LASKUTUKSEN HALLINNAN KÄSIKIRJA WinHIT-tietojärjestelmän laskutuksen käsikirja 2013
2 / 60 SISÄLLYSLUETTELO LASKUTUKSEN HALLINNAN KÄSIKIRJA... 1 1. LASKUTUKSEN PERUSTEET... 5 1.1. LASKUTUSTERMIEN MÄÄRITTELY... 5 1.1.1. Käynti 5 1.1.2. Toimenpide 5 1.1.3. Suorittaja 6 1.1.4. Käynnin kuittaus 6 1.1.5. Avoin lasku (laskuttamattomat tp:t) 6 1.1.6. Omavastuu ja korvausosuus 6 1.1.7. Osamaksu 6 1.1.8. Tappiomerkintä 6 2. LASKUTUSPROSESSI... 7 2.1. KÄYNNIN KUITTAUKSEN MERKITYS LASKUTUKSESSA... 7 2.2. KÄYNNIN LASKUTUS... 7 2.2.1. Toimenpiteiden hinnan muutos 7 2.2.2. Käynnin laskutus myöhemmin 7 2.3. LASKUN TIEDOT... 8 3. KÄYNNIN HINNASTON VALINTA JA VAIHTAMINEN... 9 3.1. KÄYNNILLÄ KÄYTETTÄVÄN HINNASTON ARVOJÄRJESTYS... 9 3.2. HINNASTON VAIHTAMINEN KÄYNNIN KUITTAUKSESSA... 9 4. NORMAALI LASKUTUS... 10 4.1. VAIHE 1. TOIMENPITEIDEN VALINTA LASKULLE.... 10 4.1.1. Toimenpiteen siirto laskulta toiselle 10 4.1.2. Toimenpiteen hinnan muuttaminen 10 4.2. VAIHE 2. MAKSAJAN, ERÄPÄIVÄN JA MAKSUTAVAN VALINTA.. 11 4.2.1. Eräpäivän vaihtaminen 11 4.2.2. Maksajan vaihtaminen 11 4.3. VAIHE 3. KELAKORVAUKSEN VALINTA.... 12 4.3.1. Poikkeuksellisesti korvattava hoito 12 4.3.2. Poikkeavan käyntiaika 12 5. LASKUJEN KÄSITTELY-IKKUNA... 13 5.1. LASKUJEN KÄSITTELYN PUURAKENNE... 13 5.1.1. Valitun asiakkaan laskut 13 5.1.2. Kaikkien asiakkaiden laskut 13 5.1.3. Suorittajan laskut 13 5.1.4. Raportit 13 5.2. LASKUN TIETOJEN KATSOMINEN... 14 5.3. LASKUJEN KÄSITTELYN APUTOIMINNOT... 14 5.3.1. Hae asiakas: käsiteltävän asiakkaan vaihtaminen 14 5.3.2. Laskuluettelo näytölle listatuista laskuista 14 5.3.3. Vaihda suorittaja: käsiteltävän suorittajan vaihtaminen 14 6. LASKUJEN HALLINTA... 15 6.1. KÄTEISMAKSUT (KÄTEINEN, MAKSUKORTIT)... 15 6.2. PANKKISIIRROT... 15 7. LASKUN MAKSUTAVAN MUUTTAMINEN... 16 7.1. PANKKISIIRRON ARKISTOINTI KÄTEIS- TAI KORTTIMAKSUNA... 16 7.2. KÄTEISLASKUN MUUTTAMINEN PANKKISIIRROKSI... 17 8. LASKUN MITÄTÖINTI JA UUDELLEENLASKUTUS... 18 8.1. HUOMIOITA LASKUN MITÄTÖINNISSÄ... 18 8.1.1. Käynnin korjaus ja laskun mitätöinti 18 8.2. MITÄTÖINTI KUN LASKULLA EI OLE MAKSUTAPAHTUMAA... 19 8.3. MITÄTÖINTI KUN LASKULLA ON MAKSUTAPAHTUMA... 20 9. LASKUN ARKISTOINTI KÄSIN... 21 9.1. LASKUN ASIAKASOSUUDEN ARKISTOINTI... 21 9.1.1. Osamaksut 22 9.1.2. Tappiomerkinnät 22 10. KELAN KORVAUSKÄSITTELY... 23 10.1.1. Sähköiset suorakorvaustilitykset 23 10.1.2. Hammaslääkärin erityiskorvattava hoito tehdään paperitilityksenä 23 10.1.3. Suuhygienistin tilitykset 23 10.2. TILITYKSEN JA KORVAUSTAPAHTUMAN TILA... 23 10.3. KATSO-TUNNUKSEN HANKKIMINEN TILITYSTEN SIIRTOPALVELUUN... 23 11. KELAN KORVAUSKÄSITTELYN KÄYTTÖLIITTYMÄN KÄYTTÖÖNOTTO... 24 11.1. 1. AKTIVOI UUSI KÄYTTÖLIITTYMÄ... 24 11.2. 2. LUO UUDET KELAN SUORAKORVAUSSOPIMUKSET... 24 11.3. 3. ANNA HALLINTAOIKEUDET PÄÄKÄYTTÄJILLE JA KELA- VASTAAVILLE... 24 11.4. 4. JAA UUDEN KÄYTTÖLIITTYMÄN OHJEET KAIKILLE KÄYTTÄJILLE... 24 11.5. 5. POISTA VANHA KÄYTTÖLIITTYMÄ KÄYTÖSTÄ... 24 12. KÄSITTELYIKKUNAN KÄYTTÖ... 25 12.1. KELAN KORVAUSKÄSITTELYN AVAAMINEN... 25 12.2. KÄYTTÖLIITTYMÄ... 25 12.3. SUORITTAJAN VALINTA PUURAKENTEESTA... 26 12.3.1. Vanhan tilityksen valinta 26 12.3.2. Vanhan tilityksen tiedot 26 12.4. TILITYKSEN KÄSITTELYVAIHEIDEN SELITTEET... 26 12.5. KORVAUSTAPAHTUMAN TILA... 26 13. KELATILITYKSEN TEKO, PIKAOHJE... 27 13.1. TILITYKSEN TEKEMINEN PAPERILOMAKKEELLA... 27
3 / 60 13.2. TILITYKSEN TEKEMINEN SÄHKÖISESTI... 27 14. PAPERITILITYKSEN TEKO... 28 15. SÄHKÖISEN KELATILITYKSEN TEKO... 29 16. TILITYKSEN KORVAUSMAKSUJEN MERKITSEMINEN... 31 16.1. TILITYS MAKSETTU KOKONAAN, VIITEAINEISTON LUKU KÄYTÖSSÄ... 31 16.2. TILITYS MAKSETTU KOKONAAN, VIITEAINEISTON LUKU EI KÄYTÖSSÄ... 31 16.3. TILITYS MAKSETTU OSITTAIN: TILITYKSESSÄ POIKKEAVIA KORVAUKSIA... 31 16.3.1. Kelakorvausten hyväksyminen täysimääräisinä 31 16.4. KELAKORVAUKSEN HYVÄKSYMINEN OSITTAISENA JA LOPPUOSAN VELOITTAMINEN ASIAKKAALTA... 32 16.4.1. Kelakorvauksen hyväksyminen tappiona 32 16.4.2. Poikkeava Kelakorvaus laskutetaan asiakkaalta 33 17. TILITYSTEN JA KORVAUSTAPAHTUMIEN MUUTTAMINEN... 34 17.1. TILITYKSEN TEKEMINEN UUDESTAAN... 34 17.2. LASKUJEN POISTAMINEN TILITYKSESTÄ... 34 17.3. VANHAN KORVAUSTAPAHTUMAN MUUTTAMINEN... 34 17.4. LASKUN POISTAMINEN KELAAN LÄHTEVIEN LISTALTA... 35 18. SUORAKORVAUSSOPIMUKSEN TEKEMINEN... 36 18.1. SUORAKORVAUSSOPIMUSTEN KÄSITTELY... 36 18.2. UUDEN SUORAKORVAUSSOPIMUKSEN LISÄÄMINEN... 36 18.2.1. Suorakorvaussopimuksen tekeminen yhdelle suorittajalle 37 18.2.2. Suorakorvaussopimuksen hoitolan kaikille suorittajille 38 19. KELAN KORVAUSKÄSITTELYN KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTÄMINEN... 39 19.1. SUORITTAJA NÄKEE OMAT TAPAHTUMANSA ILMAN LISÄOIKEUKSIA... 39 19.2. TYÖPARIN KELATAPAHTUMIEN HALLINNOINTIOIKEUS... 39 19.3. KOKO HOITOLAN KELATAPAHTUMIEN HALLINNOINTIOIKEUS. 39 19.4. PÄÄKÄYTTÄJÄN HALLINNOINTIOIKEUS KAIKKIIN HOITOLOIHIN39 20. KELAN KORVAUSTAPAHTUMIIN VAIKUTTAVAT OHJELMISTON OMINAISUUDET... 40 20.1. KORVAUSTAKSAN LASKEMINEN... 40 20.1.1. Asiakkaalla on sairaskassa-merkintä 40 20.1.2. Asiakkaalla on veteraani-merkintä 40 20.2. KELA-KORVATTAVA OIKOMISHOITO... 40 20.3. KOROTETTU VIIKONLOPPU- JA PÄIVYSTYSTAKSA... 40 21. LÄHETTEEN KIRJOITTAMINEN... 41 21.1. LÄHETTEEN TÄYTTÄMINEN... 41 21.1.1. Lähetteen täyttää suuhygienisti 41 21.1.2. Lähetteen täyttää hammaslääkäri 41 21.2. ULKOPUOLINEN LÄHETE... 42 22. SUUHYGIENISTIN KELAKORVAUKSEN HAKEMINEN 43 22.1. KÄYNNIN KUITTAUKSEN YHTEYDESSÄ PUUTTUVA SV3SHM- LÄHETE... 43 22.2. LASKUTETTAESSA PUUTTUVA SV3SHM-LÄHETE... 43 23. VIITEAINEISTON KÄYTTÖ MAKSUSEURANNASSA... 44 23.1. KÄYTTÖÖNOTTO... 44 23.2. VIITEAINEISTOJEN PÄÄTE... 44 23.3. PARAMETRIT... 44 23.4. VIITE.INI... 45 24. VIITEAINEISTON SISÄÄNLUKEMINEN... 46 24.1. VIITEMAKSU-RAPORTTI... 47 24.2. VIRHEELLISET VIITEMAKSUT JA VIKATILANTEET... 47 25. KAUSIRAPORTOINTI... 48 25.1. OIKEAN LASKUTUSRAPORTIN VALINTA... 48 25.1.1. Suorittajan tekemä työ 48 25.1.2. Laskutus 48 25.1.3. Maksuliikenne 48 26. RAPORTEISSA ESIINTYVÄT TIEDOT... 49 26.1. RAPORTTIEN OTSAKE... 49 26.2. RAPORTTIEN SISÄLTÖOHJE... 49 26.3. USEAN SUORITTAJAN ESIINTYMINEN SAMALLA RAPORTILLA. 49 26.4. SUORITTAJIEN LAJITTELU RAPORTIN SISÄLLÄ... 49 26.5. VÄHENNYKSET... 50 26.6. LASKUTUS TOISEN SUORITTAJAN KAUTTA... 50 27. LASKUTUSRAPORTTIEN AJAMINEN... 51 27.1. RAPORTTIEN KÄYNNISTÄMINEN... 51 27.2. RAPORTIN KOHTEEN VALINTA (PÄÄKÄYTTÄJÄT)... 51 27.3. RAPORTTIEN TULOSTAMINEN... 52 28. LASKUPÄIVÄKIRJA... 53 28.1. LASKUTETUT TOIMENPITEET-ERITTELY... 53 28.2. RAPORTIN SISÄLTÖ... 53 28.3. LASKUPÄIVÄKIRJAN YHTEENVEDON MALLI... 54 29. MAKSUPÄIVÄKIRJA... 55 29.1. LASKUTETUT TOIMENPITEET-ERITTELY... 55 29.2. KELAN/OP:N SUORITUKSET MAKSUPÄIVÄKIRJALLA... 55 29.3. RAPORTIN SISÄLTÖ... 55 29.4. MAKSUPÄIVÄKIRJAN TAPAHTUMAMALLI... 56 30. LASKUN VAKIOTEKSTIT... 57
