FCG 2011.) Rafaela -järjestelmää käytettäessä hoitotyön asiakkaat luokitellaan hoitoisuusmittarilla kerran hoitoisuusjaksossa (vrk/työvuoro). Rafaela -järjestelmään kirjataan hoitotyöhön käytetyt resurssit, jolloin saadaan tieto potilaan hoitoisuudesta hoitajaa kohden. Rafaela järjestelmän hoitoisuusmittareita ovat Oulu Patient Classification -mittari (OPCq-mittari), Pitkäniemi Patient Classification -mittari (PPCq-mittari), SÄDEHOIq-mittari ja POLIHOIqmittari. (FCG 2011.) 8
VSSHP:n käyttämän OPCq-mittarin mukaisesti potilaiden hoidon vaativuus arvioidaan kuudella eri osa-alueella. Osa-alueita ovat 1) hoidon suunnittelu ja koordinointi, 2) hengittäminen, verenkierto ja sairauden oireet, 3) ravitsemus ja lääkehoito, 4) hygienia ja eritystoiminta, 5) aktiviteetti, toiminnallisuus, nukkuminen ja lepo sekä 6) hoidon ja jatkohoidon opetus ja ohjaus, emotionaalinen tuki. Hoidon vaativuus arvioidaan neliportaisella asteikolla A-D. (FCG 2007.) Paoncil-menetelmää (Professional assessment of optimal nursing care intensity level) apuna käyttäen määritellään yksikkökohtaisesti optimaalisen hoitoisuuden taso. Optimaalisen hoitoisuuden määrittely huomioi sen, mitä potilas tarvitsee tullakseen hoidetuksi hyvin. Kun yksikön optimaalisen hoitoisuuden taso liitetään yksikön hoitoisuus/hoitaja -tietoon, saadaan yksikön optimaalisen resurssoinnin taso. (FCG 2009, FCG 2011.) Paoncil-menetelmä perustuu hoitajan ammatilliseen arvioon siitä, että potilas saa hyvää hoitoa (Fagerström 2009, FCG 2009). Rafaela -järjestelmässä tieto tallennetaan ensisijaisesti käyttäjän potilashallintajärjestelmään, lisäksi mahdollisia ovat erilaiset tallennuspohjat verkossa (Nukari 2007). Rafaela -järjestelmä tuottaa erilaisia raportteja, joista vuosittaista vertailuraporttia varten yksiköistä kootaan muun muassa tiedot henkilöstökuluista, henkilöstön rakenteesta ja hoitotyön järjestämistavasta. Vertailutiedot yhdistetään hoitoisuustietoihin ja kootaan benchmarking-raportiksi, jonka Rafaela -järjestelmää käyttävät organisaatiot saavat vuosittain. Vertailuraportissa on nähtävissä muun muassa potilaiden hoitoisuus, henkilöstöresurssit, henkilöstökulut organisaatioittain ja erikoisaloittain. (FCG 2011.) Rafaela -järjestelmä sisältää kattavan ja järjestelmällisen laadunvarmistuksen, johon kuuluvat systemaattinen koulutus, käyttö ja seuranta. Laadunvarmistus mahdollistaa hoitoisuusluokituksista saatavan tiedon luotettavuuden ja hyödyntämisen. Laadunvarmistus koostuu organisaation itsearvioinnista, aineistoanalyysistä, satunnaisotannoista ja käyttäjien haastatteluista. Laadunvarmistuskäynnit toteutetaan järjestelmän käyttäjäorganisaatiossa kahden vuoden välein. Käynnin jälkeen yksikkö saa tuloksista kirjallisen raportin ja kehittämisehdotuksia. Kehittämissuositukset auttavat hoitoisuusluokituksen ylläpitojärjestelmän kehittämisessä ja tiedolla johtamisessa. (FCG 2011.) 9
