Oulun yliopiston hallitus Kokouskutsu/esityslista

Transkriptio

1 Oulun yliopiston hallituksen verkkokokous Kokous: 8/2019 Oulun yliopiston hallitus Kokouskutsu/esityslista Aika: Torstai klo Paikka: Oulun yliopiston päärakennus, Pentti Kaiteran katu 1, Oulu, verkkoyhteys kokoustilasta HR144 Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma, Salmisaarenranta 11, Helsinki, videoneuvottelutila 1104 Tyrsky Hallituksen jäsenet: Murto, Risto, toimitusjohtaja, puheenjohtaja Hyssälä, Liisa, vanhempi neuvonantaja, varapuheenjohtaja Heiskanen, Miina-Anniina, kauppatieteiden kandidaatti Hiltunen, Jukka, lehtori Huhtala, Anni, ylijohtaja Huttula, Marko, professori Jaakonsaari, Liisa, vanhempi neuvonantaja Kallo, Sakari, tuotantojohtaja Kettunen, Jonne, kauppatieteiden maisteri Kontio, Kimmo, yliopistonlehtori Lehenkari, Petri, professori Rotkirch, Anna, tutkimusjohtaja Oulun yliopisto PL Oulun yliopisto Muut: Niinimäki, Jouko, rehtori, Oulu Riuttanen, Pekka, talousjohtaja, Oulu (paikalla 4 :n kohdalla) Kiuru, Essi, hallintojohtaja, Oulu Huuskonen, Minna, BDO Audiator, sisäinen tarkastaja. Helsinki (paikalla 4 :n kohdalla) oulu.fi Puh Fax / 5

2 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus (esittelijä Essi Kiuru) Kutsu kokoukseen oli lähetetty Kokouksessa oli läsnä johtosäännön edellyttämä määrä jäseniä. Päätösesitys: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Kokouksen esityslistan hyväksyminen (esittelijä Essi Kiuru) Päätösesitys: Esityslista hyväksytään. 3 Rehtorin katsaus Rehtorin katsaus ajankohtaisiin asioihin. 4 Oulun yliopiston pitkän tähtäimen talous- ja toimintasuunnitelma (PTTS) katselmointi (esittelijä Pekka Riuttanen) Oulun yliopiston pitkän aikavälin (PTTS) tavoitteelliset suunnitelmat (5-vuotta). Tavoitteena on PTTS prosessin avulla nostaa enemmän esille tiedekuntatason strategiat ja tahtotila yliopiston tasolle. PTTS prosessi on käynnistynyt , jolloin Oulun yliopiston tiedekunnille järjestettiin PTTS kick-off tilaisuus, tässä tilaisuudessa määriteltiin PTTS:n aikataulu sekä tavoitteet. Kesäkuun 2019 hallituksen kokouksessa yliopiston hallitus evästi ja ohjeisti PTTS prosessia. PTTS:n tavoitteena on ymmärtää tiedekunnittain: Perusrahoituksen sekä erityisesti täydentävän rahoituksen tavoitteet. Henkilöstön- ja tilojen kustannus tavoitteet sekä haasteet. 2 / 5

3 Tavoitteen on myös nostaa esille riski skenaariot tiedekunnittain ja muodostaa näistä yliopiston kokonaisnäkemys, riskin todennäköisyydestä sekä merkittävyydestä. Päätösesitys: Hyväksytään Oulun yliopiston pitkän tähtäimen talous- ja toimintasuunnitelma (PTTS). 5 Oulun yliopiston strategian päivittäminen (rehtori Jouko Niinimäki) Strategiaa käsiteltiin yliopiston hallituksessa edellisen kerran , jolloin katselmoitiin strategian tiivistelmää ja pääviestejä, sekä , jolloin katselmoitiin yliopiston strategian sisältöä ja keskeisiä kehittämisohjelmia. OKM on informoinut yliopistoja helmikuussa 2019 ja tarkemmin johdon seminaarissa kesäkuussa 2019 uudenlaisesta vuorovaikutteisesta strategioiden ja tulevan sopimuskauden valmistelun prosessista, jonka tarkoitus on tukea korkeakoulujen strategiatyötä sekä edistää korkeakoulujen keskinäistä yhteistyötä ja työnjakoa. Hallitukselle esitellään aiempien evästysten ja saadun lisäinformaation pohjalta päivitetyt yliopiston tavoitetila, tieteellinen profiili ja strategisten kehitysohjelmien teemat. Oulun yliopiston strategiakokonaisuus koostuu yliopistotasoisesta strategiadokumentista ja sen tiivistelmästä, kehitysohjelmista, tiedekuntien ja yksiköiden strategioista ja toimenpideohjelmista. Strategian toteutusta tukemaan on tehty tiedekuntien talouden ja henkilöresurssien kehityksestä pitkän tähtäimen talous- ja toimintasuunnitelmat (PTTS) vuosille Päätösesitys: Hallitus hyväksyy esitetyn tavoitetilan, tieteellisen profiilin ja strategisten kehitysohjelmien teemat pohjaksi OKM:n kanssa käytävään strategiseen vuoropuheluun. Hallitus palaa strategian yksityiskohtien käsittelyyn syksyn aikana. 6 Sisäisen tarkastajan raportointi (esittelijä Pekka Riuttanen) Sisäinen tarkastus arvioi yliopiston toimintaprosessien tehokkuutta ja taloudellisuutta, omaisuuden hallintaa ja turvaamista, taloudellisen ja muun raportoinnin luotettavuutta sekä lakien ja määräysten noudattamista. Sisäisen tarkastuksen tavoite on myös tunnistaa väärinkäytösmahdollisuuksia ja avustaa niiden ehkäisemisessä. Hallitus hyväksyy vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Hallitus voi myös päättää tarvittavista muista tarkastus- ja konsultointitehtävistä. 3 / 5

