Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Nro 9 / 2014 Sivu 1 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 Kokoustiedot Aika 22.10.2014 Keskiviikko, klo 17:00-18:02 Paikka Mikkelin kaupungintalo 2. kerros, lautakuntien kokoushuone (käynti sisäpihan puolelta) Saapuvilla olleet jäsenet Huoponen Marianne Kolmisoppi Jenni Hassinen Sanni Kontinen Juha Korpelainen Mirva Pulliainen Liisa Pyrhönen Heikki Roivas Jari Sihvonen Jari Siiskonen Pirjo Särkkä Niina Tessieri Enrique puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Muut saapuvilla olleet Vuori Juha, kaupunginhallituksen edustaja Siekkinen Virpi, sivistystoimenjohtaja, esittelijä Turunen Tiina, johdon sihteeri, sihteeri Parkkinen Roosa, nuorisovaltuuston edustaja, klo 17:08-18:02 Launonen Virpi, kirjastotoimenjohtaja, klo 17:00-17:58 Mattila Antti, liikunta- ja nuorisojohtaja, klo 17:00-17:58 Poissa Kiljunen Kyösti, jäsen Kuusela Meri, jäsen Toivonen Hannu, jäsen Viljakainen Eetu, varajäsen Kuikka Seija, kaupunginhallituksen puheenjohtaja
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Nro 9 / 2014 Sivu 2 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Marianne Huoponen Tiina Turunen Pöytäkirja on tarkastettu ja oikeaksi todettu 22.10.2014 Sanni Hassinen Jenni Kolmisoppi Pöytäkirjan nähtävänäolo Sivistystoimi/johdon tukipalvelut, Maaherrankatu 9-11, Mikkeli 28.10.2014 Johdon sihteeri Tiina Turunen
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Nro 9 / 2014 Sivu 3 Käsitellyt asiat 1 / 73 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 / 74 Pöytäkirjantarkastajien valinta 3 / 75 Ilmoitusasiat 4 / 76 Viranhaltijapäätökset/otto-oikeus 5 / 77 Liite 1-2 Kirjastojen yhteistoimintasopimus 6 / 78 Liite 3 Talousarvion toteutumisen seuranta 30.9.2014 Lisäasiat 7 / 79 Liite 4-5 Suomen Sinfoniaorkesterit ry:n syyskokous ja -seminaari 18.11.2014
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 1 Sivu 4 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 73 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Ehdotus Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 2 Sivu 5 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 74 Pöytäkirjantarkastajien valinta Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Sanni Hassinen ja Jenni Kolmisoppi. Pöytäkirja tarkastetaan sivistystoimen johtamisen tukipalveluissa (Maaherrankatu 9-11, 3. kerros) viimeistään tiistaina 28.10.2014 Ehdotus Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Hyväksyttiin.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 3 Sivu 6 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 75 Ilmoitusasiat Kaupunginhallituksen pöytäkirjanote - 29.9.2014 350: Kaupunginhallitus ei käytä kuntalain mukaista otto-oikeutta lautakunnan kokouksessaan 24.9.2014 tekemiin päätöksiin. Ehdotus Sivistystoimenjohtaja: Merkitään tiedoksi. Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Merkittiin.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 4 Sivu 7 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 76 Viranhaltijapäätökset/otto-oikeus Liikunta- ja nuorisojohtaja: - 04.08.2014 46; Traktorin hankinta liikuntapalveluihin; Traktori Valtra A 83H hankitaan Acgo-Suomi Oy:ltä hintaan 50 133,87 (alv 0%) ja samalla myydään vaihdossa traktori Case IH 4210 hintaan 19 214,52 (alv 0%). - 04.08.2014 47; Kelaleikkurin hankinta; Kelaleikkuri Toro reelmaster 3100D hankitaan nurmikenttien hoitoon Oy Hako Ground&Garden Ab:ltä hintaan 21 195 (alv 0 %). - 18.09.2014 55; Hankintapäätös, Po1nt-verkkoportaalin uudistaminen (suunnittelu ja toteutus) tilataan Mediataivas Oy:ltä siten, että hankintahinnaksi voi muodostua korkeintaan 15 000 (alv 0%). Hankinnan tekee Mikkelin liikunta- ja nuorisopalvelut Po1nt-palvelun kehittämiseen saamallaan valtionapurahalla. Sivuston ylläpitosopimus tehdään Kuopion kaupungin nuorisopalveluiden ja palveluntarjoajan välisenä. Museotoimenjohtaja: - 02.10.2014 15; Ulla Hännisen irtisanoutuminen museovirkailijan toimesta 1.1.2015 alkaen Ehdotus Sivistystoimenjohtaja: Koska sivistystoimenjohtaja ei ole havainnut pöytäkirjoista sellaista, mikä olisi esteenä päätösten toimeenpanolle sivistystoimenjohtaja ehdottaa, ettei kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta käytä kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta viranhaltijapäätöksiin. Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Hyväksyttiin.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 5 Sivu 8 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 77 2409 / 002 / 2014 Kirjastojen yhteistoimintasopimus Valmistelija: kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen, p. 044 794 2460 Maakuntakirjaston tulee tehdä toimintasuunnitelma alueen yhteistyön edistämiseksi. Etelä-Savossa maakuntakirjaston toimintasuunnitelma on laadittu yhteistyössä alueen kirjastojen kanssa, ja sen tärkein tavoite on yhteistyön tiivistäminen yhteisen järjestelmän kautta. Eteläsavolaiset kirjastojohtajat ovat hyväksyneet toimintasuunnitelman kokouksessaan 19.9.2012. Mikkelin kaupungin kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta on hyväksynyt suunnitelman kokouksessaan 17.10.2012 82 ja lähettänyt sen hyväksyttäväksi alueen kuntiin. Vastaus on saatu yhdeksästä kunnasta, jotka kaikki Kangasniemeä lukuun ottamatta hyväksyivät toimintasuunnitelman. Yhteistyösopimus perustuu Etelä-Savon kirjastojen toimintasuunnitelmaan, jota käytetään myös ohjaamaan yhteistyön kehittämistä. Yhteistyön kehittämisen suunnittelusta vastaa ohjausryhmä. Ohjausryhmällä ei ole juridista tai taloudellista päätäntävaltaa, vaan se tekee päätösesityksiä kuntien kirjastoasioista vastaaville lautakunnille. Kirjastojärjestelmän uusiminen on ajankohtainen kaikilla maakunnan kirjastoilla Kangasniemeä lukuun ottamatta, joka on päivittänyt käytössään olleen Libran Auroraan. Muilla maakunnan kirjastoilla on käytössään Origo, ja kirjastot muodostavat netissä virtuaalisen Savotta-tietokannan. Alueen kirjastoissa on katsottu, että yhteinen kirjastojärjestelmä on etu alueelle, koska sen kautta voidaan kehittää kokoelmia monipuolisesti ja koska se mahdollistaa esimerkiksi yhteisen kirjastokortin käyttämisen koko maakunnassa. Laajalla yhteistyöllä saavutetaan taloudellisia hyötyjä järjestelmän kilpailuttamis- ja hankintavaiheessa sekä järjestelmän kehittämisessä ja käyttötuessa. Näistä syistä toimintasuunnitelman keskiössä on yhteisen järjestelmän hankkiminen. Yhteinen kirjastojärjestelmä nähdään keinona syventää kirjastojen välistä yhteistyötä. Kirjastojen henkilökunta halutaan saada verkostoitumaan ja sitä kautta kehittämään ammatillista osaamistaan. Lisäksi verkostomaisella työtavalla pyritään hyödyntämään kunkin kirjaston vahvuuksia niin kokoelman kuin osaamisenkin osalta. Hankkimalla e-aineistoja yhteiseen käyttöön niistä saadaan paras hyöty sekä turvataan niiden saatavuus kaikissa alueen kirjastoissa. Kirjastojen mahdollisuus
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 5 Sivu 9 nykyistä laajempaan logistiseen ratkaisuun tullaan selvittämään tulevaisuudessa. Palvelujen laatua arvioidaan ja kehitetään yhdessä. Kirjastojärjestelmän vaihtoa on valmisteltu Elinkeino-, liikenne ja ympäristökeskuksen rahoittamalla hankkeella sekä seuraamalla aktiivisesti Oulun kaupunginkirjaston sekä Joensuun seutukirjaston järjestelmähankkeita. Vaatimusmäärittely on lähestulkoon valmis, ja järjestelmän kilpailuttaminen voidaan aloittaa vuoden 2014 2015 vaihteessa. Mikkelin kaupunginkirjasto on valmistellut yhteistyösopimusluonnoksen. Se on käynyt tarkastettavana alueen kirjastoilla. Yhteistyösopimuksella sovitaan yhteisen kirjastojärjestelmän hallinnointiin liittyvistä kysymyksistä sekä ilmaistaan tahtotila kirjastojen yhteistyön kehittämiselle. Toimintasuunnitelma ja sopimus liitteenä. Toimintasuunnitelma, liite 1 Sopimus, liite 2 Liite 1-2 Ehdotus Sivistystoimenjohtaja: Lautakunta hyväksyy sopimuksen ja nimeää kirjastotoimenjohtaja Virpi Launosen Mikkelin kaupungin edustajaksi kirjastojen yhteistoiminnan ohjausryhmään sekä valtuuttaa sivistystoimenjohtajan ja kirjastotoimenjohtajan tekemään sopimukseen vähäisiä muutoksia. Lisäksi lautakunta päättää lähettää sopimuksen hyväksyttäväksi muihin maakunta-alueen kuntiin. Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Hyväksyttiin. Tiedoksi Kirjastotoimenjohtaja