Esimiehille ja johdolle tarjotaan Rafaela -koulutusta, aihepiireinä muun muassa esimiestyö ja johtaminen, raportit ja raporttien hyödyntäminen. Koulutus vahvistaa tietoon perustuvaa johtamista sekä lisää erilaisten tunnuslukujen hyödyntämisen ja analysoinnin osaamista. Rafaela -valmennus tukee erityisesti Rafaela -järjestelmän tuottaman tiedon hyödyntämistä johtamisessa eli tietojohtamista. Rafaela -valmennus vahvistaa tietojohtamista, lisää tunnuslukujen hyödyntämis- ja analysointitaitoja sekä liittää Rafaela järjestelmän osaksi päivittäistä johtamista. (FCG 2011.) 2.2. Hoitoisuuteen liittyvien tietojen hyödyntäminen Hoitoisuusluokitus on hallinnollinen menetelmä, jolla pyritään vastaamaan potilaan tarpeisiin sekä samalla arvioimaan ja mitoittamaan henkilöstöresurssien tarvetta ja riittävyyttä. Hoitoisuusluokitus määrittelee potilaan hoidon tarpeen eli hoitoisuuden tiettynä ajankohtana. (Fagerström 1999, Fagerström ja Rauhala 2003, FCG 2011.) Parhaimmillaan Rafaela -hoitoisuusluokitusjärjestelmä auttaa hyvien johtamiskäytäntöjen luomisessa ja ylläpitämisessä (Nukari 2007). Systemaattinen hoitoisuustiedon hyödyntäminen tukee johtajia ja organisaatiota ymmärtämään hoitoisuusluokituksen ja optimaalisen hoitoisuuden kautta potilashoidon vaativuuden ja henkilöstön allokoinnin osana näyttöön perustuvaa päätöksentekoa. Hoitoisuustiedon systemaattinen hyödyntäminen tuottaa tietoa johtajille ja poliittisille päättäjille sekä lisää läpinäkyvyyttä tuottamalla eri indikaattoreita. Systemaattinen hyödyntäminen osoittaa muutostarpeita ja auttaa kehittämään hoidon laatua suhteessa yksikön tavoitteisiin. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen myös lisää vertailtavuutta eri yksiköiden ja sairaaloiden välillä. (Fagersrtöm 2009.) Rafaela -järjestelmän tuottaman tiedon systemaattinen hyödyntäminen mahdollistaa ja tukee hoitotyön johtajien näyttöön perustuvaa toimintaa (Fagerström 2009). Tiedon hyödyntäminen edellyttää taitoa lukea ja tulkita raportteja toimintaympäristössään, ohjeiden mukaista yhtenevää tietojenkeruuta sekä pitkäjänteistä sitoutumista tiedon pohjalta tapahtuvaan muutokseen (Nukari 2007). Haasteellista on, miten johtajat oppivat hyödyntämään valtavaa tiedon määrää ja esimerkiksi vertailuraporttien tuottamaa tietoa (Fagerström 2009). Tutkimusten mukaan kaikki hoitotyön johtajat eivät hyödynnä Rafaela -järjestelmän mahdollisuuksia täysimittaisesti (Rainio ja Ohinmaa 2005, Pusa 2007). 10
Hoitoisuusluokitusjärjestelmän tuottaman tiedon rinnalla on Nukarin (2007) mukaan hyvä seurata myös henkilöstön sairastavuutta, sijaisten määrää, hoitovirheitä ja vähältä piti - tapahtumia sekä työtyytyväisyyttä. Rafaela -järjestelmä tuottaa systemaattista, rationaalista ja objektiivista tietoa (Fagerström 2009). Rafaela -järjestelmä on todettu tieteellisesti validiksi, ja sen tuottama tieto vastaa empiiristä kokemusta hoitotyön kuormituksesta (Rauhala 2008, FCG 2011). Rauhalan (2008) mukaan Rafaela -järjestelmän rajat ja reunaehdot ovat perusteellisesti selvitettyjä. OPCmittari on todettu validiksi hoitoisuusmittariksi siten, että se on luotettava mittaamaan potilashoitoon liittyvää työmäärää erikoissairaanhoidon vuodeosastolla. Myös Paoncilmenetelmä on