LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/2019 1

Transkriptio

1 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta AIKA kello 14:00-15:58 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 48 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 49 Asioiden käsittelyjärjestyksen muutos 5 50 Tarkastuslautakunnan koulutukset 6 51 Toiminnan ja talouden ajankohtaiskatsaus 7 52 Tilintarkastussopimus Loimaan kaupungin ja KPMG Oy:n välillä sekä 8 tilintarkastusyhteisön vaihdos 53 Loimaan kaupungin uusi vastuullinen tilintarkastaja Mikko Luoma 9 esittäytyy 54 Sidonnaisuusilmoitusten päivitykset Tarkastuslautakunnan työohjelma syksylle

2 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta AIKA kello 14:00-15:58 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone OSALLISTUJAT LÄSNÄ Laaksonen Jukka puheenjohtaja ajan Kiviniemi Sanni varapuheenjohtaja Puheenjohtaja ajan Heinonen Sampsa jäsen Mikkola Hannes jäsen Riuttaskorpi Antti jäsen Härmäaho Hannu varajäsen läsnä Ojala Jouni varajäsen MUU Männistö Sami ptk:n pitäjä Luoma Mikko tilintarkastaja Laine Sari vt talousjohtaja 51 ajan POISSA Boenisch Maiju jäsen Kuusinen Anne jäsen ALLEKIRJOITUKSET Jukka Laaksonen Sanni Kiviniemi Sami Männistö puheenjohtaja puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN Loimaalla 29. päivänä elokuuta 2019 TARKASTUS Sampsa Heinonen Hannes Mikkola PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Loimaan kaupungin hallintopalvelukeskuksessa sekä kaupungin internet-sivulla samasta päivämäärästä lukien Sami Männistö/arkistosihteeri

3 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkla Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajien valinta Tarkla Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Hannes Mikkola ja Sampsa Heinonen.

5 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestyksen muutos Tarkla Valmistelija arkistosihteeri Sami Männistö Loimaan kaupungin hallintosäännön 136 :n mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, ellei toimielin toisin päätä. Esityslistan 8 (tarkastuslautakunnan koulutukset) käsitellään ensimmäisenä kokousasiana. Hyväksyttiin.

6 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan koulutukset Tarkla Valmistelija arkistosihteeri Sami Männistö Tarkastuslautakunta käy keskutelun koulutuksiin osallistumisista: Tarjolla on ainakin seuraavat koulutusvaihtoehdot: 1. BDO Varsinais-Suomen ja Satakunnan tarkastuslautakuntien risteilyseminaari FCG Tarkastuslautakuntien koulutuspäivät marraskuu Aluekoulutus: Kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivä: Hämeenlinna Ehdotus tehdään kokouksessa. Käsittely: Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja teki seuraavan ehdotuksen: 1. Tarkastuslautakunnan jäsenet ja sihteeri voivat halutessaan osallistua koulutuksiin 1-2 (BDO:n risteilyseminaari sekä FCG:n tarkastuslautakuntien koulutuspäiviin). 2. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään kello 14. Hyväksyttiin.

7 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Toiminnan ja talouden ajankohtaiskatsaus Tarkla Valmistelija arkistosihteeri Sami Männistö Loimaan kaupungin vt talousjohtaja Sari Laine esitti kaupungin toiminnan ja talouden ajankohtaiskatsauksen. Lautakunnan jäsenillä oli mahdollisuus esittää kysymyksiä. Tarkastuslautakunta merkitsee katsauksen tiedoksi. Hyväksyttiin. Pöytäkirjamerkintä: Sari Laine poistui kokouksesta asian käsittelyn päätyttyä kello Puheenjohtaja Jukka Laaksonen poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen kello ja varapuheenjohtaja Sanni Kiviniemi toimi puheenjohtajana kokouksen loppuun asti. Varajäsen Hannu Härmäaho saapui kokoukseen kello

8 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastussopimus Loimaan kaupungin ja KPMG Oy:n välillä sekä tilintarkastusyhteisön vaihdos Tarkla Valmistelija arkistosihteeri Sami Männistö Kuntalain 122 :n mukaan kunnannvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Loimaan kaupunginvaltuusto valitsi ( 17) Loimaan kaupungin uudeksi tilintarkastusyhteisöksi vuosille PwC Julkistarkastus Oy:n. Hankintapäätös toteutettiin siten, että vuodet ovat optiovuosia. Hankintapäätöksen jälkeen KPMG Oy Ab on ostanut PwC Julkistarkastus Oy:n koko osakekannan ja yrityskaupan myötä PwC Julkistarkastuksen liiketoiminta ja Loimaan kaupungin tilintarkastussopimus siirtyy KPMG julkistarkastus Oy:lle. Muutos ei vaikuta tilintarkastussopimuksen hintaan tai laajuuteen ja myös vastuullinen tilintarkastaja pysyy samana. Loimaan kaupungin vastuullisena tilintarkastajana toimii JHT Mikko Luoma. 1. Tarkastuslautakunta merkitsee allekirjoitetun tilintarkastussopimuksen tiedoksi. 2. Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se merkitsee tilintarkastusyhteisön vaihtumisen tietoonsa saatetuksi. Hyväksyttiin. Pöytäkirjamerkintä: Tilintarkastaja Mikko Luoma poistui esteellisenä kokouksesta asian käsittelyn ajaksi kello Liitteet 1 toimeksiantokirje_loimaan kaupunki

9 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Loimaan kaupungin uusi vastuullinen tilintarkastaja Mikko Luoma esittäytyy Tarkla Valmistelija arkistosihteeri Sami Männistö Loimaan kaupungin uusi vastuullinen tilintarkastaja Mikko Luoma esittäytyy tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunta merkitsee esittelyn tiedoksi. Hyväksyttiin.

