Oulun yliopiston hallituksen kokous 12.12.2018 Kokous: 10/2018 Oulun yliopiston hallitus Kokouskutsu/esityslista Aika: Keskiviikko 12.12.2018 klo 9.00 12.00 Paikka: Oulun yliopiston päärakennus, HR144 Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu Hallituksen jäsenet: Murto, Risto, toimitusjohtaja, puheenjohtaja Hyssälä, Liisa, vanhempi neuvonantaja, varapuheenjohtaja (etäyhteys) Heiskanen, Miina-Anniina, kauppatieteiden kandidaatti Hiltunen, Jukka, lehtori (poissa 6 :n kohdalla) Huhtala, Anni, ylijohtaja (etäyhteys) Huttula, Marko, professori (poissa 6 ja 7 :ien kohdalla) Kallo, Sakari, tuotantojohtaja (poissa) Kettunen, Jonne, kauppatieteiden maisteri (poissa 6 :n kohdalla) Kontio, Kimmo, tutkijatohtori (poissa 6 :n kohdalla) Lehenkari, Petri, professori (poissa 6 :n kohdalla) Rotkirch, Anna, tutkimusjohtaja Sahlberg, Pasi, professori (poissa) Oulun yliopisto PL 8000 90014 Oulun yliopisto Muut: Niinimäki, Jouko, rehtori (poissa 6-9 :ien kohdalla) Okkonen, Jarmo, henkilöstöjohtaja (paikalla 9-10 :ien kohdalla) Riuttanen, Pekka, talousjohtaja (paikalla 5 :n kohdalla) Collén, Charlotta, kehitysjohtaja (paikalla 4 :n kohdalla) Tikkanen, Pertti, suunnittelupäällikkö (paikalla 4 :n kohdalla) Mikkonen, Tanja, henkilöstöasiantuntija (paikalla 7 :n kohdalla) Kiuru, Essi, hallintojohtaja (poissa 6-9 :ien kohdalla) oulun.yliopisto @ oulu.fi Puh 0294 480 000 Fax 08 344 064 www.oulu.fi 1 / 9
1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus (esittelijä Essi Kiuru) Kutsu kokoukseen oli lähetetty 4.12.2018. Kokouksessa oli läsnä johtosäännön edellyttämä määrä jäseniä. Asiakohdan 6 :n kohdalla tarkistetaan erikseen kokouksen päätösvaltaisuus. Päätösesitys: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Asiakohdan 6 :n osalta todetaan erikseen päätösvaltaisuus. 2 Kokouksen esityslistan hyväksyminen (esittelijä Essi Kiuru) Päätösesitys: Esityslista hyväksytään. 3 Rehtorin katsaus Rehtorin katsaus ajankohtaisiin asioihin. 4 Yliopiston strategian katselmointi (rehtori Jouko Niinimäki) ja strategia-työkalun esittely Yliopiston hallitus hyväksyi Oulun yliopiston strategian 2016-2020 helmikuussa 2016 ja strategiset hankekokonaisuudet (SH1-SH5) seurannan painopisteineen 26.2.2018 (6 ). Strategisia hankekokonaisuuksia ovat: 1. Osaava, vuorovaikuttava ja hyvinvoiva yhteisö 2. Aktiivinen kumppanuus ja vuoropuhelu 3. Korkeatasoinen, vaikuttava tutkimus 4. Laadukas koulutus elämän eri tilanteisiin 5. Innostava työ- ja opiskeluympäristö sekä kampuskokemus Hallitus kävi läpi hankekokonaisuudet ja esitti kommentteja näihin 5.11.2018 pidetyssä tapaamisessaan. Tämän jälkeen yliopiston johtoryhmän kokouksessa selvitettiin strategian päivitystarvetta dekaanien ja OYY:n edustajien näkökulmasta. Kertyneet kommentit ja näkökulmat toimitettiin vielä erikseen dekaaneille ja palvelu- ja muiden yksiköiden esimiehille kommentoitavaksi ja omien 2 / 9
näkökulmien esittämiseksi. Tarkoituksena oli selvittää mahdollisimman kattavasti ja osallistavasti strategian päivitystarve. Saadut kommentit ja näkökulmat esiteltiin hallitukselle kokouksessa. Päätöskohdan yhteydessä kehitysjohtaja Charlotta Collen ja Pertti Tikkanen esittelivät strategia-työkalu LATOA. Päätösesitys: Hallitus valtuuttaa johdon: - ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin yliopistoyhteistöltä saatujen kommenttien ja näkemysten pohjalta siten, että nämä huomioidaan strategisten hankekokonaisuuksien SH 1-SH 5 tavoitteissa ja toimeenpanossa; ja - päivittämään 2016-2020 strategiaa tarvittavilta osin. Lisäksi hallituksen hyväksymät arvot sisällytetään strategiaan. Hallitus hyväksyy päivitetyn päivitetyn strategian sopivassa kevään 2019 kokouksessa. 