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 6 Sivu 10 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 78 787 / 040 / 2014 Talousarvion toteutumisen seuranta 30.9.2014 Valmistelija: talouspäällikkö Paula Sihvonen, p. 044 794 3003 Lautakunnan alaisen toiminnan talouden syyskuun lopun toteutuma, raportti sekä johdon ennuste loppuvuodelle on liitteenä. Seuranta 30.9.2014 Liite 3 Ehdotus Sivistystoimenjohtaja: Merkitään tiedoksi. Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Merkittiin. Merkittiin, että Virpi Launonen ja Antti Mattila poistuivat tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 17:58.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 7 Sivu 11 Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta 22.10.2014 79 2461 / 0082 / 2014 Suomen Sinfoniaorkesterit ry:n syyskokous ja -seminaari 18.11.2014 Valmistelija: intendentti Nikke Isomöttönen, p. 050 581 3377 Suomen Sinfoniaorkesterit ry on lähettänyt jäsenyhteisöilleen kutsun yhdistyksen sääntömääräiseen syyskokoukseen, joka pidetään Helsingissä 18.11.2014 klo 11.00. Mikkelin kaupunginorkesterilla on oikeus lähettää kokoukseen 2 äänivaltaista jäsentä ja jokaisen äänioikeutta käyttävän on esitettävä hallitukselle tätä tarkoitusta varten valtakirja. Syyskokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat, mm. yhdistyksen hallituksen kokoonpano. Intendentti Isomöttönen on erovuoroinen yhdistyksen hallituksen jäsen. Ennen varsinaista kokousta klo 10.00 valmistellaan orkesteriryhmissä mm. hallitusvalintoja. Kokousasiakirjat liitteenä. Syyskokouksen yhteydessä järjestetään myös Suomen Sinfoniaorkesteri ry:n syysseminaari. Ohjelma liitteenä. Syyskokouskutsu, liite 4 Esityslista, liite 5 Liitteet 4-5 Ehdotus Sivistystoimenjohtaja: Lautakunta päättää esittää kaupunginhallituksen jaostolle, että Mikkelin kaupungin virallisiksi edustajiksi Suomen Sinfoniaorkesterit ry:n syyskokoukseen 18.11.2014 nimetään intendentti Nikke Isomöttönen sekä lisäksi yksi lautakunnan nimeämä edustaja. Lisäksi lautakunta valitsee edustajansa kokouksen yhteydessä järjestettävään syysseminaariin. Mikäli lautakunta ei lähetä edustajaansa, lautakunta esittää jaostolle, että intendentti käyttää valtakirjalla orkesterin äänivaltaa. Päätös Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta: Hyväksyttiin. Lisäksi päätettiin esittää kaupunginhallituksen jaostolle, että se nimeää edustajansa syyskokoukseen.
Mikkelin kaupunki Pöytäkirja Listan asianro 7 Sivu 12 Tiedoksi Kaupunginhallituksen jaosto
Etelä-Savon kirjastot vuoteen 2020 Toimintaympäristön muuttuminen Etelä-Savon kirjastot ovat linjanneet yhteisenä kantanaan, että tiiviimpi ja laaja-alaisempi yhteistyö on välttämätöntä palvelutuotannon ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Etelä-Savon kirjastoilla on pitkä luottamuksellisen yhteistyön perinne, josta hyvänä esimerkkinä on valtakunnallisestikin merkittävä edelläkävijän rooli yhteisen verkkopalvelun kehittäjänä. Kuntakenttä elää monenlaisten muutosten ja uhkien varjossa. Rahoituspohjan heikkeneminen ja väestön ikääntyminen ovat suurimpia uhkia kaikille kuntapalveluille. Kuntarajojen mahdolliset muutokset tuovat myös epävarmuutta toimintaympäristöön. Asiakkaat ovat syystä huolissaan kirjastopalveluiden säilymisestä kuntien säästöpaineiden lisääntyessä. Tahtotila 2017 Eteläsavolainen kirjastoasiakkuus Päämäärät 1. Yhteinen kirjastojärjestelmä ja tietotekninen infrastruktuuri, jotka mahdollistavat yhteisen kokoelman, verkkopalvelut ja asiakkuuden. 2. Verkostoitunut työtapa, jolla tuetaan palvelujen tuottamista, ammatillista kehittymistä ja kustannustehokkuutta. 3. E-aineistot ja logistiset ratkaisut, joilla taataan aineiston saatavuus. 