Sähköisen asioinnin ohjelma Ohjelmien ja suurten projektien johtaminen 20.5.2008 Eira Mononen
Sisältö 1. Espoo moninaisten palvelujen kasvava kaupunki 2. Toimintaympäristön paineet, tarvitsemme radikaalia muutosta 3. Näkyvää nopeasti - pitkäjänteisesti 4. Luovasti ja oppien kohti visiota 20.5.2008 2
Suomen toiseksi suurin kaupunki Asukkaita 235 000 Väestö kymmenkertaistunut 50 vuodessa Pinta-ala 528 km 2 maa-alueet 312 km 2, vesistö 216 km 2, merenrantaa 58 km, järviä 95 kpl Henkilöstö 13 500 työntekijää 20.5.2008 3
Moninaiset palvelut TOIMINTATULOT Verotulot 1149,6 milj. - ansiotulot 946,3 milj. - yhteisövero 151,4 milj. - kiinteistövero 51,9 milj. TOIMINTAMENOT Päivittäinen palvelujen tuotanto 1 381,2 milj. Esim. palkat, tilat, tarvikkeet, ostopalvelut Keskeisimpiä menoeriä: Toiminnasta saatavat tuotot 317,3 milj.* Terveyspalvelut Opetus Päivähoitopalvelut 264,9 milj. 257,8 milj. 182,0 milj. Investointitulot 42,3 milj. Perhe- ja sosiaalipalvelut 149,3 milj. Vanhusten palvelut 100,8 milj. Joukkoliikenne 39,1 milj. Rahoitustulot 15,2 milj. Kulttuuripalvelut 52,6 milj Liikuntapalvelut 25,5 milj. Kaupunkisuunnittelu 9,9 milj. Valtionosuudet 7,2 milj. INVESTOINTIMENOT 216,6 milj. (rakennukset 56,5 milj., perusinfran rakentaminen 128,7 milj.) *Ei sisällä liikelaitoksia eikä erillisiä taseyksiköitä. Sisältää sisäiset erät. 20.5.2008 4
Palvelutarve kasvaa, työvoima vähenee Vanhusväestön osuus kasvaa Työntekijät eläköityvät, nuorten ikäluokat pieniä Kasvava kaupunki, lisää lapsia; päivähoitoa ja kouluja tarvitaan Pääkaupunkiseudun yhteistyö palveluissa Espoolaisten aktiivisuus verkkopalveluissa korkea Uusia toimintamalleja tarvitaan Teknologian mahdollisuudet hyödynnettävä 20.5.2008 5
Sähköisiä palveluja kehitteillä - hajanaisesti Kehittäminen pistemäistä Mahdollistanut etenemisen siellä missä on valmiudet Ideoita ja toteutuksia on, laajempi käyttöönotto ja kokemusten vaihto puutteellista Yhteiset linjaukset vähäisiä, tuki ja edellytysten luonti ei ole riittävää Riskinä päällekkäiset konseptit ja yhteensopimattomuus Valmiudet uuden teknologian hyödyntämiseen riittämättömät Monia palveluja vireillä, ideoina Sosiaali- ja terveystoimi: Call center 10023 kehittäminen, kuntoutussairaalan uusi konsepti, ajanvaraus / peruutus, viestintä ja vuorovaikutus, Hyvinvointi-TV, kotipalvelun mobiilit Sivistystoimi: contact centereitä, ilmoittautuminen, reissuvihko, kurssiportaali, vuorovaikutus, mobiilipalvelut, sähköinen oppimisympäristö Tekniset ja ympäristöpalvelut: contact center, lomakkeet, rakennusvalvonnan prosessi, seudullinen vuokra-asuntohaku 20.5.2008 6
Suuntaviivoja sähköisten palvelujen kehittämiselle Kehittäminen lähtee toiminnan tarpeista ja asiakasprosessien kehittämisestä. Tietoteknologialla on mahdollistajan rooli. Tarkastellaan kokonaisia palveluprosesseja: asiakasrajapintaa, taustaprosesseja ja tukiprosesseja Haetaan ratkaisuja, jotka vähentävät työtä ja tuovat vaikuttavuutta ja tehokkuutta palveluun. Priorisoidaan palvelut, joissa itsepalveluista on eniten hyötyä. Hyödynnetään kansallisia ja seudullisia ratkaisuja. Johdetaan kehittämistä siten, että voidaan toteuttaa ja hyödyntää yhteisiä konsepteja ja oppia toisten kokemuksista 20.5.2008 7