5 Toiminta- ja taloussuunnitelman, talousarvion ja investointisuunnitelman hyväksyminen (esittelijä Pekka Riuttanen) Yliopistolain 14 :n mukaan yliopiston hallitus päättää yliopiston toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, strategiasta ja ohjauksen periaatteista sekä toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja talousarviosta. Yliopiston hallitus on käsitellyt alustavaa toiminta- ja taloussuunnitelman kehystä syksyllä 2018 lokakuun kokouksessa. Oulun yliopiston johto antoi syksyllä 2018 järjestetyissä esimies forumeissa tulosyksiköille sisäiset ohjeet ja tavoitteet toiminnan ja talouden suunnittelusta. Ohjeistuksessa painotettiin erityisesti realistisen budjetin laadintaa ja rullaavan suunnittelun tärkeydestä suunnittelu prosessissa. Loka-marraskuussa käytiin toiminta- ja taloussuunnitelma neuvottelut yliopiston tiedekuntien ja erillisyksiöiden kanssa. Näiden suunnitelmien pohjalta loka-marraskuussa 2018 käytiin yliopiston johdon toimesta tulosneuvottelut tiedekuntien dekaanien kanssa ja muiden tulosyksiköiden johtajien kanssa. Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma 2019-2020 laatiminen perustuu yliopiston strategian ja siihen liittyvien toimenpideohjelmien ohella opetusja kulttuuriministeriön ja yliopiston väliseen sopimukseen 2017-2020. Taloudellisten voimavarojen osalta suunnitelmat perustuvat valtion talousarvioon vuodelle 2019. Opetus- ja kulttuuriministeriö on toimittanut yliopistolle sopimuksen kaudelle 2018-2020 sekä alustavan laskelman vuoden 2019 perusrahoituksesta. Määrärahoissa näkyy vähennyksenä yliopistoille kustannusneutraalin kikyvähennyksen vaikutus 3,9 milj. euroa, Team Finland Knowledge -verkoston 3 / 9
toimintaan liittyvän 529 000 euron siirto ulkoministeriön hallinnonalalle ja 10 miljoonan euron siirto Suomen Akatemialle kohdennettavaksi yliopistojen tutkimuksen profiloitumiseen. Yliopistokehyksen sisällä on Aalto-yliopiston korvamerkittyä lisärahoitusta siirretty aiempien linjausten mukaisesti 11,6 miljoonaa euroa kaikkien yliopistojen kesken kilpailtavaan laskennalliseen rahoitukseen. Oulun Yliopiston tulosyksiköt laativat näiden tavoitteiden ja ohjeiden mukaisesti toiminta- ja taloussuunnitelmansa ja budjetti ehdotuksensa vuodelle 2019. Talous-suunnitelma laadittiin TATU ohjelmaan ja toiminnansuunnitelma laadittiin LATO ohjelmaan. Vuoden 2019 budjettiesityksessä kokonaistulot ovat 229,8 miljoonaa euroa ( 2018 budjetoidut kokonaistulot 223,7 miljoonaa euroa ). Vuoden 2019 budjetoidut kokonaismenot ovat 231,3 miljoonaa euroa ( 2018 budjetoidut kokonaismenot 233,2 miljoonaa euroa). Oulun yliopiston talousarviossa vuoden 2019 operatiivinen tulos on alijäämäinen 1,5 miljoonaa euroa ( 2018 budjetoitu alijäämä oli 9,6 miljoonaa euroa ) ja tilikauden tulos huomioiden budjetoidun sijoitustoiminnan tulos on ylijäämäinen 3,3 miljoonaa euroa. ( 2018 budjetoitu tulos huomioiden budjetoitu sijoitustoiminnantulos oli alijäämäinen -3,5 miljoonaa euroa ) Budjetti ehdotukseen 2019 on sisällytetty yliopiston johdon korjausta yhteensä -7,0 Meur. Tämä on noin 3,0 % kokonaisbudjetista. Korjauksella on tarkoitus parantaa yliopiston budjetin suunnittelu tarkkuutta ja ennustettavuutta. Päätösesitys: Yliopiston hallitus hyväksyy yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2019-2020 sekä talousarvion vuodelle 2019. Lisäksi hallitus valtuuttaa rehtorin päättämään yliopiston taseen käytöstä vuonna 2019 yhteensä 4,5 miljoonan edestä. 