4. Rutiinien vähentäminen, jonka kautta panostetaan laadukkaaseen asiakaspalveluun ja oheispalveluihin. Mitä tarkoittaa? Eteläsavolaisella kirjastoasiakkuudella tarkoitetaan sitä, että kiinteällä yhteistyöllä Etelä-Savon kirjastojen asiakkaita palvellaan paremmin paikallisesti. Yhdessä kirjastot turvaavat kattavat fyysisten aineistojen kokoelmat ja logistiikkaa kehittämällä nämä aineistot saadaan tehokkaasti asiakkaiden käytettäväksi. Yhteinen verkkokirjasto mahdollistaa tehokkaan verkkoaineistojen käytön kaikille asiakkaille. Tavoitteena on, että asiakas saa tarvitsemansa tiedon ja aineistot helposti ja läheltä. Verkostomaisella työtavalla pyritään eroon turhasta päällekkäisestä työstä muun muassa sisältöjen tuottamisessa, verkkopalveluissa, varastoinnissa ja kilpailuttamisessa. Hankintojen kilpailuttamisessa saadaan etua kasvaneesta volyymistä. Verkostomaisella työtavalla turvataan tarvittava ammatillinen erityisosaaminen myös pienissä toimipisteissä. Yhteinen kirjastojärjestelmä on yhteistyön perusta, ja juuri nyt on otollinen aika muutokselle: kaikkien eteläsavolaisten kirjastojen (Kangasniemeä lukuun ottamatta) on tehtävä ratkaisu järjestelmän vaihtamisesta vuoteen 2014 mennessä. Yhteinen tietokanta mahdollistaa yhden kirjastokortin käytön kaikissa eteläsavolaisissa kirjastoissa (pl. Kangasniemi). Aineistohankintoja tehtäessä kirjastoissa nähdään yhdellä silmäyksellä muiden samaan tietokantaan kuuluvien
kirjastojen tilaukset, mikä mahdollistaa harkitumman kokoelmapolitiikan. Web-kirjaston kautta asiakas pystyy näkemään helposti, onko aineistoa saatavilla omasta tai muista alueen kirjastoista. Yhteistyötä on tehty pitkään täydennyskoulutuksen saralla. Koulutusyhteistyön pohjana käytetään syksyllä 2011 toteutettua osaamistarvekartoitusta. Tiivistyvän yhteistyön myötä toimintaa kehitetään yhteisillä hankkeilla. Kehitettävät asiat 1. Kirjastokonsepti Pohjana yhteinen kirjastojärjestelmä ja infrastruktuuri - mahdollistaa verkostomaisen työtavan ja kiinteän yhteistyön, turvaa erityisosaamisen 2. Rajaton kirjasto Logistiset ratkaisut tehostavat fyysisten kokoelmien saatavuutta. Yhteisen webkirjaston kautta e-kirjat ja verkkoaineistot ovat kaikkien asiakkaiden ulottuvilla kotoa käsin. 3. Asiakkaat osana kirjastoa Eteläsavolainen kirjastoasiakkuus yhdellä kortilla käytössä kaikkien maakunnan kirjastojen aineistot Asiakas keskiössä vuorovaikutus asiakkaan kanssa, kirjastopalvelut lähelle asiakasta, asiakkaiden mukaan ottaminen kirjastojen kehittämiseen Asiat, joita vähennettävä tai joista luovuttava 1. Rutiinit: mm. lainauksen ja palautuksen automatisointi, muovituksen ulkoistaminen Rutiineja vähentämällä saadaan lisää työaikaa kirjastoammatillista osaamista vaativaan asiakaspalveluun, palveluiden kehittämiseen, yhteistyöhän eri toimijoiden kanssa, tapahtumien järjestämiseen ja erilaisiin toimintoihin (lukupiirit, vinkkaukset, sisältöjen tuottaminen) 2. Eristäytynyt kokoelmapolitiikka. Tarvitaan uudenlainen kokoelmapolitiikka: harkitummat kokoelmat ja pienemmät varastot sekä kirjastojen erikoistuminen ja maakunnallisen kokoelman monipuolisuus. Yhteinen kirjastojärjestelmä mahdollistaa harkitumman kokoelmatyön: vähän kysyttyä aineistoa ei kannata kaikkien hankkia. Tarpeetonta päällekkäisyyttä vähentämällä turvataan se, että hankintoja voidaan toisaalta tehdä riittävän monipuolisesti. Paljon kysyttyä aineistoa hankkivat kaikki. Varastointitarve vähenee, kaikkien ei tarvitse varastoida samoja aineistoja. 3. Reviirit (turhat raja-aidat) Yhteistyö perustuu tasa-arvoon ja luottamukseen, kaikki hyötyvät yhteistyöstä, ennen kaikkea saavutetut hyödyt näkyvät asiakkaalle laajempina kokoelmina aineiston saatavuus turvataan kuljetuksilla - ja parempana palvelutarjontana. Yhdessä kirjastot ovat enemmän ja palvelevat paremmin. 4. Päällekkäinen työ (esim. sisällöntuotanto): verkostomaisesti toimimalla kirjastot voivat hyödyntää jo jossain tehtyä työtä
Sopimus kirjastojen yhteistoiminnasta 1. Sopijaosapuolet Mikkelin kaupunki Mikkelin kaupunginkirjasto Etelä-Savon maakuntakirjasto PL 96 50101 Mikkeli Enonkosken kunta Enonkosken kunnankirjasto Kirkkotie 1 58175 Enonkoski Heinäveden kunta Heinäveden kunnankirjasto Virastokuja 4 79700 Heinävesi Kangasniemen kunta Kangasniemen kunnankirjasto Kappalaisenkuja 2 51200 Kangasniemi Mäntyharjun kunta Mäntyharjun kunnankirjasto Lääkärinkuja 2 52700 Mäntyharjua Pieksämäen kaupunki Pieksämäen kaupunginkirjasto Kulttuurikeskus Poleeni Savontie 13 76100 Pieksämäki Savonlinnan kaupunki Savonlinnan kaupunginkirjasto Asemantie 5 57100 Savonlinna Sulkavan kunta Sulkavan kirjasto Etelätuvantie 1 58700 Sulkava Joroisten kunta Toenperän kirjasto Mutalantie 3 79600 Joroinen Sopijaosapuolet muodostavat Lumme-kirjastot.