30.1. VAKIOTEKSTIEN HALLINTA... 57 30.1.1. Vakiotekstien hallintaikkuna 57 30.2. UUDEN LASKUVAKIORIVIN TEKEMINEN... 58 30.3. VANHAN LASKUVAKION MUUTTAMINEN... 58 30.4. VANHAN LASKUVAKION POISTAMINEN... 58 31. LASKUTUKSEN PARAMETRIASETUKSET... 59 4 / 60
1. LASKUTUKSEN PERUSTEET 5 / 60 Tervetuloa WinHIT-ohjelmiston laskutuksen hallinnan pariin. Tämä opas käsittelee laskutuksen kaikki osa-alueet WinHITissä, mukaan lukien tilinpäätöksen yhteydessä usein tarvittavat tiedot. Helpoiten laskutuksen hallinnan pariin päästään käymällä läpi muutamia ohjelmiston kannalta oleellisia perusasioita. 1.1. Laskutustermien määrittely 1.1.1. Käynti WinHIT-ohjelmistossa laskutus perustuu asiakkaan käynnille tehtyyn toimenpiteeseen. Aina kun asiakkaalta halutaan veloittaa jokin tapahtuma, täytyy tämä tapahtuma merkitä käynniksi. Asiakkaalla voi olla useita käyntejä vuorokaudessa. Käynnillä on seuraavat tiedot: Paikka (hoitola ja huone jossa työ suoritettiin) Aika ja kesto (kesto voi olla mitä tahansa 1 minuutista alkaen) Suorittaja (hammaslääkäri, suuhygienisti tai esimerkiksi sihteeri) Käynti voi tarkoittaa: Asiakkaan fyysistä käyntiä vastaanotolla Asiakkaalle tehtyä konsultointia, jossa asiakas ei ole paikalla Asiakkaalle tehtyä muuta työtä, jossa asiakas ei ole paikalla Toisin sanoen laskutuksen hallinnassa voidaan aina selvittää, kuka missä ja milloin suoritti veloitetun tapahtuman. 1.1.2. Toimenpide Toimenpide tarkoittaa asiakkaan käynnille lisättävää tapahtumaa. Toimenpide voi olla: Operatiivinen hammashuollon toimenpide (esim. SFA10) Toimistokulu (esim. käyntimaksu, perimislisä, käsittelymaksu) Materiaalikulu (esim. Laboratoriomaksu) Välinemyynti (esim. hammasharja) Toimenpide ei siis tarkoita pelkästään hoitoa vaan kaikkia asiakkaalle merkittäviä ja tai / veloitettavia tapahtumia. Kaikilla toimenpiteillä ei ole hintaa toimenpiteillä ei ole hintaa. Tällaisia ovat ilmaiset toimenpiteet, lisätieto-toimenpiteet ja raportointitoimenpiteet. Niitä ei käsitellä laskutuksen yhteydessä sen tarkemmin.
1.1.3. Suorittaja 6 / 60 Suorittaja tarkoittaa sitä käyttäjää, jonka nimiin asiakkaan käynti kuitataan. Jokaisella käynnillä voi olla vain yksi suorittaja ja avustaja. Yleensä jo erilaiset korvausmenettelyt vaativat sen, että kaikki toimenpiteet merkitään ne tehneelle suorittajalle. 1.1.4. Käynnin kuittaus Jotta asiakasta voidaan laskuttaa, tulee käynti kuitata. Käynnin kuittaus voidaan mieltää sähköiseksi allekirjoitukseksi tehdystä työstä. Myös muut kuin hoitotoimenpiteet laskutetaan vasta käynnin kuittauksen jälkeen. käynnin kuittauksen voi tehdä kuka tahansa, jolla on tunnukset WinHIT-järjestelmään. 1.1.5. Avoin lasku (laskuttamattomat tp:t) Käynnin kuittauksen jälkeen toimenpiteet menevät avoimelle laskulle, joita voi jokaisella asiakkaalla olla 3. Avoin lasku kerää eri suorittajien ja suorittajaryhmien toimenpiteitä yhteen. Avoin lasku tarkoittaa siis WinHIT-järjestelmässä toimenpidettä/toimenpiteitä, joita ei ole vielä laskutettu asiakkaalta. 1.1.6. Omavastuu ja korvausosuus Omavastuu on asiakkaan osa laskusta, kun taas korvausosuus on korvaavan tahon (Kela, ostopalvelun tilaaja) osuus laskusta. Erilaiset korvauskäytännöt ovat isossa roolissa suun terveydenhuollon laskutuksessa. 1.1.7. Osamaksu Osamaksu on maksutapahtuma, joka kuittaa osan asiakkaan velkaosuudesta. Asiakkaan suoritus saattaa koostua useasta osamaksusta. 1.1.8. Tappiomerkintä Tappiomerkintä on arkistointitapahtuma, jolla kuitataan osa laskusta suoritetuksi niin, ettei se rekisteröidy asiakasmaksuna. Tappiomerkintöjä on erilaisia.
2. LASKUTUSPROSESSI 7 / 60 Laskutettava työ koostuu toimenpiteistä, jotka suorittaja on hyväksynyt käynnin kuittauksella. Asiakkaalla voi olla samanaikaisesti laskutettavaa useilta suorittajilta. Laskutusprosessi alkaa asiakkaan käynnin ajanvarauksesta ja loppuu laskun arkistointiin. Ajanvaraus Toimenpiteiden merkintä Käynnin kuittaus Laskutus Korvausten hakeminen Maksuseuranta Laskun arkistointi Raportointi 2.1. Käynnin kuittauksen merkitys laskutuksessa Käynnin kuittauksen yhteydessä järjestelmään muodostuu tieto siitä, kenen käyttäjän työstä on kyse. Tämä mahdollistaa työn seurannan, vaikka lasku annettaisiin toisen suorittajan nimissä. Käynnin kuittaus toimii myös sähköisenä allekirjoituksena, jossa suorittaja hyväksyy, että tehty työ on oikein. Käynnin kuittauksen jälkeen peruskäyttäjillä on vain rajallinen aika korjata käynnin tietoja. 2.2. Käynnin laskutus Laskutus tehdään useimmiten heti käynnin yhteydessä. Järjestelmä on rakennettu niin, että käynnin kuittauksen jälkeen on helppo laskuttaa tehty työ. Lisäksi heti laskutettaessa ei käy niin, että käynti unohtuu laskuttaa tai että jonkin toimenpiteen hinta unohtuu merkitä. 2.2.1. Toimenpiteiden hinnan muutos Käynnin laskutuksen yhteydessä tarvitsee joskus muuttaa toimenpiteiden hintoja, esimerkiksi laboratoriokulut täytyy useimmiten merkitä käsin. Toimenpiteiden hintojen muutos on helppo tehdä, se esitellään peruslaskutuksen yhteydessä. 2.2.2. Käynnin laskutus myöhemmin Joskus laskutushetkeä halutaan siirtää. Tähän voi olla useita syitä. Halutaan tehdä hoito valmiiksi ennen laskutusta. Asiakas unohti Kelakortin ja maksaa myöhemmin. Laboratoriokulut eivät ole tiedossa. Maksupääte ei toimi. Tärkeintä on, että käynti muistetaan laskuttaa myöhemmin.
2.3. Laskun tiedot 8 / 60 Avoimien toimenpiteiden laskutuksen yhteydessä järjestelmä tekee organisaation, suorittajan ja asiakkaan tietojen perusteella laskun muodostuksen. Tieto Tiedon sijainti Merkitys Veteraani Asiakaskortti Veteraanin Kela-korvaukset Sairaskassa Asiakaskortti Oletuksena ei suorakorvausta Henkilötunnus Asiakaskortti Kela-korvaus vain oikeille henkilötunnuksille OP-sopimus Asiakaskortti/käynti Laskutus ostopalvelusopimuksen kautta Suorittajan tyyppi Käynti Vaikuttaa korvaustavan valintaan Eräpäivä Yritys/hoitola Oletus on 14 päivää, asetetaan perustiedoissa Pankkitili Yritys/hoitola/suorittaja Pankkitilin nimi ja numero Maksutavat Parametrit Käytössä olevat laskunmaksutavat Kelan korvaustapa Parametrit Suorakorvaussopimus (parametri) Hinnastot Asiakas/suorittaja Käynnillä oletuksena oleva hinnasto Laskun antaja Parametri Onko laskun antaja yritys/hoitola/suorittaja
9 / 60 3. KÄYNNIN HINNASTON VALINTA JA VAIHTAMINEN Käynnin hinta määräytyy sen mukaan, mikä hinnasto asiakkaalla ja suorittajalla on käytössä. 3.1. Käynnillä käytettävän hinnaston arvojärjestys Sopimushinnastot ovat arvojärjestyksessä korkeimpana. Oletushinnasto on arvojärjestyksessä viimeisenä. 1. Ostopalveluhinnasto 2. Asiakkaan oma hinnasto 3. Suorittajan hinnasto 4. Oletushinnasto 3.2. Hinnaston vaihtaminen käynnin kuittauksessa Asiakkaan käynnin hinnaston voi vaihtaa käynnin kuittauksessa. Tätä ei kuitenkaan tule tehdä jos käynti on ostopalvelukäynti. Hinnasto vaihdetaan usein esimerkiksi pyhänä tapahtuvalle käynnille, tai ostopalvelu-potilaan privaattihoito-käynnille.