6 Henkilöstön palkitseminen (välitön palkitseminen) (puheenjohtaja Risto Murto) Tämän kohdan käsittelystä olivat poissa esteellisinä Jukka Hiltunen, Kimmo Kontio, Marko Huttula, Jonne Kettunen, Petri Lehenkari sekä Jouko Niinimäki ja Essi Kiuru. Asian esittelijänä toimi puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastaja valittiin kohtien 6-10 osalta tämän kohdan yhteydessä. Kokouksessaan 29.3.2018 (6, Henkilöstön palkitseminen vuoden 2017 tulokseen perustuen) hallitus evästi johdon valmistelemaan uuden ja kattavan palkitsemisohjelman, joka vastaa yliopiston tämän hetken tarpeisiin. Kokouksessaan 29.8.2018 ( 5) hallitus keskusteli palkkio-ohjelman uudistuksesta henkilöstöjohtaja Jarmo Okkosen esityksen pohjalta. 4 / 9
Uuden palkkio-ohjelman kokonaisuuden muodostavat 1) välitön palkitseminen (käsitellään tässä kohdassa 6 ) ja 2) tulospalkkio-ohjelma (käsitellään kohdassa 7 ). Välittömän palkitsemisen ohjelman (LIITE 1) tavoitteena on palkita työntekijöitä poikkeuksellisista työsuorituksista ja onnistumisista sekä kannustaa koko henkilöstöä ponnistelemaan Oulun yliopiston hyväksi. Se mahdollistaa henkilöstön välittömän palkitsemisen tilanteissa, joissa on kyse poikkeuksellisista saavutuksista tai poikkeuksellisesta ponnistelusta Oulun yliopiston hyväksi, tai niiden yhdistelmästä lyhyemmällä aikavälillä. Välittömän palkitsemisen piiriin kuuluvat kaikki vähintään 6 kuukautta yhdenjaksoisissa vakinaisissa tai määräaikaisissa työsuhteissa työskennelleet työntekijät ja joiden työsuhde on hyväksytyn palkkion maksuajankohtana edelleen voimassa. Opetus- ja tutkimushenkilöstöllä, mukaan lukien harjoittelukoulu, palkitsemisen perusteet tyypillisesti liittyvät poikkeuksellisiin onnistumisiin ja ponnisteluun tarjottavan koulutuksen sekä tutkimustoiminnan saralla. Myös työryhmien ja yksiköiden toiminnan kehittäminen ja yksiköiden välisen yhteistyön edistäminen sekä henkilöstön hyvinvoinnin edistäminen tulee kyseeseen palkitsemisen perusteena. Muun henkilöstön osalla palkitsemisen perusteet tyypillisesti liittyvät poikkeuksellisiin onnistumisiin ja ponnisteluun palveluiden kehittämisessä, niiden tuloksellisuuden kehittämisessä sekä onnistumiseen ja ponnisteluun poikkeuksellisissa tilanteissa. Myös työryhmien ja yksiköiden toiminnan kehittäminen ja yksiköiden välisen yhteistyön edistäminen sekä henkilöstön hyvinvoinnin edistäminen tulee kyseeseen palkitsemisen perusteena. Välittömän palkitsemisen ohjelmassa ei palkitsemiselle ei ole tiettyä ennalta määriteltyä ajankohtaa, vaan palkkioesityksiä voidaan tehdä tilanteen edellyttämänä ajankohtana. Välittömän palkitsemisen luonteeseen kuuluu, että palkitsemisella ja sen perusteena olevalla työsuorituksella ja/tai ponnistelulla on tiivis ajallinen yhteys. Palkkion suuruus on 400-2000 Euroa ja se voidaan maksaa samalla perusteella vain yhden kerran. Samalle henkilölle palkkio voidaan maksaa eri perusteilla korkeintaan kaksi kertaa vuodessa. Samalla perusteella ei voida maksaa muita palkkioita. Välittömän palkitsemisen kustannukset katetaan kokonaisuudessaan tulosyksikön henkilöstöbudjetista. Tulosyksikkö budjetoi välittömän palkitsemisen edellyttämän summan osana rullaavaa taloussuunnittelua. Palkkion hyväksyy aina asianomaisen tulosyksikön esimies ja yksikköä tukeva henkilöstöpäällikkö. Lisäksi vaaditaan aina palkkiota esittävän esimiehen hyväksyntä (yksi yli periaate). 5 / 9