validi. (Rauhala 2008.) Potilaan hoidon tarve on lähtökohta henkilöstöresurssien arvioinnissa ja henkilöstön allokoinnissa (Fagerström 2009). Rafaela -järjestelmän tuottama tieto mahdollistaa hoitajaresurssien tarpeenmukaisen kohdentamisen ja tukee näin henkilöstövoimavarojen johtamista (Rainio ja Ohinmaa 2005, Fagerström ja Rauhala 2007, Nukari 2007, Rauhala 2008, Aschan ym. 2009, Fagerström 2009). Hoitoisuuteen liittyviä tietoja voidaan hyödyntää hoitajaresurssien sijoittelussa usean osaston kesken. Hoitotyön kuormituksesta voidaan keskustella, kuormitusta voidaan analysoida ja haasteellisia tilanteita ratkaista. Johtaja voi arvioida eri ratkaisuvaihtoehtoja yhdessä hoitohenkilökunnan kanssa. Rafaela -järjestelmän tuottama tieto mahdollistaa henkilöstön työtuntien uudenlaisen sijoittelun, osastojen välisen yhteistyön ja keskustelun potilasvirroista. (Aschan ym. 2009.) Rafaela -järjestelmä auttaa hoitotyön johtajaa, yhdessä muiden tietojen kanssa, arvioimaan hoitotyössä syntyviä kustannuksia (Nukari 2007, Fagersrtöm 2009). Vertailuraportoinnin yhteydessä syntyvä tieto hoitoisuuspisteiden hinnasta ja hoitoisuustiedon yhdistäminen potilasryhmäkohtaisiin tietoihin auttaa hoitotyön aiheutuvien kustannusten määrittelyssä (Nukari 2007). Rafaela -järjestelmä tukee tuottavuuden kehittämistä hoitotyössä, mistä esimerkkinä on järjestelmästä saadut kokemukset Landspitali University Hospitalissa (FCG 2011). Valtakunnallisesti hoitotyön trendejä voidaan tarkastella esimerkiksi puolivuosittaisen vertailuraportin avulla. Tällöin voidaan tarkastella hoitoisuuden muutoksia toiminta-aloittain, 11
kustannuksia sairaaloittain, hoitotyön toteuttamisen kustannusvaikutuksia sekä optimaalisen hoitoisuuden eroja eri alueittain. Tärkeää on löytää selityksiä, miksi jokin asia näyttää toisenlaiselta eri organisaatiossa ja myös ottaa näistä löydetyistä selityksistä opiksi. Muista raporteista ylihoitajat ja päättäjät käyttävät useimmiten osastojen kuukausi-, osavuosi- ja vuosiraportteja taustatiedoilla täydennettyinä. (Nukari 2007.) Hoitotyön lähijohtamista tukee hoitoisuustietojen käyttöön saaminen mahdollisimman reaaliajassa. Hoitoisuustietojen perusteella lähijohtaja voi esimerkiksi sijoittaa oikein henkilökuntaa ja arvioida sijaistarvetta. Rafaela -järjestelmän tuottama tieto mahdollistaa hoitotyön johtamisen esimerkiksi siten, että päivystyspotilaiden sijoittelu ja uusien potilaiden sisäänotto perustuvat luotettavaan tietoon henkilöstön kuormituksesta. (Nukari 2007.) Henkilöstön kuormitus voi olla liian matala, liian korkea tai se voi vaihdella liikaa. Tavoitteena on optimaalinen resurssointi (Aschan ym. 2009). Henkilöstöresurssien optimaalinen mitoitus tukee työssä jaksamista ja työhyvinvointia (FCG 2011). Henkilöstöresurssien optimaalinen mitoitus turvaa hyvät työskentelyolosuhteet hoitajille lisäten työtyytyväisyyttä ja vähentämällä sairaudesta ja loppuun palamisesta aiheutuvia poissaoloja (Fagerström 2009). Rauhalan ym. (2007) mukaan hoitajien työn kuormituksen ja sairauspoissaolojen välillä on lineaarisen