4. NORMAALI LASKUTUS 10 / 60 Laskutus jakautuu kolmeen vaiheeseen: 1. toimenpiteiden valinta laskulle, 2. maksajan, eräpäivän ja maksutavan valinta ja 3. Kelakorvauksen valinta. 4.1. Vaihe 1. Toimenpiteiden valinta laskulle. Asiakkaalla on yleensä vain yhden suorittajan toimenpiteitä laskuttamatta. Tällöin toimenpiteet ovat kaikki samalla numerolla, useimmiten avoimen laskun numerolla 1 (toimenpiderivin vasen sarake). Viimeisimmän kuitatun käynnin toimenpiteet ovat listalla sinisellä värillä. 1. Valitaan halutut toimenpiteet laskulle 1, 2 tai 3. 2. Painetaaan vastaavaa Laskuta-painiketta. 4.1.1. Toimenpiteen siirto laskulta toiselle Valitse yksi tai useampi toimenpiderivi klikkaamalla sitä/niitä ja klikkaa esim. Lasku 2 kohdalla -painiketta. Toimenpide siirtyy laskulle 2. Voit siirtää toimenpiteet myös takaisinpäin. 4.1.2. Toimenpiteen hinnan muuttaminen Tuplaklikkaa yhtä toimenpide-riviä. Tämä avaa Toimenpiteen hinnan muutos-ikkunan. Syötä toimenpiteelle uusi hinta ja klikkaa OK. Mikäli haluat muuttaa hintaa prosentuaalisesti, paina toimenpide-rivin päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Alennus/korotus. Nyt voit vaihtaa hintaa prosentuaalisesti.
11 / 60 4.2. Vaihe 2. Maksajan, eräpäivän ja maksutavan valinta Asiakkaan maksutapa valitaan seuraavaksi. Mikäli RahaX-korttimaksuliittymä on käytössä, maksutavoissa on lisäksi aktiivisena korttimaksu. Tästä voidaan vaihtaa laskun maksaja. Tästä valitaan maksutapa. Tästä voidaan vaihtaa laskun eräpäivä. 4.2.1. Eräpäivän vaihtaminen Pankkisiirron eräpäivä vaihdetaan Eräpäivä-painikkeesta. 4.2.2. Maksajan vaihtaminen Laskun maksaja voi olla asiakas, asiakaskortin muumaksaja -tieto tai yritysmaksaja. Ohjelma ilmoittaa sinisellä värillä, jos maksaja on joku muu kuin asiakas. Painamalla Vaihda-painiketta, voit vaihtaa laskun maksajaa. Huomaa: jos asiakkaan osoite on muuttunut käynnin kuittaamisen jälkeen, voit päivittää tiedot valitsemalla asiakkaan uudestaan maksajaksi.
12 / 60 4.3. Vaihe 3. Kelakorvauksen valinta. Laskutuksen lopuksi valitaan asiakkaan Kelakorvauksen tyyppi. Järjestelmä antaa Kelan korvauspiirissä oleville asiakkaille automaattisesti suorakorvauksen jos organisaatiolla on Kelan kanssa sopimus. Jos asiakkaalla on sairaskassa-tieto asiakaskortilla, hän saa SV126-lomakkeen laskun yhteydessä ja laskulla ei vähennetä korvausta. Kaikki ruksit = suorakorvaus Itse haettava korvaus = kaksi alinta ruksia Jos asiakas ei kuulu KELAn piiriin, kaikki täpät pois 4.3.1. Poikkeuksellisesti korvattava hoito SV 126-lomakkeelle voidaan merkitä poikkeuksellisesti korvattava hoito ennen laskun tulostusta. 4.3.2. Poikkeavan käyntiaika Ohjelma täyttää poikkeavan käyntiajan automaattisesti, mikäli poikkeava käyntiaika on otettu käyttöön (parametriasetus).
5. LASKUJEN KÄSITTELY-IKKUNA 13 / 60 Laskujen käsittelyn kautta voidaan seurata kaikkea organisaation laskutusta. Laskujen käsittelyn pikanäppäin on F4. Sinne pääsee pikanäppäimellä Hoitohuoneen ja Ajanvarauksen työpöydältä sekä Laskutus-ylävalikon kautta. Laskuja selataan puurakenteen kautta. Laskut on jaettu käsittelytilan ja omistajan mukaan. 5.1. Laskujen käsittelyn puurakenne Laskujen käsittelyn puurakenne helpottaa laskujen selailua. Avatessasi minkä tahansa oksan ohjelma näyttää kyseisessä oksassa olevat laskut, rajattuna hakuehtojen mukaisesti. 5.1.1. Valitun asiakkaan laskut Tässä oksassa sijaitsevat pelkästään valittuna olevan asiakkaan laskut. 5.1.2. Kaikkien asiakkaiden laskut Tässä oksassa näkyvät kaikkien asiakkaiden laskut. 5.1.3. Suorittajan laskut Tässä oksassa ovat kirjautuneen tai vaihdetun suorittajan laskut. 5.1.4. Raportit Raportit-oksassa sijaitsevat kaikki laskutusraportit.
14 / 60 5.2. Laskun tietojen katsominen Voit tarkastella minkä tahansa laskun tietoja tuplaklikkaamalla laskuriviä. Tämä avaa esille laskun tiedot, jossa näkyvät mm. laskun antaja, laskun toimenpiteet sekä mahdolliset maksutapahtumat. 5.3. Laskujen käsittelyn aputoiminnot Laskujen käsittelyssä on hiiren oikean klikkauksen takana valikko, jossa on muutamia aputoimintoja. 5.3.1. Hae asiakas: käsiteltävän asiakkaan vaihtaminen Tällä toiminnolla voit vaihtaa laskutuksessa käsiteltävän asiakkaan. 5.3.2. Laskuluettelo näytölle listatuista laskuista Valitse Laskuluettelo ja haluatko Kaikki vai Valitut laskut. Laskuja voi valita listalta ctrlja shift-painikkeilla sekä hiirellä maalaamalla. 5.3.3. Vaihda suorittaja: käsiteltävän suorittajan vaihtaminen Valitse Vaihda suorittaja ja valitse esiin tulevasta listasta haluamasi suorittaja. Voit nyt hallinnoida tämän suorittajan laskuja.
6. LASKUJEN HALLINTA 15 / 60 Tavallisesti laskutuksessa seurataan seuraavia asioita: Asiakkaiden viitemaksusuorituksia o Viiteaineistot o Käsin arkistointi vikatilanteissa Kelan korvauksia o Automaattinen merkintä viiteaineistoista o Käsin merkintä, kun Kela ei korvaa koko tilitystä Ostopalvelun korvauksia Myöhästyneitä laskuja, joista lähetetään karhukirje 6.1. Käteismaksut (Käteinen, maksukortit) Kun laskun maksutavaksi valitaan käteinen, pankki- tai luottokorttimaksu tai maksupääte, huomioi järjestelmä sen heti maksupäiväkirjassa tulona. Muuta seurantaa ei asiakkaan kohdalta tarvita. Järjestelmä erittelee myös käteismaksutavat. 6.2. Pankkisiirrot Kun laskun maksutavaksi valitaan pankkisiirto, muodostuu laskulle viitenumero ja maksuaika. Pankkisiirrolla maksettaessa asiakkaalla on maksuaika. Pankkisiirtomaksuja seurataan viiteaineistojen kautta. Silloin tällöin asiakas käyttää väärää viitenumeroa (tai ei ollenkaan), väärää summaa tai maksaja saattaa olla toinen henkilö. Tällöin on tarpeellista kohdistaa maksut käsin, joka voidaan tehdä laskun arkistoinnin kautta.
16 / 60 7. LASKUN MAKSUTAVAN MUUTTAMINEN 7.1. Pankkisiirron arkistointi käteis- tai korttimaksuna Mikäli asiakkaalle on annettu pankkisiirtolasku, mutta hän haluaakin maksaa käteisellä, voidaan pankkisiirto arkistoida käteis- tai korttimaksuna. 1. Valitaan asiakkaan laskupuusta Odottaa suoritusta (reskontra) -oksa. 2. Valitaan haluttu lasku klikkaamalla laskurivin päältä. Painetaan Arkistoi. 3. Maksutavaksi merkitään pankkikortti, luottokortti tai käteinen ja lopuksi painetaan Hyväksy. 4. Laskusta tulostuu kuitti valitulla maksutavalla. Laskun tietoihin ilmestyy maksurivi valitulla maksutavalla sekä tieto tekijästä ja päivämäärästä.
17 / 60 7.2. Käteislaskun muuttaminen pankkisiirroksi Mikäli asiakkaan lasku on merkitty käteismaksuna (myös korttimaksut) suoritetuksi, mutta asiakas haluaakin pankkisiirron, voidaan käteislasku muuttaa pankkisiirroksi saman päivän aikana. 1. Valitaan asiakkaan laskupuusta Käteismaksu -oksa. 2. Valitaan haluttu laskurivi ja painetaan Pankkisiirroksi. 3. Ohjelma varmistaa laskun muutoksen, tähän vastataan Kyllä. 4. Laskulle muodostuu viitenumero ja lasku siirretään odottamaan viitemaksua reskontraan. 5. Lopuksi pankkisiirto pitää tulostaa Odottaa suoritusta (reskontra) -oksasta. Valitse laskurivi ja paina Tulosta.
