Tarkastuslautakunnan kokous 24.1.2018 Pöytäkirja
PÖYTÄKIRJA 2 (7) Tarkastuslautakunta TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS Aika 24.1.2018 klo 10.00 11.20. Paikka Lisätiedot ISLABin hallinnon kokoushuone, c/o KYS, rak 1A, 3. krs Kahvit tarjolla kokoustilassa, lounasmahdollisuus sairaalan ruokalassa kokouksen jälkeen. Käsitellyt asiat 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 3 2 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERI... 4 3 KOKOUKSESSA PIDETTÄVÄN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN JA TARKASTUSAJAN JA PAIKAN MÄÄRÄÄMINEN... 4 4 TOIMITUSJOHTAJAN AJANKOHTAISKATSAUS... 4 5 TILINTARKASTAJAN AJANKOHTAISKATSAUS... 5 6 SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN... 5 7 ISLABIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUIDEN KILPAILUTUS... 5 8 TIEDOKSI SAATETTAVAT ASIAT... 6 9 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT... 7 10 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA... 7 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN... 7 Allekirjoitukset Pekka Nousiainen puheenjohtaja Anu Tervala pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten kanssa yhtäpitäväksi. Arto Seppälä Jussi Kauhanen
PÖYTÄKIRJA 3 (7) Listan asianro 1. 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Varsinaiset jäsenet Varajäsenet Kauhanen Jussi Kekoni Jaakko (PSSHP) Nousiainen Pekka Myllys Ahti (ISSHP) Seppälä Arto Kuikka Seija (ESSOTE) Varis Minna Pulkkinen Seppo (SIUN SOTE) Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Pekka Nousiainen Minna Varis Kokoukseen kutsutut Päävastuullinen tilintarkastaja Kati Mäntylä, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Tilintarkastaja Kaisa Lappalainen, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Tilintarkastaja Eetu Pulkkinen, KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Toimitusjohtaja Kari Punnonen Hallinto- ja talouspäällikkö Anu Tervala Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 16.1.2008 päättänyt, että kokouskutsut toimitetaan sähköpostitse noin viikkoa ennen kokousta. Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Kokouskutsu on lähetetty 15.1.2018. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnäolijat: Pekka Nousiainen, puheenjohtaja Jussi Kauhanen Arto Seppälä Seppo Pulkkinen (Minna Variksen varajäsen) Kaisa Lappalainen ( :t 1-6) Kari Punnonen ( :t 1-4) Anu Tervala, pöytäkirjanpitäjä Kokouskutsu on toimitettu sähköpostitse tarkastuslautakunnan jäsenille 15.1.2018. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
PÖYTÄKIRJA 4 (7) Listan asianro 2. 2 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERI Tarkastuslautakunnan tulee nimetä itselleen sihteeri. Tarkastuslautakunta keskustelee ja päättää lautakunnan sihteerin tehtävien hoitamisesta ja nimeää itselleen sihteerin. Tarkastuslautakunta päätti kutsua sihteeriksi hallinto- ja talouspäällikkö Anu Tervalan. Listan asianro 3. 3 KOKOUKSESSA PIDETTÄVÄN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN JA TARKASTUSAJAN JA PAIKAN MÄÄRÄÄMINEN Pöytäkirjan tarkastaa kaksi toimielimen valitsemaa jäsentä, ellei toimielin toisin päätä. Tarkastuslautakunta valitsee 2 pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksen jälkeen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Arto Seppälä ja Jussi Kauhanen. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksen jälkeen. Listan asianro 4. 4 TOIMITUSJOHTAJAN AJANKOHTAISKATSAUS Toimitusjohtajan puheenvuoro. Tarkastuslautakunta merkitsee katsauksen tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 5 (7) Listan asianro 5. 5 TILINTARKASTAJAN AJANKOHTAISKATSAUS Listan asianro 6. Tilintarkastaja esittelee suunnitelman sekä väliraportin vuoden 2017 tarkastuksesta. Tarkastuslautakunta merkitsee katsauksen tiedoksi. 