4 BDO Audiator Oy suoritti Oulun yliopiston tarkastussuunnitelman mukaisesti keväällä 2019 kaksi tarkastusta, jotka kohdistuivat yliopiston sijoitustoimintaan sekä yliopiston kiinteistö- ja tilanhallinta toimintoon. Minna Huuskonen BDO Audiator Oy:sta esitteli tarkastusraportit hallitukselle. Päätösesitys: Hyväksytään sisäisen tarkastuksen raportti ja siinä suositellut toimenpiteet toimintojen kehittämiseksi. 7 Yliopiston IPR vastuut ja riskienhallinta julkisiin rahoittajiin nähden (esittelijä Essi Kiuru) Yliopistolain 14 :n mukaan yliopiston hallitus hyväksyy yliopiston toiminnan kannalta merkittävät tai periaatteelliset sopimukset. Oulun yliopistossa on lisäksi erikseen määriteltyjä toimivaltuuksia, jotka liittyvät sopimuksen yliopistolle aiheutuvan laskennallisen riskin tai vahingon maksimimäärän hyväksymiseen. Oulun yliopistossa noudatettavien sopimusperiaatteiden mukaan yliopiston vastuu toisille sopijapuolille aiheutetusta välittömästä vahingosta tulee sopimuksessa rajata välittömiin ja suoriin vahinkoihin. Lisäksi korvauskatto tulee rajata kohtuulliseen määrään, esimerkiksi projektiosuuden arvoon. Tämä toteutetaan sisällyttämällä sopimuksiin nimenomainen vastuunrajoitusehto, joita sovelletaan sopimuksen kohteena olevaan projektiin osapuolten välisessä sopimussuhteessa. Julkisten rahoittajien rahoitusehdoille on tavanomaista, etteivät ne sisällä rahoituksensaajan vastuuta rajoittavia vastuunrajoituksia. Tietyt julkiset rahoittajat, esimerkiksi European Space Agency sekä Suomessa valtionorganisaatiot, kuten Puolustusvoimat, valtioneuvosto ja ministeriöt edellyttävät osana tutkimusrahoitustaan tai julkisia hankintojaan, että rahoituksensaaja sitoutuu rajoittamattomaan IPR vastuuseen julkisiin rahoittajiin nähden. Tämä tarkoittaa sitä, että rahoituksensaaja vastaa kaikista julkiseen rahoittajaan kohdistettavista vaateista, oikeudenkäynneistä, vahingoista ja kustannuksista, jotka ovat seurausta siitä, että yliopiston hankkeessa tuottamat tulokset rikkovat kolmannen IPR oikeuksia. Edellytetty IPR vastuu poikkeaa laajuudeltaan Oulun yliopiston normaalista sopimuskäytännöstä, mikä nostaa yliopiston riskiä hankkeeseen osallistumiselle. On kuitenkin huomattava, että vaikka rahoitusehdot eivät sisältäisi nimenomaista IPR vastuuehtoa, voi yliopisto joutua korvausvastuuseen rahoittajaa kohtaan ns. oikeudellisen virheen perusteella, jos yliopisto on toimittanut rahoittajan käyttöön kolmannen IPR:ää loukkaavaa tulosaineistoa ja rahoittajalle aiheutuu siitä vahinkoa. 4 / 5

5 Yliopiston riskiä IPR vastuun realisoitumisesta julkisrahoitteisissa hankkeissa pienentävät mm. seuraavat seikat: 1. Rahoittaja on julkinen toimija, joka ei käytä yliopiston tuottamia tuloksia kaupallisiin tarkoituksiin. 2. Yliopisto tekee kyseessä olevissa hankkeissa tutkimusta eikä tuotekehitystä. Tavoitellut tulokset ovat ensisijaisesti tieteellisiä tuloksia ja julkaisuja. 3. IPR riskin olemassaolo voidaan kartoittaa jo hankevalmistelun aikana, ja riskiä voidaan hallinnoida taustamuistiossa esitellyillä mekanismeilla. Yliopisto on tämän asian käsittelyä varten tilannut asiantuntijaselvityksen IPR vastuista julkisiin rahoittajiin nähden. Liitteenä olevassa selvityksessä on asiantuntijan yksityiskohtainen esittely IPR vastuista ja niihin liittyvistä riskeistä sekä käytännön toimenpiteet, joilla yliopisto voi ehkäistä ja hallita IPR vastuusta seuraavia riskejä. Yliopiston käytäntönä on, että poikkeavissa sopimustilanteissa yliopisto laatii yksityiskohtaisen riskienhallintasuunnitelman. Yksityiskohtainen IPR vastuun ja riskienhallinnan esittely on liitteenä olevassa muistiossa. Päätösesitys: Oulun yliopiston hallitukselle esitetään hyväksyttäväksi, että yliopisto voi täydentävän ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa ja tarkoin rajatuissa poikkeustilanteissa sitoutua rajoittamattomaan IPR vastuuseen julkisiin rahoittajiin nähden. Nämä mainitut tilanteet, joissa yliopisto sitoutuisi poikkeukselliseen korvausvastuuseen on rajattu toisaalta vain julkisrahoitteisiin hankkeisiin sekä suhteessa julkisiin rahoittajiin ja toisaalta edellytetään tarkkaa riskienhallintamekanismin käyttöä. Edellytyksenä on, että 1) IPR riskin olemassaolo kartoitetaan hankevalmistelun yhteydessä taustamuistiossa kuvatulla tavalla ja 2) hankkeelle laaditaan tapauskohtainen riskienhallintasuunnitelma. 8 Muut asiat 9 Kokouksen päättäminen 5 / 5