18 / 60 8. LASKUN MITÄTÖINTI JA UUDELLEENLASKUTUS Silloin tällöin tulee tilanne, että lasku pitää tehdä uusiksi. Lasku tehtiin väärälle asiakkaalle Laskulle laitettiin väärä yritysmaksaja Laskulle tuli väärä toimenpide Lasku tehtiin liian aikaisin (haluttiin laskuttaa hoidon päättyessä) Asiakkaalle annettiin Kelakorvaus, vaikka hän kuuluu sairaskassaan Ja niin edelleen Tällöin lasku mitätöidään ja mahdollisesti laskutetaan uudestaan. 8.1. Huomioita laskun mitätöinnissä Laskun mitätöinti voi vaikuttaa rahaliikenteeseen ja raportointiin. Siksi WinHIT tarkkailee, missä tilanteessa laskua yritetään mitätöidä. Mikäli laskulla ei ole maksutapahtumaa, ei mitätöinnille ole estettä. Jos lasku on annettu asiakkaalle, hänelle pitää toimittaa uusi lasku ja ilmoittaa, ettei maksa vanhalla laskulla. Jos lasku jo mukana Kelan tilityserässä, huomauttaa ohjelma siitä. Mikäli lasku mitätöidään, se pitää poistaa Kelan erästä ja tulostaa erä uudestaan. Jos laskulla on maksutapahtuma (Kelan korvaus on merkitty tai asiakas on maksanut laskun), tulee maksutapahtuma poistaa laskulta ennen mitätöintiä. Tämä voi vaikuttaa vakavasti rahaliikenteen seurantaan. 8.1.1. Käynnin korjaus ja laskun mitätöinti Mikäli käynti on laskutettu, WinHIT ei anna muuttaa sen toimenpidetietoja. Tämä estetään siksi, ettei asiakkaalle voi jäädä erilaisia hoitotietoja kuin mitä tietojärjestelmässä on. Jotta laskutettua käyntiä voidaan muuttaa, tulee lasku mitätöidä ensin. Asiakkaalle tulee myös ilmoittaa, että hänen laskunsa on mitätöity ja toimittaa tarpeen tullen uusi lasku korjatuilla tiedoilla.
19 / 60 8.2. Mitätöinti kun laskulla ei ole maksutapahtumaa 1. Avaa Laskujen käsittely. 2. Valitse haluamasi laskurivi aktiiviseksi. 3. Paina Avoimiin. 4. Ohjelma kysyy, haluatko varmasti mitätöidä laskun. Hyväksy mitätöinti painamalla Kyllä. Voit nyt laskuttaa käynnin uudestaan tai tehdä käynnin korjauksen.
20 / 60 8.3. Mitätöinti kun laskulla on maksutapahtuma Jos laskulla on maksutapahtuma, tulee maksutapahtuma tai useat maksutapahtumat poistaa ennen mitätöintiä. Huomaa, että tämä voi vaikuttaa raportointiin ja rahaliikenteen seurantaan. Mikäli maksutapahtuma on Kelakorvaus-tapahtuma, sen poistaminen siirtää laskun takaisin Käsittelyssä -tilaan, eli maksu voidaan merkitä uudelleen, esimerkiksi poikkeavana. 1. Avaa laskun tiedot tuplaklikkaamalla laskuriviä. 2. Tuplaklikkaa haluamaasi maksutapahtuma-riviä. 3. Ohjelma kysyy, haluatko muuttaa tai poistaa maksutapahtuman. Valitse Poista. 4. Kun kaikki maksutapahtumat on poistettu, laskun voi mitätöidä.
9. LASKUN ARKISTOINTI KÄSIN 21 / 60 Yleensä laskut arkistoituvat automaattisesti viitemaksujen kautta. Joskus voi olla tarpeen arkistoida lasku käsin: asiakas ei käytä viitenumeroa, asiakas käyttää vanhaa viitenumeroa, lasku pitää arkistoida tappiona ja niin edelleen. 1. Valitse laskurivi Odottaa suoritusta (reskontra) -oksalta. 2. Paina Arkistoi-painiketta. Ohjelma esittää kysymyksen arkistoinnista ja sen jälkeen ikkunan, jossa kysytään tarkempia tietoja arkistointitapahtumasta. 9.1. Laskun asiakasosuuden arkistointi Pankkisiirron arkistointi tapahtuu useimmiten automaattisesti viitemaksuilla. Joskus on kuitenkin tarpeen merkitä maksut käsin. Käsin arkistoinnissa annetaan maksupäivä, tapahtuman summa, maksutapa sekä selite tapahtumalle. Lopuksi painetaan Hyväksy.
9.1.1. Osamaksut 22 / 60 Mikäli Tapahtuman summa-kenttään ilmoitetaan pienempi summa kuin velka on, muodostuu osamaksutapahtuma. Tällöin velasta vähennetään osamaksun summa, mutta lasku ei arkistoidu ennen kuin lasku on maksettu kokonaan. 9.1.2. Tappiomerkinnät Erinäisistä syistä johtuen voidaan lasku tai sen osasumma jättää perimättä. Tällöin laskua arkistoitaessa valitaan maksutavaksi Merkitään tappioksi ja tappion tyyppi. Tappioksi ilmoitetut maksutapahtumat näkyvät laskupäiväkirjalla (Selite T1-T4) listassa ja yhteenvedossa. Tappioksi voidaan ilmoittaa esimerkiksi Kelan epäämiä pieniä korvauksia, laskuja joita ei saada perittyä asiakkaalta ja aiheettomia laskuja.
10. KELAN KORVAUSKÄSITTELY 23 / 60 Kelan korvauskäsittely -käyttöliittymä korvaa laskujen käsittelyn kautta tehdyt tilitykset. Käyttöliittymän kautta voidaan tehdä sekä sähköiset tilitykset että paperitilitykset. 10.1.1. Sähköiset suorakorvaustilitykset Sähköisen Kela-tilityksen voi tehdä vain hammaslääkärin Kelan suorakorvauksen piirissä olevista käynneistä. Hammaslääketieteen kandidaatti voi tehdä sähköisen tilityksen hoitolan tai yrityksen laitossopimuksen kautta. 10.1.2. Hammaslääkärin erityiskorvattava hoito tehdään paperitilityksenä Erityiskorvattavat hoidot tilitetään tavallisena paperilomakkeena. Näitä on muun muassa oikomishoito ja veteraanien hoito. 10.1.3. Suuhygienistin tilitykset Suuhygienistin hoidosta ei sähköistä tilitystä voi tehdä. Tilitys tehdään perinteisesti paperilomakkeena. 10.2. Tilityksen ja korvaustapahtuman tila Sekä tilityksellä että korvaustapahtumalla on molemmilla oma käsittelyvaiheensa. Kun tilityksen kaikki korvaustapahtumat on käsitelty, on tilitys valmis. Korvaustapahtuman tila kertoo, missä vaiheessa käsittelyä korvaustapahtuma on. Tila Lähtevät (L) Käsittelyssä (K) Valmis (V) Valmis, poikkeava korvaus (Vp) Selite Korvaustapahtuma odottaa lähetystä Kelaan Korvaustapahtuma on lähetetty Kelaan Korvaustapahtuma on käsitelty kokonaan Korvaustapahtuma on merkitty poikkeavaksi, Kela korvasi osan tai ei yhtään hoidosta 10.3. Katso-tunnuksen hankkiminen tilitysten siirtopalveluun Katso-tunnisteesta ja sen tilaamisesta saa lisätietoa osoitteista https://yritys.tunnistus.fi/main sekä http://www.vero.fi/katso. Lisätietoja voi kysyä myös verohallituksen tukipalvelunumerosta 020 697 040 tai sähköpostilla katso@vero.fi.
24 / 60 11. KELAN KORVAUSKÄSITTELYN KÄYTTÖLIITTYMÄN KÄYTTÖÖNOTTO Alla on esitetty vaiheet, joilla saat Kelan korvauskäsittelyn käyttöliittymän otettua käyttöön yrityksessäsi. Käyttöönotto tarvitsee tehdä vain kerran. 11.1. 1. Aktivoi uusi käyttöliittymä Tarvitset pääkäyttäjätason tunnukset. Avaa Hoitohuone-ohjelman Ylläpito-valikko ja sieltä Perustiedot. Valitse Parametrit. Kelaa parametreissa alaspäin, kunnes löydät parametrin 9900. Muuta sen arvoksi 1. Tallenna parametri lopuksi. 11.2. 2. Luo uudet Kelan suorakorvaussopimukset Sopimukset lisätään korvauskäsittelyn käyttöliittymän kautta. Ohjeet ovat kappaleessa 9. 11.3. 3. Anna hallintaoikeudet pääkäyttäjille ja Kela-vastaaville Peruskäyttäjä näkee omat kelatapahtumansa automaattisesti, oikeuksia ei tarvitse antaa. Hoitolan Kela-vastaavalle annetaan hallintaoikeus hoitolan (tai usean hoitolan) kaikkiin Kelatapahtumiin hallinnointihoitolat-oikeuden kautta. Ohjeet ovat kappaleessa 10. Pääkäyttäjälle annetaan tarvittaessa hallinnointioikeus kaikkiin hoitoloihin Hallinnointihoitolat-oikeuden kautta. Ohjeet ovat kappaleessa 10. 11.4. 4. Jaa uuden käyttöliittymän ohjeet kaikille käyttäjille Peruskäyttäjä tarvitsee kappaleet 3-7, eli sivut 5-13. Kappaleessa 8 on hyödyllisiä lisätoimintoja, joita ainakin pääkäyttäjä tarvitsee silloin tällöin. Käyttöliittymä on helppo oppia, se on hyvin pitkälle entisen kaltainen. 11.5. 5. Poista vanha käyttöliittymä käytöstä Tarvitset pääkäyttäjätason tunnukset. Avaa Hoitohuone-ohjelman Ylläpito-valikko ja sieltä Perustiedot. Valitse Parametrit. Kelaa parametreissa alaspäin, kunnes löydät parametrin 9900. Muuta sen arvoksi 2. Tallenna parametri lopuksi. HUOMIO! Kun uudessa käyttöliittymässä menee vanhaan tilitykseen ensimmäistä kertaa, ohjelma tarkistaa kyseisen tilityksen ja mahdollisesti muuttaa sen käsittelytilaa. Tämä on tarkoituksellista ja tehdään siksi, että kaikki tilitykset saavat oikean käsittelytilan (=värin) käyttöliittymässä.
12. KÄSITTELYIKKUNAN KÄYTTÖ 25 / 60 12.1. Kelan korvauskäsittelyn avaaminen Löydät Kelan korvauskäsittelyn sekä Hoitohuoneesta että Ajanvarauksesta. Se avataan Laskutus-ylävalikosta valitsemalla Kelan korvauskäsittely. 12.2. Käyttöliittymä Vasemmalla puolella käsittelyikkunaa on navigointipuu, josta löytyvät suorakorvaussopimukset, värisymbolien selitykset sekä hoitoloiden alla suorittajien Kelan korvaustapahtumat. Ikkunan keskellä on laskulista, jossa näkyvät lähettämistä ja käsittelyä odottavat laskut. Oikealla puolella ikkunaa sijaitsevat toimintapainikkeet. Laskulistan päällä voi käyttää oikeaa hiirennappia: sen takaa löytyy lisätoimintoja.