yhteys. Hoitoisuuden ja työn kuormittavuuden mittaaminen voisikin olla tärkeä osa henkilöstöresurssien strategista johtamista. Niukemmalla henkilöstöresurssoinnilla saavutettu taloudellinen hyöty katoaa useimmiten sairauslomista aiheutuviin kustannuksiin. (Rauhala ym. 2007.) Rafaela -järjestelmän tuottama tieto kertoo hoidon laadusta (FCG 2011) ja järjestelmästä saatavan tiedon hyödyntäminen puolestaan varmistaa hoidon laatua (Rainio ja Ohinmaa 2005, Nukari 2007, Fagerström 2009). Hoitoisuuden ollessa optimialueella ajatellaan potilaan saavan hyvän hoitotyön laatukriteerit täyttävää hoitoa (Nukari 2007). 12
3. HOITOISUUSTIEDON HYÖDYNTÄMINEN VSSHP:N VUODEOSASTOILLA 3.1. Kyselyn toteutus Tämän kyselyn tavoitteena oli kartoittaa hoitoisuustiedon hyödyntämistä VSSHP:n Rafaela -järjestelmää käyttävillä vuodeosastoilla. Hoitoisuustiedon hyödyntämistä kliinisessä hoitotyön johtamisessa ja henkilöstöresurssien allokoinnissa VSSHP:n vuodeosastoilla selvitettiin strukturoidulla kyselyllä syyskuussa 2011 (liitteet 1 ja 2). Kohderyhmänä (N=59) olivat vuodeosastojen ylihoitajat (n=12) ja osastonhoitajat (n=47). Kyselyn vastasi ylihoitajista 12 (100 %) ja osastonhoitajista 35 (74 %). Kysely sisälsi sekä väittämiä että avoimia kysymyksiä. Ylihoitajien ja osastonhoitajien kyselyt olivat lähes samanlaiset, joitakin työrooleihin liittyviä eroavaisuuksia lukuun ottamatta. Väittämät ja kysymykset oli ryhmitelty teemoittain, kuten myös kyselyn tulokset. 3.2. Taustatietoja käyttäjäyksiköistä Hyvän hoidon kriteerit oli kirjattuna 20/35 osastolla, rinnakkaisluokitus oli tehty viimeisen kahden vuoden aikana 30/35 osastolla ja optimaalisen hoidon taso oli määriteltynä 14/35 osastolla. Nämä taustatiedot ovat yhteydessä kyselyn tuloksiin siten, että kaikilla osastoilla ei ole vielä saatavilla kaikkia järjestelmän tuottamia tietoja tai raportteja eikä juurikaan kokemusta hoitoisuustiedon hyödyntämisestä kliinisen hoitotyön johtamisessa tai henkilöstöresurssien allokoinnissa. 3.3. Mielipiteitä ja kokemuksia hoitoisuustiedon hyödyntämisestä Sekä ylihoitajat että osastohoitajat vastasivat hyvin myönteisesti mielipiteitä ja kokemuksia koskeviin väittämiin (kuvio 1). Vastaajat olivat sitä mieltä, että hoitoisuustietojen hyödyntäminen on tärkeää ja että hoitoisuustietoja hyödyntämällä on mahdollista parantaa hoidon laatua. Samaa mieltä vastaajat olivat myös siitä, että hoitoisuustietoja hyödyntämällä on mahdollista kohdentaa henkilöstöresursseja tarpeen mukaisesti ja että optimaalinen resurssointi mahdollistaa hyvän hoidon. 13
Ylihoitajat ja osastonhoitajat olivat samaa mieltä siitä, että hoitoisuustiedot ovat keskeisiä tunnuslukuja johtamisessa. Kuitenkin vain noin 30 % vastaajista oli sitä mieltä, että näitä tietoja hyödynnetään VSSHP:n toiminnanohjauksessa. Samoin noin 30 % vastaajista oli jokseenkin tai täysin erimieltä hoitoisuustietojen katselun ja tietojen syöttämisen sujuvuudesta ja vaivattomuudesta. Ylihoitajien ja osastonhoitajien mielipiteet ja kokemukset hoitoisuustiedon hyödyntämisestä eivät juurikaan poikenneet toisistaan. Eroavaisuutta vastaajaryhmien välillä oli lähinnä tietojen seuraamisen vaivattomuuden kokemisessa siten, että osastonhoitajista noin 65 % oli tietojen seuraamisen vaivattomuudesta jokseenkin tai täysin samaa mieltä kun vastaava luku ylihoitajien ryhmässä oli noin 25 %. Kuvio 1. Ylihoitajien (n=12) ja osastonhoitajien (n=34) mielipiteet ja kokemukset hoitoisuustiedon hyödyntämisestä. 14