2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus Etelä-Savon kirjastot ovat muodostaneet yhteisen verkkokirjaston (Savotta), joka on koostunut kolmesta kimpasta (Mikkelin kimppa, Savonlinnan kimppa ja Toenperä) ja kimppojen ulkopuolisista kirjastoista. Tällä sopimuksella yhteistoiminta laajennetaan koskemaan kaikkia sopijaosapuolia. Ensimmäisessä vaiheessa kirjastot ottavat käyttöönsä yhteisen kirjastojärjestelmän. Tämän jälkeen on tavoitteena laajentaa verkostomaista yhteistyötä niin, että saavutetaan eteläsavolainen kirjastoasiakkuus. Tämän sopimuksen allekirjoittanut kirjasto sitoutuu yhteiseen kirjastojärjestelmään ja yhteistoiminnan kehittämiseen. 3. Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella sovitaan niistä periaatteista, jotka ohjaavat yhteistoimintaa. Yhteistoiminnan edellytyksenä on, että kunnat käyttävät samaa kirjastojärjestelmää. Kirjastojärjestelmään liittyvistä palvelusopimuksista ja niihin liittyvistä maksuista vastaa kukin kunta. Etelä-Savon kirjastojen ohjausryhmä valitsee palveluntarjoajat kilpailutusmenettelyllä. 3.1 Kirjastojärjestelmän tietosisällöt Kirjastojärjestelmän tietosisällöt tulevat sopimusosapuolien yhteiseen hallintaan ja käyttöön. Yhteistoiminnassa mukana olevat kirjastot sitoutuvat hoitamaan tietorekistereitä henkilötietolain vaatimusten ja ohjausryhmän päätösten mukaisesti. 3.2. Yhteistoiminnan kehittäminen Osapuolet sitoutuvat tällä sopimuksella yhdessä kehittämään laadukkaita kirjastopalveluita, mihin hallitusohjelma, tietohallintolaki, kirjastolainsäädäntö, kansalliset kulttuuri- ja kirjastopoliittiset sekä kuntien yhdessä sopimat linjaukset velvoittavat. Yhteistoiminnassa mukana olevat kirjastot sitoutuvat kehittämään yhteistoimintaa ohjausryhmän päätösten mukaisesti. Samalla kirjastot pyrkivät edistämään eteläsavolaista kirjastoasiakkuutta maakuntakirjastoalueen toimintasuunnitelman mukaisesti. Yhteistoimintaan on mahdollista liittää uusia kirjastoja ohjausryhmän hyväksynnällä. Uudet kirjastot allekirjoittavat samansisältöisen sopimuksen, joka liitetään osaksi alkuperäistä sopimusta. 4. Yhteistoiminnan organisaatio Yhteistoiminnan asioista vastaa ohjausryhmä, johon kukin kunta/kirjasto nimeää yhden edustajan. Ohjausryhmä voi käyttää asiantuntijoita sekä perustaa projektikohtaisia työryhmiä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii ja koollekutsujana toimii Mikkelin kaupungin kirjastotoimenjohtaja. Kokouskutsu on toimitettava ohjausryhmän jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta.
Ohjausryhmän sihteerinä toimii alueellista yhteistyötä koordinoiva henkilö Mikkelin kaupunginkirjastosta. Ohjausryhmän kokoukset ovat päätäntävaltaisia, jos läsnä on vähintään puolet ohjausryhmän jäsenistä. Päätökset tehdään 2/3 määräenemmistöllä. Mikäli päätöksenteossa päädytään äänestystilanteeseen, on kullakin edustajalla kunnan asukasluvun mukainen prosentuaalinen osuus äänistä. Ohjausryhmä toimii yhteisen kirjastojärjestelmän käyttöönottoprojektin ohjausryhmänä. Ohjausryhmä päättää uusien kirjastojen mukaan ottamisesta sopimukseen, yhteisten rekisterien tietosisältöjen myynnistä tai luovuttamisesta muiden käyttöön sekä yhteisiä kustannuksia aiheuttavien toimintojen käyttöönotosta. Ohjausryhmä päättää, mitkä ovat yhteisiä kustannuksia. 5. Yhteistyöstä aiheutuvat kustannukset ja tulot Kirjastojärjestelmän kustannukset hoitaa kukin kirjasto oman sopimuksensa mukaisesti. Yhteiset kustannukset ja tuotot jaetaan kuntien asukasluvun suhteessa. Asukaslukuna käytetään edellisen vuoden viimeisen päivän asukaslukua, joka tarkistetaan väestörekisterikeskuksen sivuilta. Mikäli tietorekisterin luovutuksesta syntyy tuottoa, se käytetään järjestelmästä aiheutuvien kulujen kattamiseen. Ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa ryhmän jäsenen edustama kunta. 6. Muutokset Muutoksista päättävät kuntien kirjastoasioista vastaavat lautakunnat ohjausryhmän kirjallisesta esityksestä. 7. Sopimuksen voimassaolo Sopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja se on voimassa toistaiseksi. Se voidaan irtisanoa päättyväksi kalenterivuoden lopussa. Irtisanominen oin tehtävä sopimuksen päättymistä edeltävän vuoden loppuun mennessä, elleivät osapuolet yhteisesti sovi lyhyemmästä irtisanomisajasta. Ennen mahdollisia kuntarakenteen muutoksia koskevia päätöksiä sopijaosapuolet ovat velvollisia sopimaan kirjastoyhteistyöstä uudessa tilanteessa. Jos sopijaosapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti, ohjausryhmä voi purkaa rikkovan osapuolen sopimuksen välittömästi.