26 / 60 12.3. Suorittajan valinta puurakenteesta Valitse haluamasi hoitola puurakenteesta. Valitse hoitolan alta haluamasi suorittaja. Suorittajan Kela-tapahtumia voi tarkastella niiden tilan mukaisesti valitsemalla kyseinen oksa puurakenteesta. 12.3.1. Vanhan tilityksen valinta Vanhan tilityksen voi valita suorittajan alta Tilitykset-oksasta. 12.3.2. Vanhan tilityksen tiedot Vanhan tilityksen tiedot näet tilityksen valittuasi. Tilityksen tekijä on laskulistan oikeassa yläkulmassa. Tilityksen summa- ja maksutiedot ovat laskulistan alareunassa. 12.4. Tilityksen käsittelyvaiheiden selitteet Tilityksellä on värisymboli, joka kertoo, mikä tilityksen tila on. Musta = Tilitys on käsittelyssä Vihreä = Tilitys on käsitelty valmiiksi Punainen = Kela ei maksanut tilitystä kokonaan, poikkeavat korvaukset ja maksut pitää merkitä käsin 12.5. Korvaustapahtuman tila Korvaustapahtuman tila kertoo, mitä laskun Kelakorvaukselle on tehty. Kun kaikilla korvaustapahtumilla on V- tai Vp-merkintä, on tilitys käsitelty valmiiksi. Tila Lähtevät (L) Käsittelyssä (K) Valmis (V) Valmis, poikkeava korvaus (Vp) Selite Korvaustapahtuma odottaa lähetystä Kelaan Korvaustapahtuma on lähetetty Kelaan Korvaustapahtuma on käsitelty kokonaan Korvaustapahtuma on merkitty poikkeavaksi, Kela korvasi osan tai ei yhtään hoidosta
27 / 60 13. KELATILITYKSEN TEKO, PIKAOHJE Tilitys Kelaan tehdään yhdestä tai useammasta Korvaustapahtumasta (suorakorvauslaskusta). Alla on pikaohje tilitysten tekoon. Katso seuraavilta sivuilta täydellinen askel askeleelta -ohje tilitysten tekoon. 13.1. Tilityksen tekeminen paperilomakkeella 1. Valitse halutun suorittajan Lähtevät-oksa 2. Paina Tilitys-painiketta, ohjelma tekee tilityksen kaikista lähettämistä odottavista laskuista 3. Valitse tarvittaessa tilityssopimus. 4. Tulosta tilitys 5. Toimita tilitys ja laskujen suorakorvauslomakkeet Kelaan 13.2. Tilityksen tekeminen sähköisesti 1. Valitse halutun suorittajan Lähtevät-oksa 2. Paina Sähköinen Tilitys -painiketta, ohjelma tekee tilityksen kaikista lähettämistä odottavista laskuista 3. Ohjelma esittää ohjeet sähköisen tilityksen tekemiseksi. 4. Valitse tarvittaessa tilityssopimus. 5. Tulosta sähköisen tilityksen testilomake. Mikäli sinulla on vielä sähköisen suorakorvauksen testivaihe, ohjelma tarjoaa paperilomakkeen tulostettavaksi. Mikäli testivaihe on jo ohi, voit sulkea lomakkeen ruksista. 6. Ohjelma siirtyy lähetettävään aineistoon: paina Tilitystietojen välitys-painiketta ja kopioi siirtotiedoston polku leikepöydälle. 7. Ohjelma avaa Kelan tilitystietojen välityspalvelun, kirjaudu KATSO-tunnuksilla sisään 8. Valitse siirrettävä tiedosto Selaa...-painikkeella. Voit liittää tiedoston sijainnin leikepöydältä tiedoston nimi -kenttään. Kun olet hakenut oikean tiedoston, lähetä se painamalla Lähetä-painiketta. 9. Toimita testitilitys ja laskujen suorakorvauslomakkeet Kelaan.
14. PAPERITILITYKSEN TEKO 28 / 60 Paperitilitys tehdään suorittajakohtaisesti, sen hoitolan alta missä suorittaja on tehnyt hoitotyön. 1. Valitse halutun suorittajan Lähtevät-oksa. 2. Painamalla Tilitys ohjelma tekee tilityksen kaikista laskuista (voit myös poimia vain osan laskuista ctrl- ja shift-painikkeita käyttäen). 3. Jos suorittajalla on useita tilityssopimuksia, voit nyt valita käytettävän sopimuksen. 4. Tulosta tilityslomake. 5. Toimita tilityslomake ja suorakorvaustulosteet allekirjoitettuna Kelaan.
29 / 60 15. SÄHKÖISEN KELATILITYKSEN TEKO Sähköinen tilitys tehdään suorittajakohtaisesti, sen hoitolan alta missä suorittaja on tehnyt hoitotyön. 1. Valitaan halutun suorittajan Lähtevät-oksa. 2. Painamalla Sähköinen tilitys ohjelma tekee tilityksen kaikista laskuista (voit myös poimia vain osan laskuista ctrl- ja shift-painikkeita käyttäen). Lue ohjelman antamat ohjeet. 3. Jos suorittajalla on useita tilityssopimuksia, voit nyt valita käytettävän sopimuksen. 4. Tulosta sähköisen tilityksen testilomake tarvittaessa. Ohjelma siirtyy seuraavaksi juuri luotuun tilitykseen. 5. Paina Tilitystietojen välitys -painiketta. Painike avaa Kelan välitystietopalvelun.
30 / 60 Ohjelma kysyy samalla, kopioidaanko siirtotiedoston polku leikepöydälle. Leikepöydältä siirtotiedoston polku on helppo liittää Lähetyspalvelun nettisivulle. Valinnan jälkeen ikkuna sulkeutuu. 6. Ohjelma avaa Tilitystietojen välityspalvelun nettisivun. Jatka palvelun kirjautumiseen. 7. Kirjaudu palveluun KATSO-tunnuksilla. 8. Valitse siirrettävä tiedosto Selaa...-painikkeella. Voit liittää tiedoston sijainnin leikepöydältä tiedoston nimi -kenttään. Kun olet hakenut oikean tiedoston, lähetä se painamalla Lähetä-painiketta. 9. Toimita testiaineistolomake Kelaan.
31 / 60 16. TILITYKSEN KORVAUSMAKSUJEN MERKITSEMINEN Kun Kela on käsitellyt tilityksen ja selvitysosat lähettää se vastauksena tilityserittelyn. Tilityserittelyssä käsitellään myönnetyt korvaukset ja myöntämättä jättämisen perustelut sekä poikkeavat korvaukset. Seuraavissa kappaleissa selitetään, miten Kelan maksamat korvaukset merkitään käsin järjestelmään. 16.1. Tilitys maksettu kokonaan, viiteaineiston luku käytössä Mikäli Kela korvaa tilityksen täysimääräisenä, tulevat korvausmerkinnät viitemaksuaineiston kautta. Tilitys merkitään valmiiksi automaattisesti, käyttäjän ei tarvitse tehdä mitään. 16.2. Tilitys maksettu kokonaan, viiteaineiston luku ei käytössä Mikäli Kela korvaa tilityksen täysimääräisenä, mutta viiteaineiston luku ei ole käytössä täytyy korvausmaksut merkitä käsin. Avaa tilitys, valitse kaikki laskurivit ja paina Hyväksytty, valitse tilille maksun päivämäärä. Katso tarkempi korvausmaksujen merkitseminen kappaleesta 6.3.1. 16.3. Tilitys maksettu osittain: tilityksessä poikkeavia korvauksia Tilityserittelystä nähdään, mitkä laskut korvattiin täysimääräisinä ja mitkä poikkeavina. Mikäli Kela ei myönnä korvauksia täysimääräisinä, korvaukset merkitään käsin, vaikka viiteaineiston sisäänluku olisi käytössä. Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse suorittajan tilitys jonka maksut haluat kirjata. Nämä laskut ovat käsittelemättä. Valitse tilitys jonka Kela maksuja haluat käsitellä K = Käsittelyssä V= Valmis (Kelakorvaus on merkitty tai veloitettu asiakkaalta) Hyväksytty-kuittaus voidaan tehdä usealle laskulle samanaikaisesti shift- ja ctrl-painikkeita käyttäen. 16.3.1. Kelakorvausten hyväksyminen täysimääräisinä Valitse haluamasi laskurivi(t), jotka Kela on korvannut kokonaan ja paina Hyväksytty.
32 / 60 Valitse maksupäivä jolloin rahat tulivat tilille (ohjelma saattaa ehdottaa viiteaineiston perusteella oikeaa päivää) ja paina OK. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen, hyväksy myös se. 16.4. Kelakorvauksen hyväksyminen osittaisena ja loppuosan veloittaminen asiakkaalta Poikkeava korvaus tarkoittaa, että Kela on korvannut potilaan hoidon osittain (tai ei ollenkaan). Korvauksen arkistointi pitää tehdä jokaiselle poikkeavasti korvatulle laskulle erikseen. Se osa mitä Kela ei korvaa voidaan: Arkistoida tappiona Veloittaa asiakkaalta uudella laskulla Valitse haluamasi laskurivi jota Kela ei ole korvannut kokonaan ja paina Poikkeava korvaus. Laita Korvaus-kenttään Kelan korvaama summa ja paina Hyväksy. Laita Korvaus-kenttään poikkeava korvaus. (Alkuperäinen korvaus 12.00, Kelan hyväksymä korvaus esim. 0.00 tai 5.45 ) Seuraavaksi ohjelma kysyy, merkitäänkö summa tappioksi vai laskutetaanko se asiakkaalta. 16.4.1. Kelakorvauksen hyväksyminen tappiona Jos Kelakorvaus päätetään merkitä tappioksi (esimerkiksi summa on niin pieni, että sen käsittely olisi kalliimpaa kuin tappioksi merkitseminen, tai kyseessä on virheellinen korvaushakemus), painetaan Tappio. Tappio-merkinnälle tulee valita syy (Ei peritä, luottotappio jne.) sekä antaa selite. Lopuksi painetaan Hyväksy.