3.4. Raporttien seuraaminen Ylihoitajat ja osastonhoitajat seurasivat eniten raportteja kuukausittain (taulukko 1). Tuolloin osastonhoitajat seurasivat eniten kuukausiraporttia (77 %), hoitotyön osa-aluejakaumaa (65 %), hoitoisuusluokkajakaumaa (59 %) sekä päivät yli ja alle optimin -tietoja (52 %). Ylihoitajat seurasivat kuukausittain eniten kuukausiraporttia (73 %), päivät yli ja alle optimin -tietoja (73 %) hoitoisuus/hoitaja -tietoja (64 %), hoitoisuus/hoitaja/optimi (64 %) -tietoja sekä luokittelemattomien %-osuuksia (64 %). Osastonhoitajat seurasivat lisäksi viikoittain hoitoisuus/hoitaja -tietoja (32 %), hoitoisuusluokkajakaumaa (24 %) sekä luokittelemattomien prosenttiosuuksia (24 %). Osastonhoitajat seurasivat myös neljännesvuosittain osavuosiraporttia (20 %) ja vuosittain valtakunnallista vertailuraporttia (23 %). Ylihoitajat seurasivat kuukausittaisten raporttien lisäksi eniten puolivuosittain osavuosiraporttia (30 %) sekä vuosittain valtakunnallista vertailuraporttia (27 %). Raporttien seurantatavoissa oli vaihtelua. Taulukko 1. Hoitoisuuteen liittyvien raporttien seuraaminen. Ylihoitajien (n=11) ja osastonhoitajien (n=34) vastaukset. 15
Kun molempia vastaajaryhmiä pyydettiin vielä nimeämään kolme raporttia tärkeysjärjestyksessä (kuvio 2), niin tärkeimpänä raporttina pidettiin hoitoisuus/hoitaja/optimi -raporttia. Ylihoitajien vastausten mukaan jaetulla toisella ja kolmannella sijalla olivat hoitoisuusluokkajakauma ja päivät yli ja alle optimin. Osastonhoitajien mukaan toiseksi tärkein raportti oli hoitoisuus/hoitaja ja kolmanneksi hoitoisuusluokkajakauma. Tulos saatiin pisteyttämällä vastaukset seuraavasti: 1. sija = 3 pistettä, 2. sija = 2 pistettä ja 3. sija = 1 pistettä. Kuvio 2. Hoitoisuuteen liittyvien raporttien tärkeysjärjestys, ylihoitajien (n=10) ja osastonhoitajien (n=33) vastaukset. 3.5. Ajankäyttö Ylihoitajien ja osastonhoitajien hoitoisuustietojen katseluun ja tietojen syöttämiseen käyttämä aika ilmenee taulukosta 2. Ylihoitajat käyttivät aikaa tietojen seuraamiseen lähinnä kuukausitasolla, jolloin aikaa kului keskimäärin 1,5 tuntia. Osastonhoitajat käyttivät päivittäin aikaa tietojen katseluun ja tietojen syöttämiseen yhteensä keskimäärin 13 minuuttia. Tulosten 16