6 SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN Listan asianro 7. Tarkastuslautakunta on todennut kokouksessaan 27.1.2017 (asia 5/ 5) että Kuntalain (410/2015) 84 sidonnaisuuksien ilmoittamisesta koskee ISLABissa johtokunnan jäseniä ja varajäseniä sekä toimitusjohtajaa. ISLABin hallintosäännön 46 :n mukaan tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta liikelaitoskuntayhtymän verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset yhtymäkokoukselle tiedoksi kerran vuodessa. Sidonnaisuudet on julkaistu 1.6.2017 lähtien ISLABin verkkosivuilla. Sidonnaisuuksien ilmoittamisessa käytetään Kuntaliiton tekemän suosituksen mukaista ISLABin omaa lomaketta. Tarkastuslautakunta päättää, että sidonnaisuusilmoitukset tai tarvittaessa aiemman ilmoituksen päivitykset pyydetään kaikilta johtokunnan jäseniltä ja varajäseniltä sekä toimitusjohtajalta 30.3.2018 mennessä. Tarkastuslautakunta käsittelee ilmoitukset seuraavassa kokouksessaan huhtikuun 2018 alussa ja saattaa ne tiedoksi yhtymäkokoukselle 25.4.2018. 7 ISLABIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUIDEN KILPAILUTUS Kuntalain (410/2015) 122 :n mukaan valtuusto (60 ; liikelaitoskuntayhtymässä yhtymäkokous) valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTT-tilintarkastaja). Aiempi sopimus tilintarkastuspalveluista on ollut voimassa vuoden 2017 tilinpäätökseen saakka. Tarkastuslautakunnan tulisi päättää uuden kilpailutuksen järjestämisestä kevään 2018 aikana siten, että 25.4.2018 pidettävä yhtymäkokous voi tehdä valinnan.
PÖYTÄKIRJA 6 (7) Listan asianro 8. Kilpailutus hoidetaan IS-Hankinta Oy:n kautta vaikka hankinnan arvioitu arvo ei ylitä palveluhankintojen kansallista kynnysarvoa. IS-Hankinta valmistelee ja julkaisee tarjouspyynnön lautakunnan päätettyä kilpailutuksesta ja hyväksyttyä tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen sekä ottaa vastaan, avaa ja käsittelee saapuvat tarjoukset. Hankintapäätöksen tekee ISLAB. Sopimus tehdään takautuvasti siten, että se koskee koko vuoden 2018 tarkastusta. IS-Hankinta Oy on valmistellut etukäteen alustavan tilintarkastuspalveluiden tarjouspyynnön ja mukaan liitettävän sopimusluonnoksen (OHEISMATERIAALI 1 JA 2). Kilpailutuksen alustava aikataulu on seuraava: Tarjouspyynnön julkistaminen 31.1.2018 Tarjousten määräpäivä 28.2.2018 Tarkastuslautakunnan käsittely huhtikuun alku 2018 Yhtymäkokous; palveluntuottajan valinta 25.4.2018 Hankintasopimuksen tekeminen 31.5.2018 mennessä Tarkastuslautakunnan kokous olisi hyvä järjestää 3-10.4.2018 välisenä aikana. Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa ISLABin hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut, ja hyväksyy oheismateriaalina esitetyn tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen julkaistavaksi. Edelleen lautakunta hyväksyy edellä esitetyn tarjouskilpailun aikataulun, ja määrää huhtikuun alun kokouksen ajankohdan. Tarkastuslautakunnan kokous pidetään 6.4.2018 klo 10. 8 TIEDOKSI SAATETTAVAT ASIAT Tarkastuslautakunnalle jaetaan tiedoksi - liikelaitoskuntayhtymän vuoden 2018 taloussuunnitelma, sekä - mahdolliset muut tiedoksi saatettavat asiat. Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 7 (7) Listan asianro 9. 9 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Listan asianro 10. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjojen julkistaminen Tarkastuslautakunnan pöytäkirjoja ei ole aikaisemmin julkaistu liikelaitoskuntayhtymän internet-sivuilla. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjat julkaistaan jatkossa liikelaitoskuntayhtymän internet-sivuilla niiltä osin kuin niissä ei ole käsitelty salassa pidettäviä asioita. 10 SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHTA Listan asianro 11. Todetaan seuraavan kokouksen päivämäärä, joka on päätetty kohdassa 7. Tarkastuslautakunnan kokous pidetään 6.4.2018 klo 10. 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.20.