33 / 60 16.4.2. Poikkeava Kelakorvaus laskutetaan asiakkaalta Jos poikkeavan Kelakorvauksen erotus laskutetaan asiakkaalta, painetaan Laskuta. Tällöin ohjelma tulostaa laskun, jossa näkyy hoidon alkuperäinen korvaus, Kelan maksama poikkeava korvaus sekä asiakkaan maksettavana summana korvausten erotus. Lasku toimitetaan asiakkaalle, hän voi maksaa sen laskussa olevalla viitenumerolla.
34 / 60 17. TILITYSTEN JA KORVAUSTAPAHTUMIEN MUUTTAMINEN Näillä aputoiminnoilla voidaan käsitellä korvaustapahtumien ongelmatilanteita. 17.1. Tilityksen tekeminen uudestaan Voit tehdä paperi- ja sähköisen tilityksen uudelleen valitsemalla kyseisen tilityksen ja painamalla joko Tilitys- tai Sähköinen tilitys -painiketta. Sähköinen tilitys lähetetään uudestaan painamalla Tilitystietojen välitys -painiketta. 17.2. Laskujen poistaminen tilityksestä Mikäli haluat poistaa yhden tai useamman laskun tilityksestä, valitse haluamasi tilitys, valitse sieltä laskut jotka haluat palauttaa lähetykseen, paina laskurivin päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Palauta lähteviin. Ohjelma poistaa laskut tilityksestä. Voit nyt tulostaa paperisen tilityksen uudestaan tai tehdä sähköisen tilityksen sekä tilitystiedoston siirron uudestaan. Poistettu lasku ei ole enää tilityksessä. Tätä toimintoa käytetään, kun: Tilitykseen on tullut lasku, jonka asiakas ei ole oikeutettu korvauksiin (esimerkiksi sairaskassa, jota asiakas ei ilmoittanut) Tilitys halutaan lähettää ilman jotain tiettyä laskua (esimerkiksi OP-asiakas unohti ilmoittaa, että tulee ostopalveluun) Toimintoa ei saa käyttää, jos Kela on jo käsitellyt aineiston ja myöntänyt korvauksen laskulle. 17.3. Vanhan korvaustapahtuman muuttaminen Mikäli laskulle on jo merkitty Kelakorvaus, mutta se halutaan poistaa (korvaus pitää muuttaa osakorvaukseksi tai lasku merkittiin virheellisesti korvatuksi), voidaan oikean hiirennapin valikosta valita Palauta käsittelyyn. Tämä poistaa laskulta korvaustapahtuman. Korvaus voidaan nyt käsitellä uudestaan.
35 / 60 17.4. Laskun poistaminen Kelaan lähtevien listalta Tätä toimintoa käytetään, kun lasku halutaan poistaa kokonaan Kelaan lähtevistä laskuista. Toiminnon voi tehdä vain suorittajan Kelatapahtumien Lähtevät-oksassa. Paina laskurivin päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Poista jonosta. Ohjelma poistaa kyseisen laskun lopullisesti Kela-korvattavien laskujen joukosta. Huomaa, että laskun toimenpiteitä ei enää saa Kelakorvattavien piiriin ellei laskua mitätöidä ja laskuteta uudelleen.
36 / 60 18. SUORAKORVAUSSOPIMUKSEN TEKEMINEN Jotta suorittaja voi tehdä tilityksiä, tulee hänellä olla suorakorvaussopimus. Suorittajalla voi olla samanaikaisesti useita suorakorvaussopimuksia esimerkiksi eri hoitoloihin tai yrityksiin. 18.1. Suorakorvaussopimusten käsittely Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse Kelan suorakorvaussopimukset -oksa. Voit muuttaa olemassa olevia sopimuksia klikkaamalla niitä tai lisätä uuden sopimuksen. 18.2. Uuden suorakorvaussopimuksen lisääminen 1. Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse Kelan suorakorvaussopimukset -oksa. Paina Lisää sopimus. 2. Valitse suorittajat, jotka käyttävät sopimusta. Lisääminen tapahtuu painamalla Lisää suorittaja. Voit valita useita suorittajia. 3. Valitse seuraavaksi sopimuksen oletustiedot painamalla Hae tiedot. Voit valita yrityksen, hoitolan tai kenen tahansa sopimusta käyttävän suorittajan oletustiedot. 4. Voit vaihtaa sopimuksen nimen, selkeä nimi helpottaa sopimusten käsittelyä. Generoi IBAN -painikkeella voit muodostaa tavallisesta tilinumerosta IBAN-tilinumeron. 5. Tarkista sopimuksen tiedot ja muuta niitä tarvittaessa. Paina lopuksi Tallenna. Sopimus on nyt käytössä kaikilla siihen merkityillä suorittajilla.
37 / 60 18.2.1. Suorakorvaussopimuksen tekeminen yhdelle suorittajalle 1. Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse Kelan suorakorvaussopimukset -oksa. Paina Lisää sopimus. 2. Valitse suorittaja, joka käyttää sopimusta. Lisääminen tapahtuu painamalla Lisää suorittaja. 3. Valitse seuraavaksi sopimuksen oletustiedot painamalla Hae tiedot. Valitse suorittajan oletustiedot. 4. Voit vaihtaa sopimuksen nimen, selkeä nimi helpottaa sopimusten käsittelyä. 5. Tarkista sopimuksen tiedot ja muuta niitä tarvittaessa. Paina lopuksi Tallenna. Sopimus on nyt käytössä valitulla suorittajalla.
38 / 60 18.2.2. Suorakorvaussopimuksen hoitolan kaikille suorittajille 1. Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse Kelan suorakorvaussopimukset -oksa. Paina Lisää sopimus. 2. Lisää sopimukseen kaikki suorittajat, jotka työskentelevät hoitolassa edes osa-aikaisesti. Lisääminen tapahtuu painamalla Lisää suorittaja. 3. Valitse seuraavaksi sopimuksen oletustiedot painamalla Hae tiedot. Valitse halutun hoitolan oletustiedot. 4. Voit vaihtaa sopimuksen nimen, selkeä nimi helpottaa sopimusten käsittelyä. 5. Tarkista sopimuksen tiedot ja muuta niitä tarvittaessa. Paina lopuksi Tallenna. Sopimus on nyt käytössä valituilla suorittajilla.
39 / 60 19. KELAN KORVAUSKÄSITTELYN KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTÄMINEN 19.1. Suorittaja näkee omat tapahtumansa ilman lisäoikeuksia Peruskäyttäjä pystyy hallinnoimaan omia Kelan suorakorvaustapahtumia ilman erillisiä oikeuksia. 19.2. Työparin Kelatapahtumien hallinnointioikeus Jos käyttäjälle on merkitty profiilissa työpareja (hammaslääkärin profiiliin on merkitty hoitaja työpariksi), kyseinen työpari pystyy käsittelemään Kelan suorakorvaukset. Tällä oikeudella mahdollistetaan esimerkiksi se, että hoitaja voi hallinnoida oman hammaslääkärinsä Kelatapahtumia. Työparit asetetaan suorittajan profiilissa. Avaa Henkilökunta-ylävalikko, valitse Profiili, valitse haluttu suorittaja ja hänen altaan Työparit-oksa. 19.3. Koko hoitolan Kelatapahtumien hallinnointioikeus Jos käyttäjälle on merkitty henkilökuntatietoihin hoitolan hallinnointioikeus, hän pystyy käsittelemään kyseisen hoitolan kaikkien suorittajien Kelan korvaustapahtumat. Hallinnointioikeus merkitään Henkilökuntatietojen hallinnan Hallinnointihoitolat-välilehdeltä. Hallinnointioikeus ei tarkoita pääkäyttäjän oikeuksia, käyttäjällä voi olla peruskäyttöoikeudet ja silti hallinnoida hoitolan kelatapahtumia. 19.4. Pääkäyttäjän hallinnointioikeus kaikkiin hoitoloihin Pääkäyttäjälle voidaan antaa oikeus kaikkiin organisaation hoitoloihin, jolloin hän pystyy käsittelemään kaikkia Kelatapahtumia ja antamaan käyttötukea ongelmatilanteissa. Myös muilla kuin pääkäyttäjillä voi olla oikeus kaikkiin hoitoloihin
40 / 60 20. KELAN KORVAUSTAPAHTUMIIN VAIKUTTAVAT OHJELMISTON OMINAISUUDET WinHITissä on määritelty tiettyjä Kelan korvaustapahtumiin vaikuttavia ominaisuuksia. 20.1. Korvaustaksan laskeminen Korvaustaksa lasketaan toimenpiteen hintaan suhteuttaen. Mikäli toimenpiteen asiakasmaksu on alhaisempi kuin toimenpiteen Kelakorvaus, lasketaan korvausosuutta niin, että se on sama kuin asiakasmaksu. Kelan korvaustaksa ei voi koskaan olla suurempi kuin asiakasmaksu (tämä koskee myös hoidosta annettavaa alennusta: alennuksen tulee kohdistua toimenpiteeseen, ei laskuun kokonaisuutena). 20.1.1. Asiakkaalla on sairaskassa-merkintä Jos asiakkaalla on sairaskassa-merkintä asiakaskortilla, ohjelma ei oletuksena anna suorakorvausta. Suorakorvauksen voi vaihtaa laskutusvaiheessa. 20.1.2. Asiakkaalla on veteraani-merkintä Jos asiakkaalla on veteraani-merkintä asiakaskortilla, ohjelma laskee korvaukset veteraanikorvausten mukaan. 20.2. Kela-korvattava oikomishoito Toimenpideryhmä SJT Oikomisen Kelakoodit sisältää listan toimenpiteistä, jotka aktivoivat Kelan oikomishoidon korvauksen. Huomaa, että Kelalla on tiettyjä ehtoja, joiden pitää täyttyä ennen kuin oikomishoidosta voi saada Kelakorvauksia. 20.3. Korotettu viikonloppu- ja päivystystaksa Suorittaja voi veloittaa viikonloppu- ja päivystysajalla tehdystä hoidosta korkeamman asiakasmaksun. Kelan korvaustaksaa voidaan vastaavasti korottaa aktivoimalla korotusparametri. Taksaa korotetaan 100%, lukuun ottamatta röntgentoimenpiteitä. Parametri 168 ohjaa korotettuja taksoja. Muuta parametrin arvoksi ON,VVVVKKPP jossa VVVKKPP on se päivämäärä, josta lähtien korotetut päivystystaksat ovat voimassa. Ohjelma tulkitsee taksan korotuksen sen mukaan, milloin potilaan ajanvaraus on. Korotus tapahtuu automaattisesti, jos potilas on hoitoajan perusteella oikeutettu siihen.