Yliopistotasolla odotusarvona on, että vuosittain välittömän palkitsemisen palkkiohin käytetään noin 400 000 Euroa (ilman sivukuluja) ja palkistemisen piirissä on noin 400 työntekijää. Henkilöstöpalvelut seuraa välittömän palkitsemisen toteutumista ja raportoi säännöllisesti toteumasta yhteistoimintaneuvottelukunnassa sekä yliopiston johtoryhmässä. Aiemmasta kannustepalkkio-ohjelmasta luovutaan, kun molemmat 6 ja 7 :ien kohdalla käsitellyt palkkio-ohjelmat astuvat voimaan 1.1.2019. Päätösesitys: Hallitus - hyväksyy uuden välittömän palkitsemisen ohjelman (LIITE 1) 1.1.2019 alkaen, ja - päättää aiemmasta kannustepalkkio-ohjelmasta luopumisesta 31.12.2018; ja - valtuuttaa rehtorin ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ohjelmien käyttöönottamiseksi. 7 Henkilöstön palkitseminen (tulospalkkio-ohjelma) (esittelijä Tanja Mikkonen) Tämän kohdan käsittelystä olivat poissa esteellisinä Marko Huttula, Jouko Niinimäki ja Essi Kiuru. Asian esittelijänä toimi henkilöstöasiantuntija Tanja Mikkonen. Tulospalkkio-ohjelma (LIITE 1) on ensisijaisesti Oulun yliopiston hallituksen työkalu yliopiston ja tiedekuntien johdon aktiviteettien linjaamiseksi. Tulospalkkio-ohjelman avulla kannustetaan avainrooleissa toimivia henkilöitä yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamiseen sekä pyritään vahvistamaan heidän sitoutumistaan Oulun yliopistoon. Tulospalkkio-ohjelmaan kuuluvat rehtoraatti, dekaanit ja koulutusdekaanit, tutkimus- ja erillisyksiköiden johtajat sekä palvelutoimintojen johtajat. Ohjelmaan kuuluakseen on henkilön toimittava yllämainitussa roolissa vähintään kuusi kuukautta ja lisäksi maksun saadakseen oltava Oulun yliopiston palveluksessa maksun ajankohtana. Tulospalkkio-ohjelma perustuu kahteen tekijään: 1) Hallituksen asettamien strategisten tavoitteiden saavuttaminen ja 2) ohjelmaan kuuluvan henkilön onnistuminen oman vastuualueensa tavoitteiden saavuttamisessa. Hallitus asettaa joulukuussa tulospalkkio-ohjelmalle 3-5 strategista tavoitetta (LIITE 2) sekä niiden mittarit tili- ja toimintakaudeksi kerral- 6 / 9
laan. Hallitus myös hyväksyy strategisten tavoitteiden saavuttamisen tulokset sekä hyväksyy palkitsemisvaliokunnan esityksen pohjalta ohjelmaan kuuluvien henkilöiden henkilökohtaisen onnistumisen tason. Hallituksen asettamista strategisista tavoitteista valitaan kullekin ohjelmaan osallistuvalle henkilölle 3-5 tavoitetta, ja niille kullekin annetaan painoksi 5-50% henkilön tavoitteista. Tavoitteiden valinnassa otetaan huomioon henkilön rooli. Tavoitteiden jakautuminen ohjelmaan osallistuvien henkilöiden osalta on kuvattu tavoitematriisissa. (LIITE 3). Ohjelmaan kuuluvan henkilön suoriutuminen vaikuttaa lopulliseen tulospalkkion tasoon sitä nostavasti tai laskevasti. Esimies arvioi henkilön onnistumisen tili ja toimintakauden aikana 1) henkilön vastuualueelle kuuluvien yksiköiden tavoitteiden saavuttamisen, 2) henkilön vastuualueelle kuuluvan toiminnan kehittämisen ja 3) henkilön vastuualueelle kuuluvan henkilöstön hyvinvoinnin kehittämisen tarkastelun kautta. Tulospalkkio-ohjelman mukaiset palkkiot budjetoidaan Johto ja palvelut -yksikölle. Myös kustannukset kohdennetaan Johto- ja palvelut -yksikköön. Mikäli tilikauden tulos on koko yliopistotasolla selvästi suunniteltua heikompi, voi hallitus päättää