perusteella ajankäyttö kokonaisuudessaan on melko vähäistä, mutta vaihtelua vastaajien kesken on paljon. Taulukko 2. Hoitoisuuteen liittyvien tietojen syöttämiseen ja katseluun kuluva aika, ylihoitajien ja osastonhoitajien vastaukset. Ajankäyttö ka(vaihteluväli) Minuuttia päivittäin Oh (n=22) Yh (n=4) Tuntia viikoittain Oh (n=20) Yh (n=5) Tuntia kuukaudessa Oh (n=21) Yh (n=10) Yh, katselu 0 0,2 (0,0-1,0) 1,5 (0-4,0) Oh, katselu 6,8 (0-20) 0,6 (0,0-1,3) 2,0 (1-5) Oh, syöttö 6,4 (0-15) 0,7 (0,0-2,0) 2,3 (0,0-6,0) 3.6. Muiden tunnuslukujen seuraaminen hoitoisuustietojen rinnalla Ylihoitajat ja osastonhoitajat seurasivat myös muita tunnuslukuja hoitoisuustietojen rinnalla (kuvio 3). Useimmat vastaajista seurasivat sairaansijojen käyttöastetta ja henkilöstön poissaoloja. Yli 50 % vastaajista seurasi myös hoitohenkilöstön vaihtuvuutta. Vastauksissa ryhmien välillä ei ollut juuri eroa. Kuvio 3. Muiden tunnuslukujen seuraaminen hoitoisuustietojen rinnalla, ylihoitajien (n=12) ja osastonhoitajien (n=34) vastaukset. 17
3.7. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen hoitotyön johtamisessa Useimmat ylihoitajat hyödynsivät hoitoisuustietoja resurssien riittävyyden arvioinnissa (67 %), esittäessään lisävakanssien tarvetta (67 %) sekä tukiessaan hoitohenkilöstön työssäjaksamista ja työhyvinvointia (67 %) (kuvio 4). Yli puolet ylihoitajista hyödynsi hoitoisuustietoa myös pitkän aikavälin resurssoinnin suunnittelussa, viestinnässä henkilökunnalle, hoitotyön sisällön tarkastelussa, hoitotyön vaativuuden arvioinnissa sekä hoitotyön käytäntöjen kehittämisessä. Vähiten hoitoisuustietoja vastaajat hyödynsivät koulutussuunnitelman hyväksymisessä (0 %), käsittelemällä tiedot tulosryhmän kokouksessa (17 %) sekä perehdytyksessä (17 %). Ylihoitajat hyödynsivät hoitoisuuteen liittyviä tietoja osastonhoitajia enemmän hoitotyön sisällön tarkastelussa, hoitotyö käytäntöjen kehittämisessä sekä potilasvirtojen ohjauksessa. Osastonhoitajat hyödynsivät hoitoisuustietoja (kuvio 5) eniten viestiessään henkilökunnalle (91 %), käsittelemällä tiedot osastotunneilla kuukausittain (91 %), viestinnässä esimiehelle (88 %) ja kuvatessaan osaston toimintaa toimintakertomuksessa (82 %). Yli puolet osastonhoitajista hyödynsi hoitoisuustietoja työvuorosuunnittelussa, resurssien riittävyyden arvioinnissa, pitkän aikavälin resurssoinnin suunnittelussa, esittäessään lisävakansseja, pitkän aikavälin toiminnanmuutosten suunnittelussa, hoitotyön sisällön tarkastelussa, hoitotyön vaativuuden arvioinnissa, perehdytyksessä sekä työssä jaksamisen tukemisessa. Enimmäkseen osastonhoitajat hyödynsivät hoitoisuustietoja ylihoitajia enemmän. Hoitoisuuteen liittyviä tietoja osastonhoitajat hyödynsivät erityisesti resurssointiin ja viestintään liittyen. Molemmissa vastaajaryhmissä hoitoisuustietojen hyödyntäminen oli monipuolista ja liittyi useaan eri johtamisen osa-alueeseen. Henkilöstöjohtamisessa tietoja hyödynnettiin vastausten perusteella resurssoinnissa ja henkilöstön työhyvinvoinnin tukemisessa sekä myös koulutuksen suunnittelussa ja perehdytyksessä. Toiminnan johtamisessa hoitoisuustietoja hyödynnettiin toiminnan suunnittelussa ja tehtyjen toimenpiteiden arvioinnissa. Hoitoisuustietoja hyödynnettiin myös hoitotyön tarkastelussa ja kehittämisessä sekä viestinnässä. 18
Kuvio 4. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen, ylihoitajien (n=12) vastaukset. Kuvio 5. Hoitoisuustiedon hyödyntäminen, osastonhoitajien (n=33) vastaukset. 19