21. LÄHETTEEN KIRJOITTAMINEN 41 / 60 Lähete löytyy Lomakkeet-ylävalikosta, kohdasta Lähetteet Tutkimus- ja hoitomääräys SV3shm. 21.1. Lähetteen täyttäminen Lähetteelle tulee täyttää vähintään seuraavat tiedot: Tavoitteet Määrättävät tutkimus- ja hoitokerrat Tutkimuspäivä (Milloin potilaalle tehtiin suuhygienistihoitoon oikeuttava tutkimus) Allekirjoituspäivä (Milloin lähete allekirjoitettiin, tämän pitää olla aikaisintaan sama päivä kuin tutkimuspäivä) 21.1.1. Lähetteen täyttää suuhygienisti Mikäli lomakkeen täyttäjä on suuhygieniesti, tulee hänen valita lomakkeen kuittaajana toimiva hammaslääkäri listalta. Mikäli organisaatiossa on useita hoitoloita, tulee myös hoitola valita. Ohjelma kysyy allekirjoitushoitolaa. Lähete tulostetaan ja tallennetaan painamalla OK. 21.1.2. Lähetteen täyttää hammaslääkäri Mikäli lomakkeen täyttäjä on hammaslääkäri, tulevat hänen tietonsa suoraan Lähettävä lääkäri kenttiin. Mikäli organisaatiossa on useita hoitoloita, tulee myös hoitola valita. Ohjelma kysyy allekirjoitushoitolaa. Lähete tulostetaan ja tallennetaan painamalla OK.
42 / 60 Lähete avautuu ensin esikatseluikkunaan, josta se voidaan haluttaessa tulostaa. 21.2. Ulkopuolinen lähete Mikäli lähetteen on tehnyt ulkopuolinen lääkäri (lähete saapunut paperilla), valitaan Ulkopuolinen lähete -kenttä. Tällöin lähetteelle voidaan kirjoittaa lähetteen tehneen hammaslääkärin tiedot. Ulkopuolinen lähete tulee täyttää alkuperäisen lähetteen tiedoilla. Ulkopuolinen lähete eroaa järjestelmän omien lääkäreiden lähetteistä siinä, että sitä ei voi tulostaa.
43 / 60 22. SUUHYGIENISTIN KELAKORVAUKSEN HAKEMINEN Toimenpiteiden laskutus tehdään normaalisti yrityksen/hoitolan käyttämällä tavalla. Mikäli potilaalla on SV3shm-lähete, tulostaa ohjelma asiakkaalle hoitomääräyksen mukaisen SV3shs-korvauslomakkeen. Asiakas saa suuhygienistin hoidosta myös suorakorvauksen. 22.1. Käynnin kuittauksen yhteydessä puuttuva SV3shm-lähete Mikäli yksityisasiakkaalta puuttuu lähete, ilmoittaa ohjelma siitä. Lähetteen voi luoda käynnin kuittauksen yhteydessä Lähete-painikkeesta. Lähete pitää allekirjoituttaa tutkimuksen tehneellä hammaslääkärillä. 22.2. Laskutettaessa puuttuva SV3shm-lähete Mikäli laskulle halutaan Kelakorvaus, täytyy lähete tehdä ensin.
44 / 60 23. VIITEAINEISTON KÄYTTÖ MAKSUSEURANNASSA WinHIT tukee: Pankkien viiteaineistoja. Pankkien sähköisiä tiliotteita. Kelan ja ostopalveluiden konekielistä suorakorvaustilitystä. 23.1. Käyttöönotto Viiteaineistojen käyttöönotto tapahtuu yhdessä In Net Oy:n kanssa. Avustamme sähköisten viiteaineistojen käyttöönotossa. Käyttöönotossa tulee huomioida alla luetellut seikat: Miten viitteitä käytetään Yrityskohtaisesti o Ajokansion sijainti, ajon tekevä henkilö? Suorituspaikkakohtaisesti o Ajokansiot mahdollisesti suorituspaikoissa erikseen? Ajon tekevä henkilö? o Suorittajakohtaisesti o Ajokansion sijainti (työpistekohtainen, keskitetty?) o Viitetiedostojen toimitus ajopaikalle (esim. jos pankkiyhteys on suorittajakohtainen) o Ajon tekevä henkilö 23.2. Viiteaineistojen pääte Pankkien tekstipohjaisten viiteaineistojen rakenne on identtinen, mutta pääte vaihtelee. Pääte selviää mm. pankin viiteaineisto-ohjeesta. Näiden tietojen selvittämisen jälkeen järjestelmään voidaan tehdä viiteaineiston asetukset. 23.3. Parametrit Käyttöönottoon liittyy yksi parametri, joka täytyy asettaa, ennen kuin viitteitä voidaan lukea sisään. Parametri Selite Arvo 134 Laskujen kuittaus maksetuksi viiteaineistolla 0/1 ei käytössä/käytössä Parametri 134 ohjaa viitteiden käyttöä. Arvo 1 tarkoittaa, että sähköistä viiteaineistoa voidaan käyttää maksutapahtumien merkitsemiseen.
23.4. Viite.ini 45 / 60 Jotta viiteaineistojen sisään lukeminen aktivoituu Ajanvarauksen Laskujen käsittelyssä, tulee winhit-ohjelmiston asennuskansiossa olla viite.ini -ohjaustiedosto. Viite.inin rakenne on seuraavanlainen: [VIITEAINEISTO] aktivoitu=1 ;Osion otsikko ;0=ei aktivoitu, 1=aktivoitu [Aineistot] ;Osion otsikko viite_01_aktiivi=1 ;Onko aineisto aktiivinen 0=ei, 1=kyllä viite_01_nootti=rtt : Testilääkärin Nordea ;Viiteaineiston omistaja viite_01_tiedosto=*.ktl ;Viitetiedoston päätteen tyyppi viite_01_kansio_in=d:\asiakastiedot\testi ;Viitetiedoston sijainti sisään luettassa viite_01_kansio_out=d:\asiakastiedot\testi\vanhat ;Viitetiedoston arkistointikansio Aineistot erotellaan toisistaan viite_xx-tiedolla, jossa xx on jatkuva numero, alkaen numerosta 01. Lisäksi viite_xx_nootti-tiedon tulisi olla uniikki jokaiselle viiteaineiston omistajalle (näytetään viestinä viitteiden luku-ikkunassa). Viite.inillä voidaan täten erottaa toisistaan eri viitteiden omistajat. Huomaa, että viite_xx_tiedosto-tiedon tulee olla tarkka, koska kansiosta näytetään vain kyseisen päätteen omaavat tiedostot.
46 / 60 24. VIITEAINEISTON SISÄÄNLUKEMINEN 1. Viiteaineisto noudetaan yleensä pankin Internet-sivuilta. Tallenna aineisto viite-kansioon (yleensä oma tietokone -> c:\viite) ennen sisään lukemisen aloittamista. 2. Viitteet luetaan järjestelmään Ajanvaraus-ohjelmalla. 3. Valitaan Laskujen käsittely ylävalikosta. 4. Valitaan Kaikki asiakkaat - Odottaa suoritusta (Reskontra)-oksa 5. Painetaan Lue viiteaineisto. 6. Viiteaineistot-ikkunassa valitaan ensin viitepolku. 7. Tämän jälkeen valitaan aineisto listalta. 3. Lopuksi painetaan Lue, jolloin ohjelma lukee viiteaineiston sisään ja vertaa sitä laskuihin. Kun laskut on luettu, antaa ohjelma raportin aineiston sisällöstä. Raportti tallennetaan ohjelman asennuskansion alle Seuranta-kansioon nimellä viitesii.txt.
24.1. Viitemaksu-raportti Testihoitola Oy 47 / 60 VIITETIEDOSTOSTA MAKSETUKSI 24.06.2009 Klo 09:02 (ADM) Tiedosto : D:\asiakastiedot\testi\Aineisto20090629.ktl Tapahtumapäivä : 22.06.09 klo 23.59 EUR Laskunumero Nimi Lasku Korvaus Omavastuu Maksu Velka Huom! -------------------------------------------------------------------------------------------- 00001111 Testi tyttö 94,00 94,00 00001122 Testi Maija-Leen 58,00 19,20 38,80 38,80 19,20 00001133 Testi Maija-Leen 2160,00 728,78 1431,22 1431,22 728,78 00001144 Testityttö Pirjo 68,00 68,00 00001155 Testi Eeva 78,00 78,00 00001166 Testipoika Jaakk 1740,00 390,12 1349,88 1349,88 390,12 00001177 Testaus Aarno 258,00 177,41 80,59 80,59 177,41 00001188 Testaus Arja 2326,00 2326,00 00001199 Testi Pirjo 448,00 448,00 00002200 Testi Helinä 55,00 55,00 00002211 Testaus Timo 171,00 171,00 00002222 Malli Irja 463,00 133,46 329,54 329,54 133,46 + ei laskua : ** 00000000000000082233 22.06.09 130,80 TESTI JAANA! Yhteensä tapahtumarivit 13 kpl 6600,83 arkistoitu 12 kpl 6470,03 ============================================================================= Laskuja kuitattiin maksetuiksi 12 kpl 6470,03 Laskuja ei löytynyt 1 kpl 130,80 24.2. Virheelliset viitemaksut ja vikatilanteet Mikäli viiteaineistossa on virheellinen viitemaksu (laskua ei löydy tai maksu on useamman kerran samalla viitteellä), ilmoittaa viitemaksu-raportti tapahtumasta. Ohjelma ilmoittaa virheestä seuraavissa tilanteissa: Viiteaineiston loppusijoitus-kansiota ei löydy. Seuranta-kansiota ohjelman asennuskansion alla ei ole. Mikäli ohjelma ilmoittaa virheestä, ota ylös virheen sisältö ja ilmoita se In Net Oy:n tukeen.