Tarkastelussa oltava kokonaiset palveluprosessit: asiakasrajapinta, taustaprosessit, tukiprosessit Espoon kaupunki Toimiala Keskushallinto Asukkaat ja Asiakkaat Ulkoinen palvelutoimittaja 20.5.2008 8
Tunnistettuja riskejä RISKI VAIKUTUKSET TOIMENPITEET Ei ole yhteistä tahtotilaa ja sitoutumista radikaaliin muutokseen Koordinointi ja hallinta kuihduttavat innostuneen ja oma-aloitteisen kehittämisen Toimintatavat eivät muutu Hyödyt eivät toteudu Henkilöstö ei sitoudu, muutosta ei saada aikaan Keskustelemalla laaja sitoutuminen Selkeät päätökset tavoitteista ja resursseista, myös Espoo-strategiassa Pitkäjänteinen johtaminen Edellytysten luominen kehittämiselle Ohjelmajohtamisen malli Toimintavetoisuus projekteissa Yhteisyyden hyödyistä näyttöä nopeasti Ei resursoida riittävästi Henkilöstö uupuu Projektihenkilöiden irrotus omasta kehittämis- ja Projektit pitkittyvät, työstä käyttöönottovaiheessa epäonnistuvat Hyvä ulkopuolinen tuki ICT-teknologia ja tuki rajoittaa kehitystä Uudet ideat ja kokeilut epäonnistuvat Palvelujen toimintavarmuus kärsii Vahva muutos- ja projektiosaaminen Panostus teknologiapohjan kuntoon saamiseen Riittävä osaaminen ja resurssit tietohallintoon Pilotoinnin tuen järjestäminen Koestettujen ratkaisujen käyttö 20.5.2008 9
Strategiset muutostilanteet Osallistavasti ja pitkäjänteisesti johdettu muutos Osallistava transformaatio Vahvasti ja pitkäjänteisesti johdettu muutos Johtajavetoinen transformaatio Muutoksen vaikutukset ajattelutapoihin ja työtehtävien osaamisvaatimuksiin SUURET PIEN NET siirtyminen ratkaisulähtöiseen toimintamalliin arvojen määrittely ja toiminnallistaminen toiminnan jatkuva parantaminen Jatkuva uudistuminen Jatkuva kehittäminen ja osallistaminen yrityksen kokonaisvaltainen uudistuminen merkittävä prosessien ja järjestelmien uudistamishanke ulkoistaminen yritysjärjestelyt saneeraus Tehomuutos Vahvasti johdettu ja nopeasti läpiviety muutos Hidas, vaiheittainen riittää Nopeat vaikutukset välttämättömiä Toimintaympäristön, asiakkaiden / omistajien edellyttämä nopeus muutoksessa 20.5.2008 10
Kehittämistä johdettava ohjelmana Kehittämistä on johdettava ohjelmana, koska kyse on strategisesti tärkeästä, kaikkia toimialoja koskevasta kokonaisuudesta, jossa organisaatiorajat ylittävillä prosesseilla, yhtenäisillä ratkaisuilla ja ICTarkkitehtuurien noudattamisella on olennainen merkitys. Hyvä ohjelmajohtaminen antaa suunnan ja luo edellytyksiä onnistumiselle. Kehittäminen vaatii resursseja, mutta hyötypotentiaali on suuri. Ohjelmasta laaditaan business-case. Hyödyt eivät synny heti, oppimiselle on annettava aikaa. Vaiheittainen eteneminen. Projektien priorisointi. kohdentuminen työvoimapula-aloille, soveltuminen seudullisesti, mahdollisuus volyymihyötyihin, mahdollisuus asiakkaan hyötyihin, valmius kehittämiseen (esim. prosessit tunnistettu) 20.5.2008 11
Vaiheistus 2007 2008 2009 Ohjelmaidean tarkennus ja edellytykset Päätös etenemisestä Ohjelmaidean tarkennus Ideointi ja sitoutuminen Ohjelman suunnittelu Edellytysten luominen Ohjelman perustaminen Linjaus Espoo-strategiaan Toteutus Onnistuminen Hyödyt Asiantuntija- ja ideatyöpajoja: tulevaisuuden näkymiä, kokemuksia Kumppanitapaamisia Laaja keskustelu: henkilöstö, johto, luottamushenkilöt, asukkaat Espoon ohjelmajohtamisen mallin kehittäminen 20.5.2008 12