palkkion maksuunpanon peruuttamisesta tai sen osittamisesta taloustilanne huomioiden. Palkkiot maksetaan vuosittain viimeistään kesäkuun palkanmaksun yhteydessä. Tulospalkkio-ohjelmaan kuuluu kaikkiaan noin 100 henkilöä. Tavoitetasolla ohjelman palkkioiden kokonaisumma on noin 800 000 Euroa (ilman sivukuluja). Aiemmasta kannustepalkkio-ohjelmasta luovutaan, kun molemmat 6 ja 7 :ien kohdalla käsitellyt palkkio-ohjelmat astuvat voimaan 1.1.2019. Päätösesitys: Hallitus - hyväksyy uuden tulospalkkio-ohjelman (LIITE 1) 1.1.2019 alkaen - hyväksyy tulospalkkio-ohjelman strategiset tavoitteet vuodelle 2019 (LIITE 2) - hyväksyy tulospalkkio-ohjelman tavoitematriisin vuodelle 2019 (LIITE 3) - päättää aiemmasta kannustepalkkio-ohjelmasta luopumisesta 31.12.2018; ja - valtuuttaa rehtorin ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ohjelmien käyttöönottamiseksi. 7 / 9
8 Rehtorin kuluvan kauden tavoitteiden toteutumisen katselmointi (puheenjohtaja Risto Murto) Rehtori Jouko Niinimäki esitteli asiakohdassa kuluvan kauden tavoitteiden toteutumista ja poistui päätöksenteon ajaksi. Hallitus valtuutti puheenjohtajan 26.2.2018 (6 ) asettamaan rehtorille tavoitteet vuodeksi 2018 valittujen painopisteiden (hankekokonaisuudet SH1 -SH5) pohjalta. Päätösesitys: Hallitus toteaa tavoitteiden edistymisen valituissa painopisteissä puheenjohtajan esityksen mukaisesti. 9 Tavoitteiden asettaminen rehtorille (esittelijä Jarmo Okkonen) Hallituksen vuosikellon mukaisesti hallitus asettaa tavoitteet rehtorille joulukuun kokouksessaan. Hallituksen työjärjestyksen mukaisesti hallituksen puheenjohtajan tehtäviin kuulua huolehtia tavoitteiden asettamisesta rehtorille hallituksen sopimalla tavalla. Tulospalkkio-ohjelman (7 ) mukaisesti rehtori kuuluu tulospalkkio-ohjelmaan. Ohjelmassa asetetaan 3-5 strategista tavoitetta. Rehtorin vastuualueen katsotaan olevan koko yliopisto, jolloin rehtorin henkilökohtaisen onnistumisen arviointi tehdään arvioimalla hänen toimintansa tuloksellisuutta suhteessa hallituksen asettamiin strategisiin tavoitteisiin. Arvioinnin tekee hallituksen puheenjohtaja. Mikäli yllä 7 :ssä tulospalkkio-ohjelmasta ei voida päättää, huolehtii hallituksen puheenjohtaja tavoitteiden asettamisesta rehtorille hallituksen erikseen sopimalla tavalla. Päätösesitys: Hallitus toteaa, että tulospalkkio-ohjelma, josta on päätetty edellä kohdassa 7, sisältää rehtorin tavoitteet. 10 Hallituksen palkitsemisvaliokunnan raportointi (esittelijä Jarmo Okkonen) Hallituksen työjärjestyksen kohdan 5 mukaan hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja muodostavat hallituksen palkitsemisvaliokunnan. 8 / 9
Valiokunnan sihteerinä toimii yliopiston henkilöstöjohtaja. Palkitsemisvaliokunta valmistelee hallituksen käsiteltäväksi rehtorin ja muun ylimmän johdon palkkaukseen ja tulospalkkaukseen liittyvät asiat. Palkitsemisvaliokunta raportoi toiminnastaan hallitukselle vähintään kerran vuodessa. Palkitsemisvaliokunta on kokoontunut vuoden 2018 aikana 4 kertaa. Valiokunta on tarkastellut rehtorin ja muun ylimmän johdon palkkoja ja palkkioita sekä katselmoinut ja kommentoinut johdon valmistelemaa uutta palkitsemisohjelmaa ja siihen kuuluvan tulospalkkio-ohjelman tavoitteita. Henkilöstöjohtaja Jarmo Okkonen raportoi palkitsemisvaliokunnan toiminnasta. Päätösesitys: Hallitus keskusteli henkilöstöjohtaja Jarmo Okkosen esittämästä hallituksen palkitsemisvaliokunnan raportista. 11 Muut asiat 12 Kokouksen päättäminen 9 / 9