25. KAUSIRAPORTOINTI 48 / 60 25.1. Oikean laskutusraportin valinta Laskutusraportit helpottavat organisaation lasku- ja maksuliikenteen seurantaa. 25.1.1. Suorittajan tekemä työ Kun halutaan seurata toimenpiteiden määriä ja tulojen jakautumista niiden mukaan, käytetään: Toimenpiteet, seuranta o Näyttää suorittajan tekemän työn ottamatta kantaa laskutus- tai maksutilanteeseen. Käyntipäiväkirja o Näyttää kaikki suorittajan käynnit ajanjaksolta. Näyttää lisäksi, onko käyntiä laskutettu ja mikä on laskun tyyppi. 25.1.2. Laskutus Kun halutaan seurata tehtyä laskutusta, käytetään: Laskupäiväkirja o Päivä-, viikko- ja kuukausitasolla ajettava raportti organisaation laskutuksesta Laskutetut toimenpiteet o Raportti näyttää aikavälillä laskutetut toimenpiteet. Tällä nähdään eri toimenpiteiden vaikutus laskutukseen. 25.1.3. Maksuliikenne Kun halutaan seurata kertyneitä maksuja, käytetään: Maksupäiväkirja o Päivä-, viikko- ja kuukausitason raportti organisaatiolle tulleista maksuista. Maksetut toimenpiteet o Raportti, joka näyttää aikajaksolla täysin maksetut toimenpiteet. Tätä raporttia voidaan käyttää palkanmaksun perusteena.
49 / 60 26. RAPORTEISSA ESIINTYVÄT TIEDOT Laskun laskutyyppi on merkitty raportin vasempaan reunaan, jokaisen laskun kohdalle. Merkintä Selite Ei merkintää pankkisiirto k, kä käteislasku Pk Pankkikortti Lk Luottokortti Maksu myöhässä -merkintä on merkitty odottaa suoritusta ja maksupäiväkirja-raportteihin. m3 Myöhässä 3 pv eräpäivästä (vain pankkisiirrot) 26.1. Raporttien otsake Kaikissa raporteissa on samanlainen otsake. Otsakkeista löytyvät yritys, se suorittaja jonka laskuja haetaan, raportin nimi, päivämääräväli, ajopäivä ja raportin tekijän käyttäjätunnus. 26.2. Raporttien sisältöohje Suurin osa raporteista sisältää tulkintaohjeen raportin lopussa: 26.3. Usean suorittajan esiintyminen samalla raportilla Mikäli raportti sisältää useita suorittajia, vaihtuu otsakkeen suorittaja-tieto aina kun siirrytään seuraavan suorittajan laskuihin. 26.4. Suorittajien lajittelu raportin sisällä Kun ajetaan raportteja useammalle suorittajalle, suorittajat lajitellaan käyttäjätunnuksen mukaan.
26.5. Vähennykset 50 / 60 Laskuun kohdistuva vähennys tarkoittaa ennalta sovittujen toimenpiteiden tai muiden kulujen vähentämistä suorittajan laskutuksesta. Vähennyksiä voivat olla toimistomaksu, proteettisen työn materiaalikulut tai muut materiaalikulut sekä hammashoitotarvikkeiden myynti. Vähennyksiä ohjataan raporttiryhmillä jotka tulee määritellä erikseen. Esimerkki: Heikki Hammaslääkäri laskuttaa proteettisesta työstä 600. Työstä on kuitenkin kertynyt materiaalikuluja 300. Materiaalikulut vähennetään laskusta, jolloin jäljelle jää 300. Tämä summa edustaa varsinaista tuloa tai hammaslääkärille tilitettävää summaa. 26.6. Laskutus toisen suorittajan kautta Siirto tarkoittaa, että laskuttajalta siirretään tuloja työn tekijälle (toimenpiteen kuittaajalle). Useimmiten tämä tarkoittaa sitä, että suuhygienisti on laskuttanut hammaslääkärin kautta, tai toisen hammaslääkärin toimenpiteitä on laskutettu toisen kautta. Esimerkki: Sirpa Suuhygienisti laskuttaa parodontologisen hoidon Heikki Hammaslääkärin kautta. Tulo näkyy Heikki Hammaslääkärin laskutuksessa, mutta koska työn on tehnyt Sirpa, siirretään toimenpiteen summa hänelle.
51 / 60 27. LASKUTUSRAPORTTIEN AJAMINEN Laskutusraportit ovat Laskujen käsittelyssä. Raportit löytyvät vasemmalta, laskupuun pohjalta. Käyttäjän oikeustaso vaikuttaa raportteihin: pääkäyttäjä pystyy ajamaan kaikkien suorittajien raportit, peruskäyttäjä vain itseensä kohdistuvat raportit. 27.1. Raporttien käynnistäminen Kaikki raportit, Odottaa suoritusta -raporttia lukuunottamatta, kysyvät päivämäärä-välin ennen ajoa: Valitse haluamasi päivämäärä-väli kalenterista. 27.2. Raportin kohteen valinta (pääkäyttäjät) Pääkäyttäjät saavat päivämäärä-välin lisäksi kysymyksen valittavasta suorittajasta. Painamalla Kyllä ajetaan raportti valitulle suorittajalle. Painamalla Ei raporttiin voidaan valita suorittaja(t) erillisestä ikkunasta.
27.3. Raporttien tulostaminen 52 / 60 Suurin osa raporteista tulostuu automaattisesti tulostimelle. Suosittelemme PDF-tulostimen käyttöä. Tällöin raportit saa helposti sähköiseen muotoon. SHG-raportti avautuu Wordpad-ohjelmaan, josta sitä voi jatkokäsitellä. PDF-tulostusohjelmia: CutePDF Bullzip PDF Adobe Acrobatin jotkut versiot FoXit PDF
28. LASKUPÄIVÄKIRJA 53 / 60 Laskupäiväkirja näyttää listan valitun suorittajan annetuista laskuista halutulla päivämäärävälillä. Laskut järjestetään laskutyypin mukaan. Raporttia käytetään seuraamaan hoitolan laskutusta päivittäin, viikoittain tai pidemmällä aikajaksolla. Jos tallennat raportin pdf-tiedostona, tulee sen nimeksi: LASKUPÄIVÄKIRJA Päivämääräväli.pdf 28.1. Laskutetut toimenpiteet-erittely Laskupäiväkirjalle voidaan ottaa lisänä myös lista laskutetuista toimenpiteistä. Kun raportti kysyy, tulostetaanko toimenpide-erittely, vastaamalla Kyllä saadaan erittely. 28.2. Raportin sisältö Raportissa on laskulista halutun päivämäärävälin kaikista laskuista. Laskut ovat laskutyypin mukaisessa järjestyksessä pienimmästä laskunumerosta suurimpaan: Pankkisiirto Käteinen Pankkikortti Luottokortti Raportin lopussa on yhteenveto eri laskutyypeistä sekä niiden korvaus- ja omavastuuosuuksista. Lisäksi esitetään yhteenveto suorittajien laskutuksesta. Mikäli päivämäärävälille osuu mitätöintejä, ne näytetään vähennyksenä laskutuksesta.
Huom! 54 / 60 Laskupäiväkirja esittää laskutuksen laskutettujen toimenpiteiden muodossa, ei suorittajan laskutuksen kautta. Tämä vaikuttaa niin, että laskupäiväkirjassa nähdään kunkin suorittajan kuitattu ja laskutettu työ. Se, kenen nimissä lasku on annettu, ei vaikuta raporttiin. 28.3. Laskupäiväkirjan yhteenvedon malli
29. MAKSUPÄIVÄKIRJA 55 / 60 Maksupäiväkirja näyttää listan halutun suorittajan kaikista maksuista valitulla päivämäärävälillä. Maksut järjestetään maksupäivän mukaan, pienimmästä laskunumerosta isoimpaan. Maksutapahtumia ei erotella suorittajakohtaisesti, vaikka päiväkirjalla haettaisiin useamman suorittajan maksuja. Maksut erotellaan laskutyypin mukaan. Laskuilla nähdään myös, kuinka monta päivää maksutapahtuma on ollut myöhässä (pankkisiirtojen kohdalla). Raporttia käytetään seuraamaan hoitolan kaikkia maksutapahtumia. Sitä käytetään tarkastettaessa käteisen ja korttipäätteen tilitys. Raportista saadaan myös suorittajalle kohdistuvat maksutapahtumat aikavälillä. Jos tallennat raportin pdf-tiedostona, tulee sen nimeksi: MAKSUPÄIVÄKIRJA Päivämääräväli.pdf 29.1. Laskutetut toimenpiteet-erittely Laskupäiväkirjalle voidaan ottaa lisänä myös lista laskutetuista toimenpiteistä. Kun raportti kysyy, tulostetaanko toimenpide-erittely, vastaamalla Kyllä saadaan erittely. 29.2. Kelan/OP:n suoritukset maksupäiväkirjalla Mikäli maksutapahtuman vasemmassa laidassa on kirjain (l=luottokortti, k=käteinen, p=pankkikortti), on kyseessä Kela- tai Ostopalvelun korvauksen maksu, joka kohdistuu käteislaskuun. Korvaustapahtumat merkitään aina tapahtuvaksi pankkisiirtoina. Seuraavan sivun esimerkissä on useita Kelan korvaustapahtumia. HUOM! Ohjelma näyttää Kelan maksun yhteydessä virheellisesti, että käteislaskulla olisi vielä velkaa, vaikka näin ei ole. Kyseessä on ohjelmavirhe. (Versio 17.7.2009). 29.3. Raportin sisältö Näyttää maksutapahtumat laskutyypin mukaan päivämäärä-ja laskunumero-järjestyksessä.
Pankkisiirto Käteinen Pankkikortti Luottokortti 56 / 60 Raportin oikeassa laidassa nähdään mxx-merkintä, mikäli maksu on myöhässä. XX tarkoittaa myöhästyneiden päivien lukumäärää. Velka-sarakkeessa nähdään laskun jäljellä oleva velka. (Katso kohta Kelan maksut) 29.4. Maksupäiväkirjan tapahtumamalli Näyttää yhteenvedon laskutyyppi- ja suorittajakohtaisesti. Tappiot näytetään laskutyyppien vieressä.
30. LASKUN VAKIOTEKSTIT 57 / 60 Laskun vakiotekstit tulostuvat kaikkien paitsi ulkoistettujen laskujen keskelle, tilisiirto-osan yläpuolelle. Laskun vakiotekstit ovat samat koko organisaatiolle. Laskuvakiorivejä voi olla maksimissaan kolme ja maksimissaan jokaisella rivillä voi olla 2 saraketta. Huom! Sarake 3 ei ole vielä käytössä. 30.1. Vakiotekstien hallinta 1. Avaa Koodisto (Käyttö-ylävalikko, Käynnistä Koodisto) anna pääkäyttäjän tunnukset. 2. Valitse Perustiedot-ylävalikko. 3. Valitse Laskuvakiot. 30.1.1. Vakiotekstien hallintaikkuna Hallintaikkunassa voidaan tehdä uusia vakiorivejä painamalla Uusi, muokata vanhaa riviä painamalla Muuta ja poistaa vanha vakiorivi painamalla Poista.