8. Erimielisyyksien ratkaiseminen Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Etelä-Savon käräjäoikeudessa. Sopimusta on tehty yksi samanlainen kappale jokaiselle sopimusosapuolelle. 9. Allekirjoitukset
Kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta Toteutuma ja johdon ennuste 9/ 2014, ulkoiset ja sisäiset erät Johdon Johdon ennuste Johdon Muutos % TULOSLASKELMA JA TP 2013 TA Syyskuu Syyskuu ennuste / ennuste / Käyttö % '13/14 TOTEUTUMISENNUSTE 2014 yhteensä 2014 2013 yht. 2014 2014 TA 2014 TP 2013 30.9. Toimintatuotot Myyntituotot 439 487 512 600 287 418 280 397 503 810 98,3 % 114,6 % 54,70-2,44 Maksutuotot 0 0 0 0 0 Tuet ja avustukset 468 419 463 000 550 859 544 298 483 400 104,4 % 103,2 % 117,56-1,19 Muut toimintatuotot 1 299 775 1 286 200 810 358 781 923 1 257 600 97,8 % 96,8 % 60,79-3,51 Toimintatuotot yhteensä 2 207 681 2 261 800 1 648 635 1 606 618 2 244 810 99,2 % 101,7 % 71,03-2,55 Valmistus omaan käyttöön 0 0 0 0 0 0,0 % 0,0 % Toimintakulut Henkilöstömenot 5 699 334 5 938 741 4 353 249 4 301 838 5 876 596 99,0 % 103,1 % 72,44-1,18 Palkat ja palkkiot 4 331 706 4 462 600 3 302 869 3 252 051 4 405 500 98,7 % 101,7 % 72,87-1,54 Henkilöstösivukulut 1 367 627 1 476 141 1 050 380 1 049 787 1 471 096 99,7 % 107,6 % 71,12-0,06 Eläkekulut 1 180 259 1 237 171 914 675 913 269 1 235 749 99,9 % 104,7 % 73,82-0,15 Muut henkilöstösivukulut 187 368 238 970 135 705 136 518 235 347 98,5 % 125,6 % 57,13 0,60 Palvelujen ostot 2 026 627 2 242 500 1 407 608 1 449 468 2 173 200 96,9 % 107,2 % 64,64 2,97 josta ulkoiset 1 584 980 1 795 700 1 098 605 1 138 484 1 724 800 96,1 % 108,8 % 63,40 3,63 josta sisäiset 441 647 446 800 309 003 310 984 448 400 100,4 % 101,5 % 69,60 0,64 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 1 145 717 1 172 700 815 238 813 040 1 169 700 99,7 % 102,1 % 69,33-0,27 Avustukset 2 167 786 2 216 500 1 576 720 1 592 911 2 199 000 99,2 % 101,4 % 71,87 1,03 Muut toimintakulut 4 701 641 5 056 100 3 433 114 3 796 150 5 199 600 102,8 % 110,6 % 75,08 10,57 Toimintakulut yhteensä 15 741 104 16 626 541 11 585 929 11 953 409 16 618 096 99,9 % 105,6 % 71,89 3,17 Toimintakate -13 533 423-14 364 741-9 937 294-10 346 790-14 373 286 100,1 % 106,2 % 72,03 4,12 NETTOENNUSTE TP 2013 TA 2014 Tot. 2013 Tot.2014 Johdon ennuste Johdon enn./ TA 2014 Toimintatuotot + omavalm. 2 207 681 2 261 800 1 648 635 1 606 618 2 244 810-16 990 Toimintakulut 15 741 104 16 626 541 11 585 929 11 953 409 16 618 096-8 445 Toimintakate -13 533 423-14 364 741-9 937 294-10 346 790-14 373 286-8 545
HENKILÖSTÖMENOJEN KASVU Toteuma 9/2013 Toteuma 9/2014 Tot. kasvu Euroina Tot.kasvu % 13/14 TA 2014 Kasvu % Henkilöstömenot 4 353 249 4 301 838-51 411 98,82 % 104,20 % Palkat ja palkkiot 3 302 869 3 252 051-50 818 98,46 % 103,02 % Henkilöstösivukulut 1 050 380 1 049 787-593 99,94 % 107,93 % Eläkekulut 914 675 913 269-1 406 99,85 % 104,82 % Muut henkilöstösivukulut 135 705 136 518 813 100,60 % 127,54 % PALVELUJEN OSTOT, KASVU Toteuma 9/2013 Toteuma 9/2014 Tot. kasvu Euroina Tot.kasvu % TA 2014 Kasvu % Palvelujen ostot 1 407 608 1 449 468 41 860 102,97 % 110,65 % josta ulkoiset 1 098 605 1 138 484 39 879 103,63 % 113,29 % josta sisäiset 309 003 310 984 1 981 100,64 % 101,17 %
KULTTUURI-, NUORISO- JA LIIKUNTALAUTAKUNTA TALOUDEN TOTEUTUMINEN, SEURANTARAPORTTI 1.1.- 30.9.2014 Myyntituottojen kehitys ja ennuste Museot Päämajamuseon remontti jatkui kesään saakka. Museo on avattu yleisölle heinäkuun 15. päivänä. Museokauppatuotot toteutuvat alle talousarvion. Tulojen arvioidaan alittuvan 13 600 euroa. Kirjastopalvelut Myyntituotot ovat 23 500 euroa arvioitua suuremmat johtuen Hirvensalmen kirjaston vuokrista. Muutos näkyy myös menopuolella kohdassa 482000. Muutoksella ei ole vaikutusta taseeseen. Orkesteri Ainoastaan sisäisen laskutuksen tuotot kirjautuvat myyntituottoihin; muut tuotot, esim. kaikki konserttituotot kirjautuvat muihin toimintatuottoihin. Myyntituottojen ja muiden toimintatuottojen ennustetaan yhteenlaskettuna toteutuvan hieman talousarviota suurempana. Liikunta- ja nuorisopalvelut Jäähalliyhtiöltä laskutettavaa liikuntapaikan hoitajien jäähallikiinteistöön ja laitteistoon kohdentuvaa työtä ei kerry talousarvion mukaisesti. Tuloja jää keräämättä noin 