10 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Sidonnaisuusilmoitusten päivitykset Tarkla Valmistelija arkisto Kuntalain 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Kuntalain 84 :n sekä Loimaan kaupungin hallintosäännön 73 :n mukaan tarkastuslautakunta valvoo sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla.tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain. Vuoden 2018 Sidonnaisuusilmoitukset on julkaistu Loimaan kaupungin verkkosivuilla sekä saatettu tiedoksi kaupunginvaltuustolle Tarkastuslautakunta lähettää sidonnaisuuksien ilmoitus- ja päivityspyynnöt ilmoitusvelvollisille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Päivitys pyydetään vain uusilta ilmoitusvelvollisilta sekä niiltä, joiden sidonnaisuuksissa on tapahtunut muutoksia jälkeen. Mahdolliset päivitykset sidonnaisuusrekisteriin käsitellään syyskauden ensimmäisen kokouksen yhteydessä, jonka jälkeen päivitetty rekisteri saatetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle. 2. Sihteeri oikeutetaan poistamaan sidonnaisuusrekisteristä ne henkilöt, jotka eivät enää ole esimerkiksi luottamustehtävän päättymisen takia ilmoitusvelvollisia.

11 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkla Hyväksyttiin. Valmistelija: arkistosihteeri Sami Männistö Kaikille ilmoitusvelvollisille on lähetetty sidonnaisilmoitusten täydentämispyyntö sähköpostitse ja muistutus Ilmoituksen täydennys on pyydetty vain niiltä henkilöiltä, joiden sidonnaisuuksissa on tapahtunut muutoksia lokakuun 2019 jälkeen. Elinympäristövaliokunnassa, kaupunginhallituksessa ja keskusvaalilautakunnassa tapahtuneiden kokoonpanomuutosten seurauksena on kolmelta uudelta ilmoitusvelvolliselta on pyydetty sidonnaisuusilmoitus. Ilmoitukset pyydettiin jättämään kaupungin kirjaamoon mennessä. Määräaikaan mennessä saatiin 5 täydennettyä sekä 2 kokonaan uutta sidonnaisuusilmoitusta. Tarkastuslautakunnan tekemän päätöksen mukaan lautakunnan sihteeri on poistanut rekisteristä seuraavat henkilöt, jotka eivät enää ole ilmoitusvelvollisia johtuen virkasuhteen tai luottamustoimen päättymisestä. Tuija Ketonen Jaana Koota Eveliina Tyyskänen Tarkastuslautakunnan esityslistan julkaisun jälkeen sihteerille on toimitettu vielä yksi kokonaan uusi sidonnaisuusilmoitus, eli lautakunnalle on yhteensä toimitettu viisi täydennettyä ja kolme kokonaan uutta sidonnaisuusilmoitusta. 1. Tarkastuslautakunta tarkastaa päivitetyt sidonnaisilmoitukset ja pyytää tarvittaessa lisäselvityksiä. 2. Tarkastuslautakunta julkaisee päivitetyn sidonnaisrekisterin Loimaan kaupungin internet-sivulla, ja 3. esittää kaupunginvaltuustolle, että valtuusto merkitsee päivitetyn sidonnaisuusrekisterin tietoonsa saatetuksi. Käsittely: Keskustelun kuluessa Sampsa Heinonen teki seuraavan ehdotuksen: Asia palautetaan uudelleen valmisteluun. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli voidaanko ehdotus hyväksyä yksimielisesti. Koska ehdotusta ei vastustettu, niin puheenjohtaja

12 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta katsoi tarkastuslautakunnan hyväksyneen sen. Asia palautetaan uudelleen valmisteluun.

13 LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan työohjelma syksylle 2019 Tarkla Valmistelija: arkistosihteeri Sami Männistö Tarkastuslautakunta on ( 8) hyväksynyt arviointisuunnitelman, jota on viimeksi täsmennetty ( 39). Arviointisuunnitelman mukaiset painopistealueet koskien vuoden 2019 arviointia ovat konsernihallinto ja sivistyspalvelut. Esityslistan liitteenä on työohjelman esiversio, johon sihteeri on lisännyt tarkastuslautakunnan vuosikelloon perustuvat kokousasiat. 1. Tarkastuslautakunta käy keskustelun syksyn työohjelman sisällöstä ja 2. sopii syksyn kokouspäivät. Käsittely: Keskustelun kuluessa Hannes Mikkola teki seuraavan ehdotuksen: 1. Kaupunginjohtaja sekä talousjohtaja kutsutaan kaikkiin syyskauden kokouksiin. 2. Työohjelman käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa. Sampsa Heinonen teki seuraavan ehdotuksen: 1. Lokakuun kokoukseen kutsutaan lautakunnan kuultaviksi sivistysjohtaja Manne Pärkö sekä sivistysvaliokunnan puheenjohtaja Heikki Vainio. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli tarkastuslautakunnalta, voidaanko ehdotukset hyväksyä yksimielisesti. Koska ehdotuksia ei vastustettu, niin puheenjohtaja totesi tarkastuslautakunnan hyväksyneen ehdotukset. 1. Kaupunginjohtaja ja talousjohtaja kutsutaan kaikkiin syyskauden kokouksiin. 2. Työohjelman käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa. 3. Lokakuun kokoukseen kutsutaan sivistysjohtaja Manne Pärkö sekä sivistysvaliokunnan puheenjohtaja Heikki Vainio. Liitteet 2 Tarkastuslautakunnan työohjelma