20 000. Tuet ja avustukset kehitys ja ennuste Yleiset kulttuuripalvelut Tukia ja avustuksia arvioidaan kertyvän noin 1 600 euroa enemmän kuin talousarviossa. Museot Museotoimelle on myönnetty Opetus- ja kulttuuriministeriöstä 12 000 euroa avustusta Mikkelin 10. kuvitustriennalen järjestämiseen. Museovirasto on myöntänyt museotoimelle 8 400 euroa avustusta Pien- Toijolan talonpoikaismuseon korjauksiin. Avustusta arvioidaan saatavan yhteensä 20 400 euroa. Liikunta- ja nuorisopalvelut Itä-Suomen aluehallintovirasto on myöntänyt liikunta- ja nuorisopalveluille maahanmuuttajien kotouttaminen liikunnan avulla ohjelmasta 30 000 euroa käytettäväksi vuoden 2014 aikana. Etsivän nuorisotyöhön on myönnetty 150 000 ja nuorisotiedotukseen 40 000 euroa. Osa avustussummista siirtyy käytettäväksi vuoden 2015 puolelle, kaikki ei lopulta kohdistu tälle vuodelle. Orkesteri Orkesteri on saanut OKM:ltä 25 000 harkinnanvaraista avustusta alueelliseen toimintaan. Viime vuonna OKM:n myöntämästä yleisötyöhankeen avustuksesta tälle vuodelle on siirretty noin 12 500. Lappeenrannan ja Mikkelin kaup.orkesterien kehittämishankkeesta (maakuntaliitot) odotetaan tuloja kuluvalle vuodelle noin 18 000. Lisäksi OKM on myöntänyt Sibeliuksen juhlavuoden 2015 avustusta orkesterin Etelä-Korean kiertueeseen 25 000 ; avustus maksetaan kuluvana vuonna, mutta sitä ei ole huomioitu ennusteessa, koska kiertue on vuonna 2015 ja avustus siirretään ensi vuonna käytettäväksi. Avustuksia ennakoidaan kertyvän noin 7 500 budjetoitua enemmän. Tuotto-odotukseen sisältyy riski, että noin 8 000 maakuntaliittojen kehittämishankkeesta ei ehdi tuloutua kuluvan tilikauden aikana.
Muut toimintatuotot kehitys ja ennuste Kulttuuripalvelut Muita toimintatuottoja kertynee arvioitua vähemmän. Vuonna 2013 tulotavoite ylittyi, muutosta tähän vuoteen - Suomenniemen kesäkalenterin tulot jäävät pois koska toiminta on organisoitu uudella tapaa (n. 2000 ) - Torin taidekontti liittyi Mikkelin kaupungin 175v. juhlavuoteen (tulot n. 2200 ) - Hulivili-tulot n. 5000 pienemmät Mahdollisia konsertti-, kulttuurijoulukaupan ja tai muita syksyllä tulevia tuloja on vielä vaikea arvioida Museot Päämajamuseon remontti jatkuu kesään saakka. Museo avattiin yleisölle heinäkuun 15. päivänä. Tämä vähentää merkittävästi Päämajamuseon pääsylipputuottoja. Arvioidaan kertyvän 21 600 euroa alle talousarvion. Orkesteri Ks. myyntituotot. Muiden toimintatuottojen ja myyntituottojen yhteenlaskettu toteutuma jää jonkin verran talousarviosta. Alkusyksyn lipunmyynti on ollut odotettua heikompaa. On olemassa riski, että huono lipunmyynti laskee muita toimintatuottoja. Kokonaisuudessaan toimintatuotot kuitenkin ylittänevät hieman talousarvion tason. Henkilöstömenojen kehitys ja ennuste Tukipalvelut Arvioidaan ylittyvän noin 5 800 euroa. Yleiset kulttuuripalvelut Arvioidaan ylittyvän äitiyslomasijaisuuden vuoksi. Museot Talousarvion mukaisesti. Kirjastopalvelut Palkoissa on ylityspainetta äitiys- ja vanhempainvapaasta aiheutuvien sijaiskustannusten vuoksi. Toisaalta säästöjä on syntynyt opintovapaiden ansiosta. Lisäksi yksi vakanssi on tällä hetkellä täyttämättä. Liikunta- ja nuorisopalvelut Toisen liikuntasihteerin vakanssin täyttöä on pitkitetty alkuvuonna säästösyistä. Toimenkuvaa muutetaan ja täyttö voidaan tehdä 1.1.2015 alkaen, jolloin säästöä kertyy koko vuodelta noin 30 000 euroa. Sijaisrekrytointeja on myös jarruteltu niissä kohdin, missä se on ollut mahdollista. Jäähallin siivoojan paikkaa ei täytetä, vaan palvelu ostetaan ulkoa: henkilömenoissa säästetään, mutta palveluiden ostoissa ylitystä tulee, vaikutus lähes sama summa. Henkilöstöpalveluiden kanssa toteutetun henkilöstön uudelleensijoittamisen seurauksena kahden henkilön palkkarahat puuttuvat talousarviosta (yhteensä 1htv, noin 26 000 ). Liikuntapaikkojen hoitaja jäi eläkkeelle elokuun alusta lähtien, loppuvuodeksi tilalle ei palkata ketään, säästö noin 13 000. Palkkakuluissa säästöä arvioidaan kertyvän yhteensä noin 56000. Orkesteri Henkilöstömenojen arvioidaan alittavan budjetin noin 12 000 eurolla. Kuluvana syksynä on ollut paljon sairauslomia, mikä aiheuttaa riskin alituksen pienenemiseen. Palveluiden ostojen kehitys ja ennuste Tukipalvelut Arvioidaan ylittyvän 5 100 euroa.
Kulttuuripalvelut Talousarvion mukaisesti. Museot Palvelujen ostot alittuvat 8 200 euroa ja sillä katetaan tulojen menetystä. Kirjastopalvelut Palvelujen ostoista säästyy 22 000, joka oli varattu uuden kirjastojärjestelmän käyttöönottoon liittyviin kustannuksiin, koska uutta kirjastojärjestelmää ei saada käyttöön tämän vuoden puolella. Liikunta- ja nuorisopalvelut Jäähallin siivous ostetaan ulkoa, mikä tuottaa lisäystä budjettiin noin 25 000 euroa, mutta vastaavasti henkilöstömenoissa säästetään suurin piirtein sama summa, kun siivoojan vakanssia ei täytetä. Palveluiden ostoissa arvioidaan silti kertyvän säästöä, sillä ajankohtaan nähden menot ovat alhaiset, pienemmät kuin edellisenä vuonna vastaavana ajankohtana. Säästöksi arvioidaan noin 48 000. Orkesteri Osa henkilöstömenojen säästöstä johtuu vastaavien toimintojen hankkimisena ostopalveluna työsuhteessa teetettävän toiminnan sijaan. Tämän vuoksi ostopalvelut ylittyvät noin 4000. Aineiden tarvikkeiden ja tavaroiden kehitys ja ennuste. Yleiset kulttuuripalvelut Talousarvion mukaisesti. Museot Pien-Toijolan talonpoikaismuseon uunin muurauksesta aiheutuvien tarvikehankintojen vuoksi ylitystä tulee 3 400 euroa. Tarvikkeet ja muuraustyö maksetaan museovirastosta myönnetyllä avustuksella. Kirjastopalvelut Aineistomäärärahaa arvioidaan jäävän käyttämättä 3 500 euroa, koska tilattuja teoksia jää julkaisematta. Orkesteri Ostoista pystytään säästämään noin 2 600 vähentämällä mm. nuottihankintoja. Avustusten kehitys ja ennuste Yleiset kulttuuripalvelut Talouden tasapainotusohjelman mukainen 6 200 euron vähennys huomioitu ennusteessa. Liikunta- ja nuorisopalvelut Avustusmäärärahan arvioidaan alittuvan noin 10 000 eurolla. Muiden kulujen kehitys ja ennuste Tukipalvelut Muut kulut alittuvat 10900 euroa, jolla katetaan henkilöstökulujen mahdollista ylitystä. Yleiset kulttuuripalvelut Talousarvion mukaisesti. Museot Muut kulut alittuvat 10 000 euroa johtuen vuokra- ja siivouskulujen säästöistä Päämajamuseossa remontin aikana. Tällä säästöllä katetaan tulojen alitusta.
Kirjastopalvelut Hirvensalmen kunta laskuttaa kirjastotilan vuokraa 24 000 euroa, jota ei ole otettu huomioon talousarviovaiheessa. Summa huomioidaan palvelulaskutuksessa. Tällä ei ole vaikutusta taseeseen. Liikunta- ja nuorisopalvelut Norolan nuorisotalo on irtisanottu tilahallinnolta, kustannussäästöä vuodelle 2014 noin 5000 euroa. Keskustan nuorisotilan siirrosta Olkkarin yhteyteen koituu lisävuokrakustannusta noin 12 000 euroa tälle vuodelle. Kunulin vuoden 2014 talousarvion valmistelun loppuvaiheessa koko lautakunnan alaisesta toiminnasta tuli leikata yhteensä 50 000 euroa. Tuo summa kohdennettiin valmisteluvaiheessa kokonaisuudessaan liikunta- ja nuorisopalveluille, ja se otettiin pois muiden toimintakulujen kustannuspaikalta. Kustannukset oli kuitenkin jo sidottu ja muista toimintakuluista tuota summaa ei voida säästää. Leikkaus kohdennettaneen vuoden mittaan tasapuolisesti kaikille tulosalueille, jolloin vaikutus liikunta- ja nuorisopalveluihin vähenee. Jäähalliyhtiö on korottanut yhtiövastiketta sekä rahoitus- että hoitovastikkeen osalta noin 18 000 kuussa heinäkuun alusta lukien. Vaikutus loppuvuoteen noin 109 000 euroa. Vastikkeen nousun syynä on muun muassa kiinteistöveron nousu, kaukolämpöön liittymisen kustannukset sekä siivouksen ostaminen. Arvioitu ylitys on yhteensä noin 141 000. Orkesteri Pieni alitus mahdollinen. Johdon toimenpiteet Syyskuun ennusteen mukaan kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunnan alaisten tulosalueiden toimintatuottojen arvioidaan alittuvan 17 000 euroa ja toimintakulujen alittuvan noin 8 500 euroa. Toimintakate jäänee noin 8 500 euroa heikommaksi kuin talousarviossa. Tulosalueita edellytetään sopeuttavan toimintansa siten, että talousarviossa pysytään. Kaupunginhallituksen ohjeistuksen mukaisesti rekrytoinnin tiukentamista jatketaan ja vain välttämättömät rekrytoinnit tehdään kaupungin johtoryhmän käsittelyn jälkeen, isoista hankinnoista pidättäydytään ja kaikkien ostopalveluiden tarpeellisuus arvioidaan. Lisäksi kaikki avustukset tarkastellaan kriittisesti ja ne avustukset, joista ei ole vielä päätetty tai sovittu, arvioidaan loppuvuoden osalta uudelleen.